HANDOUT zu Buchungs- und Abrechnungsformalitäten BREBIT 2015

Transkript

1 KONTAKT: HANDOUT zu Buchungs- und Abrechnungsfrmalitäten BREBIT 2015 INFO-BLÄTTER UND FORMULARE Das BREBIT- Jahr 2015 im Überblick.. 2 Wie melde ich mein Bildungsangebt für den BREBIT-Katalg? Was genau gebe ich an? Online unter Grundsätze zur Finanzierung vn BREBIT-Veranstaltungen Wie melde ich meine angefragten Angebte an die BREBIT- Krdinatinsgruppe? INFO-FORMULAR für vereinbarte BREBIT-Veranstaltung (Dwnlads: 5 Wie bereite ich meinen Prjekttag vr und rechne mein Hnrar ab: S wird mein Prjekttag erflgreich. Wichtige Punkte bei der Absprache mit Schulen. 6 Evaluatinsbögen.. 8 Frmulare: Hnrarvertrag, Hnrarrechnung, Fahrtkstenabrechnung. 8 1

2 Das BREBIT- Jahr 2015 im Überblick Am 9. März 2015 Akteurstreffen im Haus der Demkratie, Greifswalder Straße 4, Berlin, 15 bis 18 Uhr Wir diskutieren mit Ihnen entwicklungsplitische Dimensinen vn Armut & Reichtum und überlegen, w wir persönlich umdenken und umsteuern können. Bringen Sie Ihre Themen ein und entwickeln Sie mit anderen Teilnehmenden erste Ideen für Ihre Bildungsveranstaltung. Lernen Sie unsere Knzepte der Kllegialen Hspitatin, der BREBIT-Piltschule und des BNE-Tandems kennen. Was sind die Inhalte der geplanten BREBIT-Frtbildung und wie funktiniert eigentlich die BREBIT? Beim Akteurstreffen werden Ihre Fragen beantwrtet. Am 25. April 2015 Frtbildung in der ver.di Jugendbildungsstätte, Stößerstraße 18, Berlin W liegen die Ursachen vn Armut? Wie verknüpfen sich Fragen zu Armut mit aktuellen plitischen Themen? Wer nach einem fachlichen Input und nach Austausch mit Klleg_innen sucht, findet dies hier. Am 4. Mai 2015 ist Angebts-Deadline! Stellen Sie bis dahin Ihre Bildungsangebte im Online-Katalg unter ein. Ab Mitte Juni 2015 Herausgabe des BREBIT-Katalgs und Beginn des Buchungszeitraumes für die BREBIT- Bildungsangebte. Die Katalge werden an allen Schulen Brandenburgs verteilt. August 2015 Am 28. August enden die Smmerferien in Brandenburg. Die Katalge werden zuvr erneut an alle Schulen Brandenburgs verschickt. September 2015 Einzelberatung für alle BREBIT-Neueinsteiger_innen. Wir, die K-Gruppe der BREBIT, wllen uns vrstellen und Sie kennenlernen. Termine werden individuell verabredet. 4. Nvember 2015 Infrmatinsveranstaltung insbesndere für Neueinsteiger_innen zur rganisatrischen Abwicklung der BREBIT-Veranstaltungen. Aushändigung der BREBIT Hnrar-Verträge und weiterer Unterlagen zur Abrechnung und Evaluatin Ihrer Veranstaltungen, Antwrten auf Ihre Fragen. 10. Nvember 2015 Beginn der 12. BREBIT in Ptsdam, Auftaktveranstaltung in Ptsdam. 2. Dezember 2015 Ende der 12. BREBIT 2

3 Grundsätze zur Finanzierung vn BREBIT-Veranstaltungen 2015 Im Rahmen der BREBIT sind alle Veranstaltungen teilnahmebeitragspflichtig! Was bedeutet das? Was sind Teilnahmebeiträge? Die Schule/Einrichtung beteiligt sich mit einem festgelegten Teilnehmerbeitrag pr BREBIT- Veranstaltung an den Gesamtksten der Veranstaltung. Dieser ist im Katalg ausgewiesen. Den Teilnahmebeitrag zahlen die Teilnehmer_innen (z.b. Schulklassen) aus ihren eigenen Mitteln z.b. aus den Mitteln des Fördervereins der Schule, nicht aus beantragten Mitteln anderer Geldgeber. Wie entstehen die unterschiedlichen Teilnahmeksten? Für jede Veranstaltung werden 10 Teilnahmebeitrag/ Organisatinspauschale vn der BREBIT erhben. Weitere Beiträge ergeben sich aus den unterschiedlichen Finanzierungen der Veranstaltungen: Bisher waren das in der Regel 45 / 55 / 110. Variante I: keine Hnrarzahlung aus BREBIT-Mitteln der Mitteln der kperierenden Vereine Die Organisatinspauschale vn 10 pr BREBIT-Veranstaltung ist in jedem Fall vn den teilnehmenden Schulen/Einrichtungen an die BREBIT-Krdinatin zu überweisen. Diese Veranstaltungen werden z.b. ehrenamtlich durchgeführt der im Rahmen der Arbeitszeit vn Hauptamtlichen Mitarbeiter_innen. Variante II: Hnrarzahlung aus BREBIT-Mitteln Hnrarsatz der BREBIT pr BREBIT-Veranstaltung bis zu 4 Zeitstunden: 80 + Fahrtksten (Zug/Pkw, kein TAXI!), Teilnahmebeitrag in diesem Fall: 45 pr Veranstaltung Hnrarsatz der BREBIT pr BREBIT-Veranstaltung ab 4 Zeitstunden: Fahrtksten (Zug/Pkw/kein Taxi!), Teilnahmebeitrag in diesem Fall: 55 pr Veranstaltung Abweichungen können sich ergeben, wenn Partnervereine andere Finanzierungen mit ihren Referent_innen vereinbaren. 3

4 Des Weiteren gelten bei Hnrarzahlungen aus BREBIT- Mitteln: Aus BREBIT-Mitteln wird pr Veranstaltung ein Hnrar plus Fahrtksten für den Referenten/die Referentin garantiert. Die Zusage der Hnrarzahlung erflgt durch die BREBIT-Krdinatin. Der Abschluss des Hnrarvertrags erflgt, wenn uns der unterschriebene Schulvertrag vrliegt. Um diesen zu erstellen, benötigen wir ein ausgefülltes Inf-Frmular mit allen Angaben zur Veranstaltung. Die Unterschrift auf dem Schulvertrag ergibt eine verbindliche BREBIT Buchung. Im Schulvertrag stehen Datum und Thema der gebuchten Veranstaltung swie die Höhe des Teilnahmebetrages. Außerdem wird die Erlaubnis erbeten, die Veranstaltung in Frm vn Fts zu dkumentieren. Diese nutzt die BREBIT für die Dkumentatin bzw. für die Abrechnung bei den Geldgebern. Des Weiteren wird die Teilnahme an der BREBIT Evaluatin festgelegt. Daraus ergibt sich eine Verpflichtung der Schule, die Evaluatinsbögen der Schüler_innen in entsprechender Klassenstärke zu kpieren. Die Zahlung des Hnrars und der Fahrtksten erflgt nach der Veranstaltung und dem Eingang aller Abrechnungsfrmalitäten (Reichen Sie bitte flgende Unterlagen zusammen ein: Hnrarvertrag, Hnrarrechnung, Veranstaltungsbestätigung, Feedbackbögen, Fahrtkstenabrechnung). Mit dem Newsletter im Nvember werden Ihnen alle Abrechnungsfrmulare zugesandt. Bitte benutzen Sie diese und füllen Sie diese, nach Möglichkeit, am Cmputer aus. Um Ihnen eine zügige Überweisung Ihrer Hnrare zu ermöglichen, bitten wir Sie die Abrechnungen zeitnah nach jeder durchgeführten Veranstaltung an BREBIT, in Trägerschaft der RAA Brandenburg, Benzstraße 11/12, Ptsdam zu senden. Mit Blick auf unsere Jahresabrechnung nehmen wir bis spätestens zum Abrechnungsbögen entgegen. Was tun, wenn mir die Lehrkraft die Teilnahmeksten bar in die Hand drückt? Sie infrmieren bitte die BREBIT-Krdinatin. Sie überweisen anschließend den Teilnahmebeitrag auf flgende Kntverbindung: RAA Brandenburg Mittelbrandenburgische Sparkasse IBAN: DE BIC: WELADED1PMB Verwendungszweck: BREBIT, Ort angeben, Vertragsnummer der TN-Vereinbarung Wichtig! Bitte bedenken Sie Die BREBIT-Hnrarmittel sind begrenzt. Daher kann es für Sie ntwendig sein (zusätzliche) Finanzierung einzuwerben, wenn Sie viele Veranstaltungen durchführen möchten. Materialksten übernehmen wir grundsätzlich nicht. Sie als Referent_in senden bitte keine Rechnungen an die Schulen. Daher: Sprechen Sie uns ab sfrt an, was den Finanzierungsbedarf ihres Bildungsangebtes betrifft! Fragen Sie uns nach Finanzierungsmöglichkeiten. Wir beraten Sie gern! Infrmieren Sie uns bitte auch über die vn ihnen selbstständig rganisierte Finanzierung ihres Bildungsangebtes. 4

5 INFO-FORMULAR für angefragte BREBIT-Veranstaltungen 2015 WARUM? Die Infrmatinen aus dem INFO-FORMULAR sind die Grundlage für den Abschluss Ihrer Hnrarverträge und Übernahme Ihrer Fahrtksten durch die BREBIT- Krdinatin. Daher achten Sie bitte auf rechtzeitiges und srgfältiges Ausfüllen des INFO- FORMULARS durch die Lehrkraft. das Erstellen der Schulverträge, welche unter anderem die Zahlungsauffrderung der Teilnahmeksten vn 10, 45 der 55 Eur beinhaltet. den Veranstaltungskalender: was findet w und wann während der BREBIT statt? Der Kalender erscheint nline auf die Dkumentatin der BREBIT und für statistische Rückmeldungen an die Geldgeber. WIE und WER? Hinweise zur Verwendung des INFO-FORMULARS 1. Referent_in sendet INFO-FORMULAR an die Lehrkraft 2. Lehrkraft sendet ausgefülltes Inf-Frmular zurück an Referent_in 3. Referent_in sendet ausgefülltes Inf-Frmular an Krdinatin 4. Krdinatin sendet Schulvertrag an Lehrkraft bzw. Schule 5. Schule unterschreibt den Schulvertrag BREBIT Veranstaltungsbuchung verbindlich! 6. Hnrarvertrag wird mit Referent_in geschlssen Für jede gebuchte BREBIT-Veranstaltung wird ein INFO-FORMULAR ausgefüllt. (Wenn an einer Schule an drei Tagen dieselbe Veranstaltung durchgeführt wird, reicht dafür ein INFO- FORMULAR. Senden Sie das Blank- INFO-FORMULAR per an die Lehrkraft der Schule. Ausgefüllt sll es zur Referent_in der zum Referenten zurück gesandt werden und dann an inf@brebit.rg der per Fax an die BREBIT: (0331) weiter geleitet werden. 5

6 Damit mein Prjekttag ein Erflg wird Absprachen bitte nur direkt zwischen Referent_in und der verantwrtlichen Lehrkraft, die während des Prjekttages in der Schulklasse anwesend ist, treffen. Absprachen mit der Lehrkraft vr dem Prjekttag (PT): Halten Sie gleich das Inf-Frmular der BREBIT bereit füllen Sie es aus und senden Sie es zum BREBIT Bür. Beginn und Ende der Veranstaltung? Gibt es Abfahrtszeiten vn Schulbussen, an die man gebunden ist? Wann sind die Pausenzeiten? Können diese flexibel geschben werden? In welchem Raum findet der Prjekttag statt, wie gelangen ich drthin? Oder: Vereinbaren Sie einen Treffpunkt an der Schule, an dem Sie abgehlt werden können. (Haupteingang, Lehrerzimmer, Sekretariat) Wie viele Schüler_innen sind in der Klasse? Wurden in dieser Klasse schn einmal Prjekttage durchgeführt? (Wenn das nicht der Fall ist, ist es ratsam, der Klasse zu Beginn kurz zu erläutern, was sie erwartet.) Wie ist das Lernniveau in der Klasse? Wie ist die allgemeine Disziplin in dieser Klasse? Teilen Sie der Lehrkraft mit, was Sie in Ihrem Prjekttag planen und was Sie dafür brauchen: Welche Hilfsmittel? (Tafel, Kartenhalter, Steckdsen, Beamer, TV, etc.) Werden Kpien benötigt? Senden Sie die Kpiervrlagen vr dem PT zu. Besser: Bringen sie den vllständigen Klassensatz der Kpien selbst mit, da Lehrer_innen ihre Kpien in dem meisten Schulen privat bezahlen müssen. Welche Räumlichkeiten? (bewegliche Stühle und Tische, gar keine Möbel, abgelegener Raum wegen Lautstärke vn Gesang der Instrumenten, Raum mit Wasserhahn usw. zum Kchen) Wie muss der Raum vrbereitet werden? (z.b. Stuhlkreis) Geben Sie z. Bsp. der Klasse über die Lehrkraft eine Frage als vrbereitende Hausaufgabe auf. Das erleichtert ft den Einstieg und gibt häufig Auskunft über die Zielstellung der Veranstaltung. Bitten Sie die Lehrkraft, vr der Veranstaltung im Schulhaus der an der Tür des Raumes, in dem der Prjekttag stattfindet, das BREBIT-Pster aufzuhängen. Es wird vn der Landeskrdinatrin an die Schule geschickt. Infrmieren Sie die Lehrkraft über die finanziellen Gegebenheiten Die Schule erhält nach den Absprachen einen Schulvertrag vn der BREBIT per Pst im Vrfeld der Veranstaltung. Drt sind alle finanzielle Infrmatinen zu finden. Weitere Fragen zu den Finanzen sllen ausschließlich mit der Landeskrdinatin geklärt werden (Tel.: 0331/ ). Der Teilnahmebeitrag ist vr der Veranstaltung auf das Knt der BREBIT einzuzahlen. 6

7 Während des Prjekttages und für eine gute Werbung Werbung für die BREBIT! Beginnen Sie ihren Prjekttag mit einer kurzen Infrmatin über die BREBIT. Wer ist die BREBIT, was ist Glbales Lernen? Stellen Sie sicher, dass es gute Fts vn der Veranstaltung gibt, die auf der Abschlussveranstaltung und in der Dkumentatinsbrschüre verwendet werden können. Abschluss und Dkumentatin werden vn unseren Geldgeber_innen besucht und gelesen! Klären Sie dazu mit der Lehrkraft ab, 1. dass Fts erlaubt sind (auch im Vertrag s erfragt) 2. dass die Lehrkraft Fts macht, während Sie mit den Schüler_innen arbeiten Auswertungsrunde. Lassen Sie die Feedback-Bögen der BREBIT ausfüllen senden Sie uns diese zu. Der BREBIT-Service sll nch besser werden. Nach dem Prjekttag Es wird eine nächste BREBIT geben. Werben sie für uns. Senden Sie die Feedbackbögen der Schüler_innen und der Lehrkraft an die BREBIT. Senden Sie Ihren Referent_innenfeedbackbgen an die BREBIT. Senden Sie die Veranstaltungsbestätigung an die BREBIT. Senden Sie Ihre Abrechnung (Hnrarvertrag, Hnrarrechnung) an die BREBIT. Erinnerung: BREBIT übernimmt keine Materialksten. Materialksten müssen direkt zwischen Schule und Referent_in geklärt und bezahlt werden. Auch Taxiksten werden nicht bezahlt. Mein gutes Recht und meine Pflichten 1. Für die Lehrkraft besteht eine Anwesenheitspflicht beim Prjekttag. Bitten Sie die Lehrkraft auf die Disziplin in der Klasse zu achten. (Häufig werden durch die Lehrkraft Mitarbeitsnten gegeben und/der Disziplin bewertet. Das sllte der Klasse im Vrfeld bekannt sein.) 2. Eine Gruppe sllte nicht mehr als 30 Persnen haben. Bei größeren Gruppen ist eine partizipative Arbeit nur nch eingeschränkt möglich. 3. Das Knzept ihrer Veranstaltung sllte der Lehrkraft bekannt sein. Da die BREBIT Bildungsveranstaltungen des glbalen Lernens anbietet und finanziert, haben Sie das Recht, diese auch s inhaltlich zu gestalten, damit das Lernziel erreicht werden kann. Zeitliche und inhaltliche Mdifikatinen sllten nicht die Qualität der Veranstaltung einschränken. 4. Eine finanzierte Veranstaltung über BREBIT- Mittel muss mindestens 15 Teilnehmende haben (Vrgabe des BMZ). Bei Ausnahmen muss dies auf der Veranstaltungsbestätigung begründet werden. 5. Schulen und Referent_innen verpflichten sich, bei der Evaluatin der BREBIT mitzuwirken und die Bögen auszufüllen. 7

8 FORMULARE Fahrtksten- und Hnrarrechnung swie Evaluatinsbögen Evaluatinsbgen für Referent_innen und Schüler_innen Alle Referenten senden nach der erflgreichen Durchführung ihrer Veranstaltung bitte Ihren srgfältig ausgefüllten Evaluatinsbgen an die BREBIT-Krdinatin. Mit Hilfe dieser Infrmatinen sind wir in der Lage den Sachbericht für unsere Geldgeber zu frmulieren. Auch die Evaluatinsbögen der Schüler_innen senden Sie bitte ins BREBIT Bür Fahrtksten Das Frmular schicken wir per Mail Anfang Nvember an alle Referent_innen. Verwenden Sie dieses Frmular für die Abrechnung Ihrer Fahrtksten im Rahmen der BREBIT 2014, z.b. Hin- und Rückfahrt zur BREBIT Veranstaltung. Beachten Sie bitte, dass Sie insbesndere bei Fahrten mit dem Aut unbedingt eine genaue Wegbeschreibung angeben: Umwege z.b. aufgrund vn Straßensperrungen und Baustellen, das Fahren vn Schüler_innen usw. bitte unbedingt mit aufführen. Es ist uns nicht möglich Taxiquittungen abzurechnen. Sie werden grundsätzlich nicht vm Geldgeber akzeptiert. Öffentliche Verkehrsmittel in 2. Klasse und Aut können abgerechnet werden. Alle Destinatinen im direkten S-Bahn Bereich Ptsdam-Berlin können nur mit einem ÖPNV Ticket abgerechnet werden. Reichen Sie ihre Fahrtksten, Hnrarvertrag und Hnrarrechnung zusammen und zeitnah nach Ende der Veranstaltung bei der BREBIT-Krdinatinsgruppe ein. Senden Sie das ausgefüllte und unterschriebene Frmular plus Belege/Fahrtkarten an die BREBIT- Krdinatinsgruppe per Pst. Kntakt BREBIT In Trägerschaft der RAA Brandenburg Benzstraße 11/12, Ptsdam Telefn (0331) (D 10 bis 17 Uhr) 8