Hinweise zur Antragstellung in den Marie Curie-Individualmaßnahmen Nationale Kontaktstelle Mobilität, Alexander von Humboldt-Stiftung Stand: März 2011 1
Dieses Dokument soll einen ersten Einstieg in das Antragsverfahren für die Marie Curie-Individualmaßnamen bieten. Es kann dabei keinesfalls die ausführliche Beschäftigung mit den offiziellen Dokumenten der EU ersetzen. Inhalt 1) Die Marie Curie-Individualmaßnahmen im Überblick 2) Zeitplanung 3) Dokumente und Internetseiten 4) Aufbau des Antrags 5) Hinweise zu allgemeinen Aspekten 6) Antragserstellung und Einreichung 7) Evaluierung, Vertragsverhandlungen und Projektstart 8) Checkliste zur Antragstellung 9) FAQ zur Antragstellung in den Individualmaßnahmen Beratung und Information Nationale Kontaktstelle Mobilität Wir beraten Sie gerne zu den Marie Curie-Maßnahmen und unterstützen Sie während der Antragsstellung. www.nks-mobilitaet.de mariecurie@avh.de Dr. Nicola Staeck: 0228/833-164/-259 Nationale Kontaktstelle Mobilität, Alexander von Humboldt-Stiftung Stand: März 2011 2
1) Die Marie Curie-Individualmaßnahmen im Überblick In den Marie Curie-Individualmaßnahmen können sich einzelne Forscher 1 gemeinsam mit einer Gasteinrichtung für einen Forschungsaufenthalt in Europa oder einem Drittland bewerben. Ein wesentlicher anderer Teil des Spezifischen Programms Menschen sind die institutionellen Maßnahmen, die von Einrichtungen beantragt werden, die dann auch Stellen ausschreiben (z.b. "Initial Training Networks"). Für die Individualmaßnahmen gilt, dass Sie zum Zeitpunkt der Einreichungsfrist "experienced researcher" nach den Vorgaben der EU sein müssen: "Experienced researchers" haben entweder eine abgeschlossen Promotion 2 oder weisen mindestens vier Jahre Forschungserfahrung (Vollzeit-Äquivalent) auf. Eine Förderung von Nachwuchswissenschaftlern (z.b. Doktoranden) ist in den Individualmaßnahmen nicht möglich. Eine weitere Voraussetzung ist, dass Sie sich zum Zeitpunkt der Einreichungsfrist nicht länger als 12 Monate in den letzten drei Jahren im Zielland aufgehalten haben dürfen. (Diese Regel gilt nicht für die Rückkehrphase in den International Outgoing Fellowships.) Intra-European Fellowships for Career Development (IEF) > Für Forscher in Europa, die innerhalb Europas mobil sein möchten. (weitere Infos) International Outgoing Fellowships for Career Development (IOF) > Für Forscher, die einen Forschungsaufenthalt außerhalb Europas mit anschließender Rückkehrphase nach Europa durchführen möchten. (weitere Infos) International Incoming Fellowships (IIF) > Für Forscher, die in Drittstaaten tätig sind und für einen Forschungsaufenthalt nach Europa kommen möchten. (weitere Infos) Career Integration Grants (CIG) > Für Forschende, die sich in eine europäische Forschungseinrichtung (wieder-) eingliedern möchten. (weitere Infos) 1 Es sind stets Personen weiblichen und männlichen Geschlechts gleichermaßen gemeint; aus Gründen der sprachlichen Vereinfachungen wird im Folgenden nur die männliche Form verwendet. 2 Im Allgemeinen wird die Promotion als abgeschlossen betrachtet, wenn die Gesamtbewertung aller Prüfungsteile (Bewertung der Dissertation, mündliche Prüfungen) vorliegt. Nationale Kontaktstelle Mobilität, Alexander von Humboldt-Stiftung Stand: März 2011 3
2) Zeitplanung Vorbereitung: Die Vorbereitung sollte bereits vor der Veröffentlichung des Bewerbungsaufrufs beginnen. Die geplanten Veröffentlichungen der Bewerbungszeiträume werden i.d.r. im Herbst des Vorjahres im jeweiligen "Work Programme" für das Spezifische Programm Menschen veröffentlicht und können hier eingesehen werden. Die Individualmaßnahmen sind nicht nur formal, sondern auch inhaltlich immer ein gemeinsamer Antrag von Gasteinrichtung und Forscher. Dementsprechend sollten die Vorbereitung und die Antragserstellung immer gemeinschaftlich erfolgen. In die Vorbereitung sollten Einrichtung und Forscher auch weitere zuständige Stellen der Gasteinrichtung (z.b. im Bereich Forschungsförderung, Drittmittel, EU-Förderung) einbinden. Bewerbungsaufruf: Bewerbungsaufrufe für die Individualmaßnahmen werden einmal im Jahr veröffentlicht. Ab dem Zeitpunkt des Bewerbungsaufrufs stehen die aktuellen Unterlagen auf einer eigenen Website für den Bewerbungsaufruf zur Verfügung, und das elektronische Antragssystem (EPSS) ist geöffnet. Es ist empfehlenswert, sich möglichst früh mit dem System vertraut zu machen. Bewerbungszeiträume: Für die Fellowships beträgt der Bewerbungszeitraum mehrere Monate. Eine Bewerbung ist i.d.r. einmal pro Jahr möglich. Für die Integrationsmaßnahmen gibt es zwei Deadlines pro Jahr. In der Regel gelten die unten genannten Zeiträume, jedoch ist es auch möglich, dass diese sich in folgenden Jahren ändern. Fellowships: > Mitte März bis Mitte August Integrationsmaßnahmen: > Veröffentlichung im Oktober, Deadlines im März und September Es ist als einzelner Forscher nicht möglich, zur gleichen Zeit mehr als einen Antrag in einer oder auch in verschiedenen Marie Curie-Individualmaßnahmen bei der EU einzureichen. Für Gasteinrichtungen gilt dies nicht. Deadline: Die Deadline ist eine Ausschlussfrist. Um 17 Uhr Brüsseler Ortszeit wird das elektronische Antragssystem geschlossen und Änderungen sind dann nicht mehr möglich. Evaluierung: Die Prüfung und Evaluierung beginnt nach der Deadline und nimmt etwa 3-4 Monate in Anspruch. Nationale Kontaktstelle Mobilität, Alexander von Humboldt-Stiftung Stand: März 2011 4
Vertragsverhandlungen: Auf eine positive Evaluierung folgen die Vertragsverhandlungen. Auch diese dauern i.d.r. mindestens 3 Monate. Projektstart: Das Projekt wird i.d.r. erst nach Abschluss der Vertragsverhandlungen beginnen. Bei einem Fellowship ist dies frühestens im Frühjahr des Folgejahres. Spätestens 12 Monate nach Unterzeichnung des Vertrags muss ein Projekt begonnen werden. Bei der gemeinsamen Zeitplanung mit der Gasteinrichtung sollten diese Zeiträume und alle gegebenenfalls notwendigen weiteren Vorbereitungen einbezogen werden. Vorbereitung Bewerbungsaufruf Evaluierung Verhandlung Projektstart ca. 5 Monate ca. 3-4 Monate ca. 3 Monate Deadline 17 Uhr Brüsseler Zeit Projektbeginn Information(en) an Scientist/Person in Charge Nationale Kontaktstelle Mobilität, Alexander von Humboldt-Stiftung Stand: März 2011 5
3) Dokumente und Internetseiten Folgende zwei Dokumente müssen Sie für die Antragstellung auf jeden Fall lesen: "Work Programme" - Arbeitsprogramm Menschen http://www.humboldt-foundation.de/nks/dokumente-links.html Das Arbeitsprogramm enthält je ein Kapitel zu den einzelnen Maßnahmen im Spezifischen Programm Menschen und ein allgemeines Kapitel zu den finanziellen Regelungen. "Guide for Applicants" Leitfaden für Antragsteller Der "Guide for Applicants" ist auf der Unterseite des Bewerbungsaufrufes unter der Überschrift "Information Package" zu finden und enthält alle wichtigen Informationen zur Antragstellung. Der "Guide for Applicants" besteht aus einem Teil, der für alle drei Individualmaßnahmen gilt ("Common Part"), sowie aus einem maßnahmenspezifischen Teil ("Specific Part"). Darüber hinaus gibt es noch einen Teil zum Thema Ethik. Diese Dokumente sind während der Antragstellung die wichtigsten Referenzdokumente. Darin sind neben wichtigen Informationen auch die Vorgaben für den Antragstext enthalten. Vor Veröffentlichung des neuen "Guide for Applicants" können Sie sich am Guide des vorherigen Jahres orientieren 3. Es ist möglich, dass Dokumente während einer Bewerbungsphase geändert werden. Daher ist es sinnvoll, sich vor der endgültigen Einreichung auf der Internetseite des Bewebungsaufrufs zu vergewissern, dass die aktuellen Dokumente verwendet wurden. Übersicht der Bewerbungsaufrufe im Spezifischen Programm "Menschen" http://www.humboldt-foundation.de/nks/bewerbungsaufrufe.html Bewerbungsaufrufe auf dem Participant Portal und auf CORDIS http://ec.europa.eu/research/participants/portal/appmanager/participants/portal?_nfpb =true&_pagelabel=people http://cordis.europa.eu/fp7/dc/index.cfm?fuseaction=usersite.fp7callspage Hier werden die Bewerbungsaufrufe am Tag der Veröffentlichung des Aufrufes eingestellt. Auf den Unterseiten der einzelnen Bewerbungsaufrufe sind die relevanten Dokumente zusammengestellt, darunter auch der "Call Fiche", der die wichtigsten Daten und Fakten zur Ausschreibung umfasst. "Die Antragstellung im 7. FRP"-Deutsches Portal zum 7. EU-Forschungsrahmenprogramm http://www.forschungsrahmenprogramm.de/antragstellung.htm Auf dem Webportal des 7.FRP zur Antragstellung finden Sie Informationen zu Themen wie Projektvorbereitung, Antragstellung, Evaluierung, Projektadministration, Verwaltung 3 Die bereits geschlossenen Bewerbungsaufrufe können auf der Übersichtsseite der Bewerbungsaufrufe im Bereich "People" über den Link "Closed Calls", unmittelbar unterhalb der farbigen Karteireiter, aufgerufen werden. Nationale Kontaktstelle Mobilität, Alexander von Humboldt-Stiftung Stand: März 2011 6
und Vertragswesen sowie einen Leitfaden zum Herunterladen. Diese sind insbesondere ausgerichtet auf die weiteren Teile des 7. Forschungsrahmenprogramms, wie etwa die Spezifischen Programme Zusammenarbeit und Kapazitäten und die dort verwendeten Instrumente. 4) Aufbau des Antrags A-Teil: Formulare Der A-Teil des Antrags umfasst mehrere Formulare, die immer von der Gasteinrichtung und vom Forscher gemeinsam ausgefüllt werden müssen. Im Annex 3 des "Guide for Applicants" sind detaillierte Informationen zum Ausfüllen der Formulare gegeben. A1: Allgemeine Informationen zum Projekt (inkl. Kurzzusammenfassung) A2: Informationen zur Gasteinrichtung > von der Gasteinrichtung auszufüllen (bei Anträgen in der Maßnahme IOF müssen beide Gasteinrichtungen jeweils ein A2- Formular ausfüllen: "Participant 1" ist die europäische Einrichtung, "Participant 2" ist die Gasteinrichtung im Drittland) A3: Informationen zum Forscher A4: Angaben zur Berechnung des Projektbudgets (hier sind keine Beträge in anzugeben, sondern Zeiträume und weitere Angaben, auf deren Basis das Projektbudget berechnet wird) (für Integrationsmaßnahmen nicht auszufüllen) B-Teil: Antragstext Der B-Teil ist der eigentliche Antragstext, für den es spezielle Vorgaben zu Länge (Fellowships max. 27 Seiten, Integrationsmaßnahmen max. 21 Seiten) und Struktur gibt. Die detaillierten Vorgaben zu den Inhalten der einzelnen Kapitel finden Sie im "Specific Part" des "Guide for Applicants". Im elektronischen Antragssystem (EPSS) können Sie in der Rubrik "Part B & Annexes" ein "Template" für den Teil B herunterladen, welches u.a. auch den "Ethical Issues Table" enthält.!!! Es ist wichtig diese Angaben genau zu befolgen, da die Evaluation ebenfalls auf Basis dieser Kriterien erfolgt!!! Die Evaluierungskriterien sind im Annex 2 des "Specific Part" des "Guide for Applicants" aufgelistet. Wir haben Rückmeldungen von Gutachtern ("Evaluation Summary Reports" ESR) zu erfolgreichen Anträgen des letzten Jahres ausgewertet und Punkte zusammengetragen, die typischerweise starke Beachtung im Begutachtungsprozess finden. Antragstellern können diese Analysen Aufschluss über grundsätzliche Erfolgskriterien und Kritikpunkte geben. Nationale Kontaktstelle Mobilität, Alexander von Humboldt-Stiftung Stand: März 2011 7
1) Intra-European Fellowships for Career Development (IEF) 2) International Outgoing Fellowships for Career Development (IOF) 3) International Incoming Fellowships (IIF) 4) European Reintegration Grants (ERG) (Vorgängermaßnahme der CIG) 5) International Reintegration Grants (IRG) (Vorgängermaßnahme der CIG) 5) Hinweise zu allgemeinen Aspekten Im elektronischen Antragssystem (EPSS) können Sie in der Rubrik "Part B & Annexes" ein "Template" für den Teil B herunterladen. Neben der Struktur und den Erläuterungen zu den Unterkaptiteln enthält das "Template" auch eine Vorlage für die "Ethical Issues Table", die Teil eines jeden Antragstextes sein muss. Die vorgegebene Struktur und die Seitenzahlen müssen eingehalten werden. Dies gilt sowohl für die Gesamtseitenzahl als auch die Anzahl der Seiten für die einzelnen Kapitel. Seiten, die über das vorgegebene Seitenlimit hinausgehen, werden gegebenenfalls den Gutachtern nicht vorgelegt. Der Antrag sollte auf jeden Fall in englischer Sprache verfasst sein, auch wenn es theoretisch möglich wäre, den Antrag in jeder offiziellen Amtssprache der EU einzureichen. Der Text sollte klar formuliert und sinnvoll strukturiert sein. Dabei können Sie sich der gängigen Mittel wie Absätzen oder Fett- und Kursivdruck von Schlüsselbegriffen bedienen. Bei der Formulierung kann es sinnvoll sein, Schlüsselbegriffe aus den Kriterien und Vorgaben für den Antragstext aus dem "Guide for Applicants" aufzugreifen, da sich Gutachter vielfach an diesen Begriffen orientieren. Graphische Darstellungen, Tabellen und Diagramme sollten dann eingesetzt werden, wenn sie eine Textersparnis oder ein besseres Verständnis zur Folge haben. Verzichten Sie dabei auf Fotos und farbig gestaltete Graphiken, da auch mit Schwarz- Weiß-Kopien gearbeitet wird. Für Ihren Antrag sollten Sie ein leicht merkbares Akronym und einen aussagekräftigen Titel wählen, da diese Faktoren positiv auf die Gutachter wirken können. Nationale Kontaktstelle Mobilität, Alexander von Humboldt-Stiftung Stand: März 2011 8
6) Antragserstellung und Einreichung Das elektronische Antragssystem Alle Förderanträge für Marie Curie-Maßnahmen müssen über den "Electronic Proposal Submission Service" (EPSS) gestellt werden. Zum EPSS gelangen Sie über die Internetseite des Bewerbungsaufrufs. Informationen zum System und das "EPSS User Manual" finden Sie hier. Es ist empfehlenswert, sich möglichst früh mit EPSS vertraut zu machen. Koordinator Für die Koordinierung der Einreichung des Antrags ist bis zum Zeitpunkt der Bewerbungsfrist der Forschende, der sich um die Förderung bewirbt ("proposal coordinator") zuständig. Nachdem der Antrag eingereicht ist, ist die Gasteinrichtung der Koordinator. Ansprechpartner für die weitere Kommunikation der Europäischen Kommission ist die im Antrag genannte verantwortliche Person ("Scientist/Person in Charge"). Der Forschende, der den Antrag stellt, kann nie "Scientist/Person in Charge" sein. Der Antragsteller ("proposal coordinator") ist dafür verantwortlich, sich in EPSS zu registrieren und dafür zu sorgen, dass alle Formulare ausgefüllt sind, der Antragstext hochgeladen und der Antrag elektronisch eingereicht wird. Zudem muss er der Gasteinrichtung die Login-Daten und das Passwort zur Verfügung stellen. In EPSS hat der Antragsteller die Möglichkeit drei Referenzgutachter ("Referees") zu benennen, die dann per E-Mail aufgefordert werden, ihr Gutachten elektronisch einzureichen. Es empfiehlt sich von dieser Möglichkeit Gebrauch zu machen. Das Verfahren der Benennung von Referenzgutachtern ist im "Guide for Applicants" dargestellt. Bei der Auswahl der Referenzgutachter sollte darauf geachtet werden, dass kein Gutachten von der Gasteinrichtung vorgelegt wird, da diese bereits am Antrag beteiligt ist. Die Gutachter sollten den Antragsteller möglichst gut kennen, da im Gutachten die Qualität des Antragstellers, seine Forschungserfahrung und das Potential für eine Karriere in der Forschung dargestellt werden sollen. Die Gasteinrichtung sollte dem Antragsteller vor der Registrierung seinen "Participant Identification Code" (PIC; Informationen zum PIC finden Sie hier) nennen, der die Registrierung erleichtert. A-Teil Die Formulare müssen online im elektronischen Antragssystem ausgefüllt werden. Im "Guide for Applicants" gibt es detaillierte Informationen zum Ausfüllen der Formulare. B-Teil Der freie Antragstext muss als ein pdf-dokument im elektronischen Antragssystem hochgeladen werden. Weitere Dokumente oder Anlagen können nicht hochgeladen werden. Im elektronischen Antragssystem (EPSS) können Sie in der Rubrik "Part B & Annexes" ein "Template" für den Teil B herunterladen. Nationale Kontaktstelle Mobilität, Alexander von Humboldt-Stiftung Stand: März 2011 9
7) Evaluierung, Vertragsverhandlungen und Projektstart Die Evaluierung wird im "Peer-Review"-Verfahren durchgeführt und nimmt etwa drei bis vier Monate in Anspruch. Die Bewerbungen sind in acht wissenschaftliche Panels 4 eingeteilt (nicht in den Integrationsmaßnahmen), denen auch die Gutachter fachlich zugeordnet werden. Die Gutachter sind von der EU berufene Experten, die fachliche aber auch allgemeine programmrelevante Expertise haben. Bewertet werden die Anträge nach vorgegebenen Evaluierungskriterien, die deckungsgleich sind mit den im Leitfaden genannten Punkten, die im B-Teil dargestellt werden sollen. Ein Antrag wird von mindestens drei Gutachtern bewertet. Nach Abschluss der Evaluierung bekommen die zuständigen Verantwortlichen in den Gasteinrichtungen ("Scientist/Person in Charge") den "Evaluation Summary Report" (ESR) zugesendet, der die Zusammenfassung der Kommentare der einzelnen Gutachten sowie die Punktbewertung der einzelnen Teilbereiche und des gesamten Antrags enthält. Dies ist eine vorläufige Benachrichtigung über das individuelle Ergebnis. Die sich daraus ergebende Förderrangfolge wird erst im Anschluss erstellt. Daher müssen Sie sich nach Erhalt des ESR noch etwas gedulden. Einige Wochen nach Erhalt des ESR werden auf der Internetseite des Bewerbungsaufrufs Listen mit vorläufigen Entscheidungen veröffentlicht und die Einladungen zu Vertragsverhandlungen bzw. die Absagen verschickt. Die Vertragsverhandlungen werden von der Exekutivagentur für Forschung der Europäischen Kommission ("Research Executive Agency", REA) mit der Gasteinrichtung (Ansprechpartner ist der "Scientist/Person in Charge") geführt. Das Budget ist dabei im Wesentlichen kein Verhandlungsgegenstand, da dieses in den Individualmaßnahmen auf festgelegten Sätzen beruht. Unter Umständen müssen noch Änderungsvorschläge, die die Gutachter unterbreitet haben, in das Vorhaben integriert werden. Nach Abschluss der Vertragsverhandlungen wird die Finanzhilfevereinbarung ("Grant Agreement") erstellt und anschließend der Gasteinrichtung zur Unterzeichnung zugesendet. Für die antragstellenden Forscher ist es sinnvoll, während der dargestellten Phasen in Kontakt zur Gasteinrichtung zu stehen, da alle Informationen von der EU-Kommission und der Exekutivagentur für Forschung an diese gerichtet werden. 4 In der Maßnahme "Intra-European Fellowships for Career Development" (IEF) gibt es zusätzlich ein multidisziplinäres Panel für die Wiederaufnahme der Karriere ("career restart panel"). Nationale Kontaktstelle Mobilität, Alexander von Humboldt-Stiftung Stand: März 2011 10
8) Checkliste zur Antragstellung Auswahl der richtigen Maßnahme Auswahl und Zustimmung der Gasteinrichtung(en) Besorgen des PIC (Participant Identification Code) der Gasteinrichtung(en) Anmeldung für EPSS (möglichst früh) Information an die Referenzgutachter ("Referees") und Eingabe dieser in EPSS (möglichst früh) Zusammenstellung der Daten für Teil A (Informationen von der/den Gasteinrichtung(en) erforderlich) Eingabe der Daten in Teil A (Abspeichern nicht vergessen!) Download des "Templates" für den Antragstext (Part B) Erstellen des Antragstextes (Part B) zusammen mit der/den Gasteinrichtung(en) Hochladen des Antragstextes (Part B) als ein pdf-dokument Absenden der Bewerbung ("Submit Proposal"; bis zur Deadline kann die Bewerbung immer wieder überschrieben und erneut abgesendet werden, daher sollte das erste Absenden nicht erst am letzen Tag geschehen!) Nationale Kontaktstelle Mobilität, Alexander von Humboldt-Stiftung Stand: März 2011 11
9) FAQ zur Antragstellung in den Individualmaßnahmen Registrierung 1) Wer ist in einer individuellen Maßnahme Antragsteller bzw. "coordinator"? Die Antragstellung erfolgt gemeinsam durch den beteiligten Forscher (Fellow) und die Einrichtung (oder ggf. Einrichtungen), wobei die Einrichtung formaler Antragsteller, Ansprechpartner der EU für Vertragsverhandlungen und eventueller späterer Vertragspartner der EU ist. Somit ist die Einrichtung auch "Project Coordinator" mit einem Vertreter der Einrichtung als "Person/Scientist in Charge" (nicht der einzelne Forscher). Für die Antragstellung selbst sollte allerdings der einzelne Forscher als "Proposal Coordinator" fungieren und die Anmeldung für das elektronische Antragssystem EPSS vornehmen. Dies vereinfacht u.a. die Einholung von Referenzgutachten. 2) Wer muss sich bei der Antragstellung für eine Individualmaßnahme registrieren? Die Registrierung sollte der antragstellende Forscher übernehmen. Dieser muss seinen Namen und seine Kontaktdaten in der Registrierung angeben. Die Angaben zur Organisation und die PIC müssen die der europäischen Gasteinrichtung sein. 3) Ich muss in der Registrierung bereits ein Akronym und einen Titel angeben. Kann ich diese Angaben später noch ändern? Die Angaben, die in der Registrierung gemacht werden, sind nicht änderbar. Sie dienen allerdings lediglich der Vorbereitung der Evaluierungsphase (Auswahl der externen Gutachter etc.) und werden nicht in Ihre finale Version übernommen. Im Formular A1 müssen Sie das Akronym, den Titel und den "Abstract" für den finalen Antrag eintragen. Weiterführende FAQ zum "Participant Identification Code" (PIC) finden Sie hier. Part A 1) Welche Informationen sollte der "Abstract" enthalten? Neben dem wissenschaftlichen Vorhaben sollte auch das Gesamtprojekt kurz umrissen werden, wobei die Gasteinrichtung(en) genannt und die übergeordneten Ziele deutlich werden sollten. 2) Wer soll im A2-Formular als "Contact Point" angegeben werden? Im A2-Formular müssen die Daten der Gasteinrichtung angegeben werden. Der "Contact Point" ist der betreuende Wissenschaftler der Gasteinrichtung ("Scientist/Person in Charge"). Nationale Kontaktstelle Mobilität, Alexander von Humboldt-Stiftung Stand: März 2011 12
3) Kann der antragstellende Forscher "Scientist/Person in Charge" sein? Nein. "Scientist/Person in Charge" ist immer der betreuende Wissenschaftler der Gasteinrichtung. 4) Ich beantrage ein "International Outgoing Fellowship" (IOF) mit zwei Gasteinrichtungen. Für welche Einrichtung muss ich das A2-Formular ausfüllen? Für beide Einrichtungen muss je ein A2-Formular ausgefüllt werden. "Participant 1" ist dabei die Rückkehreinrichtung in Europa, "Participant 2" die Gasteinrichtung im Drittland ("Outgoing Host"). Sollten keine zwei Formulare in EPSS hinterlegt sein, müssen Sie im "Proposal Setup" einen zweiten "Participant" anlegen. 5) Im Formular A4 finde ich keine Eingabemöglichkeit für das Budget. Wo soll ich die Beträge eintragen? Das Budget wird auf der Basis von festgelegten Sätzen berechnet, die im Annex 3 des Arbeitsprogramms Menschen festgelegt sind. Zur Berechnung des Budgets für Ihren Antrag werden lediglich die erfragten Grunddaten (u.a. zur Dauer des Aufenthalts) benötigt. 6) Im A4-Formular stehen in der Tabelle "Funding Request" zu wenige Zeilen für die Jahre zur Verfügung. Was soll ich dort eintragen? Es sollen keine Kalenderjahre eingegeben werden, da das Startdatum noch nicht feststeht. Nummerieren Sie die Jahre lediglich mit 1, 2, 3, 4 durch. "Jahr 1" beträgt immer 12 Monate ("Full-time person-month"), da alle Maßnahmen eine Mindestdauer von 12 Monaten haben. 7) Kann ich die "familiy-related mobility allowance" beantragen, wenn ich mit meinem Partner/meiner Partnerin zusammenlebe, wir aber nicht verheiratet sind? Um die "familiy-related mobility allowance" beantragen zu können, muss Ihre Lebensgemeinschaft im Heimatland oder im Gastland den gleichen Status wie die Ehe haben. In Deutschland ist dies nicht möglich. Part B 1) Gibt es eine Vorlage im Word-Format für den Antragstext (Part B)? Ja, im elektronischen Antragssystem (EPSS) können Sie in der Rubrik "Part B & Annexes" ein Template für den Part B herunterladen. Dieses enthält unter anderem eine Vorlage für die "Ethical Issues Table", die Teil eines jeden Antragstextes sein muss. Die Arbeit mit dem Template ist ratsam, da sie viel Arbeit erspart. Nationale Kontaktstelle Mobilität, Alexander von Humboldt-Stiftung Stand: März 2011 13
2) Muss ich mich an die im "Guide for Applicants" vorgegebenen Überschriften halten? Es ist auf jeden Fall zu empfehlen, sich an die Überschriften und die inhaltliche Ausgestaltung, die im "Guide for Applicants" angegeben sind, zu halten, da diese auf den Evaluierungskriterien beruhen, auf deren Basis die Gutachter Ihren Antrag bewerten. 3) In welcher Person sollte der Antragstext verfasst sein? Da der Antrag von dem antragstellenden Forscher und der Gasteinrichtung gemeinsam gestellt werden soll, ist es am einfachsten, den Text in der dritten Person zu schreiben ("the researcher", "the applicant", "Mr./Mrs./Dr.xxx" etc.). Sie sollten auf jeden Fall vermeiden, zwischen der ersten und der dritten Person zu springen. 4) Soll ich Literaturverweise in meinem Antragstext angeben und benötige ich eine Literaturliste? Ja, insbesondere in Teil B1 ist es sinnvoll und wichtig Literaturverweise zu machen. Bedenken Sie aber, dass es sich nicht um eine wissenschaftliche Arbeit handelt und daher der Umfang limitiert sein sollte. Beim Erstellen der Literaturliste sollten Sie darauf achten, dass Sie nur die Titel aufnehmen, auf die Sie im Text verweisen. Das Literaturverzeichnis sollte, wenn möglich, nicht über eine Seite hinausgehen (dies sind in etwa 30 Angaben), da es als Teil des Antragstextes auch dem Seitenlimit unterliegt. 5) Ich habe im Teil B1 Literaturverweise angegeben. Wo sollte das dazugehörige Literaturverzeichnis stehen? Das Literaturverzeichnis sollte in Teil B1.1 eingebettet werden, wobei das Seitenlimit beachtet werden muss. 6) In der Struktur für den Teil B im "Guide for Applicants" ist keine Einleitung vorgesehen. Sollte ich trotzdem einige einleitende Sätze schreiben? Auf jeden Fall sollten Sie zu Beginn Ihres Antragstextes eine kurze Einleitung schreiben, in der Sie Ihr Projekt zusammenfassen und Ihre übergeordneten Ziele nennen. Auch die Nennung der Gasteinrichtung sowie ein EU-Bezug (z.b. sozioökonomischer Nutzen) fallen positiv auf. 7) Wo ist bei den Anträgen für IEF und IOF der inhaltliche Unterschied zwischen "B1- Quality of the group/supervisors" und "B2-Host expertise in training experienced researchers in the field and capacity to provide mentoring/tutoring"? In "B1-Quality of the group/supervisors" müssen die Produkte des Trainings dargestellt werden. Dies kann durch die quantitative Darstellung von bisher in der Gruppe und insbesondere auch vom "Scientist/Person in Charge" ausgebildeten Doktoranden und Nationale Kontaktstelle Mobilität, Alexander von Humboldt-Stiftung Stand: März 2011 14
Postdocs geschehen. Um die quantitativen Angaben qualitativ zu untermauern, können Sie beispielhaft einige ehemalige Doktoranden und Postdocs mit ihrer jetzigen Position aufführen. In "B2-Host expertise in training experienced researchers in the field and capacity to provide mentoring/tutoring" geht es darum, die Erfahrung und Kapazitäten der Gasteinrichtung(en) zur konkreten Umsetzung Ihres Trainings im wissenschaftlichen Bereich und in den Schlüsselqualifikationen (das Sie in den zwei vorherigen Unterkapiteln beschrieben haben) darzustellen. 8) Soll ich im Teil "Research Experience" (B2 bzw. B3) nur einen tabellarischen Lebenslauf angeben? Nein. Vor dem tabellarischen Lebenslauf, der allerdings den Großteil dieses Unterkapitels einnimmt, sollten Sie einen Text einfügen, der die wichtigsten Stationen Ihrer bisherigen Karriere kurz darstellt und den roten Faden erkennen lässt. 9) Muss der Arbeitsplan im Teil "Feasibility and Credibility" (B3 bzw. B4) auch graphisch dargestellt werden? Ja. Eine graphische Darstellung des Arbeitsplans ist sehr hilfreich. Dieser sollte möglichst mit abstrakten Daten (z.b. "Month 1-3") erstellt werden und den zeitlichen Ablauf sowie Meilensteine enthalten. Neben der graphischen Darstellung sollte auch eine ausführliche schriftliche Beschreibung der Arbeitsschritte angefertigt werden. 10) In meinem Projekt werden keine ethischen Aspekte angesprochen. Muss ich den Teil "Ethical Issues" (B5 bzw. B6) dann überhaupt aufführen? Ja. Auch wenn keine ethischen Aspekte in Ihrem Antrag angesprochen werden, muss zumindest die "Ethical Issues Table" in ihren Antragstext eingebunden werden. Trifft keine der Fragen bei Ihnen zu, beantworten Sie die Aussage "I confirm that none of the above issues apply to my proposal" am Ende jedes Abschnittes mit "Yes". Eine Vorlage für die "Ethical Issues Table" im Word-Format finden Sie im "Template", das Sie in EPSS in der Rubrik "Part B & Annexes" herunterladen können. Referees 1) Muss ich Referenzgutachter ("Referees") angeben? Die Angabe von Referenzgutachtern ist optional. Allerdings empfiehlt es sich, von dieser Möglichkeit Gebrauch zu machen, da dies von den externen Gutachtern vielfach positiv gesehen wird (siehe Auswertungen der "Evaluation Summary Reports" auf den Unterseiten zu den Maßnahmen auf www.nks-mobilitaet.de). Nationale Kontaktstelle Mobilität, Alexander von Humboldt-Stiftung Stand: März 2011 15
2) Wen sollte ich als Referenzgutachter ("Referees") auswählen? Bei der Auswahl der Referenzgutachter sollte darauf geachtet werden, dass kein Gutachten von der Gasteinrichtung vorgelegt wird, da diese bereits am Antrag beteiligt ist. Die Gutachter sollten den Antragsteller möglichst gut kennen, da im Gutachten die Qualität des Antragstellers, seine Forschungserfahrung und das Potential für eine Karriere in der Forschung dargestellt werden sollen. 3) Können die Referenzgutachter ("Referees") die Gutachten auch nach der Deadline bzw. nach dem Cut-off Datum einreichen? Nein. Auch die Referenzgutachten müssen bis zum Tag der Deadline bzw. des Cut-off Datums eingereicht werden. Nationale Kontaktstelle Mobilität, Alexander von Humboldt-Stiftung Stand: März 2011 16