POCKET POWER Professionell präsentieren 3. Auflage
Pocket Power Bruno Augustoni Professionell präsentieren 3. Auflage HANSER
Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen usw. in diesem Werk berechtigt auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zu der Annahme, dass solche Namen im Sinne der Warenzeichen- und Markenschutzgesetzgebung als frei zu betrachten wären und daher von jedermann benutzt werden dürfen. Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.d-nb.de abrufbar. Dieses Werk ist urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte, auch die der Übersetzung, des Nachdruckes und der Vervielfältigung des Buches, oder Teilen daraus, vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf ohne schriftliche Genehmigung des Verlages in irgendeiner Form (Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren), auch nicht für Zwecke der Unterrichtsgestaltung mit Ausnahme der in den 53, 54 URG genannten Sonderfälle, reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. 2015 Carl Hanser Verlag München http://www.hanser-fachbuch.de Lektorat: Lisa Hoffmann-Bäuml Herstellung: Andrea Reffke Layout: Der Buchmacher, Arthur Lenner, München Umschlaggestaltung: Parzhuber & Partner GmbH, München Umschlagrealisation: Stephan Rönigk Druck und Bindung: Kösel, Krugzell Printed in Germany ISBN 978-3-446-44285-6 E-Book-ISBN 978-3-446-44335-8
3 Inhalt 1 Einleitung... 5 1.1 Verkaufen.... 6 1.2 Bedeutung der Präsentation und Demonstration... 6 1.3 Arten von Präsentationen... 7 1.4 Die fünf Erfolgsfaktoren für eine professionelle Präsentation... 8. 2 Die Vorbereitung.... 10 2.1 Ziel der Präsentation... 10 2.2 Thema der Präsentation... 11 2.3 Begrüßung... 11 2.4 Einleitung der Präsentation... 13 2.5 Hauptteil der Präsentation... 13 2.6 Schluss der Präsentation... 14 2.7 Fragen und Einwände... 15 2.8 Vorbereitungsfragen... 16... 3 Die Zuhörer.... 18 3.1 Bedeutung der Zuhörer... 18 3.2 Begrüßung der Zuhörer... 19 3.3 Namen... 20 3.4 Interaktion und Zuhörerorientierung... 22 3.5 Feedback und Zustimmung einholen... 25 3.6 Barrieren... 28 3.7 Umgang mit Teilnehmern bei Fragen und Angriffen... 29 3.8 Rhetorik... 32 3.9 Argumentation... 41 4 Der Präsentator.... 46 4.1 Die Sprache.... 47 4.2 Der Körper.... 53 5 Die Visualisierung... 71 5.1 Folien.... 72 5.2 Flipchart.... 79
4 Inhalt 5.3 Mind Mapping.... 80 5.4 Beamer.... 84 5.5 PowerPoint-Präsentationen... 85 5.6 Unterlagen für die Zuhörer... 86 5.7 Muster.... 87 5.8 Fragenkatalog für die Visualisierung... 88. 6 Umfeld.... 89 6.1 Zeit.... 89 6.2 Dauer der Präsentationen... 91 6.3 Raum.... 92 6.4 Sitzordnung... 92 6.5 Störungen... 93 6.6 Probepräsentation... 93 7 Präsentation im Team... 94 8 Die Produktdemonstration... 95 8.1 Das Produkt.... 95 8.2 Die Demonstration.... 97 8.3 Der Demonstrator.... 100 8.4 Anlässe für Produktdemonstrationen... 101 8.5 Die Team-Demonstration... 104 9 Medien die indirekte Präsentation... 106 9.1 Das Interview... 106 9.2 Das Interview im Printmedium... 111 9.3 Das Interview im Radio/TV... 113 9.4 Social Media soziale Netzwerke... 117 9.5 Die Web-Präsentation... 121 9.6 Die E-Mail... 123 10 Checklisten für Präsentationen... 124 Literatur.... 126 Der Autor.... 127
5 1 Einleitung Präsentieren gehört zu den alltäglichen Aufgaben in unserem Berufsleben. Es werden immer wieder neue Strategien, Konzepte oder ganz einfache Unterlagen in den unterschiedlichsten Situationen zu präsentieren sein. Inhaltlich sind die meisten Präsentationen sehr gut vorbereitet und in ihrem Gehalt auch entsprechend fundiert. Das eigentliche Präsentieren jedoch, d. h., die Art und Weise, wie der Inhalt zu den Zuhörern transportiert wird, lässt sehr oft noch viel Potenzial offen. Das Wie ist viel entscheidender, als man im Allgemeinen annimmt. Auch wenn zwei Präsentatoren inhaltlich genau das Gleiche sagen, kommt beim Zuhörer trotzdem ganz Unterschiedliches an. Warum? Eben weil der eine sich ausschließlich dem Inhalt widmet, während sich der andere von der Vorbereitung über die Durchführung bis hin zur Nachbearbeitung seiner Präsentation intensiv über das Transportieren der Botschaften Gedanken macht. Aus der Kommunikationsforschung hat man folgende Erkenntnis gewonnen: Jede Kommunikation läuft auf zwei Ebenen ab, nämlich auf der Sach- und Beziehungsebene (Bild 1). Sachebene Thema Beziehungsebene Gefühle Bild 1: Kommunikationsebenen
6 Einleitung Es ist das Wie, das über den Erfolg oder Misserfolg einer Präsentation entscheidet. Das Wie weckt bestimmte Emotionen in uns, und diese entscheiden, ob wir eine positive oder negative Haltung einnehmen. Anders ausgedrückt, das Gefühl entscheidet schlussendlich immer darüber, ob etwas gekauft wird. 1.1 Verkaufen Verkaufen im weiteren Sinne bedeutet jedes systematische Kommunizieren mit einem Partner. Das heißt, dass auch jede Präsentation eine Art von Verkaufen darstellt. Der Präsentator versucht die Zuhörer durch seine Präsentation von irgendetwas zu überzeugen: Im Idealfall sind sie dann vorbehaltlos seiner Meinung. Dieses Irgendetwas kann eine Idee, eine Strategie, ein Konzept oder ganz einfach ein Produkt sein. Verkaufen umfasst viele Untertätigkeiten wie z. B.: Interesse wecken, fragen, zuhören, bestätigen, präsentieren, demonstrieren, visualisieren, argumentieren, Einwände beseitigen, Fragen beantworten, bestätigen lassen usw. So gesehen verkauft jeder Mensch täglich irgendetwas. Sei dies eine Idee in der Firma oder sogar in der Familie. Verkaufen im engeren Sinne beinhaltet zusätzlich eine Gegenleistung, die aus einer Ware oder Geld bestehen kann. 1.2 Bedeutung der Präsentation und Demonstration Präsentationen und Demonstrationen sind ein wesentlicher, ja manchmal sogar entscheidender Bestandteil von Verhandlungen und Gesprächen. In solchen Momenten kann der Präsentator Vor- und Nachteile sowie seine Fachkompetenz auf bestimmten Gebieten aufzeigen. Hier kann er Inter
Arten von Präsentationen 7 esse wecken, zum Denken anregen, begeistern, die Zuhörer dazu bringen, sich voll und ganz mit ihm und seinen Aussagen zu identifizieren. In der Verkaufstechnik würde man hier vom Begriff Kaufen sprechen. Täglich werden Tausende von Präsentationen gemacht. Genau genommen ist jede Meinungsäußerung eine Präsentation. Der entscheidende Unterschied zwischen einer Präsentation und Demonstration besteht darin, dass bei der Demonstration nicht nur das Ohr und das Auge angesprochen werden. Bei einer Demonstration werden auch die anderen Sinnesorgane wie Tast, Geschmacks- und Geruchssinn angesprochen. Die täglichen Präsentationen werden oft durch Demonstrationen ergänzt. Der Einfachheit halber benutzen wir in der Folge ausschließlich den Begriff Präsentation. 1.3 Arten von Präsentationen Grundsätzlich sind zwei Arten von Präsentationen zu unterscheiden: Frontalpräsentation (Präsentation vor einer Gruppe) Gesprächspräsentation (Präsentation am Tisch) Oftmals wird vergessen, dass die Gesprächspräsentation eine sehr häufig gebrauchte Art der Präsentation ist. In fast jedem Gespräch gibt es eine Phase, in der einer der Gesprächspartner beginnt, irgendetwas zu präsentieren, z. B. ein Muster, eine Unterlage oder die Komponente eines Gerätes. Die Frontalpräsentation ist das, was viele unter einer Präsentation verstehen. Der Präsentator stellt sich vor eine Gruppe von Zuhörern und referiert über ein Thema.
8 Einleitung Die Gesprächspräsentation ist die Präsentation im Rahmen eines Gesprächs oder einer Verhandlung am Tisch. Beide Arten von Präsentationen haben ihre Besonderheiten und folgen deshalb bestimmten Regeln. Im Weiteren wird vor allem auf die Frontalpräsentation eingegangen. Sie finden jedoch sowohl in bestimmten Kapiteln als auch am Schluss dieses Buches einige Hinweise für die Gesprächspräsentation. Arten von Präsentationen Frontalpräsentation Gesprächspräsentation Bild 2: Präsentationsarten 1.4 Die fünf Erfolgsfaktoren für eine professionelle Präsentation Die fünf Erfolgsfaktoren für eine professionelle Präsentation sind: Vorbereitung Zuhörer Präsentator Visualisierung Umfeld
Die fünf Erfolgsfaktoren für eine professionelle Präsentation 9 Wer diese fünf Faktoren beherrscht, wirkt professionell und kann sogar trockenen Inhalt begeisternd präsentieren. Zuhörer Vorbereitung Präsentator Visualisierung Umfeld Bild 3: Die fünf Erfolgsfaktoren
10 2 Die Vorbereitung Bild 4: Vorbereiten heißt vordenken Die Vorbereitung ist das Fundament einer jeden Präsentation. Folgende Themen sind bei der Vorbereitung der Präsentation zu beachten: Ziel Thema Begrüßung Einleitung Hauptteil Schluss 2.1 Ziel der Präsentation Bevor eine Präsentation durchgeführt wird, muss sich der Präsentator über das Ziel im Klaren sein. Dabei ist es von großem Nutzen, die Zielformulierung so vorzunehmen, als ob man bereits am Schluss der Präsentation angelangt wäre. Dies tut man grammatikalisch mit der Zukunftsform (Futur).
Begrüßung 11 Praxishilfe: Zielformulierungen Nach der Präsentation werden die Zuhörer wissen, dass Folgendes tun folgende drei Hauptbotschaften kennen Formulieren Sie Ihre Ziele schriftlich! Die Frage nach dem Ziel ist übrigens aus dem Blickwinkel des Präsentators, der Zuhörer und des Auftraggebers für die Präsentation zu beantworten. 2.2 Thema der Präsentation Das Thema einer Präsentation kann wesentlich dazu beitragen, die Zuhörer neugierig zu machen und entsprechende Erwartungen zu wecken. Aus diesem Grund ist zu überlegen, auf welche Art und Weise das Thema präsentiert werden soll. Praxishilfe: Thema der Präsentation Formulierung in Frageform provokative Aussage als Titel zum Titel einen kurzen ausformulierten Gedanken 2.3 Begrüßung Die Begrüßung und die Einleitung sind ein entscheidender Moment bei einer Präsentation. Es gilt hier noch immer der Satz: Man hat nie eine zweite Möglichkeit, einen ersten Eindruck zu machen!
12 Die Vorbereitung Bild 5: Der erste Eindruck Es ist wie beim 100-m-Läufer. Das Rennen wird meistens beim Start und nicht bei irgendeinem Meter während des Rennens verloren. Aus diesem Grund werden die wenigen ersten Sekunden wie im amerikanischen Fernsehen Shit Point genannt. Sind die ersten Sekunden nicht äußerst attraktiv, schaltet der Zuschauer beim Fernsehen auf einen anderen TV-Sender um. Was bedeutet das für eine Präsentation? Die ersten Sekunden entscheiden darüber, ob das Gefühl der Zuhörer positiv oder negativ ist. Ist es negativ, so ist das kaum mehr zu korrigieren. Ist es jedoch positiv, ist die erste große Hürde der Präsentation bereits genommen. Praxishilfe: Begrüßung Stehen Sie ruhig und aufrecht vor den Zuhörern schauen Sie alle an lächeln Sie beginnen Sie zu reden. Lernen Sie die ersten Sätze auswendig, bis sie ganz natürlich vorgetragen werden können. Heben Sie die Arme und Hände einladend hoch.