SAP im betrieblichen Spannungsfeld TBS-Netz Fachtagung 2009 28. - 30.10.2009 in Berlin Elektronische Personalakte und SAP Dr. Friedhelm Michalke, TIB Hamburg TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede - www.tib-hamburg.de Seite 1
Stille Sehnsucht Wenn ich mit dem Stapel fertig bin Ach, wie schön wär das frag ich sie! mit einer elektronischen Personalakte! TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede - www.tib-hamburg.de Seite 2
Themen des Seminars 1. Personalakte in SAP 2. Was ist eine Personalakte 3. Vor- und Nachteile 4. Personalakte mit SAP 5. Technischer Aufbau und Funktionen eines typischen EPA-Systems 6. Phasen des Einfühungsprozesses 7. Datenschutzgesetz 8. Mitbestimmung / Betriebsvereinbarung TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede - www.tib-hamburg.de Seite 3
Personalakte in SAP TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede - www.tib-hamburg.de Seite 4
Elektronische Personalakte in und mit SAP SAP Grundstruktur drei Haupt-Module Vereinfacht betrachtet besteht SAP aus drei Modulen, die alle wesentlichen Geschäftsprozesse eines Unternehmens umfassen. Logistik Logistik LO Logistics Logistics Personalwirtschaft Personalwirtschaft Rechnungswesen Rechnungswesen FI FI Finance Finance HR HCM Human Human Ressources Ressources SAP SAP TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede - www.tib-hamburg.de Seite 5
Fachtagung SAP Berlin Hauptmodule in der SAP-Ansicht die drei Hauptmodule in der Bildschirmansicht der SAP-Benutzer TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede - www.tib-hamburg.de Seite 6
Fachtagung SAP Berlin Module und Komponenten von HR TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede - www.tib-hamburg.de Seite 7
Fachtagung SAP Berlin Module und Komponenten von HR In der Regel werden nicht alle Komponenten von SAP-HR genutzt. Eine Umfrage der Fachzeitung Computerwoche ergibt folgendes Bild: TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede - www.tib-hamburg.de Seite 8
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Fachtagung SAP Berlin Module und Komponenten von HR Eine Nutzung "Elektronische Personalakte" wird in der Umfrage nicht aufgeführt; es gibt auch keine HR-Komponente mit dieser Bezeichnung. Aber: Wer SAP-HR nutzt, nutzt auf jeden Fall die Komponente Personalverwaltung. TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede - www.tib-hamburg.de Seite 10
Fachtagung SAP Berlin Module und Komponenten von HR Es gibt keine Komponente Personalakte. Aber Die Personal- Administration ist das Herzstück der Personalwirtschaft. TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede - www.tib-hamburg.de Seite 11
Aber innerhalb der Komponente Personaladministration gibt es eine Funktion, die mit "Personalakte" bezeichnet wird. Diese Funktion kann mit der Transaktion PA10 aufgerufen werden. TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede - www.tib-hamburg.de Seite 12
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Wenn man PA10 aufruft, werden alle Informationen, die über einen Mitarbeiter in das System eingegeben wurden, angezeigt. PA10 durchblättert die so genannten Infotypen, in denen die Daten abgespeichert sind. Nach Aufruf von PA10 ist die Personalnummer einzugeben: TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede - www.tib-hamburg.de Seite 14
Angezeigt wird hier der Infotyp 0002 "Daten zur Person". Hier kann zum nächsten Infotyp weiter geblättert werden. TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede - www.tib-hamburg.de Seite 15
Angezeigt wird hier der Infotyp 0009 "Bankverbindung". Hier kann vor und zurück geblättert werden. TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede - www.tib-hamburg.de Seite 16
Thema Thema Die Personalakte in SAP-HR enthält alle Angaben zu einem Mitarbeiter, die in SAP eingegeben wurden. Daten zur Person Organisatorische Zuordnung Anschriften Bankverbindung Urlaubsanspruch Sollarbeitszeit Bezüge etc. Gespeichert werden die Daten in so genannten Infotypen, das sind jeweils Tabellen zu jedem einzelnen Informationsblock. TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede - www.tib-hamburg.de Seite 17
Frage: Ist die Personalakte in SAP eine elektronische Personalakte? Antwort: "Elektronisch" ist die Erfassung von Personalstammdaten auf jeden Fall. Frage: Aber ist es überhaupt eine Personalakte oder verwendet SAP diesen Begriff einfach nur so? TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede - www.tib-hamburg.de Seite 18
Was ist eine Personalakte? TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede - www.tib-hamburg.de Seite 19
Was ist eine Akte? Personal- Daten Personal TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede - www.tib-hamburg.de Seite 20
Begriffsklärung Jenseits von Wikipedia - Was ist nach Recht und Gesetz eine Personalakte? Gibt es ein Gesetz oder eine Verordnung, worin der Begriff "Personalakte" für alle Arbeitnehmer allgemein verbindliche definiert wird? Gibt es ein Gesetz, das alle Arbeitgeber verbindlich auf die Führung einer Personalakte verpflichtet? Nein! TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede - www.tib-hamburg.de Seite 21
materieller Begriff der Personalakte Keine allgemeingültige Definition Eine allgemein gültige gesetzliche Definition des Begriffs Personalakte gibt es nicht. Die Personalakte ist nicht allgemein vorgeschrieben. Inhalte, Aufbau, Aufbewahrung, Örtlichkeit, Zugriff etc. sind nirgends allgemein verbindlich festgelegt. Der Gesetzgeber hat sich nicht festgelegt. Das Bestimmungsrecht liegt beim Arbeitgeber. TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede - www.tib-hamburg.de Seite 22
Rechtliche Einordnung Ausnahme Es gibt nur ein Gesetz, in dem der Begriff Personalakte definiert wird und der Umgang mit der Personalakte im Detail geregelt wird, nämlich das Bundesbeamtengesetz (BBG). TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede - www.tib-hamburg.de Seite 23
Rechtliche Einordnung Die Personalakte im Bundesbeamtengesetz: 106 Personalakte 107 Zugang zur Personalakte 108 Beihilfeakte 109 Anhörungspflicht 110 Einsichtsrecht 111 Vorlage von Personalakten und Auskünfte an Dritte 112 Entfernung von Unterlagen 113 Aufbewahrungsfrist 114 Automatisierte Verarbeitung von Personalaktendaten 115 Übermittlungen in Strafverfahren TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede - www.tib-hamburg.de Seite 24
Rechtliche Einordnung Paradoxon: Der Arbeitgeber muss keine Personalakte führen, Es gibt hierfür keine gesetzliche Vorschrift. aber er kann auch nicht keine Personalakte führen. Es gibt eine Reihe arbeitsrechtlicher und sozialversicherungsrechtlicher Dokumentationspflichten zum Arbeitsverhältnis. TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede - www.tib-hamburg.de Seite 25
Rechtliche Einordnung So weit die Ausgangslage. Jenseits der Gruppe der Beamten gibt es kaum gesetzliche Bestimmungen zur Personalakte und zur Personalaktenführung. ABER: Es gibt eine umfangreiche Rechtsprechung vom örtlichen Arbeitsgericht bis hin zum Bundesarbeitsgericht. Das Bundesarbeitsgericht spricht bezüglich der Personalakte schon 1985 von einer "gefestigten Rechtsprechung". In der Zwischenzeit hat diese weiter zugenommen. TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede - www.tib-hamburg.de Seite 26
Personalakte in der privaten Wirtschaft Definition im "Fitting": Personalakte ist jede Sammlung von Unterlagen über einen bestimmten Arbeitnehmer des Betriebes. Das gilt ohne Rücksicht auf die Stelle, an der diese Sammlung geführt wird, auf ihre Form oder das verwandte Material. Unter den Begriff der Personalakte fallen auch die in elektronischen Datenbanken gespeicherten Personaldaten, auf die der Arbeitgeber zum Zwecke der Personalinformation oder -maßnahme zurückgreifen kann. ( ) Die Personalakten dürfen nur Angaben enthalten, für die ein sachliches Interesse des Arbeitgebers besteht. TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede - www.tib-hamburg.de Seite 27
Einfache Personalakte Daten und Unterlagen von Mitarbeitern, die aufgrund arbeitsrechtlicher oder sozialversicherungsrechtlicher oder steuerrechtlichen Nachweispflichten zwingend aufbewahrt werden müssen. d.h.: Daten und Unterlagen im Zusammenhang von Entgeltabrechnung Meldepflichten Bescheinigungswesen Beweiserfordernissen Qualifizierte Personalakte Daten und Unterlagen der einfachen Personalakte Daten und Unterlagen, die darüber hinaus für personalwirtschaftliche Zwecke aufbewahrt werden Personalplanung Personalentwicklung Personalbeurteilung Alles was mit dem beruflichen Werdegang eines Mitarbeiters zu tun hat. TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede - www.tib-hamburg.de Seite 28
Zwischen-Fazit Die Speicherung von Personal-Stammdaten führt automatisch zu einer elektronischen Personalakte. Genauer müsste man sagen, zu einer Personal-Teilakte; denn es wird ja nur ein Teil der Personalinformationen gesammelt. SAP-HR und jedes elektronischen Personalinformationssystem ist zugleich immer auch eine elektronische Personalakte. TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede - www.tib-hamburg.de Seite 29
Typische Situation in vielen Unternehmen heute Typische Situation in vielen Unternehmen heute Nebeneinander von zwei Aktenformen: Elektronische Teilakte Personalstammdaten in einem Personalinformationssystem Papier-Personalakte Personalstammdaten und weitere Unterlagen in traditioneller Form SAP-HR oder ein anderes starker Trend: Umwandlung der Papierdokumente in elektronische Dokumente TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede - www.tib-hamburg.de Seite 30
Vor- und Nachteile TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede - www.tib-hamburg.de Seite 31
Vor- und Nachteile Was sind die Probleme der konventionellen Personalaktenführung? Keine einheitlichen Standards Akten können verloren gehen oder sind nicht auffindbar Akten sind auf verschiedene Stellen verstreut Nebenakten sind teils nicht bekannt Akten sind nicht verfügbar, weil sie benutzt werden Zugriffe sind nicht klar geregelt Akte wird für einzelne Zwecke zumeist als Ganze genutzt; alles, nicht nur das für den Zweck erforderliche ist zugänglich. Akten nehmen viel Platz ein. Unterlagen können leicht entwendet werden. etc. TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede - www.tib-hamburg.de Seite 32
Vor- und Nachteile Vorteile der elektronischen Personalakte Reduzierung des Lagerplatzes Verminderung der papierintensiven Personalaktenverwaltung individuell festlegbare Zugriffsberechtigungen für verschiedene Nutzergruppen Zugang von mehreren Nutzern gleichzeitig und bei hoher Datenübertragungsgeschwindigkeit Sicherstellung aktueller Inhalte der Personalakten sowie Vermeidung von Redundanzen Unterstützung und Optimierung von HRbezogenen Prozessen und Eliminierung von redundanten Funktionen Verbesserung des Datenschutzes Bereinigung unzureichend gepflegter Akten TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede - www.tib-hamburg.de Seite 33
Vor- und Nachteile Weniger der alten Probleme, dafür aber neue: jederzeitiger Zugriff auf alle Daten möglich. ortunabhängiger Zugriff, selbst weltweit Recherchen und Auswertungen werden einfacher. Erstellung von Profilen ist möglich Automatisierte Personalentscheidungen??? TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede - www.tib-hamburg.de Seite 34
Technischer Aufbau und Funktionen eines typischen EPA-Systems TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede - www.tib-hamburg.de Seite 35
Technischer Aufbau EPA-System Die Daten der EPA verteilen sich in der Regel auf drei Systeme: Personalwirtschafts-System (z.b. HCM von SAP, PAISY) Stammdaten werden direkt eingegeben und in der Datenbank des Systems abgespeichert. Weitere Daten (z.b. Gehalts- oder Zeitnachweise) werden vom System generiert und stehen zur Verfügung. Archivierungs-System Die Papierdokumente werden eingescannt und in einer Datenbank auf Grundlage sicherer Medien verfügbar gemacht. Dateien aus Office-Anwendungen (Word, email, Fax, etc.) können übernommen werden und stehen ebenfalls zur Verfügung. Dokumenten-Management-System (DMS) Das DMS verwaltet die Dokumente. Im DMS werden Registerstruktur, Zugriffsrechte und Bearbeitungsregeln festgelegt. TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede - www.tib-hamburg.de Seite 36
Technischer Aufbau EPA-System Personalwirtschafts- System Dokumenten-Management- System (DMS) Datenbank Anfrage Anfrage Datenbank Archiv- System eingescannte Papier- Dokumente etc. Personalsachbearbeiter TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede - www.tib-hamburg.de Seite 37
Realisierungsbeispiel (1) TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede - www.tib-hamburg.de Seite 38
Realisierungssbeispiel (2) TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede - www.tib-hamburg.de Seite 39
Phasen des Einführungsprozesses TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede - www.tib-hamburg.de Seite 40
Phasen des Einführungsprozesses Phasen zur Einführung einer elektronischen Personalakte Phase 1: Vorbereitung und Bereitstellung der Papier-Dokumente Phase 2: Umwandlungsprozess der Akten Phase 3: Einsatz der elektronischen Personalakte Vorbereitung Umwandlung Produktivbetrieb TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede - www.tib-hamburg.de Seite 41
Phasen des Einführungsprozesses Phase 2: Umwandlung der Akten Aufbereitung der Dokumente (Entklammern, evtl. Formate vereinheitlichen, Problemunterlagen identifizieren etc.) Scannen der Unterlagen Indexierung und Attributvergabe Qualitätskontrolle, Nachbearbeitung (Lesbarkeit, Attribute) Aufbewahrung, Rückgabe oder Entsorgung der Originale Sichere Datenübergabe an Auftraggeber Vorbereitung Umwandlung TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede - www.tib-hamburg.de Einsatz Seite 42
Phasen des Einführungsprozesses Was geschieht beim Scannen? Das Dokument wird im Scanner abgetastet, die Pixel-Informationen gespeichert und daraus eine so genannte "Image-Datei" erzeugt. (engl. Image = Bild) Für die Speicherung des Bildes stehen unterschiedliche technische Möglichkeiten (Formate) zur Verfügung: zum Beispiel: Jpg, Bmp, Pdf, Tiff Die Formate haben unterschiedliche Eigenschaften und sind daher nicht gleich gut für eine Archivierung geeignet. anerkannte Formate sind bspw. PDF/A und TIFF Wichtig: Das "Image" enthält zunächst nur Bildinformationen, keine informationen. Im Image kann nicht nach Stichwörtern gesucht werden usw. Will man den nutzen, muss eine weiterer Arbeitsgang erfolgen, die so genannte erkennung. Vorbereitung Umwandlung TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede - www.tib-hamburg.de Einsatz Seite 43
Phasen des Einführungsprozesses erkennung macht das Image auswertbar. Um den in einer Bilddatei zu speichern, wird eine Software zur automatischen erkennung eingesetzt, eine OCR-Software. OCR = Optical Character Recognition Moderner OCR-Software macht inzwischen die Erkennung von normalen Druckerschriftarten bis hin zu Handschriften (z. B. bei der Briefverteilung) möglich. Es bleibt jedoch immer noch eine Fehlerquote, die zusätzliche Kontrollen erforderlich machen. Das Ergebnis hängt auch von der Qualität der Vorlagen ab. Wird die Bilddatei mit der erkennung verknüpft, kann in der so erzeugten Datei beliebig recherchiert werden. Vorbereitung Umwandlung TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede - www.tib-hamburg.de Einsatz Seite 44
Phasen des Einführungsprozesses Indexierung und Attribuierung Gescannte Dokumente werden vor der Archivierung indexiert und mit Attributen versehen. Zweck der Maßnahme ist es, das Wiederfinden der Dateien leichter zu machen. Nutzung für eine differenzierte Berechtigungsvergabe (z.b. Zugriff nur auf Register 1,2 und 4). Je stärker attribuiert wird, desto umfangreicher können die Dateien ausgewertet werden. Je stärker attribuiert wird, desto leichter können Fehler in der Zuordnung entstehen. Vorbereitung Umwandlung TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede - www.tib-hamburg.de Einsatz Seite 45
Phasen des Einführungsprozesses Indexierung und Attribuierung 10065 Index = Verzeichnis Beurteilungen Attribut = Merkmal Personalnummer Registerfächer Dokumentart Dokumentdatum Sachzusammenhang Vorbereitung Bericht/Protokoll 15.06.2007 Personalentwicklung Entgelt Etc. Umwandlung TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede - www.tib-hamburg.de Einsatz Seite 46
Datenschutz TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede - www.tib-hamburg.de Seite 47
Datenschutz Personalakte und Datenschutzgesetz Die Personalakte ist kein ausgewiesener Gegenstand des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Der Begriff taucht in dem Gesetz nicht auf. Das BDSG regelt den Umgang mit personenbezogenen Daten, nicht aber eine bestimmte Form der Datenhaltung. Gleichwohl unterliegt gerade die elektronische Personalakte als eine EDV-Anwendung, die ausdrücklich und konzentriert personenbezogene Daten verarbeitet, den Bestimmungen des BDSG. TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede - www.tib-hamburg.de Seite 48
Datenschutz 1 Bundesdatenschutzgesetz, BDSG "Zweck dieses Gesetzes ist es, den Einzelnen davor zu schützen, dass er durch den Umgang mit seinen personenbezogenen Daten in seinem Persönlichkeitsrecht beeinträchtigt wird." Das BDSG ist ein "Verbotsgesetz" mit Erlaubnisvorbehalt. Die digitale Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist grundsätzlich verboten, es sei denn, dass es eine Rechtgrundlage dafür gibt. TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede - www.tib-hamburg.de Seite 49
Datenschutz Erlaubnis Rechtsgrundlage Das BDSG verlangt eine Rechtsgrundlage, um personenbezogene Daten zu verarbeiten. Rechtsgrundlage kann auch das BDSG selbst sein: 32 BDSG: Daten eines Beschäftigten dürfen für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses erhoben, verarbeitet oder genutzt werden. einfache Personalakte wäre mit 32 regelmäßig abgedeckt Eine qualitative Personalakte hätte keine sichere Rechtsgrundlage. Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung können in jedem Fall eine sichere Rechtsgrundlage schaffen. TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede - www.tib-hamburg.de Seite 50
Datenschutz Löschverpflichtung Nach 35 Abs. 2 BDSG sind personenbezogene Daten zu löschen, wenn sie unzulässig erhoben oder gespeichert wurden, ihre Richtigkeit nicht bewiesen werden kann oder ihre Kenntnis für die Erfüllung der AG-Pflichten nicht mehr erforderlich ist. TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede - www.tib-hamburg.de Seite 51
Mitbestimmung Betriebsvereinbarung TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede - www.tib-hamburg.de Seite 52
Betriebsvereinbarung Gegenstand Benennung des Systems und seiner Komponenten Definition des Begriffs Personalakte Verweis auf "verteilte" Bestandteile der Personalakte Zugehörigkeit von Daten und Dateien in anderen verbundenen technischen Systemen (z.b. SAP HR) TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede - www.tib-hamburg.de Seite 53
Betriebsvereinbarung Inhalte und Gliederung Register Unterlagen Einstellung Bewerbung Bewerbungs-Zeugnisse Personalbogen Vertrag Arbeitsvertrag Vertragsänderungen Beendigung Gehalt Einstufung Sonderzahlungen Gehaltsnachweise Beurteilung Zeugnisse Zielvereinbarungen Abmahnungen Weiterbildung Sonstige Fortbildungen Schriftwechsel Bescheinigungen Persönliche Ereignisse TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede - www.tib-hamburg.de Seite 54
Betriebsvereinbarung Einscannen der Dokumente Dokumente nur als "Image"-Dateien kein Abspeicherung über ein erkennungsprogramm keine oder nur sehr beschränkte Verschlagwortung Scannen nur durch Personen, die besonders auf die Vertraulichkeit verpflichtet wurden und die diese Aufgabe dauerhaft ausführen. TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede - www.tib-hamburg.de Seite 55
Betriebsvereinbarung Zugriffsrechte auf die Personalakte Wie klein oder groß ist der Personenkreis der Zugriff hat? Auf wen haben Vorgesetzte Zugriff? Sind Zugriffsbefugnisse an konkrete Aufgaben gebunden? Sind die Berechtigungen differenziert? Lese-, Änderungs- und Löschberechtigungen Berechtigungen auf bestimmte Register Zugriff auf die eigene Personalakte etc. TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede - www.tib-hamburg.de Seite 56
Phasen des Einführungsprozesses Auswertungen / Recherchemöglichkeiten in der EPA Es stehen folgende Daten zur Verfügung: Stammdaten Alle Wörter aller Dokumente Attribute der Dokumente Denkbare Recherchen: Mitarbeiter Standort x, älter y, Abmahnung, Familienstand, Eingruppierung, Personalbeurteilung, Fehlzeiten, Fortbildung etc. Jede Kombination ist möglich. Der (Alb-)Traum vom gläsernen Mitarbeiter wird möglich. TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede - www.tib-hamburg.de Seite 57