Willkommen zum NEXTSolutionDay 2014 by
Effiziente Kommunikation mit Kunden & Lieferanten Die erechnung wird EU-Standard 2
Wer sind wir? International und National Weltweit in 90 Ländern Weltweit 5500 Mitarbeiter 1 Mrd. Umsatz Weltweit DE/AT - 7 Niederlassungen DE/AT - 450 Mitarbeiter 70 Mio. Umsatz DE/AT 20 Mitarbeiter SW & e-services Unsere Erfahrung Aktuell betreuen wir über 1.000 Projektkunden von der ersten Beratung bis hin zur finalen Umsetzung ihrer Dokumenten- und Postbearbeitungsprozesse. 3
Der Markt MARKTSITUATION 4
Marktsituation Die Wachstumsraten für den elektronischen Austausch, die Verarbeitung und die Archivierung von E-Rechnungen Quelle: Studie E-Rechnung 2014 Das Rechnungsvolumen wächst jährlich um 2 3%, Gründe: - Die Weltbevölkerung wächst, somit Anstieg der Anzahl Haushalte und Unternehmen, die alle Telefon-, Steuerrechnungen, etc. erhalten - Lieferanten optimieren ihr Umlaufkapital z.b. Frequenz der Rechnungsstellung wird erhöht - Gesetzliche Gründe - Elektronische Rechnungen sind billiger 5
Marktsituation Versandvolumen der Rechnungen nach Branchen Durch das jährl. Wachstum von 2 3% sollte das europäische Rechnungsvolumen im Jahr 2015 etwa 35 Milliarden Rechnungen erreichen. Rd. die Hälfte sind Verbraucherrechnungen und die andere Hälfte Rechnungen, die zw. Unternehmen untereinander und dem öffentlichen Sektor ausgetauscht werden 6
Marktsituation Spanien (2010) wurde die elektronische Rechnungsstellung an die öffentliche Verwaltung für alle Lieferanten verpflichtend vorgeschrieben Die finnische Staatsregierung und Regierungsbehörden akzeptieren und versenden seit 2010 ausschließlich erechnungen Dänemark hat bereits 2005 die Nutzung von Papierrechnungen für Geschäfte mit dem öffentlichen Sektor abgeschafft - jährliche Einsparungen für die Gesellschaft mehr als 100 Millionen Euro Brasilien, Chile und Mexiko gehören Weltweit zu den führenden Ländern durch frühe initiative des öffentlichen Sektor Österreich, seit 01. Januar 2014 nur noch e-rechnungen an den Bund 7
EU-Richtlinie bringt neuen Rückenwind für E-Invoicing Die EU-einheitliche E-Rechnung soll sich komplett maschinell und vollautomatisch verarbeiten lassen Bei Rechnungen per E-Mail ist das nicht möglich Ein strukturiertes Datenformat ist Bedingung Konzept mit hohen Anforderungen Spagat zwischen Pflicht und Kür Gesamtumstellung bis spätestens 2019 Vorteile für Staat und Wirtschaft - Sofortige Einsparung von Porto-, Druck- und Materialkosten - Schnellere Rechnungsstellung - Verbesserter Cashflow und frühere Zahlungsziele - Mögliche Prozesskostenreduktion um bis zu 80 % 8
Neopost E-Invoicing Kosten sparen ohne invest SITUATION UND LÖSUNG 9
Kommunikation mit tausenden Geschäftspartnern Mit Kunden und Lieferanten und deren unterschiedlichen Wünschen und Möglichkeiten GP X.000 zu hohen Kosten. unter Anspruchnahme von teurem Fachpersonal Ihr Unternehmen Unternehmen von der Bestellung bis zur Rechnung. papierhaft oder elektronisch. initiert durch 1:1 Absprachen über unterschiedliche Empfangskanäle. mit oder ohne elektronischer Signatur. in unterschiedlichen Datenformaten. Viele verschiedene Wünsche und komplexe Anforderungen finden außerhalb Ihres Kerngeschäfts statt. 10
Kundenbindung durch Kosteneinsparung Geringe Prozesskosten für Sie und Ihre Kunden sowie Lieferanten Situation und Lösung Jedes Unternehmen kommuniziert mit Kunden und Lieferanten Auch Ihr Unternehmen ist auf der einen Seite Kunde und auf der anderen Seite Lieferant Der effiziente Dokumenten- und Datenaustausch mit Lieferanten bietet direkte Kosteneinsparpotentiale. Lieferanten Debitoren Ihr Unternehmen Einkauf + Kreditoren Verkauf + Kunden Die auf den Kunden zugeschnittene Kommunikation ist Bestandteil der Kundenbindung. 11
Ganzheitlicher Dokumenten- und Datenaustausch Prozessoptimierung von Angebot bis Zahlung Situation und Lösung Dokumententypen in der Kommunikation mit Lieferanten und Kunden Während Ihr Einkauf und die Kreditorenbuchhaltung hauptsächlich eingehende Dokumente verarbeiten muss Angebot Angebot versendet Ihr Verkauf und die Debitorenbuchhaltung überwiegend Dokumente an Ihre Kunden. Bestellung Verkauf Bestellung Lieferanten Auftragsbestätigung Auftragsbestätigung Lieferavis + Debitoren Ihr Unternehmen Einkauf Lieferavis Kunden Rechnung + Kreditoren Rechnung Gutschrift Gutschrift Mahnung Mahnung 12
Situation und Lösung Der klassische Weg einer Ausgangsrechnung Hoher Aufwand und Kosten bis zum gewünschten Datenformat des Kunden Ausgangsrechnungsbearbeitung Debitorenbuchhaltung: Debitorenbuchhaltung: Rechnungserstellung Mahnwesen Rechnungserstellung Zahlungseingänge Mahnwesen bearbeiten Zahlungseingänge Reklamationsbearbeitung bearbeiten Plandaten Reklamationsbearbeitung bereitstellen Plandaten bereitstellen Poststelle: Portoklassen bilden Frankieren Post übergeben Auslieferung: Papierdokumente Produktion: Drucker vorbereiten Druckjob anstoßen Druckjob überwachen Druckstapel übernehmen Vorbereitung: Seiten separieren Ggf. sortieren & kopieren Rechnungen falten Rechnungen kuvertieren Kontrolle/Freigabe durch: Länderorganisation Kundenbetreuer Kontrollinstanz Bei Inhouse-Lösungen entstehen Zusatzaufwände für: Signaturserver EDI-Formate & Konverter Übertragungskanäle Erhält der Kunde seine Dokumente und Daten im Wunschformat? 13
Der klassische Weg einer Ausgangsrechnung Weniger Stress und mehr Zeit fürs Wesentliche! Situation und Lösung Ausgangsrechnungsbearbeitung Debitorenbuchhaltung: Rechnungserstellung Mahnwesen Zahlungseingänge bearbeiten Reklamationsbearbeitung Plandaten bereitstellen und sparen Sie bis zu 75 % Ihrer Kosten! Ihr Kunde erhält seine Dokumente und Daten im Wunschformat 14
Der Weg einer Ausgangsrechnung mit Neopost Ganzheitliche Organisation Ihrer Prozesse Situation und Lösung Ausgangsrechnungsbearbeitung VIPER Debitorenbuchhaltung: Rechnungserstellung Mahnwesen Zahlungseingänge bearbeiten Reklamationsbearbeitung Plandaten bereitstellen Images + Daten Neopost Portal EDI + Papier Wir liefern für Sie: Elektronische Daten und Dokumente oder Papier. einvoices 15
Für alle Kunden das richtige Daten- und Dokumentenformat Einfach VIrtuell paper Printer installieren Los geht s! Ausgangsrechnungsversand mit Neopost VIPER- Printer Neopost Portal In 10 Minuten startklar! denn VIPER TM liefert: EDI - nicht nur ein Image wie einvoices - nicht nur Daten wie EDI - nicht nur Papier wie Drucker Paper Mail einvoices einvoices + Data Sondern: Genau das Format das Ihre Kunden ausgewählt haben. 16 Ihre Kunden
Der klassische Weg einer Eingangsrechnung und wie Sie Zeit und Geld verlieren Situation und Lösung Eingangsrechnungsbearbeitung Posteingang: entkuvertieren anlesen Bestellbezug suchen entklammern Werbung entfernen zuordnen Sortieren + zuordnen: nach Sachbearbeiter nach Lieferanten nach Prioliste Kontieren und Buchen: Lieferant / Kreditorenkonto Kostenstelle / Kostenart Vorsteuer (Vst) Prüfen der Inhalte: gegen die Bestellung gegen den Wareneingang ggf. Klärungsprozess: mit dem Besteller mit dem Wareneingang mit dem Lieferant Weiterleiten: zur Fachabteilung ins SharedServiceCenter in andere Niederlassungen Zahlungsfreigabe Rechnungserfassung: Kopf- + Fußdaten, Bestellnummern, Positionen Prüfen der formalen Inhalte nach 14.4 Ustg. Die Kosten für die Bearbeitung einer Eingangsrechnung liegen laut Studien bei durchschnittlich 15 Freigabe + Anerkennung: gemäß Firmenvorgaben 17
Der Weg einer Eingangsrechnung mit Neopost Entscheiden Sie, was wichtig ist! Situation und Lösung Eingangsrechnungsbearbeitung Prüfen der Inhalte: gegen die Bestellung gegen den Wareneingang Images + Daten Kontieren und Buchen: Lieferant / Kreditorenkonto Kostenstelle / Kostenart Vorsteuer (Vst) ggf. Klärungsprozess: mit dem Besteller mit dem Wareneingang mit dem Lieferant Zahlungsfreigabe Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche! Freigabe + Anerkennung: gemäß Firmenvorgaben 18
Strategisch gut aufgestellt Verarbeiten Sie alles was Ihre Lieferanten senden Situation und Lösung Eingangsrechnungsbearbeitung mit Neopost Ihre Lieferanten Einfache Integration Papier denn VIPER TM liefert: Images UND Daten EDI VIPER Neopost Portal - nicht nur Images wie einvoices - nicht nur Daten wie EDI Images Daten 19
EINWANDSBEHANDLUNG 20
Warum keine E-Mail? 21
Rechtliche Grundlagen Nachweis über Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Dokuments muss nach wie vor erbracht werden. - Die Echtheit der Rechnungsherkunft - Die Unversehrtheit des Inhalts - Die Lesbarkeit der Rechnung - Die üblichen Rechnungsangaben nach 14, 14a UstG - Elektronische Aufbewahrung im Originalzustand (z.b.: PDF bei E-Mail Versand). und wir betreiben eine - Steuerrechtlich geprüfte Anwendung mit - Verfahrenssicherheit in zertifizierten Rechenzentren bei - Erfüllung der Anforderungen der Finanzbehörden Wir erfüllen alle gesetzlichen und technischen Anforderungen. Made in Germany. 22
Vorteile auf einen Blick UNSER VERSPRECHEN 23
Unser Versprechen Wir übermitteln Ihre Rechnungen und andere Transaktionsdokumente Sicher und gesetzeskonform Pünktlich ohne Verzögerung Innerhalb von Tagen implementiert (kein Projekt ) Einfache Bedienung Sofortige Kosteneinsparung 24
unser Versprechen Keine Investition in Hard- und Software Unser E-Invoicing-System erfüllt die höchsten Sicherheitsanforderungen Technologie auf dem neuesten Stand es entstehen keine Kosten für Updates Volle Transparenz über alle Ein- und Ausgangsdokumente Ausgezeichneter Kundenservice 25
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Nicole Karas Business Development E-Services & E-Business Neopost GmbH & Co. KG mobile: +49 (151) 16125187 E-Mail: nicole.karas@neopost.de Besuchen Sie uns unter: http://www.neopost.de/software-e-services/