GWDG-Kurs: PowerPoint Gesellschaft für wissenschaftliche Datenverarbeitung mbh Göttingen
MS PowerPoint Zeitplan Termin: 16. 17. 12. 2003 Beginn: 9:15 Uhr Pausen: 10:30, 12:00 13:00 Ende: 15:00 Uhr Kurs: PowerPoint 2 1
Inhalt Präsentationen allgemein Das Programm MS PowerPoint MS Office, Versionen, Grundlagen Handhabung und Bedienung Präsentationsvorlagen und -layout Diagramme, Illustrationen, Objekte Handzettel/Notizen Online-Präsentation Bildschirm, Web Gestaltungstipps Übungen an praktischen Beispielen Kurs: PowerPoint 3 Macht PowerPoint blöd? Weltweit sind ungefähr 400 Millionen Exemplare von Microsofts Präsentations- Software PowerPoint im Einsatz. Der US-Computerwissenschaftler Edward Tufte[1] ist der Meinung, dass diese Programm seine Nutzer potentiell verblödet[2]. Er begründet das mit der komprimierten Art, in der Informationen in den.ppt-dateien wiedergegeben werden. Diese erziehe die Menschen dazu, Texte zu überfliegen und Listen zu vertrauen, nicht mehr dem eigenen Menschenverstand. Die New York Times[3] stellt diese Kritik von Tufte nun sogar in einen Zusammenhang mit der Katastrophe um die Raumfähre Columbia. So sei nicht ausschließlich die defekte Außenhülle oder die ineffiziente NASA-Struktur[4] Schuld an dem Unglück - nach dem Zeitungbericht hat die Untersuchungskommission[5] auch kritisiert, dass komplexe Informationen an die Techniker in Form von PowerPoint-Präsentationen weitergegeben worden sein. Angeblich habe diese Form der Informationsweitergabe dazu führen können, dass Mitarbeiter nicht wahrgenommen hätten, dass es sich bei der Situation, in der sich die Astronauten befanden, um eine lebensbedrohliche gehandelt habe. (tol[6]/c't) Kurs: PowerPoint 4 http://www.heise.de/newsticker/data/tol-14.12.03-004/ 2
Warum Präsentationen? Was soll vermittelt werden? Warum? Wer führt Wo die Präsentation vor? Wann welche Tageszeit? Wie - Wahl der richtigen Werkzeuge zur Erstellung, der visuellen Hilfsmittel und der geeigneten Medien Ziel: die Aufmerksamkeit des Publikums Kurs: PowerPoint 5 Präsentationsprogramm Unterstützung eines mündlichen Vortrags durch den gezielt optisch aufbereiteten Inhalt Visualisierung der wesentlichen Kernsätze Grafische Umsetzungen relevanter Zahlenmaterialien MS PowerPoint ist eine Office-Komponente zur Erstellung und Gestaltung von Präsentationen auf transparenten Folien, Papier, 35mm Dias und Bildschirm Kurs: PowerPoint 6 3
Voraussetzungen Pentium 100 mit 32 MB RAM Grafikkarte mit mind. 16bit Farbtiefe (2 MB RAM) Mind. 17 Bildschirm Windows 95/98/NT/W2k, MacOS 8 für PowerPoint 98/2001 Bei Office 97 Service Release 1 und 2b Bei Office 2000 Service Release 1a und 3 Scanner (300-600dpi) Drucker für farbige Overheadfolien Overhead-Projektor für Folien und/oder LCD-Displays, sog. LCD-Projektoren sollten mind. 1024x768 Pixel liefern Beamer auf einer Leinwand wird das Bild über seine drei Grundfarben (RGB) zusammengesetzt Kurs: PowerPoint 7 MS Office: Office... Bürosoftware Word Textverarbeitung Excel Tabellenkalkulation PowerPoint Präsentation Access Datenbankanwendungen Schedule+/Outlook Termin-Planung, Nachrichtenversand, etc. Ab Office 2000: Internet Explorer WWW-Browser Frontpage Webseitenerstellung Publisher DTP Schwerpunkt liegt auf Team-Funktionen und Online- Verarbeitung Kurs: PowerPoint 8 4
MS Office - Versionen Office 4.2 16bit Version für Windows 3.1(1) Word 6.0, Excel 5.0, PowerPoint 4.0, Access 2.0 Office 95 (7) Erste 32bit-Version, kaum Neuerungen, Anpassung an Windows 95, geänderte Bedienungsoberfläche Office 97 (8) Neue Dateiformate: Word, Excel, PowerPoint, Access Einheitliche Macrosprache VBA (Visual Basic for Application) verbesserte Web-Integration Mit Outlook 97/98 Einstieg in die Groupware Kurs: PowerPoint 9 MS Office Versionen (2) Office 2000 (9) Neues Dateiformat: Access weiter verbesserte Internet-Integration: Frontpage, Dateifilter Verbesserte Teamarbeit im Netz Personal Information Manager (PIM) Outlook Office XP/2002 (10) (XP steht für Experience) Verbesserte Benutzerführung durch den sog. Aufgabenbereich, in dem die wichtigsten Funktionen stets präsent sind besonders gelungen in PowerPoint Smart-Tags, als erster Ansatz einer Textanalyse neues Dateiformat: Access Neuartiges Lizenzmodell Keine Windows 95 Unterstützung!! Erfordert höhere Hardware-Voraussetzung Kurs: PowerPoint 10 5
MS Office Versionen (3) Office 2003 (11) Verbesserte Benutzerführung neue Aufgabenbereiche XML als Dokumentenaustauschformat verbesserte Kommunikation und Zusammenarbeit überarbeitetes Outlook nur noch ab Windows 2000!! Erfordert höhere Hardware-Voraussetzung neues Rechtemanagement, inwieweit der Empfänger weiterleiten, drucken und kopieren darf PowerPoint: Möglchkeit zur Verpackung der Präsentation auf CD neue Zeichentools Möglichkeit zur Erstellung von Präsentationen im Team Kurs: PowerPoint 11 MS Office Versionen (4) Office 2003 (11) neue Komponenten: OneNote zentrale Sammlung und Verarbeitung von Notizen InfoPath digitales Formularpaket dient zur Vereinfachung des Umgangs mit Formularen: leichter zu erstellen und in Teams zu verteilen Kurs: PowerPoint 12 6
Office... Korrekturen Fehlerkorrekturen = Service Releases (SR): Office 97 SR1, SR2b, müssen nacheinander eingespielt werden http://www.gwdg.de/samba/win95/sr1off97.exe und http://www.gwdg.de/samba/win95/sr2bof97.exe Office 2000 SR1a und SR3 http://www.gwdg.de/samba/update/office2000/de/o2ksr1adl.exe http://www.gwdg.de/samba/update/office2000/de/o2ksp3.exe Office XP SP1 und 2 (Service Pack 1 + 2) http://www.gwdg.de/samba/update/office2002/de/oxpsp1.exe http://www.gwdg.de/samba/update/office2002/de/oxpsp2.exe Kurs: PowerPoint 13 Generell: Sicherheit Internet Verbindungsfirewall (ICF) unter Windows XP, Windows 2003 Aktualisierung der Software Windows 2000, XP, 2003 automatisch über den SUS-Server http://sus.gwdg.de oder durch manuelles Einfahren der Korrekturen: http://www.gwdg.de/service/sicherheit/aktuell/sec-inst.html Office (derzeit noch keine Updates über SUS): durch manuelles Einfahren der Korrekturen: Office 2000: http://www.gwdg.de/service/sicherheit/aktuell/sec-off2k.html Office XP: http://www.gwdg.de/service/sicherheit/aktuell/sec-offxp.html Installation eines Virenscanners Sophos Antivirus Installation und automatisches Update: http://antivir.gwdg.de Zugangskennung: auf Anfrage Kurs: PowerPoint 14 7
Neue Rechtschreibprüfung In Office 2000 (9) bereits eingebaut in Office 97 (8) kann ein neues Wörterbuch nachträglich ausgetauscht werden http://www.gwdg.de/samba/win95/mssp2_ge.lex und muss dann kopiert werden nach: C:\Programme\Gemeinsame Dateien\Microsoft Shared\PROOF die Qualität ist aber nicht sonderlich gut Kurs: PowerPoint 15 PowerPoint 2000 vs. 97 Die Unterschiede sind nicht sehr gravierend, so dass ein Update nicht zwingend notwendig ist Neuerungen in der 2000er Version: Verbesserte Office-Assistenten und Hilfe Neue Normalansicht: zeigt gleichzeitig Folien, Gliederung, Anmerkungen in eigenen anpassbaren Fensterausschnitten Auto-Anpassen von Text Verbesserte Usability Systemeigene Tools für Tabellen Kurs: PowerPoint 16 8
PowerPoint 2000 vs. 97 (2) Neue grafische Bildaufzählungszeichen Nummerierte Listen Erweiterte Handzetteloptionen Erweiterte Office-Zwischenablage, in der maximal 12 Elemente abgelegt werden können Bessere Sprechtext-Unterstützung Neue Vorlagen für Design und Inhalt Kurs: PowerPoint 17 PowerPoint XP/2002 Arbeitsbereich für neue Präsentationen, neue Folien, das Suchen im Dokument bzw. dokumentübergreifend, Animationen und Folienübergänge... Smarttags für zusätzliche Textinformationen Kennwort-Schutz funktioniert aber nur in XP Wahlmöglichkeit der Ansichten für alle Präsentationen Seitenansicht Einblendung eines Rasters Neuer Überarbeitungs-Modus: unterschiedliche Versionen können verglichen werden Komfortablere Grafikverarbeitung Möglichkeit der Erstellung mehrerer Master-Folien für eine Präsentation Ein- und Ausgangsanimationen Kurs: PowerPoint 18 9
Grundlagen Die Grundeinheit in PowerPoint ist die Folie Die einzelnen Folien sollen ein möglichst einheitliches Layout aufweisen. Dazu gehört: einheitliche Schrift (im Hauptteil) ausreichende Schriftgröße (z. B. Titel 36pt, Haupttext 24pt, Unterpunkte 18pt) eindeutige Verwendung von (nicht zu vielen) Farben nur kurze Aussagen, u. U. nur Stichworte nicht zu viele Punkte auf einer Folie (ca. 5-10) Diagramme, Schaubilder, Symbole verwenden Kurs: PowerPoint 19 Planung einer Präsentation 1. Welches Ziel soll die Präsentation haben? 2. Welche Zielgruppe? Publikumsanalyse zielgerichtet präsentieren, Mittel, Aussagen und Ziele auf die Empfänger abstimmen 3. Erstellung einer Stoffsammlung Stoffauswahl auf das Wesentliche begrenzen 4. Erstellen einer Grobgliederung, logische Argumentations-Kette der Präsentation, ev. Klimax: Einleitung (Motivation) - Hauptteil Schluss (Evaluierung und Zusammenfassung) 5. Erstellen einer Feingliederung 6. Ausarbeitung Kurs: PowerPoint 20 10
Vorgehensweise Inhaltliche Konzeption festlegen Entwurfsvorlagen erstellen und dort diejenigen Elemente festlegen, die auf allen Folien zu sehen sein sollen (z. B. Corporate Identity) Für kleinere Standardpräsentationen bieten sich die Vorgaben an, die über die Assistenten zur Verfügung gestellt werden Text eingeben entweder in der Standard-, Folien- oder der Gliederungsansicht Einfügen von grafischen Objekten, Clip-Arts, HyperLinks (Web-Referenzen) und Diagrammen Überarbeitung Für eine Bildschirmpräsentation Übergänge und Animationen festlegen, anderenfalls Folien ausdrucken Kurs: PowerPoint 21 Vorlagen und Layout AutoInhalt-Assistenten vorbereitete Entwurfsvorlage Folienlayout: es stehen 24 vordefinierte Folienlayouts zur Verfügung mit Platzhaltern, die durch die Folienmaster bestimmt werden Master Folienmaster, Titelmaster, Handzettelmaster und Notizenmaster Es lassen sich pro Präsentation nur ein Folienmaster verwenden zur Abhilfe muss man Hyperlinks verwenden, um zur anderen Präsentation zu springen zwei Vorlagentypen: Entwurfsvorlagen enthalten vordefinierte Formate und Farbskalen Inhaltsvorlagen verfügen neben Formaten und Farbskalen über Text für bestimmte Themen und Vorschläge zur Strukturierung Kurs: PowerPoint 22 11
Präsentationslayout das Gestaltungsraster einer Präsentation Vorgaben für Schriften die Farbskala Vorlagen (Master) für Handzettel und Notizblätter (ab PowerPoint 97 heißen Vorlagen Master) Eine Vorlage (Master) für den Präsentationstitel (Titelmaster) und die Standardfolien (Folienmaster) Kurs: PowerPoint 23 Text-/Objekt-Bereich Der Satzspiegel ist in den Titel- und den Text-/Objektbereich unterteilt Texte, die den Satzspiegel nicht voll ausfüllen, werden keinesfalls durch größeren Zeilenabstand gestreckt, sondern sollten unten frei auslaufen Illustrationen müssen nicht unbedingt auf die volle Spalten- oder Satzspiegelbreite vergrößert werden, sondern können innerhalb des Satzspiegels flexibel positioniert werden Unregelmäßige Objekte und freigestellte Bilder haben keine klare Begrenzung, hier könnte man den Satzspiegel durch einen leichten Rahmen ( z. B. ein reliefartiger Schatten als Begrenzung) andeuten und das Objekt frei innerhalb dieses Rahmens positionieren Kurs: PowerPoint 24 12
Schriften bei Folien und Bildschirmpräsentationen werden erhöhte Anforderungen an die Lesbarkeit gestellt Beim Bildschirm ist das Hauptproblem die (im Vergleich zum Printmedium) geringe Auflösung Bei der groben Darstellung verliert die Schrift leicht ihr typisches Aussehen, im schlimmsten Fall wirkt sie zerrissen und unleserlich Hinzu kommt, dass die Schrift auf dem Bildschirm und bei der Folienprojektion von hinten beleuchtet wird; das erschwert die Lesbarkeit, wenn die Schrift zu klein und nicht kräftig genug ist Kursive Schrift ist auf dem Bildschirm zu vermeiden, da die schrägen Linien als Treppenstufen dargestellt werden Tipp: Präsentationstitel: 80pt Sans Serif, Folientitel: 28pt Sans Serif fett, Text: 24pt normal, 20pt für Untergliederung bzw. zweispaltigen Text, Beschriftungen: 18pt normal Kurs: PowerPoint 25 Schriften 2 Schriftarten ersetzen: Format/Schriftarten ersetzen Sie können eine neue TrueType-Schrift (z. B. DBodoni BE Condensed) in einer Präsentation speichern (Datei / Speichern unter / TrueType-Schriftarten einbetten) Nur so kann diese Präsentation auf einem Rechner vorgeführt werden, auf dem die betreffende Schrift nicht installiert ist. Sicherer ist es allerdings, die Schrift vorher zu installieren Kurs: PowerPoint 26 13
Farben Farbiger Text sollte nur in Ausnahmefällen verwenden werden, wenn die Farbe eine Botschaft signalisiert (Hervorhebung, Eye-Catcher, etc.) Sparsamer Einsatz von Akzentfarben sie sollen nicht schmücken sondern Information besser verständlich machen Kurs: PowerPoint 27 Farben (2) Die Farben des Präsentationslayout sind im Allg. für einen Bildschirm mit mindestens 256 Farben optimiert. Für den Druck von Folien auf einem Farbdrucker muss die Farbskala unter Umständen modifiziert und angepasst werden. zur Farbkorrektur dient der Befehl Format / Folienfarbskala dort wählt man die zu verändernde Farbe aus und klickt dann auf die Schaltfläche Farbe ändern Es empfiehlt sich, diese Veränderung in einer Kopie des Präsentationslayouts abzuspeichern Kurs: PowerPoint 28 14
Handzettel/Notizen Zur Unterstützung der Präsentation können Handzettel für die Zuhörer bereitgehalten werden. Ein Handzettel kann zwei, drei oder sechs Folien pro Seite enthalten Schreiblinien werden in PowerPoint automatisch erzeugt, wenn drei Folien pro Seite gedruckt werden Die Notizenvorlage (Notizenmaster) dient als Gedankenstütze für den Vortragenden eignet sich auch als großzügiger gestalteter Handzettel für die Zuhörer Kurs: PowerPoint 29 Ausgabemedien Verändern des Präsentationslayouts: für unterschiedliche Ausgabemedien: Bildschirm, Overheadfolien (schwarz/weiß und farbig), 35 mm-dias für die Hardwareumgebung optimieren: Vorhandene Schriften, bestimmte Drucker oder Projektoren Eine Präsentation sollte möglichst dort getestet werden, wo sie auch vorgeführt wird Anpassungen am besten in die Folienvorlage und der Folienfarbskala der betreffenden Präsentation vornehmen Das so geänderte Layout kann man unter einem neuen Namen speichern und später wieder als Vorlage für eine neue Präsentation verwenden ein neues Layout kann auch nachträglich einer älteren Präsentation zugewiesen werden (Format / Präsentationslayout Design übernehmen) auf diese Weise lassen sich ältere Präsentationen an neuere Standardlayouts anpassen Kurs: PowerPoint 30 15
Seitenlayout PowerPoint bietet im Menü Datei / Seite einrichten... vordefinierte Seitengrößen mit unterschiedlichen Proportionen (Verhältnis Breite/Höhe) an. Die gängigsten Formate sind: Bildschirmpräsentation (24 x 18 cm) A4-Papier (26 x 18 cm) 35-mm-Dias (27 x 18 cm) US-Papier (8,5 x 11 Zoll); dieses Format entspricht fast genau dem Format Bildschirmpräsentation Es ist unbedingt empfehlenswert, das Seitenformat einer Präsentation vor Beginn der Arbeit festzulegen Kurs: PowerPoint 31 Print-Layout Problem: Die beim Drucken angebotenen Optionen Schwarzweiß bzw. Reines Schwarzweiß führen oftmals zu keinem befriedigenden Ergebnis und eignen sich nur zu Korrekturzwecken Lösung: Erstellung einer zweiten Entwurfsvorlage mit hellem Folienhintergrund und geänderter Folienfarbskala Kurs: PowerPoint 32 16
Gestaltungstipps Trotz der Fülle von Gestaltungsmöglichkeiten sparsam und gekonnt mit Effekten arbeiten Erfolgreich präsentieren heißt: Den Blick des Zuhörers auf das Wesentliche zu lenken Formulieren Sie prägnante Aussagen so, dass der Zuhörer diese mit einem Blick erfassen kann Textfolien sollten kein Manuskript ersetzen, sondern einen Vortrag stichpunktartig unterstützen Diagramme sollen einen Sachverhalt auf den Punkt bringen - ein Diagramm, das erst interpretiert werden muss, um verstanden zu werden, hat seinen Zweck verfehlt Kurs: PowerPoint 33 Gliederung Eine umfangreiche Präsentationen sollte durch eine übersichtliche Gliederung unterstützt werden. Einsatz von Übersichtsfolien und Zwischentiteln unterstützen der Gliederung auch durch Farben Helfen Sie Ihren Zuhörern, die Informationen zu sichern : Stellen Sie gut gestaltete Handzettel zur Verfügung, die auch Platz für Notizen lassen Kurs: PowerPoint 34 17
Textgestaltung Overheadfolien und Bildschirme haben Querformat Das ist eine wichtige Gestaltungsvorgabe, weil das Querformat unserer Gewohnheit beim Betrachten von Bildern, nicht aber beim Lesen von Text entspricht In einer gedruckten Publikation wird der Text üblicherweise spaltenweise in kurzen Zeilen angeordnet Kurze Zeilen sind besser lesbar als lange (8 cm Regel) In einer Präsentation wird der Text in längeren Zeilen angeordnet Gute Lesbarkeit erfordert dabei eine ausreichende Schriftgröße von 20 bis 24 Punkt 40-50 Zeichen pro Zeile sollten nicht überschritten werden Die Wahl einer kleineren Schrift sollte demzufolge mit einer Reduzierung der Spaltenbreite einhergehen Kurs: PowerPoint 35 Formulierung Wortlänge: Möglichst kurze Wortlängen (Faustregel: Zehn Buchstaben pro Wort) längere Wort-Ungetüme besser trennen: Bildschirm-Präsentation statt Bildschirmpräsentation Zeilenlänge: eine Zeile sollte nicht mehr als zehn Worte enthalten Verschachtelte Sätze lieber auseinandernehmen Zeilen müssen sinnfällig gegliedert sein - der Zeilenfall soll den Verständnisvorgang unterstützen. Jede Zeile muss für sich aufgenommen und verstanden werden können Worttrennungen möglichst vermeiden; der Text kann ruhig kräftig flattern sinnfällige Textgliederung ist wichtiger als ein ausgewogenes Schriftbild Seitenlänge: Jede Seite nach Möglichkeit inhaltlich abschließen Kurs: PowerPoint 36 18
Diagramme Diagramme werden nicht direkt in PowerPoint gezeichnet, sondern als OLE-Objekt (MS Graph, Excel) eingefügt. Über DDE können sie dann jederzeit aktualisiert werden Wegen einiger Unzulänglichkeiten in MS Graph empfiehlt es sich, Beschriftungen und Legende nachträglich in PowerPoint hinzuzufügen Wertangaben in Diagrammen sind problematisch Ein Diagramm soll ja dem Betrachter eigentlich den Zahlensalat ersparen. Gitternetzlinien genügen zur Orientierung an der Größenachse Mehr als eine Datenreihe sollte nie mit Wertangaben versehen werden sparsame und selektive Wertangaben für eine bestimmte Reihe helfen, den Blick aufs Wesentliche zu richten Kurs: PowerPoint 37 Diagrammarten Kreisdiagramme zeigen, welchen Anteil jeder Teil am Ganzen hat ( Kuchendiagramm ). Beschriftung erfolgt deshalb in Prozentangaben Säulendiagramme ermöglichen einen Größenvergleich - hier stehen die Werte und ihre Entwicklung im Vordergrund Balkendiagramme zeigen eine Rangordnung. Die Balken werden daher oft der Größe nach geordnet 100%-Balken zeigen die anteilsmäßige Verteilung der Teilmengen Liniendiagramme sind ideal, um die Entwicklung umfangreicher Datenreihen exakt darzustellen Kurs: PowerPoint 38 19
Kompatibilität mit MS Graph Tipp: Diagramme, die in PowerPoint 97 mit MS Graph 97 erstellt oder bearbeitet wurden, können in einer älteren PowerPoint-Version nur dann weiterbearbeitet werden, wenn die Präsentation unter PowerPoint 97 ausdrücklich als PowerPoint 4.0 mit Graph 5 bzw. PowerPoint 95 mit Graph 5 gespeichert wurde Kurs: PowerPoint 39 Illustrationen Bilder sollen helfen, abstrakte Sachverhalte besser verständlich zu machen Sie müssen daher in unmittelbarem Zusammenhang zu dem Text stehen sonst sind sie nutzlose Dekoration und lenken womöglich vom Sachverhalt ab Nach Möglichkeit den Einsatz der mitgelieferten PowerPoint-Cliparts vermeiden! Die Motive sind oft qualitativ mangelhaft konzipiert Kurs: PowerPoint 40 20
Web-Präsentation Über Datei/Als Webseite speichern... kann eine ganze PowerPoint-Show im HTML-Format gespeichert und so auch über das Web zugänglich gemacht werden PowerPoint bietet unterschiedliche Navigationsmöglichkeiten für die Browser- Schnittstelle Kurs: PowerPoint 41 Bildschirm-Präsentation erspart die Anfertigung von Folien oder Dias und erlaubt Änderungen in letzter Minute der Zeitrahmen lässt sich steuern zusätzliche Folien können vorbereitet sein und im Bedarfsfall präsentiert werden durch Übergangseffekte kann die Aufmerksamkeit der Zuschauer erhöht werden Endlospräsentation für Museen und Ausstellungen Kurs: PowerPoint 42 21
Effekte und Animationen Möglichst innerhalb einer Präsentation die gleichen Effekte wählen Zuviele Effekte verwirren den Betrachter Die Auswahl der Übergangseffekte erfolgt in der Foliensortierungsansicht Interaktive Schaltflächen, die bei der Bildschirmpräsentation Hyperlinks darstellen, können über Bildschirmpräsentation / Interaktive Schaltflächen eingefügt werden Die Funktion Animation erlaubt die Aufzählungspunkte des Hauptteiles zusammen mit ihren Unterpunkten einzeln einzublenden Dazu stehen verschiedene Effekte zur Verfügung Kurs: PowerPoint 43 Grafikbearbeitung Bearbeitungsprogramme für Pixel-Grafiken: Adobe Photoshop Macromedia Fireworks PaintShop Pro Corel PhotoPaint Microsoft Photo Editor Pixel = Bildpunkte, die Auflösung wird berechnet in Anzahl der Pixel auf einer bestimmten Strecke DPI = Dots per Inch, Bildschirmauflösung ca. 72 dpi Je mehr Auflösung, desto besser die Qualität, desto höher aber auch die Dateigröße Kurs: PowerPoint 44 22
Grafikbearbeitung (2) Bildschirmgröße: 1024 x 768 Pixel (XGA) Grafiken sollten somit eine Breite von 1000 und eine Höhe von 750 Pixel nicht überschreiten Ist eine Grafik größer, sollte sie in einem Grafikprogramm angepasst werden Wichtig für die Ergebnisse von Scannern und Digital-Kameras Skalierungen und Nachbearbeitungen sollten möglichst im Grafikprogramm und nicht in PowerPoint erfolgen Aufgrund der hohen Kompression sollte dem Format PNG (Portable Network Graphics) der Vorzug gegeben werden Kurs: PowerPoint 45 Grafikbearbeitung (3) Einstellung des Scanners: Auflösung des Scans multipliziert mit der Größe der Grafik 200 dpi x 12,5 cm (= 5") ergibt 1000 Pixel Bilder sollten stets mit der richtigen Pixelgröße gescannt werden, als sie später herunter zu skalieren (ergibt Verluste) Wahl der richtigen Farbtiefe: 265 Farben (8 bit) oftmals zu wenig für Farbverläufe reduziert die Dateigröße immens 65536 Farben (16 bit) gilt als guter Kompromiss 16,7 Mio Farben (24 bit) oftmals unnötig, vergrößert die Daten und verlangsamt den Präsentationsverlauf Kurs: PowerPoint 46 23
Grafikbearbeitung (4) PNG (Portable Network Graphic) Hohe Kompression ohne Verlust Arbeitet mit 8, 16, 24 bit Farbtiefe und Graustufen PowerPoint benötigt wenig Zeit für die Dekompression (während der Darstellung) JPEG (Joint Photographic Expert Group) Hohe Kompression mit Verlust Arbeitet nur mit 24 bit Farbtiefe PowerPoint braucht länger für die Dekompression Kurs: PowerPoint 47 Grafikbearbeitung (5) BMP (Windows Bitmap) Erzeugt große Dateien Bis 24 bit, dann allerdings unkomprimiert Hohe Ladegeschwindigkeit GIF (Graphic Interchange Format) Kompression ohne Verlust Nur 256 Farben Hohe Dekompressionsgeschwindigkeit Kurs: PowerPoint 48 24
Präsentationssoftware Üblicherweise über einer installierten PowerPoint-Version An die Versionsunterschiede denken! Betrachtung über den kostenlos verfügbaren PowerPoint- Viewer: http://www.gwdg.de/samba/win95/ppview97.exe Bei Speicherung als eine pps-dateien wird sofort die Präsentation gestartet PowerPoint-Projektor steht unter Datei / Pack & Go... als Abspielprogramm zur Verfügung PowerPoint wird auf dem Zielrechner nicht benötigt, da der Projektor gleich in die Präsentation mit eingebunden ist Erstellung einer PDF-Präsentation für Nicht-Windows- Systeme Kurs: PowerPoint 49 Sünden... Text zu klein und von den hinteren Rängen nicht lesbar Folien hochkant statt quer Zu viele Folien, die zu schnell wechseln Faustregel: 5 min pro Folie Fehlende Handzettel Zu viele Schreibfehler Nie die Folien von der Projektion ablesen Für sich selber ein Begleitskript basteln Nicht den Blick versperren Nicht zu oft in den eigenen Unterlagen wühlen Einstellung des Overhead-Projektors/Beamer stimmen nicht Kurs: PowerPoint 50 25
Präsentationstipps nach Dale Carnegie Planung Der Bezug des Publikums zum Thema Bestimmung des Ziels der Präsentation in Bezug auf das gewünschte Ergebnis Die zu vermittelnde Information sollte im Mittelpunkt stehen Vorbereitung Positive Einstellung zum Thema Strukturierung der Präsentation: Kernthemen Die Eröffnung: soll die Aufmerksamkeit des Publikums sichern (5-10%) Bestimmung der Kerngedanken Ihrer Aussage, und belegen Sie diese mit Fakten (80-85%) Denken Sie daran, dass das Publikum nur vier bis sechs verschiedene Argumente im Gedächtnis behält Angemessener Abschluss, der das Ziel der Präsentation unterstützt und dem Publikum im Gedächtnis bleibt (5-10%) Kurs: PowerPoint 51 Präsentationstipps nach Dale Carnegie Übung Vortrag der Präsentation im kleinen Kreis, um Meinungen zu Inhalt und Form der Präsentation zu erhalten Nervosität: das beste Mittel dagegen ist Selbstvertrauen, und Selbstvertrauen wächst durch Übung Präsentation Professioneller Auftritt bei der Präsentation: Präsentation als Privileg, Verantwortung und Chance Hinterlassen Sie einen positiven ersten Eindruck. Halten Sie nach Möglichkeit Blickkontakt mit dem Publikum. Verhalten Sie sich natürlich und entspannt Bewahren Sie beim Reden Natürlichkeit Wahl eines gehobenen Konversationstons Reduktion des Sprechtempos an wichtigen Stellen, stimmliche Hervorhebung der Kernsätze. Einlegen kurzer Redepausen beim Aufzählen der Grundgedanken, um diese voneinander abzugrenzen Sicherer Auftritt und Kontaktaufnahme mit dem Publikum Kurs: PowerPoint 52 26
Dokumentation PowerPoint 2000 (vergriffen) RRZN, Herdt-Verlag, 2. Aufl. März 2000 PowerPoint 2002 RRZN, Herdt-Verlag, 1. Aufl. Oktober 2001 Pia Bork: PowerPoint-Tipps http://www.ppt-faq.de dort finden sich weitere interessante Links http://officetips.homepage.com/ppttips.htm Kostenlose PowerPoint-Schulung http://www.swen-lehmann.de Kurs: PowerPoint 53 Tel: 201-1826 Email: Michael.Reimann@gwdg.de 27
Tastenkombination PowerPoint 97/2000 Tastenkombinationen zum Löschen und Kopieren von Text und Objekten Löschen eines Zeichens links neben der Einfügemarke RÜCKTASTE Löschen eines Wortes links neben der Einfügemarke STRG+RÜCKTASTE Löschen eines Zeichens rechts neben der Einfügemarke ENTF Löschen eines Wortes rechts neben der Einfügemarke STRG+ENTF Ausschneiden des markierten Objektes STRG+X Kopieren des markierten Objektes STRG+C Einfügen des ausgeschnittenen oder kopierten Objektes STRG+V Rückgängigmachen der letzten Aktion STRG+Z Tastenkombinationen zum Verschieben der Einfügemarke im Text Ein Zeichen nach links Ein Zeichen nach rechts Eine Zeile nach oben Eine Zeile nach unten Ein Wort nach links Ein Wort nach rechts An das Ende einer Zeile An den Anfang einer Zeile Einen Absatz nach oben Einen Absatz nach unten An das Ende eines Textfeldes An den Anfang eines Textfeldes Zum nächsten Titel- oder Textkörper-Platzhalter Zum vorherigen Objekt Zum nächsten Objekt Zum nächsten Vorkommen des für eine Suchaktion festgelegten Textes NACH-LINKS-TASTE NACH-RECHTS-TASTE NACH-OBEN-TASTE NACH-UNTEN -TASTE STRG+NACH-LINKS STRG+NACH-RECHTS ENDE POS1 STRG+NACH-OBEN STRG+NACH-UNTEN STRG+ENDE STRG+POS1 STRG+EINGABE UMSCHALT+TAB TAB UMSCHALT+F4 Tastenkombinationen zum Arbeiten in einer Gliederung Höherstufen eines Absatzes Tieferstufen eines Absatzes Verschieben markierter Absätze nach oben Verschieben markierter Absätze nach unten Einblenden der Überschriftsebene 1 Erweitern von Text unterhalb einer Überschrift Reduzieren von Text unterhalb einer Überschrift Einblenden des gesamten Textes und aller Überschriften Aktivieren bzw. Deaktivieren der Zeichenformatierung ALT+UMSCHALT+NACH-LINKS ALT+ UMSCHALT+NACH-RECHTS ALT+ UMSCHALT+NACH-OBEN ALT+ UMSCHALT+NACH-UNTEN ALT+UMSCHALT+1 ALT+UMSCHALT+PLUS ALT+UMSCHALT+MINUS ALT+UMSCHALT+A SCHRÄGSTRICH (/) auf der Zehnertastatur Tipp: Sie können in der Folienansicht zum Höher- bzw. Tieferstufen von Absätzen und zum Verschieben markierter Absätze dieselben Tastenkombinationen wie in der Gliederungsansicht verwenden. Tastenkombinationen zum Markieren von Text und Objekten Ein Zeichen rechts neben der Einfügemarke Ein Zeichen links neben der Einfügemarke Von der Einfügemarke bis zum Ende des Wortes Von der Einfügemarke bis zum Anfang des Wortes Eine Zeile nach oben Eine Zeile nach unten UMSCHALT+NACH-RECHTS UMSCHALT+NACH-LINKS STRG+UMSCHALT+NACH-RECHTS STRG+UMSCHALT+NACH-LINKS UMSCHALT+NACH-OBEN UMSCHALT+NACH-UNTEN
Ein Objekt Alle Objekte (Folienansicht) Alle Folien (Foliensortieransicht) Den gesamten Text (Gliederungsansicht) TAB oder UMSCHALT+TAB, bis das gewünschte Objekt markiert ist STRG+A STRG+A STRG+A Tastenkombination zum Arbeiten in Fenstern und Dialogfeldern Wechsel zum nächsten Programm Wechsel zum vorherigen Programm Anzeige des Windows-Menüs Start Schließen des aktiven Präsentationsfensters Wiederherstellen des aktiven Präsentationsfensters Wechsel zum nächsten Präsentationsfenster Wechsel zum vorherigen Präsentationsfenster Ausführen des Befehls Verschieben (Menü des Präsentationssymbols, Menüleiste) Ausführen des Befehls Größe (Menü des Präsentationssymbols, Menüleiste) Minimieren des Präsentationsfensters Maximieren des Präsentationsfensters Auswahl eines Ordners im Dialogfeld Öffnen oder Speichern unter (Menü Datei) Auswahl einer Schalt fläche im Dialogfeld Öffnen oder Speichern unter (Menü Datei) Aktualisieren der in den Dialogfeldern Öffnen oder Speichern unter (Menü Datei) angezeigten Dateien ALT+TAB ALT+UMSCHALT+TAB STRG+ESC STRG+W STRG+F5 STRG+F6 STRG+UMSCHALT+F6 STRG+F7 STRG+F8 STRG+F9 STRG+F10 ALT+0 zur Auswahl der Ordnerliste, dann die Pfeiltasten zur Auswahl eines Ordners ALT+Zahl (1 für die Schaltfläche am äußeren linken Rand, 2 für die nächste usw.) F5 In einem Dialogfeld Wechsel zur nächsten Registerkarte in einem Dialogfeld Wechsel zur vorherigen Registerkarte in einem Dialogfeld Wechsel zur nächsten Option oder Optionsgruppe Wechsel zur vorherigen Option oder Optionsgruppe Wechsel zwischen den Optionen in einem markierten Dropdown-Listenfeld oder zwischen mehreren Optionen in einer Optionsgruppe Ausführen des Arbeitsschritts, der der ausgewählten Schaltfläche zugeordnet wurde; Aktivieren bzw. Deaktivieren des Kontrollkästchens Wechsel zu einer Option in einem ausgewählten Dropdown-Listenfeld Wählen einer Option oder Aktivieren bzw. Deaktivieren eines Kontrollkästchens Öffnen eines ausgewählten Dropdown-Listenfeldes Schließen eines ausgewählten Dropdown-Listenfeldes Ausführen des Arbeitsschritts, der der Standardschaltfläche in einem Dialogfeld zugeordnet wurde Abbrechen eines Befehls und Schließen eines Dialogfeldes STRG+TAB oder STRG+BILD -AB STRG+UMSCHALT+TAB oder STRG+BILD -AUF TAB UMSCHALT+TAB Pfeiltasten LEERTASTE Der erste Buchstabe des Optionsnamens ALT + der im Optionsnamen unterstrichene Buchstabe ALT+NACH-UNTEN-TASTE ESC EINGABETASTE ESC In einem Textfeld Wechsel an den Beginn des Eintrags Wechsel an das Ende des Eintrags Wechsel um ein Zeichen nach links oder rechts Wechsel um ein Wort nach links oder rechts POS1 ENDE NACH-LINKS-TASTE oder NACH-RECHTS-TASTE STRG+NACH-LINKS-TASTE oder STRG+NACH-