PRINCE2 Foundation Kerstin Sandner, Felix Wietrzychowski 1. Ausgabe, April 2016 PRINCE2 ISBN 978-3-86249-547-4
3 PRINCE2 Foundation 3 Thema: Business Case In diesem Kapitel erfahren Sie was ein Business Case ist und wozu er verwendet wird welche Inhalte in einem Business Case enthalten sind und wie dieser aufgebaut ist welche Option zwingend enthalten sein muss wozu ein Nutzenrevisionsplan erstellt wird 3.1 Was ist ein Business Case? Projekte müssen daraufhin bewertet werden, wie gut sie geeignet sind, die Ziele des Unternehmens bzw. der Organisation zu unterstützen. Die mit Projekten verbundenen Investitionsentscheidungen müssen demnach genau analysiert werden, um zu erkennen, welches Projekt die lohnendste Investition darstellt. Der Business Case ist konsolidierte Zusammenstellung aller relevanten Informationen für diese Beurteilung. Die geschäftliche Rechtfertigung muss immer gegeben sein und somit permanent hinterfragt werden. Copyright AXELOS Limited 2009. Reproduced under licence from AXELOS. Der Business Case ist nicht statisch. Die wichtigsten Fragen im Zusammenhang mit dem Business Case. Copyright ITSM Consulting AG 34 HERDT-Verlag
Thema: Business Case 3 3.2 Output, Ergebnis und Nutzen eines Projekts Definitionen Output: Der Output eines Projekts sind die Spezialistenprodukte des Projekts (materiell, immateriell). Ergebnis: Ein Ergebnis ist die Veränderung, die aus der Anwendung des Outputs resultiert. Nutzen: Ein Nutzen ist eine messbare Verbesserung, die aus dem Ergebnis resultiert und von einem Stakeholder als Vorteil betrachtet wird. Copyright AXELOS Limited 2009. Reproduced under licence from AXELOS. HERDT-Verlag 35
3 PRINCE2 Foundation Beispiel für den Zusammenhang von Output, Ergebnis und Nutzen Output: neues Vertriebssystem Ergebnis: schnellere und genauere Verarbeitung von Bestellungen Nutzen: Kosten werden um 10 % gesenkt und das Auftragsvolumen steigt um 15 %. In der vorangegangenen Abbildung wird der Zusammenhang zwischen Output, Ergebnis und Nutzen grafisch dargestellt. Da das Ergebnis und der Nutzen eines Projekts häufig erst realisiert werden, wenn das Projekt bereits abgeschlossen wurde, laufen Projekte Gefahr, sich ausschließlich auf die Herstellung des Outputs zu konzentrieren. Die Verbindung zwischen Output, Ergebnis und Nutzen eines Projekts muss klar definiert und für alle Projektbeteiligten deutlich erkennbar sein, damit der eigentliche Zweck des Projekts nicht aus den Augen verloren wird. Die Gründe, um ein Projekt zu starten, können sehr unterschiedlich sein und werden stark von der Projektumgebung beeinflusst. Es hängt daher von der Projektart ab, welche Zielsetzung definiert wird und wie diese gemessen werden soll. Beispiele für unterschiedliche Zielsetzungen sind Projekte, die aufgrund gesetzlicher Änderungen vorgeschrieben sind, gemeinnützige Projekte und Kunden-Lieferanten-Projekte. Einige dieser Projekte werden hauptsächlich nach ihrer Rentabilität beurteilt. Bei anderen steht der nicht monetäre Nutzen im Vordergrund. 3.3 Business Case Zweck des Business Case Zweck des Business Case ist die optimale Zusammenstellung fundierter Informationen für die Beurteilung, ob ein Projekt wünschenswert, lohnend und realisierbar ist (und bleibt), um auf dieser Grundlage über die (weitere) Investition entscheiden zu können. Diese Entscheidung wird durch den Lenkungsausschuss getroffen. Zusammensetzung des Business Case Das Managementprodukt Business Case setzte sich aus den folgenden Bestandteilen zusammen: Zusammenfassung Gründe Im dem Abschnitt sollte der Business Case die Gründe beschreiben, warum ein Projekt notwendig ist. Idealerweise sollte dort ein direkter Bezug zum Unternehmen bestehen und verdeutlicht werden, wie das Projekt die Unternehmensstrategie und -ziele unterstützt. Optionen: Nulloption (Do Nothing) Minimumoption (Do Minimum) Minimum-Plus-Option (Do Something) 36 HERDT-Verlag
Thema: Business Case 3 3.5 Übung Frage 1 Was ist ein Zweck eines Nutzenrevisionsplans? A) Dokumentiert die Rechtfertigung eines Projekts B) Beschreibt nur den ausstehenden Nutzen und den Nutzen, der während des Projekts nicht erzielt werden konnte C) Zeigt, wie und wann die Erzielung des Nutzens gemessen wird D) Beschreibt die Gründe für das Projekt, die in den Business Case eingetragen werden Frage 2 Welche der folgenden Optionen ist ein sogenannter Output? A) Alle Spezialistenprodukte des Projekts B) Das durch die Benutzung der Produkte des Projekts erzielte Resultat der Veränderungen C) Eine messbare Verbesserung, die aus einem Ergebnis resultiert D) Ein negatives Ergebnis HERDT-Verlag 39
Impressum PRINCE2 is a Registered Trade Mark of AXELOS Limited and is used here by ITSM Consulting AG." PRINCE2 (Projects in Controlled Environments) ist eine prozessorientierte Projektmanagementmethode die sich an Best Practices orientiert. Sie bildet einen Rahmen für Projekte und gibt konkrete Handlungsempfehlungen für jede Projektphase. Das vorliegende Buch wurde auf Grundlage der offiziellen Inhalte des Lehrplans für PRINCE2 (Syllabus für das PRINCE2 Foundation Zertifikat) erstellt, der von dem offiziellen PRINCE2 Accreditor AXELOS Limited veröffentlicht wurde. Dieses Produkt wird von vielen Schulungsinstituten und Weiterbildungszentren für die eigene Zulassung als akkreditierte Trainingsorganisation (ATO) bei den offiziellen Examination Institutes (EXIN, PEOPLECERT und APMG) verwendet. Matchcode: PRINCE2 Autoren: Kerstin Sandner, Felix Wietrzychowski Redaktion: Andrea Weikert Produziert im HERDT-Digitaldruck 1. Ausgabe, April 2016 ITSM Consulting AG Herausgeber: ITSM Consulting AG Am Kümmerling 21-25 55294 Bodenheim Tel: +49 6135 9334 0 Fax: +49 6135 9334 22 http://www.itsmgroup.com Herstellung und Vertrieb: HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH Am Kümmerling 21-25 55294 Bodenheim Internet: www.herdt.com E-Mail: info@herdt.com HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH, Bodenheim Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Verlags reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Dieses Buch wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Wenn nicht explizit an anderer Stelle des Werkes aufgeführt, liegen die Copyrights an allen Screenshots beim HERDT-Verlag. Sollte es trotz intensiver Recherche nicht gelungen sein, alle weiteren Rechteinhaber der verwendeten Quellen und Abbildungen zu finden, bitten wir um kurze Nachricht an die Redaktion. Die in diesem Buch und in den abgebildeten bzw. zum Download angebotenen Dateien genannten Personen und Organisationen, Adress- und Telekommunikationsangaben, Bankverbindungen etc. sind frei erfunden. Eventuelle Übereinstimmungen oder Ähnlichkeiten sind unbeabsichtigt und rein zufällig. Die Bildungsmedien des HERDT-Verlags enthalten Verweise auf Webseiten Dritter. Diese Webseiten unterliegen der Haftung der jeweiligen Betreiber, wir haben keinerlei Einfluss auf die Gestaltung und die Inhalte dieser Webseiten. Bei der Bucherstellung haben wir die fremden Inhalte daraufhin überprüft, ob etwaige Rechtsverstöße bestehen. Zu diesem Zeitpunkt waren keine Rechtsverstöße ersichtlich. Wir werden bei Kenntnis von Rechtsverstößen jedoch umgehend die entsprechenden Internetadressen aus dem Buch entfernen. Die in den Bildungsmedien des HERDT-Verlags vorhandenen Internetadressen, Screenshots, Bezeichnungen bzw. Beschreibungen und Funktionen waren zum Zeitpunkt der Erstellung der jeweiligen Produkte aktuell und gültig. Sollten Sie die Webseiten nicht mehr unter den angegebenen Adressen finden, sind diese eventuell inzwischen komplett aus dem Internet genommen worden oder unter einer neuen Adresse zu finden. Sollten im vorliegenden Produkt vorhandene Screenshots, Bezeichnungen bzw. Beschreibungen und Funktionen nicht mehr der beschriebenen Software entsprechen, hat der Hersteller der jeweiligen Software nach Drucklegung Änderungen vorgenommen oder vorhandene Funktionen geändert oder entfernt.