Assistent für Serienbriefe, E-Mails und Faxe Im Menü Kampagnen stehen folgende Auswahlmöglichkeiten für den gesammelten Versand von Dokumenten zur Verfügung: Serienbrief-Assistent Serien-E-Mail-Assistent Serienfax Assistent Jede dieser Möglichkeiten startet einen Assistenten, der Sie durch den weiteren Vorgang begleitet. Die Erstellung von Serienbrief, -E-Mail und -Fax unterscheiden sich dabei nur an wenigen Stellen. (Für Brief, Fax und E-Mail) Auf der Willkommen-Seite des Assistenten wird ausgewählt, ob für die gewünschte Aktion Adressen und Ansprechpartner selbst zusammengestellt werden oder ein vorhandener Verteiler / eine vorhandene Kampagne verwendet werden soll Wird ein vorhandener Verteiler oder eine vorhandene Kampagne gewählt, erfolgt dies per Markierung der Option und Auswahl des Verteilers/Kampagne über den jeweiligen Button rechts der Option. Zusätzlich steht für Verteiler die Option zur Verfügung, den Verteiler vor Verwendung neu aufbauen zu lassen. Auf der kann - wie beim - über Bedingungen eine (Für Brief, Fax und E-Mail) Seite Adressen zusammenstellen Aufbau eines Verteilers Adressliste zusammengestellt werden:
Diese Seite steht nur bei Auswahl der Option!AuwahlAdressen.jpg border=1! auf der Willkommen-Seite zur Verfügung! (Für Brief, Fax und E-Mail) Auf der Seite Adressliste werden die je nach gewählter Option berücksichtigten Adressen in einer Liste angezeigt.
Das Handling in dieser Adressliste ist analog zur Listenansicht in Verteilern, über das Kontextmenü stehen ähnliche Optionen zur Verfügung. Wurde die Option auf der Willkommen-Seite gewählt, steht hier der Button zur Verfügung, der die angezeigten Adressen zu einem neuen Verteiler hinzufügt. (Für Brief und Fax gleich, für E-Mail abweichend) Auf der Seite Textvorlage wählen erfolgt die Auswahl der Textvorlage, die für den Serienversand genutzt werden soll.
Für Brief und Fax kann jeweils aus dem Pool der Brief-Textvorlagen (*.rtf) die gewünschte Vorlage über den Button ausgewählt werden. Für E-Mail wird die standardmäßig hinterlegte E-Mail-Textvorlage verwendet. (Für E-Mail) Auf der Seite E-Mail-Einstellungen werden Details zum Mailversand festgelegt:
Betreff setzt den Betreff der Serien-E-Mail, der bei den Empfängern angezeigt wird Absender ist der angemeldete Benutzer, sofern nicht in den Benutzerrechten die Option zum E-Mail-Versand im Auftrag von aktiviert wurde. Absender E-Mail wird je nach gewählter Versandart gesetzt. Bcc E-Mail setzt den Empfänger einer E-Mail-Kopie. Ist der Haken bei Lesebestätigung anfordern gesetzt, wird für jede versandte E-Mail eine Lesebestätigung angefordert. Unter Anhänge können E-Mail-Anhänge eingesehen und über die Buttons unterhalb Hinzugefügt, Entfernt oder Geöffnet werden. (Für Fax) Auf der Seite Fax-Einstellungen werden Details zum Fax-Versand festgelegt:
Betreff setzt den Betreff der Fax-Nachricht. Ist der Haken bei Sendebestätigung anfordern gesetzt, wird (je nach gewählter Versandart) eine Bestätigung angefordert. Zur Identifikation der Fax-Nachricht können Kostenstelle und Referenz angegeben werden. Im Bereich Deckblatt wird ausgewählt, ob ein Deckblatt verwendet werden soll und - falls nicht das Standarddeckblatt gewählt wird - wie der Name des Deckblatts lauten soll. Unter Anhänge können Fax-Anhänge eingesehen und über die Buttons unterhalb Hinzugefügt, Entfernt oder Geöffnet werden. Für Serienbriefe stehen keine weiteren Einstellungen zur Verfügung! (Für E-Mail und Fax, für Briefe nach Fortschritt) Auf der Seite Historieneinträge werden Details zum Historieneintrag festgelegt, der im Rahmen des Serienversandes erstellt werden kann. Im Serienbrief-Assistenten folgt diese Seite nach der Seite Fortschritt!
Über den Haken bei Historien-Einträge erstellen wird festgelegt, ob ein Eintrag angelegt werden soll. Im Feld Betreff wird der Betreff des Serienversandes übernommen. Eine Abänderung für den Historieneintrag kann manuell vorgenommen werden. Datum und Uhrzeit werden automatisch nach Versandzeitraum gesetzt. Die Kategorie kann aus den vorhandenen Historienkategorien ausgewählt werden. Unter Erläuterung kann - wie bei sämtlichen Historieneinträgen - eine zusätzliche Information zur Historie angegeben werden. Sofern Eigene Felder zu Historien hinterlegt sind, stehen diese im Reiter Eigene Felder zur Auswahl. Über den Button können hier bereits Zugriffsrechte vergeben werden. (Für Fax und E-Mail) Auf der Seite Vorschau wird die zu verschickende E-Mail bzw. das zu verschickende Fax zur Überprüfung angezeigt:
Über die Buttons und kann zwischen der Vorschau der einzelnen Faxe und E-Mails gewechselt werden. öffnet das Fax bzw. die E-Mail in einem HTML-Programm (je nachdem als Standard definiertem Programm) bzw. öffnet das Suchfenster Adresse, um einen Adresseintrag für eine Test-E-Mail auszuwählen. Besonderheit bei Faxversand mit RTF-Textvorlagen: Wurde eine RTF-Datei (Briefvorlage o.ä.) als Textvorlage zum Serien-Faxversand gewählt, kann innerhalb von julitec CRM keine Vorschau generiert werden. Hierzu muss der Button!VorschauProgramm.jpg! genutzt werden. startet die Erstellung der Dokumente für die gewählte Versandart. (Für Brief, Fax und E-Mail ähnlich) Auf der Seite Fortschritt wird die Erstellung der Dokumente grafisch anhand eines Balkens dargestellt. Für die einzelnen Versandarten werden hier unterschiedliche zusätzliche Optionen angezeigt.
(Für Brief, Fax und E-Mail ähnlich) Auf der Seite Fertig wird Erfolg oder Misserfolg der Serienversand-Aktion angezeigt:
schließt den jeweiligen Assistenten. Tipp: Sehen Sie dazu auch unser Video-Tutorial: Erstellung eines Serienbriefs.