Microsoft Project 2000 für Windows Grundlagen Projektverwaltung PRO2000 00-0-05-70-01 Autoren: W. Muschner, W. Wilczek Inhaltliches Lektorat: S. Kleinschmidt, R. Blume 2. Auflage: August 2000 (020401) by HERDT-Verlag, Nackenheim, Germany Internet: http://www.herdt.com Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Microfilm oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Herausgebers reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Diese Unterlage wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. PROJECT
I NHALTSVERZEICHNIS Project 2000 -Grundlagen Projektverwaltung Basiswissen 1 Was ist Project?... 4 1.1 Was Sie wissen sollten...4 1.2 Projektmanagement mit Project 2000...5 2 Grundlagen des Projektmanagements... 6 2.1 Was ist ein Projekt?...6 2.2 Was ist Projektmanagement?...7 2.3 Die Projektorganisation...10 2.4 Grundbegriffe des Projektmanagements...12 2.5 Die Gliederung eines Projekts...13 2.6 Projektplanungstechniken und -instrumente...14 2.7 Ressourcen- und Kostenplanung...15 2.8 Informations- und Bearbeitungswerkzeuge in Project...15 3 Grundlagen der Programmbedienung... 18 3.1 Project starten und beenden...18 3.2 Das Project-Anwendungsfenster...18 3.3 Grundlegende Hinweise zur Programmsteuerung...20 3.4 Grundlegendes Arbeiten mit Tabellen...21 3.5 Hilfe durch den Office-Assistenten...23 3.6 Mit dem Hilfefenster arbeiten...24 3.7 Weitere Hilfefunktionen...26 3.8 Schnellübersicht...27 3.9 Übung...27 4 Projekte anlegen... 28 4.1 Neues Projekt eröffnen...28 4.2 Vorgänge eingeben...29 4.3 Vorgänge einfügen, verschieben, kopieren, löschen...32 4.4 Projektplan drucken...33 4.5 Projekte speichern...34 4.6 Projekte öffnen...35 4.7 Schnellübersicht...36 4.8 Übung...36 Aufbauwissen 5 Vorgangsbeziehungen erstellen und bearbeiten... 38 5.1 Vorgänge gliedern...38 5.2 Meilensteine und Stichtage...40 5.3 Vorgangsverknüpfungen erstellen...41 5.4 Zeitverschobene und überlappende Verknüpfungen...42 5.5 Spezielle Vorgangsarten...44 5.6 Kritische Vorgänge und zeitliche Konflikte...46 5.7 Vorgangsinformationen ändern...47 5.8 Schnellübersicht...48 5.9 Übung...49 6 Die Kalender von Project...50 6.1 Grundlagen zu den Kalendern...50 6.2 Die Basiskalender...50 6.3 Der Projektkalender...52 6.4 Der Vorgangskalender...53 6.5 Überblick über die Kalender von Project...54 6.6 Schnellübersicht...55 6.7 Übung...55 7 Mit Ressourcen arbeiten...56 7.1 Grundlagen...56 7.2 Ressourcentabellen erzeugen...56 7.3 Ressourcen zuordnen...57 7.4 Einheiten und Verfügbarkeit für Ressourcen festlegen...60 7.5 Arbeitsprofile erstellen...61 7.6 Ressourcenzuordnung lösen und Ressourcen ersetzen...62 7.7 Der Ressourcenkalender...63 7.8 Schnellübersicht...65 7.9 Übung...65 8 Ansichten, Masken, Tabellen...66 8.1 Grundkategorien und Auswahl der Ansichten...66 8.2 Ansichtsfenster teilen (Maske einblenden)...67 8.3 Individuelle Ansichten erstellen...69 8.4 Grundlagen zu Project-Tabellen...70 8.5 Anpassen und Erzeugen von Tabellen...72 8.6 Besonderheiten der Ansicht N ETZPLANDIAGRAMM...74 8.7 Besonderheiten der Ansicht K ALENDER...75 8.8 Schnellübersicht...77 8.9 Übung...77 9 Filter anwenden und erstellen...78 9.1 Filter anwenden...78 9.2 Eigenen Filter definieren...80 9.3 Der AutoFilter...82 9.4 Schnellübersicht...83 9.5 Übung...83 10 Spezielle Terminplanung...84 10.1 Die Vorgangseinschränkungen...84 10.2 Vorgänge unterbrechen...87 10.3 Leistungsgesteuerte Terminplanung...88 10.4 Terminplanung über die Vorgangsarten...90 10.5 Teilzeit- und Staffelzuteilung...92 10.6 Die Überstundenzuteilung...94
Inhaltsverzeichnis I 10.7 Ressourcenzuordnung während der Urlaubszeit... 95 10.8 Überstunden einbinden... 96 10.9 Pufferzeiten anzeigen... 96 10.10 Die PERT-Analyse (Was-wäre-wenn)...97 10.11 Schnellübersicht... 98 10.12 Übung... 99 11 Kapazitätsabgleich der Ressourcen... 100 11.1 Grundlagen zu Kapazitätsabgleichen... 100 11.2 Ressourcenüberlastungen anzeigen... 101 11.3 Der manuelle Abgleich... 103 11.4 Der automatische Kapazitätsabgleich... 105 11.5 Schnellübersicht... 108 11.6 Übung... 109 12 Bearbeitungsfunktionen von Project... 110 12.1 Vorgänge oder Ressourcen gruppieren... 110 12.2 PSP-Code erstellen... 112 12.3 Benutzerdefinierte Gliederungscodes... 114 12.4 Datenaustausch mit anderen Anwendungen... 115 12.5 Weitere Bearbeitungsfunktionen... 116 12.6 Schnellübersicht... 116 12.7 Übung... 117 Weiterführende Themen 13 Individuelle Programmanpassung... 118 13.1 Die Globaldatei... 118 13.2 Programm- und Projekteinstellungen... 119 13.3 Symbolleisten individuell gestalten... 122 13.4 Die Arbeit mit Vorlagen... 124 13.5 Schnellübersicht... 125 13.6 Übung... 125 14 Ansichten und Berichte drucken... 126 14.1 Die Seitenansicht... 126 14.2 Die Druckseite einrichten... 127 14.3 Ansichten drucken... 129 14.4 Mit Berichten arbeiten... 131 14.5 Schnellübersicht... 133 14.6 Übung... 133 15 Projektverfolgung und -kontrolle... 134 15.1 Was ist Projektüberwachung?... 134 15.2 Basisplaneinrichten... 136 15.3 Aktualisieren des Terminplans... 137 15.4 Aktualisierungsstrategien... 141 15.5 Basisplan mit dem aktuellen Terminplan vergleichen... 142 15.6 Probleme der Vorgangsaktualisierung... 144 15.7 Schnellübersicht... 146 15.8 Übung... 147 16 Die Kosten des Projekts... 148 16.1 Die Berechnung von Kosten... 148 16.2 Ansichten zur Kostenkontrolle... 151 16.3 Überwachung und Analyse der Kosten... 152 16.4 Schnellübersicht... 154 16.5 Übung... 155 17 Dateien verwalten... 156 17.1 Grundlagen der Dateiverwaltung... 156 17.2 Dateiinformationen zum Projekt... 157 17.3 In der Ordnerhierarchie bewegen... 157 17.4 Eigene Dateien organisieren... 158 17.5 Schneller Zugriff mit den Favoriten... 159 17.6 Speicheroptionen festlegen... 160 17.7 Projektdateien suchen... 161 17.8 Schreibschutz und Kennworteingabe für Projekte... 162 17.9 Schnellübersicht... 163 18 Projektinformationen hervorheben... 164 18.1 Zeichen- und Grafikobjekte einfügen... 164 18.2 Mit Hyperlinks arbeiten... 166 18.3 Gitternetzlinien formatieren... 168 18.4 Mit grafischen Symbolen arbeiten... 168 18.5 Projektinformationen formatieren... 170 18.6 Elemente des Balkendiagramms formatieren... 172 18.7 Schnellübersicht... 175 19 Mehrprojekttechnik... 176 19.1 Mehrere Projekte verwalten... 176 19.2 Projekte inteilprojekte unterteilen... 178 19.3 Gemeinsame Ressourcennutzung... 179 19.4 Vorgangszellen oder Felder verknüpfen... 181 19.5 Arbeitsbereiche erstellen... 182 19.6 Schnellübersicht... 183 20 Microsoft Project Central einsetzen... 184 20.1 Grundlagen zu Project Central... 184 20.2 Vorbereitende Arbeiten des Projektleiters... 185 20.3 Project Central öffnen... 187 20.4 Kommunikation der Projektbeteiligten... 190 20.5 Vorgangsverwaltung der Mitarbeiter... 194 20.6 Schnellübersicht... 197 Stichwortverzeichnis... 198
2 Project 2000 -Grundlagen Projektverwaltung 2 Grundlagen des Projektmanagements In diesem Kapitel erfahren Sie welche Merkmale und Phasen ein Projekt auszeichnen welche Aufgaben und Ziele das Projektmanagement verfolgt wie Sie ein Projekt gliedern und planen 2.1 Was ist ein Projekt? Allgemeine Beschreibung Projekte sind zeitlich begrenzte Vorhaben, die mit der Erfüllung eines Ziels oder Zielzustandes abgeschlossen sind. Im Rahmen des Projektmanagements werden nur Projekte mit einer gewissen Einmaligkeit betrachtet. Routinearbeiten ohne neue oder unbekannte Faktoren benötigen keine Projektplanung, da ihr Ablauf bereits feststeht. Ein Projekt besteht aus mehreren miteinander verbundenen Aktivitäten, auch Tasks oder Vorgänge genannt, die ausgeführt werden müssen, um ein bestimmtes Ziel bzw. Teilziele zu erreichen. Diese Vorgänge (Aufgaben) müssen hierzu in einer bestimmten Reihenfolge bzw. Priorität mit Hilfe der zugewiesenen Ressourcen (Personen, Arbeitsmittel) abgearbeitet werden, sodass die vorgegebenen Rahmenbedingungen wie Zeit, Budget und Ergebnis eingehalten werden. Das Ziel des Projekts, und damit die Maxime der Projektleitung, ist die Erreichung der gesetzten Ziele innerhalb dieser Rahmenbedingungen. Die Merkmale eines Projekts Merkmal Zeitliche Begrenzung Zielausrichtung Einmaligkeit Gliederung Organisationsform Bedeutung Es muss ein Startereignis angegeben und das Projektende definiert sein. Die zeitliche Abgeschlossenheit bedeutet nicht immer die genaue Angabe eines fixen Enddatums, sondern eine Festlegung, nach welchem Ereignis das Projektziel erreicht ist. Beispiel: "Das Projekt Hausbau ist abgeschlossen, sobald das Haus vom Bauherrn übernommen ist." Das Ziel, das durch das Projekt erreicht werden soll, muss exakt formuliert sein. Beispiele: "Hausübergabe" ist ein eindeutig definiertes Ziel, "Umsatzsteigerung" ist kein exakt zu erreichendes Ziel. Das Projekt muss deutlich gegenüber der täglichen Routinearbeit abgegrenzt sein. Die Einmaligkeit oder relative Neuartigkeit bedeutet, dass sich das Projekt hinsichtlich Zielsetzung und Häufigkeit aus dem üblichen Tagesgeschäft hervorhebt. Das Projekt muss sich in klar abgegrenzte Einzelaufgaben aufteilen lassen. Es stellt keine unteilbare Einheit von Anfang bis Ende dar, sondern wird in definierten Teilschritten (Vorgängen) bewältigt. Projekte erfordern meistens eine übergreifende Koordination und eine festgeschriebene Organisationsform mit eindeutigen Kompetenzen. 6
Grundlagen des Projektmanagements 2 2.2 Was ist Projektmanagement? Ziele des Projektmanagements Unter Projektmanagement versteht man die Planung und Leitung eines Projekts sowie die Lösung aller auftretenden Probleme und Konflikte. Dabei ist es notwendig, die festgelegten Projektziele so weit als möglich einzuhalten bzw. aufgrund veränderter Rahmenbedingungen kontinuierlich weiterzuentwickeln und zu kontrollieren. Es lassen sich bestimmte Zielarten unterscheiden: Sachziel Terminziel Kostenziel Sonderziel Eine genau definierte Aufgabe mit einem konkreten Ergebnis ist zu bewältigen. Ein Haus ist beispielsweise genau nach Bauplan und Beschreibung des Architekten zu errichten. Das Projekt muss innerhalb einer bestimmten Zeit abgeschlossen sein. Das Projekt soll ohne Überschreitung der geplanten Kosten realisiert werden. Hier handelt es sich um so genannte Nebenbedingungen, die bei der Projektdurchführung eingehalten werden müssen. Es kann sich beispielsweise um eine begrenzte Anzahl von Projektmitarbeitern oder um eine maximale Produktionskapazität handeln. Es kann aber auch sein, dass übergeordnete Unternehmensziele berücksichtigt werden müssen. So kann beispielsweise die Corporate Identity eines Unternehmens den Einsatz bestimmter Ressourcen (Materialien oder Dienstleistungen) ausschließen, oder es muss Rücksicht genommen werden auf besondere Geschäftsbeziehungen (z.b. langfristige Kunden- bzw. Zuliefererbindungen). Das Zusammenspiel der Zielarten inder Projektbewältigung Typisch für das Zusammenspiel der Zielarten ist es, eine Aufgabe (Sachziel) in einer vorgegebenen Zeit (Terminziel) mit vorgegebenen Kosten (Kostenziel) zu erfüllen. Dabei sind gleichzeitig bestimmte Nebenbedingungen (Sonderziele) einzuhalten. Die Gewichtung der Projektziele übergeordnete Rolle zu. ist immer vom aktuellen Projekt abhängig. Meist kommt dem Sachziel die Konflikte beim Projektmanagement Da das Projektmanagement idealerweise die Erfüllung aller gesetzten Ziele bewirken soll, besteht ein erheblicher Teil der Arbeit darin, Konflikte zu bewältigen, die sich aus den Zielarten ergeben. Hieraus ergibt sich die Notwendigkeit, die Projektziele vorab sehr exakt zu definieren, sodass deren Erfüllung während der Projektdurchführung genau überwacht werden kann. Notizen 7
2 Project 2000 -Grundlagen Projektverwaltung Beispiele für Projektkonflikte: Durch den Ausfall eingeplanter Mitarbeiter kann das Projekt innerhalb der vorgesehenen Zeit nicht abgeschlossen werden (Terminzielverletzung). Die Erhöhung der Arbeitskapazität durch Überstunden würde Mehrkosten verursachen (Kostenzielverletzung). Eine - eventuell mögliche - Reduzierung des Arbeitsergebnisses würde das Projekt verändern (Sachzielverletzung). Während des Projekts entstehen zusätzliche Wünsche (Sachzielveränderung). Die Kosten verändern sich, und ohne zusätzliches Personal entsteht ein Terminproblem. Konfliktlösungen Bei allen Konflikten muss durch das Projektmanagement entschieden werden, bei welchen Zielen und Zielarten Veränderungen, Kürzungen bzw. Erweiterungen möglich sind. Auch besteht die Möglichkeit, die nötigen Veränderungen auf mehrere Zielarten zu verteilen. Dem Ausfall von Mitarbeitern im obigen Beispiel kann durch einige Überstunden und eine Terminverlängerung entgegengesteuert werden. Die Phasen improjektmanagement Das Managen eines Projekts lässt sich in verschiedene Phasen unterteilen. Je nach Projektgröße und -art spielen bestimmte Phasen nur eine untergeordnete Rolle oder werden zusammengefasst. In der folgenden Liste werden beispielhaft die verschiedenen Phasen erläutert. Phasenmodell des Projektmanagements Phase Projektidee/ Projektauslösung Zieldefinition/ Projektdefinition Durchführbarkeitsanalyse/ Machbarkeitsstudie Projektauftrag Grobgliederung/ Projektaufgabendefinition Beschreibung Durch eine Idee, ein Problem, eine Anfrage oder als Folge eines übergeordneten Projekts beginnt ein neues Projekt. In dieser Phase finden erste Gespräche über Sinn und Nutzen des neuen Projekts statt. Auch erste Kontakte zu wichtigen zukünftigen Projektpartnern und Entscheidern finden statt. In dieser Phase werden die Sachziele, Terminziele, Kostenziele und eventuelle Sonderziele definiert. Hier entsteht ein Plan/ein Pflichtenheft, in dem die Ziele so definiert sind, dass eine folgende Aufstellung von notwendigen Aufgaben und benötigten Ressourcen (Personen, Arbeitsmittel) möglich ist. Insbesondere bei größeren Projekten ist es notwendig zu klären, ob eine Durchführung des Projekts anhand der vorgegebenen Ziele wirklich möglich ist. Hier kann beispielsweise eine Studie in Auftrag gegeben werden. Auch ist es möglich, mit einer "Expertenbefragung" zu arbeiten. Bei kleineren Projekten wird sich dieser Aufwand oft nicht lohnen. Trotzdem sollte die Erreichbarkeit der Ziele im kleinen Kreis nochmals geprüft werden. Durch den bzw. die Verantwortliche(n) erfolgt der Auftrag für die Durchführung an den Projektleiter. Der Zeitrahmen wird fixiert, und je nach Größe des Projekts wird ein Projektteam zusammengestellt. Das gesamte Projekt wird in einzelne Teileinheiten unterteilt. Je nach Projektgröße handelt es sich dabei um Teilprojekte oder größere Blöcke, die auch als Sammelvorgänge bezeichnet werden. Wichtig ist, dass die Teileinheiten in sich abgeschlossen sind. Es sollten keine personellen oder inhaltlichen Überschneidungen vorhanden sein. 8
Grundlagen des Projektmanagements 2 Feinstrukturierung Projektplanung Projektüberwachung Projektauswertung Die Sammelvorgänge werden in einzelne Arbeitseinheiten, die Vorgänge, unterteilt. Wie grob bzw. fein diese Unterteilung ist, hängt von der Projektart, den Vorgangsausführenden und den Kontrollmöglichkeiten ab. Die Feinstrukturierung eines Projekts entscheidet maßgeblich über die Exaktheit der Planung. Je feiner die Vorgänge definiert werden, desto genauer kann z.b. ihre Dauer geschätzt werden. Hier erhält jeder Arbeitsschritt der Feinstrukturierung folgende Zuordnungen: Zeitliche Dauer des Vorgangs Benötigte Ressourcen (Material, Personal...) Anfallende Kosten Die Beziehungen/Verknüpfungen zwischen den einzelnen Arbeitsschritten werden festgelegt. ("Vorgang 3 kann erst nach Beendigung von Vorgang 1, aber gleichzeitig mit Vorgang 2 durchgeführt werden".) Außerdem müssen folgende Konflikte gelöst werden: Terminüberschneidungen Engpässe bei Ressourcen Pufferzeiten zum Ausgleichen von möglichen Terminproblemen Als Ergebnis der Projektplanung kann es zu notwendigen Veränderungen von Projektzielen kommen. Abschließend wird der erarbeitete Plan des Projekts als Basisplan fixiert. Nach Beginn der Projektdurchführung müssen sowohl die Arbeitsfortschritte (=Abgeschlossenheit) der einzelnen Vorgänge als auch die etwaige Veränderung des Projektumfangs überwacht werden. Alle Verschiebungen zeitlicher, kostenmäßiger oder sachlicher Art müssen in den Projektplan übertragen werden (=Aktualisierung). Auf diese Verschiebungen (Soll-Ist-Vergleich) muss durch die Überarbeitung des Projektplans oder eine Veränderung der Projektziele reagiert werden. Außerdem muss die Kommunikation sichergestellt werden: Berichte zum aktuellen Projektstatus erstellen Informationsaustausch im Projektteam sicherstellen Nach Abschluss des Projekts sollte eine komplette Prüfung des Projekts unter folgenden Gesichtspunkten durchgeführt werden: Wurden alle Ziele (Sache, Dauer, Kosten) realisiert? War der Ablauf optimal gestaltet? Wurde auf Zielkonflikte angemessen reagiert? Welche Plan- bzw. Zieländerungen sind notwendig, um den Projektplan eventuell auf Nachfolgeprojekte übertragen zu können und Risiken zu reduzieren? Notizen 9
2 Project 2000 -Grundlagen Projektverwaltung Der zeitliche Zusammenhang der einzelnen Phasen Wie bereits aus der Beschreibung der einzelnen Phasen deutlich wurde, laufen die Phasen nicht zeitlich nacheinander ab. Eine Phase ist nicht immer endgültig abgeschlossen, wenn die nächste Phase beginnt. Bei der Bearbeitung einer Phase entstehen oft Rückkoppelungseffekte auf die Vorgängerphase. So führen während der Projektüberwachung auftretende Probleme meist zu einer Überarbeitung der Ziele und des Projektplans. In der nachfolgenden Tabelle finden Sie eine Übersicht von möglichen Überschneidungen bzw. kurzfristigen Nachbearbeitungen von vorangegangenen Phasen. Hauptphase Projektidee, Projektauslösung Zieldefinition Durchführbarkeitsanalyse Machbarkeitsstudie Überschneidung mit bzw. Überarbeitung von Zieldefinitionen, Projektauftrag Durchführbarkeitsanalyse Zieldefinition Projektauftrag -- Grobgliederung Feinstrukturierung Projektplanung Projektüberwachung Zieldefinition, Durchführbarkeitsanalyse Grobgliederung, Zieldefinition Grobgliederung, Feingliederung, Zieldefinition Grobgliederung, Feingliederung, Zieldefinition, Teilprojektauswertung Projektauswertung -- 2.3 Die Projektorganisation Die Auswahl eines qualifizierten Projektverantwortlichen ist von wesentlicher Bedeutung für die erfolgreiche Durchführung eines Projekts. Bei größeren Projekten ist die Bildung von Projektgruppen unter der Leitung eines Projektleiters erforderlich. Das Projektteam Im Regelfall umfasst ein Projektteam folgende Mitglieder: Projektleiter ständige Mitarbeiter zeitweilige Mitarbeiter Personen bzw. Firmen als externe Dienstleister Die Organisationsform Zentralstruktur eines Projektteams In welcher Organisationsform das Projektteam arbeitet, ist abhängig von Art und Größe des Projekts. Sie sollten sich grundsätzlich vor Beginn der Projektarbeit für eine Organisationsform entscheiden. Selbstverständlich sind auch Mischformen der unten aufgeführten Standardformen möglich. Fachabteilungen Stab Projektorientierte Linienorganisation Matrixorganisation Die Kontrollaufgaben und Kompetenzen werden an die durchführenden Abteilungen delegiert. Die Abteilungen berichten regelmäßig an den Projektleiter. Ein Stamm von festen bzw. zeitweiligen Mitarbeitern beschäftigt sich in einer Gruppe ständig mit der Projektplanung und Überwachung. Die Projektgruppe wird als eine zeitlich befristete Unterabteilung einer Fachabteilung eingegliedert. Die Projektgruppe erhält eine eigenständige Stellung. Die Projektaufgaben werden auf einer gleichberechtigten Matrixebene mit den Fachabteilungen gelöst. 10
Grundlagen des Projektmanagements 2 Der Projektleiter Der Projektleiter wird von einer Entscheidungsinstanz (Geschäftsführung, Auftraggeber etc.) für die Dauer des Projekts mit der Verantwortung und einer definierten Entscheidungskompetenz ausgestattet. Verantwortlichkeiten des Projektleiters Budget-Einhaltung/Kostenüberwachung Termineinhaltung Sachgerechte Problemlösung Fachliche bzw. sachliche Verantwortlichkeit für das Projektteam Steuerung der Projektaktivitäten Einhaltung hausinterner Richtlinien Kommunikation innerhalb des Teams Vorbereitung und Durchführung von Projektbesprechungen Aufgaben des Projektleiters Benennen von Stellvertretern Koordination des Teams Mitwirken bei der Teamzusammensetzung Aufgabenverteilung innerhalb des Teams Aktives Betreiben erforderlicher Abstimmungen Veranlassen notwendiger Schulungsmaßnahmen Anruf der Entscheidungs-/Abstimmungsinstanzen bei außergewöhnlichen Situationen Erstellen der Statusberichte Projektunterlagenverwaltung Je nach Größe und Bedeutung eines Projekts muss auch festgelegt sein, ob der Projektleiter neben der fachlichen Leitung auch eine disziplinarische Leitungsfunktion zugeordnet bekommt. Notizen 11
11 Project 2000 -Grundlagen Projektverwaltung 11 Kapazitätsabgleich der Ressourcen In diesem Kapitel erfahren Sie wann ein Kapazitätsabgleich notwendig ist wie Überlastungen von Ressourcen angezeigt werden wie Sie Vorgangsprioritäten festlegen wie Sie einen manuellen Abgleich vornehmen wie Sie einen automatischen Abgleich durchführen Voraussetzungen Die Arbeit mit Ressourcen Mit Ansichten, Masken, Tabellen arbeiten 11.1 Grundlagen zu Kapazitätsabgleichen Sie haben in Ihrem Projekt alle Vorgänge eingegeben, die Vorgangsbeziehungen festgelegt und die Ressourcenzuordnungen durchgeführt. Trotzdem kann es vorkommen, dass Sie eine Ressource so zugeordnet haben, dass sie an verschiedenen Vorgängen gleichzeitig arbeiten muss und dadurch überlastet ist. In diesen Fällen entsteht ein Ressourcenkonflikt. Liegt ein solcher Konflikt vor, wird die betroffene Ressource in allen Ressourcenansichten in fetter, roter Schrift dargestellt. Ein solcher Konflikt kann durch verschiedene Änderungen der Vorgänge bzw. der Ressourcen behoben werden. Dieses Überarbeiten ist ein so genannter Kapazitätsabgleich. Eine Aushilfskraft...... ist zeitgleich zweimal eingeplant Ressourcenüberlastung bei der Aushilfskraft Gründe für die Notwendigkeit eines Kapazitätsabgleichs Einem Vorgang wurden mehr Einheiten der Ressource zugeordnet, als in der Ressourcentabelle definiert sind. Parallel laufende Vorgänge benutzen zusammen mehr Einheiten bzw. Arbeitszeit einer Ressource, als in der Ressourcentabelle definiert sind. Parallel laufende Vorgänge überschreiten die Ressourcenkapazität. Arbeitsmaterial wurde einem Vorgang zugewiesen, obwohl es durch andere Vorgänge momentan verbraucht ist. 100
Kapazitätsabgleich der Ressourcen 11 Strategien des Kapazitätsabgleichs Um eine Ressourcenüberlastung zu beseitigen, können Sie folgende Maßnahmen einzeln oder kombiniert durchführen: Eigenschaften von Vorgängen anpassen (verzögern, unterbrechen) Zuordnungen ändern Arbeitszeiten einer Ressource ändern Wenn Sie mit der leistungsgesteuerten Terminplanung arbeiten, ist ein A bgleich für eine korrekte Projektplanung unbedingt notwendig. 11.2 Ressourcenüberlastungen anzeigen In jeder Ressourcenansicht werden die überlasteten Ressourcen optisch hervorgehoben. Aktivieren Sie den Menüpunkt AN- SICHT - RESSOURCE: EINSATZ. In den Ressourcenansichten erkennen Sie eine Überlastung einer Ressource an: dem Symbol in der Indikatorenspalte der fett und rot formatierten Schrift Um zur nächsten Überlastung zu gelangen, klicken Sie auf das Symbol der Symbolleiste R ES - SOURCENMANAGEMENT, oder betätigen Sie die Tastenkombination ALT F5. Diese Funktion steht Ihnen auch in den Ansichten V ORGANG : E INSATZ und RESSOURCE: G RAFIK zur Verfügung. Anzeige einer überlasteten Ressource Project zeigt nur die überlasteten Vorgänge ab der aktuellen Position der Zeitskala bzw. des markierten Vorgangs an. Wollen Sie alle Überlastungen sehen, müssen Sie in der Zeitskala an den Anfang des Projekts gehen bzw. den ersten Vorgang des Projekts markieren. Notizen 101
11 Project 2000 -Grundlagen Projektverwaltung Überlastete Ressourcen mit deren Vorgängen anzeigen Sie haben die Möglichkeit, überlastete Ressourcen und deren Vorgänge gleichzeitig anzuzeigen. Die Ansicht macht die überlastete Ressource kenntlich. Gleichzeitig werden die Vorgänge eingeblendet, die diese Überlastung hervorrufen. Rufen Sie den Menüpunkt ANSICHT - WEITERE ANSICHTEN auf. Wählen Sie die Ansicht R ESSOURCE: Z UTEILUNG. oder Klicken Sie auf das Symbol der Symbolleiste R ESSOURCENMANAGEMENT. R ESSOURCE :EINSATZ Tabelle: VERZÖGERUNG Kombinierte Ansicht R ESSOURCE: E INSATZ und Tabelle V ERZÖGERUNG Überlastungsanzeige durch Filter Durch Einsatz des Filters lassen sich zusätzlich alle Ressourcen ausblenden, bei denen keine Überlastung vorliegt. Sie können hierzu das Listenfeld FILTER in der Symbolleiste FORMAT (Listenpunkt ÜBERLASTETE RESSOURCEN ) oder den Menüpunkt PROJEKT - FILTER - ÜBERLASTETE RESSOURCEN benutzen. Die Anzeige erfolgt nur in einer der Ressourcenansichten und nur bei vorhandenen Ressourcenüberlastungen. Grafische Anzeige der Überlastung Rufen Sie den Menüpunkt ANSICHT - RES- SOURCE: GRAFIK auf. Mit Hilfe der BILD / BILD -Tasten schalten Sie zwischen der Anzeige der einzelnen Ressourcen um. rot Eine überlastete Ressource wird in roter Schrift dargestellt, der Anteil der Überlastung wird in der Grafik durch einen roten Balken angezeigt. Die vertikalen Skalenwerte stellen die Einheiten der Ressource dar. Mit Hilfe der linken Bildlaufleiste = wechseln Sie zwischen den Ressourcen, mit der rechten Bildlaufleiste > können Sie sich durch die Zeitskala des Projekts bewegen. Mit ALT F5 wechseln Sie zur nächsten Überlastung der angezeigten Ressource. Unabhängig von Überlastungen können Sie mit den Tasten BILD und BILD zu den verschiedenen Ressourcen umschalten.? = > Grafische Darstellung der Überlastung Anhand der Anzeige B ENÖTIGTE R ESSOURCENEINHEITEN? ersehen Sie, wie viele Ressourceneinheiten am entsprechenden Termin benötigt werden, um die Überlastung aufzuheben. Falls Sie z.b. in einem Projekt mit einer großen Ressourcentabelle nur die überlasteten Ressourcen grafisch anzeigen lassen wollen, können Sie den Filter für überlastete Ressourcen aktivieren. Falls mehrere überlastete Ressourcen existieren, schalten Sie nach dem Filtervorgang mit den Tasten BILD und BILD zwischen den Ressourcen um. blau 102
Kapazitätsabgleich der Ressourcen 11 11.2 Der manuelle Abgleich Die Vorteile des manuellen Abgleichs Der manuelle Abgleich hat den Vorteil, dass Sie problembezogen auf eine bestimmte Ressourcenüberlastung reagieren können und den Überblick über alle Änderungen behalten, die durch den Abgleich von Project hervorgebracht werden. Die manuelle Bearbeitung ist zwar arbeitsintensiver; Sie haben aber die Gewissheit, dass die Problemlösung mit Ihrem Projektkonzept übereinstimmt. Mögliche Schritte zum Aufheben von Ressourcenüberlastungen Weitere Ressourcen zuordnen Ressourcen bei bestimmten Vorgängen durch andere ersetzen Weitere Einheiten in der Ressourcentabelle (MAX E INH.) vergeben Vorgänge verzögern Zuordnungen verzögern Laufende Vorgänge unterbrechen Belastete Vorgänge verknüpfen Pufferzeiten zwischen einzelnen Vorgängen aufbrauchen Anfangstermine verschieben Zeitdauer der Vorgänge anpassen Termineinschränkungen überprüfen (Vorgänge können eventuell früher beginnen) Bei kleinen Überschneidungen Überstunden einbinden Bei kleinen Überschneidungen Arbeitsstunden bzw. Arbeitstage im Ressourcenkalender überprüfen (Urlaub streichen oder Mehrstunden an bestimmten Tagen) Bestimmte Vorgänge in verschiedene Teile aufteilen Was versteht man unter einer Verzögerung? Eine Verzögerung liegt dann vor, wenn der festgelegte oder berechnete Anfangstermin von dem tatsächlichen Bearbeitungsbeginn abweicht. Der Vorteil ist, dass so gezielt Verzögerungszeiten angepasst oder aufgehoben werden können, ohne Anfangszeiten zu ändern. Notizen 103
11 Project 2000 -Grundlagen Projektverwaltung Vorgänge verzögern Blenden Sie über den Menüpunkt ANSICHT - WEITERE AN- SICHTEN die Ansicht R ESSOUR- CE: Z UTEILUNG ein. Sie ist eine Kombination der Ansicht R ESSOURCE: E INSATZ und der Tabelle V ERZÖGERUNG. Markieren Sie den Vorgang, den Sie verzögern wollen. Tragen Sie in der Spalte A B - GLEICHSVERZÖGERUNG der unteren Ansicht die Zeit für die Verzögerung ein. Das zeitliche Resultat einer Verzögerung und einer Unterbrechung ist identisch. Bei einer Verzögerung verschiebt sich der tatsächliche Anfangstermin eines Vorgangs, während ein Vorgang, der bereits begonnen hat, nur unterbrochen werden kann. Überlastete Ressource vor und nach der Verzögerung Zuordnungen verzögern Eine Zuordnung kann ebenfalls verzögert werden. Dabei beginnt der Vorgang zum ermittelten Termin. Aber die betroffene Ressource beginnt erst nach der angegebenen Zeit mit der Arbeit an dem Vorgang. Eine Zuordnungsverzögerung wird von einem automatischen Abgleich nicht erfasst. Blenden Sie die Ansicht R ES - SOURCE: E INSATZ ein. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Spaltentitel rechts neben der Spalte R ES - SOURCENNAME, und wählen Sie den Menüpunkt SPALTE EIN- FÜGEN. Markieren Sie die Spalte Z UORDNUNGSVERZÖGERUNG, und bestätigen Sie die Auswahl mit O K. Verzögerte Zuordnung Klicken Sie auf den Vorgang, dessen Ressourcenzuordnung Sie verzögern wollen. Geben Sie den Zeitraum der Verzögerung ein. Verzögerungszeiten werden immer in fortlaufender Zeit angegeben (4 ftagen), d.h., es werden auch Zeiten erfasst, die normalerweise arbeitsfrei sind. Manuell eingefügte Verzögerungen aufheben Rufen Sie den Menüpunkt EXTRAS - KAPAZITÄTSABGLEICH auf. Klicken Sie im Dialogfenster K APAZITÄTSABGLEICH auf die Schaltfläche V ERZÖGERUNGEN ENT- FERNEN. Legen Sie fest, ob Verzögerungen aus dem ganzen Projekt = oder nur aus markierten Vorgängen > entfernt werden sollen. Bestätigen Sie mit O K. = > Auch durch einen automatischen Abgleich werden manuell eingefügte Vorgangsverzögerungen wieder beseitigt. 104
Kapazitätsabgleich der Ressourcen 11 11.3 Der automatische Kapazitätsabgleich Grundlagen des automatischen Kapazitätsabgleichs Bei einem automatischen Kapazitätsabgleich werden alle von einer Ressourcenüberlastung betroffenen Vorgänge im Projekt verzögert, bis die Überlastungen beseitigt sind. Dabei werden sowohl kritische als auch nicht kritische Vorgänge erfasst. Project kann aber keine individuellen Entscheidungen treffen, die über ein Verzögern hinausgehen, z.b. das Ergänzen einer Ressource. Solche Entscheidungen können nur manuell (eventuell nachträglich) verwirklicht werden. Zu den Vorgangsinformationen gehören aber auch die Priorität von Vorgängen bzw. von Projekten. Diese Angaben sind eine der Grundlagen für den automatischen Kapazitätsabgleich. Richtlinien zum Kapazitätsabgleich Benutzen Sie den Abgleich nur, nachdem Sie alles eingegeben haben, was Sie über jeden Vorgang wissen. Besonders die Eingabe der Vorgangsbeziehungen und deren Prioritäten ist sehr wichtig. Verwenden Sie Einschränkungen und Prioritäten (siehe unten) nur in Ausnahmefällen, und behalten Sie damit so viel Flexibilität wie möglich in Ihrem Terminplan. Damit erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, dass Project den Ressourcenkonflikt optimal lösen kann. Überprüfen Sie alle betreffenden Vorgangsverknüpfungen, bevor Sie einen Kapazitätsabgleich durchführen. Eventuell ist nach einer Korrektur der Beziehungen kein Kapazitätsabgleich mehr erforderlich. Festlegen von Vorgangsprioritäten für den Abgleich Vorgänge mit niedriger Priorität werden vor denen mit hoher Priorität verzögert. Die Prioritäten werden im Register A LLGEMEIN des Dialogfensters I NFORMA - TIONEN ZUM VORGANG eingestellt =. Das Dialogfenster öffnen Sie mit einem Doppelklick auf den Vorgang in der Vorgangstabelle bzw. durch Aufruf des Menüpunkts PROJEKT - INFORMATIO- NEN ZUM VORGANG, Klicken auf das Symbol oder Betätigen der Tastenkombination UMSCHALTEN F2 nach Markieren des Vorgangs. 1 Die Standardeinstellung der Priorität ist 500 und wird in 20er-Schritten verändert. Priorität für einen Vorgang festlegen Notizen 105
11 Project 2000 -Grundlagen Projektverwaltung Grundeinstellungen des Abgleichs festlegen Sie können durch verschiedene Einstellungen die Vorgehensweise bei einem Kapazitätsabgleich bestimmen. Wenn Sie beispielsweise festlegen wollen, dass die Abgleichung innerhalb eines Zeitraums von Tagen stattfinden soll, gehen Sie wie folgt vor: Rufen Sie den Menüpunkt EXTRAS - KAPAZITÄTSABGLEICH auf. Wählen Sie im Bereich A BGLEICHS- BERECHNUNG des Dialogfensters K APAZITÄTSABGLEICH aus dem Listenfeld = den Zeitraum T AG. Auch ein mit Datumsangaben definierter Zeitraum kann von Ihnen festgelegt werden >. 2 Einstellungen des Kapazitätsabgleichs 1 Möglichkeiten im Dialogfenster KAPAZITÄTSABGLEICH A UTOMATISCH MANUELL Der Kapazitätsabgleich wird im Projekt automatisch durchgeführt, sobald die Kapazität einer Ressource überschritten wird. Der Kapazitätsabgleich der Ressourcen wird nur durchgeführt, wenn Sie die Schaltfläche NEU ABGLEICHEN aktivieren. G ESAMTES PROJEKT ABGLEICHEN Alle überlasteten Ressourcen werden abgeglichen. A BGLEICHSREIHENFOLGE N UR N R.: Verzögerung des Vorgangs mit der höheren Nummer. Der Vorgang mit der höchsten Nummer wird als Erster verzögert. Diese Methode ist formell, denn der Vorgang mit der höchsten Nummer muss nicht der Vorgang mit dem spätesten Beginntermin sein. S TANDARD Berücksichtigung von Beziehungen, Pufferzeit und Terminen (Einschränkungen) bei der Verzögerung P RIORITÄT, S TANDARD Berücksichtigung zuerst der vorgegebenen Prioritäten, dann wie S TANDARD A BGLEICH NUR INNERHALB DER P UFFERZEIT A BGLEICH KANN INDIVIDUELLE Z UORDNUNGEN ZU EINEM V ORGANG ANPASSEN A BGLEICH KANN VERBLEIBENDE A RBEIT UNTERBRECHEN Aktivieren Sie dieses Kontrollfeld, wenn der Kapazitätsabgleich den Endtermin des Projekts nicht verzögern soll. Bei diesem Verfahren werden nur nicht kritische Vorgänge in den Abgleich einbezogen. In vielen Fällen erbringt diese Variante keine Lösung des Ressourcenkonfliktes. Deaktivieren Sie diese Option, dann sind die Lösungsmöglichkeiten größer; allerdings sind sie mit einer Verzögerung des geplanten Projektabschlusses verbunden. Ist eine von mehreren zugeordneten Ressourcen überlastet, bezieht sich der Abgleich nur auf die überlastete Ressource, ohne den gesamten Vorgang zu betreffen. Durch den Abgleich kann die restliche Arbeit einer Ressource an einem Vorgang unterbrochen werden. Alle Einstellungen, die Sie im Dialogfenster KAPAZITÄTSABGLEICH vornehmen, sind Programmeinstellungen und gelten so lange, bis wiederum eine andere Einstellung gewählt wird. Mit der automatischen Kapazitätsabgleichung sollten Sie vorsichtig umgehen, da diese als Programmeinstellung auch bereits gespeicherte Projekte betrifft. Öffnen Sie mit dieser Grundeinstellung beispielsweise eine Projektdatei mit Ressourcenüberlastungen, wird der Abgleich sofort nach der ersten Veränderung/Eingabe durchgeführt. Die Veränderungen der Struktur des Projektplans sind dann in der Regel nicht nachvollziehbar! 106
Kapazitätsabgleich der Ressourcen 11 Abgleich starten Der Abgleich ist in jeder Ansicht von Project möglich. Sie haben auch die Möglic hkeit, nur bestimmte Ressourcen abzugleichen. Hierzu benötigen Sie eine der folgenden Ressourcenansichten: R ESSOURCE: E INSATZ R ESSOURCE: T ABELLE Die Ressourcen, für die ein Kapazitätsabgleich erforderlich ist, sind rot und fett dargestellt. Markieren Sie in der Tabelle die Ressourcen, die Sie abgleichen wollen. Falls Sie alle Ressourcen abgleichen wollen, ist keine besondere Markierung nötig. Rufen Sie den Menüpunkt EXTRAS - KAPAZITÄTSABGLEICH auf, legen Sie im Dialogfenster K APAZITÄTSABGLEICH die Grundeinstellungen fest, und aktivieren Sie die Schaltfläche N EU ABGLEICHEN. Sollen nur die vorher markierten Ressourcen abgeglichen werden, aktivieren Sie das Optionsfeld AUSGEWÄHLTE RESSOURCEN. Ansonsten wählen Sie GESAMTER RESSOURCENPOOL. Bestätigen Sie mit O K. Verzögerungen sichtbar machen Aktivieren Sie nach dem automatischen Kapazitätsabgleich den Menüpunkt ANSICHT - TABELLE - WEITERE TABELLEN. Markieren Sie den Listeneintrag V ERZÖGERUNG, und betätigen Sie die Schaltfläche A USWAHL. Die Optionsfelder V ORGANG bzw. R ESSOURCE dienen in diesem Dialogfenster nur als Anzeige der eingestellten Ansicht. Wenn Sie das Optionsfeld R ESSOURCE aktivieren, wird die Schaltfläche A USWAHL deaktiviert, sodass die markierte Tabelle nicht ausgewählt werden kann. Tabellenansicht V ERZÖGERUNG einblenden Rufen Sie den Menüpunkt ANSICHT - TABELLE - EINGABE auf, um zur Standardansicht zurückzukehren. Folgende Vorgänge werden generell nicht verzögert: Vorgänge mit den Einschränkungen Muss anfangen am, Muss enden am und So spät wie möglich Vorgänge des aktuellen Datums Vorgänge, die die Priorität Nicht abgleichen besitzen Notizen 107
11 Project 2000 -Grundlagen Projektverwaltung Kapazitätsabgleich rückgängig machen Unmittelbar nach Ausführung des Abgleichs können Sie die Aktion durch Aufruf des Menüpunkts BEARBEI- TEN - RÜCKGÄNGIG: ABGLEICHEN widerrufen. Sie können aber auch nach einem späteren Zeitpunkt den Abgleich rückgängig machen. Rufen Sie den Menüpunkt EXTRAS - KAPAZITÄTSABGLEICH auf. Betätigen Sie im Dialogfenster K APAZITÄTSABGLEICH die Schaltfläche V ERZÖGERUNGEN ENT- FERNEN. Bei diesem Vorgang werden alle Verzögerungen aufgehoben. Einzelne Vorgangsverzögerungen heben Sie folgendermaßen auf: Blenden Sie eine Vorgangsansicht ein. Rufen Sie den Menüpunkt ANSICHT - TABELLE - WEITERE TABELLEN auf. Markieren Sie den Listenpunkt V ERZÖGERUNG, und bestätigen Sie mit der Schaltfläche A US- WAHL. Tragen Sie bei den Vorgängen, bei denen Sie die Verzögerung zurücknehmen wollen, in der Spalte ABGLEICHSVERZÖGERUNG den Wert Null ( 0 ftage ) ein. Durch Aufruf des Menüpunkts ANSICHT - TABELLE - EINGABE stellen Sie anschließend die Standardansicht wieder her. 11.4 Schnellübersicht Sie möchten... Lösung Ressourcen mit Überlastung anzeigen ANSICHT - RESSOURCE: EINSATZ bzw. ANSICHT - RESSOURCE: TABELLE die Überlastung grafisch anzeigen lassen ANSICHT - RESSOURCE: GRAFIK zur nächsten überlasteten Ressource gehen ALT F5 bzw. der Symbolleiste RESSOURCEN - MANAGEMENT Grundeinstellungen des Kapazitätsabgleichs festlegen EXTRAS - KAPAZITÄTSABGLEICH einen Kapazitätsabgleich starten EXTRAS - KAPAZITÄTSABGLEICH, Schaltfläche N EU ABGLEICHEN einen Kapazitätsabgleich rückgängig machen BEARBEITEN - RÜCKGÄNGIG: ABGLEICHEN oder EXTRAS - KAPAZITÄTSABGLEICH, Schaltfläche V ERZÖGERUNGEN ENTFERNEN 108
Kapazitätsabgleich der Ressourcen 11 11.5 Übung Übungsdatei: Messe11 Ergebnisdatei: Messe11-E, Messe11-EmA = Öffnen Sie die Datei Messe11. > Blenden Sie nacheinander eine Ansicht ein, die Folgendes anzeigt: eine Tabelle mit allen Ressoucenüberlastungen die Überlastung einer Ressource sowie den Vorgang, d er die Überlastung hervorruft eine grafische Darstellung der Ressoucenüberlastungen. Blenden Sie in dieser Ansicht nacheinander alle Überlastungen ein.? Beseitigen Sie die Überlastungen aller betroffenen Ressourcen durch einen manuellen Kapazitätsabgleich. Verwenden Sie hierzu Vorgangs- und Zuordnungsverzögerungen sowie Vorgangsunterbrechungen. @ A Wenn Sie für die Projektleitung und die Projektassistenz durch Verzögerungen der Vorgänge die Überlastungen nicht beseitigen können, steht Ihnen ein Student als weitere Aushilfe zur Verfügung. Weisen Sie die neue Aushilfe den für die Überlastung ursächlichen Vorgängen zu. Machen Sie den Abgleich wieder rückgängig. Verwenden Sie hierfür nicht den Menüpunkt BEARBEITEN - RÜCKGÄNGIG. B Führen Sie einen automatischen Kapazitätsabgleich durch ( Messe11-EmA ). Notizen 109