DMS Dokumete- Maagemet-System
Ihaltsverzeichis 1 Leistugsbeschreibug... 3 2 Itegratio i das Ageda-System... 4 3 Highlights... 5 3.1 Scae, verschlagworte ud archiviere i eiem Arbeitsgag... 5 3.2 Dokumete aus Dokumetvorlage erstelle... 6 3.3 Idividuelle Dokumettype... 7 3.4 DMS-Workflow über Postkörbe... 9 3.5 Dokumete suche ud fide... 10 3.6 Archivierug aller Dokumete auch aus Fremdprogramme... 11 4 Fuktiosübersicht... 12 Autor: Markus Bergeherer DMS Dokumete-Maagemet-System 2
1 Leistugsbeschreibug Mit DMS (Dokumete-Maagemet-System) erstelle ud verwalte Sie Ihre Dokumete i eier eizige Awedug. Das Ablage- ud Orgaisatiossystem ist sehr eifach vo Ihe selbst kofigurierbar ud lässt sich a Ihre idividuelle Aforderuge apasse. Da ei Teil Ihrer Dokumete izwische ur och i elektroischer Form vorliegt (z. B. E-Mails, PDF-Dateie), ist die herkömmliche Papierakte meist uvollstädig. Eie elektroische Akte ka diese Lücke schließe ud sowohl papierbezogee als auch elektroische Dokumete verwalte. Die vollstädige elektroische Akte i eiem System reduziert Suchzeite wesetlich ud erhöht dadurch die Sevicequalität ud die Reaktioszeite gegeüber Ihre Madate oder Kude. Alle Mitarbeiter profitiere vo eiem eiheitliche Wissesstad. Über die Stadard-Schittstelle TWAIN bediet DMS alle gägige Scaer. Dabei werde alle Arbeitsschritte, vom Scae über die Seitetreug bis hi zur Verschlagwortug ud Archivierug, direkt im DMS durchgeführt. Bereits bestehede Dokumete köe Sie über die Importfuktio eizel oder im Stapel importiere. Die MS Outlook-Schittstelle ermöglicht es Ihe, E-Mails per Mausklick aus MS Outlook direkt im DMS zu archiviere. Elektroische Dokumete aus Fremdprogramme köe Sie auch über de DMS-Druckertreiber i PDFs umwadel ud im System ablege. Nebe selbst erstellte Dokumete verwalte Sie i DMS Dokumete jede Dateiformats. Jeder Mitarbeiter hat durch die elektroische Akte de gleiche Wissesstad E-Mails archiviere Sie mit eiem Klick im DMS Sie köe beliebig viele eigee Dokumettype defiiere. Diese Dokumettype orde Sie beutzerdefiierte Schlagwörter zu. Dadurch köe Sie sehr eifach ud ohe extere Cosultig-Leistuge Ihr eigees Ablagesystem erstelle. Madate-, Kude- oder Lieferateakte sowie Bearbeiter werde vo DMS agelegt ud aktualisiert, sobald i eier der adere Ageda- Aweduge etsprechede Date erfasst werde. Dokumete werde i Madate- bzw. Kudeakte mit idividuelle Register abgelegt. Diese Akte etstehe automatisch bei der Neualage vo Adresse. Die vo Ihe defiierte Schlagwörter stehe für weitere Suche, Gruppieruge oder Filterfuktioe zur Verfügug. So erhalte Sie verschiedee Sichtweise auf Ihre Dokumetebestad. Sie köe sich z. B. alle Dokumete eies bestimmte Zeitraums, eies bestimmte Mitarbeiters, eies Aktezeiches, eies Projekts, sowie Kombiatioe daraus azeige lasse. DMS bietet die Möglichkeit, eimal defiierte Filter zu speicher, um diese immer wieder schell zur Had zu habe. Über eie Workflow-Fuktio köe alle Dokumete gaz eifach vo eiem Bearbeiter zum ächste weitergeleitet werde. Jeder Mitarbeiter fidet die ihm zugewiesee Dokumete schell ud eifach i seiem Postkorb. I eiem Allgemeie Postkorb befide sich alle Dokumete, die och keiem Bearbeiter zugeordet wurde. Neue Briefe, Faxe ud E-Mails auf Basis vo Dokumetvorlage erstelle DMS verwaltet icht ur Ihre Dokumete. Über de Fuktiosumfag vieler am Markt erhältlicher Dokumete-Maagemet-Systeme hiaus erstelle Sie mit DMS Briefe, Faxe ud E-Mails schell ud eifach auf Basis vo Dokumetvorlage. Durch die optimale Itegratio i das Ageda-Gesamtsystem fügt DMS dabei über hudert Werte aus adere Ageda-Aweduge, wie beispielsweise die Höhe der ESt-Erstattug, selbststädig i das jeweilige Dokumet ei. Selbstverstädlich werde auch die Madate- ud Kudedate aus der ZMIV, aus CRM oder aus FAKTURA automatisch is Aschreibe itegriert. Über die Workflow-Fuktio Dokumete weiterleite Werte aus adere Aweduge werde i Dokumete eigefügt Bereits mit der Istallatio erhalte Sie vielfältige Stadard-Dokumetvorlage, die Sie idividuell apasse köe. Sie habe zusätzlich die Möglichkeit, Seriebriefe zu drucke ud sogar persoalisierte Serie-E-Mails zu erstelle ud zu versede. Alle erstellte Briefe oder E-Mails werde automatisch im DMS archiviert. DMS Dokumete-Maagemet-System 3
2 Itegratio i das Ageda-System DMS ist voll i das Ageda-Gesamtsystem itegriert, bezieht Date vo adere Aweduge ud stellt Date zur Verfügug. Sie profitiere vo eier kosistete ud flüssige Datehaltug. Der komplette Datebestad ka über das Ageda-Rechezetrum gesichert werde. BENUTZER Beutzerverwaltug Rechteverwaltug für Mitarbeiter Werte für Platzhalter Auswertuge Alle adere Ageda-Programme CRM Kude- ud Lieferatemaagemet Dokumete Stammdate Postausgag FRISTEN Friste ud Bescheide ZMIV Zetrale Madate- ud Istitutiosverwaltug Stammdate des Uterehmes Stammdate des Uterehmes DMS Dokumete- Maagemet-System DMS Dokumete-Maagemet-System 4
3 Highlights 3.1 Scae, verschlagworte ud archiviere i eiem Arbeitsgag Besoders praktisch ist der Import vo eue Dokumete i Ageda DMS. Egal, ob Sie bereits gespeicherte Dateie importiere oder Papierdokumete scae ud gleichzeitig i DMS importiere möchte, die Vorgehesweise ist immer gleich. Ei ageschlosseer Scaer wird automatisch über die TWAIN-Schittstelle vo DMS erkat. We Sie die gewüschte Fuktio i DMS starte, öffet sich ei zweigeteiltes Fester. Liks sehe Sie die zu importierede bzw. zu scaede Dokumete, rechts eie Vorschau der ausgewählte Datei. Sie köe auch mehrere Dateie auf eimal markiere ud die Verschlagwortug im Stapel gleichzeitig für alle Dokumete auf eimal vorehme. DMS Dokumete-Maagemet-System 5
3.2 Dokumete aus Dokumetvorlage erstelle DMS ist icht ur ei Dokumete-Maagemet-System, mit dem Sie Ihre Dokumete optimal archiviere ud verwalte köe. Mit DMS erstelle Sie auch eue Dokumete (Briefe, E-Mails, Faxe) i Ihrem eigee Firmedesig. Mit DMS erstelle Sie auch eue Dokumete Das gesamte Ageda-System stellt Ihe dabei scho über 100 Platzhalter für beispielsweise Adresse, Kommuikatiosdate, Bearbeiter-Iformatioe ud eizele Werte aus de Steuerprogramme zur Verfügug. Das bedeutet, Sie erstelle eifach eie Dokumetvorlage mit diverse Platzhalter ud verwede diese aschließed für alle Madate bzw. Kude. Vorlage reduziere de Zeitaufwad für die Dokumeterstellug erheblich. So köe Sie persoalisierte Dokumete als Serie-Brief oder Serie-E-Mail a mehrere Madate / Kude versede. Ihr Vorteil ist, dass Sie das Dokumet ur eimal mit de ötige Schlagwörter versehe. Das Dokumet wird aschließed automatisch bei jedem eizele Madate / Kude archiviert. Seriebrief gleich a mehrere Madate / Kude versede Brief- oder E-Mail-Vorlage mit bereits hiterlegte Ageda-Platzhalter auswähle Seriebrief Serie-E-Mail DMS Dokumete-Maagemet-System 6
3.3 Idividuelle Dokumettype I DMS sid die wichtigste Dokumettype, wie beispielsweise Posteigag, Postausgag oder Rechug, scho mit de etsprechede Schlagwörter voristalliert. Sie köe beliebig viele eigee Dokumettype mit jeweils idividuelle Schlagwörter defiiere. Dokumettype Schlagwörter DMS Dokumete-Maagemet-System 7
We Sie später ei Dokumet verschlagworte ud archiviere möchte, wähle Sie eifach ur de etsprechede Dokumetetyp aus. Die vordefiierte Schlagwörter, die auszufülle sid, werde Ihe ach Ihre idividuelle Eistelluge agezeigt. I diesem Beispiel wurde der Dokumettyp Werbemaßahme ausgewählt. Daher werde die Schlagwörter Suchwörter, Projekte ud Aktioe aktiv. I diesem Beispiel wurde der Dokumetetyp Vertrag ausgewählt. Daher werde die Schlagwörter Suchwörter ud Aktezeiche aktiv. DMS Dokumete-Maagemet-System 8
3.4 DMS-Workflow über Postkörbe Sobald Sie Bearbeiter i eier der Aweduge erfasse, werde im DMS automatisch Postkörbe für jede Bearbeiter agelegt. Alle Dokumete ohe Zuordug zu eiem Bearbeiter werde zetral im Allgemeie Postkorb gesammelt. Vo dort aus köe sie eiem Bearbeiter zugewiese werde. Er sieht i seiem Postkorb die och uerledigte Dokumete ud ka sie etweder gleich selbst erledige oder a de ächste Bearbeiter übergebe. Über die praktische Notizfuktio ka jeder Bearbeiter wichtige Hiweise zum Dokumet für Kollege erfasse. Verteilug der Dokumete auf die etsprechede Bearbeiter Allgemeier Postkorb ohe Bearbeiterzuordug Verteilug der Dokumete auf die etsprechede Bearbeiter Postkorb vo Bearbeiter Ato Weiterleitug a adere Bearbeiter Postkorb vo Bearbeiteri Berta Erledigt-Kezeiche setze DMS Dokumete-Maagemet-System 9
3.5 Dokumete suche ud fide Durch die itelligete Suche fide Sie alle Dokumete im DMS sekudeschell. Sie köe alle Suchkriterie, wie beispielsweise Madat / Kude, Dokumetetyp, Zeitraum, Bearbeiter, Schlagwörter usw., miteiader i uterschiedlichster Weise kombiiere. Selektioe, die Sie öfter beötige, speicher Sie eifach ab. So brauche Sie die gespeicherte Selektio beim ächste Suchvorgag ur ereut zu öffe ud müsse Ihre Suchkriterie icht eu erfasse. Das spart Ihe viel Zeit. I diesem Suchfester köe Sie Ihre Suchkriterie hiterlege ud damit Dokumete zielsicher fide. DMS Dokumete-Maagemet-System 10
3.6 Archivierug aller Dokumete auch aus Fremdprogramme Über de Ageda-DMS-Drucker verschlagworte ud speicher Sie alle druckbare Dokumete, icht ur aus Ageda, soder auch aus alle adere Aweduge. Alle icht druckbare Dokumete köe Sie über die praktische Import-Fuktio i DMS archiviere. Dokumete aus de Programme MS Word ud MS Excel werde automatisch i DMS verschlagwortet ud gespeichert. E-Mails aus MS Outlook lege Sie über das itegrierte Add-i mit ur eiem Klick im Origial-Format i DMS ab. Die folgede Grafik veraschaulicht die Zusammehäge: Fremdprogramme: z. B.: Zeicheprogramme MS PowerPoit Verwaltugssoftware MS Project Brachesoftware E-Mail-Programme ( MS Outlook) Import aller Dateiformate: z. B.: Videodateie Audiodateie Bilddateie ZIP-Dateie Auto CAD MS Outlook: E-Mail 1 E-Mail 2 E-Mail 3 E-Mail 4 E-Mail a Ageda DMS Ageda DMS-Drucker (i jedem Programm verfügbar) Verschlagworte Verschlagworte Archiviere DMS DMS Dokumete-Maagemet-System 11
4 Fuktiosübersicht Allgemei Netzwerkfähig Mehrbeutzerfähig Mehrkazlei- ud mehrmadatefähig Als Steuerkazlei verwalte Sie Dokumete für Madate aus mehrere Kazleie. Als Uterehme verwalte Sie Dokumete aus verschiedee Firme oder Tochtergesellschafte. Erstelle vo MS Office-Dokumete ud E-Mails Verwalte vo Dokumete aller Dateiarte i eiem System DMS uterstützt alle Phase des Dokumet-Lebeszyklus (Erstelle, Bearbeite, Archiviere, Recherchiere, Papierkorb, Lösche). Durch die Itegratio is Ageda-Gesamtsystem habe Sie sämtliche Uterehmesiformatioe zuverlässig im Griff. Die vielfältige Apassugsmöglichkeite erlaube eie ahtlose Itegratio i die bestehede Arbeitsabläufe. Scae ud Archiviere Scae vo Dokumete Asteuerug aller gägige Scaer ud Kameras über stadardisierte TWAIN-Schittstelle direkt aus DMS Eizel- oder Stapel-Scae, Seitetreug, verschlagworte ud archiviere i eiem Arbeitsgag Filter zur Reduzierug des Bildrausches Scae i schwarz-weiß oder farbig Import vo Dokumete Stadard-Importverzeichis eistellbar Eizelimport ud Stapelimport vieler Dokumete i eiem Arbeitsgag Import ud Verwaltug beliebiger Dokumet- / Dateiformate Verschlagwortug wahlweise im Stapel oder für jedes Dokumet eizel Der DMS-Druckertreiber ermöglicht die Ablage jedes druckbare Dokumets aus Fremdprogramme im für Lagzeitarchivierug besoders geeigete PDF- / A-Format E-Mail-Ablage ud Verschlagwortug über eie Schaltfläche direkt aus Outlook I MS Word oder MS Excel erstellte Dokumete werde automatisch im DMS verschlagwortet ud gespeichert. Erstelle (Eizel- / Serie-Dokumet / PDF) Erstelle vo Eizel- ud Seriebriefe ahad vo Dokumetvorlage Dokumetvorlage Vorlage reduziere de Zeitaufwad bei der Neuerstellug vo Dokumete erheblich ud ermögliche kazlei- / uterehmesweit ei eiheitliches Desig (CD) für ausgehede Dokumete. Häufig verwedete Dokumetvorlage für Briefe, Faxe ud E-Mails werde mitistalliert ud brauche ur och idividuell agepasst werde. Befülle vo mehr als 100 Platzhalter aus de adere Ageda-Aweduge (z. B. Kazleiaschrift, Madateaschrift, Kude- / Lieferateaschrifte, Bearbeiteriformatioe, div. Kotaktdate, Werte aus de Steuerprogramme) Import vo eigee Dokumetvorlage Platzhalterassistet zum Setze vo Platzhalter i die eigee Dokumetvorlage Dokumetvorlage köe für MS Word, MS Excel, MS Outlook ud im eutrale RTF-Format verwaltet werde. Vorbelegug der Dokumetbezeichug mit der Bezeichug der verwedete Vorlage Erstelle ud archiviere vo persoalisierte Eizel- ud Seriebriefe Erstelle, versede ud archiviere vo persoalisierte Eizel- ud Serie-E-Mails Kopiere vo Dokumete Platzhalter für die Date vo Uteradresse (z. B. ID-Nr. des Ehegatte oder Name eies Asprechparters) Beatworte -Fuktio i der Postkorb-Asicht Suche ud Fide Verlaufsliste zur Azeige der letzte füf geöffete Madate oder Kude Eisortierug der Dokumete i Madateorder (bzw. Kude- / Lieferateorder) mit Register ud beutzerdefiierte Schlagwörter Madate-, bzw. kudeübergreifede Selektio thematisch zusammegehöriger Dokumete (z. B. ach Aktezeiche oder Projektummer) Speicherbare Filterdefiitioe je Beutzer / für alle Beutzer Suche über alle Ageda- ud beutzerdefiierte Schlagwörter Workflow Workflow-Fuktioalität mit Postkörbe für Bearbeiter Weiterleitug vo Dokumete zum achfolgede Bearbeiter Allgemeier Postkorb für uerledigte Dokumete ohe Bearbeiterzuordug Notizfuktio zu de Dokumete für de jeweilige Bearbeiter Die Postkörbe für Bearbeiter werde automatisch eigerichtet, sobald etsprechede Bearbeiter-Date i ZMIV, CRM oder FAKTURA vorhade sid. DMS Dokumete-Maagemet-System 12
Ablage- ud Orgaisatiossytem Registerverwaltug Alage vo beliebig viele eigee Register zur Ablage der Dokumete Kurz- ud Lagbezeichug der Register Idividuelle Reihefolge der Register zur Apassug des elektroische Akteorders a de Papier-Akteorder Schlagwortverwaltug Sechs idividuelle Schlagwörter uterschiedlicher Datetype (Text, Zahl, Datum, Listeauswahlfeld) Über die Schlagwörter köe durch Gruppiere mehrere Ebee vo Uterregister erstellt werde. Dokumettypverwaltug Die wichtigste Dokumettype (z. B. Posteigag, Postausgag, Rechug) mit de etsprechede Schlagwörter werde bereits voristalliert. Sie köe beliebig viele eigee Dokumettype mit jeweils idividuelle Schlagwörter selbst defiiere. Dokumeteigeschafte Die Kombiatio aus Dokumettype, fest defiierte Ageda-Schlagwörter ud beut zerdefiierte Schlagwörter ermöglicht eie optimale Apassug a die kazleiitere bzw. betriebliche Erforderisse. Dokumeteverwaltug Komfortfuktio zum Versede vo Dokumete per E-Mail Verwaltug aller gägige Dateitype ud -formate Aufruf der Dokumete mit der ursprügliche Awedug auch bei Fremdprogramme Lösche vo Dokumete mit Papierkorbfuktio Dokumete köe wiederhergestellt werde Löschprotokoll mit Zeitstempel ud Agabe zum Bearbeiter Übersichtliche Ablage i automatisch agelegte Madate- oder Kudeakte Verwaltug vo Dokumete auch ohe Madate- oder Kudebezug Strukturierte, madate- ud kudeübergreifede Zuordug vo Dokumete zu Aktezeiche, Projekte, Vorgäge usw. Speicher ud Rechteverwaltug Schutz der Dokumete vor uerlaubtem Zugriff Itegratio der Widows-Beutzerverwaltug zur Steuerug des Dokumet-Zugriffs auf Madate bzw. Kude- / Lieferateebee Ageda BENUTZER zur Steuerug des Zugriffs auf Programmfuktioe Verwaltug der Dokumeteigeschafte im hochperformate Cliet / Server ADS-Datebak-Maagemet-System - Dadurch ist eie hohe Verarbeitugsgeschwidigkeit auch bei große Datemege möglich. Dateiablage i eizele Widows- Order je Madat bzw. Kude ud zeitabhägige Uterorder Verwaltug eier ahezu ubegrezte Azahl vo Dokumete Schelle Zugriffszeite auf Dokumete auch bei hoher Dokumeteazahl Fuktio zum Sicher ud Wiedereilese des gesamte Dokumetebestades Auswertuge Auswertug der Dokumete ach alle vorhadee Schlagwörter über selbst defiierbare Liste im Listedesiger Export der idividuell erstellte Auswertuge i mehrere Dateiformate (MS Word, MS Excel, PDF, html, CSV) Ageda-Systemumgebug Allgemei Schaltfläche zur Erstellug euer Dokumete a viele Stelle i verschiedee Ageda-Aweduge Zugriff über Platzhalter i de Dokumete auf über 100 verschiedee Datefelder aus alle Ageda- Aweduge (z. B. Briefaschrifte, Arede, Steuerummer, Steuerachzahluge, Bearbeiteriformatioe) CRM ud Ageda FAKTURA Für eue Kude, Lieferate oder sostige Adresse werde automatisch etsprechede Akteorder im DMS erstellt. I CRM stehe alle archivierte Dokumete kude- / lieferatebezoge sofort zur Azeige, Weiterverabeitug oder Neualage zur Verfügug. Vorgagsbezogee Dokumete werde automatisch mit de i CRM agelegte Kotakte (z. B. Iteressetegespräche, Reklamatioe, Bestelluge usw.) verbude. ZMIV Für eue Madate werde automatisch etsprechede Akteorder im DMS erstellt. FRISTEN Die eu erstellte Dokumete für die Awedug FRISTEN werde zum Import i de Pukt Postausgäge bearbeite bereitgestellt. Schittstelle zu Fremdprogramme MS Office-Itegratio Dokumetvorlage für MS Word, MS Excel, MS Outlook Ablage ud Verschlagwortug vo Dokumete beim Neualege ud Speicher vo Dokumete direkt i MS Word ud MS Excel Direktablage ud Verschlagwortug vo E-Mails aus MS Outlook DMS Dokumete-Maagemet-System 13
Exportfuktioe Stadard-Exportverzeichis eistellbar Der Export erfolgt mit Klartext-Dateiame ud Kazlei, Madate- ud ggf. Kudeummer. Export aller Dokumete-Schlagwörter i eiem eutrale Dateformat (CSV) zum Import ud zur Weiterverarbeitug i Fremdsysteme Export eizeler oder aller Dokumete i eiem Arbeitsgag Etspricht GDPdU-Grudsätze durch Exportfuktioe aller Dokumeteigeschafte Ageda-Software Iformatioe & Kotakt Weitere Iformatioe auf userer Website ageda-software.de Software für Steuerberater Iformatioe über Ageda Software für Buchhalter Software für Uterehme Habe Sie Frage? Wir sid für Sie da. Telefo: 08031 2561-432 E-Mail: salesageda-software.de DMS Dokumete-Maagemet-System 14
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