4 Inhalt 3 Vorwort 6 Einleitung 7 Wozu Projektmanagement? 7 Was ist ein Projekt? 13 Wann ist Projektmanagement sinnvoll? 16 Was gehört zum Projektmanagement? 21 Gute Voraussetzungen schaffen 25 Der richtige Start 25 Checkliste: Worauf müssen Sie achten? 31 Welche Ziele sollen erreicht werden? 33 Ohne Planung geht es nicht 38 Mit Meilensteinen Projektphasen definieren 41 Komplexe Projekte transparent machen 49 Was alle interessiert: Zeit und Geld 60 Das Team formieren 75 Wer soll das Projekt leiten? 82 Checklisten: Mitarbeiter und Projektleiter 85 Wann und wie beginnt ein Projekt?
5 Projekte durchführen 88 Das Projekt sicher im Griff 89 Mit dem Team arbeiten 97 Voraussetzungen für gute Teamarbeit 102 Dokumentieren, informieren, kommunizieren 104 Durststrecken überwinden 108 Konflikte erkennen und vermeiden 114 Projekte erfolgreich zum Abschluss bringen 119 Zum Schluss die Ergebnisse prüfen 119 Das Ende bewusst gestalten 121 Stichwortverzeichnis 125 Literatur 126
7 Wozu Projektmanagement? Was ist ein Projekt? Projekte gibt es, seit es Ideen gibt. Der Bau der Pyramiden in Ägypten vor über 4500 Jahren oder die Erfindung der Alphabetschrift im antiken Griechenland beides Vorhaben von beachtlicher Größe, Innovationskraft und erheblichem physischen bzw. kognitiven Aufwand können durchaus als erfolgreiche historische Projekte bezeichnet werden. Heute begegnen wir Projekten in allen Bereichen unserer Lebenswelt: in Forschung und Wissenschaft, im kulturellen Bereich, in der Politik, aber auch im privaten Bereich. Vorhaben wie der Bau einer ICE-Trasse, die Wiedereinbürgerung des Luchses im Bayrischen Wald oder der private Hausbau stellen alle so unterschiedlich ihre Inhalte auch sind Projekte dar. In einem Unternehmen sind es meist große, innovative Kundenaufträge, die zum Projekt erklärt werden und einen besonderen Stellenwert erhalten. Projekte müssen jedoch nicht zwangsweise mit einem Auftrag verbunden sein. Auch firmeninterne Innovationen wie zum Beispiel die Einführung einer Workgroup-Software oder die Ausweitung der Öffentlichkeitsarbeit auf das Internet können Projektcharakter haben.
8 Wozu Projektmanagement? Wie Projekte üblicherweise definiert werden All diesen Vorhaben ist gemeinsam, dass sie ein innovatives Ziel verfolgen und eine umfassende Problemstellung aufweisen. Meist kann die gestellte Aufgabe nur fachübergreifend und außerhalb des Routineablaufs bearbeitet werden. Der Aufwand für Projekte kann beträchtlich, ihre Abwicklung mit hohen Kosten und dem Einsatz mehrerer Mitarbeiter verbunden sein. Doch niemand wird immer weiter in ein Projekt investieren, wenn nichts dabei heraus kommt. Daher sind Projekte erstens an einen begrenzten personellen und finanziellen Rahmen gebunden und unterliegen zweitens einer Kosten- und Erfolgskontrolle. Und drittens gilt: Nur ein Projekt, das auch (termingerecht) zu Ende geführt wird, ist ein gutes Projekt. Merkmale eines Projekts komplexe, innovative, einmalige Aufgabenstellung, Abgrenzung gegenüber (Routine-)Tätigkeiten, formulierte Zielsetzung, finanzieller und personeller Rahmen (geplante Ressourcen), zeitliche Begrenzung: definierter Start und geplantes Ende, fachübergreifende Zusammenarbeit mehrerer Mitarbeiter oder Abteilungen, eigene Organisationsform, externer oder unternehmensinterner Auftraggeber, Überwachung durch Kontrollinstanzen.
Was ist ein Projekt? 9 Auch die DIN-Norm 69901 definiert ein Projekt als Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z. B. Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle und andere Begrenzungen, Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben, projektspezifische Organisation. Und was ist das Entscheidende? Der Erfolg eines Projekts ist von vielfältigen Faktoren abhängig; dazu gehören etwa Unternehmenspolitik, technische Risiken, Konflikte im Team oder nachträgliche Änderungswünsche des Auftraggebers. Auch wenn Sie nicht alles in der Hand haben, können Sie dennoch einem negativen Projektverlauf vorbeugen. Denn viele Fehler lassen sich vermeiden, wenn man für die Risiken, die in der Projektarbeit liegen, sensibilisiert ist und sie richtig einzuschätzen weiß. Unserer Ansicht nach sind es vor allem folgende fünf Punkte, die ein Projekt wirklich anders machen, und die Sie bei der Erfüllung Ihrer Aufgaben zentral im Blick behalten müssen: 1 Projekte sind komplex. 2 3 Die Bearbeitung der Projektaufgaben erfolgt meistens im Team. Der Lösungsweg ist häufig nicht vollständig klar und planbar. 4 Projekte liegen außerhalb der Routinetätigkeit. 5 Projekte sind meist kostenintensiv, wobei ihr Ausgang nicht selten ungewiss ist.
10 Wozu Projektmanagement? 1 Projekte sind komplex Offene Märkte, steigender Konkurrenzdruck, schlanke Strukturen und immer kürzere Lebenszyklen von Produkten bestimmen den Wettbewerb kurz vor der Jahrtausendwende. Aber auch eine zunehmende Spezialisierung und der wachsende Bedarf an Information gehören zu den Bedingungen, unter denen ein Unternehmen seine Aufgaben heute erfüllen muss. Im Zuge dieser Entwicklungen werden auch die Aufträge selbst immer komplexer. Dass innovative Projekte besonders anspruchsvoll sind, leuchtet sofort ein, wenn man etwa an den Aufwand denkt, der nötig ist um ein Produkt zu entwickeln und auf den Markt zu bringen hierzu muss Spezialwissen aus den verschiedensten Gebieten zusammengeführt werden. Es wird für die Unternehmen immer wichtiger ihre Projekte auch effizient, effektiv und kostengünstig durchzuführen und zu einem erfolgreichen Abschluss zu bringen. 2 Bearbeitung im Team So kommen in einem Projekt Menschen aus höchst unterschiedlichen Bereichen zusammen, die in verschiedenen Fachgebieten qualifiziert sind, über reichlich Know-how, oft aber auch ganz unterschiedliche Denkmuster verfügen. Sie werden nicht nur mit anspruchsvollen Sachaufgaben betraut, sondern müssen auch zusammenarbeiten. Projektarbeit ist also ohne Teamarbeit kaum möglich. Und Teamarbeit ist nicht etwa nur eine Frage der richtigen Organisation oder Aufgabenverteilung es muss auch auf der zwischenmensch-
Was ist ein Projekt? 11 lichen Ebene klappen. Jeder Mitarbeiter sollte in der Lage sein seine Einzelleistung in das Team einzubringen und seine persönlichen Ziele dem Projektziel unterzuordnen. Als Projektleiter sind Sie daher besonders mit der psychologischen Führung des Teams sehr gefordert. Projekte scheitern nicht an der Technik, sondern an Menschen. Dieses Zitat von Tom de Marco sagt bereits alles über den hohen Stellenwert des Projektteams aus. 3 Ein diffuser Lösungsweg In einem Projekt haben Sie zwar zu Beginn ein klares Ziel, was das große Ganze betrifft. Aber das heißt noch nicht, dass Sie wissen, was im Einzelnen auf Sie zukommt. Als verantwortliche Führungskraft müssen Sie dennoch Planungsentscheidungen treffen und Strategien für die Durchführung des Projekts entwerfen. Im Verlauf des Projekts werden Sie aber immer wieder mit unbekannten Variablen konfrontiert, auf die Sie flexibel reagieren können müssen; Schwierigkeiten tauchen auf, die anfangs noch nicht einzuschätzen waren. Gerade eine fachübergreifende Teamarbeit birgt jedoch die Chance, dass Probleme erstmals definiert oder auch anders beurteilt werden und damit etwas Neues entsteht. Das ist, wie wenn vier Musiker eine moderne Komposition aufführen wollen und nach einigen Proben erst feststellen, dass nicht die Spieltechnik, das Tempo oder der Zusammenklang der Instrumente das Problem ist, sondern ihre jeweils unterschiedliche Auffassung, wie das Stück zu interpretieren ist.
125 Stichwortverzeichnis A- und B-Projekte 34 Ablaufplan 43 ff. Abschlusskontrolle 119 ff. Arbeitspaket 45 Aufwandsschätzung 49 ff. Balkendiagramm 53 Besprechungen 107 Dokumentation 106 ff. Fachausschuss 21 Information 80, 104 ff. Kalkulation 56, 58 ff. Kapazitätenplanung 54 ff. Kommunikation 107 ff. Konflikte 114 ff. Kosten-Nutzen-Analyse s. Kalkulation Kostenplanung 56 ff. Kreatives Denken 23 Lenkungsausschuss 20 Magisches Dreieck 16 Matrix-Projektorganisation 65 f. Meilensteine 38 ff. Mitarbeiter 73 f. Mitarbeiterprofil 82 Motivation 111 Motivationsförderung 112 f. Multiprojektplanung 19 Netzplantechnik 43 ff. Organisationsbedarf 62 f. Phasenmodell 39 f. Phasenplan 37 ff. Planung 33 ff. Projektauftrag 86 Projektfortschritt 91 f. Projektkontrolle 90 ff. Projektleiter 75 ff. Projektorganisation 60 ff. Projektorientierter Teilbereich 66 Projektphasen 17, 41 ff. Projektplan 37 ff. Projektstrukturplan 43 ff. Projektteam 68 ff. Projektziele 31 ff. Qualitätssicherung 92 ff. Randbedingungen 32 Reporting 35 Risiken 9 ff. Routine 12 Sitzungen 98 Stabs-Projektorganisation 64 f. Teamarbeit 97 ff. Teamentwicklung 109 Teamfähigkeit 73, 102 ff. Teamführung 100 f. Teamkultur 23 Teamsitzungen 108 Teilprojekte 72 Teilzeitprojekt 34 Termine 50 ff. Terminliste 51 Unternehmensberater 76 Unternehmenskultur 22 Verhaltensweisen 109 Vollzeitprojekt 34 Vorgesetzte 36, 85, 106 Vorstudie 86 Walk Throughs 98 Weiche Daten 92 Zeitmanagement 81