Excel Grundlagenwissen Die Arbeitsmappe: Tabellenerstellung und -bearbeitung Ruft man Excel auf, so öffnet sich eine Arbeitsmappe mit 3 Tabellenblättern. Oberhalb des Tabellenblattes lesen wir die Spaltenbezeichnung der aktiven Tabelle im Tabellenkopf ab. Links des Tabellenblattes lesen wir die Zeilenbezeichnung der aktiven Zeile im Zeilenkopf ab. Das Tabellenblatt ist also Teil einer Arbeitsmappe und ist aufgeteilt in Zellen. Jede Zelle trägt eine Spaltenbezeichnung (A-Z usw.) und eine Zeilennummer. Die Spaltenbezeichnung ist der SPALTENKOPF und die Zeilennummer bezeichnet man als ZEILENKOPF. Aus Spaltenkopf und Zeilennummer ergibt sich die Zelladresse der aktiven Zelle. In unserem Beispiel trägt die markierte Zelle die Adresse B5. Wir können unsere Arbeitsmappe um beliebig viele Tabellenblätter erweitern. Insgesamt um 16.000 Tabellenblätter. Wir können auf einem Tabellenblatt 66000 Zeilen ausfüllen (siehe Abschnitt Arbeiten mit Tabellen). Dateneingabe und Korrektur Wenn wir Daten eingeben möchten, aktivieren wir das Register START Auf die Zelle, in der wir Zahlen oder Text eingeben möchten und Zahlen oder Buchstaben eintippen Eingaben mit der ENTER-Taste oder Tabulatortaste abschließen, um in die nächste darunter liegende Zelle zu gelangen Eingabe mit der TAB-Taste ab, um in der angrenzenden Zelle rechts weiterzuschreiben Excel setzt Zahlen standardmäßig rechtsbündig, Text wird linksbündig gesetzt. Bei nicht ausreichender Spaltenbreite werden die Nachbarzellen überdeckt. Sind die Nachbarzellen bereits beschrieben, erscheinen die Daten abgeschnitten, die Werte oder Text bleiben jedoch erhalten und können in der Bearbeitungsleiste gesehen werden. Sind die Nachbarzellen also nicht mehr frei, erscheint die Eingabe am Spaltenrand abgeschnitten, der Inhalt bleibt jedoch erhalten.
Zellenmarkierung Wenn wir Zellbereiche formatieren, kopieren oder verschieben möchten, müssen zunächst die gewünschten Bereiche markiert werden. So geht s: Mit gedrückter Maustaste über den gewünschten Zellbereich fahren Ganze Spalte markieren: Ganze Zeile markieren: Ganze Tabelle markieren: Auf den Spaltenkopf klicken Auf den Zeilenkopf klicken Auf das Quadrat zwischen Spalten und Zellen klicken oder Strg+A Mehrere Zellbereiche markieren: Zelle markieren, STRG gedrückt halten, weitere Zellen markieren. Aktuelle Zeile markieren: Umschalten + Leertaste: Aktuelle Spalte markieren: Strg + Leertaste: Ab aktiver Zelle in die gewünschte Richtung: Umschalttaste + Pfeiltaste : Ab aktiver Zelle bis unterste Zelle mit Inhalt: Umschalten + Strg + ENDE: Mehrfachmarkierung: mit gedrückter Strg-Taste oder Umschalttaste +F8 Datenkorrektur Doppelt die Zelle klicken, in der eine Korrektur vorgenommen werden soll, an, damit man direkt in der Zelle korrigieren kann. Korrektur wie in Word-Anwendungen. Alternativ können wir auch in der Bearbeitungsleiste Korrekturen vornehmen. Der Abbruch einer Eingabe erfolgt über die ESC-Taste. Sollten die Zelle zur Bearbeitung nicht aktiviert werden können, drücken Sie auf der Tastatur in der Funktionsleiste die Funktionstaste F2 Smarttags Im obigen Beispiel rechts im sehen wir einen Smarttag Wenn wir auf das +-Zeichen oder auf den nach unten weisenden Pfeil klicken öffnet sich ein Menü. Wir werden gefragt und können antworten. In diesem Beispiel ist die Option Wochentage aktiviert, das bedeutet, der PC füllt die Kästchen mit den Wochentagen aus, ohne Samstag und Sonntag. Smarttags müssen übrigens nicht beantwortet werden. Lässt man sie außer Acht, verschwinden sie von selbst bei der nächsten Aktion.
Zeilenumbruch Manchmal reicht die Zellgröße für die Einträge nicht aus. Wenn die angrenzende Zelle bereits belegt ist, wird der Text nicht komplett angezeigt. Wir klicken auf dieses Zeichen, um einen Zeilenumbruch entsprechend der Zellgröße zu erzeugen Register START, Multifunktionsleiste Gruppe Ausrichtung Reicht die Spaltenbreite für die eingegebenen Daten nicht aus, erscheint folgende Anzeige: ##### In diesem Fall müssen Sie die Spaltenbreite vergrößern (Gruppe Zellen). Beispiel: Der Text in Zelle A1 ist abgeschnitten, da die angrenzende Zelle belegt ist.wir klicken auf Nun sieht das ganze so aus. Manueller Zeilenumbruch Wir halten die ALT-Taste gedrückt und drücken gleichzeitig auf die ENTER-Taste. An der gewünschten Stelle wird der Text umgebrochen, das heißt, die Daten werden in die gleiche Zelle geschrieben. Besonderheiten bei der Eingabe Unser Zelleintrag ist sehr umfangreich und wird daher nicht vollständig in der Bearbeitungsleiste angezeigt: Wir klicken ganz rechts auf dieses Zeichen um die Bearbeitungsleiste zu erweitern. Eine oder mehrere führende Nullen werden nicht angezeigt: Bevor die Zahl, z. B. eine Telefonnummer, die mit einer Null beginnt (Vorwahl), muss der Zelle das Textformat zugewiesen werden. (Register START, Gruppe ZHAL, Zahlenformat, TEXT) Ich weise einer eingegebenen Zahl das Prozentformat zu in dem ich auf das Prozentzeichen in der Gruppe Zahl klicke Tastenkombi: STRG+UMSCHALT+%. Jetzt wird aus 19 plötzlich 1900! Excel multipliziert die Zahl mit 100. Daher v o r der Eingabe der Zelle das Prozentformat zuweisen. Eine Zelle ist in der linken oberen Ecke mit einem kleinen grünen Dreieck gekennzeichnet, welches uns auf einen vermeintlichen Fehler hinweist. Möglicherweise haben wir eine Zahl in eine als Text formatierte Zelle eingegeben. Klicken wir jetzt auf die Zelle, erhalten wir einen Warnhinweis.Klicken wir auf
den Warnhinweis, erhalten wir ein Menü. Wir können den Warnhinweis ignorieren und auf Fehler ignorieren klicken. Die grüne Kennzeichnung wird übrigens nicht mit ausgedruckt. Die Eingabe meiner Zelle wird in ein Datum umgewandelt: z.b. tippe ich ein: er erhalten aber:. Excel hat die Eingabe als Datum interpretiert. Um dies zu verhindern, können wir vor der Eingabe das Hochkomma eingeben, dieses verhindert, dass Excel die Eingabe umwandelt. Alternativ kann der Zelle zuvor die Formatierung TEXT zugewiesen werden. Excel gleicht alle Eingaben mit den bisherigen Eingaben ab und vervollständigt automatisch den Text:. Wenn dies unerwünscht ist, einfach ignorieren und weiterschreiben, wenn der Vorschlag so übernommen werden soll, einfach ENTER drücken, damit ist Arbeit gespart. Tabellenbearbeitung Am unteren Bildschirmrand sehen Sie die standardmäßig angelegten 3 Tabellenblätter, die den Namen Tabelle 1, Tabelle 2 und Tabelle 3 tragen. Zwischen den Tabellenblättern wechseln Klicken Sie einfach das gewünschte Tabellenblatt an. Über die Pfeile können Sie sich nach links bzw. nach rechts bewegen. nach links oder rechts zum ersten Tabellenblatt zum letzten Tabellenblatt Tabellenblätter identisch beschriften (Gruppenmodus) Nehmen wir an, wir führen eine Inventurliste, getrennt für jeden Monat. Also für jeden Monat, Januar bis Dezember legen wir ein eigenes Tabellenblatt an. Oder wir führen eine Gehaltsliste und erstellen für jeden Mitarbeiter ein eigenes Tabellenblatt. Angenommen, jedes Tabellenblatt soll das gleiche Aussehen haben, mit den gleichen Überschriften usw. Natürlich wäre es viel zu viel Arbeit, jetzt jedes einzelne Tabellenblatt zu formatieren.
So geht s: Kick auf das erste Tabellenblatt. Jetzt drücken wir die Taste STRG und halten Sie diese gedrückt! Klick auf alle weiteren Tabellenblätter, die in den Modus mit einbezogen werden sollen. Alle Tabellenblätter befinden sich im Gruppenmodus, das wird auch in der Titelleiste angezeigt. Wir geben die Überschriften und Formatierungen, die jedes Tabellenblatt enthalten soll ein. Alle Tabellenblätter werden im Gruppenmodus gleichzeitig identisch angelegt, solange sie markiert sind. Wir entfernen den Gruppenmodus, indem wir einfach auf ein beliebiges Tabellenblatt 2 x klicken. Wir achten darauf, dass die Markierung verschwindet und in der Titelleiste nicht mehr [Gruppe] eingetragen ist. Tabellenblätter anordnen, einfügen, löschen Wir klicken rechts (rechte Maustaste) auf das Tabellenblattregister, um einen der Befehle aus dem sich jetzt öffnenden Befehlsmenü auszuwählen. Wir klicken auf dieses Symbol am unteren Bildschirmrand (neben den Tabellenregistern) um ein neues Tabellenblatt einzufügen Wir klicken mit der rechten Maustaste auf ein Tabellenblattregister um das Kontextmenü zu erhalten: Tabellenblätter Kopieren/Verschieben Wir öffnen die Arbeitsmappe, in die das Tabellenblatt verschoben werden soll. Wir markieren das Tabellenblatt, das verschoben werden soll indem wir auf das Register klicken, so dass das Register markiert ist. Nun klicken wir in der Gruppe ZELLEN auf FORMAT/BLATT VERSCHIEBEN Wir erhalten dieses Fenster:
Im Bereich Zur Mappe sind alle geöffneten Arbeitsmappen aufgelistet. Wir klicken auf die Arbeitsmappe, in die das Tabellenblatt verschoben oder kopiert werden soll. Wir wählen im Bereich EINFÜGEN VOR: das Tabellenblatt aus, vor dem das zu verschiebende oder zu kopierende Tabellenblatt eingefügt werden soll. Wir machen das Häkchen bei KOPIE ERSTELLEN wenn wir eine Kopie haben wollen. Wenn wir hier kein Häkchen machen, dann wird das Tabellenblatt verschoben. Bestätigen mit OK Tabellenblätter einfärben Das gewünschte Tabellenblatt anklicken In der Gruppe ZELLE auf FORMAT klicken und die gewünschte Option wählen Aus der Farbpalette eine gewünschte Farbe auswählen, Mit OK bestätigen Tabellenblätter umbenennen Wie oben. Das Tabellenblattregister wird sofort markiert und wir überschreiben einfach den Namen. Navigieren Wir können jede beliebige Zelle mit der Maus anklicken, aber auch mit der Tabulatortaste nach rechts ansteuern. Mit den Pfeiltasten im mittleren Tastenblock Ihrer Tastatur bewegen wir uns außerdem in alle Richtungen. Einfach auf die gewünschte Zelle klicken um Zahlen oder Text einzugeben. Mit der Tabulatortaste bewegen wir uns schnell von Zelle zu Zelle. Mit den Pfeiltasten im mittleren Tastenblock Ihrer Tastatur bewegen wir uns in Pfeilrichtung
Mit der Taste Bild bewegen wir uns nach unten oder nach oben, je nach Pfeilrichtung Pos 1 wechselt in die erste Zelle der aktuellen Zeile Strg + Pos 1 wechselt zur ersten Zelle des Tabellenblattes Strg + Ende wechselt zur letzten Zeile des Tabellenblatts mit Inhalt Tabellenüberschriften fixieren Bei großen Tabellen empfiehlt es sich, die Überschriften zu fixieren, damit sie im Bild bleiben auch wenn wir uns weiter nach unten bewegen. Einfach die Zelle markieren direkt unter bzw. rechts neben der Überschrift und das Menü Fenster/Fenster fixieren..auswählen Fertig! Jetzt können wir beliebig in der Tabelle nach unten navigieren, die Überschriften bleiben immer im Bild. Über den gleichen Weg zurück (Menü Fenster/Fixierung aufheben) heben wir die Fixierung auf. Gitternetzlinien aktivieren Einfach das Häkchen im Bereich Drucken/Gitternetzlinien aktivieren Möglichkeit 2 über die Grafik Drucktitel Aktion wie oben beschrieben Möglichkeit 3 über das Register SEITENLAYOUT Startmenü TABELLENBLATTOPTIONEN Tabellen sortieren Register START. Gruppe BEARBEITEN Um eine erstellte Tabelle zu sortieren. Klick auf eine beliebige Zelle. Tabelle muss nicht markiert werden!
Klick auf dieses Symbol und auswählen ob von A-Z oder von ZA sortiert werden soll Klick auf das Gewünschte. Wir können auch mehrere Spalten sortieren lassen. Klick auf BENUTZERDEFINIERTES SORTIEREN. Spalten nach denen nacheinander sortiert werden soll, auswählen. Tabellen filtern Register START, Gruppe BEARBEITEN Es können ganz bestimmte Kriterien einer Datenmenge herausgefiltert werden z. B. für eine Inventur oder wenn Sie den Lagerbestand überprüfen möchten. Der gefilterte Bereich weist nur die Daten auf, die den Kriterien entsprechen. Im Gegensatz zur Sortierfunktion wird der Bereich beim Filtern nicht neu angeordnet. Durch das Filtern werden vorübergehend Zeilen ausgeblendet, die nicht angezeigt werden sollen. Klick auf Filter Wir erhalten jetzt eine Liste mit Ihren Einträgen Auswählen, wonach gefiltert werden soll Mit OK bestätigen. Jetzt werden ausschließlich die Zeilen angezeigt, auf denen der Filter zutrifft. Filter löschen über diese Schaltfläche: Zellbereiche kopieren, ausschneiden, verschieben Register Gruppe Zwischenablage Über die Zwischenablage haben wir die Möglichkeit, Zellbereiche auszuschneiden, zu kopieren und an anderer Stelle einzufügen. Um Zellbereiche zu bearbeiten, müssen wir immer wieder Zellen markieren. Markieren bedeutet auswählen.
Wenn eine Zelle markiert ist, erhält sie einen dicken Rahmen. Ein markierter Zellbereich ist farbig hinterlegt. Die erste Zelle jedoch ist nicht farbig hinterlegt, sondern trägt lediglich den dicken Rahmen, dies führt oft zu Verwirrung. Mit den Befehlen Ausschneiden Tastenkombination STRG+X Kopieren Tastenkombination STRG+C Einfügen Tastenkombination STRG+V können wir Inhalte kopieren und verschieben. Zellbereich Verschieben mit Drag & Drop Zellbereich markieren Wenn der Mauszeiger sich in Form eines Doppelkreuzes zeigt, linke Maustaste gedrückt halten und Zelle auf die gewünschte Position ziehen. Zellbereich kopieren Kopieren und Verschieben von Zellen funktioniert am besten mit Hilfe der Zwischenablage. Den gewünschten Zellbereich markieren und klicken Sie in der Symbolleiste auf kopieren oder Ausschneiden, anschießend auf Das Symbol für einfügen. Kopie erstellen mit Drag & Drop Tabelle markieren Mauszeiger so bewegen dass ein Doppelkreuz sichtbar wird Jetzt linke Maustaste drücken und halten Tabelle auf die Zielposition mit gedrückter Maustaste ziehen STRG drücken, gedrückt halten Maustaste los lassen, fertig Kopieren von Formeln oder Formaten wie oben beschrieben Klicke auf im Register START, Gruppe ZWISCHENABLAGE Werte einfügen wählen, um nur Werte zu kopieren Formeln wählen, um nur Formeln zu kopieren. Wählen Inhalte einfügen und aktivieren FORMATE Tipp: Um eine Auswahl von Zellen aufzuheben, klicken wir auf eine beliebige Zelle im Arbeitsblatt.
Leere Bereiche beim Verschieben von Zellen automatisch ausfüllen Werden Zellbereiche verschoben, entsteht im Ausgangsbereich eine Lücke. Sind im Zielbereich bereits Daten eingetragen, werden diese überschrieben. Dies kann man verhindern, indem man beim Verschieben die UMSCHALTTASTE gedrückt hält. Lücken an der Ausgansposition werden jetzt automatisch geschlossen. Um leere Zellen im Zielbereich muss man sich auch nicht mehr kümmern, denn diese werden nicht mehr überschrieben, sondern einfach in die Nachbarzellen verschoben. Einfügen von Zellen und Spalten Register START Gruppe ZELLEN Wenn wir eine Zelle einfügen möchten, dann klicken Sie auf EINFÜGEN in der Gruppe Zellen und wählen Zellen einfügen Wenn wir eine Zeile einfügen möchten, dann klicken Sie auf EINFÜGEN in der Gruppe Zellen und wählen BLATTZEILEN EINFÜGEN Wenn wir eine Spalte einfügen möchten, klicken Sie auf BLATTSPALTEN EINFÜGEN# Spalten werden rechts der markierten Spalte eingefügt. Klick auf die Zeile, über der eine zusätzliche Zeile eingefügt werden soll. Klick auf Zellen einfügen. Wenn wir mehrere Zeilen einfügen möchten, dann können wir die Taste zur Befehlswiederholung drücken, das ist die Taste F4 in der Funktionstastenzeile der Tastatur.
Alternativ können Sie aber auch auf die Zelle, über der eine Zeile eingefügt werden soll klicken und dann mit gedrückter Maustaste die Anzahl der Zeilen, die wir einfügen möchten, markieren. Jetzt wählen wir einfach ZELLEN EINFÜGEN aus und die gewünschte Anzahl von Zeilen wird eingefügt. Zellen, Zeilen, Spalten, Blätter löschen Register START, Gruppe ZELLEN Das zu löschende Objekt markieren und Klick auf die entsprechende Schaltfläche Um ein Tabellenblatt zu löschen, rechtsklicken auf das zu löschende Tabellenblatt am unteren Bildschirmrand und aus dem Kontextmenü den entsprechenden Befehl auswählen. Daten löschen Register START, Gruppe BEARBEITEN Alles löschen Wir können mit diesem Symbol löschen. Einfach den entsprechenden Zellbereich markieren und Klick Formate Löschen Wenn die Daten im Zellbereich erhalten belieben sollen und lediglich das zugewiesene Format gelöscht werden soll, dann klicken wir auf das Radiergummi und dann auf Inhalte löschen Wenn die Formatierung erhalten bleiben soll, aber die eingegebenen Daten gelöscht werden sollen, dann klicken wir auf den Radierer und dann auf Zeilenhöhe / Spaltenbreite bestimmen
Register START, Gruppe ZELLEN. Klick auf FORMAT/ZEILENHÖHE und den gewünschten Wert eingeben. Mit OK bestätigen. Klick auf ZEILENHÖHE AUTOMATISCH anpassen, wenn die Zeilenhöhe automatisch dem Schriftgrad angepasst werden soll. Für die Einstellung der SPALTENBREITE gilt das Gleiche Ein-und Ausblenden Manchmal möchten Sie Tabellenblätter, Zeilen oder Spalten ausblenden. Markieren Spalten oder Zeilen, oder auch das Tabellenblatt und Klick einfach im Register START in der Gruppe ZELLEN/FORMAT, Kategorie SICHTBARKEIT auf und die gewünschte Schaltfläche auswählen Über den gleichen Weg können wir die ausgeblendeten Bereiche wieder einblenden lassen. Zellschutz Register START, Gruppe ZELLEN, Schaltfläche FORMAT, Kategorie SCHUTZ Auf die Schaltfläche klicken und ein geeignetes Kennwort eingeben. Wir können noch bestimmen, was wir anderen erlauben und bestätigen zum Schluss einfach mit OK. Der rechte Mausklick. Anwendern erlauben bzw. nicht Mit dem rechten Mausklick auf das Tabellenblatt erhalten wir eine Liste der Befehle, die an dieser Stelle möglich sind. Einfach den gewünschten Befehl aus dem Kontextmenü auswählen.
Tastenkombinationen Kopieren STRG+C Einfügen STRG+V Ausschneiden STRC+X STRG+1 Zellen formatieren STRG+2 Fett Strg+9 Ausblenden markierter Zeilen STRG+0 Ausblenden markierter Spalten STRG+A Markiert gesamte Tabelle STRG+UMSCHALT+( Blendet ausgeblendete Zeilen im markierten Bereich ein. STRG+UMSCHALT+) Blendet ausgeblendete Spalten im markierten Bereich ein. Große Bereiche: mit Erweiterungsmodus F8: Spaltenbreite anpassen Die Spalte ist für den Eintrag zu schmal? Dann sehen wir ein Gitternetz. Mit der Maus auf die Linie zwischen dem betreffenden Spaltenkopf (Zeilenbegrenzung) fahren. Der Mauszeiger verwandelt sich in ein Doppelkreuz. Jetzt die Maus-Taste gedrückt halten und die Spalte (Zeile) in die gewünschte Richtung ziehen. Spalten können mit einem Klick dem Umfang der Eingabe angepasst werden indem Sie die Spalten markieren und dann doppelt auf die Trennlinie klicken. Zellen formatieren Im Register START, Gruppe ZELLEN über die Schaltfläche FORMAT können wir Zellen eine bestimmte Formatierung zuweisen. Zellen verbinden Um Überschriften einzugeben markieren wir am besten die Anzahl der Spalten, über die sich die fertige Tabelle erstreckt jetzt auf das Symbol Zellen verbinden klicken. Jetzt leuchtet das Symbol orange.
Manchmal kommt es zu Komplikationen wenn man bereits verbundene Zellen bearbeiten, möchte. Für diesen Fall machen Sie die Verbindung einfach wieder rückgängig indem Sie erneut den verbundenen Zellbereich markieren und auf das gleiche Zeichen klicken(markieren vorher nicht vergessen!). Das Zeichen leuchtet jetzt nicht mehr. Einrücken Über diese Symbol rücken wir Text ein, genau genommen vergrößern bzw. verkleinern wir den Einzug. Die Bedeutung er Symbole wird eingeblendet. Meistens erhalten wir auch Angaben zu Tastenkombinationen Ausrichtung I Tabellenbereich markieren, auf die gewünschte Ausrichtung klicken. Immer daran denken, dass zuvor der Zellbereich, auf den der Befehl angewendet werden soll, markiert ist. Ausrichtung II Register Start, Gruppe AUSRICHTUNG: Wir können über das Startmenü das Fenster ZELLEN FORMATIEREN öffnen Wenn wir nach unten weisende kleine Pfeile sehen, klicken wir diese mit der linken Maustaste an. Weitere Befehle werden eingeblendet. Text Diagonal oder vertikal ausrichten Wir machen einen Aushang mit Spalten für die Telefonnr. oder wir möchten die Tel.-Nr. vertikal ausrichten. Kein Problem mit diesem Symbol. Zelle einfach markieren und auf dieses Symbol klicken. Ein Befehlsmenü wird eingeblendet, gewünschte Ausrichtung auswählen.
Rahmen und Linien Wir markieren den Zellbereich (Zeile oder Zelle, evtl. Spaltenbereich), der eine Rahmenlinie erhalten soll. Wir klicken auf den kleinen Pfeil nehmen dem Symbol für Rahmenlinien im Register START, Gruppe SCHRIFTART Klick auf den nach unten weisenden Pfeil und wählen Sie die passende Rahmenlinie aus. Dieses Symbol umrandet den markierten Bereich Rahmenlinie ein.. Mit diesem Symbol fügen wir eine dicke untere Wenn wir dieses Symbol anklicken, dann erhält die markierte Zelle oben eine dünne Linie und unten eine doppelte Linie Über diese Einträge bestimmen wir Rahmenlinienart und farbe. Um die gewünschte Linienart oder Farbe zuzuweisen, müssen wir die entsprechende Linie anklicken, also auswählen. Jetzt verwandelt sich der Mauszeiger in eine Art Stift mit dem wie zeichnen können. Jetzt auch in der Excel-Tabelle die Linie, die formatiert werden soll, nochmals anklicken, bzw. die Maus über die Linie ziehen. Rahmenlinienart und Rahmenlinienfarbe Wir können auch mit dem Fenster ZELLE FORMATIEREN; Register RAHMEN unsere Rahmenlinien bearbeiten bzw. zuweisen. Register START, Gruppe Schriftart, Symbol Rahmenlinien, den kleinen rechten Pfeil anklicken, in der Liste den letzten Eintrag auswählen. Über diese Schaltfläche gelangen wir zu dem Fenster ZELLEN FORMATIEREN. Hier haben wir die Möglichkeit, über die 6 Register weitere Einstellungen, wie Zahlenformate, Zellenausrichtung, Schriftattribute etc. zuzuweisen. So geht s:
Tabelle im Tabellenblatt markieren. Wenn wir lediglich einer Zelle oder einem Zellbereich die Rahmenlinien zuweisen möchten dann natürlich nur den Bereich markieren, für den die nachfolgenden Befehle zutreffen sollen. Im Fenster sehe ich jetzt eine Vorschau Im obigen Beispiel sind k e i n e Rahmenlinien vorhanden. Ich klicke also die Rahmenlinien in der Vorschau an, die gesetzt werden sollen, jetzt sieht die Vorschau wie folgt aus: Ich habe im obigen Beispiel die obere, die untere und die mittlere Rahmenlinie angeklickt.
Jetzt wechsle ich zu dem Feld LINIEN Hier klicke ich auf die Linienart, die ich zuweisen möchte. Ich klicke genau auf die Linie in der Vorschau, die diese Linienart erhalten soll. Die Vorschau könnte jetzt so aussehen: Wenn eine Linie nicht zusagt, einfach erneut auf die Linie klicken, dann wird sie entfernt Nun wähle ich noch die passende Farbe über den kleinen Pfeil in der Kategorie FARBPALETTE Ich bestätige zuletzt mit OK Der markierte Zellenbereich wird genauso aussehen, wie in der Vorschau RAHMEN angezeigt. Zum Schluss mit OK bestätigen. Rahmenlinien entfernen Am leichtesten geht das mit diesem Symbol (Radierer) Radiergummi einfach über die zu entfernenden Linien ziehen Radierer anschließend mit der ESC Taste auf der Tastatur deaktivieren. oder einfach über den Pfeil für Aktion rückgängig machen Zellenschattierungen/Hintergrundfarben Register START Gruppe SCHRIFTART Klick auf den nach unten weisenden kleinen Pfeil rechts um die Farbpalette zu öffnen Mit Klick auf dieses Symbol den zuvor markierten Zellbereich schattieren. Aus der Palette eine beliebige Farbe auswählen. Wenn die Zellenschattierung wieder entfernt werden soll, KEINE wählen
Zeichenformatierung Schriftschnitt, Schriftgrad, Schrifttyp, Schriftgröße, Schriftfarbe zuweisen Über die Multifunktionsleiste der Gruppe Schriftart im Register START Zelle, deren Inhalt formatiert werden soll, markieren auf die entsprechenden Symbole klicken. Schriftart Schriftattribute weisen wir über dieses Grafiksymbol (Register START, Gruppe SCHRIFTART)zu: Tipp: Gruppe Schriftart Wir können über das Startmenü das Fenster ZELLEN FORMATIEREN öffnen Schnelle Formatübertragung Eine Zelle oder einen Zellbereich mit dem Format, das wir kopieren möchten, markieren. Um das Format in eine Zelle oder einen Bereich zu kopieren, klicken wir auf der Standardsymbolleiste auf Format übertragen Den Pinsel mit gedrückter Maustaste über den Bereich, der die Formatierung annehmen soll ziehen. Schriftgröße schnell verändern Über die Multifunktionsleiste der Gruppe Schriftart im Register START Mit Klick auf diese Zeichen vergrößern bzw. verkleinern wir die Schriftgröße in Schritten, die Sie mit verfolgen können. Zahlenformatierung Register START Gruppe ZAHL Das richtige Format weisen wir einfach nach dem Tippen zu. Natürlich können wir auch vorab z. B. einen Bereich markieren: und dem Bereich im Voraus die richtige Formatierung zuweisen. Die nachfolgende Tabelle zeigt, wie die gleiche Zahl unterschiedlich dargestellt werden kann:
Kleine Übung: 1000 eintippen Anschließend auf dieses Symbol in der Gruppe Zahl klicken, um die Zahl als Währung darzustellen Mit diesem Symbol aktivieren wir das 1.000er-Trennzeichen. Nicht vergessen, immer zuvor Zellbereich markieren und Eingabe mit ENTER abschließen. Mit Klick auf diese Symbole bestimmen Sie die Nachkommastellen Startmenü ZAHL Wir können über das Startmenü Zahl (wir sind noch immer im Register START) das Fenster ZELLEN FORMATIEREN öffnen) Dieses Fenster ist zu empfehlen, da sehr komfortabel! Klick auf den kleinen nach unten weisenden Pfeil Wir erhalten ein Fenster mit 8 Registern Klick auf das Register ZAHLEN Klick im Bereich KATEGORIE auf das gewünschte Format Unter BEISPIEL sehen wir die Vorschau auf das eingestellte Format
Anzahl der gewünschten Dezimalstellen eingeben, entweder über die Pfeile oder die gewünschte Anzahl direkt in das vorgesehene Feld schreiben Im Feld SYMBOL können wir das gewünschte Währungssymbol anklicken Wir können grundsätzlich negative Zahlen in roter Farbe anzeigen lassen. Wenn wir dies möchten, klicken wir einfach auf die rot dargestellten negativen Zahlen. Löschen von Formaten Register START Gruppe BEARBEITEN Daten markieren, Klick auf Klick auf Automatisches Ausfüllen Wenn die ersten Zeichen, die wir in eine Zelle eintippen, einem in dieser Spalte bereits vorhandenen Eintrag entsprechen, werden die übrigen Zeichen automatisch von Excel eingegeben. Enter-Taste drücken, um den Vorschlag anzunehmen oder Eintrag einfach überschreiben. Verwenden des Ausfüllkästchens zum Ausfüllen von Zellen mit Daten Wenn wir Daten oder Formeln in angrenzende Zellen kopieren möchten, verwenden wir einfach das Ausfüllkästchen Nach dem Ziehen des Ausfüllkästchens wird die Schaltfläche Auto-Ausfülloptionen angezeigt. Klick auf das Pluszeichen, dann werden die auswählbaren Optionen angezeigt. Klick auf die gewünschte Option. Automatische Ausfüllfunktion Excel denkt mit und füllt logische Reihen selbständig aus. Excel berechnet die Differenz zwischen zwei eingegebenen und markierten Werten und vervollständigt die Reihe. Kleine Übung: Wir geben in Zelle A1 eine 1 ein, in Zelle A2 eine 2 Zelle anklicken und mit der Maus auf das Ausfüllkästchen rechts unten fahren.
Wenn wir das Pluszeichen sehen, gedrückter Maustaste die Zellen so weit wie gewünscht nach unten bzw. seitwärts. ziehen. Maustaste loslassen, wenn die Reihe beendet werden soll. Wenn Text eine Ziffer enthält, wie z. B. Quartal 1, dann können wir die Aufzählung ebenfalls automatisieren. Wie oben beschrieben mit gedrückter Maustaste auf das Ausfüllkästchen fahren und dann nach unten ziehen, bis die Aufzählung beendet werden soll. Excel erkennt auch Tages- und Monatseinträge wie Montag, Mo oder Jan und Januar In die erste Zelle Mo (oder Montag) eingeben. Mit der Maus auf das Ausfüllkästchen rechts unten fahren und bei gedrückter Maustaste die Reihe beliebig seitwärts oder nach unten ziehen. Excel erkennt auch Tages- und Monatseinträge wie Montag, Mo oder Jan und Januar Seitenlayout Normal- und Seitenansicht Klick auf das Register ANSICHT und gewünschte Ansicht über die Symbole auswählen in der Gruppe ARBEITSMAPPENANSICHT Umbruchvorschau Umbruchvorschau wie oben beschrieben aktivieren (Register ANSICHT, Gruppe ARBEITSMAPPENANSICHT, Umbruchvorschau. Wir sehen jetzt, wo das Blatt umgebrochen wird. in unserem Beispiel wird die Tabelle nach Zeile 44 umgebrochen. In dieser Ansicht haben wir z. B. die Möglichkeit, mit gedrückter Maustaste die blaue Linie weiter nach oben zu ziehen, so dass der Umbruch schon vor Beginn der neuen Tabelle vorgenommen wird. Somit wird die Tabelle nicht mehr auseinandergerissen
Einfach mit der Maustaste auf die Umbruchlinie, die wir verändern möchten, fahren. Jetzt die Maustaste gedrückt halten und den Umbruch auf die gewünschte Stelle ziehen. Natürlich können wir eine A4 Seite nicht länger machen als sie ist! Manchmal hat man aber noch eine oder zwei Zeilen Spielraum. In diesem Beispiel empfiehlt sich er Umbruch oberhalb. Manuellen Seitenumbruch einfügen Auf den Zeilenkopf klicken, über der der Seitenumbruch eingefügt werden soll Register SEITENLAYOUT, Gruppe Seite einrichten Die wichtigsten Funktionen von SEITE EINRICHTEN : Im Register Seitenlayout, Gruppe Orientierung bestimmten wir Hoch- oder Querformat. Hoch- oder Querformat Register SEITENLAOUT Klick auf Klick auf Im Register Seitenränder legen wir die Seitenränder fest und bestimmen, wie die Tabelle auf der Seite ausgerichtet wird: Im Register KOPF/Fußzeile werden Kopf/Fußzeilen (benutzerdefiniert) erstellt. Im Register Tabelle werden Drucktitel, Gitternetzlinien, Tabellenausrichtung bestimmt Gitternetzlinien Register SEITENLAYOUT Gruppe Seite einrichten STARTPROGRAMM Bereich DRUCKEN Gitternetzlinien aktivieren Kopf- und Fußzeilen Möglichkeit 1:
Register SEITENLAYOUT, Gruppe Seite einrichten Auf das Startprogramm klicken Jetzt wird das Fenster Seite einrichten geöffnet. Jetzt das Register Kopf- und Fußzeile anklicken und dann auf Benutzerdefinierte Kopfzeile. Jetzt erhalten wir das folgende Fenster für die Eingaben. Entsprechende Bereiche ausfüllen. Über das oben stehende Symbol können wir die Eingaben formatieren Möglichkeit 2: Register EINFÜGEN Gruppe Text Excel wechselt nun zur Seitenlayout-Ansicht. In den vorgesehenen Bereich Kopfdaten eingeben. Sollte der Platz nicht ausreichen, schauen wir links: im vertikalen Lineal mit der Maus auf die Nahtstelle blauer/weißer Bereich fahren. Der blaue Bereich stellt die Höhe der Kopfzeile dar Die Kopfzeilenhöhe auf das gewünschte Maß ziehen. Wenn wir zurück zur NORMALANSICHT möchten, dann klicken wir einfach das Register ANSICHT an und wählen Sie in der Gruppe ARBEITSMAPPENANSICHT die Grafik NORMAL aus
Umgang mit großen Tabellen Eine Tabelle, die mehrere Seiten umfasst, jedoch auf eine Seite passen soll, kann mit Hilfe der Funktion SKALIEREN formatiert werden. Natürlich lässt sich eine 10-seitige Tabelle nicht auf eine Seite skalieren, wenn die Tabelle noch lesbar sein soll. Zeilen oder Spalten fixieren, damit die Überschriften immer sichtbar bleiben: So geht s: Unterhalb bzw. rechts der Zellen, die fixiert werden sollen klicken Register ANSICHT, Gruppe Fenster Große Tabellen mit Hilfe der Skalierung auf eine Seite bringen So geht s: Register SEITENLAYOUT, Gruppe FORMAT ANPASSEN, Skalierung z. B. auf 80% setzen Alternativ: OFFICE SCHALTFLÄCHE Auf DRUCKEN zeigen, nicht klicken Dann schräg rechts auf Seitenansicht klicken Wenn ein Tabellenblatt auf einen Prozentsatz skaliert werden soll, dann muss im Register SEITENLAYOUT Gruppe An Format Anpassen, die Höhe und Breite auf AUTOMATISCH festgelegt sein. Große Tabellen mit Hilfe AN FORMAT ANPASSEN auf eine Seite bringen So geht s: Register SEITENLAYOUT, Gruppe AN FORMAT ANPASSEN Breite reduzieren In der Liste BREITE die gewünschte Anzahl der Seiten auswählen. Jetzt wird die Breite des Arbeitsblattes so verkleinert, so dass die maximale Anzahl Spalten darauf Platz hat Höhe reduzieren In der Liste Höhe wählen Sie die gewünschte Anzahl von Seiten aus. Jetzt wird die Höhe des Arbeitsblattes so verringert, dass eine maximale Anzahl von Zeilen auf die Seite passt. Seitenränder in der Vorschau korrigieren So geht s: Häkchen rein bei Seitenränder anzeigen Dies sind die Anfasser um Spaltenbreite zu korrigieren
Linker bzw. rechter Seitenrand Kopfzeile oberer Seitenrand Tabellenausdruck Bei der Randeinstellung ist zu beachten, dass Drucker individuelle nicht druckbare Bereiche haben. Register SEITENLAYOUT, Startprogramm Seite einrichten, Fenster SEITE EINRICHTEN Einstellung Ausdruck lange Tabellen: Register SEITENLAYOUT, Seite einrichten, Tabelle Einstellung Ausdruck breite Tabellen: Drucktitel Wenn auf jeder Seite die gleiche Überschrift erscheinen soll (Drucktitel), dann können wir dies wie folgt eingeben: Register SEITENLAYOUT, Gruppe SEITE EINRICHTEN, Startmenü Seite einrichten: Möglichkeit 1 über das Startmenü Klick auf das Startmenü Seite einrichten Klick auf das Register TABELLE Bereich DRUCKTITEL Klick auf dieses Zeichen: Jetzt den gewünschten Drucktitel markieren Klick auf. Bestätigen mit OK, fertig!
Suchen, ersetzen, gehe zu Register START, Gruppe BEARBEITEN Beispiel: Wir haben eine große Tabelle und suchen einen bestimmten Eintrag. Oder wenn wir Rechnungseingänge überwachen, dann suchen wir vielleicht einen Rechnungsbetrag. Genauso gut können Sie aber auch nach Namen oder nach anderem Text suchen. Wir können bestimmten, ob nur das aktuelle Tabellenblatt durchsucht werden soll, oder die ganze Arbeitsmappe. Vielleicht suchen wir auch eine Personalnummer oder den Umsatz eines bestimmten Kunden. Alles ist möglich. Klick auf dieses Symbol Klick auf SUCHEN bzw. auf die gewünschte Aktion. Wir geben den Suchbegriff ein. Klicken Sie auf Optionen Wir füllen nun die entsprechenden Schaltflächen mit unseren Angaben aus. Wenn wir z.b. nach einem Rechnungsbetrag oder nach einem Namen suchen, dann klicken wir auf WERTE Wir geben auch an, evtl. die gesamte Arbeitsmappe zu durchsuchen Bestätigen mit Anschließend erhalten wir eine Auflistung mit den gesuchten Werten Drucken Klick auf die OFFICE SCHALTFLÄCHE und DRUCKEN wählen(strg+p). Selbstverständlich können wir auch ausgewählte Blätter drucken. Ausgewählte Blätter drucken: Ein bestimmtes oder bestimmte Tabellenblätter Tabellenblatt auf dem Register anklicken, so dass es markiert ist: hier ist Tabellenblatt 2 markiert