Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie Datenzugriff (GoBD) 1. Allgemeine Erläuterungen Das Bundesfinanzministerium hat mit dem Schreiben vom 14.11.2014 die Verwaltungsauffassung zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen sowie zum Datenzugriff erneuert. Damit wurden die Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützte Buchführungssysteme nach 19 Jahren abgelöst. Die GoBD sind von allen Buchführungs- und Aufzeichnungspflichtigen zu beachten, somit auch für Einnahmenüberschussrechner. Verantwortlich ist grundsätzlich allein der Steuerpflichtige. Das gilt auch bei teilweiser oder vollständiger Auslagerung von Buchführungs- und Aufzeichnungspflichtigen auf einen Dritten, z.b. Steuerberater. Es handelt sich dabei um die Konkretisierung der Ordnungsmäßigkeitsanforderungen der Finanzverwaltung an den Einsatz von IT bei der Buchführung und sonstigen Aufzeichnungen. Die Grundsätze beziehen sich auf die Finanzbuchführung und auf die der Finanzbuchhaltung vorgelagerten Systeme wie z.b. Material- und Warenwirtschaft, Lohnabrechnung und Zeiterfassung.
2. Wichtige Regelungen der GoBD Aus den GoBD ergeben sich folgende wichtige Regelungen: 1. Aufbewahrung aller Aufzeichnungen 2. Zeitgerechte Erfassung der Buchhaltung 3. Unveränderbarkeit der Buchhaltung 4. Eigenbelegnummer 5. Aufbewahrung von Belegen bei Dauersachverhalten 6. Aufbewahrung von elektronisch erzeugten Unterlagen 7. Aufbewahrung von elektronisch eingegangenen Unterlagen 8. Elektronische Aufbewahrung von Papierdokumenten 9. Lesbarmachung von elektronischen Unterlagen 10. Bereitstellung von Strukturinformationen 11. Verfahrensdokumentation 2.1 Aufbewahrung von Aufzeichnungen Es sind alle Unterlagen, die zum Verständnis und zur Überprüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen von Bedeutung sein können, aufzubewahren. Das gilt auch für Kostenstellen für die Bewertung von Wirtschaftsgütern, für Rückstellungen und Unterlagen für die Ermittlung von Verrechnungspreisen. 2.2 Zeitgerechte Erfassung der Buchhaltung Die Geschäftsvorfälle müssen möglichst zeitnah nach seiner Entstehung erfasst werden, d.h. unmittelbar nach seiner Entstehung. Jede nicht durch die Verhältnisses des Betriebs oder des Geschäftsvorfalls zwingend bedingte Verzögerung ist bedenklich. Eine Erfassung von unbaren Geschäftsvorfällen innerhalb von 10 Tagen ist unbedenklich. Kasseneinnahmen und -ausgaben sollen täglich festgehalten werden. Nicht zu beanstanden ist, wenn Waren- und Kostenrechnungen, die innerhalb von 8 Tagen nach Rechnungseingang oder innerhalb ihres gewöhnlichen Durchlaufs durch den Betrieb entsprechenden Zeit beglichen/ bezahlt werden, nicht kontokorrentmäßig erfasst werden.
Werden Geschäftsvorfälle nicht laufend, sondern nur periodenweise gebucht, ist dies nicht zu beanstanden, wenn: Die Erfassung der unbaren Geschäfte erfolgt bis zum Ablauf des folgenden Monats. und Durch organisatorische Vorgaben ist sichergestellt, dass die Unterlagen bis zu ihrer Erfassung nicht verloren gehen. Das kann durch laufende Nummerierung der eingehenden und ausgehenden Rechnungen, durch Ablage in besonderen Mappen und Ordnern oder durch elektronische Aufzeichnung im Kassenbuch, Warenwirtschaftssystem, Fakturierungssystem usw. erfolgen. 2.3 Unveränderbarkeit der Buchhaltung Die Unveränderbarkeit der elektronischen Daten ist eines der zentralen Kriterien für die Ordnungsmäßigkeit digitaler Aufzeichnungen. Eine Buchung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise geändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Veränderungen und Löschungen von und an elektronischen Buchungen oder Aufzeichnungen müssen so protokolliert werden, dass die Voraussetzungen des 146 (4) AO und 239 (3) HGB erfüllt sind. Im Sinne der GoBD gilt ein Geschäftsvorfall unabhängig von einer eventuellen Vor- bzw. Stapelerfassung erst dann als gebucht, wenn er festgeschrieben ist und somit den Grundsatz der Unveränderbarkeit erfüllt. Die Festschreibung in der Buchhaltung hat zeitnah zu erfolgen, jedoch spätestens bis zum Ablauf des folgenden Monats. Betriebsprüfer werden zukünftig die Festschreibungsdaten genau daraufhin prüfen. 2.4 Eigenbelegnummern Jeder Buchungsbeleg muss eine eindeutige Belegnummer tragen. Rechnungseingänge und Rechnungsausgänge sollen fortlaufend nummeriert werden. Sofern durch Fremdbelegnummern eine eindeutige Zuordnung möglich ist, kann auch diese verwendet werden. Bei einem umfangreichen Beleganfall ist die Zuordnung und Identifizierung regelmäßig nicht aus dem Belegdatum oder anderen Merkmalen eindeutig ableitbar. Für Privatentnahmen und Privateinlagen ist ein Eigenbeleg notwendig.
2.5 Aufbewahrung von Belegen bei Dauersachverhalten Bei Dauersachverhalten sind die Ursprungsbelege Basis für die darauf basierenden Buchungen. Bei monatlichen Abschreibungsbuchungen ist der Anschaffungsbeleg mit der Abschreibungsbemessungsgrundlage und weiteren Parametern (Nutzungsdauer) aufbewahrungspflichtig. Damit ist der Beleg mind. entsprechend der Nutzungsdauer aufzubewahren, was ggf. länger als 10 Jahre sein kann. 2.6 Aufbewahrung von elektronisch erzeugten Unterlagen Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten und Dokumente im Unternehmen entstanden oder eingegangen, sind diese auch in dieser Form aufzubewahren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden. Diese dürfen nicht mehr ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden und müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar erhalten bleiben (z.b. per E-Mail eingegangene Rechnung im pdf-format oder eingescannter Papierbeleg). Es wird jedoch nicht beanstandet, wenn der Steuerpflichtige elektronisch erstellte und in Papierform abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe (u.a. Ausgangsrechnungen) nur in Papierform aufbewahrt. Das gilt aber nur dann, wenn der Steuerpflichtige seine Ausgangsrechnung mit einem Textverarbeitungsprogramm erstellt (z.b. word oder excel) und nach dem Ausdruck der jeweiligen Rechnung die hierfür verwendete Dokumentenvorlage mit dem Inhalt der nächsten Rechnung überschreibt. Werden die versendeten Handels- und Geschäftsbriefe jedoch tatsächlich in elektronischer Form aufbewahrt, so müssen diese neben der Papierform in einem Daten-Management-System abgelegt werden, welche die Unveränderbarkeit des Dokuments aufzeichnet. Eine Speicherung im word- oder excel-format und das Einscannen des Belegs sowie die Ablage als pdf-dokument genügt diesen Anforderungen nicht mehr.
2.7 Aufbewahrung von elektronisch eingegangenen Unterlagen Elektronisch eingegangene Unterlagen sind in dem eingegangenen Format aufzubewahren. Das gilt auch dann, wenn die ursprünglichen Unterlagen umgewandelt werden. Eine Umwandlung in ein anderes Format ist zulässig, wenn die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird und keine inhaltlichen Veränderungen vorgenommen werden können. Dabei sind beide Versionen zu archivieren, derselben Aufzeichnung zuzuordnen, mit dem selben Index zu verwalten und die konvertierte Version als solche zu kennzeichnen 2.8 Elektronische Aufbewahrung von Papierdokumenten Papierdokumente dürfen unter folgen Prämissen elektronisch aufbewahrt werden: Umwandlung erfolgt durch einen Scanvorgang das Verfahren über das Einscannen ist dokumentiert o wer darf scannen, o wann wird gescannt (z.b. Posteingang), o welches Schriftgut wird gescannt, o ob eine bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original erforderlich ist, o wie die Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit erfolgt und o wie die Protokollierung von Fehlern erfolgt Farben sind vollständig wiederzugeben Im Anschluss an den Scanvorgang darf die weitere Bearbeitung nur mit dem elektronischem Dokument erfolgen. Papierbelege sind dann dem weiteren Bearbeitungsgang zu entziehen. Sie dürfen aber nicht vernichtet werden, wenn die Unterlagen nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind.
2.9 Lesbarmachung von elektronischen Unterlagen Die elektronisch aufbewahrten Unterlagen sind der Finanzbehörde vorzulegen. Die zum Lesen der Unterlagen erforderlichen Hilfsmittel sind auf Kosten des Steuerpflichtigen der Finanzbehörde zur Verfügung zu stellen. Auf Verlangen der Finanzbehörde hat der Steuerpflichtige auf seine Kosten die elektronisch archivierten Unterlagen unverzüglich ganz oder teilweise auszudrucken. 2.10 Bereitstellung von Strukturinformationen Neben den Daten in Form von Datensätzen und den elektronischen Dokumenten sind auch alle zur maschinellen Auswertung der Daten im Rahmen des Datenzugriffs notwendigen Strukturinformationen in maschinell auswertbarer Form sowie die internen und externen Verknüpfungen vollständig und in unverdichteter, maschinell auswertbarer Form aufzubewahren. 2.11 Verfahrensdokumentation Für jedes Datenverarbeitungssystem muss eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein. Aus ihr müssen folgende Informationen vollständig und schlüssig hervorgehen: Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Datenverarbeitungsverfahrens. Die Verfahrensdokumentation beschreibt den organisatorischen und technisch Prozess, wie: Entstehen des elektronischen Dokuments, Indizierung, Verarbeitung, Speicherung, Wiederfinden und Reproduktion des Dokuments, Absicherung gegen Verlust und Verfälschung. Für den Zeitraum der Aufbewahrungsfrist muss gewährleistet und nachgewiesen sein, dass das in der Dokumentation beschriebene Verfahren dem in der Praxis eingesetzten Verfahren voll entspricht. Eine Verfahrensdokumentation soll folgende Bausteine enthalten: allgemeine Beschreibung, Anwenderdokumentation, technische Systemdokumentation und Betriebsdokumentation. Eine Muster-Verfahrensdokumentation der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.v. kann unter der Homepage www.amv-net.de heruntergeladen werden.