Runbook TRUE Reconciliation

Runbk TRUE Recnciliatin autmatisierter Bilanzkntenabgleich mit integrierter Matching & Clearing Funktin März, 2015 Runbk 2014

Inhalt 27 March 2015 Runbk Inc. 2 Runbk Prdukte Knzept TRUE Recnciliatin Knzept autmatisches Matching & Clearing Prduktdemnstratin im Testsystem Zusammenfassung

Runbk Prdukte 27 March 2015 Runbk Inc. 3 RUNBOOK ist SAP Gld Partner (SAP sftware and technlgy slutin partner) Erhältlich im SAP partner prtal und SAP Stre Runbk slutins sind SAP zertifiziert und integriert in SAP Applikatinen Runbk slutins sind zertifiziert für die Integratin mit SAP HANA Runbk Slutins sind zertifiziert für die Integratin mit SAP Simple Finance Runbk Slutins sind zertifiziert für SAP Firi

Wie sieht Bilanzkntenabgleich heute aus? Autmat. der manuelles Ausgleichen ffener Psten F-03 Erklärung auf xls, dann speichern in Abschlussrdner Offene Fragen: Aktualisierung der Daten? Arbeitsvereinfachung durch Autmatisierung? Klärung der OP s aufgrund erweiterter Charakteristika (Assignment)? Nachverflgung der ntwendigen Schritte? Im nächsten Mnat, dann alles wieder neu? Reprting und Mnitring? Buchungsvrlage Knslidierung mit Daten vn außen (Abzinsung, Leasingraten etc.) Entwicklung des Salds Peride 1-12 27 March 2015 Runbk Inc. 4

Knzept TRUE Recnciliatin Rule based aut Recnciliatin Aut Recnciled Prpsed Recnciled Nt Recnciled

Knzept TRUE Recnciliatin 27 March 2015 Runbk Inc. 7 Accunt Übersicht Accunt Item Sicht Accunt Template Übersicht eines einzelnen der einer Gruppe vn GLaccunts, die den Recnciliatin- Status anzeigen Für jedes Accunt Item sind alle fertigen Mnate des Jahres angezeigt. Accunt Balance Tracker Für jeden Mnat wird ein separates Template zum Abgleich und zur Klärung erstellt. Im Tracker werden die Buchungen angezeigt und (pen item) gemanaged, die einzelnen Buchungen können erklärt und gematched werden. Die Ausführung des Bilanzkntenabgleichs ist aufgebaut wie eine russische Puppe Matrishka Eines beinhalted das Nächste. Zugang ist auch direkt möglich, aber im Prinzip, kann man immer vm bersten Level bis in die letzte Detailinfrmatin gehen.

Knzept TRUE Recnciliatin 27 March 2015 Runbk Inc. 8 Status- Ikn und Shrtcut zum Template Buchungskreis / GL - Knt / Beschreibung GL- Knt Sald in SAP Hauswährung Offene Aktinen per Knt und Aktins- Sald Recnciliatin Rating / Anhänge / Kmmentare/ Aktinen Recnciliatin Verantwrtungsgruppe und Przess-Status GL-Knt Sald das recnciled ist Value at risk GL Knt Risk Level

Knzept TRUE Recnciliatin 27 March 2015 Runbk Inc. 9 Einzelpsten Abgleich und Klassifizierung der OP s Einzelpsten- Kategrisierung (Beispiel aus aktuellem Piltprjekt) Manuelles clearing Funktin zur Umbuchung der Ausbuchung vn OP s. Kmmentare pr Einzelpsten (Freitext) Kategrisierung vn Einzelpsten mit Reasn Cdes Blcken vn Einzelpsten per Reasn Cde Snzing des Einzelpstens mit Snze Reasn Cde

Knzept Matching and Clearing 27 March 2015 Runbk Inc. 11 Beispiel einer clearing rule: OP<60 Tage und max. 5K Dem Recnciliatin Template Aut Tracking Runbk Autmatin Rule based autmatin Manual Recn team Recncile and Review Review all CLEARED Clearing dc blanc CLR_GROUP Assignment field matching D000 D060 Ageing < 60 days Classify the pen items utside the clearing standard Tracker ID: - Cmments - OI CAT - RC CODE - Actin management CLEARED Line Items Check Deb-Cred difference = 0 Left ver fr Manual Recnciliatin Amunt =< 5K Tracker Cat: R000 Recnciled cleared In future Timing ID: NA AUTO CLEARING Tracker Cat: A060 Aging Items 0 60 days ID < 5K Less 5.000 R001 Recnciled clearing entry expected (snze) ID.NA Tracker Cat: N001 Open items nt recnciled usite clearing standard Review (Reject) / Apprval

Clearing rule 176000; tracking rule 27 March 2015 Runbk Inc. 12 Bildschirmabgriffe aus dem Testing, bei Fragen bitte kntaktieren. (marena.grautff@runbk.cm)

Bilanzkntenabgleich- einfacher mit TRUE Recnciliatin! Autmat. der manuelles Ausgleichen ffener Psten F-03 Runbk M&C kann jeden Tag laufen und die Psten nach Ihrer clearing plicy aktualisieren Verringert das Datenvlumen; bessere Übersicht auf das Knt Live- Daten mit Aktualisierung im SAP und Pp-up Inf Erklärung auf xls, dann speichern Jeweils in aktueller Abschlussrdner Status des Einzelpsten werden autmatisch getrackt der vrgeschlagen zum clearing Autmatisches Matching & Clearing mit spezifischen Regeln per Kntentyp Bilanzkntenabgleichs (Released, Recnciler, Clsed etc.) Frtschreiben bereits erklärter Psten in der nächsten Peride bzw Löschen der ausgebuchten Psten Offset- Knt autmatisch hinterlegt Buchungsvrlage Knslidierung mit Daten vn außen (Abzinsung, Leasingraten Verantwrtlichen etc.) Entwicklung des Salds Peride 1-12 Clearing Funktin direkt in Einzelpsten- Anzeige 27 March 2015 Runbk Inc. 14 Aktualisierung der Daten? Arbeitsvereinfachung durch Autmatisierung? Klärung der OP s aufgrund erweiterter Charakteristika (Assignment)? Nachverflgung der ntwendigen Schritte? Im nächsten Mnat, dann alles wieder neu? Reprting und Mnitring? Detailliertes Reprting hinsichtlich (Wert-)Entwicklung nicht geklärter Psten Qualität des Bilanzkntenabgleich Einzelner (Knten)gruppen Mnitring der Actin items und der Verschiedene Funktinalitäten für Reminder - Emails 0 - Sald Knten werden autmatisch abgezeichnet

Was unterscheidet TRUE Recnciliatin vm Rest? 27 March 2015 Runbk Inc. 15 Recnciliatin vn Live- Daten Kein Herunterladen bzw. duplizieren vn Daten Direkter Zugriff auf alle SAP Daten Verknüpfungen zu SAP Reprts zum Nachweis Rllen basierter Wrkflw Flexible Gestaltung der Rllen Einfache und effiziente Zusammenarbeit Wrkflw Integriert den Accunt Recnciliatin Przess ins SAP Gewährleistet krrekte und vllständige Daten Shared service center Klare Zurdnung vn Verantwrtlichkeit Transfrmatin zum Glbal Business Services Aut- Recnciliatin vn AR, AP & GL Autmatisiertes Matching & Clearing durch Algrithmen Einzelpsten Autmatisierung Datenkntinuität Live-Data verbessert Qualität Keine unzugerdneten Knten Verringerte Fehlerqute Risik-Knten Werte mit Risikptential Einzelpsten mit Risik Risik Management Berechtigung Eingebunden ins SAP- Berechtigungssystem Kein Duplizierung vn SOD und Berechtigungspflege Eingebunden in die SAP- Finanzstammdaten und Strukturen Einfache Pflege per xls- Uplad Pflege und Instandhaltung Audit Audit Anywhere macht PBC- Liste überflüssig Erklärende Dkument direkt im Anhang als Erklärung

Fragen aus dem Webinar 27 March 2015 Runbk Inc. 16 Kann man auch Intercmpany-Abstimmung mit dem Recnciliatin-Tl realisieren? - Das kmmt auf den Przess an, wie die IC- Abstimmung gemacht wird. Wenn eigene Knten pr Unternehmen/ Buchungskreis dafür angelegt sind, dann ist es möglich diese gegeneinander im True Recnciliatin vn Runbk abzugleichen. - Wenn der Przess durch Buchungen mit Partnernummern abgebildet wird, dann bestünde die Möglichkeit mit einer Matchingund Clearing-Rule zu arbeiten, sfern die betrffenen Knten in einem Accunt item zusammengefasst werden können. Wenn weiteres Interesse zur Klärung dieser Frage besteht, dann sprechen Sie uns bitte an. Dann würden wir dazu entsprechende Daten aufbereiten und das Thema in einem Webinar gesndert besprechen. Wie wird Recnciliatin für Kreditren- und Debitrenknten abgebildet?- - Aktuell werden die Abstimmknten als Accunt item abgebildet. Es ist dann möglich über die Infrmatinen der Einzelpsten direkt bis auf die Buchung in Kredit- der Debitrennebenbuch zuzugreifen. - Da Runbk vermehrt Rückfragen zu dem Thema bekmmt, ist es zu erwarten, dass es für den Abstimmprzess in Nebenbüchern bald mehr Funktinen geben wird. Wann und in welchem Umfang ist nch nicht bekannt. Wenn die Peride wieder geöffnet wird, um nch eine Buchung vrzunehmen, wie zeigt sich das im Runbk Recnciliatin-Tl? - Wenn nachträglich die Peride geöffnet wird um nch eine Buchung vrzunehmen, dann zeigt sich der Einzelpsten nur in der entsprechenden Peride, wenn die Recnciliatin in Runbk nch nicht abgeschlssen ist. - Wenn der Recnciliatin- Wrkflw geschlssen ist, dann wird dieser Psten in der nächsten Bearbeitungs- Peride angezeigt. Drt sllte er dann entsprechend erklärt werden mit der supprting dcumentatin.

Knzept Matching and Clearing 27 March 2015 Runbk Inc. 17 Kntakt: Runbk Cmpany B.V. Graf-Adlf-Platz 15 40213 Düsseldrf Sales Directr: Omar Kleijer Tel.: +31 614 007498 mar.kleijer@runbk.cm Service Manager Deutschland: Marena Grautff Tel.: +49 173 6748425 marena.grautff@runbk.cm Runbk ONE Runbk Webinare http://www.runbk.cm

27 March 2015 Runbk Inc. 18 Disclaimer Die erwähnten SAP Prdukte und SAP Services SAP, R/3, mysap, mysap.cm, SAP NetWeaver, Duet, PartnerEdge und andere, swie die entsprechenden Lgs sind Marken der eingetragene Marken der SAP Deutschland SE & C. KG in Deutschland und in diversen anderen Ländern der Welt. Alle weiteren erwähnten Prdukte und Dienstleistungen sind Warenzeichen ihrer jeweiligen Unternehmen. Runbk ist ein eigenständiges Unternehmen und weder im Besitz vn SAP nch durch dieses gesteuert.