Entscheidungskriterien bei der Auswahl von Lösungen zur Personaleinsatzplanung im Projektumfeld

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1 Entscheidungskriterien bei der Auswahl vn Lösungen zur Persnaleinsatzplanung im Prjektumfeld Jhannes Wienhld Inhaltsverzeichnis Zusammenfassung... 2 Anfrderungskriterien... 3 Anfrderungen... 3 Datenvlumen... 3 Schnittstellen / andere technische Anfrderungen... 3 Rechtliche Anfrderungen... 3 Anfrderungskriterien mit zusätzlichen Kmmentaren und Beispielen... 5 Anfrderungen... 5 Datenvlumen... 6 Schnittstellen / andere technische Anfrderungen... 7 Rechtliche Anfrderungen... 7 Page1

2 Zusammenfassung Führt ihr Unternehmen Kundenprjekte aus? Haben Sie grße Prjektrientierte Abteilungen zum Beispiel für IT-Abteilungen der Entwicklungsabteilungen? In dem Fall müssen Sie Mitarbeiter und weitere Ressurcen ihren Prjekten zurdnen. Aufgrund unserer langjährigen Erfahrung in der Beratung vn Kunden aus diesem Umfeld, die SAP und/der Successfactrs für Teilaspekte dieses Przesses nutzen, haben wir hier Entscheidungskriterien zusammengestellt, die Ihnen helfen sllen die richtige Lösung für ihr Unternehmen zu finden. Das nachflgende Dkument sammelt Kriterien und Fragestellungen, die berücksichtigt werden sllten, wenn Sie eine Lösung zu Persnaleinsatzplanung auswählen. Diese Fragen sllen Ihnen auch helfen einen aussagekräftigen RFI zu definieren. Im ersten Teil des Dkumentes findet sich eine einfache Auflistung der verschiedenen Kriterien und Fragestellungen. Im zweiten Teil findet sich die gleiche Liste, aber mit zusätzlichen Bemerkungen und Beispielen. Page2

3 Anfrderungskriterien Anfrderungen Przess Varianten Prjekteinsatzplanung Techniker Einsatzplanung Wartungs-Planung Team bezgene Planungen Schichtplanung Kurzfristige versus langfristige Prjekte Qualifikatinen, Fähigkeiten - Suche und Zurdnung unter Berücksichtigung vn Qualifikatinen Nutzung vn Plantafeln (Gantt der Tabellenrientiert) Beteiligte Persnen und Rllen Einplanung durch den Mitarbeiter Verschiedene Typen vn Mitarbeitern (Mitarbeiter, Neueinstellungen, Freelancer etc.) System - Sprachen Datenvlumen Anzahl der Prjekte ( der anderer Bedarfsträger wie CRM Opprtunities der Ideen etc.) Dauer der Prjekte und Einsätze Anzahl der geplanten Mitarbeiter Schnittstellen / andere technische Anfrderungen Eingesetzte Systeme für Prjektmanagement / CRM (als Quelle für Bedarfsträger) Detailierungsgrad in diesen Systemen (z.b. nur Prjektkpf versus Unter-Prjekte) Quelle für Mitarbeiterdaten Quelle für andere Ressurcen Mitarbeiter Details wie Fähigkeiten, Arbeitszeiten etc. Abwesenheiten (Urlaub, Krankheit, etc.) Katalge der verfügbare Qualifikatinen und Fähigkeiten Zeiterfassung / Verprbung der Zeiterfassung gegen Planung Andere Stammdaten wie Kstenstellen etc. Integratin mit anderen Systemen Uptime und Maintenance Windws Perfrmanz Rechtliche Anfrderungen Datenschutz Page3

4 Standrt der Server Gesetzliche Anfrderung bezüglich der Speicherung persnenbezgener Daten Andere gesetzliche Regelungen, z.b. Anti-Diskriminierung etc. Page4

5 Anfrderungskriterien mit zusätzlichen Kmmentaren und Beispielen Anfrderungen Przess Varianten Prjekteinsatzplanung Technikereinsatzplanung Wartungsplanung Team bezgene Planungen Schichtplanung Prjekteinsatzplanung ermöglicht es die Anzahl der Stunden pr Tag zu planen. z.b. 4 h am , es werden dabei aber keine Aussagen getrffen, wann diese Zeiten erbracht werden, als keine Aussage wie am vn 9:00-13:00. Kurzfristige versus langfristige Prjekte Die Dauer der Prjekte hat einen grßen Einfluss auf die möglichen Geschäftsprzesse und entsprechende technische Lösungen. Für ein Prjekt, das nur ein paar Tage dauert, wird es im Nrmalfall keinen Sinn machen einen Przess zur Neueinstellung eines Mitarbeiters zu starten. In dem Fall werden aber Abwesenheiten wir Urlaub der Krankheit relevant sein. Bei langlaufenden Prjekten kann eine Neueinstellung eine sinnvlle Optin sein, dafür können aber kurzfristige Abwesenheiten ignriert werden, da Sie für die Zurdnung zum Prjekt nicht relevant sind. Qualifikatinen, Fähigkeiten - Suche und Zurdnung unter Berücksichtigung vn Qualifikatinen Qualifikatinen sind immer eine interessante Diskussin. Wir gehen hier vn einem breit definierten Begriff vn Qualifikatin aus, und schließen hier neben technischen der anderen Fähigkeiten auch Zertifikate, Berechtigungen und Visa etc. mit ein. Falls Berechtigungen und Visa relevant sein sllten, spielt häufig die Frage der Gültigkeitsdauer eine Rlle. Grundsätzlich besteht die Frage, inwiefern die Planer die Fähigkeiten der Mitarbeiter kennen, hne dass diese dediziert im System gepflegt werden. In kleinen Organisatin kann es sein, dass der Planer die Mitarbeiter kennt. Das kann durchaus auch der Fall in grßen Organisatinen sein, wenn das Unternehmen relativ kleinteilig rganisiert ist. Ein Beispiel dazu könnte ein grßer Ingenieursdienstleister sein, dessen Kstenstellenstruktur s aufgebaut war, dass es eine Kstenstelle für Brückenbau gab. Für die Suche eines Brückenbauexperten benötigt man in diesem Fall kein eigenes Qualifikatinsmanagement, die Kenntnis der richtigen Kstenstelle ist ausreichend. Die Klassifizierung vn Mitarbeitern nach Qualifikatinen der Fähigkeiten kann sehr kmplex werden. Die damit verbundenen Aufwende müssen den erwarteten Vrteilen gegenüber gestellt werden. Falls die Klassifizierung angestrebt wird, sind die flgenden Themen zu bedenken: Wher kmmt der Katalg der verfügbaren Qualifikatinen und wer pflegt diesen? Kmmen alle Qualifikatinen aus einer Quellsystem der gibt es verschiedene Quellsysteme? Page5

6 Gilt der Katalg einheitlich für alle Rllen / Reginen der nicht? Wer pflegt die Qualifikatin eines spezifischen Mitarbeiters? Wie häufig? Muss eine Änderung genehmigt werden? Wenn ja, vn wem? Gibt es Qualifikatinen die für einen HR Przess ntwendig sind, aber für die Persnaleinsatzplanung nicht relevant sind? Um ein Beispiel zu machen. Aus Persnalentwicklungssicht macht es Sinn zu definieren welche Fähigkeiten jemand haben muss, damit er die Rlle Prjekt Manager ausfüllen darf. Für die Einsatzplanung kann diese Infrmatin aber vllkmmen irrelevant sein, da mit der Suche für einen Prjekt Manager schn eine implizite Annahme getrffen ist, welche Mitarbeiter überhaupt in Frage kmmen. Für die Einsatzplanung, wären zusätzliche Skills wie z.b. ungewöhnliche Sprachkenntnisse je nachdem viel interessanter. Gibt es ähnliche Qualifikatinen die die angefragten Qualifikatinen ersetzen können? Was sind die Erwartungen bezüglich Kmbinatinen? Jemand mit Einführungserfahrung vn SAP in der Autmbil Branche hat nicht die gleiche Qualifikatin, wie jemand der SAP Erfahrung hat und aufgrund anderer Tätigkeit auch Branchenkenntnisse in der Autmbil Branche. Nutzung vn Plantafeln (Gantt der Tabellenrientiert) Plantafeln können als eine Art Auswertung genutzt werden. Besnders in Fällen, w es möglich ist die Auswahl schnell auf eine begrenzte Anzahl vn Mitarbeitern zu beschränken, macht ein interaktives Plantafel Sinn. Diese kann entweder genutzt werden um direkt einzuplanen der auch nur um Umplanungen vrzunehmen. Typischerweise hat in diesen Szenarien eine Suche nach Qualifikatinen eine geringe Relevanz. Beteiligte Persnen und Rllen / Selbst-Einplanung durch den Mitarbeiter Es ist wichtig alle Beteiligen am Przess klar zu benennen. Besnders in der Frage, was betrffene Mitarbeiter selbst tun, bestehen erfahrungsgemäß sehr unterschiedliche Erwartungen. Genehmigungsschritte etc. sind klar zu benennen. Verschiedene Typen vn Mitarbeitern (Mitarbeiter, Neueinstellungen, Freelancer etc.) Es ist ntwendig die verschiedenen Typen vn Mitarbeiter klar zu definieren. Oft sind die gibt es unterschiedliche Quellsysteme für die verschiedenen Typen (z.b. Mitarbeiter aus dem HR System, Bewerber aus einer anderen Quelle) Oft sind auch nur sehr unterschiedliche Daten zu diesen Typen vrhanden sind. Ein Beispiel wäre zum Beispiel die Situatin dass es viel einfacher ist für eigene Mitarbeiter ein Qualifikatinsprfil zu haben, als für Kandidaten der Freelancer. System Sprachen In welchen Sprachen sll das System bedient werden? Datenvlumen Anzahl der Prjekte ( der anderer Bedarfsträger wie CRM Opprtunities der Ideen etc.) Dauer der Prjekte und Einsätze Anzahl der geplanten Mitarbeiter Page6

7 Das Datenvlumen bestimmt nicht nur die Geschwindigkeit, sndern hat auch einen grßen Einfluss auf die Geschäftsprzesse und User Interfaces. Um ein Beispiel zu machen, bei einem grßen Datenvlumen wird es deutlich schwerer einen Geschäftsprzess zu implementieren, bei dem Kandidaten erst vrgeschlagen werden und dann durch einen mehrstufigen Przess mit Beteiligung vn Prjektmanager, Fachexperten und wmöglich Endkunde geht, bis es zur Auswahl eines Kandidaten kmmt. Ein anderes Beispiel ist die Nutzung einer Plantafel. Ab einer gewissen Anzahl vn Mitarbeitern die gleichzeitig angezeigt werden sllen, macht eine Plantafel keinen Sinn mehr. Schnittstellen / andere technische Anfrderungen Eingesetzte Systeme für Prjektmanagement / CRM (als Quelle für Bedarfsträger) Detailierungsgrad in diesen Systemen (z.b. nur Prjektkpf versus Unter-Prjekte) Quelle für Mitarbeiterdaten Quelle für andere Ressurcen Mitarbeiter Details wie Fähigkeiten, Arbeitszeiten etc. Abwesenheiten (Urlaub, Krankheit, etc.) Katalge für verfügbare Qualifikatinen und Fähigkeiten Zeiterfassung / Verprbung der Zeiterfassung gegen Planung Andere Stammdaten wie Kstenstellen etc. Integratin mit anderen Systemen Uptime und Maintenance Windws Perfrmanz Bezüglich der möglichen Schnittstellen ist die Empfehlung eine klare Priritätenliste zu erstellen, welche Schnittstellen die relevantesten sind und welche autmatisiert laufen sllen, und welche durchaus einfacher gestaltet sein können. Das Erstellen einer Priritätenliste kann einige Überraschungen bereithalten. Es kann für ein Unternehmen sinnvller sein, die Mitarbeiter manuell zu pflegen, da diese sich relativ selten ändern und ein neuer Mitarbeiter s der s in ein Vielzahl vn Systemen gepflegt werden muss, aber dann im Gegensatz für Abwesenheiten eine echte Integratin anzustreben. In einer kmplexen Landschaft mit verschiedenen Systemen, sllte man auch die gegenseitigen Abhängigkeiten bedenken, die sich durch geplante und ungeplante Nichtverfügbarkeit einzelner Kmpnenten ergibt. Rechtliche Anfrderungen Datenschutz Standrt der Server Gesetzliche Anfrderung bezüglich der Speicherung Persnenbezgener Daten Andere gesetzliche Regelungen, z.b. Anti-Diskriminierung etc. Page7

8 Welche Erfahrungen haben Sie gemacht? Welche Erwartungen haben Sie an die Persnaleinsatzplanung? Wir sind sehr daran interessiert davn zu erfahren. Kntaktieren Sie uns gerne über unsere Web Seite. Page8