E POST MAILER Anwenderhandbuch für Geschäftskunden
Impressum Handbücher und Software sind urheberrechtlich geschützt und dürfen nicht ohne schriftliche Genehmigung der Deutschen Post AG kopiert, vervielfältigt, gespeichert, übersetzt oder anderweitig reproduziert werden. Dies gilt sinngemäß auch für Auszüge. Alle Rechte bleiben vorbehalten. Die Deutsche Post AG ist berechtigt, ohne vorherige Ankündigungen Änderungen vorzunehmen oder die Dokumente/Software im Sinne des technischen Fortschritts weiterzuentwickeln. Warennamen werden ohne Gewährleistung der freien Verwendbarkeit benutzt. Alle Warenund Produktnamen sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen der jeweiligen Eigentümer. 2016 Deutsche Post AG Anwenderhandbuch für Geschäftskunden
Inhalt 1 Funktionen und Vorteile auf einen Blick 1 1.1 Wofür nutze ich den E POST MAILER, wofür nicht? 3 1.2 Wie nutze ich dieses Handbuch? 4 2 Ihr Schnellstart mit dem E POST MAILER 5 3 Basisfunktionen Schritt für Schritt 7 3.1 E POST Programm herunterladen und installieren 7 3.1.1 Welche Software-Pakete werden installiert, und mit welchem Verhalten muss ich rechnen? 8 3.1.2 Die E POST Software lässt sich nicht installieren was tun? 9 3.2 Briefe mit dem E POST MAILER senden 9 3.2.1 Typisches Anschreiben senden 10 3.2.2 Dokument mit Deckblatt versenden 22 3.2.3 Mehrere Dokumente gleichen Formats nacheinander versenden 25 3.2.4 Anhänge hinzufügen 25 3.2.5 Einen E POSTBRIEF als Einschreiben senden 27 3.2.6 Rechnungen senden 28 3.2.7 Serienbriefe senden 33 3.2.8 Versandoptionen festlegen und Senden starten 52 3.3 Post empfangen 57 4 Administrationsaufgaben im E POST Portal 62 4.1 Postfächer für Mitarbeiter und Administratoren anlegen 62 4.2 Empfehlung: Gruppenpostfach mit öffentlicher E POSTBRIEF Unternehmensadresse anlegen 66 5 Funktionen für Fortgeschrittene und Experten 71 5.1 Empfänger zu Online-Aktivitäten einladen mit QR-Codes 71 5.2 Dokumentvorlagen für den E POST MAILER erstellen 73 5.2.1 Was genau ist der Nutzen einer Dokumentvorlage? 76 5.3 Adressfelder und Grafiken in Dokumentvorlagen oder E POSTBRIEFEN korrekt formatieren 78 5.3.1 Wo genau liegen Sperrflächen, die ich beachten muss? 78 5.3.2 Wie erfasse ich die Empfängeradresse formal korrekt? 81 5.3.3 Wie formatiere ich Grafiken korrekt, und wie halte ich sie aus Sperrflächen heraus? 83 5.4 Elektronisches Briefpapier einrichten 85 5.4.1 Eine angehängte PDF-Datei erscheint nicht in der Briefvorschau was tun? 87 5.5 E POST MAILER konfigurieren 88 5.5.1 Versandeinstellungen festlegen 88 5.5.2 Postfach konfigurieren 92 5.6 Prüfen, ob der E POST MAILER aktuell ist 94 Anwenderhandbuch für Geschäftskunden
6 Als Privatkunde Daten sichern in der E POST CLOUD 95 6.1 Häufig gestellte Fragen zur E POST CLOUD 98 7 Vorgehen bei Problemen 101 7.1 Ich habe mein Passwort vergessen was nun? 101 7.2 Wie deinstalliere ich das E POST Programm? 101 7.3 Wie komme ich an die Log-Daten heran? 101 7.4 Welche Firewall-Einstellungen muss ich vornehmen? 102 7.5 Wie behebe ich E POST CLOUD Fehler? 102 8 Anhang 105 8.1 Checkliste: Wie führe ich den E POST MAILER in meiner Organisation ein? 105 8.2 Kundenservice 106 Index 107 Anwenderhandbuch für Geschäftskunden
1 Funktionen und Vorteile auf einen Blick 1 Funktionen und Vorteile auf einen Blick Der E POST MAILER erledigt für Sie größtenteils automatisch, was Sie bisher manuell getan haben: Briefe versenden und empfangen E POSTBRIEFE versenden und empfangen Briefversand vorbereiten Briefpapier drucken lassen und vorrätig halten Kuverts, Briefmarken und anderes Versandmaterial beschaffen und vorrätig halten E POST MAILER Software kostenlos herunterladen und per Mausklick installieren Dokumentvorlage erstellen Drucker beschaffen und warten (Toner, Reparatur) Dokumentvorlage erstellen 1a) Typisches Anschreiben versenden, das eine postalische oder eine E POST Adresse enthält Anschreiben... 1. schreiben 2. drucken 3. falzen 4. kuvertieren 5. im Sichtfenster des Briefumschlags prüfen, ob die Adresse gut lesbar ist, eventuell neu drucken, oder Empfängeradresse handschriftlich auf den Umschlag schreiben. 6. Brief frankieren 7. Brief zur Postfiliale oder zum Briefkasten bringen. Anschreiben... 1. schreiben 2. in der Briefvorschau die Platzierung der Adresse prüfen, Position eventuell anpassen 1b) Dokument versenden, das keine Anschrift enthält (z. B. ein Bild, einen Produktflyer) Dokument... 1. drucken 2. falzen 3. kuvertieren 4. adressieren: handschriftlich die Empfängeradresse auf den Umschlag schreiben oder ein Anschreiben als Deckblatt schreiben und drucken, unterschreiben, in den Umschlag legen und im Sichtfenster des Briefumschlags prüfen, ob die Adresse gut lesbar ist. 5. Brief frankieren 6. Brief zur Postfiliale oder zum Briefkasten bringen. 1. Option mit Deckblatt anklicken 2. Empfängeradresse manuell eingeben Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 1
1 Funktionen und Vorteile auf einen Blick Briefe versenden und empfangen E POSTBRIEFE versenden und empfangen 2. Anhänge hinzufügen Anhang... 1. im Datei-Verzeichnis auf dem PC wählen 2. drucken 3. falzen 4. in den Umschlag legen Anhang im Datei-Verzeichnis auf dem PC wählen. 3. Wichtigen Brief als Einschreiben versenden 1. Brief zur Postfiliale bringen 2. Einschreibenoption wählen 3. Einschreibengebühr bezahlen 4. Quittung abheften Einschreibenoption wählen 4. Rechnung senden 1. Rechnung schreiben 2. Überweisungsträger beilegen 3. Kuvertieren Grafischen Bezahl-Code für die Online-Bezahlung sowie vorausgefüllten Überweisungsträger automatisch hinzufügen 5. Briefe und Belege organisieren und archivieren Versendete Dokumente auf PC speichern oder Duplikate drucken und abheften Postausgangsbuch führen Porto-Belege abheften Versendete Dokumente im Archiv-Format PDF/A-1b auf PC speichern und/oder bei Bedarf im Gesendet-Ordner im Portal-Postfach einsehen oder herunterladen Versendete Briefe im automatisch generierten Versandjournal prüfen E POSTBRIEF Rechnungen per Drag & Drop im Portal-Postfach organisiert ablegen und bei Bedarf herunterladen 6. Briefe empfangen 1. Brief aus dem Briefkasten holen und öffnen 2. Brief mit Eingangsstempel versehen 3. Brief verteilen 4. Briefe bearbeiten 5. Bei einer Rechnung einen Überweisungsträger auf Papier oder online ausfüllen 6. Bearbeiteten Brief zum Archivieren abheften 1. Brief im persönlichen Portal-Postfach oder in einem Gruppenpostfach bearbeiten 2. Eine Rechnung dank E POSTZAHLUNG per Mausklick begleichen 3. Bearbeiteten Brief zum Archivieren in entsprechenden Ordner im Portal-Postfach ziehen Tabelle 1-1 Wie Ihnen E POST MAILER die Arbeit erleichtert: traditioneller Briefversand und E POSTBRIEF Versand Das E POST System verarbeitet Ihren Brief und stellt ihn dem Empfänger zu entweder im E POST System gedruckt und per Post oder elektronisch: Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 2
1 Funktionen und Vorteile auf einen Blick Abbildung 1-1 Wie Ihre Post ans Ziel kommt: der Versandprozess im E POST System 1.1 Wofür nutze ich den E POST MAILER, wofür nicht? Wofür? Wofür nicht? Nutzen Sie als Geschäftskunde den Microsoft Windows-basierten E POST MAILER in Ihrem Unternehmen oder Ihrer Organisation, wenn Sie folgende Grundfunktionen des E POST Systems benötigen: Benutzer oder Gruppenpostfächer mit E POST Portal-Adresse anlegen nach dem Schema max.mustermann@musterfirma.epost.de oder service@musterfirma.epost.de Briefe elektronisch oder physisch versenden Farbdruck Drucken nur auf einer Seite eines Blatts (Simplexdruck) Briefe als Einschreiben senden Rechnungen senden, die der Empfänger bequem per Smartphone, per Mausklick im E POST Portal oder mit einem vorausgefüllten Überweisungsträger bezahlen kann Serienbriefe senden QR-Codes erzeugen und einfügen, um dem Empfänger Online-Aktivitäten zu ermöglichen (z. B. Kontaktdaten ins Adressbuch importieren, Web-Seite aufrufen, Dokumente herunterladen, per vorformulierter E Mail antworten) Inlandsbriefe senden Wenn Sie weitere Funktionen für Ihren E POSTBRIEF Versand benötigen, wählen Sie die E POSTBUSINESS BOX. Weitere Informationen finden Sie unter www.epost.de/businessbox. Mit der E POSTBUSINESS BOX stehen Ihnen folgende Zusatzfunktionen zur Verfügung: Massensendungen versenden, die Sie mit einem Drittsystem (Output Management- System, z. B. ERP-System) generieren. physisch versendete E POSTBRIEFE doppelseitig drucken (Duplex-Druck) E POSTBRIEFE ins Ausland versenden einen Workflow definieren, bei dem Briefe vor dem Versenden von einem anderen Mitarbeiter freigegeben werden müssen mehrere E POSTBRIEFE zusammenführen, um Porto zu sparen Briefe weiterleiten oder stornieren Dokumentvorlagen und elektronisches Briefpapier zentral pflegen Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 3
1 Funktionen und Vorteile auf einen Blick Benutzer anlegen und verwalten, die kein E POSTPortal-Postfach haben eine Benutzerverwaltung nutzen, um den Zugang zum E POSTBRIEF System zu organisieren zum Prüfen der Abrechnungen ein zentrales Versandjournal nutzen, um die Korrespondenz verschiedener Anwender zu protokollieren. Der E POST MAILER protokolliert nur den Postausgang verschiedener Anwender an demjenigen Arbeitsplatzrechner, auf dem er installiert ist. TIPP Hohes Briefaufkommen oder Bedarf für erweiterte Funktionen Sie können die E POSTBUSINESS BOX (bei monatlich mehr als 1.000 Briefen) oder E POSTBUSINESS PRO (bei monatlich mehr als 100.000 Briefen) nutzen, um erweiterte Funktionen zu nutzen. 1.2 Wie nutze ich dieses Handbuch? Dieses Handbuch gibt Ihnen Schritt-für-Schritt-Anleitungen für jeden Prozess-Schritt vom Installieren über das Versenden von E POSTBRIEFEN bis hin zu Expertenfunktionen wie dem Erstellen von elektronischem Briefpapier. Zu jedem Prozess-Schritt finden Sie Hintergrundinformationen, die in speziellen Anwendungsfällen relevant sein können die Ihnen in Fehlersituationen weiterhelfen welche die erklärenden Informationen vertiefen, mit denen die grafische Benutzeroberfläche Sie unterstützt Eine Checkliste können Sie nutzen, um den E POST MAILER in Ihrer Organisation einzuführen: 8.1 Checkliste: Wie führe ich den E POST MAILER in meiner Organisation ein? Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 4
2 Ihr Schnellstart mit dem E POST MAILER 2 Ihr Schnellstart mit dem E POST MAILER Versenden Sie ein Dokument (z. B. eine Word-Datei, ein Bild, eine Excel-Tabelle oder eine Präsentation) als E POSTBRIEF, ohne sich um Drucken, Kuvertieren und Frankieren kümmern zu müssen. Auch der Gang zur Post entfällt. Bei einer typischen Installation unter Microsoft Windows mit gewöhnlichen Office- Programmen gelangen Sie mit nur wenigen Voraussetzungen und Schritten ans Ziel. Voraussetzung ü ü ü Windows-PC mit beliebigen Anwendungsprogrammen (die Programme müssen nur den Druckdialog unterstützen) Internetverbindung Optional: Mobiltelefon zum Empfangen einer HandyTAN Hintergrund: Wenn Sie Briefe elektronisch (statt postalisch) senden, ist eine HandyTAN für eine Authentifizierung nötig. Um sofort loszulegen, verwenden Sie die Adresse, die Sie im Registrierungsprozess erhalten haben. Typischerweise verwenden Sie jedoch die Adresse, die Sie im E POST Portal für einzelne Mitarbeiter oder als offentliche E POST Adresse für Ihre Organisation angelegt haben. Siehe auch 4. Administrationsaufgaben im E POST Portal Vorgehen 1. Programm unter www.epost.de/mailer-download herunterladen und installieren. 2. E POST MAILER starten: a. Dokument öffnen, das Sie als E POSTBRIEF versenden wollen. b. Menüpunkt Datei > Drucken wählen. c. In der Druckerauswahl E POST MAILER wählen. Der E POST MAILER startet, und der Inhalt Ihrer Datei wird in der Briefvorschau angezeigt. 3. Empfängeradresse erfassen: Bei einem typischen Anschreiben nach der Gestaltungsnorm DIN 5008 erkennt das System die postalische Adresse automatisch. Zeigt das System, dass die Adresse nicht korrekt im Adressfeld platziert ist? Dann starten Sie das Korrekturwerkzeug und verschieben die Adresse mit der Maus. Sie wollen ein Bild, eine Excel-Tabelle, eine Präsentation oder ein anderes Dokument versenden, das erst einmal keine Adresse enthält? Fügen Sie ein Deckblatt hinzu und erfassen die Adressen von Empfänger und Absender manuell. 4. Bei Bedarf Anhänge hinzufügen. Besonderheiten: Folgende Dateiformate sind für Anhänge vorgesehen: Adobe PDF, Microsoft Word (.doc/.docx), Microsoft Excel (.xls/.xlsx), Microsoft PowerPoint (.ppt/.pptx) Text (.txt). Wenn Sie z. B. Office-Anwendungen wie LibreOffice benutzen, speichern Sie die Dokumente, die Sie Ihrem E POSTBRIEF anhängen wollen, im entsprechenden Microsoft-Format oder als PDF-Datei. Dokumente, die der Autor geschützt hat (z. B. gegen ungenehmigtes Drucken oder Kopieren), akzeptiert der E POST MAILER nicht immer. Das hängt von der Software ab, die der Autor zum Erstellen des Dokuments genutzt hat. Anhänge sind im Format bis DIN A4 möglich. 5. Einen besonders wichtigen E POSTBRIEF als Einschreiben versenden. Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 5
2 Ihr Schnellstart mit dem E POST MAILER Sie wählen wie vom Postschalter gewohnt eine der Einschreibenoptionen. HINWEIS Einschreiben werden gedruckt Wenn Sie Einschreiben mit dem E POST MAILER erstellen, wird der rein digitale Dokumentfluss unterbrochen. Einschreiben werden gedruckt, und der Zusteller händigt sie dem Empfänger physisch aus. Normale Briefe dagegen werden automatisch elektronisch zugestellt, wenn der Empfänger eine E POST Adresse hat (diese Standardeinstellung können Sie ändern). Um den digitalen Dokumentfluss nicht bei Einschreiben zu unterbrechen, können Sie ins E POST Portal ausweichen. Dort können Sie Einschreiben mit Versandbestätigung oder Einschreiben mit Empfangsbestätigung erstellen, die elektronisch zugestellt werden, wenn der Empfänger eine E POST Adresse hat. 6. E POSTBRIEF versenden: a. Schaltfläche Zum Versand wählen. b. Mit E POST Adresse und Passwort einloggen. c. Bei elektronischem Versand: HandyTAN eingeben und bestätigen. 7. Optional: Speichern Sie den versendeten E POSTBRIEF lokal als PDF-Datei. Im Versandprotokoll erhalten Sie einen Überblick über alle E POSTBRIEFE, die Sie von Ihrem PC aus versendet haben. 8. Um Ihr Postfach zu prüfen, wählen Sie Zum Empfang. Oder doppelklicken Sie auf das E POST MAILER Icon auf Ihrem Arbeitsplatz. Sie finden versendete E POSTBRIEFE im Gesendet-Ordner. Nutzen Sie auch folgende Werkzeuge: Fügen Sie einen oder mehrere QR-Codes ein, damit Ihr Empfänger mit seinem Smartphone sofort aktiv werden kann. Sie können ihn beispielsweise auf Ihre Web-Seite oder zu einen Download-Link leiten, eine Antwort-E-Mail vorformulieren, Ihre Kontaktdaten bereitstellen oder einen Termin vorschlagen. Siehe 5.1 Empfänger zu Online-Aktivitäten einladen mit QR-Codes. Versenden Sie eine Rechnung oder einen Spendenaufruf. Ihre Adressaten scannen den Brief und überweisen online. Dafür erzeugen Sie einen grafischen Bezahlcode und Giro- Code mit den nötigen Daten. Das geht bei einzelnen Briefen oder bei Serienbriefen, in die Sie individuelle Rechnungsdaten als unsichtbaren Weißtext einfügen. Siehe 3.2.6 Rechnungen senden. Um Ihre Anschreiben persönlicher zu gestalten, fügen Sie eine Bilddatei mit Ihrer handschriftlichen Signatur ein. Siehe 3.2.1.2 Wie erstelle ich eine Grafikdatei mit meiner Unterschrift? Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 6
3 Basisfunktionen Schritt für Schritt 3 Basisfunktionen Schritt für Schritt In diesem Kapitel erfahren Sie im Detail alles, was nötig ist, um einen E POSTBRIEF phyisch oder elektronisch zu versenden. 3.1 E POST Programm herunterladen und installieren Installieren Sie E POST MAILER und E POST CLOUD auf Ihrem Windows-PC. Voraussetzung ü ü ü Sie haben eine Verbindung zum Internet. Sie haben Administrator-Rechte auf dem Arbeitsplatzrechner. Sie haben eines der folgenden Betriebssysteme: ü Microsoft Windows 10 (32 Bit oder 64 Bit) ü Microsoft Windows 8.1 (32 Bit oder 64 Bit) ü Microsoft Windows 8 (32 Bit oder 64 Bit) ü Microsoft Windows 7 (32 Bit oder 64 Bit) ü Microsoft Windows Vista (32 Bit oder 64 Bit) Vorgehen 1. Laden Sie unter www.epost.de/mailer-download die Datei E POST_Setup.exe kostenlos herunter. 2. Starten Sie das Installations-Programm. Siehe auch 3.1.2 Die E POST Software lässt sich nicht installieren was tun? 3. Bestätigen Sie die AGB, und wählen Sie Weiter. 4. Legen Sie fest, wo das E POST Programm installiert werden soll, und bestätigen Sie mit Weiter. Siehe auch 3.1.1 Welche Software-Pakete werden installiert, und mit welchem Verhalten muss ich rechnen? 5. Entscheiden Sie, ob Sie Privat- oder Geschäftskunde sind (oder werden möchten), und wählen Sie Jetzt installieren. Als Geschäftskunde sind Sie Vertreter einer juristischen Person (z. B. GmbH, GbR) oder Freiberufler. Informationen zu Konditionen für Geschäftskunden finden Sie unter www.epost.de/geschaeftskunden/fuer_unternehmen/kleinere-unternehmen-undfreiberufler/preise.html. Sind Sie bereits als Privatkunde oder als Geschäftskunde bei der E POST registriert? Das erkennen Sie an Ihrer E-POST Adresse. Privatkunden-Adressen enden auf @epost.de, Geschäftskunden-Adressen enden auf @<IhrFirmenname>.epost.de Sie haben noch gar keine E POST Adresse? Dann registrieren Sie sich nach der Installation des Programms. Das Registrieren dauert nur wenige Minuten. Danach können z. B sofort Ihren ersten E POSTBRIEF senden. Oder als Privatkunde Dokumente in der E POST CLOUD speichern. Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 7
3 Basisfunktionen Schritt für Schritt TIPP E POST CLOUD nutzen Legen Sie zusätzlich zu Ihrem Geschäftskundenkonto auch ein Konto als Privatkunde an. Auf diese Weise sichern Sie sich 5 GB kostenlosen Online-Speicherplatz. Siehe auch 6.1 Häufig gestellte Fragen zur E POST CLOUD. Hintergrund: Die E POST CLOUD steht zurzeit nur Privatkunden zur Verfügung. Zusätzlicher Installationsaufwand fällt nicht an. Sie müssen sich nur als Privatkunde einloggen. Siehe auch 6. Als Privatkunde Daten sichern in der E POST CLOUD. 6. Stellen Sie sicher, dass ein PDF-Viewer installiert ist. Hintergrund: Damit Sie ein PDF-Dokument als E POSTBRIEF versenden oder einem Brief Anhänge im Format PDF anfügen können, muss ein kompatibler PDF-Viewer installiert sein. Der E POST MAILER ist für die PDF-Software Adobe Acrobat Reader optimiert. Bei anderen Produkten kann es zu Problemen kommen. Dies gilt auch für ggf. vorinstallierte PDF-Viewer (z. B. unter Windows 8). Laden Sie Adobe Acrobat Reader z. B. unter http://www.adobe.com/de/products/reader herunter. Der Druckertreiber E POST MAILER ist installiert. Aus jeder Anwendung, die den Druckdialog unterstützt, können Sie E POSTBRIEFE versenden. HINWEIS Manchmal wird der E POST MAILER als Standard-Drucker angelegt. Um die Einstellung zu ändern, wählen Sie z. B. unter Windows 7 Start > Geräte und Drucker und dann im Kontextmenü des gewünschten Druckers Als Standarddrucker festlegen. 3.1.1 Welche Software-Pakete werden installiert, und mit welchem Verhalten muss ich rechnen? Auf Ihrem PC werden folgende Software-Pakete entweder automatisch im Hintergrund installiert oder bei Bedarf aktualisiert (Abbildung 3.1-1 auf Seite 9): Ghostscript (von Artifex Software Inc.), zum Erstellen von PDF-Dateien Multi file port monitor (mfilemon), eine Open Source-Software, die das Erzeugen von Dateinamen automatisiert Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 8
3 Basisfunktionen Schritt für Schritt Microsoft.NET Framework 4.0 Abbildung 3.1-1 Speicherbedarf für nötige Softwarepakete, die typischerweise aktualisiert oder manchmal neu installiert werden 3.1.2 Vorgehen Die E POST Software lässt sich nicht installieren was tun? Sie haben das Installationsprogramm E POST_Setup.exe heruntergeladen und gestartet. Das Installieren schlägt aber fehl. Es erscheint die Fehlermeldung Installation nicht erfolgreich. Mögliche Ursache: Das Installationsprogramm kann keinen Kontakt zum Update-Server der Deutschen Post AG herstellen. Das kann z. B. in Unternehmensnetzwerken vorkommen, in denen die Kommunikation über einen sogenannten Proxy erfolgt und dieser Proxy automatisch durch ein Skript konfiguriert wird. Das Installationsprogramm kann dann Software- Komponenten nicht herunterladen. Kontaktieren Sie Ihren Netzwerkadminstrator, um mögliche Netzwerk- Verbindungsprobleme als Ursache auszuschließen. Siehe auch 7.4 Welche Firewall- Einstellungen muss ich vornehmen? 3.2 Briefe mit dem E POST MAILER senden Nutzen Sie eine der verschiedenen Möglichkeiten, E POSTBRIEFE mit dem E POST MAILER zu versenden. Dieses Kapitel stellt Ihnen typische Wege vor, z. B.: ein einzelnes Anschreiben mit Adresse (nach Gestaltungsnorm DIN 5008) als E POSTBRIEF versenden: 3.2.1 Typisches Anschreiben senden ein einzelnes Dokument, das keine Adresse enthält, als E POSTBRIEF versenden: 3.2.2 Dokument mit Deckblatt versenden mehrere vorbereitete Anschreiben versenden: 3.2.3 Mehrere Dokumente gleichen Formats nacheinander versenden einen E POSTBRIEF mit Anhängen versenden: 3.2.4 Anhänge hinzufügen 3.2.6 Rechnungen senden Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 9
3 Basisfunktionen Schritt für Schritt 3.2.7 Serienbriefe senden 3.2.5 Einen E POSTBRIEF als Einschreiben senden festlegen, dass ein E POSTBRIEF auf jeden Fall physisch gesendet wird, selbst wenn der Empfänger eine E POST Adresse hat: 3.2.8 Versandoptionen festlegen und Senden starten 3.2.1 Typisches Anschreiben senden Versenden Sie ein Anschreiben, das Sie mit einem typischen Textverarbeitungsprogramm erstellt haben (z. B. Microsoft Word, LibreOffice Writer). Der E POST MAILER erkennt die Empfänger-Adresse automatisch. TIPP Nutzen Sie die Musterbriefe, die wir Ihnen für zahlreiche Anwendungsfälle (Einladung, Kündigungen, Mahnung usw.) bereitstellen. Sie finden die Musterbriefe unter Start > Programme > Deutsche Post AG oder über das Kontextmenü des E POST MAILER Symbols im Windows-Benachrichtigungsfeld (Systray) am unteren Rand des Windows- Desktops (Abbildung 3.2-1 auf Seite 10, Position 1, 2). Im Verzeichnis Gestaltungsvorlagen finden Sie darüber hinaus verschiedene Layout- Vorschläge, mit denen Sie leicht Ihre eigene Dokumentvorlage für E POSTBRIEFE erstellen können. Siehe auch 5.2 Dokumentvorlagen für den E POST MAILER erstellen. Abbildung 3.2-1 Musterbriefe verwenden Vorgehen 1. Um den E POST MAILER aus Ihrem Anwendungsprogramm heraus zu starten, öffnen Sie den Druckdialog (z. B. mit Datei > Drucken) und wählen E POST MAILER. Standardmäßig wird in der Briefvorschau ein stilisierter Briefumschlag angezeigt. Das System zeigt an, wo Sie das Layout Ihres Briefs ändern müssen, damit er den Layout- Vorgaben des E POST Systems entspricht. An den Seitenränden sind Sperrflächen eingeblendet, die für Steuerungsinformationen beim Drucken des Briefs im Rechenzentrum freibleiben müssen. Inhalte, die Sie dort platziert haben, werden weiß überdeckt. Siehe auch 5.3.1 Wo genau liegen Sperrflächen, die ich beachten muss? Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 10
3 Basisfunktionen Schritt für Schritt 2. Wenn die Briefvorschau anzeigt, dass Ihr Brief den Layout-Vorgaben nicht entspricht (Abbildung 3.2-2 auf Seite 11, Position 1), dann wählen Sie Werkzeuge zur Korrektur (Abbildung 3.2-2 auf Seite 11, Position 2). Abbildung 3.2-2 Korrekturwerzeuge öffnen Sie haben folgende Möglichkeiten: Adresse neu positionieren: Verschieben Sie die Empfänger- und Absender- Adresse mit der Maus. Siehe auch 5.3 Adressfelder und Grafiken in Dokumentvorlagen oder E POSTBRIEFEN korrekt formatieren Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 11
3 Basisfunktionen Schritt für Schritt Deckblatt hinzufügen: Versenden Sie den Brief ohne Anpassungen. Sie geben die Adressdaten ein (Abbildung 3.2-3 auf Seite 12, Position 1), die das System auf ein separates Deckblatt druckt (Abbildung 3.2-3 auf Seite 12, Position 2). Siehe auch 3.2.2 Dokument mit Deckblatt versenden Abbildung 3.2-3 Adressdaten für Deckblatt eingeben 3. Optional: Fügen Sie dem Brief unter Anhänge weitere Dokumente hinzu. Siehe auch 3.2.4 Anhänge hinzufügen 4. Optional: Legen Sie fest, dass ein besonders wichtiger E POSTBRIEF als Einschreiben gesendet werden soll. Siehe auch 3.2.5 Einen E POSTBRIEF als Einschreiben senden. 5. Optional: Wenn Sie eine Bilddatei mit Ihrer Unterschrift in den E POST MAILER importiert haben, fügen Sie sie unter Werkzeuge > Einfügen > Unterschrift ein (Abbildung 3.2-4 auf Seite 13, Position 1) und schieben Sie sie mit der Maus an die gewünschte Position. Sie haben noch keine Unterschriftsdatei? Dann folgen Sie den Hinweisen unter 3.2.1.2 Wie erstelle ich eine Grafikdatei mit meiner Unterschrift? Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 12
3 Basisfunktionen Schritt für Schritt Abbildung 3.2-4 Unterschrift einfügen 6. Starten Sie das Versenden. Legen Sie dabei fest, ob der Brief in jedem Fall gedruckt werden soll. Soll er gedruckt werden (statt elektronisch versendet zu werden)? Dann legen Sie fest, ob in Farbe oder schwarz-weiß. Siehe auch 3.2.8 Versandoptionen festlegen und Senden starten 3.2.1.1 Wie erfasse ich die Empfängeradresse formal korrekt? Prüfen Sie, ob die Empfängeradresse bestimmten formalen Kriterien entspricht. Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 13
3 Basisfunktionen Schritt für Schritt Vorgehen Beispiel Stellen Sie sicher, dass die Empfängeradresse den folgenden formalen Anforderungen entspricht: Die Adresse hat mindestens 2 und maximal 6 Zeilen. Die letzte Zeile der Adresse enthält eine 5-stellige Postleitzahl. Die Schriftgröße ist so angepasst, dass alle Zeilen in das Feld für die Anschrift des Empfängers passen. Die Schriftfarbe ist schwarz. Die Adresse enthält keine Leerzeilen zwischen Straßenangabe und Ort. Korrekt ist z. B.: Beispielstraße 5 12345 Musterstadt Stellen Sie bei Großkundenanschriften sicher, dass der Firmenname nicht umgebrochen wird. Sie haben folgende Möglichkeiten: Schreiben Sie den Firmennamen in eine einzige Zeile. Fügen Sie eine Leerzeile zwischen Firmennamen und Postleitzahl/Ort ein, also dort, wo das System einen Straße und Hausnummer erwartet. Beispiel Korrekt ist: Gebrüder Mustermann - Deutsche Edelstahlwerke AG 12345 Musterstadt oder Gebrüder Mustermann - Deutsche Edelstahlwerke AG 12345 Musterstadt Beispiel Falsch wäre: Gebrüder Mustermann - Deutsche Edelstahlwerke AG 12345 Musterstadt Das System würde in diesem Beispiel Zeile 2 als Straße ohne Angabe der Hausnummer interpretieren. TIPP Adresse kürzen Das Umbrechen des Namens geht nicht. Wenn eine Großkundenanschrift nicht ins Adressfeld passt, versuchen Sie deshalb Folgendes: Wählen Sie eine kleinere Schriftart. Kürzen Sie den Namen ab, in unserem Beispiel etwa Gebr. Mustermann Dt. Edelstahlwerke AG Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 14
3 Basisfunktionen Schritt für Schritt Verwenden Sie vor der Postleitzahl kein Länderkennzeichen oder ISO-Codes wie D oder DE. Beispiel Falsch ist: D-12345 Musterstadt Richtig ist: 12345 Musterstadt ACHTUNG Auslandsbriefe sind nicht möglich. Vermeiden Sie störende Layout-Elemente im Adressbereich, z. B. Rahmen- oder Tabellenlinien. 3.2.1.2 Wie erstelle ich eine Grafikdatei mit meiner Unterschrift? Scannen oder fotografieren Sie Ihre Unterschrift, und machen Sie den Hintergrund transparent. Der transparente Hintergrund ist wichtig, damit die Unterschrift natürlich wirkt. Dabei stellen Sie sicher, dass die Grafikdatei folgende Eigenschaften hat: Die Grafik hat die Originalgröße Ihrer Unterschrift, z. B. eine Breite von 7 cm. Die Auflösung ist mindestens 150 dpi. Wir empfehlen eine Auflösung von 300 dpi. Wir zeigen an einem Beispiel, wie Sie das erreichen. Voraussetzung ü Sie haben ein Bildbearbeitungs-Programm, mit dem Sie Bilder mit transparentem Hintergrund erzeugen können. HINWEIS Welche Programme sind geeignet? Kostenlose Bildbearbeitungs-Programme für Microsoft Windows sind z. B. das einfache paint.net (nicht zu verwechseln mit Microsoft Paint) oder das weitverbreitete, funktionsreiche Gimp. Im folgenden Beispiel setzen wir voraus, dass Sie Gimp installiert haben. Sie können eine virengeprüfte Installationsdatei z. B. unter www.chip.de herunterladen. Vorgehen 1. Schreiben Sie Ihre Unterschrift auf ein Blatt Papier, und legen Sie es in Ihren Scanner. Alternativ: Nehmen Sie Ihre Unterschrift mit dem Smartphone oder einer Digitalkamera auf. 2. Wählen Sie eine sehr hohe Auflösung (mindestens 600 dpi), und starten Sie das Scannen. In unserem Beispiel entscheiden wir uns bei Text- und Fotoauflösung für 1200 dpi (Abbildung 3.2-5 auf Seite 16). Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 15
3 Basisfunktionen Schritt für Schritt Abbildung 3.2-5 In den Scanner-Einstellungen hohe Auflösung wählen 3. Schneiden Sie die eingescannte Unterschrift auf die gewünschte Größe zu (Abbildung 3.2-6 auf Seite 16), und speichern Sie das Bild im Format.png. Abbildung 3.2-6 Bild mit der Scanner-Software zuschneiden Trotz der hohen Auflösung hat die Bilddatei nur eine Größe von wenigen Kilobyte, in unserem Beispiel 55 kb (Abbildung 3.2-7 auf Seite 16). Abbildung 3.2-7 Dateigröße der zugeschnittenen Grafik 4. Öffnen Sie die Bilddatei in Ihrem Bildbearbeitungsprogramm. In unserem Beispiel arbeiten wir mit Gimp. 5. Das wichtigste zuerst: Legen Sie die die Auflösung und die Größe der Grafik fest. a. Wählen Sie Bild > Bild skalieren (Abbildung 3.2-8 auf Seite 17, Position 1). Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 16
3 Basisfunktionen Schritt für Schritt Abbildung 3.2-8 Menüpunkt Bild > Bild skalieren Das Dialogfenster Bild skalieren öffnet sich. b. Stellen Sie eine X- und Y-Auflösung von mindesten 150 Pixel pro Zoll (Listeneintrag Pixel/in) ein (Abbildung 3.2-9 auf Seite 18, Position 1). In unserem Beispiel nehmen wir die empfohlenen 300 dpi. c. Kalkulieren Sie die gewünschte Breite. Multiplizieren Sie dazu die gewünschte Größe mit 1,1. Beispiel: Unsere Grafik soll etwa 7 Zentimeter breit sein. Um auf ungefähr diesen Wert zu komen, geben wir im Feld Breite 7.7 cm ein, also 10 % mehr (Abbildung 3.2-9 auf Seite 18, Position 2). Das System ermittelt die entsprechende Höhe. Die Nachkommastellen der Werte für Höhe und Breite ergeben sich aus Rundungsungenauigkeiten. Denn das Programm rechnet Pixel in Zentimeter um. Hintergrund: Die Größe einer Grafik (Länge und Breite in mm) ist ein relativer Wert. Sie leitet sich aus der Anzahl der Pixel und der Auflösung ab. Bei einer gegebenen Auflösung kann ein und dieselbe Grafik deshalb in verschiedenen Programmen verschieden groß dargestellt werden. Wenn Sie, wie in unserem Beispiel, mit Gimp die Grafik erzeugen, müssen Sie ungefähr 10 % hinzufügen, damit sie im E POST MAILER ungefähr die gewünschte Größe hat. Unsere Gimp-Beispielgrafik ist physikalisch 909 Pixel breit. Die Größe in Zentimetern gibt dagegen nur einen ungefähren Anhaltspunkt. Bei anderen Grafikprogramen kann es anders sein. d. Wählen Sie Skalieren (Abbildung 3.2-9 auf Seite 18, Position 3). Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 17
3 Basisfunktionen Schritt für Schritt Abbildung 3.2-9 Auflösung und Größe der Unterschriftsdatei festlegen 6. Machen Sie den Hintergrund transparent, damit die Unterschrift natürlich wirkt. a. Wählen Sie Ebene > Transparenz > Alphakanal hinzufügen. b. Wählen Sie im Werzeugkasten den Zauberstab (Abbildung 3.2-10 auf Seite 19, Position 1), und klicken Sie auf die Fläche im Hintergrund Ihrer Unterschrift. Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 18
3 Basisfunktionen Schritt für Schritt Abbildung 3.2-10 Zauberstab in der Werkzeugkiste des Programms Gimp c. Vergrößern Sie die Ansicht, und klicken Sie mit gedrückter Shift-Taste auf verbliebene weiße Flächen. In unserem Beispiel in den Buchstaben a, sowie s und t (Abbildung 3.2-11 auf Seite 19, Position 1, 2, 3). Abbildung 3.2-11 Alle transparenten Flächen markieren d. Wählen Sie Bearbeiten > Löschen. Der Hintergrund wird kariert dargestellt. Das bedeutet, dass der Hintergrund jetzt transparent ist (Abbildung 3.2-12 auf Seite 19). Abbildung 3.2-12 Karierter Hintergrund steht für Transparenz Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 19
3 Basisfunktionen Schritt für Schritt 7. Schneiden Sie unnötige Ränder ab. Damit vermeiden Sie z. B. dass Sie versehentlich die Sperrflächen am linken Seitenrand mit einem unsichtbaren Teil der Grafik überlagern. a. Wählen Sie im Werkzeugkasten Rechteckige Auswahl (Abbildung 3.2-13 auf Seite 20, Position 1). b. Ziehen Sie einen möglichst engen Rahmen um Ihre Unterschrift (Abbildung 3.2-13 auf Seite 20, Position 2). c. Wählen Sie Bearbeiten > Ausschneiden. d. Wählen Sie Datei > Erstellen > Aus Zwischenablage. Abbildung 3.2-13 Ränder beschneiden 8. Exportieren Sie die Datei im Format.png. Nur Bilder im Format.png können einen transparenten Hintergrund haben. Der transparente Hintergrund ist wichtig, damit die Unterschrift natürlich wirkt. a. Wählen Sie Datei > Exportieren als, geben Sie einen Dateinamen ein, und stellen Sie sicher, dass das Format.png ist (Abbildung 3.2-14 auf Seite 20, Position 1). Abbildung 3.2-14 PNG-Datei exportieren Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 20
3 Basisfunktionen Schritt für Schritt b. Wählen Sie Exportieren (Abbildung 3.2-14 auf Seite 20, Position 2). Das Dialogfenster Bild exportieren als PNG erscheint. Abbildung 3.2-15 Exportoptionen festlegen c. Stellen Sie sicher, dass folgende Kontrollkästchen markiert sind (Abbildung 3.2-15 auf Seite 21, Position 1a, 1b): Auflösung speichern Farbwerte aus transparenten Pixeln speichern d. Wählen Sie ein niedriges (0) oder mittleres (in unserem Beispiel 4) Kompressionsniveau (Abbildung 3.2-15 auf Seite 21, Position 2). Im Ausdruck ist die Wirkung des Kompressionniveau allerdings in der Regel minimal. Es wirkt sich aber merklich auf die Dateigröße aus. In unserem Beispiel hat die Datei bei Kompressionniveau 4 eine Größe von 67 kb. Bei Kompressionsniveau 0 dagegen wäre die Datei mit 456 kb unötig groß. e. Wählen Sie Exportieren (Abbildung 3.2-15 auf Seite 21, Position 3). Die Grafik-Datei mit Ihrer Unterschrift ist jetzt einsatzbereit. 9. Importieren Sie die Grafik-Datei in Ihren E POST MAILER: a. Erstellen Sie ein Anschreiben und starten Sie den E POST MAILER. b. Wählen Sie unter Einstellungen > MAILER die Registerkarte Unterschrift. c. Wählen Sie Datei auswählen, um die Grafik-Datei mit Ihrer Unterschrift zu importieren. Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 21
3 Basisfunktionen Schritt für Schritt d. Optional: Um die Datei mit einem Passwort zu sichern, wählen Sie Passwort vergeben. Die Option ist sinnvoll, wenn mehrere Personen den E POST MAILER nutzen. Durch den Passwortschutz verhindern Sie, dass jemand versehentlich eine falsche Unterschriftsdatei verwendet. e. Wählen Sie Speichern. 3.2.2 Sie sind wieder in der Briefvorschau. f. Um das Einfügen der Unterschrift zu testen, wählen Sie Werkzeuge > Einfügen > Unterschrift. Dokument mit Deckblatt versenden Versenden Sie Dokumente, die anders als typische Anschreiben keine Empfängeradressen enthalten. Sie haben z. B. mit einem beliebigen Anwendungsprogramm ein Dokument erstellt (oder auch eingescannt): eine Grafik ein Blatt aus einer Tabellenkalkulation eine Folie aus einer Präsentation Oder: Ihr Dokument enthält eine Empfängeradresse, aber der E POST MAILER kann sie aus technischen Gründen nicht erkennen. Das kann z. B. bei einem Anschreiben passieren, das Sie mit einem DTP-Programm wie Adobe Indesign oder Scribus geschrieben haben (DTP-Prgramme behandeln Textfelder wie Grafiken). Wenn der Empfänger keine E POST Adresse hat, versenden Sie solche Dokumente, indem Sie ein Deckblatt mit der postalischen Empfängeradresse hinzufügen. HINWEIS Bei der Berechnung des Preises wird das Deckblatt mitgezählt. Vorgehen 1. Öffen Sie das Dokument, und wählen Sie im Druckmenü E POST MAILER. Der E POST MAILER startet, und das Dokument wird in der Briefvorschau angezeigt. Typischerweise werden Sperrflächen im Adressfeld vom Inhalt des Dokuments überdeckt. Wenn das der Fall ist, zeigt das System entsprechende Fehler an. Siehe auch 3.2.2.1 Ein Dokument, das ich als E POSTBRIEF versenden will, erscheint nicht in der Briefvorschau wieso? 2. Wenn der Empfänger eine E POST Adresse hat, erfassen Sie sie, und fahren Sie fort mit Schritt 9. 3. Markieren Sie das Kontrollkästchen mit Deckblatt für Adresse. 4. Erfassen Sie die Empfängeradresse (maximal 5 Zeilen): Stellen Sie sicher, dass die Postleitzahl 5-stellig ist. Kürzen Sie den Namen des Empfängers oder der Straße ab, wenn er die Größenbegrenzung für das Adressfeld überschreitet (z. B. Dr.-F.-Lohmller-Str. statt Dr.- Fritz-Lohmüller-Straße ). Fassen Sie bei Bedarf Daten in der Zeile Zusätzliche Adressinformation zusammen (Hintergrund: Die Empfängeradresse darf nicht mehr als 5 Zeilen umfassen.) Siehe auch 3.2.1.1 Wie erfasse ich die Empfängeradresse formal korrekt? Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 22
3 Basisfunktionen Schritt für Schritt 5. Erfassen Sie Ihre postalische Absenderadresse (die im Adressfeld Ihres Briefs oberhalb der Empfängeradresse erscheinen wird), unter Einstellungen > MAILER > Ihr Standardtexte im Eingabefeld Anschrift Absender. 6. Optional: Legen Sie fest, dass ein besonders wichtiger E POSTBRIEF als Einschreiben gesendet werden soll. Siehe auch 3.2.5 Einen E POSTBRIEF als Einschreiben senden. 7. Optional: Fügen Sie dem Brief unter Anhänge weitere Dokumente hinzu. Siehe auch 3.2.4 Anhänge hinzufügen 8. Prüfen Sie den gesamten Brief einschließlich Anhängen in der Briefvorschau, und stellen Sie sicher, dass alle relevanten Inhalte Ihres Dokuments im Rechenzentrum der Deutsche Post AG gedruckt werden können. Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 23
3 Basisfunktionen Schritt für Schritt ACHTUNG Dokumente und Anhänge können bis zum Format DIN A4 gedruckt werden. Dazu wandelt der E POST MAILER sie in PDF-Dokumente um. PowerPoint-Dateien oder Dateien im Querformat werden vor dem Drucken gedreht. Prüfen Sie vor dem Versenden in der Briefvorschau, ob die Inhalte der angehängten Dateien korrekt angezeigt werden. Achten Sie beispielsweise auf die Sperrflächen an den Rändern, besonders auf die 12 mm breite Sperrfläche am linken unteren Rand (Abbildung 3.2-16 auf Seite 24, Position 1) (bei Querformaten am oberen Rand, Abbildung 3.2-16 auf Seite 24, Position 2), die von der Deutschen Post AG für das Drucken benötigt und deshalb weiß überdeckt werden. Abbildung 3.2-16 Anlagen in der Briefvorschau prüfen 9. Starten Sie das Versenden. Legen Sie dabei fest, ob der Brief in jedem Fall gedruckt werden soll. Soll er gedruckt werden (statt elektronisch versendet zu werden)? Dann legen Sie fest, ob in Farbe oder schwarz-weiß. Siehe auch 3.2.8 Versandoptionen festlegen und Senden starten Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 24
3 Basisfunktionen Schritt für Schritt 3.2.2.1 Vorgehen 3.2.3 Vorgehen 3.2.4 Ein Dokument, das ich als E POSTBRIEF versenden will, erscheint nicht in der Briefvorschau wieso? Sie wollen ein Dokument als E POSTBRIEF versenden. Sie starten mit Datei > Drucken den E POST MAILER, aber das Dokument erscheint nicht in der Briefvorschau. Wahrscheinliche Ursache: Das Dokument ist sehr komplex (es enthält z.b. eine tief verschachtelte Tabelle oder hochauflösende Grafiken). Ein solches Dokument wird auch auf Ihrem Drucker mehr Zeit als gewöhnliche Dokumente beanspruchen. Die Geschwindigkeit, mit welcher der E POST MAILER ein komplexes Dokument verarbeiten und darstellen kann, hängt unter anderem von der Rechnerleistung Ihres PCs ab. Es kann in manchen Fällen einige Minuten dauern, bis das Dokument in der Briefvorschau vollständig sichtbar ist. Haben Sie etwas Geduld. Reduzieren Sie die Auflösung von Grafiken. Eine optimale Druckqualität erreichen Sie mit 300 dpi. Wenn es häufig vorkommt, dass Sie komplexe Dokumente versenden, verwenden Sie einen leistungsstärkeren PC, oder rüsten Sie Ihren PC auf. Folgende Maßnahmen sind wirksam: Prozessor mit höherem Takt Schnellere Festplatte, am besten eine SSD In geringerem Maß auch mehr Arbeitsspeicher. Das ist hilfreich, wenn die Dokumente sehr groß sind was bei komplexen Dokumenten in der Regel der Fall ist. Mehrere Dokumente gleichen Formats nacheinander versenden Versenden Sie mehrere Dokumente, die Sie fürs Versenden vorbereitet haben, gleichzeitig. Das geht bei Dokumenten, die Sie in einem der folgenden Formate gespeichert haben: Adobe PDF Microsoft Word (.doc/.docx), Microsoft Excel (.xsl/.xslx), Microsoft PowerPoint (.ppt/.pptx) Text:.txt 1. Markieren Sie die Dokumente mit gedrückter Strg-Taste. 2. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus: Drag & Drop: Ziehen Sie sie auf das E POST MAILER Symbol auf Ihrem Desktop Kontextmenü: Wählen Sie im Kontext-Menü den Menüpunkt Versenden mit E POST MAILER. Der E POST MAILER startet so lange neu, bis Sie jedes Dokument als einzelnen E POSTBRIEF versendet haben. Anhänge hinzufügen Fügen Sie Ihrem E POSTBRIEF einen oder mehrere Anhänge hinzu. Bei Briefen, die Sie an physische Postadressen versenden, können Sie Anhänge folgender Formate hinzufügen: Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 25
3 Basisfunktionen Schritt für Schritt Adobe PDF Microsoft Word (.doc/.docx), Microsoft Excel (.xsl/.xslx), Microsoft PowerPoint (.ppt/.pptx) Text:.txt TIPP Druckqualität von PDF-Anhängen sicherstellen Beispiel: Sie speichern Preislisten oder AGBs im Format PDF. Ein Foto, das Sie Ihrem E POSTBRIEF anhängen wollen, scannen Sie und speichern es im Format PDF. Oder Sie fügen es als Bilddatei (z. B. im Format.jpg) in eine Word-Datei ein. Um das zu optimieren, stellen Sie Folgendes sicher: Um eine optimale Druckqualität zu erreichen, hat die PDF-Datei die von uns empfohlene Druckauflösung von 300 dpi. Die maximale Dateigröße ist 1 MB. Um optimale Farbtreue sicherzustellen, verwenden Sie zum Erstellen der PDF-Datei ein geeignetes Programm (z. B. einen PDF-Konverter wie Adobe Acrobat Distiller) und legen als Farbraum CMYK (ISO Coated v2) fest. TIPP Wenn Sie z. B. Office-Anwendungen wie LibreOffice benutzen, speichern Sie die Dokumente, die Sie Ihrem E POSTBRIEF anhängen wollen, im entsprechenden Microsoft- Format oder als PDF-Datei. Wenn ein E POSTBRIEF physisch zugestellt wird, wird die Anlage automatisch als Fortsetzung des E POSTBRIEFS gedruckt. Eine Anlage ist also Teil des E POSTBRIEFS und ist an das Anschreiben angehängt. Die Seitenzahl des E POSTBRIEFS wird um die Seitenzahl der Anlage erhöht. ACHTUNG Größenbegrenzung Entsprechend den vertraglichen Bestimmungen des E POSTBRIEFS können Sie E POSTBRIEFE bis zu einer maximalen Größe von 20 MB versenden. Physisch zugestellte E POSTBRIEFE können darüber hinaus maximal den Umfang eines Großbriefs (maximal 94 Blätter) haben. Voraussetzung ü Damit Sie ein PDF-Dokument als E POSTBRIEF versenden oder einem Brief Anhänge im Format PDF anfügen können, muss ein kompatibler PDF-Viewer installiert sein. Der E POST MAILER ist für die PDF-Software Adobe Acrobat Reader optimiert. Bei anderen Produkten kann es zu Problemen kommen. Dies gilt auch für ggf. vorinstallierte PDF- Viewer (z. B. unter Windows 8). Laden Sie Adobe Acrobat Reader z. B. unter http:// www.adobe.com/de/products/reader herunter. Vorgehen 1. Wählen Sie Anhänge. 2. Fügen Sie die gewünschten Dokumente hinzu. Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 26
3 Basisfunktionen Schritt für Schritt 3. Optional: Passen Sie im Feld Dateiname für das PDF-Dokument den Namen Ihres E POSTBRIEFS so an, wie er im Versandprotokoll und im Gesendet-Ordner Ihres E POST Postfachs erscheinen soll. HINWEIS Ausnahme: Wenn Sie einen E POSTBRIEF klassisch versenden, zeigt das System im Gesendet-Ordner Ihres E POST Postfachs den Dateinamen nach dem Schema E POSTBRIEF-<Jahr>-<Monat>-<Tag>.pdf an. 3.2.4.1 Eine PDF-Datei lässt sich nicht als Anhang hinzufügen oder als E POSTBRIEF versenden wieso? Sie wollen eine PDF-Datei einem E POSTBRIEF als Anhang anfügen. Es erscheint jedoch eine Fehlermeldung This operation is not permitted, und der E POST MAILER zeigt die Meldung mit der Nummer 3011. Oder: Sie wollen mit Datei > Drucken den E POST MAILER starten, aber das Druckmenü ist nicht aktiv. Mögliche Ursache: Dokumente, die der Autor geschützt hat (z. B. gegen ungenehmigtes Drucken oder Kopieren), akzeptiert der E POST MAILER nicht immer. Das hängt von der Software ab, die der Autor zum Erstellen des Dokuments genutzt hat. HINWEIS Bei geschützten Office-Dokumenten besteht dieses Problem typischerweise nicht. Das System fordert Sie beim Hinzufügen nur auf, das Passwort einzugeben. Vorgehen 3.2.4.2 Vorgehen 3.2.5 Vorgehen Wenn Sie sicher sind, dass das Urheberrecht des Autors gewahrt ist, können Sie die Datei drucken, einscannen und als ungeschützte PDF-Datei anhängen oder versenden. Eine angehängte PDF-Datei erscheint nicht in der Briefvorschau was tun? Sie fügen eine PDF-Datei einem E POSTBRIEF als Anhang an. Es erscheint jedoch eine Fehlermeldung, und der Inhalt der Datei wird nicht in der Briefvorschau angezeigt. Die Ursache dieses gelegentlich auftretenden Fehlers ist unbekannt. Schließen Sie den Adobe Acrobat Reader und den E POST MAILER, und wiederholen Sie den Vorgang. Einen E POSTBRIEF als Einschreiben senden Versenden Sie Einschreiben mit dem E POST MAILER. Sie erhalten dann eine Versandbestätigung im Format PDF, welche die Tracking-Nummer enthält. Um ein Einschreiben zu senden, wählen Sie im E POST MAILER den klassischen Versandweg. Denn die Deutsche Post AG liefert Einschreiben, die Sie mit dem E POST MAILER erstellen, aus technischen Gründen immer als gedruckte Dokumente aus, die der Zusteller physisch aushändigt. Elektronisch zugestellte Einschreiben können Sie aus E POST Portal versenden und so einen vollständig digitalen Dokumentfluss erreichen. 1. Erstellen Sie den E POSTBRIEF. Siehe auch 3.2.1 Typisches Anschreiben senden 2. Wählen Sie unter Einschreiben eine der möglichen Arten von Einschreiben Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 27
3 Basisfunktionen Schritt für Schritt Einschreiben Einwurf: Der Zusteller der Deutschen Post AG legt den Brief in einen Briefkasten, Postfach o.ä. des Empfängers und bestätigt dies mit seiner Unterschrift. Einschreiben (ohne Optionen): Nicht nur der Empfänger persönlich, sondern auch ein berechtiger Empfänger, z. B. ein Ehegatte, darf den Empfang bestätigen. Einschreiben nur mit Option Eigenhändig: Ausschließlich der Adressat darf den Empfang bestätigen. Einschreiben nur mit Option Rückschein: Der Versender bekommt die handschriftliche Bestätigung eines berechtigen Empfängers über die Zustellung als Original zugesandt. Wählen Sie Einschreiben Rückschein z. B. dann, wenn Sie die Auslieferung wichtiger Dokumente oder die Einhaltung von Fristen rechtssicher nachweisen wollen (z. B. bei einer Kündigung). Einschreiben mit Option Eigenhändig und Rückschein: Der Versender bekommt die handschriftliche Bestätigung des Empfängers persönlich über die Zustellung als Original zugesandt. 3.2.6 Vor dem Versand zeigt das System neben den Versandoptionen wie Farbdruck oder Deckblatt die Art des Einschreibens und den Preis an. Sie erhalten eine Versandbestätigung im Format PDF, welche die Tracking-Nummer enthält. Empfangsbestätigungen oder Rückscheine erhalten Sie physisch per Post. Rechnungen senden Versenden Sie Rechnungen, die Ihre Empfänger bequem online bezahlen können. Ihr Vorteil: Der Empfänger muss die Rechnungsdaten nicht manuell einfügen, Fehler werden vermieden. Postalische Rechnungen: Fügen Sie die Rechnungsdaten als grafische Codes ein. Der Anwender scannt den Bezahl-Code oder GiroCode mit dem Smartphone, erhält so die korrekten Rechnungsdaten und überweist online. Siehe zur Funktionsweise z. B. www.girocode.de. Stellen Sie zusätzlich einen vorausgefüllten Überweisungsträger mit allen Rechnungsdaten bereit. Elektronische Rechnungen: Der Empfänger bezahlt ohne Medienbruch per Mausklick im E POST Portal. HINWEIS Rechnungen als Serienbrief versenden Sie wollen zahlreiche Rechnungen mit jeweils individuellen Rechnungsdaten auf einmal versenden, indem Sie einen Serienbrief erstellen? Dann müssen Sie die Rechnungsdaten als unsichtbaren Weißtext in die einzelnen Briefe einbetten. Typischerweise fügen Sie entsprechende Platzhalter in Ihre Dokumentvorlage für E POSTBRIEFE ein und füllen die Platzhalter aus einer Datenbank. Siehe auch 3.2.7.1 Wie füge ich Rechnungsdaten in Serienbriefe ein? Weitere Informationen über Ihre Vorteile und die Funktionsweise aus Sicht der Empfänger finden Sie unter 3.2.6.1 Rechnungsversand mit ZahlungsPLUS 3.2.6.2 Wie funktioniert ZahlungsPLUS aus Sicht des Empfängers? Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 28
3 Basisfunktionen Schritt für Schritt Vorgehen 1. Erfassen Sie einmalig Ihre Bankverbindung. Dazu wählen Sie unter Einstellungen > MAILER die Registerkarte SEPA (Abbildung 3.2-17 auf Seite 29, Position 1). Abbildung 3.2-17 Bankverbindung hinterlegen 2. Optional: Ändern Sie bei Bedarf den Belegschlüssel auf dem Überweisungsträger. Standardmäßig ist auf Zahlungsträgern der Belegschlüssel 08 (sogenannter SEPA- Überweisungs-/Zahlscheinvordruck, neutral/lotterie) eingestellt (Abbildung 3.2-17 auf Seite 29, Position 2). Beispiel: Sie wollen Spendenzahlungen (Belegschlüssel 06) von umsatzsteuerpflichtigen Rechnungsbeträgen (SEPA-Überweisung/Zahlschein, neutral/lotterie, 08) unterscheiden. HINWEIS Der Belegschlüssel wird nur bei Überweisungsträgern übermittelt, die ein Rechnungszahler bei seiner Bank physisch einreicht, nicht Rechnungen, die der Empfänger online begleicht. Der Belegschlüssel erscheint rechts unten auf dem Überweisungsträger (Abbildung 3.2-19 auf Seite 30, Position 4). 3. Erstellen Sie den E POSTBRIEF. Siehe auch 3.2.1 Typisches Anschreiben senden 4. Markieren Sie unter Anhänge das Kontrolllkästchen Überweisungsträger hinzufügen (Abbildung 3.2-18 auf Seite 30, Position 1). Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 29
3 Basisfunktionen Schritt für Schritt Abbildung 3.2-18 Eingabe der Rechnungsdaten aktivieren 5. Optional: Geben Sie die Rechnungsdaten Betrag und Verwendungszweck ein (Abbildung 3.2-19 auf Seite 30, Position 1). Der Betrag und der Verwendungszweck sind optional, Sie können die Felder also leer lassen. Beispiel: Sie senden keine Rechnung, sondern einen Spendenaufruf. Dann überlassen Sie es dem Empfänger, den Betrag einzusetzen und im Verwendungszweck die Zweckbestimmung der Spende festzulegen. Abbildung 3.2-19 Rechnungsdaten eingeben Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 30
3 Basisfunktionen Schritt für Schritt 3.2.6.1 Das System generiert einen Anhang mit grafischem Bezahl-Code und GiroCode für die Banking-Apps verschiedener Anbieter und zeigt sie in der Vorschau an (Abbildung 3.2-19 auf Seite 30, Position 2). Der Anhang enthält auch einen Überweisungsträgervordruck mit den von Ihnen eingegebenen Rechnungsdaten (Abbildung 3.2-19 auf Seite 30, Position 3) und der Bankverbindung und dem Belegschlüssel, die Sie unter Einstellungen > MAILER > SEPA festgelegt haben. Rechnungsversand mit ZahlungsPLUS Nutzen Sie ZahlungsPLUS, um Rechnungen zu versenden, die der Empfänger komfortabel begleichen oder automatisch verarbeiten kann. 1. Sie senden eine Rechnung mit dem E POST MAILER. 2. Der Rechnungsempfänger begleicht die Rechnung: mit einem vorausgefüllten Überweisungsträger oder indem er einen Bezahl-Code oder GiroCode mit dem Smartphone scannt und per Fingerwisch bestätigt (bei klassischem Versand) oder per E POSTZAHLUNG ohne Medienbruch mit Mausklick Abbildung 3.2-20 auf Seite 31 (bei elektronischem Versand) Abbildung 3.2-20 ZahlungsPLUS: Rechnung im Posteingang des Adressaten Ihre Vorteile: Indem Sie Rechnungsdaten wie Verwendungszweck und Betrag für den Zahlungsvorgang vorgeben, wirken Sie falschen oder nicht eindeutigen Zuordnungen von Zahlungseingang und Rechnung entgegen. Durch den höheren Komfort für Ihre Kunden oder Geschäftspartner können sich die Zeiten bis zur Begleichung Ihrer Forderungen verkürzen. Weitere Informationen finden Sie unter 3.2.6.2 Wie funktioniert ZahlungsPLUS aus Sicht des Empfängers? ZahlungsPLUS unterstützt elektronische Rechnungen bis zu einem Betrag von maximal 5.000,00 Euro. postalisch versendete Rechnungen ohne Begrenzung des Rechnungsbetrags. 3.2.6.2 Wie funktioniert ZahlungsPLUS aus Sicht des Empfängers? Dieses Kapitel beschreibt, was der Empfängers je nach Versandweg elektronisch oder physisch mit einer Rechnung tut, die Sie mit ZahlungsPLUS versendet haben. Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 31