KP-DTV2010_TMP Autoren: Monika Lübeck, Helmut Lübeck 2. Ausgabe, 1. Aktualisierung, November 2012 für Bildungsmedien GmbH, Bodenheim Internet: www.herdt.com Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Herausgebers reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Dieses Buch wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Finanzbuchhaltung mit DATEV Kompaktkurs Kanzlei-Rechnungswesen Trainerband Ausgabe 2010 KP-DTV2010_TMP Sollte es uns trotz intensiver Recherchen nicht gelungen sein, alle Rechteinhaber der verwendeten Quellen und Abbildungen zu finden, bitten wir um kurze Nachricht an die Redaktion. Die in diesem Buch und in den abgebildeten bzw. zum Download angebotenen Dateien genannten Personen und Organisationen, Adress- und Telekommunikationsangaben, Bankverbindungen etc. sind frei erfunden. Übereinstimmungen oder Ähnlichkeiten mit lebenden oder toten Personen sowie tatsächlich existierenden Organisationen oder Informationen sind unbeabsichtigt und rein zufällig. Die Bildungsmedien des HERDT-Verlags enthalten Links bzw. Verweise auf Internetseiten anderer Anbieter. Auf Inhalt und Gestaltung dieser Angebote hat der HERDT- Verlag keinerlei Einfluss. Hierfür sind alleine die jeweiligen Anbieter verantwortlich.
Vorwort...4 Nachschlagewerk 1 Grundlagen...6 1.1 Allgemeines... 6 1.2 Das Programmfenster... 7 1.3 Bedienelemente... 8 2 Anlegen eines Mandanten...10 3 Mandantendaten...16 3.1 Mandantendaten ändern/ergänzen... 16 3.2 Mandanten sichern... 18 3.3 Mandanten einspielen (rücksichern)... 20 10 Dialogbuchen... 34 10.1 Funktionen von Tasten und Tastenkombinationen...34 10.2 Funktionen der Symbole...34 10.3 Arbeiten mit einem Vorlauf...35 10.4 Buchungszeile einrichten...37 10.5 Ansicht Primanota anpassen...38 10.6 Buchungssatz erfassen...38 10.7 Fehlerkorrektur beim Buchen...39 10.8 Steuer- und Buchungsschlüssel...40 10.9 Bedeutung der Belegfelder...40 10.10 Abstimm- und Gruppensumme...41 10.11 Generalumkehrbuchung...42 10.12 Aufteilungsbuchung...43 10.13 OPOS-Zahlungen...45 10.14 Dialogbuchen beenden...49 11 Monatsauswertungen... 50 4 Öffnen eines Mandanten...22 12 Abstimmen der Konten... 53 5 Zahlungsbedingungen...23 5.1 Zahlungsbedingungen anlegen... 23 5.2 Zahlungsbedingungen zuordnen... 25 6 Kontenplan...26 6.1 Eigenschaften des Kontenplans... 26 6.2 Zusatzfunktionen der Konten... 26 6.3 Automatische Konten... 27 6.4 Struktur der Kontenrahmen SKR 03/04... 27 Aufgaben 1 Einführung in die DATEV-Welt... 54 Step 1: Wissen erwerben...54 Step 2: Selbstlernphase...55 2 Stammdaten... 58 Step 1: Wissen erwerben...58 Step 2: Selbstlernphase...60 7 Konten anlegen...28 7.1 Sachkonten anlegen und/oder umbenennen... 28 7.2 Personenkonten anlegen... 29 3 Buchungszeile einrichten... 62 Step 1: Wissen erwerben...62 Step 2: Selbstlernphase...64 8 Stammdaten drucken/anzeigen...32 9 Buchen...33 4 Saldenvorträge buchen... 66 Step 1: Wissen erwerben...66 Step 2: Selbstlernphase...68 2
Inhalt 5 Ein- und Verkäufe buchen...70 Step 1: Wissen erwerben...70 Step 2: Selbstlernphase...73 3 Buchungszeile einrichten... 137 Step 1: Wissen erwerben... 137 Step 2: Selbstlernphase... 138 6 Generalumkehr und Zahlungen buchen...77 Step 1: Wissen erwerben...77 Step 2: Selbstlernphase...79 4 Saldenvorträge buchen... 142 Step 1: Wissen erwerben... 142 Step 2: Selbstlernphase... 145 7 Buchen in mehreren Vorläufen (Belegsammlung)...82 Step 1: Wissen erwerben...82 Step 2: Selbstlernphase...90 8 Monatsabschluss bearbeiten...97 Step 1: Wissen erwerben...97 Step 2: Selbstlernphase...99 5 Ein- und Verkäufe buchen... 149 Step 1: Wissen erwerben... 149 Step 2: Selbstlernphase... 150 6 Generalumkehr und Zahlungen buchen... 152 Step 1: Wissen erwerben... 152 Step 2: Selbstlernphase... 154 9 Vertiefende Übungen...101 Kurze Wiederholung... 101 Umfassende Wiederholung... 104 7 Buchen in mehreren Vorläufen (Belegsammlung)... 157 Step 1: Wissen erwerben... 157 Step 2: Selbstlernphase... 159 10 Besondere Fälle...110 Step 1: Wissen erwerben... 110 Step 2: Selbstlernphase... 115 8 Monatsabschluss bearbeiten... 161 Step 1: Wissen erwerben... 161 Step 2: Selbstlernphase... 167 11 Genutzte Konten...120 11.1 Leo Lernts KG... 120 11.2 Karin Kanns KG... 121 9 Vertiefende Übungen... 172 Kurze Wiederholung... 172 Umfassende Wiederholung... 176 Lösungen 1 Einführung in die DATEV-Welt...124 Step 1: Wissen erwerben... 124 Step 2: Selbstlernphase... 126 10 Besondere Fälle... 182 Step 1: Wissen erwerben... 182 Step 2: Selbstlernphase... 184 Stichwortverzeichnis... 186 2 Stammdaten...129 Step 1: Wissen erwerben... 129 Step 2: Selbstlernphase... 133 3
Vorwort Dieses Buch ist gedacht als begleitende Schulungsunterlage sowie zur programmunabhängigen Rekapitulation des Erlernten. Die Übungsaufgaben werden Ihnen einen ersten Einblick in die Möglichkeiten des Programms Kanzlei-Rechnungswesen geben. Erläuterung zum Aufbau des Buches Im Nachschlagewerk werden die einzelnen Schritte einer Aufgabenstellung detailliert durch Abbildungen dargestellt und mit kurzen Texten erläutert. Es ist nach Schlagworten gegliedert, die in einer prozessorientierten Reihenfolge stehen. Die Übungsaufgaben sind einheitlich gegliedert. Zu jedem Themenkomplex gibt es einen Hinweis auf die entsprechenden Passagen im Nachschlagewerk und zwei Steps, die jeweils auf zwei Unterrichtsstunden ausgelegt sind. Zu jedem Step gehören eine kurze Situationsbeschreibung und die Aufgabenstellungen. Außerdem wird hingewiesen auf den Datenbestand, den Sie gegebenenfalls herunterladen müssen. Mit den Steps Wissen erwerben sollen die Lerninhalte gemeinsam erarbeitet werden. Nehmen Sie sich Zeit für die Erarbeitung der Inhalte. Ermuntern Sie die Teilnehmer zum Nachfragen. Diese Fragen lockern den Unterricht nicht nur auf, sie legen auch Verständnisprobleme (z. B. bei Fachbegriffen) offen. Die Aufgabenstellungen sind so gewählt, dass die einzelnen Problemstellungen nacheinander angesprochen werden. Erläutern Sie soweit möglich das Warum; so haben die Teilnehmer die Chance zu verstehen und müssen nicht auswendig lernen. Eine Hilfestellung kann Ihnen dabei auch das Nachschlagewerk bieten. Der Step Selbstlernphase bietet die Möglichkeit, den Stoff selbstständig zu wiederholen und zu festigen. Lassen Sie den Teilnehmern ausreichend Zeit für die Bearbeitung der Aufgaben. Nehmen Sie sich bzw. geben Sie den Teilnehmern ausreichend Zeit, um die Lösungen zu besprechen. In vielen Fällen führen nicht korrigierte Fehler oder Lücken an anderer Stelle zu Folgefehlern. Bieten Sie den Teilnehmern im Zweifelsfall an, den korrekten Datenbestand einzuspielen. Für die Lösung der Übungsaufgaben ist kein umfassendes Buchführungswissen erforderlich. In dieser Hinsicht sind die Aufgaben bewusst einfach gehalten; im Vordergrund steht die Vermittlung von Programmwissen. Wer gerne auch theoretisch anspruchsvollere Aufgaben lösen möchte, wird unter Besondere Fälle fündig. Die einzelnen Steps sind auf jeweils zwei Unterrichtsstunden ausgelegt. Da das Arbeitstempo einzelner Gruppen und/oder Teilnehmer stark differiert, wurden die Steps Selbstlernphase in vielen Fällen durch Zusatzaufgaben ergänzt. Die Zusatzaufgaben sind wirklich zusätzlich. Auf die Ergebnisse dieser Aufgaben wird an keiner Stelle zurückgegriffen. Sie stellen oft kleine Herausforderungen dar und sind für schnelle, pfiffige Teilnehmer gedacht, um diesen die Wartezeit zu verkürzen. Die Datenbestände und Lösungen stehen Ihnen auf der Website des HERDT-Verlages unter http://www.herdt.com zum kostenlosen Download zur Verfügung. Als besonderen Service haben wir Ihnen dort auch den Mustermandanten für den Zertifikatslehrgang "Finanzbuchhalter/-in (VHS)" hinterlegt. Sie finden die entsprechenden Dateien, indem Sie über das obere Suchfeld nach kp-dtv suchen und in der Trefferliste den Titel des Buches wählen. Starten Sie den Download, indem Sie auf der anschließend angezeigten Webseite auf den Link Übungsdateien öffnen klicken. Die Musterlösungen sind aus organisatorischen Gründen mit einer Mandantennummer erstellt worden, die von der in den Aufgabenstellungen abweicht, und bilden in komprimierter Form die Ergebnisse der Steps-Bearbeitung ab. Eine Zusammenstellung der genutzten Konten beider Übungsfirmen finden Sie im Anschluss an den Übungsteil. 4
Vorwort Die Dozentenausgabe wird Sie bei Ihrer Arbeit mit einigen Tipps und Anregungen unterstützen. Außerdem sind die Buchungssätze direkt in das Buch eingearbeitet. So können Sie sich ganz auf das Vermitteln des Programmwissens konzentrieren. Die Tipps sowie die eingearbeiteten Buchungssätze sind durch eine graue Hinterlegung gekennzeichnet. Icons Begriffsdefinition Zusatzinformation Hinweis auf (zusätzliche) Informationen an einer anderen Stelle des Buches Hinweis auf eine (weitere) mögliche Vorgehensweise oder eine für die Praxis wichtige Information Hinweis auf wichtige Details oder Warnung vor einer Fehlerquelle Hinweis auf einen Download Abkürzungen AfA Absetzung für Abnutzung (Abschreibungen) SuSa Summen- und Saldenliste AR Ausgangsrechnung USt Umsatzsteuer BU Buchungs- und/oder Steuerschlüssel UStVA Umsatzsteuervoranmeldung BWA Betriebswirtschaftliche Auswertung WG Warengruppe e. K. eingetragener Kaufmann ZA Zahlungsausgang ER Eingangsrechnung ZE Zahlungseingang LL Lieferungen und Leistungen ZK Zahlungskondition Über die Autoren Wir verfügen über langjährige Dozentenerfahrung bei sehr unterschiedlichen Bildungsträgern. So haben wir mittlerweile unzählige Seminare zu den Themen Finanzbuchhaltung mit DATEV und Personalwirtschaft mit DATEV durchgeführt. Diese Erfahrungen haben wir in die Entwicklung dieses Lehrbuchs und der Dozentenhinweise einfließen lassen. Aber nobody is perfect deshalb freuen wir uns über Ihre Anregungen und Ihre Kritik, denn dadurch geben Sie uns die Chance, besser zu werden. Für die Bearbeitung der zu diesem Lehrbuch gehörenden Übungsaufgaben ist eine aktuelle Lizenz bzw. ein Online-Zugang für das Programm DATEV Kanzlei-Rechnungswesen erforderlich. Wenden Sie sich bei Interesse an die Bildungspartnerbetreuung der DATEV eg in Nürnberg. Im Buch kam die Version DATEV Kanzlei-Rechnungswesen 5.7 zum Einsatz. Die Programmnutzung für dieses Lehrbuch erfolgte mit freundlicher Genehmigung der DATEV eg. Unser besonderer Dank gilt dabei Frau Heike Lauber und Herrn Stefan Beyer für ihre freundliche Unterstützung. 5
Geleitwort Theorie und Praxis gehören zusammen. So ist dieses Buch für alle, die sich mit der Finanzbuchführung beschäftigen, ein wertvolles Nachschlagewerk. Denn eine ordnungsgemäße Finanzbuchführung gibt den Unternehmen einen Überblick über die betriebswirtschaftliche Situation und liefert die fundierte Basis für die Unternehmenssteuerung. Damit ist die Finanzbuchführung weit mehr als eine notwendige Pflicht. Die DATEV setzt seit Jahren wichtige Standards im Bereich Finanzbuchführung. Um die Werkzeuge effizient einsetzen zu können, ist neben einer aktuellen Software ein hohes Fachwissen erforderlich. Nutzen Sie dieses Werk mit dem umfangreichen Übungsteil, das Ihnen die notwendigen Arbeitsschritte verständlich und ausführlich erläutert. Ich wünsche dem Buch und allen wissensdurstigen Lesern viel Erfolg dabei. Eckhard Schwarzer Mitglied des Vorstands DATEV eg Über die DATEV eg DATEV steht für "Datenverarbeitung" und ist eine aus ca. 39.000 Mitgliedern bestehende Genossenschaft. Ihr Leistungsspektrum umfasst Software für Rechnungswesen, Personalwirtschaft, betriebswirtschaftliche Beratung, Steuerberechnung und Organisation von Unternehmen und Kanzleien. Außerdem können DATEV-Mitglieder und deren Mandanten das leistungsstarke DATEV- Rechenzentrum sowie vielfältige Fortbildungs- und Informationsangebote zu Gesetzesänderungen, Programmhandling, Betriebswirtschaft, Qualitätssicherung usw. Vielleicht haben ja auch Sie das DATEV-Logo schon einmal gesehen: Steuerberater erstellten die Finanzbuchführungen von rund 2,4 Millionen deutschen Unternehmen mit DATEV-Software. Das Druck- und Versandzentrum bringt jeden Monat rund zwei Millionen betriebswirtschaftliche Auswertungen auf den Weg. Mehr als neun Millionen Löhne und Gehälter werden jeden Monat mit DATEV-Software abgerechnet. Als Genossenschaft ist DATEV nicht berechtigt, ihre Leistungen Nichtmitgliedern anzubieten. Um Ihnen jedoch ein praxisnahes Lehren zu ermöglichen, können Sie als Dozent die Software kostenfrei im Rahmen der DATEV-Partnerschaft für Bildung zu Unterrichtszwecken nutzen. Weitere Details zur Partnerschaft (inkl. Bestellmöglichkeit) finden Sie unter www.datev.de/bildung. Sind Sie Schulungsteilnehmer, wenden Sie sich mit Ihren Fragen zu Softwarebezug oder -handling bitte an Ihren Dozenten. Eine direkte Betreuung der Lernenden durch DATEV ist aktuell nicht möglich. Sind Sie auf der Suche nach einer Bildungseinrichtung, die der DATEV-Partnerschaft angeschlossen ist und DATEV-Softwarekenntnisse vermittelt? Dann suchen Sie für Ihr Postleitzahlengebiet unter www.datev.de/bildung/partner.
Nachschlagewerk 2 Anlegen eines Mandanten Öffnen Sie das Programm Kanzlei-Rechnungswesen im Programmordner DATEV über Start l Alle Programme l DATEV l Rechnungswesen und Jahresabschluss l Kanzlei-Rechnungswesen. Schließen Sie gegebenenfalls das Fenster Tipp. Betätigen Sie das Symbol Es öffnet sich der Assistent Mandant anlegen., oder wählen Sie in der Menüleiste Bestand I Neu I Mandant. -Taste zum nächsten Eingabefeld (Dialog- Innerhalb des Assistenten bewegen Sie sich mit der element). Im nebenstehenden Fenster hinterlegen Sie die ersten grundlegenden Daten: Aktivieren Sie den gewünschten Aufgabenbereich (in der Regel Jahresabschluss und Finanzbuchführung). Erfassen Sie die Ordnungsbegriffe Berater-Nr. und Mandanten-Nr. sowie das zu bearbeitende Jahr. Bestätigen Sie die OPOS-Nutzung, indem Sie das Optionsfeld Ja aktivieren. OPOS steht für offene Posten, d. h., Rechnungen, Gutschriften und Zahlungen werden auf Personenkonten (Debitor-/Kreditorkonten) gebucht. Diese Konten werden auch als Kontokorrentkonten bezeichnet. Die Ordnungsbegriffe werden von der DATEV (Berater-Nr.) bzw. vom Steuerberater (Mandanten- Nr.) vorgegeben und sind die Grundlage für die Rechnungslegung. Betätigen Sie die Schaltfläche bzw. die Tastenkombination ALT W. Sie gelangen zum folgenden Fenster: Name kurz dient innerhalb des Programms als Suchkriterium. Name lang erscheint auf Ausdrucken und Auswertungen. Erweiterter Mandantenname ist die Firma (offizielle Mandantenbezeichnung) des Unternehmens und erscheint auf Bilanzen, Schriftverkehr und Ähnlichem. Sofern sich die Firma aus den Einträgen unter Name lang und Art des Unternehmens zusammensetzt, ist an dieser Stelle keine Eingabe erforderlich. 10
2 Anlegen eines Mandanten Erfassen Sie die gewünschten Daten. Mit der Schaltfläche wechseln Sie zum nächsten Eingabefenster. Alternative: ALT W Wenn der Mandant in einem anderen DATEV-Programm (z. B. Lohn- und Gehalt) bereits angelegt worden ist, werden die gespeicherten Stammdaten über die Schaltfläche Stammdatenabgleich übernommen. Die Eingabefelder werden, soweit die entsprechenden Daten vorliegen, auf diese Weise programmseits gefüllt. Die Daten müssen so lediglich geprüft und gegebenenfalls geändert bzw. ergänzt werden. Im nebenstehenden Fenster erfassen Sie die Mindestangaben für die Buchführung. Die DATEV eg bietet eine Vielzahl von Kontenrahmen an, die auf die Erfordernisse der jeweiligen Branchen zugeschnitten sind. Wählen Sie mithilfe des Listenfeldes ( anklicken) den Kontenrahmen aus, mit dem Sie arbeiten wollen (hier 3 für SKR03). Wenn Sie einen Kontenrahmen benötigen, der nicht in der Liste vorhanden ist, müssen Sie das Anlegen des Mandanten abbrechen und den Kontenrahmen auf der Kanzleiebene einspielen. Wählen Sie dafür den Menüpunkt Bestand l Bestands-Manager l Standard, und betätigen Sie die Schaltfläche. Markieren Sie den gewünschten SKR (Jahreszahl beachten), und bestätigen Sie mit. Wenn das Einspielen beendet ist, schließen Sie die geöffneten Fenster und den Bestands- Mananger. Der SKR kann jetzt genutzt werden. Beginnen Sie die Anlage des Mandanten erneut bzw. setzen Sie sie fort: Wählen Sie den passenden Umsatzsteuerartenschlüssel aus dem Listenfeld aus. Da Sie in diesem Lehrbuch mit der doppelten Buchführung arbeiten und die Umsatzsteuervoranmeldung seit 2005 nur noch per Datenübermittlung abgegeben werden soll, ist an dieser Stelle der Eintrag G gewählt worden. Der Umsatzsteuerartenschlüssel unterscheidet grundsätzlich zwischen: Ist-Versteuerung USt. ist fällig nach dem Vereinnahmungsprinzip / bei Geldfluss Einnahmenüberschuss-Rechnung Soll-Versteuerung USt. ist fällig nach dem Vereinbarungsprinzip / bei Rechnungslegung doppelte Buchführung Das Wirtschaftsjahr entspricht in den zu bearbeitenden Aufgaben immer dem Kalenderjahr. Die Angaben zum Wirtschaftsjahr (Anfang bzw. Ende) müssen nur bei einem abweichenden oder einem Rumpf-Wirtschaftsjahr geändert bzw. ergänzt werden. Die Basiswährung ist Euro; es ist also keine Änderung der Vorgabe erforderlich. Die Länge der Sachkonten gibt an, wie viele Stellen die Sachkonten-Kontonummern haben. Auch hier bleibt es bei der Voreinstellung 4. 11
Nachschlagewerk Betätigen Sie die Schaltfläche. Hier entscheiden Sie, mit welchen Sachkontenarten Sie bei diesem Mandanten arbeiten. Das Programm kennt drei Sachkontenarten: Standardkonten Kanzleikonten Individuelle Konten Direkt aus dem SKR03 Werden auf der Kanzleiebene angelegt und für mehrere Mandanten genutzt Werden beim Mandanten angelegt und gelten nur für diesen Mandanten Grundsätzlich wird zwischen Kontenbeschriftungen (Namen) und Kontenfunktionen (z. B. Umsatzsteuerautomatik) unterschieden. Sie werden im Rahmen dieses Lehrkonzeptes sowohl mit den Standardkonten als auch mit individuell beschrifteten Konten arbeiten. Die Standardangaben in diesem Fenster können unverändert übernommen werden, da gegebenenfalls auch zu einem späteren Zeitpunkt Änderungen möglich sind. Die Anlagenspiegelfunktionen stehen im Zusammenhang mit der Anlagenbuchhaltung, die über ein separates Programm (ANLAG) erfolgt. Wechseln Sie mit der Schaltfläche bzw. mit der Tastenkombination ALT W zum nächsten Fenster. Im sich öffnenden Fenster ist der Branchenschlüssel zu ermitteln. Betätigen Sie die -Taste. Es öffnet sich zusätzlich das Fenster Branchenschlüssel- Auswahl. Erfassen Sie unter Suchen nach das bzw. die passenden Stichworte, und betätigen Sie die Schaltfläche. Markieren Sie in der Rubrik Suchtreffer den passenden Eintrag. 12
2 Anlegen eines Mandanten In manchen Fällen müssen Sie noch eine Auswahl unter Zusatzangaben treffen. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit. Der Branchenschlüssel ermöglicht es, branchenbezogene Informationen zu erhalten, z. B. Betriebsvergleichszahlen für Auswertungen. So kann das Betriebsergebnis des Unternehmens im Vergleich zum Branchenergebnis beurteilt werden (Voraussetzung: entsprechende Programmlizenzen). Betätigen Sie die Schaltfläche. Gemäß den Aufgabenstellungen soll die Datenübermittlung für die UStVA über das Rechenzentrum erfolgen. Diese Übermittlung ist in der Praxis nur möglich, wenn das Rechenzentrum auch zur Datensicherung genutzt wird, das heißt: Die Daten werden regelmäßig spätestens aber unmittelbar vor dem Abgabetermin der UStVA über Bestand l Daten senden an das Rechenzentrum gesendet. Aktivieren Sie das Optionsfeld Ja. Betätigen Sie die Schaltfläche. An dieser Stelle sind weitere Angaben zur Datenübermittlung möglich. Erfassen Sie gegebenenfalls über die Listenfelder die entsprechenden Daten. Betätigen Sie erneut die Schaltfläche. Alternative: ALT W Im jetzt geöffneten Fenster sind die Finanzamtsangaben und die USt-ID zu erfassen. Betätigen Sie die Schaltfläche. 13
Nachschlagewerk Das Programm stellt automatisch eine Verbindung zum Programm Institutionsverwaltung her. In diesem Programm sind alle relevanten Daten zu diversen Institutionen wie Banken, Finanzämter, Krankenkassen etc. zentral hinterlegt und können so von allen DATEV-Programmen genutzt werden. Erfassen Sie das passende Suchkriterium, und klicken Sie dann auf. Markieren Sie den gewünschten Eintrag, und bestätigen Sie mit. Erfassen Sie jetzt die Steuernummer. Öffnen Sie über die Schaltfläche das Listenfeld im Bereich Umsatzsteuer-ID, und markieren Sie den passenden Eintrag. Erfassen Sie die Umsatzsteuer- Identifikatiosnummer. Wechseln Sie mit zum nächsten Fenster. 14
2 Anlegen eines Mandanten Sie haben an dieser Stelle die Möglichkeit, die Anlage des Mandanten zu beenden, indem Sie die Schaltfläche betätigen. Ergänzungen und Änderungen der Stammdaten können dann später über Bestand l Mandantendaten vorgenommen werden. Wenn Sie im ersten Fenster die OPOS-Nutzung bestätigt haben, sind die Häkchen im Offene-Posten-Bereich bereits gesetzt. Falls Sie das Setzen des Häkchens zu Beginn der Mandantenanlage vergessen haben, können Sie die Felder durch Anklicken aktivieren. Mit dem Begriff Kleindifferenz ist ein Unterschiedsbetrag zwischen dem Rechnungsbetrag und dem entsprechenden Ausgleichsbetrag gemeint. Mit den Kleindifferenzen-Feldern wird definiert, welche Beträge als Kleindifferenzen gelten sollen. Diese Restbeträge (bei den offenen Posten) können dann automatisch gefunden und ausgebucht werden. Betätigen Sie die Schaltfläche. Hier (siehe Abbildung unten im Hintergrund) sind keine Eingaben möglich; es handelt sich um ein Info-Fenster. Beenden Sie die Anlage des Mandanten mit., da Sie die Auswertungen am PC aus- Beantworten Sie die abschließenden Fragen mit drucken wollen. Sie haben jetzt Ihren (ersten) Mandanten angelegt, und das Programm öffnet den angelegten Mandanten zur weiteren Bearbeitung. 15
Aufgaben 2 Stammdaten Nachschlagewerk: Mandantendaten Zahlungsbedingungen Konten anlegen Stammdaten anzeigen, drucken Step 1: Wissen erwerben Situation Sie sollen ab Januar des laufenden Jahres für einen neuen Mandanten Ihrer Kanzlei die Buchführung bearbeiten. Da die Buchführung bisher per Hand geführt worden ist, müssen Sie den Mandanten anlegen. Sie haben daher alle Ihnen bereits bekannten Angaben zusammengestellt und wollen diese Daten jetzt erfassen. Aufgabenstellung Legen Sie die Leo Lernts KG unter der Beraternummer 90000 mit der Mandantennummer 1000 an. Berücksichtigen Sie dabei die folgenden Angaben: Name lang: + Teilnehmername wg. Zuordnung Es soll die Buchführung für das aktuelle Kalenderjahr bearbeitet werden. Es wird eine Offene-Posten-Buchführung benötigt. Die Leo Lernts KG Möbelgroßhandlung (Bezeichnung lt. Handelsregister) hat ihren Firmensitz in der Grüblergasse 77 in 30777 Hannover. Es wird mit dem SKR03 gebucht. Die Leo Lernts KG ist Soll-Versteuerer und benötigt monatlich eine UStVA. Das Wirtschaftsjahr entspricht dem Kalenderjahr. Die Sachkontonummern sollen 4-stellig sein. Die Lernts KG ist ein Großhandel für Wohnmöbel. (46.70.0) Die Datenübermittlung an das Finanzamt soll über das Rechenzentrum erfolgen. Zur Fristverlängerung für die Abgabe der UStVA liegen keine Angaben vor. Das zuständige Finanzamt ist Hannover Nord: Steuernummer: 2511112315 Umsatzsteuer-ID: 251122117 Die Daten der Leo Lernts KG werden im Rechenzentrum gesichert. Die Ausgabe der Auswertungen soll nicht bei jeder Dateneinreichung aus dem Rechenzentrum erfolgen. Lediglich die Kontenblätter sollen (einmal jährlich) aus dem Rechenzentrum angefordert werden können. Legen Sie für die Leo Lernts KG die folgenden Zahlungsbedingungen an: In DATEV-Programmen werden grundsätzlich alle Stammdaten, die an unterschiedlicher Stelle genutzt werden, zentral gespeichert, um so den Erfassungs- und Pflegeaufwand zu minimieren. Fälligkeitstyp In Tagen, bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen wird 3 % Skonto gewährt, innerhalb von 30 Tagen ist die Rechnungssumme ohne Abzug fällig. Fälligkeitstyp In Tagen, es wird kein Skonto gewährt, die Nettofälligkeit beträgt 20 Tage. Drucken Sie die Zahlungsbedingungen aus. 58
2 Stammdaten Ordnen Sie die Zahlungsbedingungen entsprechend zu: Für den Großteil der Kunden gilt die Zahlungsbedingung mit Skontogewährung. Bei den Lieferanten hat die Leo Lernts KG in der Regel ein Zahlungsziel von 20 Tagen. Drucken Sie das Protokoll der Mandantendaten. Benennen Sie die Sachkonten wie folgt um: Stammdaten l Kontenplan: Sachkonten, individuell beschriftet Konto Beschriftung Konto Beschriftung 1100 Postbank Hannover 47124712 1200 Sparkasse Hannover 123456789 Drucken Sie den Kontenplan für die individuell beschrifteten Konten aus. Legen Sie den Debitor an, und weisen Sie die Zahlungsbedingung (ZK) zu. Konto Debitor Kontenplan Debitoren 10001 Pfützen-Hotel Nasse Ecke 1c, 30175 Hannover ZK 20 Tage netto Legen Sie den Kreditor an: Konto Kreditor ab hier: Kontenplan Kreditoren 70001 Schrott & Rost GmbH, Werkzeug- u. Möbelherstellung Kann-Nichts-Weg 27, 30178 Hannover Nord LB Hannover Konto 225588 Richten Sie die folgenden Personenkonten ein: Tipp: Lassen Sie die folgenden Konten von den Teilnehmern eigenständig anlegen aber bitte den Abgleich nicht vergessen! Konto Debitor/Kreditor 10000 Diverse Kunden Kontenplan Debitoren 10002 Ödipus & Mutter OHG, Möbel für Junggebliebene Freudallee 1, 30938 Burgwedel 70000 Diverse Lieferanten Kontenplan Kreditoren 70002 Horst Maria Schrammen e. K., Möbelfabrik Kratzerstraße 13, 31303 Burgdorf Drucken Sie ein Geschäftspartnerprotokoll aller Debitoren und Kreditoren. 59
Aufgaben Step 2: Selbstlernphase Situation Ihre Kanzlei hat einen weiteren neuen Mandanten. Da Sie sich gerade in die Erfassung der Stammdaten eingearbeitet haben, nutzen Sie die Gelegenheit, Ihr neues Wissen zu vertiefen, und erfassen die Daten des Mandanten. Aufgabenstellung Legen Sie den Mandanten entsprechend den Vorgaben an. Nutzen Sie dabei das Nachschlagewerk und die programminterne Hilfefunktion, wenn Sie Unterstützung brauchen. Allgemeines: Buchführung mit OPOS-Nutzung für das laufende Kalenderjahr Beraternummer: 90000 Mandantennummer: 2000 Anschrift: Karin Kanns KG, Möbelhandel, Flotte Gasse 1a, 30178 Hannover Sonstige Angaben: Gesellschaftsform: KG Branche: Einzelhandel mit Wohnmöbeln Kontenrahmen: SKR03 Sachkontenlänge: 4 Stellen Angaben zur Steuer: Wirtschaftsjahr entspricht dem Kalenderjahr Soll-Versteuerung UStVA monatlich Teilnahme an der Datenübermittlung durch das Rechenzentrum Finanzamt: Hannover Mitte Fristverlängerung: keine Angaben Steuernummer: 24 523 7867 9 Umsatzsteuer-ID: 984241737 Auswertungen sollen am PC erstellt werden. Drucken Sie das Protokoll der Mandantendaten. Hinterlegen Sie die individuellen Sachkontenbezeichnungen: Konto Beschriftung Kontenplan: Sachkonten, individuell beschriftet 1100 Postbank Hannover 998877 1200 Sparkasse Hannover 115599 3401 Wareneingang WG 01 Tische 3402 Wareneingang WG 02 Stühle 3403 Wareneingang WG 03 Schränke 3305 Wareneingang WG 05 Hausen ohne Stil 8401 Umsatzerlöse WG 01 Tische 8402 Umsatzerlöse WG 02 Stühle 8403 Umsatzerlöse WG 03 Schränke 8305 Umsatzerlöse WG 05 Hausen ohne Stil Drucken Sie den Kontenplan der individuell beschrifteten Konten aus. 60
2 Stammdaten Legen Sie die fehlenden Zahlungsbedingungen (ZK) an, und richten Sie die Personenkonten ein: Konto Debitoren/Kreditoren 10000 Diverse Kunden Kontenplan Debitoren ZK: 10 Tage netto 11000 Hotel Am Müllberg, Miefige Ecke 2, 30175 Hannover ZK: 12 Tage 1,5 %, 24 Tage netto 12000 Krösus & Geiz OHG, Innenausstatter, Schotterallee 12, 30178 Hannover ZK: 10 Tage 3 %, 30 Tage netto 13000 Schlaufuchs & Co., Steuerberater, Weiß-Nichts-Str. 44, 30857 Langenhagen ZK: 12 Tage 1,5 %, 24 Tage netto 70000 Diverse Lieferanten ab hier: Kontenplan Kreditoren ZK: 8 Tage netto 71000 Hammer & Nagel GmbH, Möbelfabrik, Bruchstraße 13, 31515 Wunstorf ZK: 10 Tage 3 %, 30 Tage netto 72000 Horst Maria Klapptnicht, Möbelfabrikation, Ausrede 3, 31275 Lehrte Konto. 285536433, BLZ 25080020, Dresdner Bank Hannover ZK: 10 Tage 3 %, 30 Tage netto Drucken Sie das Geschäftspartnerprotokoll. Zusatzaufgaben Wählen Sie den Menüpunkt? l Hilfethemen. Öffnen Sie auf der Registerkarte Inhalt nacheinander die folgenden Bücher : Schrittweise Anleitungen l Bestand verwalten l Bestands-Manager Mandant. Wozu dient der Bestands-Manager Mandant? Sichern Sie den Mandanten 2000 auf dem Desktop. Wie sieht die Datensicherung aus? 61