HR-Prozesse optimal unterstützt

HR Prozesse optimal unterstützt HR-Prozesse optimal unterstützt Balz Hedinger Zürich

Agenda Abraxas auf einen Blick Motivation & Ausgangslage SOLL Situation Lösung Lessons Learned Q&A

Unsere Mission: Wir vernetzen die Verwaltung.

In der ganzen Schweiz vor Ort Gründung 1998 Winterthur Münchenstein Zürich Frauenfeld Wil St. Gallen Aktienkapital (50% SG/ZH) 10 Mio. CHF Bern Ertrag 2014 105 Mio. CHF Préverenges seit 1.1.2016: Epsilon Software Assistence SA, Münchenstein; Infover AG, Wil. Bellinzona EBIT 2014 6 Mio. CHF Mitarbeitende 1.1.2016 ~ 500

Leistungen für die öffentliche Hand und mittlere Schweizer Unternehmen im Fokus Grob- & Detailkonzepte Technische Expertisen Innovation-Management Consulting Projekte und Beratung 27% Software 12% IT Services und Outsourcing 61% Client Management Data Center Services Connectivity Services EMM/MDM Services Application Management Service Desk

History of Service-now at Abraxas with December 2011 "First" Contact @K11 in Frankfurt February 2012 Abraxas takes Decision to choose Service-now and Aspediens as the Implementation Partner March 2012 August 2012 Project Realisation to implement Incident-, Change-, Problem-, Data Center HW Asset Management, Request Fullfillment incl. multiple Integrations (SAP CRM, SAP ERP, AD, Groundworks, ESX), E-Mail Inbound (ASC) December 2012 March 2013 Project Realisation to implement Knowledge Management, Self Service Portal February 2013 - September 2013 Consolidation, Certificate Mgmt. V-Server, (Multiple Workflows), Order Guides, Self Service Portals for Customers September 2013 December 2013 JAX Forms Integration, Service Offering SLA's January 2014 June 2014 Task Due date Control, Asset Management, Quick Search and KB Improvements June 2014 December 2014 Replace SAP CRM Integration with MS Dynamics CRM January 2015 July 2015 Integrate bi-directional with SCSM for Incident Management July 2015 November 2015 Integrate with SAP MM to support Procurement, HR Process December 2015 tbd Integrate with Flexnet to support Software Asset Management

Integration Overview SAP ERP -> Cost Centers, Orders SAP MM -> Purchase orders and Vendors MS Dynamics CRM -> Customers and their Users Active directory <-> Abraxas User and Authentication Vcenter -> Virtual Servers and their Relations incl. Storage SCOM-> Logical Windows Servers and their Relations Misc. LDAP Integrations -> Logical Linux and AIS Servers, Database instance Groundworks <-> Events create Incidents and Changes trigger Maintenance Blackouts SCSM <-> Incidents JAX Forms <-> Requests Flexnet <-> Software Asset Management

Motivation & Ausgangslage 8

Motivation Audit Empfehlung durch externe Auditoren bez. dem Austrittsprozess «Evidenz sichern, dass der Entzug aller Berechtigungen, Schlüssel und weiteren Assets des ausgetretenen Mitarbeiters erfolgte»

Ausgangslage E-Mails war die Lösung Keine Übersicht Keine Kontrolle Keine Vollständigkeit 10

Ausgangslage Verschachtelte E-Mail Verteiler Cc Adressaten so vielfältig wie das Leben Keine klaren Aufträge Den meisten Empfängern war nicht klar ob und was zu tun war 11

SOLL Situation 12

SOLL Situation Evidenz wie gefordert sicherstellen Use Cases festlegen und dokumentieren Prozessschritte in eine logische Abfolge bringen

SOLL Situation Prozess auf Abhängigkeiten überprüfen Inhalt der Prozessschritte ausfindig machen und festlegen Adressaten der Prozessschritte ausfindig machen und festlegen Wie macht man sowas?

Lösung Die Resultate einer Umfrage an die Verteiler bildete die Grundlage für die Use Cases. 15

Use Cases Use Cases definieren die zu erstellenden Artikel und Workflows Eine Vorlage Word oder Excel reicht aus Use Cases sind gut geeignet um mit HR Personen zu arbeiten 16

Use Cases Use Cases zwingen alle involvierten Stellen sich intensiv mit der Thematik auseinander zu setzen Die Use Cases bilden dann die Grundlage für Catalog Items und die dazugehörenden Workflows Mehrere Iterationen sind empfohlen 17

Use Cases Bisher umgesetzt sind: Mitarbeiter Austritt Mitarbeiter Eintritt Noch ausstehend sind: Mutationen aller Art Seit gestern neu: Mitarbeiter von Tochterfirmen 18

Lösung Nachfolgend am Beispiel Mitarbeiter Austritt Abraxas zählt auf die Unterstützung von:

Lösung - Beispiel Mitarbeiter Austritt 20

Lösung - Beispiel Mitarbeiter Austritt 21

Lösung - Beispiel Mitarbeiter Austritt 22

Lösung - Beispiel Mitarbeiter Austritt 23

Lessons learned 24

Lessons learned Workflow Logik ist nicht jedermanns/frau Sache Dokumentationen enthalten nicht immer die Wahrheit Wenn Transparenz geschaffen wird, bringt das nicht nur schöne Dinge ans Licht

Lessons learned Zeitbedarf und Komplexität nicht unterschätzen Nicht alles auf einmal und nicht alles in einem Workflow

Q&A 27

Zuverlässige IT beginnt bei der Wahl des Partners Danke für ihre Aufmerksamkeit Balz Hedinger Produktmanager balz.hedinger@abraxas.ch Abraxas Informatik AG Waltersbachstrasse 5 CH-8006 Zürich www.abraxas.ch