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Einleitung Die Offensive Gutes Bauen ist eine nationale Initiative von 150 Partnern, unter anderem Bund und Länder, Verbraucherschutzverbände der Bauherren, Unternehmerverbände und Kammern, IG BAU, BG BAU, Fachverbände, Krankenkassen, Forschungsinstitute und Dienstleister. Die Initiative motiviert Bauherren, die Vorteile von Qualität, Nachhaltigkeit und Wirtschaftlichkeit wahrzunehmen, fördert Kommunikation und Kooperation im Bauprozess und unterstützt Baubetriebe bei einer erfolgreichen, mitarbeiterorientierten Unternehmensführung. Dafür werden im Konsens der Partner gemeinsame Standards und Praxisinstrumente entwickelt. Der Gutes Bauen: Unternehmenscheck ist ein zentrales Instrument der Offensive Gutes Bauen. Der Check ist eine Praxishilfe und ein Standard für ein erfolgreiches Management kleiner und mittelständischer Bauunternehmen des Bauhaupt- und Baunebengewerbes. Mit dem Check können Sie Potenziale in Ihrem Betrieb erschließen, um Herausforderungen zu bewältigen und Chancen zu nutzen. 2
Einleitung Der liefert Ihnen im Gegensatz zu anderen Businessplan Mustern nicht nur eine Vorlage zur Beschreibung, sondern ebenso eine Stärken-Schwächen-Analyse auf Basis des Gutes Bauen: Unternehmenscheck. Die Analyse stellt die Grundlage für die Erstellung des Businessplans dar. Die Durchführung ermöglicht Ihnen: Schwachstellen in Organisation und Bauablauf zu finden, Verbesserungen in den Arbeitsabläufen einzuleiten, vorhandene Ressourcen besser zu nutzen und Stärken aufzudecken um diese weiter zu entwickeln. Basierend auf den Ergebnissen der Stärken-Schwächen-Analyse werden die Businessplan Beschreibung zur systematischen Umsetzung und die Module Zahlenwerk und Aktionsplan zur Steuerung Ihrer Ziele erstellt. 3
Inhaltsverzeichnis 1. Aufbau und Ablauf 1.1 Aufbau 1.2 Ablauf 1.3 Strategische Grundüberlegungen 2. Stärken-Schwächen-Analyse 2.1 Start der Stärken-Schwächen-Analyse 2.2 Bewertung der 10 Impulse 2.3 Stärken-Schwächen-Profil 2.4 Handlungsfelder 2.5 Gewichtung der Handlungsfelder 2.6 Spinnendiagramm 2.7 Aufstellung der Stärken 2.8 Maßnahmenkatalog 2.9 Anmeldung auf gute-bauunternehmen.de 3.Businessplan Beschreibung 3.1 Zweck 3.2 Gliederung 3.3 Vorgehensweise 4
Inhaltsverzeichnis 4. Zahlenwerk 5. Aktionsplan 5.1 Übernahme der Aktionszielen und Aktionen 5.2 Festlegung von Kennzahlen und Messverfahren 5.3 Einbindung ins Controlling 6. INQA-Instrumente für die Handlungsfelder 7. Empfehlungen für das Bankgespräch 7.1 Vorbereitung 7.2 Offene Kommunikation 7.3 Businessplan als zentrales Kommunikationsinstrument 5
1. Aufbau und Ablauf 1.1 Aufbau Der Businessplan ist modular aufgebaut. Zur kompletten Bearbeitung laden Sie sich alle Module herunter: Stärken-Schwächen-Analyse Beschreibung Aktionsplan sowie die pdf Selbsterklärung und Unternehmensdaten, wenn Sie sich auf Gute-Bauunternehmen.de eintragen möchten Weiterhin wird ein Zahlenwerk bzw. Planungstool benötigt. Hier kann jedes beliebige Tool genutzt werden. Tipps und Empfehlungen finden Sie im Kapitel 4. Zahlenwerk des s. 6
1. Aufbau und Ablauf 1.2 Ablauf Die Grafik der folgenden Seite stellt den Ablauf zur Erstellung des Businessplans dar: Die Stärken-Schwächen-Analyse dient als Basis. Die Businessplan Beschreibung ist das zentrale Dokument zur Darlegung des Geschäftsmodells für drei Jahre. Parallel dazu wird das Zahlenwerk der wirtschaftlichen du finanziellen Unternehmensplanung erstellt. Der Aktionsplan wird nach Abschluss dieser Module erstellt und als Controlling- Instrument für die Steuerung der Zielerreichung genutzt. 7
1. Aufbau und Ablauf 1.2 Ablauf Stärken-Schwächen-Analyse Gutes Bauen: Unternehmenscheck Stärken-Schwächen-Analyse Maßnahmenkatalog Zahlenwerk Aktionsplan Beschreibung 8
1. Aufbau und Ablauf 1.3 Strategische Grundüberlegungen Bevor Sie mit der Bearbeitung des Businessplans und der Stärken-Schwächen-Analyse beginnen, sollten Sie Überlegungen zur strategischen Unternehmensausrichtung anstellen. Diese werden im Rahmen der Bearbeitung der Businessplan Module überprüft und verfeinert. Letztendlich werden Sie Ihre strategische Ausrichtung und Unternehmensziele im Rahmen des Businessplans detailliert darlegen. Hilfestellungen: Stellen Sie selbst Überlegungen zum Thema an. Nutzen Sie dafür den Impuls A 1.1 Wettbewerbsfähigkeit des Gutes Bauen: Unternehmenscheck (folgende Seite). Führen Sie einen Workshop mit Ihren Führungskräften zum Thema Ziele und Strategien durch. Auch hier kann der Gutes Bauen: Unternehmenscheck Impuls A 1.1 Wettbewerbsfähigkeit genutzt werden. Holen Sie sich professionelle Unterstützung von einem autorisierten Berater oder einer autorisierten Beraterin der Offensive Gutes Bauen. Ziele und Strategie können Sie gemeinsam für Ihr Unternehmen erarbeiten und hinterfragen 9
1. Aufbau und Ablauf A 1.1 Wettbewerbsfähigkeit Wir formulieren und verfolgen eindeutige und realistische Ziele für unser Unternehmen, wie wir in Zukunft wettbewerbsfähig bleiben (Strategie nach außen). Anregungen aus der Praxis: Bedarf und Erwartungen unserer (potenziellen) Kunden Einschätzung, welche Kunden für uns kurz-, mittel- und langfristig bedeutsam sind Stärken gegenüber der Konkurrenz, besondere Produkte/Leistungen Kernkompetenzen Potenziale/Fähigkeiten und Kompetenzen unserer Beschäftigten Neue Arbeitsverfahren, Technologien, Arbeits-/Werkstoffe, digitale Prozesse Rechtskonformität/Produktlegalität Ziele möglichst schriftlich festlegen zum Beispiel in: Unternehmensleitsätzen, Unternehmenspolitik, Produkt-/Leistungspolitik, Kennzahlen 10
2. Stärken-Schwächen-Analyse 11
2. Stärken-Schwächen-Analyse 2.1 Start der Stärken-Schwächen-Analyse Die Stärken-Schwächen-Analyse ist ein Excel-Tool, welches auf dem Gutes Bauen: Unternehmenscheck beruht. Die Stärken-Schwächen-Analyse dient als Basis zur Entwicklung des Businessplans. Geben Sie auf dem Deckblatt und auf dem zweiten Tabellenblatt Ihre Unternehmensdaten ein. Sie haben die Möglichkeit die Stärken-Schwächen-Analyse mit zwei Personen durchzuführen. Dafür tragen Sie unter Bewertung die Namen ein. Sie können diese Felder auch nutzen um die Analyse über zwei Jahre zu vergleichen: Dafür tragen Sie ins erste Feld das letzte (bspw. 2015) und in das zweite das aktuelle Jahr ein. Im kommenden Jahr können Sie dann fortfahren. 12
2. Stärken-Schwächen-Analyse 2.2. Bewertung der 10 Impulse Die weiteren 10 Tabellenblätter enthalten die Fragen der 10 Impulse des Unternehmenschecks. Bewerten Sie Ihren Handlungsbedarf auf einer Skala von 1 5 (1 = kein Handlungsbedarf / 5 = sehr dringenden Handlungsbedarf) im Bewertungsfeld. Wenn Sie Ihre aktuelle Situation mit einer 1 oder 2 bewerten, sollten Sie überlegen, ob dieser Aspekt eine Stärke für das Unternehmen darstellt. Wenn ja, tragen Sie diese bitte in das entsprechende Feld ein. Wettbewerbsfähigkeit Gewichtung 5 Bewertung Stärke Handlungsbedarf A 1.1 Wir formulieren und verfolgen eindeutige und Führung 2 Wir haben eine Unternehmensvision realistische Ziele für unser Unternehmen, wie Berater 2 definiert, die wir verfolgen. wir in Zukunft wettbewerbsfähig bleiben (Strategie nach außen). HF Markt und Kunde Wer: Bis wann: 13
2. Stärken-Schwächen-Analyse 2.2. Bewertung der 10 Impulse Liegt ein Handlungsbedarf vor, sollten direkt entsprechende Maßnahmen abgeleitet werden. Diese tragen Sie ins letzte Feld ein. Benennen Sie jeweils eine zuständige Person sowie ein Datum bis wann die Maßnahmen umgesetzt werden sollen. Beantworten Sie entsprechend alle Fragen in den 10 Impulsen. 14
2. Stärken-Schwächen-Analyse 2.3 Stärken-Schwächen-Profil Nachdem Sie alle Fragen beantwortet haben, erhalten Sie mit dem Stärken-Schwächen-Profil einen ersten Überblick, in welchen Impulsen akuter Handlungsbedarf besteht oder sich ihre betrieblichen Stärken befinden. 15
2. Stärken-Schwächen-Analyse 2.4 Handlungsfelder Bei der weiteren Bearbeitung des Businessplans wird mit fünf Handlungsfeldern gearbeitet: Handlungsfeld: Markt und Kunde Handlungsfeld: Führung und Organisation Handlungsfeld: Personal Handlungsfeld: Leistungen und Auftragsabwicklung Handlungsfeld: Gesellschaft und Beziehungen Alle Fragen der Stärken-Schwächen-Analyse sind einem dieser fünf Handlungsfelder zugeordnet. 2.5 Gewichtung der Handlungsfelder Die Tabelle Gewichtung zeigt die Bewertung aus dem Unternehmenscheck nach Handlungsfeldern auf. 16
2. Stärken-Schwächen-Analyse 2.6 Spinnendiagramm Das Spinnendiagramm stellt die Bewertungen nach Handlungsfeldern graphisch dar. 17
2. Stärken-Schwächen-Analyse 2.7 Aufstellung der Stärken Die in der Bewertung angegebenen Stärken werden automatisch in die Liste Unsere Stärken übertragen und den Handlungsfeldern zugeordnet. Mit dem Befehl Autofilter können alle Stärken eines Handlungsfeldes selektiert werden und dienen für die Erstellung der Businessplan Beschreibung. 18
2. Stärken-Schwächen-Analyse 2.8 Maßnahmenkatalog Der Maßnahmenkatalog wird ebenfalls automatisch aus den beschriebenen Handlungsbedarfen generiert und dient als Grundlage für die Umsetzungssteuerung der aufgezeigten Maßnahmen. Weitere Umsetzungsvorschläge, Priorisierungen und der nächste Arbeitsschritt können ergänzt werden. Weiterhin kann ein Erledigungsvermerk eingetragen werden. 19
2. Stärken-Schwächen-Analyse 2.9 Anmeldung auf gute-bauunternehmen.de Mit der bearbeiteten Stärken-Schwächen-Analyse können Sie sich auf dem Bewertungsportal gute-bauunternehmen.de anmelden. Sende Sie die Stärken-Schwächen-Analyse und das ausgefüllte Blatt Selbsterklärung und Unternehmensdaten im pdf-format an info@offensive- Gutes-Bauen.de um Ihren Betrieb anzumelden. Weitere Informationen zur Plattform gute-bauunternehmen.de erhalten Sie hier. 20
3. Businessplan Beschreibung Die Vorlage für die Businessplan Beschreibung steht Ihnen als Word-Dokument zur Verfügung. Mit Hilfe der Stärken-Schwächen-Analyse sollten Sie Ihr Unternehmen zuvor analysiert haben. 21
3. Businessplan Beschreibung 3.1 Zweck Der Businessplan dient zum einem als zur Unternehmensentwicklung und zum anderen als Kommunikationsinstrument für das Bankgespräch. Mit Hilfe der Businessplan Beschreibung formulieren Sie Ihr Vorhaben aus und stellen sicher, dass die Ausarbeitung des Vorhabens im Detail betrieben wird. In der Beschreibung findet die detaillierte Betrachtung der Handlungsfelder für Ihr Unternehmen statt. Durch die zusammenfassenden Handlungsfeld-Blätter werden Sie Ihre Vorhaben kompakt formulieren und steuern können. Das Schriftstück unterstützt Sie entsprechend bei der Umsetzung und Kontrolle der aufgestellten Planung. Die Beschreibung wird weiterhin für Präsentationen bei Banken und potentiellen Geldgebern genutzt. 22
3. Businessplan Beschreibung 3.2 Gliederung Die Gliederung der Beschreibung ist wie folgt aufgebaut: 1. Geschäftsmodell 2. Unternehmensziele und Strategien 3. Handlungsfeld: Markt und Kunde 4. Handlungsfeld: Führung und Organisation 5. Handlungsfeld: Personal 6. Handlungsfeld: Leistungen und Auftragsabwicklung 7. Handlungsfeld: Gesellschaft und Beziehungen 8. Unternehmenscontrolling 9. Finanzierung und Kreditantrag 23
3. Businessplan Beschreibung 3.3 Vorgehensweise Im Word-Dokument selbst sind bereits einige Hinweise zur Bearbeitung gegeben. Zum Beispiel durch die Ziel-Kästchen, welche Ihnen die Ziele aus dem Gutes Bauen: Unternehmenscheck wiedergeben und damit zur Orientierung dienen sollen. 24
3. Businessplan Beschreibung Kernelement der Beschreibung sind die zusammenfassenden Handlungsfeld-Blätter. Nachdem Sie ausführlich Ihr geplantes Vorgehen im Text dargelegt haben, dienen diese der Zusammenfassung der aktuellen Situation, der Darlegung der Ziele und Strategien für das Handlungsfeld, sowie der Benennung von Aktionszielen und Aktionen. Tipp: Im Gespräch mit Ihrer Bank oder potentiellen Geldgebern ist der ausführliche Fließtext oft zu umfangreich. Nutzen Sie hier die Handlungsfeld-Blätter um Ihre Planung darzulegen. 25
3. Businessplan Beschreibung Bitte beachten Sie bei dem Ausfüllen der zusammenfassenden Handlungsfeld-Blätter: 1. Langfristige Ziele & Strategien, diese Ausrichtung sollte mindestens für die nächsten 3-5 Jahre gelten. 2. Hier beschreiben Sie die betriebliche Situation zum aktuellen Zeitpunkt. 3. Aktionsziele sind kurzfristige Ziele, welche durch die beschriebenen Aktionen innerhalb der nächsten 1 2 Jahre erreicht werden sollen. Sie dienen der Erreichung der Unternehmensziele. 1. 2. 3. UNTERNEHMENSZIELE HANDLUNGSFELD MARKT UND KUNDE Definieren Sie hier die Unternehmensziele bezogen auf das Handlungsfeld Markt und Kunde. UNTERNEHMENSSTRATEGIE Definieren Sie hier die Unternehmensstrategien bezogen auf das Handlungsfeld Markt und Kunde. BETRIEBLICHE SITUATION Beschreiben Sie die betriebliche Situation anhand der in der Stärken- Schwächen-Analyse herausgestellten Stärken und Schwächen des Unternehmens in dem Handlungsfeld. AKTIONSZIELE Wir wollen nachweislich eine hohe Kundenzufriedenheit haben AKTION Bauherrenbewertung auf GBU aktivieren 26
4. Zahlenwerk Zur Erstellung eines Zahlenwerks (Auftragsplanung, Rentabilitätsplanung, Personal-Kostenplanung, Investitionsplanung, Liquiditätsplanung) zum Businessplan können Sie alle gängigen Planungsinstrumente nutzen. Empfehlung für kostenlose Planungstools: Planungstool der Handwerkskammer Düsseldorf Digitale BWA der Handwerkskammer Hamburg, Ansprechpartner Norbert Ussleber Planungstool vom BMWI Wenn Sie bei der Erstellung des Zahlenwerks Hilfe benötigen, empfehlen wir einen autorisierten Berater oder eine autorisierte Beraterin der Offensive Gutes Bauen anzusprechen oder die Hilfe Ihrer Handwerkskammer in Anspruch zu nehmen. 27
5. Aktionsplan Der Aktionsplan wird nach Abschluss aller Module erstellt und dient für Sie als Controlling-Instrument zur Steuerung der gesetzten Ziele. 28
5. Aktionsplan 5.1 Übernahme der Aktionsziele und Aktionen Im ersten Schritt werden die in den Handlungsfeld-Blättern beschriebenen Aktionsziele und Aktionen übertragen. HANDLUNGSFELD MARKT UND KUNDE UNTERNEHMENSZIELE Definieren Sie hier die Unternehmensziele bezogen auf das Handlungsfeld Markt und Kunde. UNTERNEHMENSSTRATEGIE Definieren Sie hier die Unternehmensstrategien bezogen auf das Handlungsfeld Markt und Kunde. BETRIEBLICHE SITUATION Beschreiben Sie die betriebliche Situation anhand der in der CASA-bauen-Businessplan Stärken-Schwächen-Analyse herausgestellten Stärken und Schwächen des Unternehmens in dem Handlungsfeld. AKTIONSZIELE AKTION Wir wollen nachweislich eine hohe Kundenzufriedenheit haben Bauherrenbewertung auf GBU aktivieren 29
5. Aktionsplan 5.2 Festlegung von Kennzahlen und Messverfahren Im nächsten Schritt werden für die Aktionsziele Kennzahlen festgelegt, um diese messbar zu machen. Die Kennzahl oder das Messverfahren (zählen, auswerten, ) wird beschrieben und ein Sollwert festgelegt. Beispiel: Das Ziel Erhöhung der Produktivität kann durch die Kennzahl Wertschöpfung pro Arbeitsstunde der gewerblichen Mitarbeiter gemessen werden. Die Ermittlung der Wertschöpfung erfolgt aus den Betriebswirtschaftlichen Auswertungen und Anzahl der Arbeitsstunden aus der Lohnbuchhaltung. Das Ziel Interne Kommunikation verbessern könnte durch die Anzahl der wöchentlichen Team-Meetings gemessen werden. 30
5. Aktionsplan 5.3 Einbindung ins Controlling Der Aktionsplan sollte im monatlichen Controlling-Gespräch eingebunden werden. Den Sollwerten aus dem Aktionsplan wird der monatliche Istwert gegenübergestellt und die Abweichungen bewertet. Gegebenenfalls müssen notwendige Korrekturmaßnahmen ergriffen werden. 31
6. INQA-Instrumente für die Handlungsfelder Weiterführende Handlungshilfen stehen Ihnen durch die zahlreichen themenspezifischen INQA-Instrumente zur Verfügung. Hier gelangen Sie zur Website und den Handlungshilfen für die betriebliche Praxis. 32
7. Empfehlungen für das Bankgespräch Wenn Sie den Businessplan zur Vorbereitung eines Bank-Gespräches nutzen möchten, erhalten Sie im Folgenden weitere Empfehlungen für eine gute Vorbereitung und einen erfolgreichen Gesprächsverlauf. 33
7. Empfehlungen für das Bankgespräch 7.1 Vorbereitung Beschaffung aller notwendigen Zahlen Jahresabschlüsse Quartalsübersichten aktuelle betriebswirtschaftliche Auswertungen, Controlling-Report, sowie Summen und Saldenlisten Legen Sie das Gespräch, wenn möglich, auf einen Zeitpunkt, an dem Sie aktuelle Zahlen zur Verfügung haben Verschaffen Sie sich einen Überblick über den bisherigen Geschäftsverlauf zu dieser Bank 34
7. Empfehlungen für das Bankgespräch 7.2 Offene Kommunikation Führen Sie das Erstgespräch in Ihrem Unternehmen durch Führen Sie das Bankgespräch frühzeitig, wenn Sie Kreditbedarf haben Ergreifen Sie die Initiative zum Gespräch Lassen Sie sich nicht von Ihrem Gesprächsverlaufskonzept abbringen Unterbreiten Sie ein klares Konzept für die weiteren Planungen Führen Sie ein offenes und transparentes Gespräch Verschweigen Sie keine wesentlichen negativen Fakten Zeigen Sie Verständnis für das Verhalten der Banker (auch wenn es Ihnen schwer fällt) Lassen Sie sich Alternativvorschläge von der Bank unterbreiten Gehen Sie zu mehreren Banken, vergleichen Sie die Angebote 35
7. Empfehlungen für das Bankgespräch Nutzen Sie die Erkenntnisse, um die Konditionen zu verbessern. Gehen Sie mit Ihren Sicherheiten extrem sparsam um. Die gestellten Sicherheiten werden zum Leidwesen der Kreditnehmer häufig zu niedrig bewertet und zusätzlich noch mit Bewertungsabschlägen reduziert. Der Sicherungswert liegt deutlich unter dem Verkehrswert (nicht selten bei 50 % und weniger). Mögliche Sicherheiten sind: Grundschulden und Hypotheken Sicherheitsübereignung von Wertgegenständen (z. B. Baumaschinen) Beleihung von Wertpapieren Forderungsabtretung Bürgschaften (Bürgschaftsbanken, Privat oder Geschäftspartner 36
7. Empfehlungen für das Bankgespräch 7.3 Businessplan als zentrales Kommunikationsinstrument Der Businessplan hilft Ihnen als zentrales Kommunikationsinstrument die Gesprächsführung zu behalten Der Businessplan wird von der Bank als Führungsinstrument gesehen und verschafft Ihnen ein positives Image bei der Bank Die Fortschreibung des Businessplans vereinfacht das jährliche Ratinggespräch und ermöglicht eine einfache Berichterstattung zur Bank 37
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