Best Practice Session IV «Print, Web, Apps & Co. ein Überblick über die aktuelle Publishingsystem-Landschaft»

Best Practice Session IV «Print, Web, Apps & Co. ein Überblick über die aktuelle Publishingsystem-Landschaft» Eine Initiative von Eclat und Neidhart + Schön Group

Herzlich Willkommen Host Matthias Känzig, Produktmanagement / Beratung, Multimedia Solutions AG Gast-Experte (Interview) Urs Felber, Geschäftsführer, A&F Computersysteme AG Moderation Joëlle Loos, Initiantin, Geschäftsberichte-Symposium 2

Agenda 1. These 2. Wo die Komplexität entsteht 3. Realisationskonzepte 4. Überblick über die Systemlandschaft 5. Sanitas, ein Beispiel aus der Praxis 6. Fazit 3

1. These Zielgruppengerechte Information der verschiedenen Anspruchsgruppen über verschiedene Kanäle ist bereits heute ein «Must». Sowohl der Inhalt wie auch dessen Aufbereitung muss den Anforderungen des jeweiligen Kanals entsprechen. Im Idealfall besteht für die Leser die Möglichkeit des Dialogs mit dem Unternehmen. 4

2. Wo die Komplexität entsteht Das komplexe System des Geschäftsberichts. 5

2. Wo die Komplexität entsteht Beeinflusser, Abhängigkeiten und Zielgruppen 6

2. Wo die Komplexität entsteht Allgemeine Feststellungen für Geschäftsberichte: Grosse Diskrepanz zwischen dem regulatorischem Minimum und dem sehr umfangreichen, integrierten Reporting. Erhöhte Komplexität durch steigende Anzahl Kanäle und anzusprechende Zielgruppen. Immer mehr Inhaltsumfang in noch kürzerer Zeit. Das Konzept für den Geschäftsbericht ist häufig nicht mit der Kommunikationsstrategie der Unternehmung verknüpft. Zum Teil fehlen kanalübergreifende Überlegungen für das Realisationskonzept für den Geschäftsbericht. Der klassische Geschäftsbericht steht auf dem Prüfstand. 7

2. Wo die Komplexität entsteht Best practice? Es gibt zur Zeit keine eindeutige Stossrichtung. Beispiele: Fokus online: Migros Mash up von Print, Online und Apps: Basellandschaftliche Kantonalbank Beschränkung auf regulatorische Anforderungen: Bank Rothschild 8

3. Realisationskonzepte Das Realisationskonzept als Ableitung aus der Kommunikationsstrategie: Welche Inhalte in welchem Kanal für welche Zielgruppen? 9

3. Realisationskonzepte Frühzeitig Welcher Inhalt wird in welchem Kanal abgebildet? Gibt es unterschiedliche Versionen der Inhalte für die unterschiedlichen Kanäle? Kapitel Print Web App 1. Überblick / Kennzahlen / Kommentar Ja Ja Ja 2. Segmentberichte Abstrakt Ja Ja 3. CSR, Sustainability Abstrakt Ja Ja 4. Corporate Governance Ja Abstrakt Nein 5. Finanzkommentar Ja Ja Nein 6. Finanzbericht Ja Abstrakt Nein 10

3. Realisationskonzepte Budget-Vorgaben vs. Realisationskonzept Einplanen von zusätzlichen Mitteln notwendig. Einsparungen in einem Kanal (z.b. Print) kompensieren selten die Mehrkosten der weiteren Kanäle. 11

3. Realisationskonzepte Erkennbare Realisationskonzepte und Stossrichtungen Print first Digital als zweite Wahl, Ergänzungen möglich, z.b. BLKB Online first Druck als zweite Wahl, Ergänzungen möglich, z.b. Geberit Online only Verzicht auf Druck, z.b. Migros (jedoch nur in seltenen Fällen kein gelayouteter Bericht) 12

3. Realisationskonzepte Print first: auf was muss geachtet werden? Umsetzbarkeit des Prozess-Setups (Ressourcen, Budget, Akzeptanz). Umsetzungsanforderungen der verschiedenen Medien berücksichtigen (z.b. doppelseitige Illustration, Fotografien). Gleiche Inhalte für alle Kanäle oder spezifische, parallele Redaktion pro Kanal? Parallele Übersetzungen während der Redaktion/Produktion oder nach Fertigstellung der Ausgangssprache? Techn. Schnittstellen Print, Web, App und Übersetzungen. Abnahme- und Freigabeverfahren. Ressourcenverfügbarkeit: müssen die Inhalte zur BMK in allen Kanälen bereit stehen? Einsparungsmöglichkeiten? 13

3. Realisationskonzepte Online first / only: auf was muss geachtet werden? Grundsatzentscheid: braucht es ein gelayoutetes PDF? Nutzung der gebotenen Möglichkeiten der Online-Kanäle (Bild, Audio, Video, Animationen usw.). Wo findet der Redaktionsprozess statt? Konventionelle Programme (z.b. Word) vs. Systeme (z.b. CMS, Redaktionssysteme) Änderungsmanagement, Nachvollziehbarkeit Akzeptanz für Form des Approvals (Revision, AC usw.) Alternative zur digitalen Bereitstellung 14

3. Realisationskonzepte Weitere Tipps: Blick auf alle Beteiligten, Kanäle und Vorsysteme richten Grössten gemeinsamen Nenner (System) finden und einsetzen Vor- und nachgelagerte Systeme automatisiert einbinden Früh im Endformat arbeiten (Plattformbrüche vermeiden) 15

3. Realisationskonzepte Zwischenfazit Auch hier: noch kein Rezept = fehlende BP-Erfahrungen und noch keine klare Richtung erkennbar daher muss das eingesetzte System ein «Multitalent» sein. Zielgruppen, Zweck und gewählte Inhalte als Schlüsselfaktoren bei der Wahl der Kanäle. Es gibt auch in naher Zukunft ein gelayoutetes Dokument (Basisausrichtung Print noch gegeben). 16

Die Suche nach der Eier legenden «WMS» «Ein Publishing-System sollte nicht nur allen Beteiligten eine geeignete Erstellungsplattform zur Verfügung stellen die individuelle Prozesse nachvollziehbar und sicher unterstützt. Es sollte nach Möglichkeit auch alle neuen Kanäle beherrschen, damit es nachhaltig eingesetzt werden kann.» 17

4. Überblick über die Systemlandschaft Auslegeordnung der verschiedenen Systeme und ihrer Verwendungszwecke. 18

4. Überblick über die Systemlandschaft 19

4. Überblick über die Systemlandschaft 20

5. Sanitas: ein Beispiel aus der Praxis 21

5. Beispiel aus der Praxis Eckdaten Sanitas Systemgestützte Produktion für den Redaktionsprozess. Automatisierte Übergabe an die Online-Schnittstelle. Verarbeitung und Aufbereitung der Inhalte für den Online-Bericht. Anreicherung der Inhalte mit multimedialem Content und interaktiven Funktionalitäten. Umsetzung eines Weblayouts (Zusammenarbeit mit Agentur). Gelayoutete Form als PDF verfügbar. Der Geschäftsbericht als Teil der Online-Strategie der Sanitas (Ausbau der Online-Kanäle für verschiedene Leistungen). http://report.sanitas.com/ 22

6. Fazit, Teil 1 Ein System muss grundsätzlich alle Kanäle beherrschen. Nicht zuletzt, weil die Online-Kanäle stetig an Bedeutung zunehmen werden. Wir sind jedoch davon überzeugt, dass auch noch in naher Zukunft der Kanal Print, oder zumindest ein gelayoutetes Dokument, die Ausgangslage vorgibt. Einerseits, weil die Verfügbarkeit eines gelayouteten Dokuments als Alternative zur reinen Online-Publizierung gefragt ist, andererseits weil der gelayoutete Geschäftsbericht die Kommunikationsbemühungen einer Unternehmung besser widerspiegelt (Marke, Brand). 23

6. Fazit, Teil 2 Es ist jedoch Tatsache, das es kein System gibt, dass diese Anforderungen zu 100% erfüllt. Es gilt deshalb, jenes System auszuwählen, welches den grössten gemeinsamen Nenner darstellt. Auf Grund der Annahme, dass der gelayoutete Bericht die Ausgangslage bildet, muss ein System layoutorientiert funktionieren und entsprechende Redaktions- und Freigabeprozesse abbilden können. Die Anforderungen der digitalen Kanäle müssen maximal unterstützt werden. Zusätzlich lassen sich im Idealfall Vorsysteme (zum Beispiel Konsolidierung) sowie andere Systeme (zum Beispiel Übersetzung) anbinden. 24

6. Fazit, Teil 3 Trotz all dieser Möglichkeiten, die diese Systeme mit sich bringen zu Beginn muss ein von der Kommunikationsstrategie abgeleitetes Realisationskonzept erstellt werden, welches auf die Frage eingeht, welche Inhalte in welchen Kanälen für welche Zielgruppen veröffentlicht werden sollen. 25

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Haben Sie Fragen? Urs Felber ufelber@a-f.ch Matthias Känzig matthias.kaenzig@mmsag.ch Nicht vergessen: bestellen Sie sich Ihre persönliche Checkliste zur Evaluation von Publishingsystemen, das Plakat «Fakten zum Geschäftsbericht» und den Leitfaden Einsparungspotenzial! 26