Malte Borges, Jörg Schumacher TRAINING Excel 2002 Intensiv
PROJEKT 3 Mit Formeln arbeiten Excel 2002 Intensiv Die übersichtliche Eingabe von Daten in Tabellen ist sicherlich eine der Stärken von Excel. Excel würde seinen Namen aber nicht verdienen, wenn es keine Formeln und Funktionen zum automatischen Berechnen verarbeiten könnte. Der Begriff Kalkulieren verweist auf das mögliche Spielen mit den Zahlen. In Excel erstellen Sie Formeln manuell oder nutzen einen leistungsstarken Funktions-Assistenten, der Ihnen bei der Erstellung von Funktionen unter die Arme greift. In diesem Projekt geht es um das automatische Berechnen einzelner Tabellenbereiche. Es ist in folgende Lektionen gegliedert: Lektion 1 Lektion 2 Lektion 3 Lektion 4 Lektion 5 Lektion 6 Lektion 7 Lektion 8 Lektion 9 Lektion 10 Manuelle Formeleingabe Funktionen per Mausklick Relative und absolute Adressbezüge Der Funktions-Assistent Mit Bereichsnamen rechnen Fehler in Formeln aufspüren Verschachtelte Funktionen Verweisfunktionen Die Funktion EUROCONVERT Die Neuberechnung von Formeln festlegen 49
Lektion 1 Manuelle Formeleingabe Jede Formel wird mit einem Gleichheitszeichen eingeleitet. Was dann folgt, ist höchst unterschiedlich: Excel unterscheidet zwischen Konstanten, Operatoren, Zellbezügen, Namen und Funktionen. Erlernen Sie in dieser Lektion die Grundbegriffe und die Eingabe einfacher Formeln. 1. Erstellen Sie die abgebildete Tabelle. Tipp Beachten Sie die Zahlenformatierung und die zusammengefasste Zelle in der ersten Zeile. Eingabezellen Alle Zellen, in die Sie Ausgabewerte manuell eintragen, sind so genannte Eingabezellen. 2. Setzen Sie den Zellzeiger auf die Zelle B6. In dieser Zelle soll der Rabatt berechnet werden. Fachbegriffe Für das Verständnis der umfangreichen Hilfestellung von Excel ist die Kenntnis einiger Fachbegriffe nötig. : Eine Konstante ist ein fester Wert, z.b. die Zahl µ. : Ein Operator ist ein Zeichen wie»+«oder»-«, das angibt, wie die Elemente einer Formel zu verknüpfen sind. : Zellbezüge können relativer oder absoluter Natur sein. Dabei wird festgelegt, ob z.b. eine Formel beim Kopieren angepasst wird oder ob sie sich immer wieder auf eine identische (absolute) Zelle bezieht. : Statt mit der Angabe von Zellkoordinaten können Sie in Excel auch mit Bereichsnamen rechnen. Dazu werden die entsprechenden Zellen oder Zellbereiche einfach mit einem Namen versehen. : Funktionen sind vordefinierte Formeln, die Berechnungen unter Verwendung bestimmter Werte, sogenannter Argumente, und in einer bestimmten Reihenfolge, Syntax genannt, ausführen. : Das Minuszeichen hat eine doppelte Bedeutung. Einmal verknüpft es zwei Konstanten durch die Rechenvorschrift und zum anderen steht es für ein negatives Vorzeichen. : Sie können lange und komplexe Formeln eingeben Funktionen dagegen haben eine begrenzte Verschachtelungstiefe. 50 Projekt 3 Mit Formeln arbeiten
Tipp Groß- und Kleinschreibung innerhalb einer Formel ist ohne Bedeutung. 3. Geben Sie die Formel ein. Formeleingabe Der korrekte Eintrag lautet =B4*B5. Das Gleichheitszeichen leitet die Formel ein, nach Bestätigung multipliziert Excel die Zellinhalte. Während der Eingabe zeigt Excel mit Hilfe von farbigen Zellzeigern die zugehörigen Zellen. 4. Bestätigen Sie die Eingabe mit (ÿ). Der Zellzeiger bewegt sich durch Drücken der (ÿ)-taste zur Zelle C6 und bestätigt die Eingabe in B6. Excel erzeugt das Ergebnis. Tipp Ist eine Zelle zu schmal für die Zahl, zeigt Excel statt dessen Rauten (#####) an. Eine so gekennzeichnete Zelle brauchen Sie nur zur verbreitern. Formelbearbeitung mit der Maus Die manuelle Eingabe der Zelladressen hat Nachteile: Beim Schreiben der Zelladresse können Sie sich vertippen oder diese falsch ablesen. Deshalb nun eine andere Variante, bei der Sie die Zellen mit der Maus anklicken und Excel die Zelladresse in die Formel übernimmt. 1. Geben Sie in C6 das Gleichheitszeichen ein. Mit der Eingabe des Gleichheitszeichens leiten Sie die Formel ein und lösen den Formelmodus von Excel aus. 2. Klicken Sie die Zelle C4 an. Excel übernimmt sofort diese Zelladresse in die Formel. Projekt 3 Mit Formeln arbeiten 51
3. Geben Sie den nächsten Operator ein. Der nächste Operator, z.b. das Sternchen (*) für die Multiplikation, schließt die Übernahme des ersten Zellbezuges ab Excel wartet auf den nächsten Verweis. 4. Klicken Sie die Zelle C5 an. 5. Schließen Sie die Formeleingabe mit ( ). Bei längeren Formeln oder bei der Angabe von Bereichen ist diese Variante einfacher als die manuelle Eingabe. 6. Berechnen Sie den Rabatt für die Spalte D. 7. Kontrollieren Sie das Ergebnis. Berechnete Werte 8. Berechnen Sie die Zwischensumme in B7. Die Zelle B7 erhält den Formeleintrag =B4-B6. 9. Kopieren Sie die Zwischensummen-Formel in die Zellen C7 und D7. Zwischensummen Die Tabelle nach der Berechnung der Zwischensummen. 52 Projekt 3 Mit Formeln arbeiten
Tipp Über die Berechnungsreihenfolge innerhalb einer Formel entscheiden die Prioritäten der einzelnen Operatoren. Excel berücksichtigt Punkt- vor Strichrechnung und die Klammersetzung. Operator Funktion Beispiel Ergebnis ^ Potenzen und Wurzeln =3^2 9 + Addition =3+2 5 - Subtraktion =3-2 1 * Multiplikation =3*2 6 / Division =3/2 1,5 % Prozent =32% 0,32 Die mathematischen Operatoren von Excel Lektion 2 Funktionen per Mausklick In der vorherigen Lektion haben Sie gelernt, wie Sie einzelne Zellen berechnen. Gerade bei langen Zahlenkolonnen ist dies mühselig. Für Standard-Rechenoperationen stellt Excel deshalb verschiedene Funktionen bereit. Die am häufigsten genutzte Funktion ist die Summenfunktion, die Sie in dieser Lektion kennen lernen stellvertretend für andere. 1. Markieren Sie die Zelle B9. 2. Klicken Sie auf das Symbol Summe. Excel markiert einen Bereich mit einem gestrichelten Laufrahmen. In der aktiven Zelle steht jetzt =SUMME(B4:B8). Die Angaben innerhalb der Klammern legen den Bereich fest, aus dem Excel die Summe bilden soll. Alle Funktionen verfügen über diese Klammern. Innerhalb der Klammern stehen die Daten, mit denen ein Funktionsergebnis ermittelt werden soll hier einfach ein beliebiger, rechteckiger Bereich. In Beispiel ist der automatisch ermittelte Bereich nicht gültig, weil das so berechnete Ergebnis schlichtweg falsch wäre. Projekt 3 Mit Formeln arbeiten 53
3. Markieren Sie mit der Maus die Zellen B7:B8. Veränderter Bereich Excel ändert nun den Markierungsrahmen und gleichzeitig die Bereichsangabe innerhalb der Klammer. 4. Bestätigen Sie die Formel. Nach Bestätigung der Zelleingabe, z.b. mit der (ÿ)-taste, übernimmt Excel den angegebenen Bereich in die Formel und berechnet das Ergebnis. 5. Füllen Sie die Formel nach rechts aus. Die Zellen C9 und D9 erfordern eine analoge Formel: Kopieren Sie den Inhalt aus B9 mit dem Anfasser in die Nachbarzellen. 6. Kontrollieren Sie das Befehlsmenü der Optionenschaltfläche Auto- Ausfülloptionen. 7. Speichern Sie die Arbeitsmappe unter dem Namen Dach. 8. Schließen Sie die Datei. 54 Projekt 3 Mit Formeln arbeiten
Die Syntax von Funktionen Die Syntax (Aufbau, Reihenfolge) einer Funktion beginnt mit dem Funktionsnamen. Danach folgt direkt, ohne Leerzeichen, eine öffnende Klammer. Die Argumente innerhalb der Klammern werden durch Semikola getrennt. Am Ende der Funktion folgt eine schließende Klammer. Steht eine Formel am Anfang einer Funktion müssen Sie vor dem Funktionsnamen das Gleichheitszeichen (=) eingeben. Beispiel: =SUMME(A2;A3:A5) Das Gleichheitszeichen leitet die Formel ein. Der Funktionsname lautet hier SUMME. Sie können den Namen der Funktion auch in Kleinbuchstaben eingeben: Excel wandelt diese automatisch in Großbuchstaben um. Die Argumente sind durch ein Semikolon getrennt. Im Beispiel werden also alle Werte aus der Zelle A2 und den Zellen A3 A4 und A5 summiert. Die schließende Klammer müssen Sie nicht eingeben: Das übernimmt Excel. Lektion 3 Relative und absolute Adressbezüge Der Unterschied zwischen relativen und absoluten Bezügen sieht auf den ersten Blick komplizierter aus, als er in Wirklichkeit ist. An einem kleinen Beispiel sollen Sie erfahren, worauf Sie dabei achten müssen. 1. Erstellen Sie die folgende Tabelle. Der Mehrwertsteuerbetrag für die Satellitenschüssel berechnet sich aus der Multiplikation des Nettopreises in B4 mit dem Mehrwertsteuersatz in D1 2. Geben Sie in C4 die Formel =B4*D1 ein und bestätigen Sie mit dem grünen Häkchen der Bearbeitungsleiste. Projekt 3 Mit Formeln arbeiten 55
3. Kopieren Sie die Formel in die Zellen darunter. Ausgefüllter Bereich Wenn Sie die Formel aus der Zelle C4 mit dem Anfasser in die restlichen Zellen C5 bis C8 kopieren, erhalten Sie ein falsches Ergebnis. Der Grund dafür ist einfach: Schon in der Zelle C5 lautet die Formel =B5*D2. Die Ausgangsformel in C4 verwendet den relativen Bezug, d.h. jede Zelladresse wird beim Kopieren der Formel automatisch angepasst. Da der Prozentsatz unverändert in D1 verbleibt, ist das aber falsch. Diese Zelladresse darf beim Kopieren nicht verändert werden: Sie benötigt einen absoluten Bezug! 4. Klicken Sie den Zellzeiger doppelt in die Zelle C4. 5. Klicken Sie mit der Maus hinter den Eintrag D1. 6. Drücken Sie einmal die Funktionstaste (F4). Absoluter Zellbezug Tipp Sie können das Dollarzeichen beim Erstellen der Formel ebenfalls über die Tastatur eingeben. Der Eintrag D1 wurde mit Dollarzeichen ($) ergänzt. Damit ist diese Zelladresse innerhalb der Formel absolut gesetzt. Lediglich der erste Teil der Formel wird beim Kopieren verändert und angepasst. 56 Projekt 3 Mit Formeln arbeiten
Tipp Bei einer so berechneten Tabelle ist es lediglich erforderlich, einen veränderten Umsatzsteuersatz einzugeben. Alle Ergebnisse werden sofort neu berechnet. 7. Bestätigen Sie die Eingabe. 8. Füllen Sie die Formel in die Zellen C5 bis C8. Mit dem Anfasser erledigen Sie nun das Kopieren korrekt: die absoluten Bezüge greifen in allen Formeln stets auf die Zelle mit der Mehrwertsteuer zu. 9. Setzen Sie den Zellzeiger in C8 und klicken Sie in die Bearbeitungsleiste. Excel markiert bei diesem Verfahren alle in der Formel enthaltenen Zellen: Die Bezüge sind gut zu erkennen. 10. Berechnen Sie den Rechnungsbetrag in der Spalte D. Rechnungsbeträge Abschließend berechnen Sie mit der Summen-Funktion die Rechnungsbeträge. Das Bild zeigt die fertige Tabelle mit den berechneten Rechnungsbeträgen. 11. Formatieren Sie die Zahlen mit dem gewünschten Währungsformat. 12. Speichern Sie die Arbeitsmappe unter RECHNUNGSBETRÄGE. 13. Schließen Sie die Datei. Projekt 3 Mit Formeln arbeiten 57
Lektion 4 Der Funktions-Assistent In den vorhergegangenen Projekten haben Sie die Summen-Funktion kennen gelernt: Eine von etwa 320 Funktionen, die Excel bereitstellt. Von keinem Anwender einer Tabellenkalkulation wird verlangt, alle Funktionen auswendig zu lernen. Es ist unmöglich, sich die Namen und zusätzlich die verschiedenen Argumente zu merken. Deshalb unterstützt Sie Excel bei der Eingabe von Funktionen mit einem leistungsfähigen Hilfsmittel dem Funktions-Assistenten. 1. Öffnen Sie die Arbeitsmappe DACH.XLS. Tipp Die Funktionen sind nach Kategorien geordnet. Ist Ihnen die Kategorie nicht bekannt, klicken Sie auf den Eintrag Alle. Hier sind alle Funktionen alphabetisch aufgelistet. 2. Setzen Sie den Zellzeiger in die Zelle B12. Aus den Angeboten der drei Dachdeckerbetriebe soll mit Hilfe des Funktions- Assistenten das günstigste Angebot ermittelt werden. 3. Aktivieren Sie den Befehl Einfügen, Funktion. 58 Projekt 3 Mit Formeln arbeiten
Tipp Ein Klick auf die Symbol- Schaltfläche Funktionen einfügen in der Bearbeitungsleiste öffnet den Funktionsassistenten ebenfalls. 4. Wählen Sie die Kategorie Statistik und blättern Sie im linken Bereich, bis die Funktion MIN erscheint. Die Dialogbox Funktion einfügen stellt ca. 320 Funktionen nach Kategorien geordnet zur Verfügung. Die Kategorie-Liste enthält den Eintrag Statistik. Rollen Sie in der Liste Name der Funktion mit der Bildlaufleiste nach unten, bis die Funktion MIN in der Liste erscheint. 5. Markieren Sie die Funktion MIN und bestätigen Sie mit der Schaltfläche OK. Tipp Verschieben Sie die Dialogbox mit gedrückter Maustaste, sodass der benötigte Tabellenbereich im Hintergrund sichtbar wird, oder nutzen Sie die Schaltfläche Verkleinern am Rand des Eingabefeldes. Excel aktiviert den Funktions-Assistenten mit Eingabefeldern für die erforderlichen Parameter und helfenden Texte. 6. Markieren Sie den Tabellenbereich B9:D9. Die Funktion braucht als Argument eine Bereichsangabe aus der die kleinste Zahl ermittelt werden kann. Diesen weisen Sie durch die Markierung zu: Der markierte Tabellenbereich B9:D9 wird mit einem Laufrahmen versehen und die Bereichsangabe in das Feld Zahl1 übernommen. 7. Bestätigen Sie die Auswahl mit der Schaltfläche OK. Projekt 3 Mit Formeln arbeiten 59
8. Prüfen Sie das Ergebnis. Minimalwert In B12 erscheint der vom Funktions-Assistenten ermittelte kleinste Wert aus dem Tabellenbereich B9 bis D9. 9. Speichern und schließen Sie die Datei. Der Funktions-Assistent Der Einsatz des Funktions-Assistenten erleichtert die Eingabe von Funktionen auf verschiedene Art und Weise: : Im oberen Bereich der Dialogbox Funktionen einfügen können Sie nach einer Funktion suchen: Sie tragen im Bereich Funktion suchen die Stichworte ein, die das Problem beschreiben. Nach einem Klick auf Starten listet Excel die Funktionen auf, die das Programm für geeignet hält. : Die Eingabe des Gleichheitszeichens (=) am Anfang der Formel wird bei Verwendung des Assistenten automatisch vorgenommen. : Öffnende und schließende Klammern sowie die Semikola als Trennzeichen zwischen den Argumenten fügt ebenfalls der Assistent ein. : Die Eingabe von verschachtelten Funktionen wird wesentlich erleichtert. : In der Dialogbox der jeweiligen Funktion erhalten Sie zusätzlich einen kurzen Hilfstext, der die Bedeutung der Funktion erläutert. 60 Projekt 3 Mit Formeln arbeiten
Lektion 5 Mit Bereichsnamen rechnen Lange und umfangreiche Formeln und Funktionen werden schnell unübersichtlich. Durch den Einsatz von Bereichsnamen haben Sie beim Lesen der Formel auch nach längerer Zeit schnell wieder erfasst, was in der Tabelle berechnet wird. Im Beispiel berechnen Sie die Tabelle RECHNUNGSBETRÄGE nach diesem Verfahren neu. 1. Öffnen Sie die Arbeitsmappe RECHNUNGSBETRÄGE.XLS. 2. Markieren Sie den Bereich C4:D9. 3. Löschen Sie den Inhalt dieser Zellen mit (Entf). 4. Markieren Sie den Bereich B4:B9 und rufen Sie den Befehl Einfügen, Namen, Definieren auf. 5. Bestätigen Sie den Vorschlag mit OK. Tipp Bereichs- und Feldnamen werden von Excel automatisch absolut gesetzt. Die Eingabe von Dollarzeichen z.b. bei der Umsatzsteuer entfällt somit! Excel schlägt Ihnen die Überschrift oberhalb des markierten Bereiches als Bereichsnamen vor. Den Vorschlag können Sie übernehmen oder durch einen eigenen Namen überschreiben. 6. Wiederholen Sie die Arbeitsschritte für D1 und akzeptieren Sie den vorgeschlagenen Namen mit OK. Der Bereichsname wird am linken Rand der Bearbeitungsleiste angezeigt, wenn der Bereich markiert ist. Projekt 3 Mit Formeln arbeiten 61
Bereichsnamen in Formeln verwenden Zum Berechnen der Mehrwertsteuer verwenden Sie in den folgenden Arbeitsschritten die Bereichsnamen statt der Zellbezüge. 1. Klicken Sie auf die Zelle C4. 2. Geben Sie ein Gleichheitszeichen ein. 3. Rufen Sie den Befehl Einfügen, Name, Einfügen auf. 4. Wählen Sie in der Dialogbox den Eintrag Netto und bestätigen Sie mit OK. 5. Geben Sie einen Stern (*) zur Multiplikation ein. 6. Betätigen Sie die Funktionstaste (F3) und wählen Sie Mwst_Satz aus der Liste. 62 Projekt 3 Mit Formeln arbeiten
7. Bestätigen Sie mit OK. 8. Prüfen Sie die entstandene Formel. Die eingegebene Formel =Netto*Mwst_Satz wird von Excel richtig interpretiert, da Sie zuvor die dazugehörenden Felder bzw. Bereiche definiert haben. 9. Drücken Sie die ( )-Taste. Projekt 3 Mit Formeln arbeiten 63
10. Kopieren Sie die Formel in den Zellbereich 5:C8. 11. Benennen Sie den Zellbereich C4:C8 mit dem Namen Mwst. Namensfeld Wenn ein benannter Bereich markiert wird, erscheint der Name im Namensfeld. 12. Berechnen Sie den Bruttopreis. Sie errechnen den Bruttopreis, indem Sie unter Verwendung der Namen Netto und Mwst die zugehörigen Zellwerte addieren. Die berechnete Tabelle enthält in den Formeln der Spalten B und C die definierten Bereichsnamen. Dadurch sind die eingegebenen Formeln transparent und leicht verständlich. 64 Projekt 3 Mit Formeln arbeiten
Lektion 6 Fehler in Formeln aufspüren»der Teufel steckt im Detail.«Dieser Ausspruch hat auch bei auftretenden Fehlern in berechneten Zellen einer Excel-Tabelle seine Daseinsberechtigung. Excel lässt Sie beim Aufspüren dieser Fehler nicht allein. Die Formelüberwachung, in früheren Versionen Detektiv genannt, führt Sie mit sicherer Spürnase zur Fehlerquelle in Ihrem Kalkulationsblatt. Sie sollten den Detektiv aber nicht nur bei Fehlern verwenden, denn er kann noch mehr. Falls Sie z.b. wissen wollen, aus welchen Zellen eine Formel ihre Ausgangswerte zur Berechnung bezieht, gibt Ihnen der Assistent ebenfalls eine Antwort. 1. Öffnen Sie die Tabelle DACH.XLS. 2. Nutzen Sie Extras, Formelüberwachung, Detektivsymbolleiste anzeigen. Damit blenden Sie die Detektivsymbolleiste ein. 3. Klicken Sie den Zellzeiger auf B12. 4. Klicken Sie in der Symbolleiste FormelüberwacHung einmal auf Spur zum Vorgänger. Projekt 3 Mit Formeln arbeiten 65
Excel blendet eine Spur ein: Sie erkennen an Umrahmung und Pfeil, dass sich das Ergebnis in B12 aus den Inhalten von B9 bis D9 errechnet. 5. Klicken Sie erneut auf Spur zum Vorgänger. Die neu hinzugefügten blauen Pfeile und Rahmen zeigen ganz klar, dass sich der Endpreis aus den Zellinhalten von Zw.-Summe und Fahrtkosten errechnet. 6. Klicken Sie auf alle Spuren entfernen. Mit Schaltfläche Alle Spuren entfernen, der fünften Schaltfläche von links in der Detektiv-Symbolleiste, entfernen Sie die Spuren des Detektivs. Fehlerquelle aufspüren Die vorangegangenen Arbeitsschritte haben Ihnen gezeigt, wie Sie den Zusammenhang zwischen Ausgangswerten und der berechneten Formel optisch darstellen. Im nächsten Beispiel geht es darum, einen Fehler in der Tabelle zu finden. In der verwendeten Beispieltabelle ist ein Fehler: Die Fehlermeldung #NAME? erscheint in mehreren Feldern. Doch wo liegt die Ursache dieses Fehlers? 1. Setzen Sie den Zellzeiger auf B6. 2. Öffnen Sie das Kontextmenü der Optionenschaltfläche Formelüberwachung. 3. Kontrollieren Sie die verfügbaren Befehle. Der obere Bereich informiert über die Art des Fehlers und bietet Hilfestellungen. 66 Projekt 3 Mit Formeln arbeiten
4. Stellen Sie den Zellzeiger auf B12. 5. Klicken Sie auf Spur zum Fehler. Nach dem Klick auf Schaltfläche mit dem Ausrufezeichen in der Detektivsymbolleiste zeigt Excel rote Linien. Der Anfang der roten Linie steht in B6. Ein Blick in die Bearbeitungsleiste zeigt den Grund: Statt des Operators Multiplizieren (*) wurde ein kleines x eingegeben, ein häufiger Eingabefehler. Projekt 3 Mit Formeln arbeiten 67
6. Korrigieren Sie den Fehler. Tipp Falls Sie eine Formel ohne Gleichheitszeichen eingeben, erscheint keine Fehlermeldung. Die Formel wird als Text interpretiert und als solcher angezeigt. Korrigierter Fehler Klicken Sie in die Formel in der Bearbeitungsleiste und ersetzen Sie das x durch ein *. Bestätigen Sie mit der ( )-Taste. Der rote Pfeil wurde durch blaue Pfeile ersetzt: Ein Zeichen dafür, dass der Fehler behoben wurde. Fehlermeldung #WERT! #NAME? #DIV/0! #BEZUG! #NV! #ZAHL! #NULL! Grund Ein falscher Argument- oder Operandentyp wurde verwendet Ein Text in einer Formel wird nicht als Feld- oder Bereichsname erkannt Eine Division durch den Wert 0 ist nicht erlaubt Die Formel bezieht sich auf eine zuvor eventuell gelöschte oder verschobene Zelle Es wurde ein Wert erwartet, der (noch) nicht in der Tabelle vorhanden ist Dieser Fehlerwert erscheint, wenn ein Problem mit einer Zahl in einer Formel oder Funktion aufgetreten ist Sie haben eine Schnittmenge von zwei Bereichen angegeben, die sich nicht überschneiden Fehlermeldungen Lektion 7 Tipp Benutzen Sie bei verschachtelten Funktionen den Funktions-Assistenten. So schließen Sie die häufigsten Fehlerquellen wie z.b. vergessene Klammern von vornherein aus. Verschachtelte Funktionen Verschachtelte Funktionen werden genutzt, um Entscheidungen innerhalb einer berechneten Tabelle zu treffen. Davon ist abhängig, wie weiter gerechnet wird. 68 Projekt 3 Mit Formeln arbeiten
1. Geben Sie die abgebildete Tabelle ein. In dieser Tabelle sind Artikel eingetragen und in Spalte B die Einkaufspreise. In der dritten Spalte soll eine Einstufung in eine Preisgruppe erfolgen, die vom Preis des Artikels abhängig ist. Die Einteilung in eine Preisgruppe nehmen Sie mit der logischen Funktion WENN vor. Diese komplexe Funktion geben Sie mit dem Funktions- Assistenten ein. 2. Stellen Sie den Zellzeiger auf die Zelle C5. Tipp Wenn Sie nach einiger Übung die Formeln beherrschen, können Sie die Formeln auch per Tastatur eingeben. 3. Klicken Sie auf die Symbolschaltfläche Funktion einfügen. 4. In der Kategorieliste markieren Sie Logik und in der Funktionsliste den Eintrag WENN. 5. Bestätigen Sie mit OK. 6. Stellen Sie den Zellzeiger auf B5. 7. Geben Sie in das Feld Prüfung die Bedingung B5>40 und bei Dann_Wert die Zahl 3 ein. Projekt 3 Mit Formeln arbeiten 69
8. Klicken Sie in das Feld Sonst_Wert und danach auf die Schaltfläche WENN links außen in der Bearbeitungsleiste. Nach dem Klick auf die Schaltfläche WENN erhalten Sie in der Bearbeitungsleiste den ersten Eindruck der Verschachtelung. Die Funktion WENN wird am Ende der ersten Funktion erneut angefügt. 9. Vervollständigen Sie die zweite WENN-Funktion, bestätigen Sie mit OK. 70 Projekt 3 Mit Formeln arbeiten
10. Kopieren Sie die Formel aus C5 nach unten bis C14. Übertragene Formel Fertig! Die Artikel wurden nach ihrem Preis einer Preisgruppe zugeordnet. Schauen Sie sich die Formel in C14 noch einmal genau an. Übersetzt ins Umgangssprachliche würde sie etwa so lauten: Wenn der Preis in B14 größer als 40 ist, dann schreibe eine 3. Wenn der Preis in B14 größer ist als 30, dann schreibe eine 2. Sollte beides nicht zutreffen (sonst), schreibe eine 1. Das heißt also im Klartext: Alle Artikel unter 30 sind automatisch der Preisgruppe 1 zugeordnet: Die Währung ist Excel dabei egal. 11. Speichern Sie die Arbeitsmappe unter ARTIKELÜBERSICHT.XLS. Lektion 8 Verweisfunktionen Die Suche nach bestimmten Werten in einer Tabelle ist ein häufig auftretendes Praxisproblem. Mit der SVERWEIS-Funktion ist diese Anforderung an die Tabellenkalkulation schnell von Erfolg gekrönt. Zum Verständnis: SVERWEIS Mit dieser Funktion wird die erste Spalte einer Suchtabelle nach einem Vergleichswert durchsucht. Ist der Wert gefunden, durchläuft die Funktion die Zeile nach rechts, um einen bestimmten Wert zurückzugeben. Syntax: SVERWEIS(Suchkriterium; Matrix; Spaltenindex; Bereich_Verweis) : Suchkriterium ist der Wert, nach dem Sie in der ersten Spalte der Matrix suchen. Dies kann ein Wert, ein Bezug oder eine Zeichenfolge (Text) sein. : Matrix ist eine Hilfstabelle, in der Daten gesucht werden. Es ist sinnvoll, diese Matrix vorher mit einem Bereichsnamen zu benennen. : Spaltenindex ist die Nummer der Spalte in der Matrix, die den übereinstimmenden Wert liefert. : Bereich_Verweis ist ein logischer Wert, der bestimmt, ob die Funktion nach einer genauen Übereinstimmung suchen soll. Ohne Angabe dieses Werts oder bei Falsch werden nur exakte Übereinstimmungen akzeptiert. Andernfalls wird, falls der als Suchkriterium angegebene Wert in der Suchspalte nicht zu finden ist, der nächst kleinere Wert als Ergebnis geliefert. Ist das Suchkriterium kleiner als der kleinste Wert in der Suchspalte, liefert die Funktion den Fehlerwert #NV (Nicht verfügbar). Projekt 3 Mit Formeln arbeiten 71
1. Erstellen Sie das Beispiel. Tipp Steht der zu suchende Wert in der Suchmatrix in einer Zeile statt in einer Spalte verwenden Sie die Funktion WVER- WEIS Dabei sind lediglich Zeilen und Spalten vertauscht. Suchtabelle 2. Markieren Sie den Zellbereich A10:B14. 3. Klicken Sie dann in das Namensfeld der Bearbeitungsleiste. Namensfeld 72 Projekt 3 Mit Formeln arbeiten
4. Geben Sie Rabattübersicht ein und bestätigen Sie mit ( ). 5. Stellen Sie den Zellzeiger in die Zelle C4. 6. Geben Sie die Formel =SVERWEIS(B4;Rabattübersicht;2) ein 7. Bestätigen Sie den Eintrag mit der ( )-Taste. Die eingegebene Formel führt folgende Schritte durch: : Aus der Zelle B4 wird der zu suchende Wert entnommen (166.000). Dieser Wert wird in der ersten Spalte der Suchmatrix (A10:A14) beginnend von oben gesucht. : Da der Wert nicht vorhanden ist, wird der nächst kleinere gefunden (150.000 DM). : Die 2 am Ende der Formel bedeutet:»nimm den gefundenen Wert aus der zweiten Spalte der Suchmatrix«. Im Beispiel also den Wert aus B10 (1%). Das Ergebnis der Formel ist in diesem Fall also 1% 8. Vervollständigen Sie die Tabelle. : In D4 berechnen Sie den zu gewährenden Rabatt mit der Formel =B4*C4. : Kopieren Sie die Formel aus C4:D4 mit dem Anfasser zwei Zellen nach unten. 9. Kontrollieren Sie das Ergebnis. Der Kunde Horstmann hat einen Umsatz, der kleiner ist als der kleinste Wert in der ersten Spalte der Suchmatrix. Deshalb erscheint als Ergebnis der SVERWEIS-Formel die Meldung #NV. Um die Fehlermeldung #NV auszuschließen, beginnen Sie die erste Zeile der Suchmatrix immer mit 0. Im Beispiel also Umsatz 0,00 DM und Prov.-Satz 0,0%. Projekt 3 Mit Formeln arbeiten 73
Fehler 10. Markieren Sie die Zeile 10 und wählen Sie Einfügen, Zeilen. 11. Tragen Sie in die neuen Zellen der Suchtabelle jeweils eine Null ein. 12. Wählen Sie Einfügen, Namen, Definieren und korrigieren Sie den Namen Rabattübersicht auf den Bereich A10:B15. Als Ergebnis erscheint dann 0,0% statt #NV. 13. Speichern Sie die Arbeitsmappe unter dem Namen RABATT.XLS. Lektion 9 Die Funktion EUROCONVERT Die Zahl der Arbeitsaufgaben, die den gleichzeitigen Umgang mit dem Euro und der Deutschen Mark bzw. anderen Währungen erfordern, nimmt täglich zu. Häufig stoßen Sie auf Arbeitsmappen, die in einer anderen Währung vorliegen und auf Euro umgestellt oder umgerechnet werden sollen. Dabei ist das Erzeugen eines Währungsformats mit dem Eurosymbol schnell erledigt. Viel komplizierter ist die Umrechnung von Deutscher Mark in Euro oder mit den festgelegten Kursen in eine andere Euro-Mitgliederwährung. Excel bietet die Funktion EUROCONVERT, die wesentlich mehr kann, als die Umrechnung vorzunehmen. 1. Öffnen Sie RABATT.XLS und setzen Sie den Zellzeiger in E4. Die Spalte E soll beispielhaft den Umgang mit der Funktion EUROCONVERT demonstrieren und die Problematik aufzeigen. 74 Projekt 3 Mit Formeln arbeiten
2. Tragen Sie =EUROCONVERT( ein und klicken Sie in die Zelle D4. Die Zelle D4 enthält die Ausgangszahl für die Berechnung (Number). 3. Geben Sie die Ausgangswährung und die Zielwährung an. Die Formel nimmt nun die Parameter auf: : Beginnen Sie mit einem Semikolon. : Schreiben Sie danach die Quellwährung (Source) im ISO-Code mit Anführungszeichen, also "DEM". : Setzen Sie nach einem weiteren Semikolon die Zielwährung (Target) im ISO- Code mit Anführungszeichen, also "EUR". 4. Schließen Sie die Formeleingabe mit ). Fertige Formel Tipp Für detaillierte Informationen suchen Sie mit dem Office- Assistenten oder dem Eingabefeld Frage eingeben nach dem Stichwort EUROCONVERT. 5. Bestätigen Sie die Formel und kopieren Sie die Formel in die Zellen darunter. 6. Formatieren Sie die Zellen im Euro-Format und bewerten Sie das Ergebnis. In den Zellen erscheint der berechnete Wert. Dabei sind einige Details von Bedeutung: : Der Umrechnung liegen die festgelegten Kurse vom 01.01.99 zugrunde. Umgerechnete Währung Projekt 3 Mit Formeln arbeiten 75
: Ein im Beispiel nicht genutzter, optionaler Formelparameter (Full-Precision) regelt die Verwendung länderspezifischer Rundungsregeln. Der berechnete (Standard-)Wert im Beispiel ist auf zwei Nachkommastellen gerundet. : Die Formatierung mit dem zugehörigen Symbol erledigen Sie mit einem Klick auf die Euro-Schaltfläche. : Falls Sie Euro-Währungen ineinander konvertieren, also z.b. DEM in FRF, müssen Sie einen weiteren Formelparameter (Triangulation_Precision) nutzen, der ebenfalls optional ist. : Die verwendete Formel ist in»arbeit«. Aktualisierungen und Informationen finden Sie auf des Euro-Website von Microsoft. Euroumrechnung Im Menü Extras finden Sie den Befehl Euroumrechnung. Dieser Befehl führt in eine Dialogbox, die Ihnen weitgehende Entscheidung über die Art der Umrechnung lässt. Sie greift auf die Funktion Euroconvert zu und ist eigentlich nichts anderes als die komfortable Umsetzung der Funktion in einer Eingabemaske. 1. Löschen Sie die erzeugte Umrechnung im Bereich E4:E6. Die Umrechung der Bruttopreise soll nun mit dem Befehl Extras, Euroumrechnung erfolgen. 2. Markieren Sie den Bereich D4:D6 und wählen Sie den Befehl Extras, Euroumrechnung. Nach Betätigung des Befehls erscheint die Dialogbox Euroumrechnung. Der Bereich mit den Ausgangsdaten ist bereits eingetragen. 3. Setzen Sie den Fokus in das Eingabefeld Zielbereich und markieren Sie neben der Dialogbox den Bereich E4:E6. 4. Kontrollieren Sie die Einstellungen und klicken Sie auf Weitere. : Das Eingabefeld Quellbereich kann wie das Eingabefeld Zielbereich mit Hilfe der Schaltflächen am rechten Rand die Dialogbox verkleinert werden und so den Blick auf die Tabelle freigeben. Beide Zellen nehmen die Zellbereiche auf, aus denen die Daten stammen oder in die die Ergebnisse sollen. : Der Bereich Währungsumrechnung bestimmt Ausgangs- und Zielwährung. : Im Listenfeld Ausgabeformat bestimmen Sie das Zahlenformat der Zielzellen. 76 Projekt 3 Mit Formeln arbeiten
5. Bestimmen Sie die Einstellungen für die Euro-Umrechnung und bestätigen Sie mit OK. : Im oberen Bereich bestimmen Sie die Formeloptionen. Sie entscheiden, ob die Werte statisch sind oder in Formeln verknüpft werden. : Der untere Bereich bestimmt die Genauigkeit der Umrechnung. 6. Bestätigen Sie die Dialogbox Euroumrechnung mit OK. 7. Kontrollieren Sie das Ergebnis. Lektion 10 Die Neuberechnung von Formeln festlegen Die automatische Neuberechnung von geänderten Formeln ist die Grundeinstellung in Excel. Bei bestimmten Arbeitssituationen kann es Sinn machen, diese Voreinstellung zu verändern. Damit ist auch bei großen Tabellen oder beim Arbeiten mit mehreren Tabellenblättern zügiges Arbeiten gesichert. Die Neuberechnung dauert in diesen Anwendungen mitunter lange. 1. Öffnen Sie eine beliebige Tabelle 2. Wählen Sie im Menü Extras den Eintrag Optionen. 3. Aktivieren Sie das Register Berechnung. 4. Aktivieren Sie das Optionsfeld Manuell und bestätigen Sie mit OK. Die Grundeinstellung ist geändert. Diese Einstellung bleibt solange erhalten, bis Sie sie wieder verändern. Projekt 3 Mit Formeln arbeiten 77
5. Verändern Sie Tabellenwerte und kontrollieren Sie das Ergebnis. Achtung Achten Sie darauf, dass Sie eine»manuell«berechnete Tabelle vor dem Drucken mit der Funktionstaste (F9) neu berechnen, um sicherzustellen, dass Sie keine falschen Ergebnisse drucken. In dieser Tabelle wurde nach der ersten Berechnung der Wert in B5 verändert. Das Ergebnis in Zelle E5 bzw. den Nachbarzellen C5 und D5 wird nicht automatisch aktualisiert!? Testen Sie Ihr Wissen! 1. Was ist ein mathematischer Operator? 2. Welches mathematische Grundprinzip zur Berechnungsreihenfolge von Formeln gilt in einer Excel-Tabelle? 3. Sie erhalten nach Eingabe einer Formel die Fehlermeldung #WERT!. Nennen Sie die Ursache für diese Fehlermeldung! 4. Zu welchem Zweck verwenden Sie in Excel die Funktion SUMME? 5. Funktionen setzen eine bestimmte Syntax bei der Eingabe voraus. Erläutern Sie das am Beispiel einer Summenfunktion! 6. Nach dem Kopieren einer Formel erkennen Sie sofort, dass die Ergebnisse in den Zellen nicht korrekt sind. Welche Ursache kommt in Betracht? 7. Was ist ein absoluter Zellbezug? 8. Mit welcher Funktionstaste schalten Sie von einem relativen Zellbezug zu einem absoluten Zellbezug? 9. Nennen Sie einen wesentlichen Vorteil für das Arbeiten mit dem Funktions- Assistenten! 10. Wie rufen Sie den Detektiv auf? 78 Projekt 3 Mit Formeln arbeiten