desk.modul : Webclient Der Webclient ist ein Webmodul zur Ergänzung zum Zusatzmodul Projektverwaltung. Im Webclient können Zeiten zu Projekten erfasst werden, die automatisch im Rechnungswesen verbucht werden. Außerdem können verschiedene Daten wie beispielsweise Reisekosten erfasst werden. Der Webclient beinhaltet verschiedene Auswertungen u.a. eine Auswertung zu Projektkosten und Kostenstellen. In Abhängigkeit von den Einstellungen im Modul Projektverwaltung sind die für den User im Webclient verfügbaren Funktionen mehr oder weniger komplex. Der User kann beispielsweise alle Funktionen nutzen, wenn er als Administrator definiert ist. 1. Nachrichten 3 2. Stammdaten 4 2.1 Mandanten 4 2.2 Mitarbeiter 6 2.3 Nachkalkulation 7 3. Projekte 7 3.1 Projektinformationen 8 3.2 Projektschritte 8 3.3 Projektmitarbeiter 8 4. Erfassung 8 4.1 Zeiterfassung 9 4.2 Erfassung von Berichten 10 Besuchsbericht 10 Arbeitsbericht 11 Reisekosten 12 Im Heerfeld 2-4 35713 Eibelshausen Tel.: +49 (0) 2774/924 98-0 Fax: +49 (0) 2774/924 98-15 info@desk-firm.de www.desk-firm.de
5. Bildschirmauskunft 12 5.1 Mitarbeiter Soll/ Ist 12 5.2 Auslastungsgrad Mitarbeiter 13 5.3 Infos zu Anzahlungsrechnungen 14 5.4 Nachkalkulationen 14 5.5 Auswertung zu Projektkosten 15 5.6 Auswertung zu Kostenstellen 16 6. Verwaltung 17 6.1 Einstellungen 17 6.2 Berechtigung 18 Im Heerfeld 2-4 35713 Eibelshausen Tel.: +49 (0) 2774/924 98-0 Fax: +49 (0) 2774/924 98-15 info@desk-firm.de www.desk-firm.de
1. Nachrichten Sie erhalten zunächst einen Überblick über alle eingehenden und ausgehenden Nachrichten. Darüber hinaus können Sie neue Nachrichten schreiben. Eingehende Nachrichten können als gelesen und archiviert markiert werden. Sie können auf eine Nachricht antworten oder diese löschen, wenn Sie nicht mehr benötigen. Wenn nur gelesene und/oder archivierte Nachrichten angezeigt werden sollen, kann man das entsprechende Kästchen auswählen. Über den Button "Neu" kann eine neue Nachricht geschrieben werden. 3
Wenn die Nachricht verschickt ist, findet man diese im Nachrichtenausgang. Hinweis: Neben den Nachrichten, die man von den verschiedenen Projektbeteiligten erhält, ist es möglich, automatisch generierte Nachrichten zu erhalten. In der Projektverwaltung kann beispielsweise definiert werden, dass der Projektleiter eine Nachricht erhält, wenn eine Zeiterfassung eingetragen wurde. 2. Stammdaten In den Stammdaten werden allgemeine Informationen zum Webclient definiert. 2.1 Mandanten Zunächst geben Sie die Arbeitstage eines Monats des Geschäftsjahres ein. Es sind alle Geschäftsjahre verfügbar, die in der Office Line eröffnet wurden. Im zweiten Teil der Maske können weiteren Informationen eingeben und verschiedene Arbeitsmodi definieren werden. 4
Arbeitsbeginn / Arbeitsende: Dieser Eintrag wird verwendet, wenn keine individuelle Information in den Stammdaten eines Mitarbeiters hinterlegt ist. Auslastung Mitarbeiter/Monat (%): Dieser Eintrag wird verwendet, wenn keine individuelle Information in den Stammdaten eines Mitarbeiters hinterlegt ist. Erfassungszeitraum: Die Tage zurück für die Daten eingegeben werden können. Zeiterfassung: Wenn das erste Kästchen anklickt ist, ist es möglich, dass sich die Zeiten der Erfüllung verschiedener Aufgaben überschneiden (z. Bsp.: 08:00-17:00 Uhr Projektdokumentation für das Projekt XY, 12:00-13:00 Uhr Kalkulation des Projektes ZZ). Die Arbeitsdauer kann entweder manuell erfasst oder automatisch kalkuliert werden. Zeiterfassung Sortierung Tätigkeiten: Die Tätigkeiten können nach der Bezeichnung oder dem Index sortiert werden. Zeiterfassung Objektdokumentation: Wenn Sie die Objektverwaltung im Einsatz haben, können Sie auswählen, ob Sie alle Objekte sehen möchte oder nur die Objekte, die dem Projekt zugewiesen sind. Auswertung Anzahlungsrechnungen: Die Funktion ist noch nicht integriert! Länge Projektnummernstamm: Diese Information ist relevant für Projektauswertungen. Eine 6 beispielsweise bedeutet, dass Sie die Daten für Gruppen von Projekten anzeigen lassen können, die dieselben sechs Stellen am Beginn ihrer Projektnummer haben. Bearbeitungsmodus Memo Projektinfo: Im Fall der Bearbeitung eines Memos Projektinformation ist es möglich weitere Informationen anzuhängen oder die Memo zu bearbeiten. Hier kann zwischen zwei Modi entschieden werden. Anfügemodus Memo Projektinfo: Im Falle des Anfügemodus kann zwischen dem Anfügen am Anfang oder Ende der Memos ausgewählt werden. 5
Zeitstempel Memo Projektinfo (für Projektleiter): Wenn ein Zeitstempel eingefügt werden soll klicken Sie einfach das Kästchen an. Eingabemodus Zeiten: Es ist möglich zwischen einem Feld zur Zeiteingabe und zwei getrennten Feldern für die Eingabe von Stunden und Minuten zu wählen. Auswertungsberechtigung PM/stellv. PM: In diesem Feld können hinsichtlich der Projektanalyse mehr oder weniger Rechte definiert werden. Ist es ausreichend Projektleiter von mindestens einem untergeordneten Projekt zu sein oder ist es notwendig der Projektleiter des Hauptprojektes zu sein. 2.2 Mitarbeiter Zunächst sehen Sie alle Mitarbeiter, die in der Projektverwaltung angelegt wurden. Mit dem klick auf Bearbeiten können Daten zum ausgewählten Mitarbeiter eingegeben werden. Das Gruppenkennzeichen kann später für Auswertungen genutzt werden. Sie können entweder auswählen, dass der Mitarbeiter Zeiten für alle Tätigkeiten erfassen kann oder Sie klicken die Tätigkeiten an, für die der Mitarbeiter Zeiten erfassen soll. 6
2.3 Nachkalkulation In den Stammdaten zur Nachkalkulation können verschiedene Vorlagen hinterlegt werden. Wenn Sie das Kästchen auf der rechten Seite einer Zeile anklicken, können Sie Daten bearbeiten, zum Beispiel wenn Sie andere Sachkonten auswählen. 3. Projekte Sie haben die Möglichkeit über verschiedene Kriterien nach einem Projekt suchen. Mit klick auf den Button Suchen erhalten Sie Details zum Projekt. 7
3.1 Projektinformationen 3.2 Projektschritte 3.3 Projektmitarbeiter 4. Erfassung Der folgende Teil des Webclients umfasst die Funktionen der Erfassung von Arbeitszeiten und Berichten. 8
4.1 Zeiterfassung Zunächst wird ein Projekt ausgewählt. Wenn Sie die erfassten Zeiten zu einem bestimmten Projektschritt sehen möchte, kann man Filterkriterien eingeben und auf Anzeigen klicken. Mit dem klick auf "Einfügen" können Sie die Daten für die Zeiterfassung eingeben. 9
Zur Verwaltung erfasster Zeiten kann mit Hilfe verschiedener Filter nach bestimmten Zeiterfassungen gesucht werden. Sie erhalten Informationen aller ausgewählten Zeiterfassungen. 4.2 Erfassung von Berichten Der Webclient beinhaltet drei verschiedene Berichtsarten: Besuchsbericht, Arbeitsbericht, Reisekosten. Besuchsbericht 10
Arbeitsbericht 11
Reisekosten 5. Bildschirmauskunft 5.1 Mitarbeiter Soll/ Ist Dieser Bericht zeigt die erfassten Zeiten im Vergleich zu den geplanten Zeiten. Die Daten können detailliert oder kumuliert angezeigt werden. 12
Detaillierte Auswertung Kumullierte Auswertung 5.2 Auslastungsgrad Mitarbeiter Die Grafik zeigt die Istzeiten der Mitarbeiter gegenüber den Sollzeiten. 13
5.3 Informationen zu Anzahlungsrechnungen Im Modul Projektverwaltung ist es möglich zu definieren, dass ein Projektschritt über eine Anzahlungsrechnung abgerechnet wird. In dieser Bildschirmauskunft findet Sie eine Liste der betroffenen Projektschritte. 5.4 Nachkalkulation Sie können Auswertungen zur Nachkalkulation generieren, die auf den Vorlagen in den Stammdaten-Nachkalkulation hinterlegt wurden. Die Auswertung kann entweder nur für das Hauptprojekt oder für das Hauptprojekt und die zugehörigen Unterprojekte aufgerufen werden. Daten können entweder detailliert oder kumuliert angezeigt werden. Detaillierte Auswertung 14
Kumullierte Auswertung Wenn Sie weitere Details zu einer Position sehen möchten können Sie am Ende der Zeile auf Details klicken. 5.5 Auswertung zu Projektkosten Die Auswertung zu Projektkosten kann entweder detailliert oder kumuliert aufgerufen werden. 15
Detaillierte Auswertung Komullierte Auswertung 5.6 Auswertung zu Kostenstellen detailliert oder kumuliert aufgerufen zeigt diese Auswertung die Buchungen auf der ausgewählten Kostenstelle. 16
Detaillierte Auswertung Kumullierte Auswertung 6. Verwaltung 6.1 Einstellungen In den Einstellungen kann definieren werden ob alle Mitarbeiter Zeiten zu allen Projekten erfassen dürfen. 17
Sie haben in der Projektverwaltung die Möglichkeit eubuge Daten inaktiv zu setzen. Hierkönnen Sie entscheiden ob diese Daten angezeigt werden sollen. 6.2 Berechtigung Als Administrator können Sie Rechte für den Menüzugang definieren. Sie wählen einen Menüpunkt aus und klicken die Mitarbeiter an, denen eine Zugangsberechtigung für diese Funktion zugewiesen werden soll. Wenn Sie weitere Fragen haben, können Sie uns gerne unter der Service-Hotline 02774/ 924 98 0 anrufen 4 oder uns eine email an info@desk-firm.de schreiben. Ihr desk Team