Trennungsrechnung & Co. Konsequenzen des EU-Beihilferechts für die Public Sector Forschung Alpbach, 25. August 2016

Fragestellungen aus der Praxis Wie qualifiziere ich konkret wirtschaftliche und nichtwirtschaftliche Tätigkeit? Was ist bei Kooperations- und Auftragsforschung beihilferechtlich zu beachten? Welche betriebswirtschaftlich-organisatorischen Lösungsansätze gibt es zur Trennungsrechnung? 1

Wie qualifiziere ich konkret wirtschaftliche und nichtwirtschaftliche Tätigkeit? Gemäß AGVO 2014 können F&E-Einrichtungen nichtwirtschaftliche und wirtschaftliche Tätigkeiten ausüben Forschungseinrichtung isv AGVO 2014 & Unionsrahmen (UR) nicht-wirtschaftliche Tätigkeiten (nwt) ( unabhängige Forschung ) wirtschaftliche Tätigkeiten (wt) Keine Beihilfe isd AGVO Beihilfeintensitäten isd AGVO müssen eingehalten werden 3

Wie qualifiziere ich konkret wirtschaftliche und nichtwirtschaftliche Tätigkeit? Mögliche Kriterien für die Beurteilung der Tätigkeitsbereiche einer F&E-Einrichtung (auszugsweise Betrachtung) nicht-wirtschaftliche Tätigkeit (nwt) wirtschaftliche Tätigkeit (wt) Ausbildung und/oder Besserqualifizierung von Humanressourcen Unabhängige F&E (auch in wirksamer Zusammenarbeit zwischen unabhängigen Partnern) Allgemein zugängliche Veröffentlichung von Forschungsergebnissen (Lehre, frei zugängliche Datenbanken) Tätigkeiten des Wissenstransfers sofern Gewinne in die primären Tätigkeiten investiert werden Partner erhält eingeschränkte Rechte an Ergebnis ( Verwertungsvorbehalt ) Auftragsforschung bzw. die Erbringung von Forschungsdienstleistungen für Dritte Vermietung von Ausrüstung oder Laboratorien an Unternehmen Produkte und/oder Dienstleistungen werden auf einem Markt angeboten (setzt voraus, dass ein Markt besteht) Partner trägt Risiko des Scheiterns Partner erhält exklusive Rechte an Ergebnis 4

Wie qualifiziere ich konkret wirtschaftliche und nichtwirtschaftliche Tätigkeit? Dabei gilt es zu beachten: nicht-wirtschaftliche Tätigkeit (nwt) wirtschaftliche Tätigkeit (wt) Unabhängige Forschung muss belegbar sein z.b. mittels Verwertungsvorbehalt im Bereich der Forschungsergebnisse für die F&E-Einrichtung Es kommen keine Förderquoten zur Anwendung (außerhalb der AGVO) Ausfinanzierung von z.b. kooperativen Projekten wäre mit weiteren Förderungen (z.b. Basisfinanzierung ) möglich Einhaltung der Förderquoten lt. AGVO Ausfinanzierung der Projekte über die Beihilfe hinaus darf nicht mit weiteren Förderungen erfolgen Konsequenz: Unternehmenspartner stellen die Ausfinanzierung sicher oder die F&E-Einrichtung verfügt über entsprechende Gewinne aus der Auftragsforschung zur Ausfinanzierung des Projektes 5

Wie qualifiziere ich konkret wirtschaftliche und nichtwirtschaftliche Tätigkeit? Anforderungen an die folgenden primären nicht-wirtschaftlichen Tätigkeiten: Unabhängige Forschung und Entwicklung Unabhängig: nicht im Auftrag von Unternehmen Arbeitsteilig, Risiken und Ergebnisse werden geteilt Die vollständige Finanzierung durch Unternehmen allein gefährdet die Unabhängigkeit nicht Weite Verbreitung der Forschungsergebnisse Weit: nicht ausschließlich und nicht diskriminierend Ausgeschlossen davon ist ein kommerzieller Technologietransfer Wissenstransfer Ob nicht-wirtschaftlich hängt vom Grad der Exklusivität und dem damit verbundenen Entgelt ab Nicht-wirtschaftlich, wenn Gewinne wieder in die primären Tätigkeiten reinvestiert werden 6

Wie qualifiziere ich konkret wirtschaftliche und nichtwirtschaftliche Tätigkeit? Anforderungen an sogenannte wirtschaftliche Nebentätigkeiten Qualitative Bedingungen: Erforderlichkeit (für den Betrieb der Infrastruktur), Untrennbarkeit (mit nicht-wirtschaftlicher Haupttätigkeit) Quantitative Bedingungen: Verwendung der selben Inputs, Unterschreitung von 20% der jährlichen Gesamtkapazität Die Einhaltung der 20%-Schwelle allein genügt nicht eine der beiden qualitativen und sämtliche quantitativen Voraussetzungen sind zu erfüllen Auch bei strikter Einhaltung der 20%-Schwelle unterliegt die wirtschaftliche Tätigkeit bestimmten beihilferechtlichen Vorschriften, was in Verbindung mit der Mittelbindungsverpflichtung für nicht-wirtschaftliche Tätigkeiten bestimmte Anforderungen an die Rechnungslegung stellt. Kaum unionsrechtliche Rechtsprechung oder Beschlusspraxis der EC 7

Wie qualifiziere ich konkret wirtschaftliche und nichtwirtschaftliche Tätigkeit? Ein abschließender Katalog mit rechtlich eindeutiger Abgrenzung lässt sich nicht aufstellen, eine spezifische Prüfung der Projekte auf Ebene der Forschungseinrichtung ist zu empfehlen. Für die Überprüfung, ob eine nicht-wirtschaftliche oder wirtschaftliche Tätigkeit vorliegt, wird eine zentrale Instanz innerhalb der Forschungseinrichtung als sinnvoll erachtet. Entwicklung von Vertragsmustern für spezifische Tätigkeitsbereiche Prüfung aller Verträge für ein effektives Risikomanagement (sinnvoll bereits in Angebotsphase) Dadurch Reduktion des Risikos der mittelbaren Beihilfe durch Begünstigung von Kooperationspartnern Dokumentierter Entscheidungsprozess für nachträgliche Prüfungen z.b. seitens der EU-Kommission (keine Rechtssicherheit jedoch Dokumentation) 8

Was ist bei Kooperations- und Auftragsforschung beihilferechtlich zu beachten? Abgrenzung von Auftragsforschung und Zusammenarbeit mit Unternehmen Charakteristik von Auftragsforschung Üblicherweise wird das Unternehmen Eigentümer der Forschungsergebnisse und trägt das Risiko des Scheiterns. Nur wenn die Forschungseinrichtung ein angemessenes Entgelt für die Leistungen erhält, wird keine Beihilfe an das Unternehmen weitergegeben. Charakteristik von Kooperationsforschung Unabhängigkeit der Vertragsparteien Erbringung individueller Durchführungsbeiträge Aufteilung finanzieller und sonstiger Risiken 10

Was ist bei Kooperations- und Auftragsforschung beihilferechtlich zu beachten? Preisbildung in der Auftragsforschung Einmalige Erbringung einer Forschungsdienstleistung oder Auftragsforschung, für die es nachweislich keinen Marktpreis gibt: Anerkennung des in Rechnung gestellten Preises, sofern die Leistung erstmals zu Versuchszwecken und über einen begrenzten Zeitraum erbracht wurde Kein bestehender Marktpreis: Gesamtkosten (fix und variabel) zzgl. Gewinnspanne marktübliche Gewinnspanne, Ermittlung mit industrieüblichen Methoden Arm s length Prinzip Erzielen des maximalen wirtschaftlichen Nutzens zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses; offenes, transparentes und diskriminierungsfreies Verfahren Anrechnung des Wertes geistiger Eigentumsrechte 11

Was ist bei Kooperations- und Auftragsforschung beihilferechtlich zu beachten? Keine mittelbare Beihilfe durch F&E-Zusammenarbeit in folgenden Fällen: Unternehmen trägt sämtliche Vorhabenskosten Ergebnisse können weit verbreitet werden Zuordnung geistiger Eigentumsrechte an die Forschungseinrichtung Zuordnung geistiger Eigentumsrechte entsprechend geleisteter Arbeit, Beiträge und Interessen Übertragung/Zugänglichmachung von durch die Forschungseinrichtung erarbeiteten Eigentumsrechten gegen marktübliches Entgelt durch das Unternehmen, marktübliches Entgelt sichergestellt durch: ein offenes, transparentes und diskriminierungsfreies wettbewerbsbasiertes Verkaufsverfahren Bewertung durch einen unabhängigen Sachverständigen Nachweis, dass das Entgelt nach dem Arm`s length Prinzip ausgehandelt wurde 12

Welche betriebswirtschaftlich-organisatorischen Lösungsansätze gibt es zur Trennungsrechnung? Trennungsrechnung: WANN zu implementieren? AGVO 2014 (Art. 2 Gemeinsame Bestimmungen / Unterpunkt 83) Einrichtung für Forschung und Wissensverbreitung : [ } Übt eine solche Einrichtung auch wirtschaftliche Tätigkeiten aus, muss sie über deren Finanzierung, Kosten und Erlöse getrennt Buch führen. [ ] Anmerkung: Erfordernis der getrennten Buchführung als Teil der Definition einer Forschungseinrichtung AGVO 2014 (Art. 26 Investitionsbeihilfen / Unterpunkt 2) Wenn eine Forschungsinfrastruktur sowohl wirtschaftliche als auch nicht-wirtschaftliche Tätigkeiten ausübt, muss sie für die Finanzierung, Kosten und Erlöse für jede Art der Tätigkeit getrennte Bücher nach einheitlich angewandten und sachlich zu rechtfertigenden Kostenrechnungsgrundsätzen führen. Unionsrahmen (2.1.1 / Unterpunkt 18) [ ] wenn die nichtwirtschaftlichen und die wirtschaftlichen Tätigkeiten und ihre Kosten, Finanzierung und Erlöse klar voneinander getrennt werden können, sodass keine Gefahr der Quersubventionierung der wirtschaftlichen Tätigkeit besteht. Der Nachweis der korrekten Zuordnung der Kosten, Finanzierung und Erlöse kann im Jahresabschluss der betreffenden Einrichtung geführt werden.

Welche betriebswirtschaftlich-organisatorischen Lösungsansätze gibt es zur Trennungsrechnung? Trennungsrechnung: WANN zu implementieren? Ausgangsbasis: Projektstruktur der F&E-Einrichtung Zuordnung der Projekte anhand der übernommenen Tätigkeiten innerhalb der Projekte, Vertragsbestimmungen, etc. in den nwt bzw. wt Quantifizierung der Gesamtkapazität in den einzelnen Bereichen (nwt bzw. wt) wt > 20% der jährlichen Gesamtkapazität wt < 20% der jährlichen Gesamtkapazität (und Erfüllung UR 2.1.1. Unterpunkt 20) Trennungsrechnung zwingend erforderlich! Welche Rechnung erforderlich, sofern unter der 20% Grenze?

Welche betriebswirtschaftlich-organisatorischen Lösungsansätze gibt es zur Trennungsrechnung? Trennungsrechnung: WANN zu implementieren? 1. Entsprechend der Definition einer Einrichtung für Forschung und Wissensverbreitung isd AGVO 2014 ergibt sich, sofern eine derartige Einrichtung nicht-wirtschaftliche und wirtschaftliche Tätigkeiten ausübt, dass über Finanzierung, Kosten und Erlöse getrennt Buch geführt werden muss. Art. 2 Rz 83 AGVO Begriffsbestimmungen: Einrichtung für Forschung und Wissensverbreitung : Einrichtungen wie Hochschulen oder Forschungsinstitute, Technologietransfer-Einrichtungen, Innovationsmittler, forschungsorientierte physische oder virtuelle Kooperationseinrichtungen, unabhängig von ihrer Rechtsform (öffentlich-rechtlich oder privatrechtlich) oder Finanzierungsweise, deren Hauptaufgabe darin besteht, unabhängige Grundlagenforschung, industrielle Forschung oder experimentelle Entwicklung zu betreiben oder die Ergebnisse solcher Tätigkeiten durch Lehre, Veröffentlichung oder Wissenstransfer zu verbreiten. Übt eine solche Einrichtung auch wirtschaftliche Tätigkeiten aus, muss sie über deren Finanzierung, Kosten und Erlöse getrennt Buch führen. Unternehmen, die beispielsweise als Anteilseigner oder Mitglied bestimmenden Einfluss auf eine solche Einrichtung ausüben können, darf kein bevorzugter Zugang zu den von ihr erzielten Forschungsergebnissen gewährt werden;

Welche betriebswirtschaftlich-organisatorischen Lösungsansätze gibt es zur Trennungsrechnung? Trennungsrechnung: WANN zu implementieren? 2. Die Definition einer Einrichtung für Forschung und Wissensverbreitung in Verbindung mit Rz 20 des Unionsrahmens sieht eine Erleichterungsbestimmung (20% für wt) vor. Rz 20 UR: Wird eine Forschungseinrichtung oder Forschungsinfrastruktur sowohl für wirtschaftliche als auch für nichtwirtschaftliche Tätigkeiten genutzt, fällt die staatliche Finanzierung nur dann unter die Beihilfevorschriften, wenn sie Kosten deckt, die mit den wirtschaftlichen Tätigkeiten verbunden sind (6). Wenn die Forschungseinrichtung oder Forschungsinfrastruktur fast ausschließlich für eine nichtwirtschaftliche Tätigkeit genutzt wird, kann ihre Finanzierung ganz aus dem Anwendungsbereich des Beihilferechts herausfallen, sofern die wirtschaftliche Nutzung eine reine Nebentätigkeit darstellt, die mit dem Betrieb der Forschungseinrichtung oder Forschungsinfrastruktur unmittelbar verbunden und dafür erforderlich ist oder die in untrennbarem Zusammenhang mit der nichtwirtschaftlichen Haupttätigkeit steht, und ihr Umfang begrenzt ist. Für die Zwecke dieses Unionsrahmens geht die Kommission davon aus, dass dies der Fall ist, wenn für die wirtschaftlichen Tätigkeiten dieselben Inputs (wie Material, Ausrüstung, Personal und Anlagekapital) eingesetzt werden wie für die nichtwirtschaftlichen Tätigkeiten und wenn die für die betreffende wirtschaftliche Tätigkeit jährlich zugewiesene Kapazität nicht mehr als 20 % der jährlichen Gesamtkapazität der betreffenden Einrichtung bzw. Infrastruktur beträgt.

Welche betriebswirtschaftlich-organisatorischen Lösungsansätze gibt es zur Trennungsrechnung? Trennungsrechnung: WANN zu implementieren? 3. Möglicher Rückschluss: Entsprechend der Definition einer Einrichtung für Forschung und Wissensverbreitung ist, bei Vorliegen nicht-wirtschaftlicher und wirtschaftlicher Tätigkeiten in der selben Einrichtung, eine Trennungsrechnung zu führen. Die Ausgestaltung der Trennungsrechnung (Inhalt & Umfang) ist in den unionsrechtlichen Bestimmungen nicht abschließend dargestellt. Die Erleichterungsbestimmung isd 20% (Rz 20 UR) für wirtschaftliche Tätigkeiten einer Einrichtung für Forschung und Wissensverbreitung führt dazu, dass die jeweilige Einrichtung einen dokumentierten Nachweis benötigt, welcher plausibel darlegt, dass die wirtschaftliche Tätigkeit max. 20% der jährlichen Gesamtkapazität umfasst.

Welche betriebswirtschaftlich-organisatorischen Lösungsansätze gibt es zur Trennungsrechnung? Zurechnungseinheit Herleitung Anforderungen Abhängig von der vorhandenen Datenstruktur der Einrichtung, zum Beispiel: Unternehmensteile Teile der Einrichtung Sparten Projekte Projektkalkulation unter Berücksichtigung von Einzel- und Gemeinkosten, verursachungsgerechte Zuordnung Jedes Projekt für sich eine Kostenträgerrechnung; Zuordnung der Projekte in die jeweiligen Tätigkeitsbereiche (nwt vs. wt) notwendig Trennung von Aufwand und Ertrag der Bereiche nicht-wirtschaftlich und wirtschaftlich Aufwandsgleiche Kosten keine kalkulatorischen Kosten? Der Ergebnisvortrag muss dargestellt werden (für nwt sowie wt) Transfers aus der nwt in die wt erfolgen zu fremdüblichen Preisen Gewinne aus der nwt müssen dem Zweck der nwt gewidmet werden Gemeinschaftliche Infrastruktur muss den jeweiligen Tätigkeitsbereichen fremdüblich zur Verfügung gestellt werden (bereits erhaltene Förderungen sind zu berücksichtigen) Nachvollziehbare und plausible Überleitung zum Jahresabschluss 19

Welche betriebswirtschaftlich-organisatorischen Lösungsansätze gibt es zur Trennungsrechnung? Zuordnung von Erträgen und Aufwendungen auf Projektebene Personalressourcen: Verwendung, Zeitaufzeichnungen, Sonderprobleme der Verrechnung wie Urlaub, Zeitausgleich, etc. Consumables: projektbezogener Einkauf, projektbezogene Abfassung aus Zentrallager, Material-Gemeinkosten Infrastrukturnutzung: Erfassung als Overhead oder Maschinenstunden (Unit- Costs), Finanzierung der verwendeten Infrastruktur (öffentlich vs. privat): Ausschluss der Doppelförderung Verrechnung von Unternehmens-Gemeinkosten Schlüsselung? Wie zu erfolgen? Wie ist mit Infrastruktur umzugehen, die der F&E-Einrichtung (nwt) unentgeltlich/verbilligt zur Verfügung gestellt wird? (Gebäude, Gerätenutzung, etc.) Kostenbasierendes Nutzungsentgelt für die wt? 20

Welche betriebswirtschaftlich-organisatorischen Lösungsansätze gibt es zur Trennungsrechnung? Zusammenfassung in einer Trennungsrechnung Erträge und Aufwendungen sind nach den Kriterien wt und nwt zusammenzufassen und daraus periodisch ein Ergebnis zu bilden Durch Ergebnisvorträge ist nachhaltig die Mittelbindung der nwt sicherzustellen Sicherstellung der Zuordnung finanzieller Mittel durch Verrechnungskonten? (statutarische Maßnahmen zweckmäßig? besondere Anforderungen an den Gesellschaftsvertrag, wenn von einer Rechtsperson nwt und wt ausgeübt werden) Problem (!) der Kreditierung der wt aus den nwt Externe Prüfung der Trennungsrechnung nicht erforderlich aber zweckmäßig 21

Beihilfesicht auf unterschiedliche Organisationstypen ein Ausblick auf mögliche Einflussfaktoren... Beihilfeintensität im Zuge von Investitionen? Technologieparks wirtschaftliche Tätigkeit? Forschungseinrichtungen Gründerzentrum Intermediär Beihilfe- & Fördervergabe? Organisationstypen & Beihilfebestimmung: Welche Herausforderungen können sich ergeben? 22

Disclaimer Die Unterlagen sind unverbindlich aus den vorhandenen Materialien der Europäischen Union abgeleitet und erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Sie sind als freiwillige Informationsgrundlage gedacht. Die Richtigkeit daraus abgeleiteter Schlussfolgerungen kann nicht gewährleistet werden. Die enthaltenen Informationen sind allgemeiner Natur und ersetzen keinesfalls die Beurteilung eines konkreten Sachverhalts. Bitte beachten Sie auch die laufende Fortentwicklung der Materie durch Rechtsvorschriften, Judikatur und Verwaltungspraxis. Für Umsetzungen ohne geeigneten fachlichen Rat besteht keinerlei Haftung. Für konkrete Fragestellungen wenden Sie sich bitte an Ihren/Ihre UnternehmensberaterIn, SteuerberaterIn bzw. RechtsberaterIn. Stand August 2016 23

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Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Herbert Pock Austin BFP herbert.pock@austin-bfp.at Reinhard Schwarz SKZ Moore Stephens r.schwarz@skz-moorestephens.at Markus Burgsteiner SKZ Moore Stephens m.burgsteiner@skz-moorestephens.at Julia Ulbrich Austin BFP julia.ulbrich@austin-bfp.at