INES VENZKE
Inhalt Geschichte... 2 Excel 2010 Was ist neu?... 3 Die Arbeitsoberfläche... 3 Der Excel-Bildschirm... 3 Das Symbol Einfügen und die Einfügeoptionen... 4 Microsoft Office 2010 Web Apps... 5 Kopf- und Fußzeilen...10 Seitenlayoutansicht...11 Neue Arbeitsmappe erstellen...11 Tabellenvorlagen...12 Office-Designs...13 Zahlen-Formatierung...13 Die Gruppe Funktionsbibliothek...14 Der Namens-Manager für die Bereichsnamen...14 Datenillustration mit der bedingten Formatierung...15 Verbesserung bei Diagrammen...16 Sparklines...17 Die Pivot-Tabellen-Werkzeuge...19 Eine Arbeitsmappe mit Makros öffnen...23 mit 48 Übungen zum Erfolg... 25 Haben Sie Fragen? i.venzke@lipa-seminare.de Seite 1 von 50
Geschichte 1982 Microsoft Multiplan 1985 erste Version für den Apple Macintosh als Nachfolger von Microsoft Multiplan 31. Oktober 1987 Excel 2.0 - erste Version für IBM-kompatible PCs (Betriebssystem DOS 3.0 oder Microsoft Windows 2.0); ab 1989 wurde eine Windows-2.11-Runtime-Version bei Excel mitgeliefert, da es noch kaum verbreitet war) 12. September 1990 Excel 3.0 (Betriebssystem Microsoft Windows 3.x) 01. April 1992 Excel 4.0 14. Dezember 1993 Excel 5.0 14. Dezember 1994 Excel 5.0 für Windows NT - erste 32-Bit-Version, läuft auch unter dem später erschienenen Windows 95 27. Juli 1995 Excel 95 (= Version 7.0, Version 6 wurde übersprungen, um eine Vereinheit-lichung der Bezeichnung mit den anderen Office-Programmen zu erzielen) 1997 Excel 97 (= Version 8.0) 1999 Excel 2000 (= Version 9.0) 2001 Excel 2002 (= Version 10.0, Office-Suite heißt Office XP) 21. Oktober 2003 Office Excel 2003 (= Version 11.0) Juni 2004 Excel 2004 - die derzeit aktuelle Version für Mac November 2006 Office Excel 2007 Mai 2010 Office Excel 2010 Januar 2013 Office Excel 2013 Haben Sie Fragen? i.venzke@lipa-seminare.de Seite 2 von 50
Excel 2010 Was ist neu? Dank der neuen Funktionen sind viele Arbeiten auch in Excel nun leichter geworden. Neue Vorlagen nehmen Ihnen die Sorge um das Aussehen Ihrer Tabelle ab. Die Daten können Sie sofort eingeben. Die Ergänzungen und Verbesserungen von Office Excel 2010 helfen Ihnen dabei, Tabellenkalkulationen besser und schneller zu erstellen, damit die Informationen leichter zu verstehen und zu visualisieren sind. Die Arbeitsoberfläche Mit der (Ende)-Taste und den Pfeiltasten (¼) (Æ) in die untere rechte Zelle springen Die Arbeitsoberfläche von Excel besteht aus Arbeitsmappen (Datei), aus Tabellenblättern (Register) und Zellen. Das Tabellenblatt ist in Koordinaten eingeteilt, in ein Zellbezugssystem. Seit Excel 2010 kann ein Tabellenblatt 1.048.576 Zeilen und 16.384 Spalten umfassen. Zuvor war die Größe auf 65.536 Zeilen und 256 Spalten (von A bis IV), also 16.777.216 Zellen, begrenzt. Jede Zelle kann mittels einer Buchstaben-Zahlen-Kombination eindeutig spezifiziert werden, dem so genannten Zellbezug, der aus Zeilen- und Spaltenangabe besteht. Die erste Zelle in der oberen linken Ecke heißt "A1", wobei A die erste Spalte und 1 die erste Zeile bezeichnet. Genau genommen besteht der Bezug auch noch aus dem Tabellenblattnamen, da Formeln ja auch den gleichen Bezug in verschiedenen Blättern, ja sogar Mappen verweisen können (z. B. Tabelle1!C4 + Tabelle3!C4). In den Optionen ist die "Z1S1"-Bezugsart wählbar, die Zeilen (Z) und Spalten (S) als Zahl anzeigt. Der Bezug "B6" heißt damit Z6S2. Der Excel-Bildschirm Moderne Programme bieten Ihnen auf dem Bildschirm eine große Fülle an Informationen an. In dem unten stehenden Bild ist daher nur ein Teil des Excel-Bildschirms benannt. Haben Sie Fragen? i.venzke@lipa-seminare.de Seite 3 von 50
Symbolleiste Schnellzugriff Menüband mit den Befehls-Schaltflächen Registerkarten Titelleiste Fenster-Schaltflächen Menü Datei vertikale Bildlaufleiste Zellcursor horizontale Bildlaufleiste Modusanzeige Statusleiste Ansichts- Schaltflächen Zoom Der Excel-Bildschirm Das Symbol Einfügen und die Einfügeoptionen Die Windows-Zwischenablage wird von allen Dokumenten benutzt. Damit haben Sie die Möglichkeit, Text zwischen verschiedenen Dateien, ja sogar zwischen verschiedenen Programmen auszutauschen. Das Symbol Einfügen auf der Registerkarte Start in der Gruppe Zwischenablage ist zweigeteilt. Wenn Sie im Symbol unten auf das Dreieck klicken, öffnet sich ein Menü, aus dem Sie einen Befehl auswählen. In dem Untermenü können ein oder mehrere verschiedene Symbole und weitere Befehle platziert sein. Die Symbole bieten zusätzlich eine Vorausschau: Wenn Sie mit der Maus nur auf ein Symbol zeigen, ohne zu klicken, wird an der Einfügestelle (=aktuelle Position des Zellcursors) der Inhalt der Zwischenablage bereits angezeigt. Sie entscheiden, welche Einfügeoption Sie mit einem Mausklick bevorzugen. Da je nach Art und Formatierung der Zahlen, des Textes oder anderer Objekte eine ganze Reihe verschiedener Schaltflächen hier angeboten werden, nachfolgend die häufigsten Einfügeoptionen: Symbol Einfügen mit Auswahlmenü Einfügen: Der gesamte Zellinhalt der Quelle wird zusammen mit der Formatierung eingefügt, entspricht dem Anklicken auf den oberen Teil des Symbols. Formeln: Der Zellinhalt der Quelle wird ohne Formatierung eingefügt. Die Formatierung am Ziel bleibt erhalten. Werte: Das Ergebnis einer Formel wird ohne Formatierung eingefügt. Keine Rahmenlinien: wie der Befehl Einfügen, aber ohne Linien. Haben Sie Fragen? i.venzke@lipa-seminare.de Seite 4 von 50
Transponieren: Inhalte in Spalten werden zusammen mit der Formatierung zeilenförmig eingefügt und umgekehrt. Verknüpfung einfügen: der Inhalt wird ohne Formatierung als Verknüpfung eingefügt, z.b. =$A$2. Inhalte einfügen: Ein Klick auf diesen Befehl am unteren Rand des Auswahlmenüs öffnet ein Dialogfeld, aus dem Sie sich auch die verschiedenen Einfügeoption auswählen können. Allerdings steht hier keine Vorausschau zur Verfügung. Microsoft Office 2010 Web Apps Die Microsoft Office 2010 Web Apps sind das komplett webbasierte Pendant zu Microsoft Office 2010. Die Web-Versionen von Word, Excel, PowerPoint und OneNote können über das Windows-Live-Netzwerk genutzt und Dokumente direkt im Browser (z.b. Internet Explorer) erstellt und bearbeitet werden. Damit können Sie zum einen weltweit selbst von Computern, auf denen Microsoft Office nicht installiert ist, auf die Dokumente zugreifen, zum anderen können mehrere Anwenderinnen und Anwender die Dokumente gleichzeitig bearbeiten. Allerdings stehen zum Erstellen bzw. Bearbeiten der Dokumente wesentlich weniger Funktionen zur Auswahl als bei der Desktop-Version von Office 2010. Voraussetzung für die Nutzung der Web- Versionen ist lediglich eine Windows Live ID für den Zugang zu Windows Live. Wenn Sie Hotmail, Messenger oder Xbox Live verwenden, haben Sie bereits eine Windows Live ID. Ansonsten können Sie sich kostenlos unter www.live.de registrieren: Eine Windows Live ID erstellen Geben Sie bei Windows Live ID Ihren Wunschnamen in das erste Feld ein (im Beispiel Mein.Training) und wählen Sie im Listenfeld hinter dem At-Zeichen @ die Domain hotmail.de, hotmail.com oder live.de. Die Windows Live ID hat dann z.b. folgende Form und entspricht gleichzeitig Ihrer Windows Live E-Mail-Adresse: IhrWunschname@live.de Über die Schaltfläche Verfügbarkeit prüfen können Sie testen, ob Ihr Wunschname noch verfügbar ist. Füllen Sie noch die übrigen Felder aus und klicken Sie auf Ich stimme zu. Sie können sich fortan mit ihrer Windows Live ID auf www.live.de anmelden. Haben Sie Fragen? i.venzke@lipa-seminare.de Seite 5 von 50
Die Windows Live ID darf nur Buchstaben, Zahlen, Punkte, Bindestriche und Unterstriche enthalten. Sonderzeichen und Akzentbuchstaben sind nicht erlaubt. Ein neues Dokument erstellen Um ein neues Dokument zu erstellen, klicken Sie auf der Startseite von Windows Live oben in der Menüleiste auf Office und wählen dann im Bereich Neues Onlinedokument erstellen beispielsweise Excel. Ein neues Excel-Dokument erstellen Geben Sie danach einen Namen ein, unter dem das Dokument gespeichert werden soll. Im Beispiel haben wir den Namen Verkaufszahlen gewählt. Nun öffnet sich im Internet Explorer ein neues Excel-Arbeitsblatt, in das Sie die Daten eingeben können: Excel-Dokument mit den Registerkarten Datei, Start und Einfügen Wie Sie sehen, stehen Ihnen hier lediglich drei Registerkarten (Datei, Start und Einfügen) mit den wichtigsten Funktionen zur Verfügung. Tragen Sie die Daten aus der nachfolgenden Abbildung ein: Haben Sie Fragen? i.venzke@lipa-seminare.de Seite 6 von 50
Das Dokument Verkaufszahlen Wenn Sie die Daten aus einem anderen Programm wie z.b. Excel kopieren, öffnet sich beim Einfügen zunächst folgendes Dialogfeld, in dem Sie den Zugriff der Webseite auf die Zwischenablage zulassen müssen. Zugriff auf die Zwischenablage zulassen Die Daten werden mit der Eingabe automatisch gespeichert, daher ist das Symbol Speichern nicht vorhanden. Sie haben allerdings die Möglichkeit, über den Weg Datei-Menü, Speichern unter dem Dokument einen anderen Namen zu geben oder eine bereits vorhandene Datei zu überschreiben. Das Dokument für andere Personen freigeben Datei-Menü Wenn Sie die Bearbeitung oder zumindest Ansicht des Dokuments für andere Personen freigeben möchten, müssen diese Personen auch eine Windows Live ID besitzen. Wählen Sie im Datei-Menü den Befehl Freigeben. Auf der Seite Berechtigungen bearbeiten können Sie im Bereich Bestimmte Kontakte hinzufügen entweder die Namen gespeicherter Kontakte oder E-Mail-Adressen in das dafür vorgesehene Feld eintippen oder über den Link Aus der Kontaktliste auswählen durch Markierung mit einem Häkchen zufügen. Haben Sie Fragen? i.venzke@lipa-seminare.de Seite 7 von 50
Personen aus der Kontaktliste auswählen Zum Speichern von Kontakten zeigen Sie auf der Startseite mit der Maus in der Menüleiste auf Hotmail und klicken im Dropdown-Menü auf Kontakte. Über den Link Neu können Sie jeweils einen neuen Kontakt anlegen. Die Freigabe funktioniert aber nur unter folgenden Voraussetzungen: Soll der Empfänger über eine E-Mail-Adresse von Live oder Hotmail über die Freigabe informiert werden, können Sie diese Adresse direkt im Feld Namen oder E-Mail-Adresse eingeben verwenden. Soll der Empfänger über eine andere E-Mail-Adresse informiert werden, muss er mit seiner Windows Live ID in Ihren Kontakten gespeichert sein. Die Benachrichtigung kann dann auch an diese andere Adresse gesendet werden. 1. Legen Sie nun für jeden hinzugefügten Kontakt im dafür vorgesehenen Listenfeld fest, ob eine Bearbeitung des Dokuments möglich sein soll, oder ob es nur zur Ansicht geöffnet wird: 2. Schließen Sie die Eingabe über die Schaltfläche (Speichern) ab. 3. Auf der Seite Benachrichtigung senden können Sie optional noch eine Nachricht an den Empfänger hinzufügen. Lassen Sie das Feld leer, erscheint nur ein Standardtext. Eine Benachrichtigung senden Haben Sie Fragen? i.venzke@lipa-seminare.de Seite 8 von 50
Sie haben nun zwei Auswahlmöglichkeiten: (Senden): Die Empfängerin oder der Empfänger erhält eine E-Mail, in der eine Information über die Freigabe des Dokuments steht: Benachrichtigung über die Freigabe Wurde die Benachrichtigung an eine E-Mail-Adresse von Hotmail oder Live gesendet, öffnet die Empfängerin oder der Empfänger mit einem Klick auf das Symbol das Dokument, und über die Schaltfläche wird in den Bearbeitungsmodus gewechselt. Ging die Nachricht dagegen an eine andere E-Mail-Adresse, kommt man über das Symbol zunächst auf die Anmelde-Seite von Windows Live, und erst nach dem Einloggen wird das Dokument geöffnet. (Auslassen): Wenn Sie keinerlei Benachrichtigung versenden möchten, klicken Sie auf diese Schaltfläche. Der Empfänger der Freigabe wird dann beim Einloggen in das Windows Live Konto automatisch auf die Seite Dokumente von geleitet, wo unter Freigabe das freigegebene Dokument aufgelistet ist. Aber eventuell funktioniert diese Weiterleitung nicht immer, so dass man vorsichtshalber immer eine Benachrichtigung versenden sollte. Statt den Registerkarten Start und Einfügen sind im Menüband verschiedene Schaltflächen platziert: Verschiedene Schaltflächen Haben Sie Fragen? i.venzke@lipa-seminare.de Seite 9 von 50
Excel Web-Dokument Um in den Bearbeitungsmodus zu wechseln, klicken Sie auf die Schaltfläche. Kopf- und Fußzeilen In Kopf- und Fußzeilen stehen Texte, die auf jeder Seite am Anfang (Kopfzeile) bzw. am Ende (Fußzeile) wiederholt werden. Mit den neuen Kopf- und Fußzeilentools stellt Ihnen Excel einen vereinfachten Weg zum Hinzufügen oder Bearbeiten der Kopf- und Fußzeilen in Ihren Arbeitsblättern zur Verfügung. Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Befehlsgruppe Text auf die Schaltfläche Kopf- und Fußzeile. Es wird in die so genannten Seitenlayoutansicht gewechselt, und der Schreibcursor blinkt in einem Kopfzeilenfeld. Für die linksbündige, zentrierte und rechtsbündige Ausrichtung sind drei Bereiche eingerichtet. Hier geben Sie beliebige Texte ein. Auf der Registerkarte Entwurf (Kopf- und Fußzeilentools) sind Schaltflächen platziert, über die Sie beispielsweise die Seitenzahl (Nummer der Seite), das Datum, die hrzeit und den Dateinamen den Texten beifügen können: Der Schreibcursor blinkt im zentrierten Kopfzeilenfeld Die Schaltflächen Kopfzeile und Fußzeile auf der Registerkarte Entwurf (Kopf- und Fußzeilentools) bieten Ihnen eine Liste vorgefertigter Kopf- bzw. Fußzeilen an. Haben Sie Fragen? i.venzke@lipa-seminare.de Seite 10 von 50
Seitenlayoutansicht Die Seitenlayoutansicht hat, wie die nachfolgende beispielhafte Abbildung erkennen lässt, eine große Ähnlichkeit mit der gleichnamigen Ansicht in Word und zeigt die Tabelle wie beim Ausdruck. Eine uneingeschränkte Bearbeitung der Zellen ist möglich, auch die Daten in den Kopf- und Fußzeilen können Sie mit einem Mausklick editieren. Darüber hinaus werden Lineale eingeblendet. Um in diese Ansicht umzuschalten, klicken Sie in der Statusleiste unten rechts auf die Schaltfläche Seitenlayout oder auf der Registerkarte Ansicht auf die rechts stehende Schaltfläche. Seitenlayoutansicht Die Seitenlayoutansicht bietet Ihnen auch die Möglichkeit, die weißen Leerflächen zwischen den Druck- und Seitenrändern sowie den grauen Zwischenraum zwischen den Seiten auszublenden, um Platz auf dem Bildschirm zu sparen. Kopf- und Fußzeile werden dann nicht angezeigt. Dazu zeigen Sie mit der Maus auf einen grauen Streifen zwischen zwei Seiten. Das Aussehen des Mauszeigers ändert sich, und eine QuickInfo wird angezeigt. Mit einem Einfachklick blenden Sie die Leerflächen aus, und genauso können Sie sie wieder einblenden. Neue Arbeitsmappe erstellen Wenn Sie eine neue, leere Arbeitsmappe öffnen möchten, geht es am schnellsten mit der Tastenkombination (Strg)+(N). Ein anderer Weg führt Sie über das Datei-Menü: Klicken Sie in der Registerkarte Datei links im Navigationsbereich auf den Befehl Neu, um die nachfolgende Seite zu öffnen: Haben Sie Fragen? i.venzke@lipa-seminare.de Seite 11 von 50
Eine neue Arbeitsmappe erstellen Klicken Sie doppelt auf das Symbol Leere Arbeitsmappe, oder markieren Sie es nur mit einem Einfachklick, und dann klicken Sie unten rechts auf die Schaltfläche [Erstellen]. Darüber hinaus können Sie auch außerhalb von Excel, beispielsweise im Windows-Explorer, ein neues Office-Dokument erstellen. Tabellenvorlagen In Excel besteht die Möglichkeit, Tabellenvorlagen einzusetzen. Eine Vorlage ist eine Art Formular, das als Grundlage für die Erstellung neuer Arbeitsmappen verwendet werden kann. In Vorlagen werden zum Beispiel Gestaltungsgrundlagen, Formate, Zahlen oder Texte gespeichert. Diese können Sie in späteren, darauf basierenden Arbeitsmappen immer wieder einsetzen. Das erspart sehr viel Arbeit und Zeit. Neben den auf Ihrem Computer installierten Vorlagen, bietet Microsoft kostenlos über das Internet laufend neue Vorlagen an. Wählen Sie in dem vorher abgebildeten Fenster eine Kategorie, z.b. Kalender, und eventuell noch eine Unterkategorie, z.b. wie hier Kalender 2010. Wenn Sie im mittleren Rahmen auf eine der Vorlagen klicken, sehen Sie rechts im Fenster die Vorlagenvorschau. Falls Sie diese Vorlage verwenden möchten, laden Sie sie rechts über die Schaltfläche [Download] bzw. [Erstellen]. Eine Tabellenvorlage auswählen und auf Download klicken Haben Sie Fragen? i.venzke@lipa-seminare.de Seite 12 von 50
Office-Designs Diese Seite Neu zum Auswählen einer Tabellenvorlage bietet Excel Ihnen nur bei dem Weg Datei-Menü, Neu an und nicht bei der Tastenkombination (Strg)+(N). Eine Zellformatvorlage kann zwar für die ganze Arbeitsmappe verwendet werden, meistens werden damit aber nur einzelne Zellen oder Bereiche formatiert. Somit sind sie auch mit den Formatvorlagen in Word vergleichbar. Dagegen bestimmt ein so genanntes Design das Aussehen der kompletten Mappe, und es wird Programm übergreifend auch in Word, PowerPoint und Outlook eingesetzt. Ein Unternehmen oder eine Behörde kann ein Design erstellen, um allen Dokumenten (Excel, Word, PowerPoint, Outlook) ein Auf der Registerkarte Seitenlayout einheitliches Aussehen zu geben. Zahlen-Formatierung Die Zahlen in unserer Tabelle sind nicht sehr übersichtlich angeordnet. Einige ganze Zahlen wechseln sich ab mit Dezimalzahlen, mit einer oder zwei Dezimalstellen. Es besteht die Möglichkeit, das Aussehen der Zahlen zu verändern, zu formatieren. Die Formatierung hat nur Einfluss auf die Bildschirmdarstellung und auf den Ausdruck, aber nicht auf den eigentlichen Zellinhalt. Gruppe Zahl auf der Registerkarte Start Markieren Sie den Bereich B2:F14, sonst gilt die Formatierung nur für die aktuelle Zelle. Wählen Sie einen der nachfolgenden Befehle aus: Klicken Sie in der Gruppe Zahl im Symbol Buchhaltungszahlenformat auf das kleine Dreieck, und wählen Sie Deutsch (Deutschland). Währungsformat auswählen Oder klicken Sie im Listenfeld Zahlenformat in der Gruppe Zahl auf das kleine Dreieck, und wählen Sie Währung aus. Oder öffnen Sie über den Befehl Mehr im rechts stehenden Listenfeld das Dialogfeld Zellen formatieren. Dort stellen Sie ein: - Registerseite Zahlen - Kategorie: Währung. - Dezimalstellen: 2 - Symbol: Deutsch - [_OK_]: Der Bereich wird formatiert. Listenfeld Zahlenformat Haben Sie Fragen? i.venzke@lipa-seminare.de Seite 13 von 50
- [Abbrechen]: Der Bereich wird nicht formatiert. Falls in den Zellen statt einer Zahl diese Zeichen ##### erscheinen, vergrößern Sie die Spaltenbreite. In der Kategorie Sonderformat bieten Excel 2010 Ihnen drei Sonderformate an: Postleitzahl, ISBN, Versicherungsnachweis-Nr. und Sozialversicherungsnummer. Die Gruppe Funktionsbibliothek Ein Zahlenformat im Dialogfeld auswählen Den Funktions-Assistenten können Sie wie gewohnt über das Symbol Funktion einfügen in der Bearbeitungsleiste oberhalb des Arbeitsblattes oder mit der Tastenkombination UM- SCHALT * F3) aufrufen. Neu ist seit der Vorgängerversion 2007 die Schaltfläche Funktion einfügen auf der Registerkarte Formeln in der Gruppe Funktionsbibliothek, um den Funktions-Assistenten zu öffnen. Aber in dieser Gruppe sind noch weitere Funktions-Kategorien platziert. Mit einem Klick auf ein Symbol, z.b., öffnen Sie eine Liste, aus der Sie die Funktion wählen. Danach wird, mit einer Ausnahme, das Dialogfeld Funktionsargumente geöffnet, das ja auch beim zweiten Schritt des Funktions-Assistenten erscheint. Wenn Sie allerdings auf den linken Teil des Symbols AutoSumme klicken, wird die Funktion wie bisher direkt in die Zelle eingefügt. Die Gruppe Funktionsbibliothek auf der Registerkarte Formeln Der Namens-Manager für die Bereichsnamen Öffnen Sie den Namens-Manager über die rechts stehende Schaltfläche auf der Registerkarte Formeln in der Gruppe Definierte Namen. In dem Dialogfeld werden alle Bereichsnamen, die im Arbeitsblatt vorhanden sind, mit Namen, Wert, Zellbezug und evtl. Kommentar aufgelistet, z.b.: Auf der Registerkarte Formeln Haben Sie Fragen? i.venzke@lipa-seminare.de Seite 14 von 50
Der neue Namens-Manager Der Namens-Manager bietet Ihnen die Möglichkeit von hier aus die Bereiche und die Namen zu verändern oder neu zu erstellen, Bereichsnamen zu löschen und die Bereiche zu bearbeiten. Datenillustration mit der bedingten Formatierung Bestimmte Trends oder Werte in Ihrem Arbeitsblatt heben Sie schnell und professionell mit den drei neuen Möglichkeiten der Datenillustration hervor: 1. Markieren Sie den entsprechenden Bereich. 2. Rufen Sie auf: Registerkarte Start, Gruppe Formatvorlagen, Schaltfläche Bedingte Formatierung, und wählen Sie dann z.b. Datenbalken, Farbskalen oder Symbolsätze. Bereits beim Zeigen auf ein Format im Katalog sehen Sie die Formatierung (Livevorschau): Datenbalken zeigen einen farbigen Datenbalken in der Zelle an, dessen Länge den Wert der Zelle darstellen. Farbskalen zeigen mehrfarbige abgestufte Farbschattierungen entsprechend dem Zellwert an. Symbolsätze stellenfehler! Textmarke nicht definiert. Ihnen einen Katalog von unterschiedlichen Zeichen bereit, die - in der Zelle platziert Trends auf diverse Weise aufzeigen. Katalog mit Livevorschau Haben Sie Fragen? i.venzke@lipa-seminare.de Seite 15 von 50
In dem nachfolgenden Ausschnitt sehen Sie eine beispielhafte Tabelle mit farbigen Datenbalken: Verbesserung bei Diagrammen Bedingte Formatierung mit farbigen Datenbalken Der Bereich Diagramme wurde mit umfangreichen Katalogen vorgefertigter Formate und neuen 3D-Optionen verbessert. Mit den neuen Diagrammtools ist es nicht mehr notwendig, einen Assistenten für diese Aufgabe zu verwenden. Bei markiertem Diagramm werden Ihnen auf der Registerkarte Entwurf (Diagrammtools) eine ganze Fülle der verschiedensten Möglichkeiten angeboten, um das Aussehen des Diagramms zu ändern: Diagrammtyp ändern Registerkarte Entwurf (Diagrammtools) Um den Diagrammtyp zu ändern, klicken Sie auf das Symbol und wählen einen anderen Typ aus: Diagrammtyp ändern Haben Sie Fragen? i.venzke@lipa-seminare.de Seite 16 von 50
Diagrammlayouts Ein anderes Diagrammlayout wählen Sie aus dieser Befehlsgruppe aus: In der Befehlsgruppe blättern Blättern Sie mit den Pfeilen rechts direkt in derfehler! Textmarke nicht definiert. Gruppe Diagrammlayouts. Mit einem Klick auf das untere Pfeilsymbol in der Blätterleiste öffnen Sie den ganzen Katalog, aus dem Sie ein Layout auswählen können. Diagrammlayout-Katalog Diagrammformatvorlagen Und wenn Sie jetzt auch noch die Farben der Säulen und/oder des Hintergrunds ändern möchten, blättern Sie in der Gruppe Diagrammformatvorlagen. Der große Vorteil dieser Vorlagen liegt u.a. darin, dass die Farben harmonisch aufeinander abgestimmt sind. Gruppe Diagrammformatvorlagen Auch hier öffnen Sie mit einem Klick auf das untere Pfeilsymbol ganzen Katalog: in der Blätterleiste den Eine große Auswahl an Diagrammformatvorlagen Sparklines Sparklines sind sehr kleine Diagramme, die Daten grafisch in einer einzelnen Zelle darstellen und Ihnen so einen schnellen Überblick über die Entwicklung und Verteilung der Daten verschaffen. Mit ihrer Hilfe können Muster und Trends für eine Wertereihe aufgezeigt oder z.b. Minimal- und Maximalwerte hervorgehoben werden. Haben Sie Fragen? i.venzke@lipa-seminare.de Seite 17 von 50
Sparklines erstellen Angenommen, Sie haben eine Datenreihe zu den Gewinnen ihrer Filialen im Zeitraum eines Jahres in Excel erstellt. Mit Hilfe der Sparklines lässt sich daneben die Gewinnentwicklung jeder Filiale Platz sparend in einem Diagramm darstellen: 1. Öffnen Sie die Datei Gewinnentwicklung.xlsx, oder geben Sie die Daten der folgenden Abbildung ein, und speichern Sie die Tabelle ab. Eine Jahrestabelle 2. Klicken Sie auf die Zelle N4, da hier die Sparkline für die Filiale in Köln angezeigt werden soll. 3. Nun klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Sparklines auf die Schaltfläche Spalte, um eine Säulensparkline zu erstellen. 4. Tragen Sie im nachfolgenden Dialogfeld im Feld Datenbereich den Bereich B4:M4 ein, oder markieren Sie ihn mit der Maus. Der Positionsbereich ist bereits vorgegeben und entspricht der aktuellen Zelle N4. Gruppe Sparklines Datenbereich auswählen 5. Schließen Sie das Dialogfeld über die Schaltfläche [_OK_]. Das Ergebnis zeigt die Gewinnentwicklung der Kölner Filiale innerhalb eines Jahres. Haben Sie Fragen? i.venzke@lipa-seminare.de Seite 18 von 50
Gewinnentwicklung als Sparkline Ist eine Sparkline markiert, finden Sie im Menüband zusätzlich die (Sparklinetools) mit der Registerkarte Entwurf zum Bearbeiten der Sparkline. Hierüber kann z.b. eine andere Farbe bestimmt, der Typ geändert oder Datenpunkte betont werden, um die Aussagekraft der Sparkline zu erhöhen. Übung Fügen Sie Sparklines für die Gewinnentwicklung der übrigen Filialen in die Zellen N5 bis N7 ein. Am einfachsten kopieren Sie den Zellinhalt N4 in den Bereich N5:N7. Sparklines löschen Sie hätten auch gleich am Anfang mehrere Sparklines erstellen können. Markieren Sie hierfür im obigen Beispiel die Zellen N4:N7, und wählen Sie im Dialogfeld Sparklines erstellen den Datenbereich B4:M7. Wenn Sie Ihre Daten im Datenbereich ändern, werden diese Änderungen sofort in der Sparkline angezeigt, sobald Sie Ihre Eingabe abgeschlossen haben. Probieren Sie es aus. Um eine oder mehrere einzelne Sparklines zu löschen, markieren Sie die zu löschenden Sparklines, und klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf (Sparklinetools) in der Gruppe Gruppieren auf den linken Teil der Schaltfläche Löschen. Haben Sie hingegen die einzelnen Sparklines über die Schaltfläche Gruppieren (Registerkarte Entwurf (Sparklinetools), Gruppe Gruppieren) zu einer Gruppe zusammengefasst, und sollen alle Sparklines der Gruppierung gelöscht werden, markieren Sie sie durch Klick in eine der Zellen, und klicken Sie auf den Pfeil im rechten Teil der Schaltfläche Löschen. Im sich öffnenden Menü wählen Sie dann den Befehl Ausgewählte Sparklinegruppe löschen. Die Pivot-Tabellen-Werkzeuge Ausgewählte Sparklinegruppe löschen Pivot-Tabellen sind interaktive Tabellen, die in der Lage sind, auf schnelle Art und Weise umfangreiche Datenmengen zusammenzufassen. Mit Pivot-Tabellen besteht die Möglichkeit, Daten unter verschiedenen Gesichtspunkten auszuwerten und zu betrachten. Dadurch haben Sie ein Werkzeug zu einer komfortablen Analysemöglichkeit und vielseitigen Auswertung. Durch Haben Sie Fragen? i.venzke@lipa-seminare.de Seite 19 von 50
schlichtes Umsetzen von Datenmaterial können Sie Daten aus einem völlig anderen Blickwinkel betrachten. Beim Aufbau einer Pivot-Tabelle stehen Ihnen die Pivot-Tabellen-Werkzeuge hilfreich zur Seite. Damit Sie mit einer Pivot-Tabelle arbeiten können, benötigen Sie zunächst eine Datenliste: Die Datenliste 1. Öffnen Sie die Datei Pivot Rohdaten.xlsx, oder tippen Sie die Datenliste in eine neue, leere Mappe ein. 2. Speichern Sie die Mappe unter dem Namen Pivot ab. 3. Der Gewinn wird in der Zelle H2 durch die Formel errechnet. =(G2-F2)*E2 4. Kopieren Sie die Formel in die übrigen Felder der Spalte H. Excel stellt Ihnen zum Aufbau einer Pivot-Tabelle die Pivot-Tabellen-Werkzeuge zur Verfügung. Hier heißen Sie PivotTable-Tools. Mit den Werkzeugen wird der Umgang mit Pivot- Tabellen einfacher. Gehen Sie anhand der Beispiel-Datenliste folgendermaßen vor: 1. Klicken Sie im Menüband auf der Registerkarte Einfügen in der Befehlsgruppe Tabellen auf den oberen Teil der Schaltfläche PivotTable. Wenn Sie dagegen auf den unteren Teil dieser Schaltfläche klicken, öffnen Sie ein Untermenü, aus dem Sie den rechts stehenden Befehl wählen. 2. Bestimmen Sie in dem nachfolgenden Dialogfeld, woher sich Excel die Daten für die Pivot-Tabelle holen soll. Bei einer externen Datenquelle bietet das Programm eine ganze Reihe von Verbindungsmöglichkeiten an. Wählen Sie die Option Tabelle oder Bereich auswählen. Registerkarte Einfügen, Gruppe Tabellen 3. Überprüfen Sie den Vorschlag von Excel für den Daten-Tabellenbereich. Für das aktuelle Beispiel wird der Bereich A1 bis H11 benötigt: Haben Sie Fragen? i.venzke@lipa-seminare.de Seite 20 von 50
Daten-Tabellenbereich festlegen 4. Legen Sie fest, wo der PivotTable-Bericht abgelegt werden soll: Neues Arbeitsblatt. 5. Klicken Sie auf die Schaltfläche [_OK_]. Excel hat das Tabellenblatt 4 eingefügt, auf dem einiges Neues zu sehen ist: Die neue Tabelle4 ist für den PivotTable-Bericht vorbereitet Haben Sie Fragen? i.venzke@lipa-seminare.de Seite 21 von 50
Aufgabenbereich Auf der rechten Seite ist ein Aufgabenbereich mit der PivotTable-Feldliste geöffnet. Die Trennlinie zwischen dem Aufgaben- und dem Arbeitsbereich können Sie mit der Maus verschieben. Das Abschnitt-Symbol unterhalb der Titelleiste öffnet das nachfolgende Untermenü. Hierin werden aber nur die einzelnen Abschnitte innerhalb des Aufgabenbereichs anders angeordnet: Aufgabenbereich mit der PivotTable-Feldliste Die Abschnitte innerhalb des Aufgabenbereichs anordnen Der Bereich für den Pivot-Tabellen-Bericht Im linken Teil des neuen Tabellenblatts 4 ist ein Bereich für den Pivot-Tabellen-Bericht vorbereitet. Der Zellcursor steht in diesem Bereich. Kontextwerkzeug Im Menüband ist das Kontextwerkzeug mit zwei speziellen Registerkarten für das Bearbeiten von Pivot-Tabellen hinzugekommen. Zusätzlich ist oben in der Titelleiste eine Schaltfläche positioniert: [PivotTable-Tools]. Falls Sie beim Bearbeiten der Pivot-Tabelle auf eine andere Registerkarte klicken, können Sie immer wieder über diese Schaltfläche auf die Registerkarten Optionen und Entwurf (PivotTable- Tools) zurückkehren. Sie werden automatisch geschlossen, wenn der Zellcursor den Bereich für den Pivot-Tabellen-Bericht verlässt. Bereich für den Pivot-Tabellen-Bericht Den Pivot-Tabellen-Bericht erstellen Das Kontextwerkzeug PivotTable-Tools 1. Der Zellcursor steht in dem Bereich für den Pivot-Tabellen-Bericht. Damit wird in der Titelleiste die Kontextwerkzeug-Schaltfläche [PivotTable-Tools] angezeigt. Haben Sie Fragen? i.venzke@lipa-seminare.de Seite 22 von 50
2. Sollte der Aufgabenbereich mit der PivotTable-Feldliste trotzdem nicht geöffnet sein, klicken Sie auf der Registerkarten Optionen (PivotTable-Tools) in der Gruppe Anzeigen auf die Schaltfläche Feldliste. 3. Zeigen Sie in der Liste auf das Feld Artikel:. Bei gedrückter linker Maustaste kopieren Sie den Feldnamen nach unten in den Bereich Zeilenbeschriftungen. Nach dem Loslassen der Maustaste sind die Namen der Artikel in der A-Spalte platziert. 4. Genauso ziehen Sie im Aufgabenbereich das Feld Filiale in den Bereich Spaltenbeschriftungen 5. und das Feld Verkaufsmenge in den Bereich Werte. 6. Überprüfen Sie auf Ihrem Bildschirm den Aufgabenbereich: In der Liste sind jetzt die Kontrollkästchen dieser drei Felder aktiviert. Der erste Pivot-Tabellen-Bericht ist fertig gestellt: Aufgabenbereich Eine Arbeitsmappe mit Makros öffnen Die fertige Pivot-Tabelle In den Office-Programmen besteht die Möglichkeit, Routinearbeiten mit ständig wiederkehrenden Befehlsabläufen aufzuzeichnen und später bei Bedarf aufzurufen. Durch den Einsatz von Makros können Sie Teile Ihrer Arbeit automatisieren und somit beschleunigen. Ein Makro ist im Prinzip nichts anderes als eine Aufzeichnung von Befehlsabfolgen wie Tastatureingaben oder Mausbewegungen. Die verschiedenen Arbeitsschritte werden von dem so genannten Makrorekorder aufgezeichnet. Sie können ein Makro nur ablaufen lassen, wenn die Datei geöffnet ist, in der das Makro gespeichert wurde. In Excel 2010 erhält eine Arbeitsmappe mit Makros beim Speichern die Dateinamen-Erweiterung *.xlsm. Falls Sie eine Arbeitsmappe *.xlsm öffnen möchten, die nicht von einem vertrauenswürdigen Herausgeber stammt (Seite Fehler! Textmarke nicht Haben Sie Fragen? i.venzke@lipa-seminare.de Seite 23 von 50