Whitepaper Das große Personalakten-ABC

Whitepaper Das große Personalakten-ABC Alles, was Sie zum Thema Personalakte wissen müssen. Von A wie Aufbewahrungsfrist bis Z wie Zeugniserstellung. Plus: Checkliste zur Einführung digitaler Personalakten INHALTSVERZEICHNIS 2 2 4 4 5 5 7 7 10 EINLEITUNG INHALT UND AUFBAU EINSICHT DURCH DEN MITARBEITER BETRIEBSRAT UND BETRIEBSVEREINBARUNG AUFBEWAHRUNG UND FRISTEN DATENSCHUTZ DAS ARBEITSZEUGNIS DIE DIGITALE PERSONALAKTE CHECKLISTE FÜR DIE EINFÜHRUNG DER DIGITALEN PERSONALAKTE 1

DIE PERSONALAKTE Obwohl in der Privatwirtschaft keine Pflicht zu ihrer Führung besteht, gibt es wohl kaum ein Unternehmen, das ohne sie auskommt: Die Personalakte füllt Aktenschrank um Aktenschrank. Und nicht selten ist sie Gegenstand von Fragen: Was darf sie beinhalten? Was nicht? Wie ist sie strukturiert? Gibt es dazu gesetzliche Regelungen? Wer darf Einsicht in die Akten nehmen und wie lange muss sie aufbewahrt werden? Sollen wir auf die digitale Akte umstellen? Worauf müssen wir dabei achten? Auf diese und viele weitere Fragen rund um das Thema Personalakte wollen wir in diesem Whitepaper Antwort geben. Zudem finden Sie am Ende der Lektüre eine ausführliche Checkliste zur Einführung der digitalen Personalakte. INHALT UND AUFBAU Obwohl es im Zusammenhang mit der Personalakte zahlreiche rechtliche Aspekte zu beachten gilt, bei der inhaltlichen Zusammenstellung haben Sie als Arbeitgeber weitestgehend freie Hand. Es ist jedoch vorteilhaft, wenn Sie die Akten möglichst dünn halten egal, ob Sie noch mit Papierakten oder bereits mit der digitalen Variante arbeiten. Dieses Vorgehen erleichtert Ihnen und Ihren Mitarbeitern zeitraubende Suchen. Am besten halten Sie sich dabei an das Gebot: Es darf nur rein, was für das Arbeitsverhältnis von Bedeutung ist. Notizen zum Arbeitnehmer dürfen Sie nur zum Teil der Personalakte machen, wenn diese von arbeitsrechtlicher Bedeutung sind, beispielsweise wenn sich ein Arbeitnehmer regelmäßig verspätet. Dadurch können Sie eventuelle Kündigungen später leichter rechtfertigen. Informationen über private Gepflogenheiten, Krankheitsgründe und die Arbeitsweise des Mitarbeiters sind dagegen tabu. Zudem ist es wichtig, dass alles, was in der Personalakte steht, auch der Wahrheit entspricht. Ein sachlicher Ton kann ebenfalls nicht schaden, denn wie wir später noch sehen werden, hat der Mitarbeiter das Recht, seine Akte jederzeit einzusehen. Welche Unterlagen gehören in eine Personalakte, welche nicht? In eine Personalakte gehören: Bewerbungsunterlagen sowie alle Unterlagen, die im Zusammenhang mit der Bewerbung stehen wie Personalfragebögen, Einstellungsbeurteilungen oder Eignungstestergebnisse Arbeitsvertrag inklusive späterer Änderungen Berichte über Arbeitsunfälle Führungs- und Leistungsbeurteilungen Unterlagen über Qualifizierung Zeugnisse Lohn- und Gehaltsänderungen Krankheitsbescheinigungen Urlaubsanträge und Bewilligungen 2

Schriftwechsel zwischen Arbeitgeber und Mitarbeiter oder Dritte, die sich auf den Arbeitnehmer beziehen Vermerk über Mitgliedschaft im Betriebsrat Abmahnungen und Kündigungsschreiben sowie Aufhebungsvertrag und Schlusszeugnis Nicht in die Personalakte gehören: Dem Arbeitgeber nicht zugängliche Unterlagen des Betriebsarztes Arbeitsrechtlich irrelevante Notizen über den Arbeitnehmer oder seine Arbeitsweise Auflistung von Krankheitstagen und Krankheitsgründen AUFBAU & STRUKTUR Grundsätzlich gibt es zwei Arten von Akten: Die klassische Personalakte enthält Dokumente, die das Arbeitsverhältnis zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber betreffen. Dazu gehören zum Beispiel Arbeitsvertrag oder Beurteilungsbögen. Die sogenannte Abrechnungsakte beinhaltet alle für die Gehaltsabrechnung notwendigen Dokumente wie der Sozialversicherungsausweis oder auch eine Kopie der monatlichen Gehaltsabrechnung. Der erste Teil der Personalakte widmet sich der Personalführung. Darin finden sich die Vertragsdaten wie der Arbeitsvertrag, Ergänzungen, Vollmachten oder das Anstellungsschreiben. Außerdem enthält dieser Teil der Personalakte die Entwicklungsdaten des Mitarbeiters, Informationen über Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen, Zwischenzeugnisse, Abmahnungen, Beurteilungen und Beförderungsvorschläge. Zudem werden Allgemeindaten wie Vermerke über Fehlzeiten, der Schriftverkehr mit dem Mitarbeiter selbst oder mit Dritten über den Mitarbeiter (wie zum Beispiel das Arbeitsamt oder die Sozialversicherung) in diesem Teil der Personalakte abgelegt. Auch die Vorvertragsdaten wie Bewerbungsunterlagen, Personalfragebogen, Eignungstest und die allgemeine Bewerbungskorrespondenz können in die Personalakte aufgenommen werden. Im zweiten Teil der Personalakte finden sich alle für die Abrechnung relevanten Dokumente. Neben Stammdaten wie Lohn- und Gehaltsvereinbarung, Entgeltänderungen und Versetzungsmeldungen, zählen auch variable Daten wie Prämien und Sonderzahlungen, Fahrgelderstattungen und Lohnzettel dazu. In diesem Teil werden auch Überweisungsdaten wie Daten zur Sozialversicherung, Vermögensbildung und Rückzahlung von Darlehen abgelegt. Standardmäßig finden sich zudem Allgemeindaten wie Lohnsteuerbescheinigung, Versicherungsnachweisheft oder auch eine Kopie der monatlichen Gehaltsrechnung in der Abrechnungsakte. Der genaue Inhalt einer Personalakte ist abhängig von der Größe und Art des Unternehmens. In vielen Fällen müssen nicht alle oben aufgeführten Informationen 3

enthalten sein. Eine umfassende Sammlung dieser Unterlagen kann allerdings vorteilhaft sein. Eine für alle Mitarbeiter einheitliche Struktur und die klare Gliederung der Personalakte sind sinnvoll und führen dazu, dass die enthaltenen Unterlagen leichter gefunden werden können. EINSICHT DURCH DEN MITARBEITER Darf der Mitarbeiter in seine Personalakte Einsicht nehmen? Ja, er darf. Gemäß den Vorschriften des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG) haben Arbeitnehmer das Recht, ihre Personalakte einzusehen. Der Gesetzgeber regelt diesen Anspruch für Unternehmen mit Betriebsräten in 83 Abs. 1 BetrVG. Für Unternehmen, die keinen Betriebsrat haben, folgt der Anspruch der Einsichtnahme aus der allgemeinen Fürsorgepflicht des Arbeitgebers. Außerdem darf er ein Mitglied des Betriebsrats hinzuziehen und muss seinen Wunsch, die Personalakte einzusehen, nicht rechtfertigen. Gleichzeitig darf auch der Arbeitgeber bei der Einsichtnahme dabei sein. Für eventuelle Rücksprachen kann das sinnvoll sein. Findet der Arbeitnehmer unrichtige Daten in seiner Personalakte, kann er vom Arbeitnehmer verlangen, diese aus der Akte zu entfernen. Die Daten müssen bereits dann gesperrt werden, wenn der Arbeitnehmer ihre Unrichtigkeit behauptet und der Arbeitgeber das Gegenteil nicht beweisen kann. Das Betriebsverfassungsgesetz bestimmt in 83 Abs. 2, dass der Arbeitnehmer eigene Erklärungen zum Inhalt der Personalakte beifügen kann. Der Mitarbeiter hat das Recht, sich Auszüge aus der Akte zu kopieren oder sich Notizen zu machen. Die gesamte Personalakte zu kopieren oder die Akte mit nach Hause zu nehmen, ist jedoch nicht gestattet. Der Arbeitnehmer darf die Akte nur an seinem Arbeitsplatz oder dort einsehen, wo diese verwaltet wird. Bevor der Mitarbeiter die Akte einsieht, hat der Arbeitgeber die Pflicht, Informationen, die Dritte betreffen, aus der Akte zu entfernen. BETRIEBSRAT UND BETRIEBSVEREINBARUNGEN Der Betriebsrat hat kein Recht, in die Personalakten der Arbeitnehmer Einsicht zu nehmen. Allerdings kann, wie weiter oben schon aufgeführt, der Arbeitnehmer ein von ihm bestimmtes Mitglied des Betriebsrats bei der Einsichtnahme hinzuziehen. Das hinzugezogene Betriebsratsmitglied muss über die erfahrenen Inhalte der Personalakte Stillschweigen bewahren, außer der Arbeitnehmer hat ihn ausdrücklich von der Schweigepflicht entbunden. Im Rahmen einer Betriebsvereinbarung nach 87 Abs. 1 Nr.1 BetrVG können durch Arbeitgeber und Betriebsrat die Einzelheiten über die Einsichtnahme z. B. die Häufigkeit, der Ort und die Durchführung - geregelt werden. Das Recht des Arbeitnehmers auf Einsichtnahme in die Personalakten kann jedoch nicht durch die Betriebsvereinbarung beschränkt oder ausgeschlossen werden. 4

Der Betriebsrat muss der Umstellung auf die digitale Personalakten zwar nicht zustimmen, trotzdem sollte er mit einbezogen werden. Wenn mit der digitalen Personalakte allgemeine Beurteilungsgrundsätze eingeführt werden - beispielsweise Regelungen, die eine Bewertung des Verhaltens oder der Leistung der Arbeitnehmer objektivieren und nach einheitlichen Kriterien ausrichten sollen - muss der Betriebsrat diesen zustimmen. Der Betriebsrat hat außerdem nach 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG ein Mitbestimmungsrecht, wenn die Einführung der digitalen Personalakte auch die Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen zur Folge hat, die zur Überwachung des Verhaltens oder der Leistung der Mitarbeiter dienen. Insbesondere im Falle digitaler Personalakten hat der Betriebsrat darauf zu achten, wie die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß den Regelungen des Bundesdatenschutzgesetzes ( 4 Abs.1 BDGS) umgesetzt wird. Die Mitglieder des Betriebsrates sollten prüfen, ob die elektronisch geführten Personalakten den geltenden Rechtsvorschriften entsprechen. AUFBEWAHRUNG UND FRISTEN Für viele Unterlagen in der Personalakte gelten gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, kann die Personalakte nicht direkt vernichtet werden. Für die verschiedenen Dokumente der Akte gelten unterschiedliche Aufbewahrungsfristen, die der Arbeitgeber beachten muss. Bestimmte Personaldokumente, für die keine gesetzlichen Archivierungsfristen gelten, sollten so lange aufbewahrt werden, bis alle gegenseitigen, juristischen Ansprüche verjährt sind. Gerade in einem Beschäftigungsverhältnis kann es vorkommen, dass Mitarbeiter nach einer Kündigung von einem Anspruch Gebrauch machen und diesen sogar einklagen. Der Mitarbeiter hat dazu drei Jahre Zeit, daher sollten die Inhalte der Personalakte auch mindestens drei Jahren aufbewahrt werden. Die Fristen sind noch länger, wenn ein Versorgungsanspruch geltend gemacht werden soll, der beim Rentenversicherungsträger erst nach 30 Jahren verjährt. Hier ist ebenfalls zu beachten, dass nach 199 Bürgerliches Gesetzbuch die Fristen erst mit dem Ablauf des Kalenderjahres gelten. Am besten überprüfen Sie die Aufbewahrungsfristen der Personalakten daher immer erst zum Ende des Kalenderjahres. Wenn Unterlagen aus den Personalakten steuerlich relevant sind, müssen Sie als Arbeitgeber eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren einhalten. In der Akte enthaltene Buchungsbelege müssen zehn Jahre aufgehoben werden. Nach Ablauf aller Aufbewahrungsfristen, muss die Personalakte vernichtet werden. Dabei gilt es, darauf zu achten, dass diese so entsorgt werden, dass niemand Zugang zu den Daten erhält. DATENSCHUTZ Personalakten bestehen aus vertraulichen Unterlagen, die dem Datenschutz unterliegen. Unternehmen müssen diese daher sehr sorgfältig aufbewahren und im Umgang mit den Akten die Datenschutzvorschriften beachten. Das Wichtigste ist, dass der 5

Arbeitgeber das Persönlichkeitsrecht der Mitarbeiter wahrt. Die sensiblen Unterlagen müssen daher vor unbefugter Einsichtnahme durch Dritte geschützt werden. Bei der Papierakte wird dazu ein abschließbarer Schrank verwendet. Bei der digitalen Personalakte können zu diesem Zweck unterschiedliche Rollen bzw. Berechtigungen erteilt werden. Zugang zur Akte dürfen nur die unmittelbar mit der Bearbeitung der Unterlagen betrauten Kräfte sowie der Mitarbeiter selbst und seine Vorgesetzten haben. Als Arbeitgeber sind Sie auch für die vertrauliche Behandlung der Daten durch den zuständigen Sachbearbeiter verantwortlich. Sensible Informationen, die zum Beispiel den Gesundheitszustand eines Mitarbeiters betreffen, sind besonders zu schützen. Hierzu eignet sich das Anlegen einer speziellen Nebenakte. Auch Unterlagen zur Lohn- und Gehaltsabrechnung wie Zeiterfassungskarten, Urlaubs- und Fehlzeitendateien, ärztliche Atteste oder Reiseabrechnungen sind in einer Nebenakte zu sichern. Am besten archivieren Sie diese bei der für die Lohn- und Gehaltsabrechnung zuständigen Stelle in Ihrem Unternehmen. Schriftwechsel zwischen Arbeitgeber und Mitarbeiter, die sich auf Krankheitsverläufe oder Diagnosen beziehen, sollten Sie ebenfalls aufbewahren, da sie für eine eventuelle krankheitsbedingte Kündigung relevant werden können. Allerdings unterliegen solche Unterlagen nach der Rechtsprechung der Arbeitsgerichte einer erhöhten Vertraulichkeit und müssen daher durch einen verschlossenen Umschlag gesondert vor unberechtigter Einsichtnahme geschützt werden. Sollte einem Mitarbeiter durch den nachweislich nachlässigen Umgang mit seiner Personalakte ein Nachteil entstehen, muss der Arbeitgeber den Schaden ersetzen. Auch bei der digitalen Personalakte ist in Fragen des Datenschutzes besondere Vorsicht geboten. Wenn sensible, personenbezogene Daten durch automatisierte Verfahren verarbeitet werden, muss der Arbeitgeber die Regelungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDGS) beachten. Anders als bei der Akte in Papierform stellen diese Vorschriften besondere Anforderungen an den Arbeitgeber. Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten ist in der Regel nur mit Einwilligung des betroffenen Mitarbeiters möglich. Deshalb muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer über den vorgesehenen Zweck der Datenspeicherung sowie auf die Folgen einer möglichen Verweigerung aufklären, bevor dieser seine Einwilligung erteilt. Mitarbeiter erteilen ihre Einwilligung schriftlich, was auch im Rahmen des Arbeitsvertrags erfolgen kann. Dann muss die Einwilligung im Vertragstext allerdings besonders hervorgehoben werden. Wenn die Betriebsvereinbarung die Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten vorsieht, ist diese durch das Bundesdatenschutzgesetz erlaubt. Die Einführung einer digitalen Personalakte ist in Abstimmung mit dem Betriebsrat für alle Mitarbeiter gleichzeitig möglich. 6

DAS ARBEITSZEUGNIS Besondere Bedeutung kommt der Personalakte auch bei der Erstellung des Arbeitszeugnisses zu. Arbeitszeugnisse erfüllen einen Eignungsnachweis bei der Bewerbung um einen neuen Arbeitsplatz und sind daher für den Arbeitnehmer ein wichtiges Dokument. Es gibt Auskunft über Art und Dauer der Tätigkeiten, über Leistungen und Kenntnisse sowie über das Verhalten des Arbeitnehmers alles Daten, die aus der Personalakte herausgelesen werden können und auch sollten. Der Mitarbeiter hat generell ein Recht auf die Überarbeitung seines Zeugnisses, weshalb Arbeitszeugnisse nicht selten Gegenstand von Gerichtsverhandlungen sind. Rechtlich auf der sicheren Seite sind Sie, wenn Sie Ihre Zeugnisse über einen Zeugnisgenerator erstellen. Mit diesem haben Sie die Möglichkeit, zwischen unterschiedlichen, von Volljuristen und Fachanwälten für Arbeitsrecht geprüften Standardformulierungen zu wählen und für die verschiedenen Bewertungskriterien entsprechende Noten zu vergeben. In Kombination mit dem Einsatz einer digitalen Personalakte können so mit wenigen Klicks rechtlich einwandfreie, individuelle und professionelle Arbeitszeugnisse erstellt werden. DIE DIGITALE PERSONALAKTE Gerade die Personalarbeit ist von vielen administrativen Prozessen geprägt, die in der Regel papiergebunden sind und daher einen hohen manuellen Aufwand fordern. Seit mehreren Jahren setzt sich in Personalabteilungen immer mehr die digitale Personalakte durch. Die digitale Personalakte bildet die notwendige Basis, um eine Personalabteilung modern und effizient aufzustellen. Sie gilt als zentraler Ansatzpunkt für Effizienzund Qualitätssteigerung und somit für die Prozessoptimierung des Unternehmens. Aktuellen Studien zufolge verbringt man ungefähr 50 bis 80 Prozent der Arbeitszeit damit, Dokumente zu suchen. Die Suche gestaltet sich vor allem dann schwierig, wenn Dokumente falsch abgelegt wurden. Besonders in solchen Fällen ist ein elektronisches Archiv hilfreich. Digitale Personalaktensysteme können die bisherige Struktur der Papierakte abbilden, unterscheiden aber nicht zwischen Personalakte und Abrechnungsakte. Rein optisch findet man in modernen Systemen weiterhin Reiter, innerhalb der Reiter werden die Dokumente nach Dokumentarten unterschieden. Die Reiter können nach beliebigen anderen Kriterien wie beispielsweise dem Ablagedatum sortiert werden. Sollte ein Dokument in der elektronischen Personalakte falsch abgelegt werden, kann das Dokument durch die Verknüpfung von Schlagworten im Rahmen einer Volltextsuche wiedergefunden werden. Pro Mitarbeiter wird eine elektronische Akte angelegt, in der sämtliche Dokumente zu einem Mitarbeiter gesammelt werden. Wenn man berücksichtigt, dass eine Mitarbeiterakte in der Regel ca. 100 Seiten Papier umfasst, wird ersichtlich, wie wichtig ein effizientes Handling der Dokumente ist. Die Ablage in einer Personalakte kann digital wesentlich effizienter gestaltet und abgewickelt werden. Dokumente müssen wie gewohnt 7

eingescannt, attribuiert und abgelegt werden, ein Großteil der Dokumente kann später aber vollkommen automatisch im System abgelegt werden. Dies ist beispielsweise bei allen Dokumenten möglich, die automatisch aus einem vorgelagerten Gehaltsabrechnungs- oder Personalsystem erzeugt werden. Das spart Zeit und minimiert den Arbeitsaufwand. Gerade Unternehmen, die ein großes Filialnetz betreiben oder Mitarbeiter an unterschiedlichen Standorten beschäftigen, profitieren von der digitalen Personalakte. Sie ermöglichen den schnellen und einfachen Zugriff, beispielsweise durch die Nutzung der mobilen Variante der Akte, die auch auf einem Tablet-PC oder einem ipad eingesehen werden kann. Sensible Daten lassen sich in einer elektronischen Lösung wesentlich einfacherer und sicherer gegen den unberechtigten Zugriff schützen. Zugriffe auf einzelne Dokumente oder Dokumentarten erfolgen durch eine detaillierte Berechtigungsstruktur, die in Rollen und Funktionen definiert wird. Viele Unternehmen machen sich erst im Zuge der Einführung digitaler Personalakten konkrete Gedanken, wie genau sie die Zugriffe steuern wollen und wer Zugriff auf Personaldaten bekommen soll. Rollen werden definiert, die genau festlegen, wer mit welcher Rolle welchen Zugriff hat. Die Systeme ermöglichen es, den Zugriff bis auf einzelne Register oder Dokumentarten zu bestimmen. So kann ein wesentlich genauerer Zugriffsschutz definiert und gewährleistet werden, als es bei der Papierakte möglich ist. Mit der Einführung einer digitalen Personalakte sind Einsparungen, vor allem beim Zugriff auf die Daten und Dokumente für das Unternehmen verbunden. Je nach gewählter Lösung unterscheiden sich auch die Kosten und Preisstrukturen, die durch die Digitalisierung der Personalakten anfallen. Man unterscheidet zwischen der On-Premise-Lösung und der ASP- bzw. Cloud-Lösung. Bei der On-Premise-Lösung wird ein Einmalbetrag für die Lizenz berechnet sowie eine laufende Wartungsgebühr, die jährlich geleistet werden muss und gewährleistet, dass der Kunde immer über die aktuellste Version der Software verfügt. Eine Support-Flatrate sollte zudem abgeschlossen werden, da die Nutzer in der Personalabteilung so jederzeit die Möglichkeit haben, beim Hersteller über eine Hotline eventuelle Probleme zu lösen. Beim ASP-Betrieb erfolgt die Abrechnung nach der Anzahl der Akten. Der entscheidende Vorteil ist hier, dass alle Leistungen, von der Lizenz über die Wartung bis hin zum Support im Preis enthalten sind. Die Kosten sind klar kalkulierbar, da nur berechnet wird, was auch in Anspruch genommen und genutzt wird. Durch die Einführung einer digitalen Personalakte werden folgende Ziele erreicht: Effizienzsteigerung und Einsparung von Arbeitszeit Kostenreduktion Auflösung des Papierarchivs Optimierung der Aktenstruktur Verbesserter Datenschutz 8

DIE EINFÜHRUNG EINER DIGITALEN PERSONALAKTE Die Einführung einer digitalen Personalakte bedeutet für das Unternehmen hohen Arbeitsaufwand. Das beginnt bereits im Vorfeld der Einführung. Damit die Digitalisierung möglichst reibungslos verläuft, müssen die verschiedenen Gruppen im Unternehmen mit eingebunden werden. Neben der Personalabteilung sind auch der IT-Bereich und der Datenschutzbeauftragte in den Prozess involviert. Wird die Personalakte auch im Rahmen der Personalentwicklung verwendet, besteht für den Betriebsrat ebenfalls ein Mitspracherecht. Bevor die digitale Personalakte eingeführt werden kann, sollte sich das Unternehmen Gedanken über die Aktualität der bestehenden Papierakten machen. Außerdem sollte überlegt werden, ob alle in der Papierakte enthaltenen Informationen relevant sind und weiterhin archiviert werden müssen. Die Wahl des passenden Anbieters und der idealen Software steht am Anfang der Überlegungen. Eine integrative Lösung, die mit dem Lohnabrechnungssystem verbunden ist, ist sinnvoll. Die einfache und schnelle Bedienung der Software sowie automatisierte Prozesse, mit denen regelmäßig Dokumente aus anderen Systemen importiert werden können, sind vorteilhaft, da sie den Umgang mit den Akten vereinfachen und so Zeit eingespart werden kann. Bei der Entscheidung für einen Anbieter sollte ebenfalls berücksichtigt werden, welche Unterstützung dieser in der Einführungsphase leistet. In einem Einführungsprojekt, für das ein einmaliger Betrag berechnet wird, werden die individuellen Themen wie Firmendaten, die Schnittstelle zum Personalsystem, die Struktur der Register und Akten sowie Dokumentarten und die Berechtigungsstruktur festgelegt. Die Kategorisierung und Vergabe von Schlagworten sollte in diesem Zusammenhang überdacht werden. Wichtig ist, dass alles in eine einheitliche Struktur übertragen wird. Gegebenenfalls muss eine neue Ordnerstruktur konzipiert werden. Wenn all diese Fragen geklärt sind, folgt die Digitalisierung der Personalakten. Grundsätzlich hat das Unternehmen drei Möglichkeiten: Entweder können die Mitarbeiter das Digitalisieren selbst übernehmen oder ein Dienstleister kann die Akten im Unternehmen oder extern digitalisieren. Da nur ein kleiner Personenkreis mit den Personalakten vertraut ist, kann das interne Digitalisieren durch die Mitarbeiter mehrere Wochen dauern. Aus diesem Grund - und auch, weil ein Anbieter über die nötigen technischen Mittel verfügt - ist die zweite Lösung häufig sinnvoller. Der Datenschutz und die Sicherheit müssen aber auch hier gewährleistet sein. Der Archivierungsprozess sollte auch in Zukunft im Unternehmen intern funktionieren und in den Arbeitsalltag integriert werden, da immer wieder neue Daten und neue Personalakten digitalisiert werden müssen. Zusätzlich ist eine regelmäßige Datensicherung wichtig, damit bei eventuellen Zwischenfällen keine Dokumente oder Informationen verloren gehen. 9

CHECKLISTE ZUR EINFÜHRUNG DER DIGITALEN PERSONALAKTE Die Nutzung digitaler Personalakten ist mit erheblichen Vorteilen verbunden, ihre Einführung kann aber auch sehr aufwendig sein. Daher sollten sich Unternehmen bereits im Vorfeld eingehend mit der Anbieterwahl und Prozessoptimierung beschäftigen. Hier einige Fragen, die bei der Einführung helfen: Zur Anbieter- und Softwaresuche: a Wie ist das Kosten/Nutzen-Verhältnis - sowohl im Hinblick auf die Einführung der digitalen Personalakte im Allgemeinen als auch auf einzelne Anbieter? a Welche Anbieter gibt es und welches Angebot passt am besten zu unseren Anforderungen? a Welche Datenschutzmaßnahmen, sowohl gesetzliche als auch unternehmensinterne, sind gewährleistet? Wie werden die Daten vor unberechtigten Zugriff Dritter geschützt? Werden die Daten verschlüsselt übertragen? Gibt es ein ausgefeiltes Berechtigungssystem? a Sind die Akten revisionssicher? a Handelt es sich um eine Insellösung oder ein integratives System? Ist das System in bestehende HR-Lösungen wie Personalmanagement- und Lohnabrechnungssysteme integrierbar? a Ist die Software ohne großen Schulungsaufwand einfach zu bedienen? a Wie umfangreich ist der Support? Ist dieser kostenlos? a Ist das System standortunabhängig? Können Mitarbeiter von jedem beliebigen Standort und PC aus Einsicht in die Akten nehmen? a Ist die Software mehrsprachig bzw. können mehrere Sprachen implementiert werden? a Gibt es einfache Blätter- und Suchfunktionen, die das Handling erleichtern? a Erlaubt die Software individuelle Gestaltungsmöglichkeiten, z. B. bei der Strukturierung der Akten, Farbcodes, etc.? Können Stempel und Nutzer hinzugefügt werden? a Ermöglicht die Software die Bearbeitung in Echtzeit und/oder durch mehrere Nutzer gleichzeitig? a Ist der Dokumentenimport einfach gestaltet? Gibt es Schnittstellen zum Import von Dokumentendateien aus anderen Systemen? a Stehen einfache Workflows z. B. für das Anlegen neuer Nutzer und Setzen von Löschdaten zur Verfügung? Zur Digitalisierung bestehender Akten: a Welche der bisherigen Informationen werden nicht mehr benötigt? a Wie sollen die Informationen/Akten strukturiert werden? a Habe ich eine sinnvolle, einheitliche Struktur erreicht oder benötige ich eine neue Ordnerstruktur? a Soll vor, während oder nach der Bearbeitung der Dokumente gescannt werden? a Sind bereits Scanner vorhanden, die genutzt werden können? a Soll das Digitalisieren intern erfolgen oder durch einen Anbieter? Wenn Anbieter: Soll dieser vor Ort oder extern digitalisieren? Wenn intern: Welche Personen- 10

gruppe soll mit dieser Aufgabe vertraut werden? a Sind genügend zeitliche und personelle Ressourcen für eine interne Digitalisierung vorhanden? a Werden die bisherigen Papierakten vernichtet? Wer vernichtet diese? Ist gewährleistet, dass niemand anderes Zugriff auf die vernichteten Akten hat? Für die Zukunft: a Wie soll das regelmäßige Digitalisieren neuer Dokumente gestaltet werden? a Wer soll diese Aufgabe künftig übernehmen? Zur Datensicherung: a Wie sollen die Daten gesichert werden? a Welche Daten sollen gesichert werden? a Von wem sollen die Daten gesichert werden? a Wann sollen die Daten gesichert werden? Zum Datenschutz: a Welche Personen im Unternehmen dürfen künftig auf welche Informationen zugreifen? a Welche Mitarbeiter dürfen welche Dokumente scannen, bearbeiten oder lediglich einsehen? a Sind der Datenschutz und die Sicherheit zu jeder Zeit gewährleistet? Diese Checkliste dient der Orientierung bei der Einführung einer digitalen Personalakte und hat keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Nachdem alle Fragen beantwortet sind, kann auf Basis der Antworten ein Konzept für die Einführung erstellt werden. Die ESCRIBA E-File und der ESCRIBA Zeugnisgenerator setzen auf 15 Jahre bewährte Technologie zur Dokumentenerstellung. ESCRIBA ist als Software bei den meisten der DAX 100 Unternehmen international im Einsatz. Bitte fragen Sie uns nach einem individuellen Angebot. Mit ESCRIBA Document Service werden Ihre Dokumente smarter. Sie haben Fragen rund um das Thema Digitale Personalakte oder Zeugnisgenerator? Rufen Sie uns an. partake AG Haus Cumberland Kurfürstendamm 194 10707 Berlin Tel.: +49 30 28 04 88-888, Fax: +49 30 28 04 88-885 info@escriba.de, www.escriba.de 11