CIP-Kurztitelaufnahme der deutschen Bibliothek Autoren: Dr. Gerhard Koller / Andreas Merz / René Mettler / Thomas Wachter WEKA Business Media AG, Schweiz WEKA Business Media AG, Zürich, 2010 Alle Rechte vorbehalten, Nachdruck auch auszugsweise nicht gestattet. Die Definitionen, Empfehlungen und rechtlichen Informationen sind von den Autoren und Verlag auf deren Korrektheit in jeder Beziehung sorgfältig recherchiert und geprüft worden. Trotz aller Sorgfalt kann eine Garantie nicht übernommen werden. Eine Haftung der Autoren bzw. des Verlags ist daher ausgeschlossen. Der Einfachheit halber und zwecks besserer Lesbarkeit wurden meist die männlichen Formen verwendet. Die weiblichen Formen sind dabei selbstverständlich mitgemeint. WEKA Business Media AG Hermetschloostr. 77, CH-8010 Zürich Telefon 044 434 88 88, Telefax 044 434 89 99 www.weka.ch Zürich Kissing Paris Amsterdam Wien ISBN 978-3-297-02001-2 1. Auflage 2010 Druck: Kösel GmbH & Co. KG, Layout: Dimitri Gabriel, Satz: Peter Jäggi, Projektleitung: Andrea Krugfahrt
Inhaltsverzeichnis 1 Inhaltsverzeichnis 1. Planung und Steuerung... 4 1.1 Nutzen Personalbedarfsplanung... 4 1.2 Personalbedarfsermittlung... 5 1.3 Ablauf und Zuständigkeiten der Personalbeschaffung... 6 1.4 Personalkosten senken... 9 2. Gewinnung... 11 2.1 Stellenanzeige und Anforderungsprofil... 12 2.1.1 Inhalte einer Stellenanzeige... 12 2.1.2 Innerbetriebliche Stellenausschreibung... 15 2.1.3 Überprüfung der Ausgestaltung von Stellenanzeigen... 16 2.1.4 Interne oder externe Stellenbesetzung... 17 2.1.5 Anforderungsprofile erstellen... 18 2.1.6 Beispiel für ein Anforderungsprofil... 19 2.2 Bewerber beurteilen... 20 2.2.1 Bewerbungsanalyse... 20 2.2.2 Auswertung des Lebenslaufs... 23 2.3 Vorstellungsgespräch... 25 2.3.1 Inhalte des Vorstellungsgesprächs... 25 2.3.2 Fragenkatalog für das Vorstellungsgespräch... 28 2.3.3 Beobachtungen im Vorstellungsgespräch... 35 2.3.4 Fragen zur Führungseignung im Vorstellungsgespräch... 37 2.3.5 Beurteilung nach dem Vorstellungsgespräch... 39 3. Anstellung... 41 3.1 Administratives beim Personaleintritt... 42 3.1.1 Eintritt und Einarbeitung allgemein... 42 3.1.2 Administratives bei der Einstellung neuer Mitarbeiter... 45 3.1.3 Erster Arbeitstag neuer Mitarbeiter... 48 3.1.4 Inhalt Personaldossier... 49 3.1.5 Mustertexte für ein Willkommensschreiben... 51 3.2 Arbeitsvertrag... 52 3.2.1 Arbeitsverhältnisse... 52 3.2.2 Allgemeiner Arbeitsvertrag... 53 3.2.3 Lehrvertrag... 55 3.3 Einführung... 58 3.3.1 Beispiel für ein Einführungsprogramm... 58 3.3.2 Vorbereitung und Durchführung Einführungsgespräch... 59 3.3.3 Richtiges Einführen in neue Aufgabengebiete... 60 3.4 Probezeit... 61 3.4.1 Feedback und Kontrollpunkte während der Probezeit... 61 3.4.2 Probezeitbeurteilung... 62 3.4.3 Probezeitgespräch... 64
2 Inhaltsverzeichnis 4. Entwicklung und Erhaltung... 67 4.1 Personalgespräche... 68 4.1.1 Personalgespräche vorbereiten... 68 4.1.2 Personalgespräche durchführen... 69 4.1.3 Personalgespräche nachbereiten... 69 4.2 Mitarbeiterbeurteilung... 70 4.2.1 Einführung Mitarbeiterbeurteilung... 70 4.2.2 Die Mitarbeiterbeurteilung in der Einführungsphase... 72 4.2.3 Motivierendes Feedback bei der Mitarbeiterbeurteilung... 74 4.2.4 Killerphrasen bei der Mitarbeiterbeurteilung... 75 4.2.5 Vorgesetztenbeurteilung... 76 4.3 Personalentwicklung... 80 4.3.1 Stand der Personalentwicklung... 80 4.3.2 Erfolgskontrolle bei externer Weiterbildung... 81 4.3.3 Erfolgskontrolle externer Weiterbildung durch Mitarbeiter... 83 4.4 Gesundheit am Arbeitsplatz... 85 4.4.1 Betriebliche Fördermassnahmen zur Work-Life-Balance... 85 4.4.2 Handlungsfelder der betrieblichen Gesundheitsförderung... 88 4.4.3 Stresssignale... 94 4.4.4 Wie gesundheitsfördernd führen Sie?... 96 4.4.5 Wiedereingliederungsmassnahmen... 97 4.4.6 Zeitdruck minimieren... 98 5. Entlöhnung... 99 5.1 Lohnabrechnung: Mögliche Detailstruktur... 100 5.2 Kontrolle der Lohnabrechnung... 103 5.3 Lohndifferenzierung... 104 5.4 Elemente Leistungslohn... 105 5.5 Neuer Lohnausweis Was ist wo anzugeben?... 107 6. Beendigung... 111 6.1 Kündigung... 112 6.1.1 Abwicklung ordentliche betriebsbedingte Kündigung... 112 6.1.2 Kündigungsgespräch... 115 6.2 Austritt... 118 6.2.1 Austrittsformalitäten... 118 6.2.2 Austrittsgespräch... 119 6.3 Arbeitszeugnis... 120 6.3.1 Arbeitsablauf bei Zeugniserstellung... 120 6.3.2 Musterzeugnis Büroangestellt... 121 6.3.3 Beurteilen von Arbeitszeugnissen... 122 6.4 Sonderfälle... 123 6.4.1 Todesfall... 123 6.4.2 Pensionierung... 124 6.4.3 Vorzeitige Pensionierung... 126 Autoren... 127
1. Planung und Steuerung 3 1. Planung und Steuerung 1.1 Nutzen Personalbedarfsplanung... 4 1.2 Personalbedarfsermittlung... 5 1.3 Ablauf und Zuständigkeiten der Personalbeschaffung... 6 1.4 Personalkosten senken... 9
4 1. Planung und Steuerung 1. Planung und Steuerung DAS WICHTIGSTE IN KÜRZE Jedes Unternehmen steht in einem bewegten Umfeld. Die Märkte und die Nachfrage verändern sich, es gilt die Kundenbedürfnisse genau zu verfolgen. Die Produkte und die eingesetzten Technologien verlangen nach neuem Know-how und binden mehr oder weniger Personal. Wer als Unternehmen den Anschluss verpasst, ist schnell von den Mitbewerbern am Markt verdrängt. Die Umsetzung einer Strategie kann nur gelingen, wenn auch die dafür erforderlichen Mitarbeitenden im Unternehmen vorhanden sind. Dies erfordert eine sorgfältige Personalplanung. Mit einer geeigneten Planung lassen sich Engpässe oder teure Überkapazitäten vermeiden. Auch lassen sich Know-how-Engpässe und zu wenig oder falsch ausgebildetes Personal verhindern. 1.1 Nutzen Personalbedarfsplanung Die Personalplanung hat eine hohe Bedeutung, um rechtzeitig auf veränderte Bedürfnisse zu reagieren. Genauer sind es folgende Gründe, welche den Aufwand für Sie mehr als lohnend machen: Rechtzeitige Reaktion auf Strategie-, Markt-, Technologieänderungen Vermeidung von Über- oder Unterkapazitäten, d.h. Vermeidung von Feuerwehrübungen, weniger Leerläufe, Doppelspurigkeiten, Zeitverzögerungen und weniger ungenutzte Ressourcen (Maschinen, Personal) Sicherstellung der Zielerreichung (Umsatz, Qualität, Kundenpflege etc.) Vermeidung von Fehlerbeseitigungskosten Sozial verträgliche, rechtzeitige Personalmassnahmen (z.b. bei Personalabbau, Kapazitätsreduktion durch Frühpensionierung, unbezahlten Urlaub, Ausbildung) Erhaltung der Motivation der Mitarbeitenden (Vermeidung von Über- und/oder Unterforderung, Fehlanforderungen) Entwicklungsmöglichkeiten für die Mitarbeitenden (Personalentwicklung)
1. Planung und Steuerung 5 1.2 Personalbedarfsermittlung Das Vorgehen der Personalbedarfsplanung ist meist folgendes: Planungsdimension Erläuterung Quantität SOLL-Belegschaft IST-Belegschaft + voraussehbare Zugänge (Eintritte) voraussehbare Abgänge (Austritte, Pensionierungen, Versetzungen etc.) = planbarer Handlungsbedarf wahrscheinliche Abgänge (Fluktuation) = wahrscheinlicher Handlungsbedarf Qualität SOLL-Qualifikation IST-Qualifikation = Handlungsbedarf Ort Zeitpunkt/Zeitdauer Kosten Wo (Filiale, Abteilung) müssen die Mitarbeitenden zur Verfügung stehen? Ab welchem Zeitpunkt müssen die Mitarbeitenden zur Verfügung stehen? Wie lange werden die Mitarbeitenden benötigt? Budgetierung
6 1. Planung und Steuerung 1.3 Ablauf und Zuständigkeiten der Personalbeschaffung Diese Checkliste hilft Ihnen festzulegen, wer bei der Personalbeschaffung für welche Schritte zuständig ist. Zunächst wird die Linie neues Personal anfordern und die Personalabteilung ein Inserat erstellen. Nach der Vorselektion der Bewerbungen erfolgen gemeinsame Vorstellungsgespräche und der Einstellungsentscheid. Schliesslich sorgt die Personalabteilung für die Vertragsunterzeichnung und die Absagen an die restlichen Bewerber. Linie Wer Personalabteilung Bewerber Was 1. Bedarfsmeldung, Personalanforderung 2. Prüfen der Anforderung 3. Stellenbeschreibung 4. Anforderungsprofil 5. Interne Besetzung 6. Externe Suche, Inserat, Berater 7. Inseraterstellung 8. Besprechung des Inserats
1. Planung und Steuerung 7 Linie Wer Personalabteilung Bewerber Was 9. Inserat platzieren: Wann, wo? 10. Eingang der Bewerbungen 11. Vorselektion teilweise schon telefonisch 12. Durchsicht der Bewerbungen 13. Positive Bewerbungen mit Linie besprechen 14. Entscheid über Vorstellungsgespräche 15. Entscheid über Absagen und absagen 16. Bewerber einladen 17. Vorstellungsgespräch 18. Referenzen einholen 19. Entscheid über Einstellung
8 1. Planung und Steuerung Linie Wer Personalabteilung Bewerber Was 20. Brief und Vertrag erstellen und Bewerber zuschicken 21 Unterzeichneter Vertrag zurück 22. Umgang mit restlichen Bewerbern 23. Einarbeitungsplan, erster Arbeitstag 24. Überwachung Einarbeitung 25. Probezeitgespräch 26. Probezeitbeurteilung 27. 28.
1. Planung und Steuerung 9 1.4 Personalkosten senken Die Personalkosten als Kostensenkungspotenzial zu analysieren ist nicht unbedingt beliebt, aber unter Umständen notwendig und auch sinnvoll. Alle in der folgenden Checkliste aufgeführten Aspekte sind dabei zu berücksichtigen. Befund Kriterien Massnahmen i.o. prüfen 1. Keine überqualifizierten Mitarbeiter für eine zu einfache Aufgabe einstellen. i.o. prüfen 2. Bei Überlastungen nicht unbedingt neues Personal einstellen, sondern die Möglichkeiten von Temporärarbeit nutzen oder aber Überstunden anordnen. i.o. prüfen 3. Achten Sie auf eine niedrige Fluk tuation. Eine hohe Fluktuation verursacht zusätzliche Personalkosten durch die Einstellungs- und Freistel lungsverfahren. i.o. prüfen 4. Achten Sie auf ein motivierendes und leistungssteigerndes Arbeitsklima. i.o. prüfen 5. Besetzen Sie nicht jede freigewordene Stelle unbedingt rasch neu. Achten Sie zuerst darauf, ob die Aufgaben anders verteilt werden können. i.o. prüfen 6. Achten Sie auf die Flexibilität der Mitarbeiter und setzen Sie bei Bedarf entsprechende «Springer» ein, die von einer Abteilung in die andere wechseln und die anstehenden Aufgaben wahrnehmen können. i.o. prüfen 7. Achten Sie auf eine Reduktion von Sitzungen und Sitzungsdauer.
10 1. Planung und Steuerung Befund Kriterien Massnahmen i.o. prüfen 8. Legen Sie Wert auf einen sorgfältig erstellten Urlaubsplan, damit nicht Engpässe und damit unnötige Überstunden entstehen. i.o. prüfen 9. Achten Sie auf die Fehlzeiten und führen Sie entsprechende Kontrollen durch. i.o. prüfen 10. Achten Sie bei der Bewerberauswahl unbedingt auf die richtigen Qualifikationen und sorgen sie für eine möglichst rasche Integra tion der Mitarbeiter in den betrieblichen Ablauf. i.o. prüfen 11. Aus- und Weiterbildungsmassnahmen können auch innerbetrieblich kostengünstiger erbracht werden. i.o. prüfen 12.