Virtuelles Rathaus Münsterland 2005

1 Virtuelles Rathaus Münsterland 2005 Status-quo und Entwicklungsperspektiven AFO Arbeitsstelle Forschungstransfer der Westfälischen Wilhelms-Universität Münster ERCIS European Research Center for Information Systems Editors Prof. Dr. Jörg Becker, Lars Algermissen, Patrick Delfmann, Guido Dermann, Thorsten Falk, Björn Niehaves

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3 Impressum Herausgeber: Inhalt Impressum...3 Vorwort...4 ERCIS European Research Center for Information Systems Westfälische Wilhelms- Universität Münster Institut für Wirtschaftsinformatik Prof. Dr. Jörg Becker Leonardo-Campus 3 48149 Münster www.wi.uni-muenster.de Redaktion: Lars Algermissen Patrick Delfmann Thorsten Falk Björn Niehaves Datenerhebung und Analyse: Dominik Eisenbach Johannes Tuchscherer Christian Weiland Redaktion zum Thema Barrierefreiheit: Livingpage MediaAgentur www.livingpage.com Guido Dermann Bernward Maspohl Frank Wacker Mit freundlicher Unterstützung der Arbeitsstelle Forschungs- transfer der Westfälischen Wilhelms-Universität Münster Satz und Grafiken: Livingpage MediaAgentur, www.livingpage.com Druck: D+L Printpartner GmbH, Bocholt I. Virtuelles Rathaus Münsterland 2005 Kurzfassung...5 egovernment aus Verwaltungssicht...7 egovernment aus Bürgersicht...8 Barrierefreiheit nach den gesetzlichen Vorgaben (BITV)...12 Kurzfazit und Handlungsempfehlungen...12 II. egovernment aus Verwaltungssicht...13 Methode...13 Aktueller Stand...14 Ausstattung...18 Perspektiven...21 Problemfelder...23 III. egovernment aus Bürgersicht...24 Methode...24 Analyse ausgewählter Kriterien...25 Untersuchung ausgewählter Bürgerservices...26 Ranking der Städte und Gemeinden...29 Ranking sortiert nach Kreisen...38 Ranking der Kreisverwaltungen...39 IV. Barrierefreiheit / Web-Standards (W3C)...40 V. Best-Practice-Beispiele...44 Raesfeld Beste Verwaltung unter 20.000 Einwohner...44 Bocholt Beste Verwaltung über 20.000 Einwohner...45 Kreis Warendorf Beste Kreisverwaltung...46 Kreis Warendorf Vorreiter für Barrierefreiheit...47 VI. Ausblick und Fazit...48 Anhang A. Individuelle Auswertung...50 B. Barrierefreiheit nach der BITV...72 BITV Test: Ahlen, Neuenkirchen, Drensteinfurt, Havixbeck BITV Test der Gesamtsieger Städte: Bocholt, Raesfeld BITV Test des Gesamtsiegers Kreis: Warendorf Stand: Dezember 2004 Redaktion...80

4 Vorwort Vorwort Wer rund um die Uhr online Waren bestellt oder seine Banktransaktionen erledigt, erwartet auch von seiner Verwaltung, dass Anträge unabhängig vom eigentlichen Verwaltungsvorgang jederzeit und überall gestellt und Dienstleistungen generell schneller und unkomplizierter in Anspruch genommen werden können. Diese Aussage aus dem Jahr 2004 hat nichts an Relevanz und Aktualität verloren. Das Gegenteil ist der Fall und daher freue ich mich, Ihnen die Studie Virtuelles Rathaus Münsterland auch im Jahr 2005 in einer aktualisierten, überarbeiteten und erweiterten Ausgabe präsentieren zu können. Von einigen Seiten wurde ich kritisch gefragt, ob es Sinn mache, in einem so kurzen Abstand wieder eine Studie zu Virtuellen Rathäusern durchzuführen. Schließlich stecke ein nicht unerheblicher Aufwand hinter der Erhebung, Analyse und Aufbereitung der Daten und die Mühlen der Verwaltungen würden langsam mahlen, so dass bestimmt kaum Änderungen eingetreten wären. Zur Beantwortung der Frage lassen Sie mich auf die drei Ziele zurückblicken, die wir im letzten Jahr mit unserer Studie verfolgt haben: Erstens sollte die Bedeutung des Wettbewerbsfaktors Virtuelles Rathaus in den Mittelpunkt des öffentlichen Interesses gerückt werden. Dies ist angesichts der vielfältigen positiven Resonanz aus Verwaltungen und Medien sicherlich mehr als gelungen. Zweitens sollte der kommunale Wettbewerb um die besten Bürgerdienste nach dem Motto verstärkt werden: Konkurrenz belebt das Geschäft. Das Geschäft ist in der Tat belebt worden, was sich vor allem in der verstärkten Einführung professioneller Produkte für Virtuelle Rathäuser niedergeschlagen hat. Drittens sollte eine Verstärkung der interkommunalen Kooperation angestrebt werden, was ebenfalls erreicht werden konnte. Dies lässt sich an aktuellen Entwicklungen wie dem Münsterlandportal oder dem von unserem Institut und dem Kreis Warendorf gemeinsam entwickelten Virtuellen Rathaus O.S.I.R.I.S. belegen. Bei beiden Initiativen arbeiten Verwaltungen zusammen und profitieren gemeinsam von Synergieeffekten, z. B. bei der Erfassung und Pflege von Dienstleistungen. Die aktuellen Ergebnisse belegen nicht nur die Zielerreichung der letzten Studie, vielmehr machen sie die durchweg positive Entwicklung im Münsterland transparent und messbar und geben Hinweise darauf, wie diese Dynamik auch im Jahre 2005 beibehalten werden kann. Die Frage nach der Sinnhaftigkeit einer weiteren Studie lässt sich mit Hinblick auf die dynamische Entwicklung im Münsterland während des letzten Jahres also eindeutig bejahen. Zur Datenerhebung wurden wieder zwei Perspektiven eingenommen. Einerseits wurde durch Fragebögen eine Selbsteinschätzung der Kommunalverwaltungen zum Thema Virtuelles Rathaus und egovernment erfasst. Andererseits wurde der momentane Entwicklungsstand der Virtuellen Rathäuser aus Bürgerperspektive durch eine externe Analyse festgehalten. Einige Fragen wurden weggelassen und durch aktuellere ersetzt, ferner wurde die externe Bewertung strenger gehandhabt. Als wichtigste Ergänzung wurden die aktuellen Daten jeweils den Daten aus 2004 gegenübergestellt, um den Entwicklungsfortschritt zu belegen. Darüber hinaus wurde das Thema Barrierefreiheit wegen der hohen Relevanz für die Verwaltungen in einem separaten Bereich berücksichtigt. Wie auch im letzten Jahr soll die vorliegende Studie die Verwaltungen im Münsterland motivieren und damit Energien freisetzen, die dazu beitragen, die Qualität der Bürgerdienste im gesamten Münsterland zu erhöhen. Wenn die Entwicklung im Münsterland weiterhin so dynamisch fortschreitet, wird es seine gute Position im Europa der Regionen weiter ausbauen können. Prof. Dr. Jörg Becker

I. Virtuelles Rathaus Münsterland 2005 Kurzfassung 5 I. Virtuelles Rathaus Münsterland 2005 Kurzfassung Steigerung der Leistungsqualität durch Virtuelle Rathäuser Die Aufgabenlast der öffentlichen Kommunalverwaltungen ist in den letzten Jahren kontinuierlich gestiegen. Die Verlagerungen von Zuständigkeiten auf die Kommunalverwaltungen z. B. im Rahmen der Hartz-Reformen verstärken diesen Trend. Gleichzeitig sinken die kommunalen Gestaltungsspielräume z. B. durch zunehmende Arbeitslosigkeit und sinkende Steuereinnahmen. Durch die Abweichung von Aufgabenvolumen und Leistungspotenzial ist eine Modernisierungs- und Leistungslücke in den Kommunalverwaltungen entstanden, deren Schließung eine der großen Herausforderungen der nächsten Jahre darstellt. Abb. 1.1 Modernisierungs- und Leistungslücke der Verwaltung } Aufgabenvolumen Modernisierungsund Leistungslücke Leistungspotenzial 1990 1999 Da das Aufgabenvolumen größtenteils extern vorgegeben ist und kein Politiker gerne die Einschränkung von freiwilligen Leistungen beschließt, kann nur durch die Erhöhung des Leistungspotenzials eine Verbesserung der Situation herbeigeführt werden. egovernment ist ein Ansatz dazu, der grundlegend darauf abzielt, durch den gezielten Einsatz von Informations- und Kommunikationstechnologien Verwaltungsdienstleistungen und die zu Grunde liegenden Prozesse in den Dimensionen Zeit, Kosten und Qualität zu verbessern und damit die Modernisierungs- und Leistungslücke zu schließen. Die Schaffung von Virtuellen Rathäusern als elektronischer Zugangskanal zur Verwaltung ist ein sinnvolles Instrument im Rahmen einer egovernment-strategie. Folgerichtig sind in den letzten Jahren ständige Bemühungen vieler öffentlicher Verwaltungen in Deutschland zu beobachten, einen bürgerfreundlichen Internet-Auftritt auf- zubauen und fortlaufend zu verbessern. Nicht zuletzt zeigt die Selbstverpflichtung der Bundesregierung, bis Ende dieses Jahres alle internetfähigen Dienstleistungen der Bundesverwaltung online anzubieten, dass das Thema Online-Verwaltung in Deutschland offensiv angegangen wird. egovernment und Virtuelle Rathäuser im Münsterland Diese oben geschilderte Problematik zeigt sich auch in den Gemeinden, Städten und Kreisen des Münsterlandes. Daher wird in dieser Studie untersucht, ob egovernment in den Kommunalverwaltungen dieser Region bereits thematisiert wird und wie sich der momentane Ausbaustand von Virtuellen Rathäusern auch im Vergleich zum letzten Jahr darstellt. Die Studie wurde vom Institut für Wirtschaftsinformatik im European Research Center for Information Systems der Westfälischen Wilhelms-Universität Münster erstellt. Bei der Untersuchung der egovernment-bestrebungen im Münsterland wurde ein eindeutiger Schwerpunkt auf Bürgerservices gelegt. Mit der Studie soll analysiert werden, ob und in welcher Qualität Verwaltungsdienstleistungen via Internet zur Verfügung gestellt werden. Die Qualität der ästhetisch-grafischen Gestaltung der Internet-Auftritte ist somit nur nachrangig in die Bewertung eingegangen. Die vorliegenden Ergebnisse integrieren zwei Perspektiven: Zum einen wurde mit Hilfe eines Fragebogens, der den Kommunalverwaltungen im Münsterland zugesandt wurde, die Thematik aus einer verwaltungsinternen Perspektive beleuchtet. Zum anderen wurden die vorhandenen Internet-Angebote der Kommunen aus einer externen Perspektive analysiert, so wie sie auch Bürger und Wirtschaft wahrnehmen. Der Schwerpunkt der Analyse konzentriert sich dabei auf den Ausbaustand des Bereichs Virtuelles Rathaus. In beiden Perspektiven werden jeweils die Ergebnisse des aktuellen Jahres 2005 den Daten aus der Studie des Jahres 2004 gegenübergestellt, um die aktuelle Entwicklung zu belegen und sich abzeichnende Trends herauszustellen. Ein neu hinzugekommener Schwerpunkt betrifft die Barrierefreiheit, welche auf Basis der Barrierefreie Informati-

6 I. Virtuelles Rathaus Münsterland 2005 Kurzfassung onstechnik-verordnung (BIT-V) bis spätestens Ende 2005 zur verpflichtenden Gestaltungsmaßgabe eines jeden staatlichen Internet-Auftrittes wird. Folgende Fragestellungen wurden im Rahmen der aktuellen Studie Virtuelles Rathaus Münsterland im Jahr 2005 untersucht: Wie ist der aktuelle Status-quo der egovernment-entwicklung im Münsterland? Wie werden die egovernment-bestrebungen zum einen aus Sicht der Verwaltung und zum anderen aus Sicht von Bürgern und Unternehmen wahrgenommen? Welche Internet-Auftritte sind besonders bürgerfreundlich und welche Online-Dienstleistungen werden angeboten? Welchen Zusammenhang gibt es zwischen der Größe eines Ortes und seiner egovernment-umsetzung? Welche Informationsangebote und Dienstleistungen sind besonders gut gelungen? Wo liegen Verbesserungspotenziale für den egovernment-bereich im Allgemeinen und für die einzelnen Internet-Auftritte im Speziellen? Wie hat sich das egovernment im Münsterland im letzten Jahr weiterentwickelt? Bei den 70 untersuchten Kommunalverwaltungen handelt es sich um die kreisfreie Stadt Münster, die Kreise Borken, Coesfeld, Steinfurt und Warendorf, die Städte Ahaus, Ahlen, Beckum, Billerbeck, Bocholt, Borken, Coesfeld, Drensteinfurt, Dülmen, Emsdetten, Ennigerloh, Gescher, Greven, Gronau (Westf.), Hörstel, Horstmar, Ibbenbüren, Isselburg, Lengerich, Lüdinghausen, Ochtrup, Oelde, Olfen, Rhede, Rheine, Sassenberg, Sendenhorst, Stadtlohn, Steinfurt, Tecklenburg, Telgte, Vreden und Warendorf und die Gemeinden Altenberge, Ascheberg, Beelen, Everswinkel, Havixbeck, Heek, Heiden, Hopsten, Ladbergen, Laer, Legden, Lienen, Lotte, Metelen, Mettingen, Neuenkirchen, Nordkirchen, Nordwalde, Nottuln, Ostbevern, Raesfeld, Recke, Reken, Rosendahl, Saerbeck, Schöppingen, Senden, Südlohn, Velen, Wadersloh, Westerkappeln und Wettringen. Alle im Rahmen der Studie verwendeten Einwohnerzahlen beziehen sich auf den Stand 30. Juni 2004 und sind vom Landesamt für Datenverarbeitung und Statistik Nordrhein- Westfalen zur Verfügung gestellt worden. Die Untersuchung der Internet-Auftritte erfolgte im Zeitraum vom 10.-19.12.2004.

I. Virtuelles Rathaus Münsterland 2005 Kurzfassung 7 egovernment aus Verwaltungssicht Der Fragebogen wurde postalisch an alle 70 Gemeinden, Städte und Kreise im Münsterland versendet und hatte mit 51 Antworten eine Rücklaufquote von 73 %. Der Fragebogen adressierte die Bereiche Status-quo des egovernment, Internet-Portal der Verwaltung, egovernment-basiskomponenten, Perspektiven des egovernment sowie Organisation und Statistik. Die zentralen Fragen der Verwaltungsperspektive betrafen den Stand der kommunalen egovernment-bemühungen und eine Selbsteinschätzung der Verwaltungen, wie sie sich im Vergleich zu anderen deutschen Kommunen sehen. egovernment wird immer stärker diskutiert und umgesetzt Bei der Untersuchung des Status-quo stellte sich heraus, dass im Gegensatz zum letzten Jahr egovernment jetzt in jeder Verwaltung thematisiert wird. Abb. 1.2: Auf welchem Stand ist egovernment in Ihrer Verwaltung? 24 % 2005 2004 26 % Stark hervorzuheben ist die Tatsache, dass sich der Anteil derer, die dabei sind, egovernment-ideen zumindest pilotweise praktisch umzusetzen, von 33% im Jahr 2004 auf fast 60% im Jahr 2005 erhöht hat. Dies ist ein deutliches Zeichen dafür, dass die notwendige Diskussion endlich auf breiter Basis geführt wird. Gleichzeitig ist es ein sinnvoller Schritt, der vor der Durchführung von größeren Projekten durchgeführt werden sollte, um strategische Fehlentscheidungen und Missverständnisse zu verhindern. Die Verwaltungen im Münsterland werden selbstbewusster Die Selbsteinschätzung im innerdeutschen Vergleich reflektiert das steigende Selbstbewußtsein der Verwaltungen als direkte Folge der intensiven inhaltlichen und praktischen Auseinandersetzung mit egovernment. So sehen sich im Jahr 2005 mit 15 % mehr als dreimal so viele Verwaltungen als sehr gut positioniert und damit besser als der bundesdeutsche Durchschnitt an. Der Anteil derjenigen, die sich als unterdurchschnittlich eingeschätzt haben, hat sich von 38 % in 2004 auf 19 % in 2005 halbiert. Insgesamt schätzen sich die Verwaltungen des Münsterlandes trotzdem noch leicht unter dem Durchschnitt ein, der Trend nach oben ist jedoch klar erkennbar. 20 % Kein Thema (2005: 0 %) Gelegentliche Diskussion Diskussion auf breiter Basis Durchführung von Pilotprojekten Wird bereits praktiziert 30 % Abb. 1.3: Wie schätzen Sie die egovernment-bestrebungen Ihrer Verwaltung im Vergleich zu denen anderer Verwaltungen in Deutschland ein? 17 % 2 % 2005 2004 15 % Eine Mehrheit von 76 % befindet sich sogar in einer Phase der breiten Diskussion über egovernment. 66 % Nachzügler Unterdurchschnittlich positioniert Durchschnittlich positioniert Sehr gut positioniert Vorreiter (0 %)

8 I. Virtuelles Rathaus Münsterland 2005 Kurzfassung egovernment aus Bürgersicht Aus der externen Bürgerperspektive wurden alle Internet- Auftritte der Gemeinde-, Stadt- und Kreisverwaltungen des Münsterlandes und darin in erster Linie der Bereich Virtuelles Rathaus betrachtet und bewertet. Die Untersuchung der einzelnen Webseiten erfolgte im Zeitraum vom 10.-19. Dezember 2004. Für diese Analyse wurde ein zielgerechter Kriterienkatalog aufgestellt, der auf jede Verwaltung angewendet wurde. Die Fokussierung auf Virtuelle Rathäuser spiegelt sich in den Kriteriengewichtungen wider. Um einen objektiven Jahresvergleich durchführen zu können, sind die Kriterien und ihre Gewichte für die aktuelle Studie beibehalten worden. Das Thema Barrierefreiheit wird daher in einer separaten Sektion behandelt. Angebot an Informationen (15 %) Das Informationsangebot bezog sich auf die Bereitstellung von allgemeinen Informationen mit kommunalem Bezug. Wichtige Kriterien umfassten: Veranstaltungskalender Adressen von Unternehmen, Vereinen etc. Gastronomieführer Tourismusinformationen Informationen über Ratssitzungen Navigation zu Bürgerservices (20 %) Die Navigation zu Bürgerservices und deren Strukturierung im Rahmen eines Virtuellen Rathauses wurde mit 20 % bewertet. Abb. 1.4 Angebot an Bürgerservices: 40 % Gewichtung der Kriteriengruppen Allgemeine Bewertung: 25 % Wichtige Kriterien waren: Erreichbarkeit der Bürgerservices von der Startseite Lebenslagenkonzept Integration von Angeboten anderer Verwaltungsebenen Zentrales Formularangebot Navigation zu Bürgerservices: 20 % Angebot an Informationen: 15 % Angebot an Bürgerservices (40 %) Dem Angebot an Bürgerdiensten kam als Kernpunkt der Studie auch die höchste Gewichtung zu. Bewertet wurde das Vorhandensein und die Ausbaustufe ausgewählter Dienstleistungen. Allgemeine Beurteilung (25 %) Bei der allgemeinen Beurteilung wurde der Gesamteindruck des kompletten Internet-Auftrittes einer Verwaltung bewertet. Wichtige Kriterien hierbei waren: Übersichtlichkeit der Webseiten Aktualität der Inhalte Intuitive Navigation Suchfunktionalitäten Bewertete Ausbaustufen waren: Information: Informationen, z. B. über benötigte Unterlagen und anfallende Gebühren Kommunikation: Kommunikationsmöglichkeiten, z. B. Angabe von email-adressen, Fax, Telefon Transaktion: Möglichkeiten zur (teil-)automatisierten Abwicklung von Verwaltungsprozessen

I. Virtuelles Rathaus Münsterland 2005 Kurzfassung 9 Bewertung der Kriteriengruppen Stark hervorzuheben ist die durchweg positive Entwicklung in allen Kriteriengruppen sowohl bei Städten, Gemeinden als auch Kreisen. Ranking der Internet-Auftritte Aus der Untersuchung der einzelnen Bereiche ergibt sich das in Abbildung 1.6 dargestellte Gesamtranking aller Städte und Gemeinden im Münsterland.* Im Bereich der Umsetzung von Bürgerservices und der Navigation zu diesen sind im Münsterland starke Verbesserungen erkennbar - gleichermaßen existiert wie auch im Jahr 2004 noch ein hohes Nachholpotenzial. Tendenziell ist dieser Sachverhalt unabhängig von der Größe der Kommune und tritt in unterschiedlich starker Ausprägung sowohl bei Gemeinden, Städten als auch bei den Kreisen auf. Letztere haben sich am dynamischsten entwickelt und konnten ihren Abstand zu den Städten und Gemeinden ausbauen. Hierbei ist jedoch zu beachten, dass sich Änderungen innerhalb der Gruppe von 4 bzw. 5 Kreisen tendenziell stärker auf das Ergebnis auswirken als Änderungen bei den Städten und Gemeinden. Als Spitzenreiter konnte sich die Stadt Bocholt behaupten und sogar noch weiter verbessern. Gleiches gilt für die Gemeinde Raesfeld, die sich im Gesamtranking absolut und relativ verbessert hat und sich so auf den zweiten Platz vorarbeiten konnte. Von allen Städten und Gemeinden am meisten verbessert hat sich die Stadt Ibbenbüren; sie hat es von Platz 32 in 2004 auf den insgesamt dritten Platz gebracht. Die untersuchten Städte und Gemeinden wurden entsprechend der von ihnen erreichten Gesamtpunktzahl in fünf Klassen eingeteilt: 2004 2005 Nachzügler: 0-20 Punkte 5% 2% Hoffnungsträger: 21-35 Punkte 24% 16% Aufsteiger: 36-50 Punkte 30% 23% Wegbereiter: 51-65 Punkte 29% 36% Pionier: 66-100 Punkte 12% 23% Abb. 1.5: Durchschnittliche Ergebnisse der einzelnen Bereiche, auch im Vergleich zu 2004 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 Allgemeine Angebot an Navigation zu Angebot an Gesamtpunkte Bewertung Informationen Bürgerservices Bürgerservices Werte aus 2004 < 20.000 Einwohner > 20.000 Einwohner Kreise Gesamt

10 I. Virtuelles Rathaus Münsterland 2005 Kurzfassung Die Zahl von fünf Klassen führte zu einer hinreichend genauen Unterscheidung der Qualität der Internet-Auftritte der Städte und Gemeinden, ohne dass dabei das Differenzierungssystem zu komplex und unübersichtlich wurde. Die Festlegung der Klassengrenzen erfolgte auf Basis festgestellter Punktecluster sowie auf Basis großer Sprünge der Gesamtpunkte von im Ranking direkt hintereinander stehender Städte und Gemeinden. Auffällig ist, dass sich bei festen Klassengrenzen die Verwaltungen immer mehr nach oben arbeiten. So gab es im Jahre 2004 in den Kategorien Wegbereiter und Pionier 27 Verwaltungen im Jahr 2005 sind es bereits 38. Aus politischen Gründen werden die Verwaltungen in den Kategorien Nachzügler und Hoffnungsträger in der öffentlichen Version der Studie nicht direkt genannt, sondern deren Namen durch eine Codenummer ausgetauscht. Um hier trotzdem individuelle Verbesserungspotenziale aufzeigen zu können, haben die Verwaltungen die Möglichkeit, ihre Position im Ranking ausfindig zu machen, indem Ihnen postalisch und auf Anfrage Ihre Codenummer mitgeteilt wird. Die Codenummern aus dem Jahre 2004 wurden beibehalten. Aufgrund des unterschiedlichen Aufgabenspektrums und den daraus resultierenden unterschiedlichen Bürgerservices erfolgt die Bewertung der Kreise separat. In diesem speziellen Ranking konnte sich der Kreis Warendorf an die Spitze setzen, der sich knapp gegen den dieses Mal zweitplatzierten Kreis Borken durchsetzen konnte. * Ochtrup/Ascheberg: Der Internetauftritt der Stadt Ochtrup war zum Zeitraum der Evaluation und mehrere Wochen darüber hinaus nicht zu erreichen und wurde daher nicht gewertet. Zum Zeitpunkt der Drucklegung war ein neuer Internetauftritt freigeschaltet. Der Bürgerservice der Stadt Ascheberg war während der Evaluationsphase wegen Überarbeitung nicht erreichbar. Daher wurde Ascheberg in den Bereichen Navigation zu Bürgerservices und Angebot an Bürgerservices sowie in dem Gesamtranking nicht berücksichtigt. Abb. 1.6: Gesamtranking der Städte und Gemeinden Gemeinden und Städte mit unter 20.000 Einwohnern Gemeinden und Städte mit über 20.000 Einwohnern Pionier 1. Bocholt 2. Raesfeld 3. Ibbenbüren 4. Ahlen 5. Greven 6. Gescher 7. Steinfurt 8. Velen 9. Emsdetten 10. Borken 11. Telgte 12. Legden 13. Rheine 14. Münster 15. Südlohn Wegbereiter 16. Dülmen 17. Heek 18. Ahaus 19. Coesfeld 20. Stadtlohn Veränderung zu 2004 Punkte Platz +4,63 = +5,37 +1 +31,27 +29 +4,98 +1 +6,90 +2 +8,98 +5-6,55-5 -2,13-4 +13,23 +10 +3,69 = +12,27 +11 +1,13-4 -0,78-7 +5,98 +1 +6,39 +1-0,59-7 +1,38-3 +10,18 +6-0,25-7 +9,45 +6 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

21. Gronau 22. Olfen 23. Lüdinghausen 24. Hörstel 25. Warendorf 26. Altenberge 27. Ladbergen 28. Everswinkel 29. Oelde 30. Senden 31. Wadersloh 32. Rhede 33. Sassenberg 34. Neuenkirchen 35. Metelen 36. Isselburg 37. Ostbevern 38. Lengerich Aufsteiger 39. Beckum 40. Rosendahl 41. Billerbeck 42. Nottuln 43. Nordwalde 44. Nordkirchen 45. Reken 46. Heiden 47. Havixbeck 48. Ennigerloh 49. Vreden 50. Recke 51. Schöppingen 52. Drensteinfurt 53. Lotte Hoffnungs- träger 54. 1983 55. 3821 56. 6955 57. 8635 58. 3615 59. 6413 60. 3671 61. 5781 62. 3852 63. 9637 Nachzügler 64. 9135 0 10 20 30 40 Senden und Nottuln haben in 2005 mehr als 20.000 Einwohner und somit auch die Kategorie gewechselt 50 60 70 80 90 100 Abb. 1.4: Gewichtung der Kriteriengruppen Angebot an Bürgerservices: 40 % I. Virtuelles Rathaus Münsterland 2005 Kurzfassung Navigation zu Bürgerservices: 20 % Veränderung zu 2004 Punkte Platz +7,56 +4-3,98-9 +17,26 +15 +15,81 +12 +0,32-4 +16,78 +17 +23,92 +31 +7,13 +2-3,70-9 -4,61-12 +18,05 +17 +4,26-3 +28,89 +30 +18,94 +19 +10,90 +5 +23,24 +24 +0,17-9 +12,01 +6-5,15-16 -11,69-23 -4,55-14 +2,63-11 +13,37 +9 +4,65-7 +3,23-10 +7,44 +1 +4,60-6 +4,69-2 +0,83-10 +7,17 +1 +24,34 +13 +1,96-7 -4,19-20 Allgemeine Bewertung: 25 % Angebot an Informationen: 15 % 11

12 I. Virtuelles Rathaus Münsterland 2005 Kurzfassung Barrierefreiheit nach den gesetzlichen Vorgaben der BITV Das Land NRW hat mit der Verordnung vom 24. Juni 2004 die BITV praktisch übernommen und verweist direkt auf die Bundesverordnung. Damit werden zukünftige Anpassungen auch direkt für Landeseinrichtungen in NRW gültig. Geändert wurde allerdings der Zeitplan: Alle Angebote, die vor Inkrafttreten dieser Verordnung im Internet oder Intranet veröffentlicht wurden, sind von den Kreisen, Städten und Gemeinden bis zum 31.12.2008 (BITV des Bundes bis zum 31.12.2005) umzugestalten. Barrierefreiheit ist bereits ein großes Thema für die Verwaltungen und sie sind sich auch bewusst, dass sie ihre Ressourcen für den Internetbereich nun noch sorgfältiger planen müssen, um das Voranschreiten in falsche Richtungen unbedingt zu vermeiden. Bei vielen Verwaltungen ließ sich erkennen, dass sie die Ratschläge aus der letztjährigen Studie zur Verbesserung ihrer Internetauftritte aufgegriffen haben. Beispiele hierfür sind die Stadt Bocholt, die ein Forum eingerichtet hat, die Stadt Ahlen, die den Zugriff auf die Bürgerservices jetzt auch an Hand des Lebenslagen-Konzepts anbietet oder die Gemeinde Velen, die die Ratschläge zur Überarbeitung des virtuellen Rathauses beherzigte. Selbst bei Kommunen, die im letzten Jahr schon durch gute Internet-Auftritte glänzen konnten, ließen sich Verbesserungen verzeichnen. Das zeigt, dass auch in guten Internetauftritten noch Potenzial steckt und niemand sich auf seinen Lorbeeren ausruhen sollte. Insgesamt herrscht aber eine große Unwissenheit zur Umsetzung der gesetzlichen Verordnung. Es ist z. B. keineswegs Barrierefreiheit erreicht, wenn der Internetauftritt nur eine Sitemap als barrierefreie Navigation anbietet statt einer barrierefrei nutzbaren Textnavigation dies entspricht nicht der BITV! Es ist aber auch nicht so, dass die BITV alle Städte dazu zwingt, sich gänzlich von ihrer grafisch gestalteten Website verabschieden zu müssen und nur noch Textinhalt angeboten werden darf. Die Anforderungen an die Programmierung sind jedoch erheblich gestiegen. Neben den Programmierern muss aber auch das für die Inhalte zuständige Fachpersonal entsprechend geschult werden. Gerade dort sind noch erhebliche Fallstricke, die letztendlich verhindern, dass der Online-Auftritt der BITV entspricht. In der Studie wurden Verwaltungsportale aus dem Münsterland einem BITV Test unterzogen und daran beispielhaft mögliche Hemmnisse zur Barrierefreiheit aufgezeigt, Anhang B. Auf den Seiten 40-43 werden der Weg und insbesondere auch die Vorteile für alle Besucher des Portals beschrieben. Kurzfazit Im Jahr 2004 haben die Verwaltungen auch auf Basis der Umsetzung der Handlungsempfehlungen der letzten Studie erhebliche Verbesserungen im Münsterland erreicht. Besonders im Bereich der allgemeinen Qualität der Internetauftritte waren in mehreren Städten und Gemeinden sichtbare Quantensprünge zu verzeichnen. Ebenfalls wurde das Angebot an Informationen und Kommunikationsmöglichkeiten mit Verwaltungsmitarbeitern signifikant verbessert. Handlungsempfehlungen Das Erreichen der nächsten Ausbaustufe der Virtuellen Rathäuser eine umfassende Transaktionsunterstützung kann durch folgende Maßnahmen vorangetrieben werden: 1. Um eine hohe Aktualität und ständige Weiterpflege der in Virtuellen Rathäusern enthaltenen Informationen zu gewährleisten, sollte die Verantwortung hierfür institutionell - auch verwaltungsübergreifend - verankert werden. 2. Sämtliche angebotenen Informationen im Web sollten möglichst barrierefrei gestaltet werden, um den zukünftigen gessetzlichen Anforderungen zu genügen und jedem Bürger einen Zugang zu Virtuellen Rathäusern zu ermöglichen. 3. Vollständig transaktionsunterstützte Dienstleistungen erfordern die Einführung neuer IT-Systeme im Back-Office. Dazu zählen insbesondere Basiskomponenten wie z. B. Workflow- und Dokumentenmanagementsysteme. 4. Die Leistungspotenziale der Verwaltungsprozesse können nur vollständig erschlossen werden, wenn im Vorfeld der Einführung von IT-Systemen Prozessoptimierungen durchgeführt werden. 5. Prozessoptimierungen dürfen sich nicht auf einzelne Prozesse beschränken, sondern bedürfen einer strategischen Auseinandersetzung auf höchster Verwaltungsebene. Eine ganzheitliche Betrachtungsweise sichert die Aufdeckung von Synergien, die durch die simultane Optimierung mehrerer Prozesse insbesondere aus IT-Sicht ausgenutzt werden können.

II. egovernment aus Verwaltungssicht 13 II. egovernment aus Verwaltungssicht Methode Der erste Teil der Studie untersucht egovernment aus Verwaltungssicht. Es wird aufgezeigt, welche Bedeutung egovernment heute auch im Vergleich zum Vorjahr besitzt und wie bisherige Aktivitäten umgesetzt wurden. Zudem werden heutige Umsetzungsprobleme untersucht und gezeigt, wie sich deren Wahrnehmung im Laufe des letzten Jahres entwickelt hat. Auch werden weitere Entwicklungspotenziale diskutiert. Die Studie behandelt die Region des Münsterlandes mit 70 Gemeinde-, Stadt- und Kreisverwaltungen. Hierdurch wurde auch dieses Mal wieder den Entscheidungsträgern die Möglichkeit gegeben, die eigenen Aktivitäten im Vergleich zu anderen Verwaltungen zu beurteilen und dadurch eigene Stärken und Schwächen besser einschätzen zu können. Auch hier können die Effekte, welche die Studie Virtuelles Rathaus Münsterland 2004 hatte, eingeschätzt werden. Es wurde ein Fragebogen erstellt, der an alle 70 Verwaltungen des Münsterlandes per email geschickt wurde. So konnte der Fragebogen entweder ausgefüllt und an das Institut für Wirtschaftsinformatik zurückgesendet werden, doch bestand auch die Möglichkeit die Fragen mittels eines Online-Fragebogens zu beantworten. Inhaltlich bezogen sich die Fragen auf die Bereiche Status-quo des egovernment, Internet- Portal der Verwaltung, Basiskomponenten, Perspektiven des egovernment und Organisation und Statistik. Der erste Teil untersucht, wie weit die Bemühungen der Kommunen bezüglich egovernment gehen und wie sie sich selbst im Vergleich zu den anderen deutschen Kommunen einschätzen. Wie sehr und wofür das Internet bereits genutzt wird, wurde im zweiten Teil angegeben, während sich der dritte mit den bereits innerhalb der Verwaltung eingesetzten Basistechnologien beschäftigt. Zusätzlich zur Studie des Vorjahres wurde gefragt nach dem Status-quo und den zukünftigen Perspektiven des Themas Barrierefreiheit sowie nach im Einsatz befindlichen Softwareprodukten für Virtuelle Rathäuser. Verwaltungen zur Bewältigung der Aufgaben im Rahmen von egovernment sowie die Beurteilung der vorhandenen Potenziale und aktuellen Problemfelder aus Verwaltungssicht untersucht. Für die Bearbeitung der Fragen standen den Kommunen zwei Monate zur Verfügung. Nach Ablauf des Zeitraums wurde mit 51 Antworten eine Rücklaufquote von 73 % erzielt. Organisatorische Rahmenbedingungen Wird die Größe einer Verwaltung anhand der Anzahl ihrer PC-Arbeitsplätze gemessen, wurden Behörden in der Größe von 21 bis 2.800 Arbeitsplätzen befragt. Unter den Rückläufen sind, wie in Abbildung 2.1 ersichtlich, Behörden mit weniger als 100 PC-Arbeitsplätzen mit 67 % am häufigsten vertreten. Lediglich jede zwölfte Verwaltung hat mehr als 500 PC-Arbeitsplätze. Hier sind im Vergleich zum Vorjahr nur wenige Veränderungen zu bemerken. Leichte Abweichungen lassen sich auch dadurch erklären, dass es sich trotz ähnlicher Teilnehmerzahlen (2004: 56 Verwaltungen, 2005: 51 Verwaltungen) nicht um die gleichen Verwaltungen handeln muss. Abb. 2.1: Anzahl der Mitarbeiter in der Kernverwaltung 8 % 25 % 2005 2004 bis 100 PC-Arbeitsplätze zwischen 100 und 500 über 500 PC-Arbeitsplätzen 67 % Der Abschnitt Perspektiven des egovernment behandelt Fragen nach den Vorteilen, Hemmnissen und Auswirkungen der egovernment-bestrebungen. Im letzten Teil wurde ermittelt, wer in der Behörde für das Ausfüllen des Fragebogens verantwortlich ist und mit welcher EDV-Ausstattung die einzelnen Kommunalverwaltungen ausgerüstet sind. Nach einer Betrachtung der organisatorischen Rahmenbedingungen folgte eine Auswertung der Antworten unter dem Aspekt der Beurteilung des aktuellen Standes von egovernment- Aktivitäten. Im Anschluss daran wurde die Ausstattung der Die Verantwortung für egovernment liegt in den befragten Verwaltungen nach wie vor häufig im Bereich der EDV-Abteilung und der Organisations- bzw. Öffentlichkeitsarbeit. Insbesondere in Gemeindeverwaltungen ist egovernment eine Aufgabe der Behördenleitung. Eine eigene Stabsstelle für egovernment konnte sich noch nicht durchsetzen. Veränderungen im Vergleich zum Vorjahr sind eher schwach. In der Tendenz ist jedoch festzustellen, dass sich egovernment- Verantwortlichkeiten im letzten Jahr weg von der Öffent-

14 II. egovernment aus Verwaltungssicht lichkeitsarbeit hin zu Organisations- und EDV-Abteilungen verschoben haben. Die Bearbeitung der Fragebögen erfolgte, wie der Abbildung 2.3 zu entnehmen ist, in über einem Drittel der befragten Verwaltungen unter Beteiligung der EDV-Abteilung. Zudem waren häufig noch die Organisationsabteilung sowie die Öffentlichkeitsarbeit beteiligt. Abb. 2.2: Welcher Bereich ist in Ihrer Verwaltung verantwortlich für egovernment? 6 % 1 % 37 % 2005 2004 14 % 14 % 27 % Behördenleitung Öffentlichkeitsarbeit Organisationsabteilung EDV-Abteilung Stabsstelle egovernment Sonstige Eine weitere Analyse hat die nahe liegende Vermutung bestätigt, dass die Fragebögen von denjenigen Bereichen bearbeitet worden sind, die auch für egovernment zuständig sind. Durch diese Tatsache kann auf eine für die jeweilige Verwaltung repräsentative Aussage über egovernment geschlossen werden. Aktueller Stand Diskussionsgegenstand egovernment Bei der Untersuchung des Status-quo stellte sich heraus, dass in 24 % der Verwaltungen egovernment nur gelegentlich diskutiert wird (2004: 56 %), in 20 % der Fälle findet egovernment Eingang in Diskussionen auf breiter Basis (2004: 9 %). Während 2004 Erfahrungen bei der Realisierung von Pilotprojekten dem Einsatz praktischer egovernment-lösungen eher selten angegeben werden konnten (2004: 13 % bzw. 20 %), hat sich dieses Bild im letzten Jahr stark gewandelt. In der Selbsteinschätzung gaben die Verwaltungen in 30 % der Fälle an, Pilotprojekte im egovernment durchzuführen bzw. durchgeführt zu haben. 26 % der Verwaltungen sagen heute von sich, dass sie bereits egovernment praktizieren. Der Stand des egovernment hat sich nach Angaben der Verwaltungen demnach im Verlauf des letzten Jahres erheblich verbessert. Pilotprojekte und gemeinsame egovernment-aktivitäten haben ihren Teil dazu beigetragen, egovernment in den Verwaltungen verstärkt zum Thema zu machen. Doch auch heute noch beschäftigt sich knapp ein Viertel der Verwaltungen nur gelegentlich mit dem Thema (vgl. Abb. 2.4). Abb. 2.3: An der Bearbeitung des Fragebogens beteiligte Bereiche 6 % 1 % 2005 13 % Abb. 2.4: Auf welchem Stand ist egovernment in Ihrer Verwaltung? 2005 24 % 26 % 39 % 2004 13 % 2004 20 % 29 % 30 % Behördenleitung Öffentlichkeitsarbeit Organisationsabteilung EDV-Abteilung Stabsstelle egovernment Sonstige Kein Thema (2005: 0 %) Gelegentliche Diskussion Diskussion auf breiter Basis Durchführung von Pilotprojekten Wird bereits praktiziert

2004 II. egovernment aus Verwaltungssicht 15 Selbsteinschätzung: Steigendes Selbstbewusstsein Die Verwaltungen im Münsterland schätzen sich im bundesdeutschen Vergleich als eher durchschnittlich ein. Zwar betrachtet sich im Münsterland keine Verwaltung als egovernment Vorreiter, doch 15 % sehen sich als sehr gut positioniert. Im Vorjahr gaben dies nur 5 % der Verwaltungen an. Als durchschnittlich positioniert sehen sich heute 66 % der Verwaltungen und damit 9 % mehr als zuvor. Folglich schätzen sich die Münsterlandverwaltungen in nur 19 % der Fälle als unterdurchschnittlich oder als Nachzügler ein, im Vorjahr waren dies zusammen noch 38 % der Verwaltungen (vgl. Abb. 2.5). Abb. 2.6: Einschätzung der egovernment-bestrebungen in Abhängigkeit von der Einwohnerzahl? Kreise: 2005 2004 100 % Bei Betrachtung der Einschätzung der Verwaltungen im Zusammenhang mit der Größe fällt auf, dass sich die kleineren Gemeinden im Vergleich zu den größeren Städten und Kreisen auch heute noch eher schlechter positioniert sehen: 19 % der Gemeinden sehen sich als Nachzügler oder unterdurchschnittlich positioniert. Während sich 2004 noch eine >20.000 Einwohnern: 5 % 5 % 2005 32 % Kreisverwaltung als unterdurchschnittlich betrachtete, sehen sich heute alle eher im Mittelfeld (vgl. Abb. 2.6). 2004 Abb. 2.5: Wie schätzen Sie die egovernment-bestrebungen 58 % Ihrer Verwaltung im Vergleich zu denen anderer Verwaltungen in Deutschland ein? 17 % 2 % 2005 15 % 2004 <20.000 Einwohnern: 4 % 2005 66 % 28 % 68 % Nachzügler Unterdurchschnittlich positioniert Durchschnittlich positioniert Sehr gut positioniert Vorreiter (0 %) Nachzügler Unterdurchschnittlich positioniert Durchschnittlich positioniert Sehr gut positioniert Vorreiter (0 %)

16 II. egovernment aus Verwaltungssicht Weiterhin schwerpunktmäßig Informationen Fast alle Verwaltungen im Münsterland haben bereits ein breites Informationsangebot in ihrem Internet-Portal realisiert. Dazu gehören: Darstellung des Leistungsangebots, Download von Anträgen und Formularen. Das Kommunikations- und Transaktionsangebot fällt dagegen deutlich geringer aus. So bieten auch heute gerade einmal ein Viertel der Verwaltungen nach eigenen Angaben Online-Auskünfte oder Online-Antragsstellungen an. Bezahlung über das Internet ist unverändert in fast keiner der Kommunen möglich (vgl. Abb. 2.7). Abb. 2.7: Welche Dienstleistungen werden bereits über das Internet-Portal Ihrer Verwaltung angeboten? 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 04 05 04 05 04 05 04 05 04 05 A B C D E A Darstellung des Leistungsangebots im Internet: Informationsseiten B Download von Anträgen und Formularen C Online-Auskunft D Online-Antragstellung E Bezahlung über Internet Beim Kommunikations- und Transaktionsangebot sind die Kreise Vorreiter für die Städte und Gemeinden. So bieten alle Kreise Formulare zum Download und Online-Auskünfte an und drei von vier Kreisen bieten darüber hinaus Online-Antragsstellungen an. Auffällig ist, dass das Potential hinsichtlich solcher Online-Angebote bei verhältnismäßig vielen Gemeinden noch nicht ausgeschöpft wird. Auch Kommunen mit mehr als 20.000 Einwohnern sehen sich heute nur in knapp einem Drittel der Fälle in der Lage, Anträge online stellen zu lassen (vgl. Abb. 2.8). Leichte Abweichungen lassen sich auch dadurch erklären, dass es sich trotz ähnlicher Teilnehmerzahlen (2004: 56 Verwaltungen, 2005: 51 Verwaltungen) nicht um die gleichen teilnehmenden Verwaltungen handeln muss. Ferner zeigt sich auch hier, dass sich die letztjährigen Bemühungen, transaktionsorientierte Dienste voranzubringen, auch in einem veränderten Verständnis des Begriffs Online-Antragsstellung widerspiegeln. Abb. 2.8: Dienstleistungen in Abhängigkeit von der Einwohnerzahl Kreise: 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 04 05 04 05 04 05 04 05 04 05 A B C D E >20.000 Einwohner: 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 04 05 04 05 04 05 04 05 04 05 A B C D E <20.000 Einwohner: 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 04 05 04 05 04 05 04 05 04 05 A B C D E A Informationsangebot B Download von Unterlagen C Online-Auskunft D Online-Antragstellung E Bezahlung über Internet

II. egovernment aus Verwaltungssicht 17 Organisation und Abläufe werden zunehmend hinterfragt Organisationen und Abläufe stehen zur Disposition. Über die Hälfte der Münsterlandverwaltungen haben im Zuge von egovernment-bestrebungen Veränderungen ihrer Organisationen und Abläufe vorgenommen. Darunter gab eine Verwaltung sogar an, eine grundlegende Optimierung aller egovernmentfähigen Verfahren vorgenommen zu haben. Knapp ein Viertel der Verwaltungen hat sich heute schon mit der Umgestaltung einzelner Verfahren und Strukturen beschäftigt (vgl. Abb. 2.9). Im Vergleich hierzu sah das Bild im Vorjahr noch gravierend anders aus: Knapp zwei Drittel aller Verwaltungen hatten bis dahin noch keine Veränderungen ihrer Organisation und Abläufe vorgenommen. Auch zukünftig ist zu erwarten, dass die begonnenen Veränderungen weiter vorangetrieben werden. Abb. 2.10: Auswirkungen der egovernment-bestrebungen nach Einwohnerzahl Kreise: 67 % >20.000 Einwohner: 2005 2004 2005 37 % 33 % Abb. 2.9: Welche Auswirkungen haben egovernment-bestrebungen bislang auf die Verwaltungsorganisation und -abläufe? 2 % 2005 37 % 2004 24 % 2004 26% 43 % <20.000 Einwohner: 3 % 2005 14 % 31 % 52 % 2004 Keine Organisation und Abläufe wurden nicht verändert Geringe Veränderungen wurden vorgenommen Einzelne Verfahren und Strukturen wurden verändert Grundlegende Optimierung aller egovernmentfähigen Verfahren Im Jahre 2004 lagen die Städte und Gemeinden mit mehr als 20.000 Einwohnern in ihren Bemühungen, vorhandene Prozesse zu optimieren, noch vor den kleinen Gemeinden und Kreisen. Im letzten Jahr ist diese Situation jedoch durch die verstärkten Bemühungen der Kreisverwaltungen verändert worden. So gaben diese heute an, sich in jedem Fall zumindest im Ansatz mit der Veränderung von Organisation und Abläufen zu befassen (vgl. Abb. 2.10). keine Veränderungen geringe Veränderungen Einzelne Verfahren Grundlegende Optimierung 31 %

18 II. egovernment aus Verwaltungssicht Ausstattung Internet-Zugang wird zum Standard Abb. 2.11: Wer besitzt Internet-Zugang in Ihrer Verwaltung? 18 % 2005 Abb. 2.12: Internet-Zugang in Abhängigkeit von der Einwohnerzahl Kreise: 2005 22 % 2004 61 % 33 % 2004 34 % Kein Mitarbeiter (0 %) Mitarbeiter ausgewählter Bereiche 33 % Die Mehrheit der Mitarbeiter Alle Mitarbeiter >20.000 Einwohner: 31 % 2005 53 % Alle Verwaltungen sind mit einem Internet-Zugang ausgestattet, aber nicht jeder Mitarbeiter besitzt einen Zugang: In 61 % der Verwaltungen haben alle Mitarbeiter Zugriff auf das Internet. In 83 % der Fälle besitzt zumindest die Mehrheit der Mitarbeiter einen Internet-Zugang. 16 % 2004 Beim Internet-Zugang liegen die Städte und Gemeinden unter 20.000 Einwohnern vor den großen Städten, Gemeinden und Kreisen. In über 90 % der kleinen Städte und Gemeinden haben alle Mitarbeiter oder die Mehrheit der Mitarbeiter Zugang zum Internet, bei den großen Städten und Gemeinden trifft dies hingegen nur auf weniger als zwei Drittel der Verwaltungen zu. Im Gegensatz zum Vorjahr gab nun eine Kreisverwaltung an, sie habe alle Mitarbeiter mit einem Internet-Zugang ausgestattet. Doch auch bei Kommunen mit mehr als 20.000 Einwohnern sind Fortschritte bzgl. des Internet-Zugangs zu verzeichnen (vgl. Abb. 2.12). <20.000 Einwohner: 24 % 7 % 2005 2004 69 % kein Mitarbeiter (0%) Mitarbeiter ausgewählter Bereiche Die Mehrheit der Mitarbeiter Alle Mitarbeiter

II. egovernment aus Verwaltungssicht 19 email findet in den Verwaltungen große Akzeptanz Jede befragte Verwaltung im Münsterland ist per email für den Bürger zu erreichen. Nur eine der teilnehmenden Verwaltungen gab an, dass nicht alle Mitarbeiter eine eigene email-adresse haben. Dies zeigt, dass die elektronischen Nachrichten in den Verwaltungen im Münsterland auf eine große Akzeptanz stoßen. Abb. 2.14: Sind Haushaltsmittel für egovernment ausgewiesen? 2 % 10 % 50 % 2005 2004 Abb. 2.13: Kann man die Mitarbeiter Ihrer Verwaltung per email erreichen? 50 40 30 20 10 0 5 4 50 A B C von 51 A Wir haben eine gemeinsame email Adresse für die Verwaltung B Ausgewählte Bereiche haben eine email Adresse C Jeder Mitarbeiter hat eine eigene email Adresse 20 % Keine Haushaltsmittel explizit ausgewiesen Ja, weniger als 5.000 Ja, 5.000-10.000 Ja, 10.000-30.000 Ja, mehr als 30.000 Ausgewiesene egovernment-mittel sind auch heute noch nicht die Regel Aus den Untersuchungen des letzten Jahres heraus wurde die Frage nach den ausgewiesenen Haushaltsmitteln weiter differenziert. So hatten die Verwaltungen heute zusätzlich die Möglichkeit, zwischen Budgets größer und kleiner 10.000 zu unterscheiden. Im Ergebnis sind auch heute noch bei der Mehrheit der Verwaltungen keine Haushaltsmittel explizit für egovernment ausgewiesen (2004: 68 %). 50 % der Verwaltungen gaben an, dass eigene Haushaltsmittel vorgesehen sind: Wenn eigene Haushaltsmittel vorgesehen sind, liegen diese oft unter 10.000 (absolut 38 %). In 12 % der Verwaltungen waren für das Jahr 2003 Haushaltsmittel von mehr als 10.000 vorgesehen, davon bei einer Verwaltung mehr als 30.000. Bei 50 % der Verwaltungen werden die verwendeten Mittel nicht explizit ausgewiesen (vgl. Abb. 2.14). Es zeigt sich jedoch ein Trend, dass den egovernment-verantwortlichen in den Verwaltungen zunehmend ausgewiesene Haushaltsmittel zur Verfügung gestellt werden. Hier scheint sich weiter das Verständnis durchzusetzen, dass nachhaltig Kosten sparende und mehrwerthaltige egovernment Lösungen Investitionen erfordern, die auch einen expliziten Ausweis erfordern. Als weiterer Einflussfaktor ist hier die fortschreitende Bestrebung zur Einführung des Neuen Kommunalen Finanzmanagements zu sehen. Zur Realisierung virtueller Rathäuser kommt eine Vielfalt von Produkten zum Einsatz Auf die Frage, welche Produkte sie zur Realisierung virtueller Rathäuser einsetzen, antworteten 27 % der teilnehmenden Verwaltungen, dass sie über kein Virtuelles-Rathaus- Produkt verfügten. Zurzeit kommt nach Angaben der teilnehmenden Verwaltungen das Produkt ProBÜRGER der Firma PROSOZ Herten (www.prozos.de) am häufigsten zum Einsatz (in 16 % der Fälle). Ebenfalls starke Verbreitung erfährt das Produkt CITYWERK der Firma MINDWERK aus Melle (www.mindwerk.de) mit 14 %. Das im Rahmen einer Kooperation zwischen Kommunalverwaltungen (insbesondere Kreis Warendorf, der Citeq) und der Westfälischen-Wilhems Universität Münster entwickelte Open Source Produkt O.S.I.R.I.S. (www.regio-komm.de) zu nutzen, gaben 10 % der Münsterlandverwaltungen an. 4 % der teilnehmenden Verwaltungen nutzen das Produkt Active City der Firma net- COM AG aus Osnabrück (www.active-city.de). Des Weiteren gaben 29 % der teilnehmenden Verwaltungen an, dass sie eine Lösung selbst entwickelt hätten oder von einem anderen als den hier angesprochenen Herstellern bezögen (vgl. Abb. 2.15).

20 II. egovernment aus Verwaltungssicht Abb. 2.15: Nutzen Sie ein spezielles Produkt zur Realisierung Ihres virtuellen Rathauses? Internet-Auftritte sind heute kaum barrierefrei Als nicht barrierefrei schätzen heute 50 % der Münsterlandverwaltungen ihren Webauftritt ein. Ein weiteres knappes Viertel attestiert sich ein nur teilweise barrierefreies Virtuelles Rathaus. Trotz vielfältiger Bemühungen, Barrierefreiheit zu realisieren, sind die Ziele in diesem Bereich auch nach eigener Einschätzung noch nicht erreicht (vgl. Abb. 2.17). Abb. 2.17: Wie schätzen sie die Barrierefreiheit Ihres Webauftritts ein? kein virtuelles Rathaus (14 von 51) CITYWERK (9) ProBÜRGER (8) Eigenentwicklungen (7) Sonstige Anbieter (6) O.S.I.R.I.S. (5) active-city (2) Geringe Verbreitung von Basistechnologien Von allen Basistechnologien mit Querschnittsfunktion haben in den Verwaltungen nur CMS-Systeme eine flächendeckende Verbreitung gefunden mit knapp 80%. Alle anderen Systeme zur Archivierung oder zum Dokumenten-Management sind noch so gut wie nicht verbreitet. vollständig barrierefrei (2%) überwiegend barrierefrei (22%) teilweise barrierefrei (22%) nicht barrierefrei (50%) Beurteilung nicht möglich (4%) Abb. 2.16: Welche der folgenden egovernment Basiskomponenten sind bei Ihnen im Einsatz? 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 A Content Management System (CMS) (76%) B Document Management System (DMS) (10%) C Digitales Archivsystem (10%) D Workflow Management System (WfMS) (4%) E epayment (0%) F esignatur (0%) A B C D E F

II. egovernment aus Verwaltungssicht 21 Perspektiven Barrierefreiheit ist das zukünftige Thema Auch gesetzliche Initiativen haben das Thema Barrierefreiheit ganz oben auf die Agenda bei der Realisierung virtueller Rathäuser gebracht. So sehen heute 82 % der Münsterlandverwaltungen die Barrierefreiheit als zukünftig wichtiges Thema an, darunter 37 % als sehr wichtig (vgl. Abb. 2.18). Abb. 2.18: Wie wichtig wird das Thema Barrierefreiheit bei dem Webauftritt Ihrer Verwaltung im kommenden Jahr sein? Abb. 2.19: Worin sehen Sie Vorteile Ihres Internet-Portals 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 04 05 04 05 04 05 04 05 04 05 A B C D E A Größere Bürgerfreundlichkeit B Imagegewinn C Kostensenkungspotential D Bündelung von Bürgeranliegen nach Lebenslagen E Standortmarketing sehr wichtig (37%) ziemlich wichtig (45%) wenig wichtig (14%) gar nicht wichtig (2%) Beurteilung nicht möglich (2%) Außenwirkung steht weiterhin im Vordergrund Gefragt nach den Vorteilen, die sich die Verwaltungen vom Einsatz ihres Internet-Portals versprechen, gaben nahezu alle befragten Kommunen eine größere Bürgerfreundlichkeit an. Fast drei Viertel der Verwaltungen nannten darüber hinaus Imagegewinn als Vorteil. Standortmarketing scheint weniger als Vorteil des Internet-Portals wahrgenommen zu werden (2004: 70 %, 2005: 58 %). Zwar erhofft sich nur ca. die Hälfte der befragten Verwaltungen von ihrem Internet- Auftritt eine Kostensenkung, dieser Vorteil wurde jedoch im Vergleich zum Vorjahr in fast 10 % der Fälle mehr wahrgenommen (vgl. Abb. 2.19). Dies gilt insbesondere aufgrund der verstärkten Wahrnehmung dieses Faktors auf Seiten der Kommunen mit weniger als 20.000 Einwohnern (vgl. Abb. 2.20). Abb. 2.20: Vorteile des Internet-Portals in Abhängigkeit von der Einwohnerzahl 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 Imagegewinn Kostensenkungs- Standortpotential marketing < 20.000 Einwohner > 20.000 Einwohner Kreise

22 II. egovernment aus Verwaltungssicht Service für den Bürger ist primäres Ziel der egovernment-aktivitäten Attraktive Angebote für die Bürger im Bereich des Virtuellen Rathauses werden als die wichtigsten Vorteile beim Einsatz von egovernment im Münsterland genannt. Knapp 90 % der Verwaltungen gaben an, dass aktuelle Informationen für den Bürger und mehr Bürgerorientierung die Vorteile des egovernment-einsatzes seien. Eine bessere Erreichbarkeit der Verwaltung war mit ebenfalls knapp 90 % einer der wichtigsten Vorteile elektronischer Verwaltungsdienstleistungen. Die verwaltungsinternen Vorteile des egovernments wurden im Gegensatz dazu jedoch nur selten genannt. Die Optimierung der Geschäftsprozesse ist dort mit knapp 60 % noch der am stärksten wahrgenommene Vorteil. Eine Kostensenkung jedoch erwarten heute nur noch 16 % der Verwaltungen durch ihr egovernment, und dies sind die Hälfte weniger als im Vorjahr (2004: 32 %). Hier kann vermutet werden, dass die Verbesserung der Abläufe eher als inhaltliche Verbesserung des egovernments aufgefasst wird: Durch optimierte Geschäftsprozesse sollen verstärkt transaktionsorientierte Dienste angeboten werden. Die Kostensenkungsdimension steht hier offenbar im Hintergrund. Eine Verlagerung von Tätigkeiten auf Leistungsempfänger steht bei den meisten Kommunen offenbar weiterhin nicht im Vordergrund. Abb. 2.21: Welche Vorteile sieht Ihre Verwaltung beim Einsatz von egovernment? Mehr Bürgerorientierung Aktuellere Informationen Bessere Erreichbarkeit Höhere Flexibilität Optimierung der Geschäftsprozesse Verlagerung von Tätigkeiten auf Leistungsempfänger Kostensenkung Ausweitung des Beschaffungsmarktes trifft voll zu trifft eher zu Ergebnisse 2004 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 % Insgesamt planen 30 Verwaltungen, ein professionelles Produkt zur Bereitstellung Virtueller Rathäuser im Jahr 2005 einzuführen bzw. ein existierendes System abzulösen. Nach Angaben der Verwaltung verteilen sich die meisten Einführungsprojekte auf das Produkt Mindwerk und auf O.S.I.R.I.S.. Abb. 2.22: Sofern Sie planen, innerhalb des nächsten Jahres ein virtuelles Rathaus in Ihrer Verwaltung einzuführen, um welches handelt es sich? 20 18 A O.S.I.R.I.S. (14) 16 B CITYWERK (9) 14 C Sonstige / 12 Eigenentwicklungen (4) 10 D PROBürger (2) 8 E active-city (1) 6 30 Verwaltungen planen ein 4 neues Produkt einzuführen 2 bzw. von einem Produkt zu A B C D E einem anderen zu wechseln Die Sinnhaftigkeit von Basistechnologien wurde erkannt Perspektivisch sind zwei Aspekte positiv hervorzuheben. Erstens werden in den nächsten zwei Jahren mit 96% fast alle Verwaltungen ein Content-Management-System eingeführt haben und damit die Vorraussetzung für qualitativ hochwertige Virtuelle Rathäuser geschaffen haben. Zweitens verlagert sich der Fokus der Verwaltungen mehr und mehr auf weitere Systeme, deren Potenzial vor allem in der Unterstützung des Back Office zu sehen ist. Ein Trend geht zur Einführung von Dokumenten-Management-Systemen, ein weiterer zur Einführung von Virtuellen Poststellen, die elektronische Signaturen annehmen können. Siehe Abb. 2.23, Seite 23