Praxisvorträge! 20.06. 07:45 Uhr MACH AG 27.06. 07:45 Uhr Godyo AG Auch die Inhalte der Praxisvorträge sind klausurrelevant! 1
IKT: ERP-Systeme Nina Stodolka, SS 2017 2
Roter Faden Grundlagen Einführung in ein Unternehmen Wechsel, Betrieb, Wartung Details Definition Einführung IT- Projektmanagement Module und Bestandteile im Detail Einordnung, Funktionen und Aufgaben Vorgehensmodell am Beispiel Vorstellung konkreter ERP-Systeme Charakteristika & Bestandteile (grob) Risiken und Erfolgsfaktoren Nutzen ERP-spezifische Phasenmodelle Integration, Ökosystem und Abgrenzung ERP-spezifische Risiken und Erfolgsfaktoren Marktüberblick Technologie 3
Vorgehensmodell nach Leyh Ergänzende Anmerkungen: Sinn und Zweck erläutern Erster Projektplan ist grob und wird schrittweise verfeinert Projektleiter sollte Erfahrung haben, alternativ über Unterstützung nachdenken Quelle: ebusiness Lotse Dresden (unbekannt): ERP-Systeme erfolgreich einführen, URL: http://www.mittelstand-digital.de/md/redaktion/de/pdf/erp-leitfaden vom 10.04.2017 4
Vorgehensmodell nach Leyh Ergänzende Anmerkungen: Zusammenspiel mit zukünftiger Ausrichtung des Unternehmens sollte berücksichtigt werden Projektteam in Auswahl- und Planungsphase sollte unter anderem die Geschäftsführung das strategische Management die EDV/IT Abteilung Vertreter der betroffenen Fachabteilungen beteiligen Quelle: ebusiness Lotse Dresden (unbekannt): ERP-Systeme erfolgreich einführen, URL: http://www.mittelstand-digital.de/md/redaktion/de/pdf/erp-leitfaden vom 10.04.2017 5
Vorgehensmodell nach Leyh Ergänzende Anmerkungen: Single-Vendor-Strategie: Einführung eines Systems eines Herstellers Reduziert Komplexität des Projekts Minimiert Schnittstellenintegration Oftmals genutzt von Unternehmen mit weniger als 50 MA Best-of-Breed-Strategie: Auch Multi-Vendor-Strategie Zusammenstellung verschiedener Module verschiedener Anbieter Ziel: optimale Funktionsabdeckung Quelle: ebusiness Lotse Dresden (unbekannt): ERP-Systeme erfolgreich einführen, URL: http://www.mittelstand-digital.de/md/redaktion/de/pdf/erp-leitfaden vom 10.04.2017 6
Vorgehensmodell nach Leyh Ergänzende Anmerkungen: Konkreter Ablaufplan mit Terminen, Schritten, Aufgaben und Verantwortlichkeiten Quelle: ebusiness Lotse Dresden (unbekannt): ERP-Systeme erfolgreich einführen, URL: http://www.mittelstand-digital.de/md/redaktion/de/pdf/erp-leitfaden vom 10.04.2017 7
Vorgehensmodell nach Leyh Ergänzende Anmerkungen: Zuerst Key-User, dann restliche Nutzer schulen Schulungen vor allem für den künftigen Tätigkeitsbereich durchführen Nach der Einführungsphase gibt es weitere Tätigkeiten Stabilisierungsphase Anpassungsphase Evaluationen und Anpassungen Quelle: ebusiness Lotse Dresden (unbekannt): ERP-Systeme erfolgreich einführen, URL: http://www.mittelstand-digital.de/md/redaktion/de/pdf/erp-leitfaden vom 10.04.2017 8
Vorgehensmodell nach Leyh Quelle: Leyh, Christian (2014): Erfolgsfaktoren bei der Einführung von ERPSystemen in klein- und mittelständisch en Unternehmen und deren Implikationen für die Hochschullehre, URL: http://www.qu cosa.de/filead min/data/quco sa/documents/ 16318/Disserta tionsschrift_ley h.pdf vom 17.04.2017 9
Phasenmodelle für Standardsoftware Nach Mertens/Bo dendorf/kö nig/picot/sc humann/he ss Auswahl Einführung Produktauswahl Modulauswahl Technische Installation Methoden-Auswahl (Customizing) Einstellungen zur Methodenanwendung (Parametrisierung) Betrieb Systemstart Wartung Quelle: eigene Darstellung in Anlehnung an: Mertens, Peter / Bodendorf, Freimut / König, Wolfgang / Picot, Arnold / Schumann, Matthias / Hess, Thomas (10. Auflage 2010): Grundzüge der Wirtschaftsinformatik, Berlin/Heidelberg 10
Phasenmodelle für Standardsoftware Produktauswahl: oftmals mehrstufiger Prozess Entwicklung Pflichtenhefte oder Anforderungskataloge Unterscheidungen zwischen Muss- und Kann-Anforderungen Anbietermarktanalyse Ausschreibungen, Testinstallationen, Referenzkunden, Abgleich mit Dokumentation von Prozessmodellen der Hersteller Produktauswahl Modulauswahl Technische Installation Methoden-Auswahl (Customizing) Einstellungen zur Methodenanwendung (Parametrisierung) Systemstart Wartung Quelle: eigene Darstellung in Anlehnung an: Mertens, Peter / Bodendorf, Freimut / König, Wolfgang / Picot, Arnold / Schumann, Matthias / Hess, Thomas (10. Auflage 2010): Grundzüge der Wirtschaftsinformatik, Berlin/Heidelberg 11
Phasenmodelle für Standardsoftware Modulauswahl: Anforderungskataloge mit Mussund Kann-Kriterien als Grundlage Vernachlässigung oder nachträgliches Hinzufügen von Kann-Modulen zur Risikominimierung Produktauswahl Modulauswahl Technische Installation Methoden-Auswahl (Customizing) Einstellungen zur Methodenanwendung (Parametrisierung) Systemstart Wartung Quelle: eigene Darstellung in Anlehnung an: Mertens, Peter / Bodendorf, Freimut / König, Wolfgang / Picot, Arnold / Schumann, Matthias / Hess, Thomas (10. Auflage 2010): Grundzüge der Wirtschaftsinformatik, Berlin/Heidelberg 12
Phasenmodelle für Standardsoftware Technische Installation: Aufspielen der Software auf Hardware im Unternehmen Implementierung des Anwendungssystems durch Kundendienstmitarbeiter Produktauswahl Modulauswahl Technische Installation Methoden-Auswahl (Customizing) Einstellungen zur Methodenanwendung (Parametrisierung) Systemstart Wartung Quelle: eigene Darstellung in Anlehnung an: Mertens, Peter / Bodendorf, Freimut / König, Wolfgang / Picot, Arnold / Schumann, Matthias / Hess, Thomas (10. Auflage 2010): Grundzüge der Wirtschaftsinformatik, Berlin/Heidelberg 13
Phasenmodelle für Standardsoftware Methoden-Auswahl (Customizing): Module werden an geforderte Eigenschaften und Prozesse angepasst Produktauswahl Modulauswahl Technische Installation Methoden-Auswahl (Customizing) Einstellungen zur Methodenanwendung (Parametrisierung) Systemstart Wartung Quelle: eigene Darstellung in Anlehnung an: Mertens, Peter / Bodendorf, Freimut / König, Wolfgang / Picot, Arnold / Schumann, Matthias / Hess, Thomas (10. Auflage 2010): Grundzüge der Wirtschaftsinformatik, Berlin/Heidelberg 14
Phasenmodelle für Standardsoftware Einstellungen zur Methodenanwendung (Parametrisierung): z.b. Sicherheitsbestand, Datenfelder, Berichtszeitpunkte, Formulare einstellen, Datenpflege (Stammdaten, Import) Tests Schulungen Produktauswahl Modulauswahl Technische Installation Methoden-Auswahl (Customizing) Einstellungen zur Methodenanwendung (Parametrisierung) Systemstart Wartung Quelle: eigene Darstellung in Anlehnung an: Mertens, Peter / Bodendorf, Freimut / König, Wolfgang / Picot, Arnold / Schumann, Matthias / Hess, Thomas (10. Auflage 2010): Grundzüge der Wirtschaftsinformatik, Berlin/Heidelberg 15
Phasenmodelle für Standardsoftware Systemstart: Produktiver Einsatz Ggf. Tuning Ggf. Anpassung von Prozessen Produktauswahl Modulauswahl Technische Installation Methoden-Auswahl (Customizing) Einstellungen zur Methodenanwendung (Parametrisierung) Systemstart Wartung Quelle: eigene Darstellung in Anlehnung an: Mertens, Peter / Bodendorf, Freimut / König, Wolfgang / Picot, Arnold / Schumann, Matthias / Hess, Thomas (10. Auflage 2010): Grundzüge der Wirtschaftsinformatik, Berlin/Heidelberg 16
Phasenmodelle für Standardsoftware Wartung: Einspielen von Updates und Patches Umfang abhängig von Modifikationen, Dokumentation Ggf. erneute Anpassung von Prozessen und Parametrisierungen notwendig Überspringen einzelner Versionen = Leapfrogging Produktauswahl Modulauswahl Technische Installation Methoden-Auswahl (Customizing) Einstellungen zur Methodenanwendung (Parametrisierung) Systemstart Wartung Quelle: eigene Darstellung in Anlehnung an: Mertens, Peter / Bodendorf, Freimut / König, Wolfgang / Picot, Arnold / Schumann, Matthias / Hess, Thomas (10. Auflage 2010): Grundzüge der Wirtschaftsinformatik, Berlin/Heidelberg 17
Vorgehensmodell nach Gronau Quelle: Gronau, Norbert. (2001): Auswahl und Einführung industrieller Standardsoftware, URL: http://www.wi.unipotsdam.de/homepage/potsdam.nsf/0/7c32b4b06b919bb6c1256fb10050b0ce/$file/wi-2001-06.pdf vom 17.04.2017 18
Vorgehensmodell nach Gronau Projektorganisation überprüfen Projektteam zusammenstellen und Kapazitäten planen Einsatz externer Berater prüfen Feinspezifikation Vorbereitung des Produktivbetriebs durch Angleichung der Parameter und organisatorischen Abläufe z.b.: Einführung neuer Nummernsysteme (Kunden, Artikel,...), Länderspezifika wie Feiertage und Währungen, Nummernkreise, Kontenrahmen, Maßeinheiten, Prototyping Übernahme alter Daten Parametertests Schulungen Tests (u.a. auch Lasttests) Quelle: Gronau, Norbert. (1. Auflage 2004): Enterprise Resource Planning und Supply Chain Management, München/Wien 19
ASAP AcceleratedSAP Vorgehensmodell von SAP entwickelt für SAP Einführungsprojekte Q & A DB und Roadmap Big Bang Strategie Quellen: https://www.simplilearn.com/sap-asap-methodology-implementation-across-enterprise-processes-rar105-article von 29.05.2017 20
ASAP Die Phasen bilden die wichtigen Meilensteine Ihres SAP- Einführungsprojektes. Jeder Phase sind drei Organisationsebenen zugeordnet: Arbeitspakete bündeln Aktivitäten und fallen in den Verantwortungsbereich des Projektteams Aktivitäten beinhalten mehrere Aufgaben und werden von einem oder mehreren Teammitgliedern bearbeitet Aufgaben werden von einem Mitglied des Projektteams ausgeführt Quellen: SAP Deutschland SE & Co. KG, URL: https://help.sap.com vom 29.05.2017 21
ASAP Projektvorbereitung Planung des Projekts und treffen wichtiger strategischer Entscheidungen: Bestimmung Zielsetzung und Einführungsstrategie Festlegung Umfang der Einführung Entwurf Zeit- und Budgetplan Festlegung Reihenfolge der Einführung Festlegung der Projektorganisation Einrichtung verantwortlicher Gremien Zuweisung von Ressourcen Quellen: SAP Deutschland SE & Co. KG, URL: https://help.sap.com vom 29.05.2017 22
ASAP Business Blueprint Sollkonzept mit Hilfe der Question & Answer-Datenbank (Q&A-DB) erstellen Dokumentation der Anforderungen des Unternehmens Planung der Abbildung der Geschäftsprozesse und Organisationsstruktur im SAP-System Überarbeitung der ursprünglichen Zielsetzungen und des Projektzeitplans Quellen: SAP Deutschland SE & Co. KG, URL: https://help.sap.com vom 29.05.2017 23
ASAP Realisierung Konfiguration der im Business Blueprint dokumentierten Anforderungen Baseline-Konfiguration (Hauptumfang) Detailkonfiguration (in bis zu vier Konfigurationszykle) Durchführung von Integrationstests Erstellen von Benutzerdokumentation(en) Quellen: SAP Deutschland SE & Co. KG, URL: https://help.sap.com vom 29.05.2017 24
ASAP Produktionsvorbereitung Produktionsvorbereitung einschließlich Tests Benutzerschulung Systemmanagement Datenübernahme abschließen Klärung aller noch offenen Issues Zu diesem Zeitpunkt wird sichergestellt, daß alle Voraussetzungen für den Produktivstart erfüllt sind. Quellen: SAP Deutschland SE & Co. KG, URL: https://help.sap.com vom 29.05.2017 25
ASAP GO-Live und Support Vollzug des Wechsels von der vorproduktiven Umgebung zum produktiven System Einrichtung des Benutzer-Supports Überwachung der Systemtransaktionen Optimierung der Gesamtleistung des Systems Continuous Improvement stetige Optimierung des SAP-Systems nach dem Produktivstart über eine eigene Roadmap mit sechs Arbeitspaketen Quellen: SAP Deutschland SE & Co. KG, URL: https://help.sap.com vom 29.05.2017 26
Risiken und Erfolgsfaktoren Quelle: http://www.glasbergen.com/wp-content/gallery/software/bizcom57.gif 27
Risiken und Erfolgsfaktoren (Gronau) Fehler bei der Anbieterauswahl Unartikulierte oder verschwommene Zielsetzungen Überzogene Erwartungshaltung Bei KMU oftmals: Systematische Übersicht über Marktangebot fehlt Angaben der Anbieter können nicht überprüft werden Projektstart verschiebt sich, Endtermin jedoch nicht Fronten gegen das Projekt, Zweifel, Spekulationen bezüglich Auswirkung Quelle: Gronau, Norbert. (1. Auflage 2004): Enterprise Resource Planning und Supply Chain Management, München/Wien 28
Risiken und Erfolgsfaktoren (Gronau) Fehler bei der Feinspezifikation Nichtbeachtung wirksamer Parameter (z.b. ) Ungeprüfte Parameterübernahme aus alten Systemen Parameterübernahmen aus anderen Systemen Quelle: Gronau, Norbert. (1. Auflage 2004): Enterprise Resource Planning und Supply Chain Management, München/Wien 29
Risiken und Erfolgsfaktoren Quelle: http://www.visual-protocols.com/bilder/hapimag-sap/01-41-gr.jpg 30
Risiken und Erfolgsfaktoren Nutzerakzeptanz Funktionale Probleme, technische Schwächen, design-basierte Schwächen -> TAM (Technology Acceptance Model) Akzeptanz führt nicht immer zur Nutzung! Barrieren durch Motivationsmängel Veränderungsträgheit Überforderung Historisch gewachsene Entwicklungen und Erfahrungen beim Anwenden bisheriger AS Quelle: Mertens, Peter / Bodendorf, Freimut / König, Wolfgang / Picot, Arnold / Schumann, Matthias / Hess, Thomas (10. Auflage 2010): Grundzüge der Wirtschaftsinformatik, Berlin/Heidelberg 31
Risiken und Erfolgsfaktoren Quelle: http://www.visual-protocols.com/bilder/hapimag-sap/01-40-gr.jpg 32
Risiken und Erfolgsfaktoren Weitere Erfolgsfaktoren Projektgestaltung: in erster Linie ein Organisationsprojekt, weniger ein Softwareprojekt Vernetzung: Informations-, Waren- und Wertefluss zwischen verschiedenen Unternehmensteilen Einführung mehrerer Module gleichzeitig am empfehlenswertesten Bereichsübergreifende Kommunikation Begleitung durch Geschäftsleitung Quelle: Bergk, Natallia (2017) 33
Risiken und Erfolgsfaktoren Weitere Erfolgsfaktoren Frühzeitige Klärung von Vertretungen Fähige Keyuser Schulungsunterlagen bzw. Arbeitsanweisungen rechtzeitig erstellen Rechtzeitige Behebung der Mängel, solange Ressourcen vor Ort sind Roter Faden Quelle: Bergk, Natallia (2017) 34
Risiken und Erfolgsfaktoren Quelle: Kohnke, Oliver (2005): Change- Management als strategischer Erfolgsfaktor bei ERP- Implementierungsprojekte n, URL: http://www- 1v75.rz.unimannheim.de/Publikatione n/ma%20beitraege/05-01/2005-01_heft_komplett.pdf vom 21.05.2017 35
Wechsel, Wartung und Betrieb Technische Upgrades Updates Austausch von Hardware Einbindung neuer Betriebsbereiche Zusammenführung mehrere SAP-Systeme Zukauf weiterer Funktionen Migration weiterer Daten Einstellung des Supports Quelle: Ruhland, Johannes (2015): Vorlesung Integrierte Informationsverarbeitung, URL: http://www.wiinf.unijena.de/wwimedia/scripte+und+material+zu+vorlesungen/business+process+management/vorlesung/bm+iiv+_+kap1+planung+und+einf% C3%BChrung-p-1295.pdf vom 29.05.2017 36
Wechsel, Wartung und Betrieb Geschäftsprozessänderungen während der Nutzung Analyse des genutzten Systems Neuorientierung hin zu Soll-Prozessen notwendig Neues Customizing Z.B. über SAP Solution-Manager Quelle: Ruhland, Johannes (2015): Vorlesung Integrierte Informationsverarbeitung, URL: http://www.wiinf.unijena.de/wwimedia/scripte+und+material+zu+vorlesungen/business+process+management/vorlesung/bm+iiv+_+kap1+planung+und+einf% C3%BChrung-p-1295.pdf vom 29.05.2017 37
Wechsel, Wartung und Betrieb Releases Unterbrechung des Systembetriebs nur kurzzeitig Arbeitsfreie Tage Nachts Probleme bei 24/7 Produktionen Ggf. Übernahme der Stamm- und Bewegungsdaten komplett und zeitgenau in das neue System Systemeinstellungen müssen erhalten bleiben oder übernommen werden Anpassung von individuellen Erweiterungen (Eigenentwicklung, Modifikation) Testen von Prozessen und Schnittstellen im Voraus Quelle: Dorrhauer, Carsten / Zlender, Andrej. (1. Auflage 2004): Business Software, Marburg 38
Literatur Leiting, Andreas (2012): Unternehmensziel ERP-Einführung, Wiesbaden Finger, Jürgen (2012): Erfolgreiche ERP-Projekte, Berlin/Heidelberg Dorrhauer, Carsten / Zlender, Andrej. (1. Auflage 2004): Business Software, Marburg Ruhland, Johannes (2015): Vorlesung Integrierte Informationsverarbeitung, URL: http://www.wiinf.unijena.de/wwimedia/scripte+und+material+zu+vorlesungen/business+process+management/vorl esung/bm+iiv+_+kap1+planung+und+einf%c3%bchrung-p-1295.pdf Mertens, Peter / Bodendorf, Freimut / König, Wolfgang / Picot, Arnold / Schumann, Matthias / Hess, Thomas (10. Auflage 2010): Grundzüge der Wirtschaftsinformatik, Berlin/Heidelberg Gronau, Norbert. (1. Auflage 2004): Enterprise Resource Planning und Supply Chain Management, München/Wien SAP Deutschland SE & Co. KG, URL: https://help.sap.com Quelle: Gronau, Norbert. (2001): Auswahl und Einführung industrieller Standardsoftware, URL: http://www.wi.uni- potsdam.de/homepage/potsdam.nsf/0/7c32b4b06b919bb6c1256fb10050b0ce/$file/wi- 2001-06.pdf ebusiness Lotse Dresden (unbekannt): ERP-Systeme erfolgreich einführen, URL: http://www.mittelstand-digital.de/md/redaktion/de/pdf/erp-leitfaden Leyh, Christian (2014): Erfolgsfaktoren bei der Einführung von ERPSystemen in klein- und mittelständischen Unternehmen und deren Implikationen für die Hochschullehre, URL: http://www.qucosa.de/fileadmin/data/qucosa/documents/16318/dissertationsschrift_leyh.pdf 39
Praxisvorträge! 20.06. 07:45 Uhr MACH AG 27.06. 07:45 Uhr Godyo AG Auch die Inhalte der Praxisvorträge sind klausurrelevant! 40
Risiken und Erfolgsfaktoren Quelle: Leyh, Christian (2014): Erfolgsfaktoren bei der Einführung von ERPSystemen in klein- und mittelständischen Unternehmen und deren Implikationen für die Hochschullehre, URL: http://www.qucosa.de/file admin/data/qucosa/docu ments/16318/dissertations schrift_leyh.pdf vom 17.04.2017 41
Risiken und Erfolgsfaktoren Quelle: Leyh, Christian (2014): Erfolgsfaktoren bei der Einführung von ERPSystemen in klein- und mittelständischen Unternehmen und deren Implikationen für die Hochschullehre, URL: http://www.qucosa.de/file admin/data/qucosa/docu ments/16318/dissertations schrift_leyh.pdf vom 17.04.2017 42