SMC Software GmbH Schleißheimer Str. 435g / Dahlienstr. 33 a 80935 München Tel. : 089 / 31 60 59-0 Fax: 089 / 31 60 59 18 www.smcsoft.de Seite 1 von 22
Auswertungen nach dem DATEV - Prinzip In dem bekannten Programm smccomplete for DATEV ist in der bundle Version nunmehr auch ein kompatibles DATEV Programm für die typischen DATEV Auswertungen integriert. Die Installation entnehmen Sie bitte der Anleitung zu smccomplete for DATEV. Das smccomplete for DATEV ist nicht zuletzt die Voraussetzung und der Grundstein, um die DATEV Auswertungen zur Verfügung zu stellen. Damit sind vielfältige Konstellationen denkbar: Sie geben monatlich nur die Daten an den Steuerberater oder Sie geben einmal im Jahr die Daten - wegen des Jahresabschlusses an den Steuerberater. Sie drucken sich die monatlichen DATEV Auswertungen direkt selber aus. Sie geben am Jahresende die Daten an den Steuerberater, damit die Abschlussbuchungen mit Ihnen abgestimmt werden können. Die dazugehörigen Auswertungen erstellen Sie selbst oder der Steuerberater. Sie erstellen die typischen Zwischenbilanzen, GuV, BWA usw. exakt in dem Format, wie es z.b. Ihre Bank wünscht. Sie erstellen eine Planbilanz, Gu.V. und vieles mehr..., da in die Auswertungen auch unabhängige Winline Buchungen einfließen können. Wichtig: Für die Übergabe an das kompatible DATEV Programm ist ausschließlich die SMC generierte Saldenliste zu verwenden, um die entsprechenden DATEV Auswertungen zu generieren. Alle weiteren Verwendungsmöglichkeiten, werden derzeit von SMC supportseitig nicht unterstützt, obwohl neben diesem Vorgang weitere Funktionalitäten möglich sind. Unsere Unterstützung wird sich demnach nur auf die Auswertungen selbst konzentrieren. SMC stellt für dieses Szenario vorbereitete Mandanten zur Verfügung, sodass alle angesprochenen Auswertungen zur Verfügung stehen. Seite 2 von 22
Stichpunktartige Vorgehensweise 1. Schritt Aufruf des smccomplete for DATEV Programms Im smccomplete for DATEV Programm gibt es nunmehr einen weiteren Menüpunkt Buchführung und Bilanz Wenn Sie diesen Menüpunkt aufrufen, dann erscheint das folgende Programm. Seite 3 von 22
Hier ist nun der Auswertungsmandant anzulegen. Im Übrigen können an dieser Stelle beliebig viele Mandanten angelegt werden. Die Schaltfläche 'Neu' im Startbildschirm führt zum Dialog 'Mandant anlegen' Mandantennummer Geben Sie im Feld <Nummer> die höchstens fünfstellige Mandantennummer ein. Diese Nummer kann später nicht mehr geändert werden. Kontenrahmen (=KTR) Der Kontenrahmen dient der automatischen Zuordnung von Sach- Kontonummern. Zur Auswahl stehen die Kontenrahmen SKR 03 und SKR 04. Wirtschaftsjahr (=WJ) Geben Sie das gewünschte Wirtschaftsjahr an. Soll ein Vergleichswirtschaftsjahr angelegt werden, dann ist immer das jüngste Jahr zuerst anzulegen. z.b. 2005 und 2006, dann ist zunächst das Jahr 2005 anzulegen. Kontenrahmen importieren Der Kontenrahmen Import steht grundsätzlich auf <kein>, da wir die Konten immer aus der aktuellen Winline Installation importieren. Seite 4 von 22
Hinweis: Die vorbereiteten Mandanten können für weitere Anwendungen auch kopiert werden. Die Kopiermechanismen werden in einem eigenen Kapitel Mandanten kopieren an Ende der Anleitung behandelt. Ist das Jahr angelegt, ist folgende weitere Einstellung vorzunehmen. Öffnen Sie durch Doppelklick den Mandanten und rufen den Menüpunkt Mandant/Stammdaten/Sonstiges auf. Setzen Sie unbedingt den Haken bei Umsatzsteuer deaktivieren. Durch diese Festlegung wird vermieden, dass durch automatische Umsatzsteuerrückrechnung das Auswertungsergebnis verfälscht wird. Wenn Sie die Eingabe mit OK abschließen, haben Sie den Mandanten vorbereitet. Mandantenanlage mit Vorjahrjahresvergleich Seite 5 von 22
Die Anlage von Mandanten mit Vorjahresvergleich wird ebenfalls am Ende der Anleitung erörtert. 2. Schritt Übernahme aller Stammdaten (Sachkonten, Debitoren und Kreditoren) aus der Winline Durch Schließen des Programms Buchführung und Bilanz landen Sie wieder in smccomplete for DATEV Programm. Rufen Sie den Winline Daten Export auf und nehmen die Einstellungen aus der folgenden Grafik vor. Seite 6 von 22
Das Ausgabe-Verzeichnis ist jenes Verzeichnis in dem die Stammdaten landen und zur Übernahme in das Programm Buchführung und Bilanz bereit stehen. Gehen Sie anschließend in das Programm Buchführung und Bilanz und übernehmen die gesamten Stammdaten mit dem Menüpunkt Mandanten/Import/Datev-Vorlauf Suchen Sie jenes Verzeichnis in dem sich der zuvor ausgegebene Datev- Vorlauf (Stammdatenausgabe) befindet und übernehmen Sie Jetzt ist der Mandant stammdatenseitig vorbereitet. Wenn sich an den Stammdatenkonstellationen nichts ändert, dann ist dieser Vorgang nur einmalig durchzuführen. Dieser Mandant kann somit auch als Vorgabemandant gelten und mit einfachen Kopiermaßnahmen dupliziert werden. Seite 7 von 22
3. Schritt Übernahme aller Salden aus der Winline Durch Schließen des Programms Buchführung und Bilanz landen Sie wieder in dem smccomplete for DATEV Programm. Rufen Sie den Winline Daten Export auf und nehmen die Einstellungen aus der folgenden Grafik vor. Adäquat lassen sich natürlich auch die Auswertungen Bis Monat als auch Monat von bis selektieren - mit und ohne Eröffnungsbuchungen. Seite 8 von 22
Im vorliegenden Beispiel wird die Ausgabe in das Verzeichnis C:\DATEV abgelegt. Gehen Sie anschließend in das Programm Buchführung und Bilanz, rufen den betreffenden Mandanten auf und übernehmen nach dem Muster der Stammdatenübernahme die Saldenliste. Nach dieser Einführung kommen wir zur eigentlichen Saldenlistenübernahme. Setzen Sie den Focus auf den zuvor angelegten Mandanten und bestätigen Sie mit Ist wie im vorliegenden Beispiel nur ein Jahr angelegt wird sofort die Buchungsmaske geöffnet., ansonsten erscheint die Abfrage in welches Jahr Sie einsteigen möchten Wählen Sie das Jahr aus und bestätigen mit OK. Achten Sie darauf, das richtige Jahr auszuwählen, denn in dieses Jahr gehört die zuvor ausgegebene Saldenliste. Seite 9 von 22
Mit der OK Bestätigung öffnet sich das eigentliche Erfassungsfenster in dem Sie nach dem Lesevorgang alle Saldenbuchungen erkennen können. Wählen Sie nun den Punkt Mandant/Import/Datev-Vorlauf. Selektieren Sie jetzt den betreffenden Vorlauf und bestätigen Sie mit 11 steht für Buchungen 13 steht für Stammdaten Seite 10 von 22
Erscheint folgende Anzeige, dann ist der Vorlauf erfolgreich eingelesen worden. Bestätigen Sie mit OK. Anschließend erscheint der übernommene Datenbestand im Journal Seite 11 von 22
Damit stehen Ihnen alle Auswertungen zur Verfügung. Summen u. Saldenliste G u. V Jahresabschlussbericht BWA Bilanz u.s.w. Diverse Auswertungen im Überblick: BILANZ auf den 31. Dezember 2005 Musterauswertung AKTIVA A. Umlaufvermögen I. Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände 1. Forderungen aus Lieferungen und Leistungen 26.860,40 II. Schecks, Kassenbestand und Guthaben bei Kreditinstituten 1. Kassenbestand 1.500,00 2. Guthaben bei Kreditinstituten 2.910,00 4.410,00 Summe Aktiva 31.270,40 Seite 12 von 22
BILANZ auf den 31. Dezember 2005 Musterauswertung PASSIVA A. Eigenkapital 1. Gewinn 5.379,92 B. Verbindlichkeiten 1. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 25.633,60 - davon mit einer Restlaufzeit bis zu einem Jahr EUR 25.633,60 2. Umsatzsteuerverbindlichkeiten 256,88 25.890,48 Summe Passiva 31.270,40 Seite 13 von 22 GEWINNERMITTLUNG nach 4 Abs. 3 EStG vom 1. Januar 2005 bis zum 31. Dezember 2005 Musterauswertung Betriebseinnahmen: 1. Umsatzerlöse 20.698,28 2. Bestandsveränderung 15.000,00 3. Zinseinnahmen 800,00 4. Sonstige betriebliche Erträge a) Erlöse aus Anlagenabgang 500,00 b) Umsatzsteuer 3.222,12 3.722,12 Summe Betriebseinnahmen 40.220,40 Betriebsausgaben: 5. Materialaufwand 12.960,00 6. Personalaufwand 10.000,00 7. Abschreibungen 1.600,00 8. Sonstige betriebliche Aufwendungen
b) Versicherungen und Gebühren 1.350,00 c) Bürokosten 515,95 7.038,36 9. Erträge aus Beteiligungen 1.200,00 a) Raumkosten 5.172,41 10.Erträge aus Wertpapieren 1.600,00 11.Abschreibungen auf Finanzanlagen 1.900,00 12.Zinsen und ähnliche Aufwendungen 210,00 13.Außerordentliche Erträge 300,00 14.Außerordentliche Aufwendungen 250,00 15.Steuern vom Ertrag 760,00 16.Umsatzsteuer 2.965,24 Summe Betriebsausgaben 34.583,60 Gewinn 5.636,80 1. KONTENNACHWEIS ZUR GEWINN- ERMITTLUNG Seite 14 von 22 vom 1. Januar 2005 bis zum 31. Dezember 2005 Musterauswertung Umsatzerlöse 8200 Erlöse 560,00 8410 Reserviert 20.327,59 8735 Gewährte Skonti 16% Ust 189,31-20.698,28 Bestandsveränderung 8980 Bestverä.-fertige Erzeug 15.000,00 Zinseinnahmen 2680 Zinsähnliche Erträge 800,00 Erlöse aus Anlagenabgang 2700 Sons.Erträge 500,00 Umsatzsteuer 1775 Umsatzsteuer 16 % 3.222,12 Materialaufwand
3410 Wareneingang 16% Vst. 13.000,00-3735 Erhaltene Skonti 16% Vst 40,00 12.960,00- Personalaufwand 4127 Geschäftsführergehälter 10.000,00- Abschreibungen 4830 Abschr a.sachanlagen 1.600,00- Raumkosten 4210 Miete 3.017,24-4230 Heizung 431,03-4240 Gas, Strom, Wasser 1.206,90-4260 Instandh.betriebl.Räume 517,24-5.172,41- Versicherungen und Gebühren 4360 Versicherungen 1.350,00-9.137,99 Bürokosten 4920 Telefon 51,72-4930 Bürobedarf 258,62-4940 Zeitschriften, Bücher 205,61-515,95- Erträge aus Beteiligungen 2600 Erträge aus Beteiligunge 1.200,00 Erträge aus Wertpapieren 2620 Erträge des Finanzanlage 1.600,00 Abschreibungen auf Finanzanlagen 4870 Abschr auf Finanzanlagen 1.900,00- Zinsen und ähnliche Aufwendungen 2100 Zinsen und ähnliche Aufw 210,00- Außerordentliche Erträge 2500 Außerordentliche Erträge 300,00 Außerordentliche Aufwendungen 2000 Außerord.Aufwendungen 250,00- Steuern vom Ertrag 2220 Reserviert 160,00-4330 Gewerbeertragsteuer 600,00-760,00- Seite 15 von 22
Umsatzsteuer 1571 Anrechenbare Vst.7 % 14,39-1575 Anrechenbare Vst.16 % 2.950,85-2.965,24- Gewinn 5.636,80 SONSTIGE KONTEN ZUR GEWINNERMITTLUNG vom 1. Januar 2005 bis zum 31. Dezember 2005 Musterauswertung 1000 Kasse 1.500,00 1200 Dresdner Bank 2.910,00 1400 Forderungen 26.860,40 1600 Verbindlichkeiten 25.633,60-9000 EB Vorträge 2.500,00-9008 Saldovorträge Debitoren 10.100,00-9009 Saldovorträge Kreditoren 12.600,00 Gewinn 5.636,80 - und so weiter.. Wünschen Sie noch weitere Auswertungen zur Ansicht, dann gehen Sie auf unsere Homepage www.smcsoft.de. Seite 16 von 22
Mandanten kopieren Wenn Sie einen Mandanten vorbereitet haben, kann dieser auch kopiert werden. Am Beispiel eines Vorlagemandanten lässt sich dieser Vorgang leicht nachvollziehen. Setzen Sie den Focus auf den betreffenden Mandanten. Öffnen Sie das Menü mit der rechten Maustaste und lösen Sie mit Kopieren aus. Seite 17 von 22
Damit erscheint folgende Abfrage Geben Sie eine max. 5stellige Mandantennummer ein. Im Anschluss erscheint der kopierte Mandant in der Auflistung Rufen Sie den neuen Mandanten auf und ändern den Namen entsprechend ab. Aufruf: Mandant/Stammdaten/ - Listenname Seite 18 von 22
Mandantenanlage mit Vorjahrjahresvergleich Zunächst wird das niedrigste Jahr angelegt. In unserem Beispiel das Jahr 2005 Mit können Sie den Mandanten anlegen. Bestätigen Sie mit OK und denken daran <kein> für KTR Import zu selektieren. Anschließend erfolgt die Eintragung aus dem 1. Schritt (Umsatzsteuer deaktivieren). Mit dem 2. Schritt erfolgt die Stammdatenübernahme für das Jahr 2005. Seite 19 von 22
Die folgende Grafik zeigt das Ergebnis Natürlich ist wie schon beschrieben der Listenname für den Mandanten einzutragen. Damit ist das erste Jahr festgelegt. Im nächsten Schritt erfolgt die Einrichtung des Folgejahrs. Die Anlage erfolgt ebenfalls mit. Seite 20 von 22
Es erscheint nunmehr folgender Dialog. Da Sie beabsichtigen ein weiteres Jahr im gleichen Mandanten anzulegen, ist auch die gleiche Mandantennummer anzugeben, welche schon für das Jahr 2005 angelegt wurde. Bestätigen Sie das letzte Fenster mit OK. Seite 21 von 22
Anschließend sollte folgende Grafik zu sehen sein. Hier ist natürlich wie schon zuvor der Listename einzutragen. Zudem sind jene Schritte einzuhalten, welche schon für das Vorjahr durchgeführt wurden. Auch der vorbereitete Mandant mit Vorjahresvergleich lässt sich einfach kopieren. Seite 22 von 22