Anleitung zur Datenerfassung in LSF

Zentrum für Informationstechnologie und Medien Anleitung zur Datenerfassung in LSF Pädagogische Hochschule Karlsruhe Version 1.1 November 2015 Kontakt: lsf@ph-karlsruhe.de

Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis... 1 Begriffe und Tipps... 3 1. Umgang mit LSF... 4 1.1 1.2 Allgemeines zu LSF... 4 Login... 4 2. Personen suchen, anlegen und bearbeiten... 5 2.1 Personen suchen... 5 2.2 Person anlegen und bearbeiten... 7 2.3 Funktionen einer Person... 9 2.4 Dienstadresse... 10 2.5 Person gehört zu... 11 2.6 Zuordnung zu Lehrkörperliste... 12 3. Eingabe von Lehrveranstaltungen... 13 3.1 Neue Veranstaltung eingeben... 13 3.2 Vorbelegungen der Eingabemaske... 14 3.3 Veranstaltungen erstellen... 15 3.4 Termine und Räume... 17 3.4.1 Blockzeiten beachten... 17 3.4.2 Wöchentliche Termine in einem definiertem Zeitraum... 18 3.5 Durchführende Lehrperson... 18 3.6 Wunschraum eintragen... 19 3.7 Zugeordnete Lehrperson... 20 3.8 Deputate eintragen... 20 3.8.1 Eine Lehrperson und 1 bis N Termine pro Veranstaltung... 20 3.8.2 2 bis N Lehrpersonen und 1 bis N Termine pro Veranstaltung... 21 3.8.3 Eine (und nur diese) Lehrperson und 2 bis N Termine / Parallelgruppen pro Veranstaltung... 22 3.8.4 2 bis N Lehrpersonen und 2 bis N Termine / Parallelgruppen pro Veranstaltung 22 3.9 3.10 3.11 Zuordnung zu Überschriften... 24 Kommentare und Bemerkungen... 26 Zuordnung zu Einrichtungen... 27 1

Inhaltsverzeichnis 3.12 3.13 Zielgruppe... 28 Belegungsfristen zuordnen... 29 4. Eingabe von Veranstaltungen mit Parallelgruppen... 31 4.1 Termine und Räume... 31 5. Eingabe von Veranstaltungen mit verschiedenen Rhythmen... 34 5.1 Blockveranstaltungen... 34 5.2 Veranstaltungen mit Einzelterminen... 35 6. Veranstaltung kopieren... 36 7. Suchen und bearbeiten einer Veranstaltung... 38 8. Ausfalltermine erstellen... 40 9. Änderungen an Lehrveranstaltungen nach der Freigabe des Vorlesungsverzeichnisses... 43 9.1 9.2 9.3 Eine Lehrveranstaltung fällt vollständig aus... 43 Der Termin einer Lehrveranstaltung ändert sich... 44 Eine neue Lehrveranstaltung wird erfasst... 45 10. Datenkontrollblatt für eine oder mehrere Veranstaltungen aufrufen... 46 11. Formular: Meldung einer Lehrveranstaltung - Eingabefelder in LSF... 48 2

Begriffe und Tipps Begriffe und Tipps o Dropdown-Liste öffnet eine Auswahl innerhalb eines Feldes. Der Abwärtspfeil rechts im Feld zeigt an, dass hier in der Dropdown-Liste weitere Begriffe aufgezeigt werden können. Durch Eingabe des ersten oder der weiteren Buchstaben kommen Sie an die entsprechende Stelle in der Liste und können mit Enter die Auswahl bestätigen! o Mit der sogen. Steuerungstaste Strg und in Kombination mit anderen Tasten können Sie Programmbefehle schnell ausführen. Kopieren, ausschneiden und Einfügen von Textstellen geht z. B. mit Strg+C (für kopieren) oder Strg+X (für ausschneiden) und Strg+V (für einfügen) schneller als mit der Maus. Diese Shortcuts genannten Tastenkombinationen können Sie auch in anderen Programmen anwenden. Wichtig: in LSF Texte aus Word oder Excel nur unformatiert (mit der Option Edit Paste as text ) einfügen! o Mit Details ansehen kommen Sie immer in die Einzelansicht der Veranstaltung oder Person. Hier können Sie gemachte Eingaben kontrollieren und editieren. o Sie können über das Inhaltsverzeichnis dieses Handbuches direkt in ein Kapitel springen, wenn Sie mit gedrückter Strg-Taste das gewünschte Thema anklicken! Falls Ihnen Fehler auffallen, wenden Sie sich bitte an lsf@ph-karlsruhe.de. Wir freuen uns außerdem über Anregungen zur Verbesserung der Dokumentation. 3

1. Umgang mit LSF 1. Umgang mit LSF 1.1 Allgemeines zu LSF Arbeiten Sie immer mit dem Internet-Browser Mozilla Firefox. Stellen Sie das richtige Semester ein! Klicken Sie in LSF oben rechts auf das angezeigte Semester (hier Sommer 2015) und wählen aus der angezeigten Liste das Semester aus. Abbildung 1: Semester wählen Falls Sie mehrere Nutzerrollen haben und/oder mehreren Einrichtungen zugeordnet sind, wählen Sie die jeweils richtige Rolle / Einrichtung aus. Die Reihenfolge der angezeigten Einrichtungen können Sie über Meine Funktionen Meine Personaldaten ändern Sortierung Einrichtungen Rechte für einstellen. Haben Sie auf einer Registerkarte eine Änderung vorgenommen vergessen Sie nicht, vor dem Verlassen der Registerkarte zu speichern. Für die Abgabe der Veranstaltungsdaten durch die Lehrenden gibt es ein Eingabeformular (siehe letzte Seite). 1.2 Login LSF ist auf jeder Seite der Website der PH Karlsruhe aufrufbar, der Link befindet sich immer unten im grauen Kasten unter Studierende und Beschäftigte : Vorlesungsverzeichnis (LSF). Die direkte Adresse ist https://lsf.ph-karlsruhe.de/ 4

2. Personen suchen, anlegen und bearbeiten Abbildung 2: LSF Link unter Studierende & Beschäftigte 2. Personen suchen, anlegen und bearbeiten In diesem Kapitel wird aufgezeigt, wie und mit welchen Daten Sie Personen in LSF einpflegen. Vergessen Sie nicht das Abspeichern der Daten nach jeder Änderung. 2.1 Personen suchen Klicken Sie auf das Feld Personen und auf Suche nach Personen. Abbildung 3: Personen - Personen suchen Wichtig ist, Personen nicht zweimal zu erfassen! Achten Sie bei der Suche nach Personen darauf, auch inaktive zu suchen und den eventuell voreingestellten Wert unter Einrichtung zu löschen. 5

2. Personen suchen, anlegen und bearbeiten Abbildung 4: Alle Personen suchen aktive und inaktive Unter Nachname können Sie den Namen oder Namensteile zur Suche eingeben. Unter Auswahl werden die möglichen Namen aufgelistet, z.b. bei Eingabe Mü Müller, Müssig, usw.. (Geben Sie keinen Namen ein, werden alle verfügbaren Namen im System angezeigt.) Klicken Sie auf Suchen. Abbildung 5: Personen suchen auch mit Auswahl 6

2. Personen suchen, anlegen und bearbeiten Werden Ihnen Suchergebnisse angezeigt, können Sie über Edit die Angaben zur Person sofort bearbeiten. Abbildung 6: Personenauswahl nach Suche und bearbeiten 2.2 Person anlegen und bearbeiten Ist die Person nicht im System, können Sie diese über den Button Neu oder Neue Person im System anlegen. Für ALLE Personen müssen folgende Angaben erfasst sein: o Aktiv muss immer auf aktiv stehen o Nachname o Vorname o Titel Amtsbezeichnung (Dropdown-Liste bietet eine Auswahl, z.b. Dr. ) o Akad. Grad Hochschulabschluss, z.b. Dipl. Päd. oder M.A. o Geschlecht o Status: Intern an der PH Ka gibt es nur den Status intern! Alle weiteren Felder bleiben leer! 7

2. Personen suchen, anlegen und bearbeiten Abbildung 4: Auszufüllende Felder bei Neue Person Hinweis: Felder mit * sind Pflichtfelder. Speichern Sie! 8

2. Personen suchen, anlegen und bearbeiten 2.3 Funktionen einer Person Bei neuen und eventuell auch bei bestehenden Personen müssen Sie jetzt weitere Angaben ergänzen. Unter dem Register Funktionen ordnen Sie die Person einer Einrichtung zu und definieren ihre Funktion in der Hochschule. Ändern Sie nur Funktionen, für die Sie auch verantwortlich sind! Abbildung 5: Funktionen einer Person. * sind Pflichtfelder. Speichern Sie! Hinweis: Als Fachbereich können Sie die Funktionen ändern, aber nicht löschen. Löschen einer Funktion ggf. über die Administratorin veranlassen. 9

2. Personen suchen, anlegen und bearbeiten 2.4 Dienstadresse Im Register Dienstadresse wird nur eine E-Mail Adresse hinterlegt. Dies ist ohne Ausnahme immer die E-Mail Adresse der Pädagogischen Hochschule Karlsruhe. Abbildung 6: E-Mail Adresse einfügen Alle anderen Felder unter Dienstadresse (oder auch Privatadresse) werden nicht ausgefüllt. Diese Angaben werden an unserer Hochschule in anderen Systemen (Telefonverzeichnis, PH- Website) verwaltet. Speichern Sie! 10

2. Personen suchen, anlegen und bearbeiten 2.5 Person gehört zu Ordnen Sie die Person unter Gehört zu EINER Einrichtung zu. Bearbeiten Sie nur Institute und Fächer, für die Sie zuständig sind. Ordnen Sie die Person so tief wie möglich zu! Abbildung 7: Die Person einer Fakultät oder Institut zuordnen Abbildung 8: Die Person wird dem Institut für Mathematik und Informatik zugeordnet Speichern Sie! 11

2. Personen suchen, anlegen und bearbeiten 2.6 Zuordnung zu Lehrkörperliste Ordnen Sie die Person (bei Lehrbeauftragten nicht notwendig) unter Zuordnung zu Lehrkörperliste einem bestimmten Institut oder Fach zu. Bearbeiten Sie nur Institute und Fächer, für die Sie zuständig sind. Ordnen Sie die Person so tief wie möglich zu! Abbildung 9: Die Person wird Institut für Mathematik und Informatik zugeordnet Tipp: Sie können Ihre Eingaben überprüfen, in dem Sie rechts auf Details ansehen klicken. Alle gemachten Eingaben sind hier ersichtlich. Abbildung 10: Überprüfen der Eingaben Einzelansicht der Personendaten 12

3. Eingabe von Lehrveranstaltungen 3. Eingabe von Lehrveranstaltungen Die folgenden Kapitel zeigen Ihnen auf, wie Sie Veranstaltungen anlegen und alle notwendigen Daten hinterlegen. Das erste Beispiel ist eine wöchentliche Veranstaltung. Weitere Veranstaltungsformen (Gruppen, Block, Einzel) werden in den Kapitel 4 bis 6 aufgezeigt. Speichern nicht vergessen! 3.1 Neue Veranstaltung eingeben Wählen Sie das richtige Semester aus, in dem die Veranstaltung stattfinden soll. Gehen Sie dann auf der Startseite über den Punkt Meine Funktionen auf Neue Veranstaltung eingeben. Abbildung 11: Neue Veranstaltung anlegen 13

3. Eingabe von Lehrveranstaltungen 3.2 Vorbelegungen der Eingabemaske Bestimmte Eingaben sollten Sie Als Vorbelegung speichern. Das heißt, die eingetragenen Daten werden für alle weiteren Veranstaltungen, die Sie eingeben, vorgemerkt, bis Sie eine andere Vorbelegung auswählen. Unbedingt das Feld Belegpflicht umstellen von keine Belegung auf Belegpflicht und als Vorbelegung speichern. Sinnvoll kann auch sein, eine bestimmte Veranstaltungsart und die Unterrichtssprache als Vorbelegung zu speichern. Auf keinen Fall das Feld SWS mit einer Zahl vorbelegen, da dieser Wert wegen der Berechnung der Deputate für jede Veranstaltungen neu eingegeben werden muss. Abbildung 12: Neue Veranstaltung anlegen. Pflichtfelder * sind auszufüllen. 14

3. Eingabe von Lehrveranstaltungen 3.3 Veranstaltungen erstellen Geben Sie den Titel der Lehrveranstaltung ein. Die Modulkürzel werden dem Veranstaltungstitel vorangestellt. Beispiel: Tec-P-1C; Tec-S-1B; Machen Sie keine Leerschritte innerhalb der Modulkürzel. Trennen Sie die Modulkürzel mit einem Semikolon ;. Abbildung 13: Veranstaltung anlegen Im Feld Veranstaltungsart werden in der Dropdown- Liste verschiedene Veranstaltungsformen zur Auswahl gestellt. Durch Eingabe des ersten Buchstabens kommen Sie bereits an die entsprechende Stelle in dieser Liste und können mit Enter die Auswahl bestätigen. Die SWS vor dem ersten Speichern eintragen, Abbildung 14: Auswahl der Veranstaltungsart 15

3. Eingabe von Lehrveranstaltungen damit der Wert für die Deputatsberechnung übernommen werden kann. Achten Sie darauf, dass die Belegpflicht eingestellt ist. Tragen Sie die weiteren Daten ein: o Erwartete Teilnehmer ODER Maximale Teilnehmer Wichtig: Bei nicht teilnahmebeschränkten Veranstaltungen (= Sofortzulassung) muss das Eingabefeld Maximale Teilnehmer leer sein und unbedingt die erwartete Teilnehmerzahl als Voraussetzung für die Raumplanung eingegeben werden. o Drucken ist bereits auf JA eingestellt, da sonst die Veranstaltung nicht im Ausdruck erscheint. o Credits o Unterrichtssprache Nach dem Speichern stehen in der Eingabemaske weitere Registerblätter und Ordner (1-4) zur Auswahl. Abbildung 15: Neu angelegte und gespeicherte Veranstaltung 16

3. Eingabe von Lehrveranstaltungen 3.4 Termine und Räume Im Register Termine und Räume definieren Sie den o Veranstaltungstag o Beginn und Ende der Veranstaltung die Uhrzeiten können ohne Format eingegeben werden, also 1015 10:15! o Rhythmus (z.b. woch für wöchentliche Veranstaltungen, Block, etc.). o Raum sofern Sie berechtigt sind Fachräume zu vergeben. o Anfangs- und Enddatum müssen Sie nur bei Veranstaltungen außerhalb der Vorlesungszeit eingeben. Bei Lehrveranstaltungen, die über die gesamte Dauer der Vorlesungszeit stattfinden, muss kein Anfangs- und Enddatum eingetragen werden. Abbildung 16: Termine und Räume - Daten der Veranstaltung eingeben 3.4.1 Blockzeiten beachten Bitte die Blockzeiten bei der Eingabe beachten, da sonst Räume für andere Veranstaltungen blockiert werden: 08:15 Uhr - 09:45 Uhr 14:15 Uhr - 15:45 Uhr 10:15 Uhr - 11:45 Uhr 16:15 Uhr - 17:45 Uhr 12:15 Uhr - 13:45 Uhr 18:00 Uhr - 19:30 Uhr Öffnungszeiten der Hochschule am Campus Bismarckstraße: Montag bis Freitag von 6:45 bis 20:00 Uhr Samstag von 8:00 bis 20:00 Uhr Vorlesungsfreie Zeit: Montag bis Freitag 6:45 bis 19:00 Uhr Mögliche Ausnahmen sind berufsbegleitende Veranstaltungen. Die Prüfung erfolgt durch die Raumplanung. 17

3. Eingabe von Lehrveranstaltungen 3.4.2 Wöchentliche Termine in einem definiertem Zeitraum Wöchentliche Einzeltermine (z.b. über einen Zeitraum von 4 Wochen jeden Montag von 8:15 bis 9:45 Uhr) können als Zeitraum mit Anfangs- und Enddatum eingetragen werden. Es muss nicht jeder Termin einzeln eingetragen werden. Abbildung 17: Vier Termine im Zeitraum 04.05.-25.5.2015, Mo. 8:15-9:45 Die Eingabe von Blockveranstaltungen finden Sie im Kapitel 5. 3.5 Durchführende Lehrperson Um die durchführende Lehrperson einzutragen, klicken Sie auf den kleinen Pfeil links neben dem Termin. Abbildung 18: Lehrperson zuordnen Im gleichen Fenster öffnet sich eine Eingabemaske, um eine Lehrperson hinzuzufügen. Rechts können Sie unter Auswahllisten einstellen bestimmen, ob alle Namen oder nur die Namen Ihres zugeordneten Fachbereichs in der Dropdown-Liste erscheinen. 18

3. Eingabe von Lehrveranstaltungen Abbildung 19: Namensauswahl in der Dropdown-Liste Wählen Sie die Lehrperson aus und speichern Sie. Über Neu können Sie eine weitere Lehrperson eingeben. Hinweis: Es gibt die Person N.N., falls die Lehrperson bei der Eingabe noch nicht bekannt ist. 3.6 Wunschraum eintragen Den Wunschraum tragen Sie bitte ebenfalls auf der Unterregisterkarte Termine und Räume unter Wunschraum/-ausstattung ein. Abbildung 20: Wunschraum eintragen Tipp: Wenn Sie auf Ausblenden klicken, kommen Sie wieder zur (ursprünglichen) Registerkarte Termine und Räume. 19

3. Eingabe von Lehrveranstaltungen 3.7 Zugeordnete Lehrperson Die in Kapitel 3.5 Durchführende Lehrperson vorgenommenen Eingaben werden automatisch übernommen. 3.8 Deputate eintragen Das Deputat einer Lehrveranstaltung kann einer Lehrperson voll zugerechnet werden oder auf mehrere Lehrpersonen verteilt werden. Im Folgenden steht N für eine ganze Zahl > 1. 3.8.1 Eine Lehrperson und 1 bis N Termine pro Veranstaltung Eine Lehrperson hält eine Lehrveranstaltung mit einem oder mehreren Terminen. Die Lehrperson soll für diese Veranstaltung nur einmal das Lehrdeputat voll angerechnet bekommen. In diesem Fall stellen Sie bitte das Deputatskennzeichen im Reiter Zugeordnete Lehrpersonen auf Deputat ein und vergessen Sie nicht Ihre Einstellung zu speichern. Abbildung 21: Das Deputat im Reiter Zugeordnete Lehrpersonen einstellen 20

3. Eingabe von Lehrveranstaltungen 3.8.2 2 bis N Lehrpersonen und 1 bis N Termine pro Veranstaltung Mehrere Lehrpersonen halten gemeinsam eine Veranstaltung und diese hat einen oder mehrere Termine. Jede Lehrperson soll das Lehrdeputat entsprechend anteilig angerechnet bekommen. In diesem Fall stellen Sie bitte das Deputatskennzeichen im Reiter Zugeordnete Lehrpersonen auf Deputat ein und speichern Sie Ihre Einstellung. Abbildung 22: Das Deputat im Reiter Zugeordnete Lehrpersonen einstellen 21

3. Eingabe von Lehrveranstaltungen 3.8.3 Eine (und nur diese) Lehrperson und 2 bis N Termine / Parallelgruppen pro Veranstaltung Eine Lehrperson hält eine Veranstaltung und die Veranstaltung hat mehrere Termine / Parallelgruppen, die zu unterschiedlichen Zeiten bzw. an unterschiedlichen Tagen von dieser Lehrperson angeboten werden. Jeder Termin soll jeweils für das Deputat der Person angerechnet werden. In diesem Fall stellen Sie bitte das Deputatskennzeichen in der Registerkarte Durchführende Lehrpersonen auf Deputat ein und speichern Sie Ihre Einstellung. Abbildung 23: Das Deputat in der Registerkarte Durchführende Lehrpersonen einstellen 3.8.4 2 bis N Lehrpersonen und 2 bis N Termine / Parallelgruppen pro Veranstaltung Mehrere Lehrpersonen halten gemeinsam eine Veranstaltung und diese hat mehrere Termine / Parallelgruppen, die zu unterschiedlichen Zeiten bzw. an unterschiedlichen Tagen von verschiedenen Lehrpersonen angeboten werden. Jede Lehrperson soll für jede Gruppe (d.h. jeden Termin) die Deputate mit voller SWS-Zahl angerechnet bekommen. 22

3. Eingabe von Lehrveranstaltungen In diesem Fall stellen Sie bitte das Deputatskennzeichen in der Registerkarte Durchführende Lehrpersonen auf Deputat ein und speichern Sie Ihre Einstellung. Abbildung 24: Das Deputat in der Registerkarte Durchführende Lehrpersonen einstellen 23

3. Eingabe von Lehrveranstaltungen 3.9 Zuordnung zu Überschriften Eine Veranstaltung können Sie zu mehreren Überschriften im Vorlesungsverzeichnis zuordnen. Ordnen Sie die Lehrveranstaltung so präzise ( so tief ) wie möglich zu. Wenn eine Überschrift fett dargestellt ist, befinden sich darunter weitere Überschriften. Abbildung 25: Zuordnung einer Veranstaltung zu Überschriften. Gehen Sie die Ebenen so weit wie möglich nach unten. Speichern Sie! Tipp: Sie können auch im Vorlesungsverzeichnis auf den Button New klicken, dann wird die neue Veranstaltung gleich der Überschrift, die zu diesem Button gehört, zugeordnet. Abbildung 33: Neue Veranstaltungen einer Überschrift im Vorlesungsverzeichnis zuordnen Die folgende Abbildung 34 zeigt, dass die oben neu eingegebene Veranstaltung (s. Abbildung 33) der Überschrift Grundlagenwahlfach im Vorlesungsverzeichnis automatisch zugeordnet wird. 24

3. Eingabe von Lehrveranstaltungen Abbildung 34: Die neu eingegebene Veranstaltung ist einer Überschrift im Vorlesungsverzeichnis zugeordnet 25

3. Eingabe von Lehrveranstaltungen 3.10 Kommentare und Bemerkungen Wechseln Sie in den zweiten Ordner und auf das Register Kommentar oder auch Bemerkung und geben Sie hier den gewünschten Text ein. Hinweis: Beim Kopieren und Einfügen von Texten, z.b. aus einer Word-Datei, kann es zu unliebsamen Effekten kommen, weil die Steuerzeichen mitkopiert werden. Klicken Sie deshalb vor dem Einfügen des Textes auf das Menü Edit Paste as text! Dass diese Option aktiv ist, sehen Sie an dem Haken. Abbildung 26: Text ohne Steuerzeichen einfügen Den eingefügten Text können Sie über die Menüleiste formatieren. Speichern Sie! Abbildung 27: Text formatieren 26

3.11 Zuordnung zu Einrichtungen 3. Eingabe von Lehrveranstaltungen Jede Veranstaltung muss einer Einrichtung zugeordnet werden. Ausnahme sind fachübergreifende Veranstaltungen mit zwei oder mehr Lehrenden, die aus unterschiedlichen Instituten kommen. Die Registerkarte Zuordnung zu Einrichtungen finden Sie ebenfalls im Ordner 2. Wenn eine Zuordnungsebene fett dargestellt ist, befinden sich darunter weitere Ebenen. Klicken Sie sich auf die entsprechenden tiefer liegenden Ebenen durch. Mit dem Haken bestätigen Sie die Auswahl, hier Technische Bildung. Speichern Sie! Abbildung 28: Zuordnung zu Einrichtung Ebenen Abbildung 29: Zuordnung zum Fach Technische Bildung 27

3. Eingabe von Lehrveranstaltungen 3.12 Zielgruppe Gehen Sie in den Ordner 4 auf das Register Zielgruppe und tragen Sie hier die Zielgruppe der Veranstaltung ein, sofern sie angegeben ist. Z. B. Werkreal-, Haupt- und Realschule nach der Studienordnung WHRPO I (2011). Denken Sie daran, beim Kopieren von Text vor dem Einfügen des Textes auf das Symbol Als einfachen Text einfügen zu klicken! Abbildung 30: Zielgruppe in das Textfeld eintragen Speichern Sie! 28

3.13 Belegungsfristen zuordnen 3. Eingabe von Lehrveranstaltungen Im Sommersemester werden in der Regel vier Fristen erstellt (keine Erstsemester), von denen Sie eine oder zwei zuordnen müssen. Im Wintersemester kommt eine weitere Runde wegen der Erstsemester hinzu. Die Rückgaberunden werden bis zur Freigabe des Vorlesungsverzeichnisses zentral von der Administration zugewiesen. Hinweis: Für neue Lehrveranstaltungen, die nach der Online-Freigabe des VVZ erstellt werden, müssen alle Fristen auch die Rückgabefristen erfasst werden. Die Registerkarte Belegungsfrist finden Sie im Ordner 4. Abbildung 31: Auswahl der Belegungsfristen Die Dropdown-Liste zeigt Ihnen die Auswahl (hier: Sommersemester 2015): Abbildung 32: Belegfristen für das Sommersemester Es werden drei verschiedene Verteilverfahren eingesetzt: o Sofortzulassung Veranstaltung ohne Teilnahmebeschränkung o Losverfahren Veranstaltung mit Teilnahmebeschränkung, Plätze werden verlost o Platzvergabe durch Lehrperson Veranstaltung i. d. R. mit Teilnahmebeschränkung, die Plätze werden von der Lehrperson vergeben Zu den Losverfahren gehören auch Veranstaltungen mit Gruppen. Hier können die Studierenden Gruppenprioritäten bei der Anmeldung angeben. 29

3. Eingabe von Lehrveranstaltungen Sie erstellen die Fristen über den Button Neu und Speichern zum Schluss, wenn alle Fristen gesetzt sind. Fertig! Jetzt können Sie weitere Veranstaltungen anlegen. Klicken Sie im gleichen Fenster auf Veranstaltungen und in der Auswahl unten auf Neue Veranstaltung. 30

4. Eingabe von Veranstaltungen mit Parallelgruppen 4. Eingabe von Veranstaltungen mit Parallelgruppen Mehrere Veranstaltungen mit demselben Inhalt werden zu einer Veranstaltung mit Parallelgruppen zusammengefasst. Die einzelnen Veranstaltungen werden zu einer Gruppe innerhalb der neuen Veranstaltung. Außerdem werden auch Lehrveranstaltungen, die von mehreren Lehrenden gemeinsam durchgeführt werden, als Gruppenveranstaltungen eingetragen. Dies ist wichtig für die Raumplanung und für die Studierenden im Zusammenhang mit dem 24-SWS-Limit für die Belegung von Veranstaltungen. Die Studierenden müssen für die Anmeldung zu einer Gruppenveranstaltung nur einmal die entsprechenden SWS einsetzen. Sie können bei der Anmeldung bis zu 3 Prioritäten für die Gruppen vergeben, werden aber nur für eine Parallelgruppe zugelassen. 4.1 Termine und Räume Tragen Sie die Termine aller Parallelgruppen unter Termine und Räume ein und wählen Sie unter dem Auswahlfeld Parallelgruppe eine Gruppennummer aus. Es sind auch mehrere Termine für eine Parallelgruppe möglich. Mit Neu geben Sie weitere Parallelgruppen ein. Speichern Sie nach jeder angelegten Gruppe oder wenn alle Gruppen angelegt sind. Abbildung 35: Eingabe von Parallelgruppen hier mit max. 15 Teilnehmern pro Gruppe. 31

4. Eingabe von Veranstaltungen mit Parallelgruppen Bei Gruppenveranstaltungen (oder Veranstaltungen mit mehreren Terminen) ist die mehrfache Eingabe der maximalen Teilnehmerzahl nicht erforderlich. Der Eintrag auf der Hauptmaske ist verbindlich für alle Gruppen. Gibt es unterschiedliche Teilnahmezahlen für die verschiedenen Gruppen, muss die Zahl bei der Gruppe eingetragen werden. Inhaltlich ganz richtig wäre es bei Gruppenveranstaltungen, die maximale Teilnehmerzahl für jede Gruppe eintragen und in der Hauptmaske die Summe aller Plätze. Also z. B. 5 Gruppen mit jeweils 15 Studierenden Maximale Teilnehmerzahl für die Veranstaltungen in der Hauptmaske: 75 (s. Abbildung 36). Abbildung 36: Eingabe von Parallelgruppen hier mit max. 15 Teilnehmern pro Gruppe (max.75 Teilnehmer) Wichtig: bei fehlender maximaler Teilnehmerzahl bei einer Gruppe wird immer die in der Hauptmaske angegebene Zahl für (jede) Gruppe zugelassen! 32

4. Eingabe von Veranstaltungen mit Parallelgruppen Um die durchführenden Lehrpersonen einzutragen, klicken Sie wie gewohnt auf das kleine Dreieck links am Termineintrag. Abbildung 37: Wunschräume eintragen Ein Wunschraum muss bei Veranstaltungen mit Gruppen oder mehreren Terminen mehrfach, bei jeder Gruppe und allen Terminen über die Registerkarte Wunschraum/- ausstattung eingetragen werden. Auch dann, wenn alle Gruppen / Termine den gleichen Wunschraum haben! Speichern nicht vergessen. 33

5. Eingabe von Veranstaltungen mit verschiedenen Rhythmen 5. Eingabe von Veranstaltungen mit verschiedenen Rhythmen 5.1 Blockveranstaltungen Für die Eingabe von Blockveranstaltungen wählen Sie auf dem Register Termine und Räume im Feld Rhythmus den Eintrag Block oder auch Block+Sa oder Block+SaSo. Definieren Sie die Uhrzeit der Blockveranstaltung und den Zeitraum. Die Angabe *Tag bleibt auf -. Abbildung 38: Blockveranstaltung anlegen Speichern Sie! Um die durchführenden Lehrpersonen einzutragen, klicken Sie wie gewohnt auf das kleine Dreieck links am Termineintrag. 34

5. Eingabe von Veranstaltungen mit verschiedenen Rhythmen 5.2 Veranstaltungen mit Einzelterminen Für die Eingabe von Einzelveranstaltungen wählen sie auf dem Register Termine und Räume im Feld Rhythmus den Eintrag Einzel Wählen Sie Wochentag, Uhrzeit und das Anfangsdatum aus. Das Enddatum können Sie leer lassen, es wird beim Speichern automatisch mit dem Anfangsdatum gefüllt. Abbildung 39: Einzeltermine anlegen Speichern Sie! Um die durchführenden Lehrpersonen einzutragen, klicken Sie wie gewohnt auf das kleine Dreieck links am Termineintrag. 35

6. Veranstaltung kopieren 6. Veranstaltung kopieren Klicken Sie unter dem Menü Veranstaltungen links auf Veranstaltungen kopieren. Wählen Sie das Ausgangssemester aus dem Sie die Veranstaltung kopieren wollen und das Zielsemester um die Veranstaltung dort einzufügen. Sie können Veranstaltungen aus einem Vorsemester oder auch aus dem gleichen Semester kopieren. Abbildung 40: Veranstaltung kopieren von - nach Klicken Sie auf Quellveranstaltungen suchen und geben in der Suchmaske die entsprechenden Suchparameter ein und starten die Suche. Setzen Sie unter Bitte wählen ein Häkchen für die Veranstaltung, die von den aufgelisteten Veranstaltungen kopiert werden soll und bestätigen Sie mit Veranstaltungen kopieren. Sie können auch mehrere Veranstaltungen gleichzeitig kopieren. Abbildung 41: Auswahl der Veranstaltung - Häkchen setzen 36

6. Veranstaltung kopieren Die ausgewählte Veranstaltung wird nun einmal kopiert und kann über Edit bearbeitet werden. Abbildung 42: Veranstaltung kopiert Bei der Kopie aus dem Vorsemester werden z. B. die Termine in das neue Semester automatisch umgerechnet, auch die SWS, Lehrpersonen, Kommentare und Bemerkungen werden mitkopiert. Der Raum (auch Wunschraum), die Belegfristen und das Deputatskennzeichen werden gelöscht. 37

7. Suchen und bearbeiten einer Veranstaltung 7. Suchen und bearbeiten einer Veranstaltung Für die Suche nach Veranstaltungen gehen Sie unter dem Menü Veranstaltungen auf Suche nach Veranstaltungen. Abbildung 43: Suche nach einer Veranstaltung Füllen Sie mindestens ein Feld in der Datenmaske aus. Sie können dabei über den Namen der Veranstaltung (oder Namensteile ), Name des Lehrenden oder Wochentage etc. suchen. Je weiter Sie die Suchparameter definieren, desto präziser werden die Ergebnisse. Geben Sie keine Suchparameter ein, so werden alle Veranstaltungen angezeigt! Abbildung 44: Suchfunktion mit Suchparameter in Titel der Veranstaltung (Beispiel Tec ) 38

7. Suchen und bearbeiten einer Veranstaltung Wenn Sie die Veranstaltung gefunden haben, klicken Sie auf EDIT, um diese zu bearbeiten. Abbildung 45: Editieren einer Veranstaltung Die Änderung einer Veranstaltung kann analog zur Eingabe einer neuen Veranstaltung vorgenommen werden. Abbildung 46: Eingabemaske Veranstaltung editieren 39

8. Ausfalltermine erstellen 8. Ausfalltermine erstellen Wenn ein Termin einer Veranstaltung ausfällt, kann dieser als Ausfalltermin für die Veranstaltung eingetragen werden. Diese wichtige Information wird o im LSF unter dem Menüpunkt Ausfallende Veranstaltungen angezeigt und o sie erscheint an unserer Hochschule auf den Infoscreens in den Gebäuden. Außerdem werden alle in LSF eingetragenen Teilnehmer/innen, Lehrenden und Raumverwalter der Veranstaltung automatisch per E-Mail über den Ausfalltermin informiert! Hinweis: Lehrende können für ihre Lehrveranstaltung diese Ausfalltermine auch selbst eintragen, nachdem sie sich in LSF angemeldet haben. Rufen Sie den Menüpunkt Suche nach Veranstaltungen auf. Geben Sie die Suchparameter der zu suchenden Veranstaltung ein (Veranstaltungsnummer, Titel der Veranstaltung oder Lehrperson). Suche starten klicken. Abbildung 47: Suchmaske nach Veranstaltungen Als Suchergebnis werden die entsprechenden Veranstaltungen angezeigt. 40

8. Ausfalltermine erstellen Ändern Sie die Ansicht, indem Sie auf lang klicken. Abbildung 48: Ausfalltermin wählen Unter Termin Aktion sehen Sie ein Kalender-Symbol, über welches Sie den Ausfalltermin für die entsprechende Veranstaltung eintragen können. Wählen Sie im Feld Ausfalldatum das Datum des ausfallenden Termins aus. Tragen Sie eventuell im Feld Bemerkung weitere Informationen bezüglich des Ausfalls ein. Abbildung 49: Ausfalldatum und Bemerkung (z.b. Grund f. Ausfall oder neuer Termin) Speichern Sie! Sie können auch über Neu mehrere Ausfalltermine gleichzeitig eintragen. 41

8. Ausfalltermine erstellen Tipp: Nach dem Speichern können Sie rechts über Details ansehen die eingetragenen Änderungen überprüfen. Abbildung 50: über den Punkt Details ansehen kommen Sie zur Einzelansicht der Veranstaltung Wichtig: Überschreiben Sie keinen bereits früher eingetragenen Ausfalltermin. LSF versendet dann Benachrichtigungsmails mit dem falschen, früheren Ausfalldatum. Tragen Sie einen neuen Ausfalltermin immer über den Button Neu ein und lassen den bisherigen Termin stehen. 42

9. Änderungen an Lehrveranstaltungen nach der Freigabe des Vorlesungsverzeichnisses 9. Änderungen an Lehrveranstaltungen nach der Freigabe des Vorlesungsverzeichnisses 9.1 Eine Lehrveranstaltung fällt vollständig aus In der Rolle Fachbereich können Veranstaltungen bis zur Freigabe des VVZs gelöscht werden. Ab diesem Zeitpunkt bitte Veranstaltungen nicht mehr löschen, sondern: o den Text ENTFÄLLT: vor den Titel stellen, o In das Feld findet statt im Reiter Termine und Räume den Text nein schreiben, o Das Deputatkenn im Reiter Zugeordnete Lehrpersonen auf leer stellen, o ggf. bereits Zugelassene/ Angemeldete Studierende per System-Mail informieren, o die Raumplanung informieren. Abbildung 51: Erfassung einer vollständig ausgefallenen Veranstaltung nach der Freigabe des VVZs 43

9. Änderungen an Lehrveranstaltungen nach der Freigabe des Vorlesungsverzeichnisses 9.2 Der Termin einer Lehrveranstaltung ändert sich Bei Änderungen an Wochentag, Uhrzeit und/oder Datum den Text TERMINÄNDERUNG: vor den Titel stellen! Abbildung 52: Erfassung einer termingeänderten Veranstaltung nach der Freigabe des VVZs Tipp: Um Termine einer Veranstaltung oder einer Gruppe zu bearbeiten, gibt es einen schnellen Weg zu Termine und Räume : Klicken Sie auf das Symbol. Abbildung 53: Schneller Weg zur Terminänderung 44

9. Änderungen an Lehrveranstaltungen nach der Freigabe des Vorlesungsverzeichnisses 9.3 Eine neue Lehrveranstaltung wird erfasst Ab dem Zeitpunkt der Freigabe des VVZs bitte den Text NEU: vor den Titel (s. Abbildung 54) stellen. Abbildung 54: Erfassung einer neuen Veranstaltung nach der Freigabe des VVZs Die noch aktuellen Belegungsfristen einschließlich der Rückgabefrist zuweisen. Die Veranstaltungen zusätzlich immer der Überschrift Neue Veranstaltungen ab dem xxx im Vorlesungsverzeichnis zuordnen. Abbildung 55: Zuordnung einer neuen Veranstaltung nach der Freigabe des VVZs 45

10. Datenkontrollblatt für eine oder mehrere Veranstaltungen aufrufen 10. Datenkontrollblatt für eine oder mehrere Veranstaltungen aufrufen Sie können in der Detailansicht jeder Veranstaltung das Datenkontrollblatt mit den Veranstaltungsdaten aufrufen: Abbildung 56: Datenkontrollblatt einer Veranstaltung aufrufen Außerdem ist es möglich, das Datenkontrollblatt auch für mehrere Veranstaltungen, z. b. alle Veranstaltungen eines Lehrenden, aufzurufen: Gehen Sie über Veranstaltungen auf Veranstaltungen bearbeiten. Bevor Sie Ihre Suchkriterien eingeben, können Sie unter Anzeigeoption einstellen, wie Sie ihre Ergebnisse angezeigt bekommen wollen. Geben Sie Ihre Suchkriterien ein, z.b. den Namen des Instituts oder ein Modulkürzel unter dem Titel der Veranstaltung und starten Sie die Suche. Abbildung 57: Veranstaltung bearbeiten - Suche nach Veranstaltungen 46

10. Datenkontrollblatt für eine oder mehrere Veranstaltungen aufrufen Als Suchergebnis werden Ihnen z.b. alle zum Institut für Chemie zugeordneten Veranstaltungen angezeigt. Abbildung 58: Suchergebnis Wählen Sie unter Funktionen das gewünschte Dateiformat z.b. PDF aus. In dem angezeigten Fenster klicken Sie auf die Option Öffnen mit und bestätigen Sie Ihre Auswahl. Abbildung 59: Datenkontrollblatt der Veranstaltungen aufrufen 47

11. Formular: Meldung einer Lehrveranstaltung - Eingabefelder in LSF 11. Formular: Meldung einer Lehrveranstaltung - Eingabefelder in LSF rot = Pflichtfeld Sommersemester 2015 Modulkürzel (lt. Modulbeschreibung) Beispiel: BW-EW-P-1; BW-EW-S-1 Veranstaltungstitel Veranstaltungsart Nur für PO 2003 / PO 2011: ist immer Lehrveranstaltung SWS Erwartete Teilnehmer bei nicht teilnehmerbeschränkten Veranstaltungen! Maximale Teilnehmer bei teilnehmerbeschränkten Veranstaltungen! Turnus Jedes 2. Semester? SoSe oder WS? CPs Unterrichtssprache Wochentag / Zeit von - bis Rhythmus wöch, 14-tägl, Einzel, Block, etc. Datum bei Block- oder Einzelterminen Lehrperson(en) evtl. Zusatz: verantwortlich/begleitend Bitte ALLE Lehrenden angeben! Zuordnung zu den Überschriften im VVZ laut vorliegender Überschriftenliste! Zuordnung zu Einrichtung(en) Angabe des Instituts und /oder Fachs Wunschraum evtl. Angabe von gewünschter Ausstattung Zielgruppe LSF-Belegungsverfahren bei teilnahmebeschränkten Veranstaltungen Bitte Nichtzutreffendes löschen! Platzvergabe durch Los Manuelle Platzvergabe durch Lehrperson Kommentar/ Literatur / Bemerkungen 48