Verkehr und Infrastruktur (vif) Anleitung zu Rechnungsdeckblatt Das Rechnungsdeckblatt wird für alle Aufträge Benötigt, welche Teilzahlungen beinhalten. Es gibt zwei Rechnungsdeckblätter: - Dienstleistungen - Bauleistung, Lieferung Die Rechnungsblätter sind in einer Excel Arbeitsmappe mit je vier Tabellen enthalten. Je nach Auftrag / Projekt werden drei oder vier davon benötigt (abhängig davon, ob Bundesbeiträge ausgerichtet werden oder nicht). Kontrolle Auftrag Rechnungsdeckblatt Schlussrechnung Bauversicherung Für alle Aufträge benötigt werden die Tabellen «Kontrolle Auftrag», «Rechnungsdeckblatt» und «Schlussrechnung». Bei Aufträgen ohne Bauversicherung kann aus Gründen der Übersichtlichkeit das Blatt «Bauversicherung» ausgeblendet werden. Hinweis Die Arbeitsmappe enthält viele Bezüge und Formeln (etwa 900). Es dürfen nur die farblich hinterlegten Felder ausgefüllt werden. Auf keinen Fall dürfen Formeln geändert oder gelöscht werden. Die Tabelle «Kontrolle Auftrag» ist auf 46 Rechnungen ausgelegt. Dies erfolgt aus gestalterischen Überlegungen (die Tabelle kann so bei den meisten Monitoren vollumfänglich dargestellt werden). Selbstverständlich können mehr als diese 46 Rechnungen verwaltet werden. Hierzu sind allerdings Formeln zu kopieren. Es wird dringend empfohlen, dies nicht selbst zu probieren, sondern sich mit der vif in Verbindung zu setzen. Inhalt: 1 Vom Projektleiter vif auszufüllen 1.1 Bauversicherung 2 Vom Auftragnehmer auszufüllen 2.1 Schlussrechnung Autor Georg Moser Erstellungsdatum 28.09.2009 Änderungsdatum 20.12.2011 Seite 1 / 5
1 Vom Projektleiter vif auszufüllen (lachsfarbene Felder) Die Projekt- und Auftragsrelevanten Daten (lachsfarbene Felder) werden vom Projektleiter der vif ausgefüllt. Dann schützt der PL vif die Tabelle (mittels Menü Extras - Schutz - Blatt schützen ). Anschliessend wird die Datei in elektronischer Form dem Auftragnehmer zugestellt. Angaben zur Bauversicherung Informationen zur Bauversicherung siehe Seite 3 Diese Zeile dient für spezielle Ereignisse: z.b. Rückbehalt MwSt-Satzwechsel etc. Link auf Kontenplan im Intranet vif Hinweis Um sicherzustellen, dass alle Angaben wirklich gemacht werden, soll der PL vif die Felder Absender, Mehrwertsteuer-Nummer, allfällige Kontrollstellen und Bankverbindung eintragen. Anleitung zu Rechnungsdeckblatt Seite 2 / 5
1.1 Bauversicherung Die Bauversicherung kann von der vif separat in Rechnung gestellt werden (gemäss vertraglicher Vereinbarung), sofern es sich um einen Auftrag mit Bauversicherung handelt. Die Höhe des Betrags an die Bauversicherung ist in der Tabelle «Bauversicherung» ersichtlich. Die Bauversicherung wird einheitlich angewendet, egal ob es sich um einen Bundes- oder Kantonsauftrag handelt. Je nach vertraglicher Vereinbarung wird die Prämie für die Bauversicherung (spätestens) bei Auftragsabschluss durch das Rechnungswesen vif in Rechnung gestellt. Bei grösseren Aufträgen ist es sinnvoll, eine Akonto-Rechnung entsprechend dem Auftragsfortschritt zu stellen. Berechnungsmodus Der Auftragnehmer wird ab einer Auftragssumme von Fr. 15'000 (netto, exkl. MwSt.) mit 0,3% der Summe Total netto (ohne MwSt.) an der Prämie beteiligt. Es gilt folgendes Schema: - Leistungen brutto - Abzüglich Rabatt - Zwischentotal vor Abzug Skonto - Abzüglich Skonto - Zwischentotal vor Mehrwertsteuer Basis für Betrag an Bauversicherung - Zuzüglich Mehrwertsteuer (separate Rechnungsstellung durch vif) - Netto Schlussrechnungsbetrag Anleitung zu Rechnungsdeckblatt Seite 3 / 5
2 Vom Auftragnehmer auszufüllen (hellgrüne Felder) Die eigentlichen Rechnungen werden in der Tabelle «Kontrolle Auftrag» vom Auftragnehmer eingegeben (hellgrüne Felder). Pro Rechnung ist nur eine Zeile auszufüllen. Die Daten werden automatisch in der Tabelle «Rechnungsdeckblatt» übertragen und aktualisiert. In der Tabelle «Rechnungsdeckblatt» ist dann noch die Art der Rechnung, Ort und Rechnungsdatum sowie die Endkostenprognose einzugeben (ebenfalls hellgrüne Felder). Ganz unten können vom Auftragnehmer Bemerkungen zur Rechnung (evtl. Begründung Kostenüberschreitung etc.) eingetragen werden. Zur Rechnung muss das Rechnungsdeckblatt und die Kontrolle Auftrag (im Doppel und unterschrieben) beigelegt werden. Für Teilzahlungen ist die Tabelle «Schlussrechnung» zu ignorieren. «Kontrolle Auftrag» «Rechnungsdeckblatt» Anleitung zu Rechnungsdeckblatt Seite 4 / 5
2.1 Schlussrechnung (hellgrüne Felder) Die Arbeitsmappe rechnet bei jeder Rechnung gleichzeitig auch die Schlussrechnung aus. Die Schlussrechnung ist mit der Tabelle «Schlussrechnung» abzuwickeln, die Tabelle «Rechnungsdeckblatt» ist dann nicht mehr relevant. 2.1.1 Dienstleistungen Die Schlussrechnung für Dienstleistungen muss an zwei Stellen unterschrieben werden: Unterhalb der Rechnungssumme (Bestätigung Richtigkeit) und neben der Schlusserklärung (Anerkennung der Schlussrechnung ohne Nachforderung). Auf das Dokument Schlusserklärung kann somit verzichtet werden. 2.1.2 Bauleistung und Lieferung Zur unterschriebenen Schlussrechnung für Bauleistungen und Lieferungen muss das Dokument Schlusserklärung mitgeliefert werden. Abbildung: Schlussrechnung Dienstleistungen Anleitung zu Rechnungsdeckblatt Seite 5 / 5