Scrum & Festpreis ein Widerspruch? Ein Erfahrungsbericht

Fachgruppe IT Projektmanagement Stuttgart Scrum & Festpreis ein Widerspruch? Ein Erfahrungsbericht Jochen Ade, 06.02.2015 Copyright 2015 NTT DATA Deutschland GmbH

Agenda 1. Anforderungen im RfP 2. Weshalb Scrum? 3. Herausforderungen Im Rahmen der Ausschreibung Im Projektverlauf 4. Aufwandsschätzung und Scope-Management 5. Zeitliche Entwicklung Vertragsmodell 6. Ergebnisse und Erfahrungen 7. Erfolgsfaktoren in agilen Festpreisprojekten Copyright 2015 NTT DATA Deutschland GmbH 2

Anforderungen im RfP Anforderungen im RfP Festpreis Umsetzung der Lastenheftanforderungen Zusätzlich: alle wesentlichen Funktionen des Altsystems müssen abgedeckt sein Lieferung von 2 Major Releases mit definierten Terminen Sonstige Erkenntnisse Nicht funktionale Anforderungen: KPIs fehlen Degenerierte & komplexe Datenbasis, die migriert werden muss Viele Stakeholder Vorgehensmodell: keine Präferenz Copyright 2015 NTT DATA Deutschland GmbH 3

Weshalb Scrum? Anforderungen liegen nur rudimentär beschrieben vor, keine Spezifikationsphase vor dem Projektstart Anforderungen 1:1 aus dem Lastenheft Anf. 1) Vergleichsmöglichkeit zweier beliebiger Datenstände Anf. 2) Archivierung und ggf. Wiederherstellung von gelöschten Datensätzen. Copyright 2015 NTT DATA Deutschland GmbH 4

Agiles Vorgehen Priorisierung und Zerlegung Release 1 Sprint 1 Sprint 2 Feature 1 Anforderungen technisch Anforderungen fachlich Externe Anforderungen ans Projekt Anforderung A Anforderung B Anforderung c C Anforderun Anforderung D Anforderun g D Anforderung g Anforderung Feature 4 Feature 2 Feature Release 2 Release 3 Sprint 3 Sprint 4 Anforderungs-Backlog Projekt-Backlog Release-Backlog Sprint-Backlog Strategische Verortung Machbarkeitsprüfung Grobe Aufwandsschätzung Kosten-/ Nutzenbewertung Priorisierung aller Anforderungen gegeneinander Inhaltliche Zerlegung auf Basis der Lösungsskizze und Priorisierung Validierung der Aufwandsschätzung zeitliche Integration auf Basis verfügbarer Kapazitäten Detailierung Backlog, Ableiten von User Stories Verteilung der Features auf einzelne Sprints Copyright 2015 NTT DATA Deutschland GmbH 5

Lösungsansatz: agile Entwicklung mit Scrum Unklare Anforderungen zum Projektstart Erfordernis, die Anforderungen im Projektverlauf zu detaillieren ist möglich mit agiler Entwicklung Spezifikation und Implementierung laufen parallel Definition of Ready Spezifikation und Schätzung der Stories mit einem Sprint Vorlauf Aber: Striktes Scope-Management erforderlich Copyright 2015 NTT DATA Deutschland GmbH 6

Herausforderungen: Vorgehensmodell Kunde vs. agiles Projektvorgehen Copyright 2015 NTT DATA Deutschland GmbH 7

Herausforderung - Projektorganisation Lösung: kompetentes Team, klare Verantwortlichkeiten, enge Einbindung des Fachbereichs Copyright 2015 NTT DATA Deutschland GmbH 8

Herausforderung - Scrum & Nearshore 1 Scrum Team, 10 Personen, verteilt über 5 Standorte (=50% Nearshore) Mitarbeiter an Standorten NTT DATA - Stuttgart - Hamburg - Timisoara (RO) Weitere Dienstleister - Sibiu (RO) - Moldavien Lösung: gemischtes Scrum Team, daily Scrum, Einsatz von Skype, Lync, Webex, alle 3 Monate gesamtes Team für 2 Wochen in Stuttgart Copyright 2015 NTT DATA Deutschland GmbH 9

Herausforderungen während der Projektlaufzeit Bereitstellung Testumgebung nach 50% der Entwicklungszeit Bereitstellung lauffähige Versionen der Frameworks nach 40% der Entwicklungszeit Vielzahl an Änderungswünschen führen auch zu Performance-Verschlechterungen Instabilität in der Teamgröße (3-11) Schlechte Planbarkeit aufgrund hoher Änderungsfrequenz bei User Stories Datenmodellentwicklung & Datenmigration bis 2 Wochen vor dem Go-Live Mangelnde Einbindung eines Fachbereichs durch den Kunden führt zu späten Änderungen Copyright 2015 NTT DATA Deutschland GmbH 10

Aufwandsschätzung klassisch vs. agil Klassisch: Schätzung nach Aufwandstagen Agil: Schätzung mit Epic Points / Story Points Notwendigkeit der Umrechnung der EP/SP in Aufwandstage für die Kalkulation Im konkreten Fall - Klassische Schätzung & kein agiler Festpreis Gründe hierfür: Kundenorganisation war auf agile Verträge noch nicht eingestellt Ausweisung des Aufwandes in Tagen auf Arbeitspaketebene gewünscht (Validierung der Schätzung durch Vergleich mit Wettbewerbern) Copyright 2015 NTT DATA Deutschland GmbH 11

Scope-Management Umgang mit Änderungen Ausgangssituation Vorgehensweise bei Änderungen der User Stories Änderungsbedarfe identifiziert Sprint 1 Sprint n Vereinbarung # of Epic-Points Scope-Linie US 1 US 2 US 3 US 4 US 5 US 6 US 7 US 8 US 9 Unschärfe Priorität Geplante Umsetzung von User Stories US 1 US 2 US 3 US 4 US 5 US 6 US 7 US 8 US 9 Anpassung der Umsetzungsplanung Umsortierung der User Stories Aufnahme neuer User Stories US 10 US 3 US 2 US 1 US 4 US 5 US 6 US 7 US 8 US 9 Anwendung bsp. Change 4 Free Verfahren: User Stories werden analysiert und Komplexität reduziert dadurch Aufnahme neuer User Stories möglich US 10 US 3 US 2 US 1 US 4 US 6 US 5 US 8 US 9 Sprints laufen an User Stories werden sukzessive abgearbeitet! US 10 US 3 US 2 US 1 US 4 US 6 US 5 US 11 US 8 US 9 Erweiterter Scope Variante A: Change 4 Free Variante B: Change Konto wird belastet Variante C: Change Request gestellt Variante D: User Stories entfallen Copyright 2015 NTT DATA Deutschland GmbH 12

Scope-Management Maßnahmen & Monitoring Striktes Scopemanagement mittels Change Control Board (tagt 1x wöchentlich) Änderungen können vorgenommen werden, der Gesamtumfang darf sich aber nicht erhöhen. Aber: hohe Disziplin erforderlich: kritische User Stories nicht spät einsteuern! Für geringfügige Erweiterungen sollte zu Projektbeginn eine Timebox vereinbart werden (ca.15-20% des Projektvolumens) Fortschrittsmonitoring mittels Burndown-Chart zwingend notwendig. Scope-Änderungen müssen hier berücksichtigt werden. Copyright 2015 NTT DATA Deutschland GmbH 13

Zeitliche Entwicklung Vertragsmodell 2013 2015 Gewerk & Festpreis Dienstvertrag & T&M Gewerk mit Festpreisanteil & Timebox) Dienstvertrag & T&M Festpreis für den Gesamtumfang Volle Transparenz zum Fortschritt mit dem Burndown schafft Vertrauen! Wechsel zum Dienstvertrag Weniger Verwaltungsauf wand für den Kunden (CR- Management) mehr Flexibilität Vertrauen zum Dienstleister ist da Änderungen bedingt durch vertragliche Rahmenbed. Gewerk & Festpreis für klar definierte User Stories Timebox für rudimentär beschriebene User Stories Kunde will wieder mehr Flexibilität (in Bezug auf die Zeit, Beistellungen konnten in der Vergangenheit nicht rechtzeitig erbracht werden) Copyright 2015 NTT DATA Deutschland GmbH 14

Ergebnisse und Erfahrungen (1) Projektstart Backlog-Priorisierung vor Implementierungsbeginn Grund: hohes Risiko durch Parallelisierung von Implementierung & Spezifikation insb. zu Projektbeginn Grund: hoher Änderungsaufwand durch kritische fachliche/ technische Stories, die spät eingesteuert werden Das Backlog muss zum Start der Entwicklung groß genug sein Wenn das Spezifikationsteam (Kunde) im Vergleich zum Entwicklungsteam zu klein ist, kann es zu Engpässen kommen Der Kunde kann ggf. die Beistellung nicht rechtzeitig erbringen Projektverzug droht + erhöhte Aufwände Eine technische Validierungsphase ist hilfreich Zentrale fachliche und technische Konzepte können implementiert werden Kunde kann zeitgleich das Backlog entwickeln Copyright 2015 NTT DATA Deutschland GmbH 15

Ergebnisse und Erfahrungen (2) Projektorganisation Die Kundenorganisation muss sich auf Scrum einstellen (regelmäßig testen, häufige Störungen durch Fragen aus der Entwicklung) Scrum Schulung aller Projektmitglieder erforderlich Product Owner sollte auf Kundenseite nicht von der IT, sondern vom Fachbereich gestellt werden (kein Proxy Product Owner) Product Owner = Schlüsselposition. Ohne konsequentes Leben dieser Rolle drohen Zusatzaufwände Enge Abstimmung zwischen Entwickler und Fachbereich ist effektiv im Zuge des Trends zur verstärkten Off-Campus Umsetzung wird dies die Aufwände zukünftig erhöhen Scrum bedeutet Disziplin aller Beteiligten Copyright 2015 NTT DATA Deutschland GmbH 16

Ergebnisse und Erfahrungen (3) Zusammenarbeit Transparenz zum Kunden (insbesondere beim Festpreis) schafft Vertrauen 1. Auftrag mit einem neuen Kunden i.d.r. Festpreis. Risiko für den Dienstleister. Mit richtiger Anwendung von Scrum kann das Risiko reduziert werden Test Testumgebung muss ab Implementierungsbeginn zur Verfügung stehen Copyright 2015 NTT DATA Deutschland GmbH 17

Ergebnisse und Erfahrungen (4) Scope 2,5% Scopeänderungen pro Monat sind normal in 1,5 Jahren sind dies ca. 50%! Umgang mit Änderungen gehört zum Tagesgeschäft Ohne striktes Scope-Management gehen Änderungen meist zu Lasten des Dienstleisters Sprintweise Abnahme der User Stories erforderlich vermeidet spätere Diskussionen Projektkalkulation Einbindung des Scrum Teams zur Klärung der User Stories erforderlich, Zusatzaufwand von ca. 15-20% muss kalkuliert werden Aufwand für Scope-Management nicht unterschätzen Copyright 2015 NTT DATA Deutschland GmbH 18

Ergebnisse und Erfahrungen (5) Scrum zum Festpreis? Warum nicht! Vorteile/Nachteile im Vergleich zur Alternative Festpreis & Wasserfall: + Reduktion Aufwand/Risiko für späte Umbaumaßnahmen durch early feedback + hohe User Akzeptanz durch enge und frühe Einbindung des Fachbereichs + Reduktion von Gewährleistungsaufwänden durch Sprint Tests und Abnahmen + Flexibilität ermöglicht die Umsetzung der benötigten Anforderungen - Erhöhte Aufwände für das Scope-Management Copyright 2015 NTT DATA Deutschland GmbH 19

Erfolgsfaktoren in agilen Festpreisprojekten Zusammenarbeit Vertrauensvolle und faire Zusammenarbeit Enge Einbindung der Fachbereiche, möglichst direkte Kommunikation Vermeidung von Bottlenecks, z.b. Proxy-Product Owner Verteiltes Arbeiten möglich kurzfristiges Hinzuziehen von Experten wird erleichtert Scrum wird von allen Beteiligten gelebt, Akzeptanz auf Management-Ebene gemeinsames Verständnis für Definition of Ready & Definition of Done Tests Sprintweise testen (=Early Feedback) & User Stories abschließen Testumgebungen und Drittsysteme stehen rechtzeitig bereit Projekt-Management Scope-Management: gemeinsames Verständnis und offener Umgang mit Änderungen Risiko-Management: Risiken früh erkennen & gegensteuern: Kritische User Stories früh implementieren Copyright 2015 NTT DATA Deutschland GmbH 20

Wer wir sind: NTT DATA vereint globale Reichweite mit starker lokaler Präsenz Global Deutschland HEADQUARTERS Tokyo GRÜNDUNG 1988 HEADQUARTERS München GRÜNDUNG 1971 MITARBEITER UMSATZ (2013) 75.000* $13 Mrd. MITARBEITER 1.200 UMSATZ (2013) 205 Mio. EMEA Mitarbeiter: 13.500* APAC Mitarbeiter: 10.500* China Mitarbeiter: 4.000* Amerika Mitarbeiter: 14.000* Japan Mitarbeiter: 33.000* Hamburg Wolfsburg Köln Frankfurt Ettlingen Stuttgart München Wien (AT) NTT DATA ist einer der Top10 Business Innovation & Transformation Partner in Deutschland. *mit itelligence, EBS und everis Group; 100% Tochter von NTT DATA Corporation, März 2014 Copyright 2015 NTT DATA Deutschland GmbH 21

Kontaktinformationen NTT DATA Deutschland GmbH Zettachring 2 70567 Stutttgart www.nttdata.com/de Jochen Ade Tel + 49 7243 570-1570 Mobil + 49 163 421 2269 jochen.ade@nttdata.com Copyright 2015 NTT DATA Deutschland GmbH 22

Copyright 2015 NTT DATA Deutschland GmbH