Bedienungsanleitung Anrufbeantworter im Netz
Bedienungsanleitung Anrufbeantworter im Netz
Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis Version 07/06 VP 1 Einleitung 4 2 Signalisierung von Sprachnachrichten (Posteingang) 4 3 Sprachbox-Einstellungen 5 3.1 Anhören einer Nachricht 6 3.2 Ansagen einrichten/ändern 7 3.2.1 Standardansage 7 3.2.2 Persönliche Ansage 7 3.2.3 Urlaubsansage (Hinweisfuktion) 8 4 Passwort ändern 9 5 Benachrichtigungsfunktion aktivieren/ändern 9 5.1 Ändern der Benachrichtigungart und des Benachrichtigungsziel 10 5.1.1 Benachrichtigung per Telefonanruf 10 5.1.2 Benachrichtigung per E-Mail (optional) 11 5.1.3 Benachrichtigung per E-Mail mit Nachricht als Anhang (optional) 11 5.1.4 Benachrichtigung per SMS (optional) 11 6 Rundspruch (optional) 12 7 Anrufbeantworter ein- und ausschalten 12 7.1 Anrufbeantworter einschalten 12 7.2 Anrufbeantworter ausschalten 13 8 Menüebenen 14 3
Einleitung 1 Einleitung Dataport hat für Sie einen Anrufbeantworter eingerichtet! Ihr persönlicher Anrufbeantworter ist Bestandteil des hamburgischen Telekommunikationsnetzes und kann über Ihr Telefon "fernbedient" werden. Im weiteren Verlauf wird dieser als Sprachbox bezeichnet. Sie werden beim Umgang mit dem Anrufbeantworter feststellen, dass die Funktionen und Möglichkeiten sehr vielseitig sind. Diese Bedienungsanleitung soll Ihnen den Umgang mit dem Anrufbeantworter erleichtern und enthält daher nur die wichtigsten Informationen. Die gesprochene Bedienerführung unterstützt Sie bei der Bedienung des Anrufbeantworters zu jedem Menüpunkt. Für Erläuterungen der einzelnen Funktionen werden in dieser Bedienungsanleitung Kennziffern benutzt (z.b. Kennziffer für Ansagen ändern ). Die mit optional gekennzeichneten Bedienungsschritte müssen bei Dataport angefordert werden. 2 Signalisierung von Sprachnachrichten (Posteingang) Sobald Nachrichten auf Ihrer Sprachbox aufgesprochen wurden, besteht die Möglichkeit, Sie darauf aufmerksam zu machen. Dazu müssen Sie die Benachrichtigungsfunktion aktivieren. (Siehe Kapitel Benachrichtigungsfunktion unter Kapitel 5. Hinweis: Benachrichtigungen per SMS und per E-Mail sind nicht im Standard- Leistungsumfang enthalten. Sie müssen gesondert beauftragt werden 4
Sprachbox-Einstellungen 3 Sprachbox-Einstellungen Rufen Sie Ihre Sprachbox an. Dazu wählen Sie bitte folgende Einwahl-Rufnummer: gefolgt von Ihrer fünfstelligen Anrufbeantworter-Rufnummer:. Während der Ansage drücken Sie die Taste. Im Anschluss werden Sie aufgefordert Ihr sechsstelliges Passwort einzugeben:. Hinweis: Das Passwort wurde Ihnen von Dataport zugesandt. Bitte prägen Sie es sich gut ein. Aus Sicherheitsgründen ist es nicht möglich, ein vergessenes Passwort auszulesen. In so einem Fall muss der Anrufbeantworter komplett gelöscht und neu konfiguriert werden. Sie können Ihr Passwort jederzeit ändern (siehe Kapitel 4) Sie befinden sich nun im Hauptmenü. Folgende Menüpunkte werden angeboten: Nachrichten anhören Ansagen einrichten/ändern Passwort ändern Benachrichtigungsfunktion einrichten/ändern Rundspruch (nur für berechtigte Personen) 5
Sprachbox-Einstellungen 3.1 Anhören einer Nachricht Die Nachrichten werden dann automatisch der Reihe nach angesagt. Es wird zwischen neuen und zurückgelegten (alten) Nachrichten unterschieden. Sie haben im Empfangspostfach folgende Möglichkeiten: mit gelangen Sie zurück ins Hauptmenü, mit springen Sie zur vorherigen Nachricht zurück, mit wird die Nachricht wiederholt, mit springen Sie zur nächsten Nachricht, mit löschen Sie die Nachricht, mit können Sie die Nachricht weiterleiten. Geben Sie die Zielrufnummer ein und beenden die Eingabe mit der Taste. Wenn Sie einen Kommentar hinzufügen wollen, drücken Sie die Taste, wenn nicht, drücken Sie die Taste. Hinweis: Nachrichten können nur auf Teilnehmer weitergeleitet werden, die auch wie Sie eine Sprachbox im Netz besitzen. Zu allen anderen Teilnehmern wird diese Funktion nicht unterstützt. 6
Sprachbox-Einstellungen 3.2 Ansagen einrichten/ändern Folgende Funktionen können ausgewählt werden: Standardansage persönliche Ansage Urlaubsansage zurück ins Hauptmenü 3.2.1 Standardansage Sie befinden sich im Hauptmenü und drücken die Tasten. Die Standardansage wird sofort aktiviert. Hinweis: Diese Ansageform ist bei Einrichtung Ihrer Sprachbox aktiv. Dem Anrufer wird als Begrüßung Ihre Rufnummer mitgeteilt. 3.2.2 Persönliche Ansage Um Ihren Anrufbeantworter etwas persönlicher zu gestalten können Sie auf die System-Standardansage verzichten und stattdessen eine individuelle, persönliche Anrufbeantworter-Ansage aufsprechen. Sie befinden sich im Hauptmenü und drücken die Tasten. Eine bereits vorhandene persönliche Ansage wird sofort abgespielt. Mit Taste 7
Sprachbox-Einstellungen können Sie eine neue Ansage aufsprechen. Nach einer Sprechpause von mehr als 2 Sekunden wird die Aufnahme beendet. Ihre Ansage wird danach sofort wiedergegeben. Mit Taste können Sie anschließend auswählen, ob Sie die soeben wiedergegebene Ansage verwenden wollen. Mit der Taste gelangen Sie zurück ins Hauptmenü. 3.2.3 Urlaubsansage (Hinweisfuktion) Wenn Sie beabsichtigen, für längere Zeit in Urlaub zu gehen, dann sollten Sie vorher eine individuelle Urlaubsansage einrichten. Die Anrufenden hören dann nur Ihre Urlaubsansage, können aber keine Nachricht aufsprechen. Sie befinden sich im Hauptmenü und drücken die Tasten. Eine bereits vorhandene persönliche Ansage wird sofort abgespielt. Mit Taste können Sie eine neue Ansage aufsprechen. Nach einer Sprechpause von mehr als 2 Sekunden wird die Aufnahme beendet. Ihre Ansage wird danach sofort wiedergegeben. Mit Taste können Sie anschließend auswählen, ob Sie die soeben wiedergegebene Ansage verwenden wollen, andernfalls sprechen Sie erneut Ihre Ansage auf, indem Sie die Taste drücken. Mit der Taste gelangen Sie zurück ins Hauptmenü. Hinweis: Nach Ihrer Rückkehr aus dem Urlaub aktivieren Sie Ihre persönliche Ansage (siehe Kapitel 3.2.2). Ihre Urlaubsansage ist damit deaktiviert. 8
Passwort / Benachrichtigungsfunktionen 4 Passwort ändern Sie werden aufgefordert Ihr neues sechsstelliges Passwort einzugeben. Sie werden anschließend aufgefordert Ihr eingegebenes Passwort zu wiederholen. 5 Benachrichtigungsfunktion aktivieren/ändern Folgende Funktionen können ausgewählt werden: Aktivierung der Benachrichtigung für alle Tage einheitlich Aktivierung der Benachrichtigung für alle Tage unterschiedlich. Die Zeiten für die Benachrichtigung werden für jeden Tag einzeln über die Tastatur des Telefons eingegeben. Taste für Sonntag, Taste für Montag usw. bis hin zur Taste für Samstag. Ausgabe der eingestellten Zeiträume Benachrichtigungsziel ändern zurück ins Hauptmenü 9
Benachrichtigungsfunktionen 5.1 Ändern der Benachrichtigungart und des Benachrichtigungsziel Sie befinden sich im Hauptmenü und drücken die Tasten. Folgende Funktionen können ausgewählt werden: Benachrichtigung deaktivieren Aktivierung der Benachrichtigung per Telefonanruf Aktivierung der Benachrichtigung per E-Mail Aktivierung der Benachrichtigung per E-Mail mit der aufgesprochenen Nachricht als Anhang Aktivierung der Benachrichtigung per SMS zurück ins Hauptmenü Hinweis: Es kann nur eine Benachrichtigungsart aktiviert werden. 5.1.1 Benachrichtigung per Telefonanruf Sie befinden sich im Hauptmenü und drücken die Tasten. Eine bereits eingestellte Benachrichtigungszielrufnummer wird Ihnen vorgelesen. Anschließend werden Sie aufgefordert die Rufnummer einzugeben, unter der Sie benachrichtigt werden wollen. Schließen Sie die Eingabe mit der Taste ab. 10
Benachrichtigungsfuktionen 5.1.2 Benachrichtigung per E-Mail (optional) Sie werden nun unter der voreingestellten E-Mail-Adresse über den Eingang neuer Sprachnachrichten informiert. Hinweis: Die E-Mail-Adresse kann nur durch den Systemadministrator bei Dataport geändert werden.. 5.1.3 Benachrichtigung per E-Mail mit Nachricht als Anhang (optional) Sie werden nun unter der voreingestellten E-Mail-Adresse über den Eingang neuer Sprachnachrichten informiert, die aufgesprochene Nachricht wird als Anhang mitgesendet, und kann am PC abgespielt werden. Hinweis: Die E-Mail-Adresse kann nur durch den Systemadministrator bei Dataport geändert werden.. 5.1.4 Benachrichtigung per SMS (optional) Sie werden nun per SMS von Ihrer Sprachbox unter der eingestellten Rufnummer über den Eingang neuer Sprachnachrichten informiert. Hinweis: Die eingestellte Rufnummer muss den SMS-Empfang unterstützen. 11
Rundspruch / Anrufbeantworter einschalten 6 Rundspruch (optional) Teilnehmer mit der Berechtigung zum Aufsprechen eines Rundspruches können eine Nachricht an einen bestimmten Nutzerkreis senden. Der Nutzerkreis wird bei Einrichtung der Rundspruch-Funktion festgelegt. Anschließend werden Sie dazu aufgefordert Ihre Nachricht aufzusprechen Nach einer Sprechpause von mehr als 2 Sekunden wird die Aufnahme beendet. Sie bekommen einen Hinweis, dass Ihre Nachricht erfolgreich aufgezeichnet wurde. Mit Taste können Sie anschließend auswählen, dass Sie die soeben aufgezeichnete Nachricht neu aufnehmen wollen. Mit Taste Mit der Taste können Sie die aufgezeichnete Nachricht versenden. gelangen Sie zurück ins Hauptmenü. 7 Anrufbeantworter ein- und ausschalten 7.1 Anrufbeantworter einschalten Sie schalten den Anrufbeantworter ein, indem Sie eine Anrufumleitung von Ihrem Telefon auf die Sprachbox einlegen. Die Kennziffer zur Aktivierung einer Anrufumleitung entnehmen Sie bitte der Bedienungsanleitung für Ihr Telefon. Hinweis: Für die Aktivierung der Anrufumleitung benötigt Ihr Telefonanschluß eine besondere Berechtigung (Anrufumleitung ins Amt). 12
Anrufbeantworter ausschalten Folgende Schritte zum Einschalten des Anrufbeantworters sind erforderlich: Hörer abnehmen Kennziffer für Anrufumleitung eingeben Einwahlrufnummer für Anrufbeantworter eingeben Fünfstellige Anrufbeantworter-Rufnummer eingeben.,und Hörer auflegen. Hinweis: Die aktivierte Anrufumleitung wird durch einen besonderen Wählton signalisiert, wenn man den Hörer abnimmt. 7.2 Anrufbeantworter ausschalten Sie schalten den Anrufbeantworter aus, indem Sie die Anrufumleitung ausschalten. Die Kennziffer zur Deaktivierung einer Anrufumleitung entnehmen Sie bitte der Bedienungsanleitung für Ihr Telefon. Folgende Schritte zum Einschalten des Anrufbeantworters sind erforderlich: Hörer abnehmen Kennziffer für Anrufumleitung eingeben,und Hörer auflegen. 13
Menüebenen 8 Menüebenen 14
SV3/05-060821 Dataport Anstalt des öffentlichen Rechts Altenholzer Straße 10-14 D-24161 Altenholz Telefon 0431 3295-0 Telefax 0431 3295-6410 E-Mail: info@dataport.de Niederlassungen Billstraße 82 20539 Hamburg Telefon 040 42846-0 Erich-Schlesinger-Straße 37 18059 Rostock Telefon 0381 4032-0