Anwenderleitfaden Outlook Web Access Seite 1 von 10
Inhaltsverzeichnis 1.0 Ansprechpartner... 3 2.0 Sicherheitsrichtlinien zu Outlook Web Access (OWA)... 4 3.0 Anmelden an Outlook Web Access (OWA)... 5 3.1 Ändern des Passworts nach der ersten Anmeldung... 5 3.2 Signaturen... 7 3.2.1 Sicherheitshinweis zu Signaturen... 7 4.0 Umgang mit E-Mails... 8 4.1 Lesen empfangener E-Mails... 8 4.2 Erstellen und Versand neuer E-Mails... 8 4.3 Erstellen von Ordnern... 9 4.4 Einrichten einer Abwesenheitsnotiz... 9 5.0 Postfächer Dritter/Anderer Benutzer öffnen... 100 Seite 2 von 10
1.0 Ansprechpartner solid IT GmbH Helpdesk Bahnhofstraße 7 74272 Heilbronn Tel.: 07131 39079 40 Fax: 07131 39079 741 Email: helpdesk@solid-it.de Seite 3 von 10
2.0 Sicherheitsrichtlinien zu Outlook Web Access (OWA) - E-Mails nur von sicheren PCs/Laptops ab. Öffentliche Computer, z.b. in Internet-Cafés sind als unsicher einzustufen und nicht für OWA geeignet. - Aus Sicherheitsgründen werden inaktive Benutzer nach einer gewissen Zeit automatisch vom System abgemeldet: - Öffentliche Computer werden nach 10 Minuten Inaktivität abgemeldet - Private Computer werden nach 6 Stunden Inaktivität abgemeldet - E-Mailkennwörter dürfen nicht weiter gegeben werden. - Wenn Sie meinen, jemand kennt Ihr E-Mailkennwort oder hat es in Erfahrung gebracht, ändern Sie es. - Dulden Sie es nicht, dass eine andere Person sich mit Ihrer Identität (Ihrem Benutzernamen/Kennwort) am System anmeldet. - Melden Sie sich nach Beendigung der Arbeit mit OWA immer vom System ab. - Das E-Mailpostfach hat auf dem Server eine gewisse Kapazität zur Verfügung. Dieser Speicherplatz kann nicht überschritten werden. Somit ist eine regelmäßige Löschung der erhaltenen E-Mails unabdingbar. Ist das Postfach voll, können Sie weder E-Mails empfangen noch versenden. Den Status können Sie wie folgt abrufen: - Halten Sie den Mauszeiger für einige Zeit auf Ihrem Postfach - Es erscheint eine Statusanzeige Seite 4 von 10
3.0 Anmelden an Outlook Web Access (OWA) 3.01 Starten Sie den Internet Explorer mit Doppelklick auf das Internet Explorer-Symbol auf dem Desktop 3.02 Geben Sie in der Adresszeile die Adresse von OWA ein: https://webmail.solid-it.de und bestätigen Sie Ihre Eingabe mit der Enter-Taste. 3.03 Geben Sie im Datenfeld Ihre Benutzerdaten (Domäne/Benutzername) ein. Die Zugangsdatenhaben Sie von der solid IT GmbH erhalten. 3.04 Bestätigen Sie Ihre Eingabe entweder mit der Enter-Taste oder indem Sie auf die Schaltfläche Anmelden klicken. 3.05 Mit ausführen der Anmeldung öffnet sich der Posteingangsordner 3.1 Ändern des Passworts nach der ersten Anmeldung Aus Sicherheitsgründen sollten Sie Ihr Passwort nach der ersten Anmeldung ändern. Um es zu ändern klicken Sie unter Optionen auf das Feld Kennwort Seite 5 von 10
ändern. Für die Kennwortrichtlinien gelten mindestens sieben Zeichen, groß und klein-buchstaben und mindestens eine Zahl oder ein Sonderzeichen. Seite 6 von 10
3.2 Signaturen 3.2.1 Sicherheitshinweis zu Signaturen Hinweis: Seit 01.01.2007 gelten für E-Mails die gleichen Regeln wie für Geschäftsbriefe: Sie müssen die gesetzlichen Pflichtangaben über den Absender enthalten. Fehlen diese Informationen in der elektronischen Korrespondenz, drohen Abmahnungen und Bußgelder. Es handelt sich um folgende Pflichtangaben: - Rechtsform - Sitz der Gesellschaft - Registergericht und Handelsregisternummer - alle Geschäftsführer und eventuelle Aufsichtsratsvorsitzende mit 3.2.1 Anlegen ausgeschriebenen einer Signatur Vor- und Zunamen (bei GmbHs) - Unter Optionen auf Nachrichtenoptionen - Unter Nachrichtenoptionen auf E-Mail-Signatur - Nachdem Sie sich eine Signatur erstellt haben, setzen Sie den - Haken in die Option Signatur automatisch in ausgehende - Nachrichten einschließen. - Speichern Sie die Signatur in dem Sie auf das Feld Speichern klicken Seite 7 von 10
4.0 Umgang mit E-Mails 4.1 Lesen empfangener E-Mails - Mit ausführen der Anmeldung öffnet sich der Posteingangsordner - Ungelesene Nachrichten als Fettgedruckt angezeigt - Klicken Sie mit der linken Maustaste auf eine E-Maik um sie im Vorschaufenster anzeigen zu lassen - Klicken Sie doppelt auf die gewünschte E-Mail um sie in einem separatem Fenster anzeigen zu lassen - Dateianhänge lassen sich durch einfaches Anklicken anzeigen oder speichern 4.2 Erstellen und Versand neuer E-Mails - Wenn Sie sich im Posteingang befinden klicken Sie in der Programmoberfläche auf die Neu -Schaltfläche - Es stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung einen oder mehrere Empfänger der E-Mail ein zu tragen: - Klicken Sie auf den Button An um im Globalen Adressbuch oder in Ihren eigenen Kontakten nach E-Mail Empfängern zu suchen. Nachdem Sie die entsprechenden Suchfelder ausgefüllt haben bestätigen Sie mit der Enter -Taste die Selektion um die Suche zu starten. Nun markieren Sie den gewünschten Empfänger und durch klicken auf An in der Schaltfläche werden die Adressen übernommen. Nun können Sie das Suchfenster schließen. - Geben Sie die E-Mail E-Mail Adresse im gewohnten Format in das Empfängerfeld ein. Mehrere Adressen können Sie durch ein Semikolon von einander getrennt werden. - Geben Sie einen Teil des Empfängers ein, wie z.b. musterm und klicken in der Schaltfläche auf Namen überprüfen. Automatisch wird das Globale Adressbuch und die eigenen Kontakte nach dieser Seite 8 von 10
Anfrage durchsucht. Sollte es in mehreren Kontakten Übereinstimmungen geben öffnet sich ein Fenster in dem Sie Ihre Auswahl treffen können. - Das Feld Cc (Carbon Copy; dt. Durchschlag):Bei dem Versand der E-Mail wird an die Adressen, die in das Feld Cc eingetragen wird, eine Kopie der E-Mail gesendet - Das Feld Bcc (Blind Carbon Copy; dt. Blinddurchschlag): Bei dem Versenden der E-Mail wird an die E-Mailadresse, die in Bcc eingetragen wird, eine Kopie der E-Mail gesendet. Diese ist jedoch für andere Empfänger nicht sichtbar. - Das Feld Betreff: Hier können Sie einen Titel für die E-Mail hinterlegen - Dateianhänge können Sie über Anlagen zuordnen. - Im Nachrichtenfenster können Sie über Ihrer Signatur den gewünschten Text eingeben. - Wenn Sie die Nachricht versenden möchten, klicken Sie in der Auswahl auf Senden 4.3 Erstellen von Ordnern - Auf der rechten Seite Ihres Postfaches finden Sie eine Ordnerstruktur. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner in dem Sie einen neuen erstellen möchten und klicken in dem angezeigten Menü auf Neuer Ordner - In das Feld Name tragen Sie die Bezeichnung des Ordners ein und wählen einen Ordnertyp. Durch bestätigen mit OK werden die Änderungen übernommen 4.4 Einrichten einer Abwesenheitsnotiz - Im Menü Optionen auf Abwesenheits-Assistent klicken - Im ersten Menü die Option Automatische Abwesenheitsantwort senden wählen - Geben Sie im folgenden Textfeld die Nachricht ein, die als Antwort an all die jenigen gesendet wird, die Ihnen während Ihrer Abwesenheit E-Mails zu kommen lassen. Seite 9 von 10
5.0 Postfächer anderer Benutzer öffnen Um Postfächer einzublenden muss die Vorraussetzung gegeben sein, dass das Postfach der Person welches Sie einblenden möchten für Sie frei gegeben ist. - Klicken Sie neben Ihrem Namen auf den Abwärtspfeil - Es öffnet sich ein Eingabefeld, in dem Sie den Namen des Users eingeben können, dessen Postfach Sie öffnen möchten. Seite 10 von 10