Quo Vadis Rechnungsstellung? 10 Fragen zur E-Invoice. Stefan Groß Steuerberater CISA (Certified Information Systems Auditor)

Quo Vadis Rechnungsstellung? 10 Fragen zur E-Invoice Stefan Groß Steuerberater CISA (Certified Information Systems Auditor)

Quo Vadis Rechnungsstellung? 2 1 Die elektronische Rechnung ist viel zu kompliziert?

Quo Vadis Rechnungsstellung? 3 Ausgangssituation Rechnungseingang Akzeptanzprobleme Erfüllung rechtlicher Anforderungen zu komplex / zu aufwändig Outsourcing (Verlust Kontrolle, Kosten) Aufwand zur Vereinheitlichung der Formate / Schnittstellen Vorteile elektronischer Rechnungen Automatisierung und Beschleunigung des Abrechnungsprozesses = Effiziente Weiterverarbeitung, schnellere Zahlungseingänge + Kosteneinsparungspotenzial Abschaffung Papierarchiv Durchgängigkeit der Prozesse, d. h. keine Medienbrüche

Quo Vadis Rechnungsstellung? 4 Rechtliche Grundlagen Europa - Deutschland Richtlinie 2006/112/EG des Rates über das gemeinsame Mehrwertsteuersystem (MwStSystRL) hier: Art. 232 ff. Europäische Rahmenbedingungen Die Rechnungen können vorbeh. der Zustimmung des/der betreffenden MGS auch auf andere Weise elektronisch übermittelt werden. elektronisch übermittelte Rechnungen Gewährleistung der Integrität und Authentizität durch fortgeschrittene elektronische Signatur + qualifiziertes Zertifikat (optional) + sichere Signaturerstellungseinheit (opt.) sichere EDI-Verfahren + zusammenf. Rechnung (opt.) Rechnungen in Papierform Umsetzung in Deutschland Umsatzsteuergesetz qualifizierte elektronische Signatur sichere EDI-Verfahren + Sammelrechnung (Wegfall durch Steuerbürokratieabbaugesetz 2009) Papier

Quo Vadis Rechnungsstellung? 5 Anforderungen gemäß Umsatzsteuergesetz > 14 Abs. 3 UStG Bei einer auf elektronischem Weg übermittelten Rechnung müssen die Echtheit der Herkunft (Eindeutige Identifizierung des Rechnungsausstellers) Unversehrtheit des Inhalts (keine Veränderung der Daten) gewährleistet sein durch (1) qualifizierte elektronische Signatur (mit Anbieter-Akkreditierung) (2) elektronischen Datenaustausch (EDI) + Sammelrechnung (Papier oder gemäß (1)) (Wegfall durch Steuerbürokratieabbaugesetz)

Quo Vadis Rechnungsstellung? 6 2 Was passierte eigentlich am 13. Juli 2010?

Quo Vadis Rechnungsstellung? 7 Ablauf Rechnungsstellung bislang Papier Elektronische Signatur Rechnungsaussteller Rechnungsempfänger EDI Elektronische Rechnung

Quo Vadis Rechnungsstellung? 8 13. Juli 2010 Änderung der Mehrwertsteuersystemrichtlinie Key Facts: Elektronische Signatur / EDI-Verfahren kein zwingender Bestandteil mehr bei elektronischer Rechnungsstellung Gleichbehandlung Papier elektronisch Umsetzung bis spätestens 31.12.2012

Quo Vadis Rechnungsstellung? 9 Ablauf Rechnungsstellung zukünftig Rechnung Papier? Digital? Egal! Rechnungsaussteller Rechnungsempfänger

Quo Vadis Rechnungsstellung? 10 3 E-Rechnung ohne Regel?

Quo Vadis Rechnungsstellung? 11 Weiterhin gilt Auch nach der neuen MwStSysRL müssen gewährleistet sein: Vom Zeitpunkt der Erstellung Authentizität des Ursprungs = assurance (Gewissheit/Vertrauen) auf die Identität des Ausstellers Integrität des Inhalts = der Inhalt muss unverändert sein Lesbarkeit = Aufbewahrung bis zum Ende des Aufbewahrungszeitraums

Quo Vadis Rechnungsstellung? 12 Authentizität, Integrität, Lesbarkeit Art. 233 Jeder Steuerpflichtige soll selbst die Art und Weise bestimmen können, die Authentizität, die Integrität und die Lesbarkeit zu gewährleisten Das soll alleine durch Business Controls erreicht werden können Die Business Controls sollen einen verlässlichen Prüfpfad (reliable audit trail) zwischen der Rechnung und der Lieferung/Leistung herstellen QES und EDI werden beispielhaft benannt

Quo Vadis Rechnungsstellung? 13 4 Business Controls das unbekannte Wesen?

Quo Vadis Rechnungsstellung? 14 Was sind Business Controls? korrespondiert Bestellung mit Wareneingang/Lieferschein? korrespondiert Wareneingang mit Rechnung? Rechnungsprüfung Freigabe nach Vier-Augen-Prinzip Alle umsatzsteuerlichen Angaben enthalten? Rechnungsbetrag korrekt? Existiert der Lieferant und evtl. die Verträge? Nachvollziehbarkeit über Belege und IT-Systeme usw. Papier? Digital? Egal!

Quo Vadis Rechnungsstellung? 15 Business Controls Alter Wein in. Bedarf (Ermittlung/Bestellanforderung) Bestellung (Lieferantenauswahl/Ausschreibung) Wareneingang (Prüfung/Abgleich Bestellung/Buchung) Rechnungsprüfung (Sachl. U. rechner. Richtigkeit/Buchung/Zahlungsvorschlag) Zahlungsabwicklung (Zahllauf/Buchung)

Quo Vadis Rechnungsstellung? 17 Business Controls beim Rechnungsempfänger: Reichweite Integrität Rechnung Rechnungsaussteller Rechnungsempfänger Integrität nur beim RE? Integrität auch für die Übermittlung? Integrität auch bis zurück zum Rechnungsaussteller? Zur Erinnerung: die Integrität ist von der Erstellung bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist zu gewährleisten!

Quo Vadis Rechnungsstellung? 20 5 Reliable Audit Trail Was ist das?

Quo Vadis Rechnungsstellung? 21 Reliable Audit Trail: Was ist das? Reliable Audit Trail Wer muss diese Verlässlichkeit bestimmen? Steuerpflichtiger selbst Wirtschaftsprüfer Betriebsprüfer Was ist das Mindestmaß für die Verlässlichkeit? WE=RE langjährige Beziehung gleiche Abbildung im IT-System Was ist der Audit Trail? Nachvollziehbarkeit? Dokumentationen? NachPRÜFbarkeit auch noch Jahre später? Welches Risiko tragen die Rechnungsempfänger?

Quo Vadis Rechnungsstellung? 23 6 GoBS und GoBIT geben den Takt doch bereits vor?

Quo Vadis Rechnungsstellung? 24 Fokus: GoBS (bzw. GoBIT) Rechnung Rechnungsaussteller Rechnungsempfänger GoBS GoBS GoBS beziehen sich grundsätzlich nur auf die Vorgänge beim Steuerpflichtigen, nicht auf die Übertragung Auch für die Rechnungsstellung ist die Einhaltung der GoBS Pflicht: Umgang mit originären Formaten Unveränderbarkeit Dokumentation Internes Kontrollsystem usw. Papier? Digital? Egal!

Quo Vadis Rechnungsstellung? 25 7 Was können Dienstleister leisten, heute und in Zukunft?

Quo Vadis Rechnungsstellung? 26 Dienstleister heute Dienstleister Vollmacht Einverständniserkl. signiert Karte + PIN verifiziert Vollmacht Einverständniserkl. Aussteller Übermittlung Daten Rechnungen Empfänger Dienstleister (erstellt Rechnung) bringt Signatur auf und prüft diese anschließend selbst Korrespondierende Empfangs-Vertretungsvollmacht Empfehlung: Ausdrückliche Zustimmung des Empfängers einholen Befreiung von den gesetzlichen Beschränkungen des 181 BGB (Insichgeschäft) Einverständniserklärung (in der Person des Dienstleisters) Übergang vom Ersteller zum Empfänger muss erkennbar sein organisatorische und physische Trennung erforderlich Besonderheiten bei der Übernahme von Archivierungsaufgaben

Quo Vadis Rechnungsstellung? 27 Dienstleister künftig Nur Rechnungs- Erstellung Rechnung Nur Übermittlung Rechnungsaussteller Rechnungsempfänger Nur Business Controls Übermittlung und Prüfung Erstellung und Übermittlung Gesamtablauf (z.b. gekapselte Internetplattform)

Quo Vadis Rechnungsstellung? 28 8 Was ist mit epost oder De-Mail?

Quo Vadis Rechnungsstellung? 29 Weitere Ideen für die elektronische Rechnungsstellung? DE-Mail verbindliche Übertragung ersetzt das aber geeignete Business Controls? Verschlüsselung der Rechnung grundsätzlich sichere Übertragung ersetzt das aber geeignete Business Controls? Gekapselte Rechnungsstellungsportale Authentizität könnte über die Accounts gewährleistet sein Integrität könnte gewährleistet sein, solange die Rechnungsstellung innerhalb des Portals abläuft

Quo Vadis Rechnungsstellung? 30 9 Ist nicht Automatisierung ist der eigentliche Treiber?!

Quo Vadis Rechnungsstellung? 31 Über den steuerlichen / rechtlichen Tellerrand hinausblicken Gesetzlich Änderung hinterlässt Fragezeichen Medienbrüche entfallen -> Prozess-Integration Erhöhte Automatisierung Einsparpotenziale (Prozess, Verwaltung) Mehrwert (ROI) in den Vordergrund stellen

Quo Vadis Rechnungsstellung? 32 10 Auch eine Frage des Formats?

Quo Vadis Rechnungsstellung? 33 Beschreibungsstandard für Rechnungen Zielsetzung: Standardiesierung Win Win für Alle! Bestandteil des ERP-Systems Einheitliches Eingangsformat

Quo Vadis Rechnungsstellung? 34 Fazit und Plädoyer

Quo Vadis Rechnungsstellung? 35 Fazit Prozessoptmierung, darum muss es gehen! Individuelle Business Controls rücken in den Vordergrund QES und EDI gesetzt! GoBS / GoBiT in Überlegungen einbeziehen! Beschreibungsstandard diskutieren!

Quo Vadis Rechnungsstellung? 37 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Referent Stefan Groß s.gross@psp.eu Peters, Schönberger & Partner Rechtsanwälte Wirtschaftsprüfer Steuerberater Schackstraße 2 80539 München Tel.: (0 89) 3 81 72-0 Fax: (0 89) 3 81 72-204 E-Mail: psp@psp.eu Internet: www.psp.eu