Richtlinien zur Abwicklung von FWF-Projekten

Richtlinien zur Abwicklung von FWF-Projekten FWF Der Wissenschaftsfonds www.fwf.ac.at Leitbild des FWF Der Wissenschaftsfonds FWF (Fonds zur Förderung der wissenschaftlichen Forschung) ist Österreichs zentrale Einrichtung zur Förderung der Grundlagenforschung. Der FWF dient der Weiterentwicklung der Wissenschaften auf hohem internationalem Niveau. Er leistet einen Beitrag zur kulturellen Entwicklung, zum Ausbau der wissensbasierten Gesellschaft und damit zur Steigerung von Wertschöpfung und Wohlstand in Österreich. Die Ziele des FWF Stärkung der wissenschaftlichen Leistungsfähigkeit Österreichs im internationalen Vergleich sowie seiner Attraktivität als Wissenschaftsstandort, vor allem durch Förderung von Spitzenforschung einzelner Personen bzw. Teams, aber auch durch Beiträge zur Verbesserung der Konkurrenzfähigkeit der Forschungsstätten und des Wissenschaftssystems in Österreich. Qualitative und quantitative Ausweitung des Forschungspotentials nach dem Prinzip "Ausbildung durch Forschung". Verstärkte Kommunikation und Ausbau der Wechselwirkungen zwischen Wissenschaft und allen anderen Bereichen des kulturellen, wirtschaftlichen und gesellschaftlichen Lebens, wobei insbesondere die Akzeptanz von Wissenschaft durch systematische Öffentlichkeitsarbeit gefestigt werden soll. Förderungsrichtlinien Alle Förderprogramme (Ausschreibungsübersicht) findet man auf der Homepage des FWF. Das Dokument "Allgemeine Prinzipien des Entscheidungsverfahrens" stellt kompakt den Ablauf von der Antragseinreichung, der Begutachtung bis hin zur endgültigen Entscheidung dar. Der dargestellte Ablauf bildet dabei die Basis für sämtliche FWF-Programme. https://www.fwf.ac.at/de/forschungsfoerderung/entscheidungevaluation/entscheidungsverfahren/allgemeine-prinzipien-des-entscheidungsverfahrens/ https://www.fwf.ac.at/fileadmin/files/dokumente/ueber_den_fwf/publikationen/fwfrelevante_publikationen/fwf_foerderungsrichtlinien.pdf

Projektabwicklung an der TU Wien Rechtsgrundlage FWF-Projekte sind Projekte gemäß 26 UG 2002; sogenannte ad-personam Projekte. Sie werden direkt zwischen dem Fördergeber FWF und dem/r Projektleiter/in abgeschlossen. Die Letztverantwortung für das Projekt liegt allein bei der Projektleitung, da diese persönlich für ihr Projekt haftet. Die Projektabwicklung hat auf Basis der AVB des FWF, sowie diverser weiterer Richtlinien, wie z.b. UG 2002, RGV usw. zu erfolgen. Verwendung der Förderungsmittel Die Auszahlung von Förderungsmitteln erfolgt ausschließlich im bargeldlosen Zahlungsverkehr. In der operativen Gebarung erfolgt eine Teilung der Finanzmittel in Personal- und Sachmittel. Folgende Girokonten werden für die Abwicklung aller FWF-Projekte nach Rücksprache mit dem FWF bei der Bank Austria Creditanstalt eingerichtet: Konto-Nr.: 51429000401, BLZ 12000 = für die Abwicklung der Personalmittel Konto-Nr.: 51429000407, BLZ 12000 = für die Abwicklung der Sachmittel Hinweis: Die Verwaltung dieser Girokonten obliegt der Quästur! Für freigegebene Projekte wird im SAP durch die Controlling-Abteilung aufgrund des Eintrages in der Projektdatenbank, jeweils ein Innenauftrag für die Abwicklung der Personalkosten (T*), und ein Innenauftrag für die Abwicklung der Sachkosten (F*) angelegt. Die Innenauftragsnummern ermöglichen eine eindeutige Zuordnung zum Projekt. a) Personalmittel Die Verbuchung der Personalkosten erfolgt durch die Quästur-Lohnverrechnung im Bilanzbuchungskreis über den Innenauftrag T*. b) Sachmittel Die Anforderung der Sachmittel erfolgt durch den/die Projektleiter/in direkt beim FWF. Das Überweisungsanforderungsformular wird dem/der Projektleiter/in direkt vom FWF übermittelt. Eine Kopie des Überweisungsanforderungsformulars ist an die Quästur zu schicken (FAX 941113, 941117 bzw. fwf@quaestur.tuwien.ac.at), welche die Verbuchung des Erlöses auf dem betreffenden Projekt/ Innenauftrag vornimmt. Beschaffung/Bezahlung von Sachmitteln Die Projektleitung bestellt die erforderlichen Verbrauchsmaterialien und Kleingeräte sowie Geräte bis Euro 24.000,00 die Bezahlung erfolgt durch die Quästur. Zu diesem Zweck müssen alle Eingangsrechnungen, Reisekosten, etc. auch um eventuell Skontis ausnützen zu können an die Quästur weitergeleitet werden. Ansprechpersonen: Frau Wittmann, DW 41113, renate.wittmann@tuwien.ac.at oder Frau Mayr, DW 41117, verena.mayr@tuwien.ac.at. Ticketsystem: fwf@quaestur.tuwien.ac.at Auf allen Belegen ist der Kontierungsstempel anzubringen. Der Kontierungsstempel ist mit dem Innenauftrag (F*), einer Unterschrift im Feld Sachlich Richtig (z.b. Projektmitarbeiter/in, Sekretärin) und im Feld Anweisungsberechtigter (= Projektleiter/in) zu versehen.

Die Quästur bittet, bei unklarer Warenbezeichnung, diese näher auf der Rechnung zu beschreiben, damit eine korrekte sachkontengerechte Verbuchung durchgeführt werden kann. Archivierung Alle FWF-Belege betreffend Sachaufwand werden in der Quästur gescannt, somit elektronisch archiviert und anschließend wieder an den/die Projektleiter/in retourniert. Es besteht für gem. 132 (2) BAO keine Verpflichtung die gescannten Belege an der OE aufzubewahren. Die Quästur empfiehlt dennoch die Originalbelege weiterhin aufzubewahren, da: die Originalbelege in Papierform einfach eine Art zweites Backup darstellen, sollte mit den Datenträgern (und deren digitalen Backups) etwas passieren, oder ein unerkanntes technisches Gebrechen während des Scanvorganges den digitalisierten Belege unlesbar machen. für Projektabrechnungen von externen Geldgebern meist die Vorlage der Originalbelege verlangt wird. es auch nach Projektende zu Rückfragen seitens des FWFs kommt und somit eine einwandfreie Nachvollziehbarkeit des Projektverlaufes direkt beim Projektverantwortlichen gewährleistet wird. Hinweis: Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für nicht gescannte Belege liegt bei 7 Jahren. Rechnungsmerkmale Zu beachtende Rechnungsmerkmale für alle Inlands- und Auslandsrechnungen: Name und Anschrift des liefernden bzw. leistenden Unternehmens Name und Anschrift des Empfängers Achtung: In der Rechnungsanschrift ist der Name des Projektleiters anzuführen, da es sich bei FWF-Projekten um ad-personam-projekte handelt. Ausnahme: Anlagenkäufe, die sofort ins Eigentum der TU Wien übergehen und der Erwerb von Materialien, welche nur an Großunternehmen weiterverrechnet werden. Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände bzw. Art und Umfang der sonstigen Leistung Tag bzw. Zeitraum der Lieferung oder sonstigen Leistung Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung und den anzuwendenden Steuersatz bzw. Hinweis auf Steuerbefreiung Den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag Ausstellungsdatum Fortlaufende Nummerierung UID-Nummer des liefernden bzw. leistenden Unternehmens Für Kleinbetragsrechnungen aus dem Inland bis 400,- genügen folgende Angaben: Name und Anschrift des liefernden bzw. leistenden Unternehmens Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände bzw. Art und Umfang der sonstigen Leistung Ausstellungsdatum bzw. Zeitraum der Leistung Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag in Summe (Brutto) anzuwendender Steuersatz Hinweis: Gemäß Art.11 Abs. 5 UStG 1194 gelten diese Erleichterungen bei Kleinbetragsrechnungen nicht für innergemeinschaftliche Lieferungen.

Rechnungsadresse Grundsätzlich besteht bei 26-Projekten das Rechtsverhältnis da es sich um sogenannte adpersonam-projekte handelt zwischen dem/der Projektleiter/in und dem Fördergeber. Der/die Projektleiter/in schließt als Privatperson Rechtsgeschäfte ab, wird Eigentümer der Ware und ist somit Leistungsempfänger. Für die dem Projekt zugeteilten Gelder ist und bleibt der Projektleiter verantwortlich. Die Gelder und somit Konten werden von der TU Wien lediglich treuhänderisch verwaltet. Das bedeutet, dass der Projektleiter die TU Wien anweist, laut Richtlinien des Fördergebers, bestimmte Beträge zu überweisen. Korrekterweise müssten daher alle Rechnung auf den Projektleiter ausgestellt werden (TU- Wien + PL ohne bestimmte Reihenfolge wird akzeptiert). Ausnahme: Erwerb von Anlagen, sollten diese ins Eigentum der TU Wien übergehen (Formular Schenkung ) und der Erwerb von Materialien, welche nur an Großkunden verrechnet werden. Auskunft der Rechtsabteilung der TU Wien nach Rücksprache mit dem Steuerberater vom 10.11.2009. Tipp: Um im Nachhinein Korrekturen betreffend Rechnungsadresse zu vermeiden, empfiehlt die Quästur sofort bei der Bestellung den Lieferanten darüber zu informieren, dass die Rechnung auf den/die Projektleiter/in zu lauten hat. Verwendung der UID-Nummer ATU37675002 (NEU seit 1.1.2011) Bei FWF-Projekten schließt der Projektleiter als "Privatperson" Rechtsgeschäfte ab. Werden Waren im EU-Raum als Privatperson bezogen, verrechnet der Lieferant die ausländische Umsatzsteuer. Die Praxis hat jedoch gezeigt, dass es in manchen Bereichen schwierig ist, gewisse Waren als Privatperson zu erwerben. Für folgende Ausnahmefälle darf die UID-Nr. (Umsatzsteueridentifikationsnummer) der TU Wien, ATU37675002, verwendet werden: Kauf von Anlagen/Geräten mit einem Anschaffungswert zwischen Euro 1.000 und Euro 24.000 inkl. USt., sofern die Anlagen/Geräte bereits bei der Anschaffung in das Eigentum der TU-Wien übergehen (Schenkung). Kauf von Waren, wenn nachweislich nur an Unternehmen weiterverrechnet wird, z.b. gefährliche Chemikalien. Diese Waren sind im ersten Schritt über die TU Wien ( 27 oder 28-Mittel) zu finanzieren und in weiterer Folge mittels SAP-Faktura an den FWF (Debitor 20001455) weiter zu verrechnen. Im Falle der oben genannten Rechtsgeschäfte tritt die TU Wien als Unternehmer auf. Bei Lieferungen innerhalb der EU gilt dann, dass die Lieferung im Abgangsstaat steuerfrei ist und in jenem Staat, in dem die Ware gelangt, der dortigen Umsatzsteuer (Erwerbsteuer) unterliegt.. Drittland: Beim Erwerb von Lieferungen und Leistungen aus dem Drittland darf keine UID-Nr. verwendet werden. Bei Eingangsrechnungen aus Drittländern wird die Einfuhrumsatzsteuer durch die Spedition in Rechnung gestellt bzw. die landesübliche Steuer ausgewiesen.

WARE RECHNUNGSANSCHRIFT Rechnung INLAND Regelung Umsatzsteuer/UID-Nr. Rechnung EU Rechnung AUSLAND Anlagen, welche ins Eigentum der TU Wien übergehen (Formular Schenkungen) Anlagen, welche im Eigentum des PL bleiben (Anschaffung über FWF) Div. Materialien, Verbrauchsmaterialien, Kleingeräte < Euro 1.000,00 usw. Materialien, welche nur an Großunternehmen verrechnet werden (z.b. Chemikalien) Technische Universität Wien (+ PL) keine UID-Nr. Mit dem FWF abzuklären! PL (+ Technische Universität Wien) keine UID-Nr. Technische Universität Wien (+ PL) keine UID-Nr. Keine UID-Nr. = ausländische Umsatzsteuer bzw. ATU37675002 = keine Umsatzsteuer ausländische Umsatzsteuer Keine UID-Nr. = ausländische Umsatzsteuer bzw. ATU37675002 = keine Umsatzsteuer Einfuhrumsatzsteuer Einfuhrumsatzsteuer Einfuhrumsatzsteuer Hinweise: Für alle Rechnungen wird die Rechnungsanschrift "Technische Universität Wien + PL" akzeptiert (eine bestimmte Reihenfolge ist nicht relevant). Jahresverwendungsnachweis Über die Durchführung des Forschungsvorhabens ist ein jährlicher Verwendungsnachweis zum Stichtag 31.12. bis spätestens 30.4. des Folgejahres vorzulegen. Der Jahresverwendungsnachweis besteht aus: - dem Bericht vom/von der Projektleiter/in - dem Abrechnungsformular das von der Quästur ausgefüllt wird. Die rechnerische Richtigkeit wird von der Quästur, die inhaltliche Richtigkeit wird vom/von der Projektleiter/in bestätigt. Aufgabe des/der Projektleiter/in ist dabei die Überprüfung der Ausgaben hinsichtlich ordnungsgemäßer und zeitgerechter Buchung aller Belege und deren Zuordnung zum Projekt. Projektabschluss Nach Abschluss des Forschungsprojektes muss ein zusammenfassender Bericht über die Ergebnisse, Erfolge und Misserfolge der Forschungsarbeiten samt den vorgegebenen Beilagen vorgelegt werden. Dem Endbericht über die Forschungsergebnisse ist die Endabrechnung, welche durch die Quästur durchgeführt wird, beizulegen. Unverbrauchte Förderungsmittel sind dem FWF zurück zu überweisen. Darstellung der FWF-Projekte im SAP Pfad: Berichte CO Kostenrechnung Aufträge Einzelposten Ist Transaktion: KOB1

Ansprechpersonen an der TU Wien Ansprechperson Durchwahl Zuständigkeit Frau Wittmann Frau Mayr 41113 41117 Überweisung der Eingangsrechnungen, Reisekosten Herr Lipp 41125 Projektpersonalkostenermittlung Herr Krehan 41037 Verwaltung der Innenaufträge, Auswertungen, Accessreport Herr Laa 41040 Verwaltung des Personals