SVcompact Schnell und sicher durch die Sozialversicherung Maschinelles Meldeverfahren im Überblick
Vorwort Unser System der sozialen Sicherung umfasst mehrere Versicherungsträger. Allen gemein ist, dass sie ihren Mitgliedern unterschiedlichste Leistungen zur Verfügung stellen. Damit dies überhaupt möglich wird, benötigen die Sozialversicherungsträger von den Unternehmen Informationen über die bei ihnen beschäftigten Arbeitnehmer. Daher sind von allen Arbeitgebern für ihre Mitarbeiter Meldungen zu erstatten. Gesetzliche Grundlage für das Meldeverfahren ist die Datenerfassungsund -übermittlungsverordnung (DEÜV). Dabei sind seit einigen hren Meldungen, die der Arbeitgeber für seine sozialversicherungspflichtigen Beschäftigten abzu geben hat, nur noch als gesicherte und verschlüsselte elektronische Daten vom Arbeitgeber an die zuständige Datenannahmestelle zu übermitteln. Die wichtigsten Informationen zum maschinellen Meldeverfahren finden Sie in dieser Broschüre. Die Redaktion Herausgeber und Verlag: ip inside partner Werbeagentur und Verlag GmbH Am Bahndamm 9 48739 Legden Telefon (0 25 66) 93399-0 Telefax (025 66) 93399-99 info@inside-partner.de www.inside-partner.de Stand: nuar 2013 Alle Angaben nach bestem Wissen und Gewissen, jedoch ohne Gewähr. ip inside partner Alle Rechte vorbehalten. Gedruckt auf chlorfrei gebleichtem Papier. 2
Inhalt 1 Voraussetzung für das maschinelle Meldeverfahren 4 2 sv.net die elektronische Ausfüllhilfe 4 2.1 sv.net/online 5 2.2 sv.net/classic 5 2.3 Die richtige Produktwahl 6 2.3.1 Gemeinsamkeiten beider Programme 6 2.3.2 sv.net/online 6 2.3.3 sv.net/classic 7 2.4 Kosten 7 3 Meldetatbestände 8 3.1 GKV-Monatsmeldung für Mehrfachbeschäftigte 8 3.1.1 Gleitzone 9 3.1.2 Rückmeldung des Gesamtarbeitsentgelts 9 3.1.3 Altersteilzeit 10 3.1.4 Beitragsgruppen und Rechtskreis 10 4 Meldefristen 11 5 Daten der Unfallversicherung 13 5.1 Datenbaustein DBUV 13 5.2 Welche Meldungen erfordern den Datenbaustein DBUV? 13 6 Sofortmeldung vor Arbeitsaufnahme 14 6.1 Meldefrist und Meldeweg 14 6.2 Folgen unterlassener Sofortmeldungen 14 7 Meldeverfahren Sozialausgleich 15 3
1 Voraussetzung für das maschinelle Meldeverfahren Die Abgabe von Meldungen erfolgt durch Datenübertragung oder mittels maschinell erstellter Ausfüllhilfen. Voraussetzung für die Erstattung der Meldungen im automatisierten Verfahren ist insbesondere, dass die Daten über die Beschäftigungszeiten und die Höhe der beitragspflichtigen Bruttoarbeitsentgelte aus maschinell geführten Entgeltunterlagen stammen und die Arbeiten ordnungsgemäß durchgeführt werden. Die den Meldungen zugrunde liegenden Tatbestände müssen maschinell erkannt werden. Ob die eingesetzte Software die Voraussetzungen für eine Teilnahme am elektronischen Datenaustausch erfüllt, wird im Rahmen einer System untersuchung festgestellt. Dazu muss sich der Software-Ersteller an die Informationstechnische Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung GmbH (ITSG), Seligenstädter Grund 11, 63150 Heusenstamm, wenden. Ein Pflichtenheft zu den inhaltlichen Anforderungen an die Software steht in der jeweils aktuellen Fassung zum kostenlosen Download im Internet unter www.gkv-ag.de zur Verfügung. 2 sv.net die elektronische Ausfüllhilfe Arbeitgeber, die kein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm einsetzen, müssen die Meldungen zur Sozialversicherung mittels systemgeprüfter maschineller Ausfüllhilfen an die Datenannahmestellen übermitteln. Ein hierfür bestens geeignetes Programm steht den Arbeitgebern kostenfrei zur Verfügung sv.net ( Sozialversicherung im Internet ). Diese maschinelle Ausfüllhilfe wurde von den Krankenkassen zusammen mit der ITSG entwickelt und unterstützt den Arbeitgeber dabei, die erforderlichen Meldungen manuell zu erfassen und sicher elektronisch an die Krankenkassen zu übermitteln. Umfangreiche Informationen zum sv.net finden Arbeitgeber unter www.itsg.de/svnet. 4
Wichtig: sv.net ist kein Ersatz für ein Entgeltabrechnungsprogramm. Die Entgelte sowie die Sozialversicherungs- und Steueranteile werden nicht errechnet. Das Produkt konkurriert also nicht mit ggf. vorhandenen Anwendungen, sondern bietet die Möglichkeit, Meldungen und Beitragsnachweise manuell zu erstellen und via Internet an die Krankenkassen zu übermitteln. Der Arbeitgeber kann zwei unterschiedliche Varianten von sv.net nutzen sv.net/online sowie sv.net/classic. 2.1 sv.net/online Hierbei handelt es sich um eine vom Betriebssystem unabhängige Internetanwendung mit deren Hilfe Arbeitgeber mittels ihrer Betriebsnummer Sozialversicherungsmeldungen, Beitragsnachweise und Entgeltbescheinigungen schnell und kostenfrei online erstellen und an die gesetzlichen Krankenkassen übermitteln können. Umfangreiche Plausibilitätsprüfungen werden während der Erstellung durchgeführt. Es erfolgt keine Installation des Programms, da die Anwendung direkt im Internet unter der Adresse https://www.gkvnet-ag.de/svnet-online/ gestartet werden kann. 2.2 sv.net/classic Die Alternative zum sv.net/online heißt sv.net/classic. Hierbei handelt es sich um eine auf MS Windows-PCs lokal zu installierende Anwendung, die der Arbeitgeber aus dem Internet herunterladen kann. Nach Eingabe der Personaldaten werden alle für die Meldungen zur Sozialversicherung (An- und Abmeldungen, hresmeldungen usw.) sowie für Beitragsnachweise relevanten Beschäftigungsdaten von sv.net/classic verwaltet. Dadurch wird bei der Erstellung der Sozialversicherungsmeldungen die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung anhand der individuellen Beschäftigungsverhältnisse automatisch vorgenommen. Die Meldungen werden nach der Erstellung ausschließlich via Internet an die Krankenkassen übermittelt. Ein eigener Internetanschluss ist daher zwingend erforderlich. Aufgrund der Verpflichtung zur elektronischen Abgabe von Meldungen und Beitragsnachweisen wird die Ausgabe von Papier belegen nicht mehr unterstützt. 5
Das Produkt ist mandantenfähig, d. h. es unterstützt bei der Erstellung der Meldungen die Verwendung von unterschiedlichen Betriebsnummern. 2.3 Die richtige Produktwahl 2.3.1 Gemeinsamkeiten beider Programme In beiden Varianten stehen alle relevanten Schlüsselverzeichnisse zur Verfügung, also insbesondere der Tätigkeitsschlüssel der Bundesagentur für Arbeit, der Beitragsgruppenschlüssel, der Personengruppenschlüssel und die Meldegründe. Die classic-version bietet zusätzlich die Möglichkeit, Erstattungsanträge nach dem AAG am Computer auszufüllen und elektronisch übermittelt. Außerdem steht ein Fristenrechner zur Bestimmung von Fristen z. B. im Mutterschutzrecht zur Verfügung. 2.3.2 sv.net/online Wer eher selten eine Meldung abzugeben hat, für den ist die Variante sv.net/ online die richtige. Hierbei handelt es sich um eine reine Internetanwendung. Eine Installation des Programms ist nicht erforderlich, da die Anwendung direkt im Internet gestartet wird. sv.net/online bietet die zurzeit schnellste Möglichkeit, Sozialversicherungsdaten online zu bearbeiten bzw. zu verwalten. Um einen Überblick über die Online-Aktivitäten zu haben, erhält der Arbeitgeber nach Übermittlung der Daten an die zuständige Krankenkasse einen Beleg über die Meldungen/ Beitragsnachweise als PDF-Datei. Außerdem können sämtliche Vorgänge ausgedruckt werden. Allerdings können keine Personaldaten für zukünftige Erfassungen zwischengespeichert werden, sodass bei einer neuen Meldung für denselben Arbeitnehmer die persönlichen Daten erneut eingegeben werden müssen. 6
2.3.3 sv.net/classic sv.net/classic muss lokal, d. h. auf der Festplatte des PCs installiert werden. Es ist komfortabler als sv.net/online. Alle bereits eingegebenen Daten werden abgespeichert. In jeder Funktion kann auf diese Daten zugegriffen werden. Darüber hinaus führt sv.net/classic automatisch eine sozialversicherungsrechtliche Beurteilung anhand der individuellen Beschäftigungsverhältnisse durch. sv.net/online und sv.net/classic im Vergleich Vorgang sv.net/online sv.net/classic Geeignet für das maschinelle Meldeund Beitragsnachweisverfahren Meldung zur Sozialversicherung für die Mitglieder der Krankenkassen Beitragsnachweis für die Mitglieder der Krankenkassen Speichern der erstellten Dokumente/Formulare Erfassen/Speichern von Personaldaten, Beschäftigungszeiten Mandantenfähigkeit (mehrere Betriebe verwalten) Nein (nur Ausdruck) Nein Nein Versicherungsrechtliche Beurteilung Nein 2.4 Kosten sv.net/classic und sv.net/online ist für die Arbeitgeber zurzeit kostenfrei. Es fallen lediglich die üblichen Verbindungsentgelte für den Zugang ins Internet bzw. für den Versand und die Annahme von E-Mails an. 7
3 Meldetatbestände Die Arbeitgeber müssen für jeden in der Kranken-, Pflege-, Renten- oder Arbeitslosenversicherung kraft Gesetzes versicherten Beschäftigten und für jeden geringfügig Beschäftigten zu folgenden Anlässen eine Meldung erstatten: Aufnahme einer Beschäftigung in bestimmten Wirtschaftszweigen (Sofortmeldung), Aufnahme einer weiteren Beschäftigung (GKV-Monatsmeldung) Beginn und Ende der Beschäftigung, Änderung der Beitragspflicht, Wechsel der Krankenkasse (Einzugsstelle), Unterbrechung der Beschäftigung oder Entgeltzahlung, Auflösung des Arbeitsverhältnisses, hresentgelt für jeden Beschäftigten, einmalig gezahltes Arbeitsentgelt, sofern es nicht in einer Meldung aus anderem Anlass erfasst wird, beitragspflichtige Einnahme im Rahmen des Rentenantragsverfahrens, Beginn und Ende der Berufsausbildung, Wechsel von einer Betriebsstätte im Beitrittsgebiet zu einer Betriebsstätte im übrigen Bundesgebiet oder umgekehrt (Änderung des Rechtskreises), Beginn und Ende der Altersteilzeitarbeit, Wechsel von einer geringfügigen in eine versicherungspflichtige Beschäftigung oder umgekehrt. 3.1 GKV-Monatsmeldung für Mehrfachbeschäftigte Seit dem 01.01.2012 müssen Arbeitgeber für Mehrfachbeschäftigte eine so genannte GKV-Monatsmeldung mit dem Abgabegrund 58 an die zuständige Krankenkasse übermitteln. Diese GKV-Monatsmeldung muss auch dann abgegeben werden, wenn sich zum Vormonat keine Veränderungen ergeben haben. Sie entfällt, sobald der Arbeitnehmer keine weiteren versicherungspflichtigen Beschäftigungsverhältnisse mehr ausübt. Nach Eingang der GKV-Monatsmeldung prüft die Krankenkasse, ob das Gesamtentgelt des Mehrfachbeschäftigten innerhalb der Gleitzone oder oberhalb der Beitragsbemessungsgrenze liegt. Einmal jährlich (bis zum 30.04. des folgenden hres für 2012 also bis zum 30.04.2013) sollte die Kran- 8
kenkasse dann im Dialogverfahren die Daten zurückmelden, die der Arbeitgeber zur korrekten Beitragsberechnung für seinen mehrfachbeschäftigte Arbeitnehmer mit Entgelten innerhalb der Gleitzone oder bei Entgelten über der Beitragsbemessungsgrenze benötigt. Im Zusammenhang mit der Einführung einer nun monatlichen Rückmeldung der Krankenkassen zum 01.01.2013 wurde beschlossen, dieses einmalige hres-meldeverfahren für 2012 nicht durchzuführen. Auch an weiteren Stellen ist es zum 01.01.2013 zu Änderungen gekommen. Diese werden im Folgenden beschrieben. 3.1.1 Gleitzone Für die Anwendung der Gleitzone kommt es bei Sonderzahlungen (z. B. Urlaubs- oder Weihnachtsgeld) darauf an, ob diese als regelmäßig gelten. Bislang konnten die Krankenkassen nicht zweifelsfrei erkennen, ob es sich bei einer Sonderzahlung um eine regelmäßige Zahlung handelt und somit die Gleitzonenregelung nicht richtig überprüfen. Aus diesem Grund wurde zum 01.01.2013 das Feld regelmäßiges hresentgelt eingeführt. Diese Angabe wird dann erforderlich, wenn vom Arbeitgeber das Feld Gleitzone mit 1 (Arbeitsentgelt innerhalb der Gleitzone) gekennzeichnet wird. In der Gleitzonenmeldung der Krankenkasse an die Arbeitgeber wurde zudem ein zusätzliches Feld über die maßgeblichen Sozialversicherungstage (SV-Tage) eingefügt. Diese Angabe wird vom Arbeitgeber für eine korrekte Beitragsberechnung benötigt, wenn die Beschäftigung im Laufe eines Monats beginnt oder endet. 3.1.2 Rückmeldung des Gesamtarbeitsentgelts Seit dem 01.01.2013 informiert die Krankenkasse den Arbeitgeber darüber, ob die in einem Kalendermonat erzielten laufenden Arbeitsentgelte aus den versicherungspflichtigen Beschäftigungsverhältnissen eines Mehrfachbeschäftigten insgesamt die Beitragsbemessungsgrenze (BBG) überschreiten. Eine Meldung an den Arbeitgeber erfolgt immer dann, wenn die maßgebliche Beitragsbemessungsgrenze mindestens eines Sozialversicherungszweigs überschritten wird. Die Krankenkasse übermittelt dann die Summe der laufenden beitragspflichtigen Arbeitsentgelte (Gesamtarbeitsentgelt) an alle 9
Arbeitgeber auch in den anderen Versicherungszweigen, in denen die BBG nicht überschritten wird. So können auch die Fälle berücksichtigt werden, in denen in einzelnen Versicherungszweigen unterschiedliche beitragsrechtliche Regelungen gelten, z. B. bei Kurzarbeit oder Altersteilzeit. 3.1.3 Altersteilzeit Sofern Arbeitsentgelt aus Altersteilzeitarbeit vorliegt, gelten besondere Regelungen für die Ermittlung der beitragspflichtigen Einnahmen. Dazu wurde das Feld Beitragsbemessungsgrundlage Entgelt Altersteilzeit in die GKV- Monatsmeldung aufgenommen. Arbeitgeber müssen diese Angabe in allen Meldesachverhalten der GKV-Monatsmeldung mit Berücksichtigung von Altersteilzeit machen. 3.1.4 Beitragsgruppen und Rechtskreis Zudem wurde die Monatsmeldung noch um die Beitragsgruppen und ein Kennzeichen Rechtskreis erweitert. Durch diese Berücksichtigung sämtlicher maßgeblicher Informationen in der GKV-Monatsmeldung kann eine Rückmeldung der Krankenkassen erfolgen, ohne weitere Unterlagen (z. B. den Meldebestand) heranziehen zu müssen. 10
4 Meldefristen Übersicht über Meldegründe und -fristen: Anmeldung Abmeldung Unterbrechungsmeldung hresmeldung Sofortmeldung Sondermeldung (Einmalzahlung) GKV-Monatsmeldung Sonstige Meldungen (z. B. BGR-Wechsel) Mit der ersten Lohn- oder Gehaltsabrechnung, spätestens 6 Wochen nach Beginn der Beschäftigung Mit der nächsten Lohn- oder Gehaltsabrechnung, spätestens 6 Wochen nach Beendigung der Beschäftigung 2 Wochen nach Ablauf des ersten vollen Kalender monats der Unterbrechung Mit der ersten Lohn- oder Gehaltsabrechnung nach dem 31.12., spätestens am 15.04. des Folgejahres Spätestens bei Aufnahme des Beschäftigungsverhältnisses Mit der nächsten Lohn- oder Gehaltsabrechnung, spätestens innerhalb von 6 Wochen Spätestens innerhalb von 6 Wochen nach dem Beginn des Bezugs bzw. nachdem der Arbeitgeber über den Bezug weiterer beitragspflichtiger Einnahmen Kenntnis erlangt hat Mit der nächsten Lohn- oder Gehaltsabrechnung, spätestens innerhalb von 6 Wochen Änderungen des Namens der Staatsangehörigkeit der Anschrift Stornierung einer Meldung Unverzüglich Mit der nächsten Unterbrechungsmeldung, Abmeldung oder hresmeldung 11
Die folgenden Beispiele sollen die Meldefristen verdeutlichen: Beispiel 1: Beginn der Beschäftigung zum 02.01.2013. Der Arbeitgeber (AG) erstellt die Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung am letzten Arbeitstag des Monats. Der AG hat eine Anmeldung mit Abgabegrund 10 am 31.01.2013 vorzunehmen. Beispiel 2: hresmeldung für das hr 2012. Der AG erstellt die Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung am 4. für den Vormonat. Der AG hat die hresmeldung mit Abgabegrund 50 am 04.01.2013, spätestens am 15.04.2013 vorzunehmen. Beispiel 3: Der Arbeitnehmer bezieht vom 15.02.2013 bis 10.06.2013 Krankengeld. Der AG hat eine Unterbrechungsmeldung zum 14.02.2013 mit Abgabegrund 51 vorzunehmen. Die Meldung hat spätestens bis zum 15.04.2013 zu erfolgen (14.04.2013 = Sonntag). Beispiel 4: Das Beschäftigungsverhältnis endet am 03.01.2013. Der AG erstellt die Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung alle zwei Monate. Die nächste Abrechnung erfolgt am 25.02.2013. Der AG hat eine Abmeldung zum 03.01.2013 mit Abgabegrund 30 spätestens bis zum 14.02.2013 vorzunehmen (sechs Wochen nach Beschäftigungsende). 12
5 Daten der Unfallversicherung Mit dem Gesetz zur Modernisierung der gesetzlichen Unfallversicherung (Unfallversicherungsmodernisierungsgesetz UVMG) wurde das DEÜV-Meldeverfahren um Angaben der Unfallversicherung (UV) erweitert. Hintergrund ist die Verlagerung der Betriebsprüfung von den Berufsgenossenschaften auf die Deutsche Rentenversicherung Anfang 2010. 5.1 Datenbaustein DBUV Damit eine Überprüfung der Beitragszahlung an die Unfallversicherung möglich ist, sind in allen Entgeltmeldungen mittels Datenbaustein Unfallversicherung (DBUV) folgende Daten zusätzlich an die Einzugsstellen zu übermitteln: Betriebsnummer des zuständigen Unfallversicherungsträgers Mitgliedsnummer des Unternehmens Gefahrtarifstelle Entgelt im Sinne der Unfallversicherung Arbeitsstunden Die meisten dieser Daten finden Arbeitgeber in den Dokumenten der Unfallversicherungsträger beispielsweise im sogenannten Zuständigkeitsbescheid sowie im Veranlagungs- oder Beitragsbescheid. 5.2 Welche Meldungen erfordern den Datenbaustein DBUV? Der Datenbaustein DBUV ist grundsätzlich bei jeder Entgeltmeldung mitzuliefern. Folgende Meldungen müssen ihn enthalten: hresmeldungen (Meldegrund 50) Unterbrechungsmeldungen (Meldegründe 51 53) sonstige Entgeltmeldungen (Meldegründe 54 58) Abmeldungen (Meldegründe 30 49) Meldungen in Insolvenzfällen (Meldegründe 70 72) 13
6 Sofortmeldung vor Arbeitsaufnahme In den Branchen, die der Mitführungs- und Vorlagepflicht von Ausweispapieren unterliegen, besteht gleichzeitig die Pflicht zur Abgabe von Sofortmeldungen. Hierbei handelt es sich um folgende Branchen: Baugewerbe Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe Personenbeförderungsgewerbe Speditions-, Transport- und das damit verbundene Logistikgewerbe Schaustellergewerbe Unternehmen der Forstwirtschaft Gebäudereinigungsgewerbe Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen Fleischwirtschaft 6.1 Meldefrist und Meldeweg Der Arbeitgeber muss die Sofortmeldung spätestens bei Beschäftigungsaufnahme abgeben. Die Meldung wird mittels des Datenbausteins Sofortmeldung (DBSO) und dem Meldegrund 20 über das DEÜV-Verfahren unmittelbar der Datenstelle der Träger der Rentenversicherung (DSRV) zugeleitet. 6.2 Folgen unterlassener Sofortmeldungen Erfolgt keine Meldung, ist dies zuerst einmal ein Verstoß gegen die Meldepflicht und kann mit einem Bußgeld von bis zu 25.000,00 Euro geahndet werden. Darüber hinaus besteht bei Unterlassung der Sofortmeldung im Fall einer Prüfung der Verdacht auf Schwarzarbeit. In diesen Fällen kann es neben strafrechtlichen Konsequenzen für das Unternehmen zur Nachzahlung von Steuern und Beiträgen sowie zu Säumniszuschlägen kommen. 14
7 Meldeverfahren Sozialausgleich Anfang 2011 ist die Finanzreform der Gesetzlichen Krankenversicherung (GKV- FinG) in Kraft getreten. Im Rahmen dieses Gesetzes wurde der Krankenversicherungs-Beitragssatz festgeschrieben. Falls die Zuweisungen aus dem Gesundheitsfonds nicht ausreichen, muss die betroffene Krankenkasse einen Zusatzbeitrag erheben, der allein vom Mitglied zu tragen ist. Damit durch diesen Zusatzbeitrag niemand finanziell überfordert wird, wurde zeitgleich ein steuerfinanzierter Sozialausgleich eingeführt. Um diesen durchführen zu können, benötigen die Krankenkassen Informationen aus dem Beschäftigungsverhältnis. Diese Informationen sollen durch ein erweitertes Meldeverfahren zwischen Arbeitgeber und Krankenkassen ausgetauscht werden. Eine zentrale Rolle spielen dabei die GKV-Monatsmeldung für genau definierte Personenkreise und die Rückmeldung der Krankenkasse. Ende 2011 hatte man sich allerdings darauf verständigt, dass dieses im Zusammenhang mit dem Sozialausgleich stehende Meldeverfahren nur in den hren stattfindet, in denen es überhaupt zu einem Sozialausgleich kommen kann. Da dieser nach 2011 und 2012 auch 2013 nicht zum Tragen kommt, findet auch das entsprechende Meldeverfahren erneut keine Anwendung. Hiervon ausdrücklich ausgenommen ist jedoch die unter Punkt 3.1. beschriebene GKV-Monatsmeldung für Mehrfachbeschäftigte. 15
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