Seriendruck-Assistent Version 2015 Software für die Versicherungsund Finanzverwaltung
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1. Inhaltsverzeichnis 1. Inhaltsverzeichnis 3 1.0. Handbuch 3 1.1. Eine Seriendruck-Vorlage erstellen 3 1.2. Funktionsweise des Seriendrucks 4 1.3. Einen Seriendruck ausführen 5 1.4. Seriendruck-Felder einfügen 7 1.5. Probleme und Lösungen 9 1.0. Handbuch Dieses Handbuch ist ein Teil der gesamten Dokumentation und behandelt im speziellen den Seriendruck-Assistenten von winvs office. Wir sind an Ihrer Meinung über die Verwendbarkeit dieses Handbuchs sehr interessiert; denn letztendlich sind Sie der Personenkreis, der zählt und für den wir diese Arbeit leisten. Bitte senden Sie jegliche Mitteilungen zu diesem Thema an : winvs software AG, Kundenberatung, customerservice@winvs.ch 1.1. Eine Seriendruck-Vorlage erstellen Am Besten verwenden Sie für den Seriendruck-Assistenten eine ganz normale Briefvorlage und fügen die Seriendruck-Informationen am Schluss ein. Möchten Sie einen bereits gesendeten Brief als Seriendruck-Vorlage verwenden, dann müssen Sie diesen Brief öffnen, auf dem Desktop speichern und danach als Vorlage importieren. Weitere Informationen dazu finden Sie im Handbuch Dokumentverwaltung. winvs office 2015 Seite 3
1.2. Funktionsweise des Seriendrucks An dieser Stelle erklären wir kurz zum Verständnis die Funktionsweise des Seriendrucks. Wie das obige Schema verdeutlicht, benötigt man für einen Seriendruck nicht nur eine Vorlage sondern auch Adressen. Dabei wird die Quelle der Adressen mit der Vorlage verbunden. Diese Adressen können auch direkt aus winvs office übernommen werden. Damit aber vom Word her Adressen eingelesen werden können, müssen diese im winvs office vorher bereitgestellt werden. Dies geschieht durch einen Adressen-Export bei welchem Sie die gewünschten Adressen selektieren können. Dieser Adress-Export wird beim Seriendruck-Assistenten automatisch erstellt. Damit die Adressen an dem von Ihnen gewünschten Ort erscheinen, müssen Sie sogenannte Seriendruckfelder einfügen. Stellen Sie sicher, dass die Sendungen Registerkarte angezeigt ist und wählen Sie an der richtigen Stelle "Seriendruckfeld einfügen". Dann wählen Sie das gewünschte Feld. Tipp: Ein Seriendruckfeld arbeitet ähnlich wie die Platzhalter, diese beiden Felder sind aber grundverschieden und sollten nicht verwechselt werden! Ein Platzhalter (Textformularfeld) ist eine Stelle, in welche winvs office einmal eine bestimmte Information abfüllt. Ein Seriendruckfeld ist eine Stelle, an welcher Microsoft Word Informationen aus der verbundenen Adressquelle für jede Adresse abfüllt. Bitte beachten Sie, dass die Seriendruck-Funktionalität von Word verwendet wird und dass dabei nicht pro Adresse ein Dokument im winvs gespeichert wird sondern ein Dokument, welches auf einer beliebigen Adresse gespeichert werden kann. Wenn Sie Ihre Firma als Adresse erfasst haben, können Sie den Seriendruck auf dieser Firmenadresse ausführen, dann werden alle Seriendruck- Dokumente auf Ihrer Adresse gespeichert. winvs office 2015 Seite 4
1.3. Einen Seriendruck ausführen Als erstes sollten Sie sicherstellen, dass Sie im korrekten Institut arbeiten. Tipp: Erstellen Sie die Serienbriefe auf Ihrer eigenen Firmenadresse. Somit haben Sie immer die Übersicht über Ihre ausgeführten Serienbriefe. Öffnen Sie Ihre Adresse im winvs office und öffnen Sie im Menu Start den Seriendruck-Assistenten. Wählen Sie hier den gewünschten Exporttyp. Für einen normalen Seriendruck wählen Sie Adressen. Benötigen Sie mehr Informationen oder wollen Sie einen Versand per E-Mail machen, müssen Sie Adressen (alle Felder) verwenden. Für die Verwendung der anderen Exportmöglichkeiten wollen Sie unsere Kundenberatung kontaktieren. Mit Weiter wird die Selektionsmaske geöffnet. winvs office 2015 Seite 5
Eine Selektion basiert auf Kriterien und Sie können eine bereits vorhandene Selektion wählen oder eine neu erstellen. Wählen Sie Keine Selektion wenn Sie den Brief an alle Adressen im aktuellen Institut senden möchten. Für die Erstellung der Selektionen verweisen wir auf unser separates Selektionen-Handbuch. Sofern Sie Adress-Menge auswählen wollen (z.b. den Brief nur an die ersten 200 Adressen senden) können Sie das ganz am Schluss im Word durchführen.. Nachdem die Selektion ausgeführt wurde, wird die Liste mit den Adressen angezeigt. Diese Liste können Sie einfach schliessen, resp. auf Weiter klicken. Danach wird die Vorlagenübersicht geöffnet. Wählen Sie nun die gewünschte Vorlage aus. Das Seriendruckdokument wird dadurch geöffnet. Für die Erstellung von Vorlagen verweisen wir auf unser Handbuch Dokumentverwaltung. Sollte das Dokument nicht geöffnet werden oder falls irgendwelche Meldungen erscheinen, konsultieren Sie das Kapitel Lösung von Problemen. Achtung! Nachdem das Dokument geöffnet wurde, kehren Sie unbedingt zu winvs office zurück, indem Sie Alt+Tab drücken oder in der Taskleiste auf das winvs Symbol klicken. Erst wenn der Seriendruck-Assistent abgeschlossen wurde, funktioniert der Seriendruck! Sie können nun den selektierten Adressen ein im Voraus definiertes Merkmal (z.b. Weihnachtskarte erhalten) zuweisen. winvs office 2015 Seite 6
Vor dem Abschluss des Serienbrief-Assistenten, wird Ihnen Ihre Auswahl nochmals angezeigt. Sobald Sie auf Fertigstellen geklickt hat, wird das Dokument als Seriendruck- Dokument gekennzeichnet und das Register Sendungen im Dokument wird geöffnet. Dies bedeutet, dass die Daten im Word erst dann verfügbar sind, wenn Sie den Seriendruck-Assistent vollständig abgeschlossen haben. 1.4. Seriendruck-Felder einfügen Sollten noch keine Seriendruckfelder im Dokument vorhanden sein, müssen Sie diese einfügen. Mit Seriendruckfeldern deklarieren Sie, an welcher Stelle welche Information aus winvs office erscheinen soll. Beispielsweise klicken Sie in die Adresszeile und wählen unter Seriendruckfeld einfügen das Feld Anschrift winvs office 2015 Seite 7
Nachdem Sie Ihre Seriendruckfelder eingefügt haben, können Sie Information anzeigen lassen. Damit werden die Daten nun angezeigt und Sie können mit den Navigationsschaltflächen von einer Adresse zur anderen wechseln. Achtung! Insbesonders bei Etiketten ist es enorm wichtig, den Seriendruck auszuführen! winvs office 2015 Seite 8
Sie können ein neues Dokument erstellen mit allen Seiten (einzelne Dokumente bearbeiten) oder Sie können den Seriendruck auf den Drucker ausgeben oder auch per E-Mail senden. Für den E-Mail Versand muss beim Export Adressen (alle Felder) gewählt sein und Ihr Microsoft Office muss diese Funktion unterstützen. 1.5. Probleme und Lösungen 1. Dokument geht nicht auf oder es werden Meldungen angezeigt Die grösste Problemquelle ist die Tatsache, dass eine Seriendruck-Vorlage bereits mit einer Datenquelle verbunden sein kann. Dies kann dann sein, wenn keine normale Briefvorlage genommen wird sondern wenn ein bestehendes Seriendruck-Dokument (z.b. aus älteren winvs office Versionen) verwendet wird. In diesem Fall wird beim Öffnen der Vorlage entweder eine Sicherheitsabfrage angezeigt oder eine Fehlermeldung. Vielfach bleibt diese Fehlermeldung im Hintergrund und ist nicht sichtbar. Für den Benutzer sieht dies so aus als ob winvs office hängen bleibt. So lösen Sie das Problem: Bevor Sie den Seriendruck starten öffnen Sie die gewünschte Vorlage unter Tabellen->Dokument->Vorlage. Sollten Meldungen im Hintergrund angezeigt werden, klicken Sie auf Desktop anzeigen unten rechts in der Taskleiste. Anschliessend kehren Sie zu winvs office zurück. Normalerweise dürfte jetzt die Meldung angezeigt werden. Bestätigen Sie sämtliche Meldungen mit Nein oder Abbrechen bis das Dokument angezeigt wird. Wechseln Sie in das Register Sendungen und markieren das Dokument als normales Word-Dokument. Dabei werden alle Seriendruck-Informationen entfernt und die Meldungen verschwinden. winvs office 2015 Seite 9
Schliessen Sie die Vorlage und speichern Sie sie ab. Wenn Sie die Vorlage nun erneut öffnen, sollte diese normal aufgehen ohne weitere Meldungen. Schliessen Sie die Vorlage ohne zu speichern und starten Sie den Seriendruck-Assistenten. 2. Es druckt viel zu viele Etiketten-Seiten aus und auf jeder Seite sind fast immer die gleichen Adressen In diesem Fall haben Sie die Etiketten manuell ausgedruckt und über die Navigationspfeile zur nächsten Adresse gewechselt. Dabei wird die Adresse einfach um eine Stelle verschoben. Gerade bei Etiketten ist es daher enorm wichtig, den Seriendruck auszuführen. Für Fragen steht Ihnen unsere Kundenberatung gerne zur Verfügung. winvs software AG Kundenberatung Haldenstrasse 5 6340 Baar Telefon 041 747 04 44 Telefax 041 747 04 05 E-Mail customerservice@winvs.ch winvs office 2015 Seite 10