Übung (EDL 1) Lektion "Erstellen einer Präsentation" Mit Präsentationsprogrammen können Folien für Vorträge, Referate oder Schulungen gestaltet werden. Die erstellten Folien können auf Papier oder Overhead-Folien ausgedruckt, oder als Bildschirmpräsentation per Laptop und Projektor vorgeführt werden. Neben dem Marktführer Microsoft PowerPoint gibt es noch weitere Programme wie z.b. OpenOffice oder Corel Presentations. Für diese Übung verwenden wir Microsoft Powerpoint 2002. Die gezeigten Arbeitsprinzipien lassen sich aber auch auf andere Programme übertragen. Ziel dieser Übung ist es, grundlegende Arbeitsschritte zur Erstellung und Vorführung einer Bildschirmpräsentation kennen zu lernen. Gliederung der Übung: Vorbereitung Schnelleinstieg Neue Präsentation erstellen Entwurfsvorlagen Master Hinweise Vorbereitung Kopieren Sie die für Sie vorbereitete Datei auf Ihre Festplatte oder einen Datenträger (Diskette, Memory Stick). Die Datei steht im Modul "Grundlagen" der EDL-Website zum Download bereit (ZIP-Datei). Entpacken Sie die Übungsdatei aus der ZIP-Datei in Ihr Arbeitsverzeichnis. Falls kein Entpackungsprogramm auf Ihrem Rechner installiert ist, finden Sie auf der EDL-Website auf der Seite Voraussetzung im Bereich "EDL Info" Hinweise zum Download eines solchen Programms. Schnelleinstieg Starten Sie das Programm Powerpoint 2002 1
Hinweis: Abhängig von Programmversion und Starteinstellungen kann das Fenster variieren Nach dem Start des Programms PowerPoint erscheint das Powerpoint Anwendungsfenster. Dieses Fenster enthält die Windows Standardelemente wie Menü-, Symbol-, und Statusleiste mit bekannten Windows-Befehlen und zusätzlichen Befehlen für Powerpoint. Ergänzend findet sich bei Powerpoint im unteren Bereich des Fensters die Symbolleiste Zeichnen mit den wichtigsten Befehle für die Zeichnungserstellung. Wichtige Bereiche des PowerPoint Anwendungsfenster: 1.) Das Register besteht aus dem Register Folien mit einer Übersicht der verwendeten Folien, Designs oder Layouts und dem Register Gliederung mit einer Übersicht der Textinformationen. Unterhalb des Registers befindet sich die Ansichtssteuerung mit der zwischen verschiedenen Ansichten des PowerPoint Fensters gewechselt werden kann. 2.) Im Folienfenster wird die jeweils aktuelle Folie bearbeitet 3.) Das Notizenfenster dient zum Eintragen von Vortragsnotizen, die nicht in der Folie dargestellt werden. 4.) Im Aufgabenbereich sind verschiedene Befehle für verschiedene Arbeiten, wie z.b. eine neue Präsentation erstellen, zusammengefasst. 2
Eine schnelle Möglichkeit eine Präsentation zu erstellen bietet der AutoInhalt-Assistent, welcher im Aufgabenbereich unter der Option Neu gestartet werden kann. In vorgegebenen Schritten können Typ, Format und verschiedene Optionen für eine Präsentation ausgewählt werden. Die so erstellte Präsentation kann nach der Fertigstellung noch erweitert und angepasst werden. Neue Präsentation erstellen Klicken Sie im Aufgabenbereich bei der Option Neu auf Leere Präsentation. Nach dem Klick haben Sie die Möglichkeit ein vordefiniertes Folienlayout aus verschiedenen Kategorien auszuwählen. Die Kategorien umfassen Textlayouts, Inhaltslayouts, Text- und Inhaltslayouts und andere Layouts. Beim Klick auf das jeweilige Foliensymbol kann das Layout übernommen, neu angewendet oder als neue Folie eingefügt werden. Wählen Sie bei Textlayouts das Foliensymbol "Titelfolie" und übernehmen das Layout mit der Option "Für ausgewählte Folie übernehmen" oder, falls noch keine Folie im Folienfenster vorhanden ist, fügen Sie das Layout ein mit der Option "Neue Folie einfügen". Geben Sie im Folienfenster im Feld "Titel durch Klicken hinzufügen" folgenden Text ein: "EDL Einführung in die Datenverarbeitung für Landschaftsarchitekten" Geben Sie im Feld "Untertitel durch Klicken hinzufügen" folgendes ein: " EDL1 " Damit Ihnen bei einem eventuellen Systemabsturz nichts verloren geht, sollten Sie den Stand der Arbeit von Zeit zu Zeit speichern (Menü "Datei"). Wählen Sie beim ersten Speichern Ihr Arbeitsverzeichnis aus und nennen Sie die Datei "edl1-powerpoint-uebung". Wählen Sie bei Textlayouts das Foliensymbol "Titel und Text" und fügen Sie das Layout ein mit der Option "Neue Folie einfügen". Geben Sie im Folienfenster im Feld "Titel durch Klicken hinzufügen" folgenden Text ein: "EDL1 Ziele" 3
Geben Sie im Feld "Text durch Klicken hinzufügen" folgendes ein: "Vermittlung von Grundkenntnissen der EDV als Basis für eine vertiefende Ausbildung in den einzelnen Studienrichtungen der Landschaftsarchitektur. " Drücken Sie die "Eingabe" Taste und erzeugen Sie so einen neuen Listenpunkt. Geben Sie folgenden Text ein: "Überblick über branchenrelevante Anwendungssoftware und Fähigkeit zu deren problemadäquatem Einsatz" Wählen Sie bei Inhaltslayouts das Foliensymbol "Titel und Inhalt" und fügen Sie das Layout ein mit der Option "Neue Folie einfügen". Folie "Titel und Inhalt" Geben Sie im Folienfenster im Feld "Titel durch Klicken hinzufügen" folgenden Text ein: "EDL1 Module" 4
Klicken Sie im Feld "Inhalt durch Symbol klicken hinzufügen" auf das Tabellensymbol: Wählen Sie im Fenster "Tabelle einfügen" die "Spaltenzahl" 2 und die "Zeilenanzahl" 3 und klicken Sie of OK. Geben Sie nun in die einzelnen Tabellenzellen folgende Texte ein: "Grundlagen" "Internet" "Textverarbeitung" "Tabellenkalkulation" "Datenbank 1" "Datenbank 2" So schaut s aus Immer mal wieder speichern (Menü "Datei"). Tipp: Im Menü Extras > Optionen... > Speichern lässt sich ein Intervall zum automatischen Speichern einstellen. Wählen Sie bei Text- und Inhaltslayouts das Foliensymbol "Titel, Text und Inhalt" und fügen Sie das Layout ein mit der Option "Neue Folie einfügen". 5
Geben Sie im Folienfenster im Feld "Titel durch Klicken hinzufügen" folgenden Text ein: "EDL1 Warum?" Klicken Sie im Feld "Inhalt durch Symbol klicken hinzufügen" auf das Grafiksymbol: Wählen Sie aus Ihrem Arbeitsverzeichnis die Grafik "delcompi.jpg" aus. Geben Sie im Feld "Text durch Klicken hinzufügen" folgendes ein: " Für Sie haben wir eine bessere Lösung!" Drücken Sie die "Eingabe" Taste und erzeugen Sie so einen neuen Listenpunkt. Geben Sie folgenden Text ein: " Erweitern Sie Ihr Können und Wissen durch qualifizierte Schulungen." Drücken Sie die "Eingabe" Taste und erzeugen Sie so einen neuen Listenpunkt. Geben Sie folgenden Text ein: "www.kias.de" 6
So schaut s aus Klicken Sie im Menü auf Bildschirmpräsentation und wählen Sie "Bildschirmpräsentation vorführen". Diesen Befehl können Sie auch über die Funktionstaste F5 starten. Mit der linken Maustaste können Sie sich durch Ihre Präsentation klicken. Die erstellten Texte können Sie jederzeit ändern, ergänzen und formatieren. Für diese Arbeiten stehen die aus Word oder anderen MS Office Programmen bekannten Werkzeuge zur Verfügung. Entwurfsvorlagen Layouteinstellungen können in Entwurfsvorlagen gespeichert werden. Ist eine Entwurfsvorlage für eine Präsentation ausgewählt worden, erscheinen alle Folien dieser Präsentation im gleichen Layout. In Powerpoint gibt es standardmäßig eine Auswahl von Entwurfsvorlagen. Klicken Sie im Menü Format auf den Befehl "Foliendesign..." und wählen Sie aus dem Bereich "Entwurfsvorlage übernehmen" eine Vorlage aus. Sie haben dabei die Möglichkeit eine Entwurfsvorlage für alle Folien oder nur für die aktuelle Folie auszuwählen. Klicken Sie im Menü auf Bildschirmpräsentation und wählen Sie "Bildschirmpräsentation vorführen". Sie werden feststellen, dass die Folien automatisch mit dem gewählten Design dargestellt werden. 7
Allerdings entsprechen die vorhandenen Vorlagen meist nicht den eigenen Anforderungen. In der Regel werden deshalb eigene Entwurfsvorlagen erzeugt. Um eine eigene Entwurfsvorlage zu erzeugen, wird eine vorhandene oder leere Folien verwendet und entsprechend den eigenen Vorstellungen formatiert (Achtung: In Textplatzhaltern enthaltene Texte werden beim Speichern nicht übernommen). Im Menü "Datei" > "Speichern unter... " können Sie bei "Dateityp" mit der Option "Entwurfsvorlage *.pot" Ihre selbst gestaltete Folie als Entwurfsvorlage abspeichern. Master Ein Bestandteil der Entwurfsvorlage ist der Master. Im Master werden Einstellungen zur Foliengestaltung gespeichert. Es gibt verschiedene Master, wie z.b. den Folienmaster für das Gesamtlayout oder den Titelmaster zur Gestaltung der Titelfolie. Starten Sie den Folienmaster über das Menü Ansicht > "Master" > "Folienmaster" Klicken Sie im Folienfenster in den Bereich "Titelmasterformat durch Klicken bearbeiten" und wählen Sie über das Menü Format > "Zeichen" die Schriftart "Comic Sans MS" aus. Bestätigen Sie die Auswahl mit OK. Schließen Sie die Folienmasteransicht durch Klick auf die Schaltfläche "Masteransicht schließen". 8
Klicken Sie im Menü auf Bildschirmpräsentation und wählen Sie "Bildschirmpräsentation vorführen". Sie werden feststellen, dass alle Folientitel automatisch in der gewählten Schriftart dargestellt werden. Hinweise Empfehlenswerte Literatur zur weiteren Beschäftigung mit PowerPoint: PowerPoint 2002 Grundlagen (4.unveränderte Auflage, November 2003) Regionales Rechenzentrum für Niedersachsen (RRZN) PowerPoint 2002/XP/2003 für Einsteiger ISBN: 87-91364-15-9 erschienen: 31.03.2004 KnowWare Verlag PowerPoint bietet sehr, sehr viele Möglichkeiten für Gestaltung und Animation von Präsentationen. Allerdings sollte bei all diesen Möglichkeiten immer das eigentliche Ziel einer Präsentation im Auge behalten werden. Nicht die Unterhaltung des Publikums mit PowerPoint Spielereien ist das Ziel einer Präsentation, sondern die kurze und klare Vermittlung wesentlicher Informationen sollte im Mittelpunkt stehen. Diese Herangehensweise ist außerdem auch zeitsparend beim Erstellen einer Präsentation, da man sich nicht auf Kosten des Inhalts mit Layoutspielereien verzettelt. Dazu ein paar hilfreiche Hinweise Keine Farben verwenden, die schlecht wahrgenommen werden, wie z.b. Orange. Auf Zierschriften verzichten. Keine Schrifttypen und Schriftgrößen mischen. Nicht mehr als 50 Wörter auf eine Folie. Nie mehr als drei Farben pro Folie. Knallbunte Farben ermüden das Auge. Kalte Farben wirken entspannend und sind für Hintergründe geeignet. Kurze, prägnante Sätze und eine einfache Sprache verwenden. Nur wesentliche Aussagen verwenden. Weniger ist mehr. Bilder und Symbole sind einprägsamer als Text. Zu viele Bilder und Symbole verwirren aber auch. Besser wenige Folien und wenig Text. Pro Vortrag nicht mehr als 20 Folien und ungefähr drei Minuten pro Folie. 9