Praxisleitfaden Konsolidierung Bild: zettberlin, www.photocase.com Geschäftspotential Konsolidierung Nutzen Sie die Vorteile heute schon optimal?
Praxisleitfaden Geschäftspotential Konsolidierung Nutzen Sie die Vorteile heute schon optimal? Unternehmen sind auf den globalisierten Märkten heute nur noch dann wettbewerbsfähig, wenn sie schnell und flexibel reagieren können und sie den Einsatz ihrer beschränkten Ressourcen stetig optimieren. Dies bedeutet, dass Personal, Kapital, Zeit, Daten und die sich daraus ergebenden Informationen im Unternehmen möglichst effizient eingesetzt werden müssen. Eine moderne IT-Infrastruktur kann das Unternehmen bei dieser Aufgabe wirkungsvoll unterstützen. Viele Unternehmen verfügen allerdings noch über eine gewachsene und damit meist stark fragmentierte IT-Infrastruktur. Unterschiedliche Hardware-Lösungen, Software-Anwendungen und ineffiziente Prozesse erschweren den Austausch von Daten und Informationen innerhalb des Unternehmens, aber auch mit Lieferanten und Kunden. Durch eine Konsolidierung der IT-Infrastruktur lassen sich derartige Ineffizienzen beseitigen und das Unternehmen wieder wettbewerbsfähig machen. Das Hauptziel ist dabei ein effizienter Einsatz der im Unternehmen vorhandenen Ressourcen und zwar im Hinblick auf die Infrastruktur, die Daten und Anwendungen sowie die Prozesse. IT-Infrastruktur ohne Insellösungen In vielen Unternehmen sind noch Insellösungen im Einsatz, eigenständige Systemlösungen, die mehr oder weniger unabhängig von der restlichen IT-Infrastruktur des Unternehmens arbeiten. Diese erschweren unnötig den Austausch von Informationen zwischen den Abteilungen und begünstigen außerdem eine redundante Speicherung von Daten, wie beispielsweise Kundeninformationen. Darüber hinaus haben Insellösungen meist hohe Lizenzkosten für Betriebssysteme und Software, sowie einen hohen Aufwand für Wartung und Pflege zur Folge. Durch eine Standardisierung und Zusammenfassung der verschiedenen im Unternehmen vorhandenen Systeme lässt sich die IT-Infrastruktur deutlich vereinfachen und übersichtlicher gestalten. So können beispielsweise die zahlreichen Server der einzelnen Arbeitsgruppen auf einigen wenigen Systemen konsolidiert und veraltete Systeme im Unternehmen aus dem Verkehr gezogen werden. Das Gleiche gilt auch für die Anwendungssoftware. Auch hier setzen viele Unternehmen nach wie vor auf individuelle Lösungen. Der Trend geht auch hier ganz klar hin zu integrierten Lösungen, wie dies beispielsweise bei Office-Lösungen bereits seit langem der Fall ist. Insellösungen, wie abteilungsspezifische Softwarelösungen, erfordern immer einen hohen Schulungs- und Wartungsaufwand, aufwändige Schnittstellen für den Datenaustausch und eine Anpassung an den Workflow. Die verschiedenen, noch im Einsatz befindlichen, Insellösungen sollten daher soweit als möglich durch integrierte Lösungen ersetzt werden, vielleicht lässt sich die benötigte Funktionalität mit geringem Aufwand auch in vorhandene Anwendungen integrieren. Damit lassen sich die Effizienz und Produktivität steigern, die Zusammenarbeit vereinfachen und Kosten reduzieren. Mit Hilfe von Workflow-Werkzeugen können zudem Geschäftsprozesse abgebildet und gesteuert werden. Papierprozesse können somit abgelöst und der Workflow insgesamt vereinfacht werden. Das Ergebnis ist ein anpassungsfähiges Unternehmen, das schnell und flexibel reagieren kann.
Durch eine Konsolidierung aller Kerngeschäftsprozesse unter einem Dach können alle wichtigen Prozesse und Vorgänge im Unternehmen abgebildet, der Workflow optimiert und aus Daten gezielte Informationen gemacht werden. Für derartige Aufgaben werden beispielsweise modular aufgebaute ERP-Lösungen angeboten, die speziell für die Bedürfnisse des Mittelstands konzipiert sind und vorintegrierte branchenspezifische Geschäftsanwendungen für alle wichtigen Unternehmensaufgaben umfassen. Aus Daten werden Informationen Der Austausch von Daten zwischen den verschiedenen Abteilungen des Unternehmens aber auch mit Kunden und Lieferanten wird immer wichtiger. Um erfolgreich am Markt agieren zu können, muss beispielsweise ein ungehinderter Informationsfluss zwischen Finanz- und Kostenrechnung, Fertigung, Marketing und Vertrieb gewährleistet sein. Viele Unternehmen haben zwar bereits einen Teil Ihrer Daten zentral verfügbar, trotzdem müssen bestimmte Daten immer noch aufwändig aus verschiedenen Systemen zusammengetragen und aufbereitet werden. Auch hier wird durch eine Konsolidierung der IT-Infrastruktur vieles einfacher. So lassen sich beispielsweise die Zahl der notwendigen Schnittstellen und der Aufwand für manuelle Nacharbeiten drastisch reduzieren. Gerade Aufgaben wie das Suchen, Zusammenstellen und Aufbereiten von Daten lassen sich durch geeignete Anwendungen problemlos automatisieren. Der entscheidende Vorteil ist, dass eine ganzheitliche Sicht und vollständige Transparenz erreicht wird und erst so werden aus unzähligen Einzeldaten wertvolle Informationen. Hinzu kommt, dass in vielen Unternehmen wichtige Daten, wie beispielsweise Kundendaten, immer noch von den verschiedenen Abteilungen eigenständig verwaltet und gepflegt, anstatt zentral gespeichert werden. Ein Großteil dieser Daten ist dadurch redundant im Unternehmen vorhanden. Allein die Pflege dieser separaten Datenbestände viele mit weitgehend identischem Inhalt verursacht einen hohen unnötigen Aufwand. Außerdem sind diese Daten kaum allen beteiligten Mitarbeitern zugänglich und die Aktualität, Vollständigkeit und Integrität dieser Daten ist oftmals nicht sichergestellt. Durch eine Konsolidierung und zentrale Speicherung dieser Daten lässt sich nicht nur die Pflege und Sicherstellung der Integrität der Daten deutlich vereinfachen, sondern es haben auch alle Mitarbeiter uneingeschränkten Zugriff auf die für sie relevanten Daten. Eine wichtige Voraussetzung hierfür ist eine leistungsfähige Datenbank, die einen Zugriff quasi in Echtzeit auf die Informationen auch bei einer großen Zahl von Anwendern sicherstellt. Durch automatisch arbeitende Werkzeuge können auch Informationen aus anderen Anwendungen und Systemen in den zentralen Datenbestand übernommen und regelmäßig synchronisiert werden. Darüber hinaus sollten umfassende Such-, Analyse- und Auswertungsfunktionen für diese Datenbestände zur Verfügung stehen.
Datensicherheit nicht vernachlässigen Während etwa der Virenschutz mittlerweile in fast allen Unternehmen ernst genommen wird, werden andere Gebiete wie beispielsweise die Zugriffsrechte auf die Daten und Anwendungen oft vernachlässigt. Gerade beim Thema Sicherheit darf aber nichts dem Zufall überlassen werden oder von einzelnen Mitarbeitern abhängig sein, da hier sehr schnell die Existenz des Unternehmens auf dem Spiel stehen kann. Nur mittels interner Prozesse, Regeln und Arbeitsabläufe lassen sich die erforderliche Datensicherheit und der notwendige Datenschutz gewährleisten sowie alle relevanten Vorschriften einhalten. Mittels Workflow-basierender Komponenten bzw. umfassender Sicherheits-Lösungen können solche komplexen Identitäts-, Autorisierungs- und Sicherheits-Prozesse zuverlässig implementiert werden. Diese müssen offen und flexibel sein und sich problemlos in die bestehende IT-Infrastruktur integrieren lassen. Anstatt für jede Anwendung eine eigene Benutzerkennung mit Passwort festzulegen, lässt sich mit einer Identity- und Access-Management-Lösung das Anlegen, Löschen und Ändern der Zugriffsrechte von Benutzern und ganzen Gruppen über vordefinierte Regeln (Policies) und Genehmigungen weitgehend automatisiert ausführen. Für die Administratoren bedeutet dies, dass neue Benutzer einfach und schnell integriert und Mitarbeiter, die das Unternehmen verlassen haben, innerhalb weniger Minuten komplett und zuverlässig aus dem Workflow herausgenommen werden können. Planung ist das A und O Viele mittelständische Unternehmen haben auf Grund einer fragmentierten IT-Infrastruktur kaum einen aktuellen Überblick über die jeweils verfügbaren Unternehmensressourcen. Dadurch besteht die Gefahr, dass Aufträge trotz verfügbarer Ressourcen abgelehnt oder auf Grund vermeintlich verfügbarer Ressourcen angenommen werden. Abhilfe schafft hier ein leistungsfähiges Planungssystem. Mit diesem stehen alle wichtigen Kennzahlen quasi in Echtzeit zur Verfügung, so dass schnell auf Kundenanfragen reagiert werden kann. Dies erlaubt nicht nur eine genaue Planung, sondern es lässt sich auch der Verlust von Aufträgen sowie Produktions- und Lieferengpässen vermeiden. Eine moderne IT-Infrastruktur unterstützt die Mitarbeiter auch bei der Vorbereitung von Entscheidungen, beispielsweise bei der Zusammenstellung der notwendigen Informationen aus verschiedenen Systemen und Abteilungen. Zeit wird ein immer wichtigerer Wettbewerbsfaktor. Zudem ist die Zusammenstellung relevanter Informationen auch mit einem nicht unerheblichen Arbeitsaufwand verbunden und verursacht somit hohe Kosten und bindet Ressourcen, die anderweitig sinnvoller eingesetzt werden könnten. Auch hier bringt eine Konsolidierung der Datenbestände auf möglichst wenigen Systemen entscheidende Vorteile. Mittels geeigneter Such- und Analysefunktionen haben die Mitarbeiter alle relevanten Informationen schnell und zielsicher zur Hand und können fundierte Entscheidungen treffen.
Compliance wird immer wichtiger Gerade mittelständische Unternehmen weisen oft Defizite im Hinblick auf die Einhaltung der zahlreichen Gesetze, Regelungen und EU-Richtlinien auf. Auch hier kann eine moderne IT-Infrastruktur entsprechende Unterstützung bieten. Besonders bei einer gewachsenen und damit unübersichtlichen IT-Infrastruktur fällt die Einhaltung der vielfältigen Regelungen nicht immer leicht, was empfindliche Strafen für die persönlich haftbaren Geschäftsführer und Vorstände zur Folge haben kann. Abhilfe schafft hier nur eine Vereinfachung der gewachsenen IT-Infrastruktur durch eine Konsolidierung auf wenige, aber leistungsfähige Applikationen. Mittels transparenter interner Geschäftsprozesse lässt sich sicherstellen, dass alle relevanten Regelungen und Gesetze eingehalten werden und die Mitarbeiter auch künftig den Überblick behalten. In ganzheitlichen IT-Lösungen werden derartige Sicherheits- und Konformitätsaspekte von Haus aus berücksichtigt. Durch eine Konsolidierung der Datenbestände und die Implementierung geeigneter Lösungen lässt sich sicherstellen, dass Compliance-Regelungen richtig beachtet werden und die notwendigen unternehmensinternen Kontrollen umfassend möglich sind. Somit sind die im Zuge von Basel II, SOX (Sarbanes-Oxley-Act) oder KonTraG (Gesetz zu Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich) vorgeschriebenen Forderungen hinsichtlich eines Risikomanagements sowie einer permanenten Überwachung und Analyse der Unternehmenskennzahlen problemlos zu erfüllen. Fazit Ausschlaggebend für eine IT-Konsolidierung sind bei vielen Unternehmen meist die zu hohen IT-Kosten, die zunehmende und damit kaum noch beherrschbare Komplexität der IT Infrastruktur sowie die nicht mehr kalkulierbaren operativen Risiken. Eine umfassende IT-Konsolidierung ist zwar meist mit einem nicht unerheblichen Aufwand verbunden, doch die Mühe lohnt sich. Durch eine Konsolidierung der IT-Infrastruktur lassen sich die auf unterschiedlichste Systeme und Anwendungen verteilten Daten und Informationen auf wenige Systemen zusammenfassen. Informationen lassen sich so schneller finden, sowie Arbeitsprozesse beschleunigen und sicherer machen. Durch eine Standardisierung kann die Komplexität der IT-Infrastruktur vereinfacht, die Transparenz verbessert und die Skalierbarkeit erhöht werden. Insgesamt werden so nicht nur die operativen Risiken minimiert, sondern auch die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens nachhaltig verbessert. Die dargestellten Ausführungen sind ohne Gewähr und sollen Ihnen die Anforderungen und Perspektiven einer Konsolidierung näher bringen. Natürlich können diese Hinweise nicht alle gesetzlichen Regelungen und sonstigen Aspekte einer Konsolidierung beleuchten, und dienen daher nur der allgemeinen Information.
Checkliste Infrastruktur Aktion Priorität ja nein Offene Standards einsetzen Insellösungen für einzelne Arbeitsgruppen vermeiden Ältere Systeme mit hohen Lizenz- und Wartungskosten aussondern IT-Infrastruktur für ein künftiges Wachstum bzw. Expansion des Unternehmens vorbereiten IT-Infrastruktur soll flexiblen Ressourcen-Einsatz unterstützen Anwendungen/Daten Aktion Priorität ja nein Zentrale Speicherung wichtiger Daten (z.b. Kundendaten) ermeidung individueller Software-Anwendungen in den einzelnen Abteilungen und Unternehmensbereichen Problemloser Austausch von Daten zwischen unterschiedlichen Anwendungen Problemloser Austausch von Daten zwischen Abteilungen und Unternehmensbereichen Nur der jeweils berechtigte Personenkreis darf auf bestimmte Daten und Anwendungen zugreifen können Automatisiertes Identitätsmanagement, mit dem sich die Festlegung der Zugangsberechtigungen für die Anwender (Mitarbeiter, Partner, Kunden, etc.) zentralisieren und entsprechend der, im Unternehmen aufgestellten, Regeln gewährleisten lässt
Prozesse Aktion Priorität ja nein Workflow-Werkzeuge, um Geschäftsprozesse abzubilden und zu steuern Workflow möglichst vereinfachen Papierprozesse ablösen Einsatz eines Reporting- bzw. Planungssystem zur Unterstützung und Optimierung bei der Ressourcen-Planung Einsatz von Werkzeugen zur Unterstützung beim Zusammentragen von Informationen Einsatz von Tools zur Unterstützung bei der Entscheidungsfindung Sicherstellung der Einhaltung der einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen und Regelungen (Compliance) durch automatisierte Prozesse und Workflows Wie kann Ihnen Oracle bei der Konsolidierung helfen? Hier ein Überblick über die Vorteile von Oracle Standard Edition bzw. Oracle Standard Edition One Einfachheit: zuverlässige und bewährte Technologien, die mehrere verschiedene Datenquellen miteinander verbinden und konsolidieren. Fundierte Entscheidungen: Sie haben gleich alle notwendigen Informationen zur Hand immer aktuell und zu jeder Zeit erhältlich. Einheitlichkeit: Ihre Informationsquellen sind so miteinander harmonisiert, dass alle Mitarbeiter mit derselben Datenversion arbeiten. So gibt es keine Missverständnisse mehr, die durch falsche oder nicht mehr aktuelle Versionen verursacht sind. Sicherheit: Alle Ihre Firmeninformationen sind zentral gesichert und verschlüsselt sowie vor internen und externen Gefahren, System- und Netzwerkfehlern geschützt. Compliance Mit automatisierten Datensicherungs- und Aufbewahrungsprozeduren sowie einer gesicherten und einheitlichen Informationsbasis kommen Sie den Compliance-Anforderungen viel leichter nach. Kostengünstiger Betrieb Oracle hat seine Produkte und deren Preise für den Mittelstand überarbeitet, damit sie jetzt wirklich konkurrenzfähig sind. Dazu kommt die weitaus bessere Performance und Effizienz, die Sie mit Oracle aus Ihren bestehenden Systemen herausholen. Das gibt Ihnen echten Investitionsschutz. Reduzierte Verwaltungskosten weil Ihre IT-Mitarbeiter durch automatisierte Prozesse viel Zeit sparen können. Eine einheitliche, zuverlässige Infrastruktur untermauert allen Unternehmensoperationen und daher entfällt die Notwendigkeit, mehrere Datenbanken für unterschiedliche Unternehmensbereiche zu verwalten. ORACLE Deutschland GmbH Riesstrasse 25 D-80992 München Tel.: 0800-1 81 01 11 www.oracle.com/de/mittelstand Oracle, JD Edwards and PeopleSoft are registered trademarks of Oracle Corporation and/or its affiliates. Other names may be trademarks of their respective owners.