Handbuch zur Registrierkasse hellocash Wenn du das liest, dann darf ich dich herzlich bei hellocash willkommen heißen und ich freue mich, dass du dich für hellocash interessierst! Wenn du Fragen hast, dann ist auch unser Support-Team für dich verfügbar! Die Kontaktdaten findest du auf www.hellocash.at. Inhalt vor dem Start... 2 Dashboard/Übersicht... 9 Arbeiten mit der Registrierkasse... 10 Gutscheine... 21 Kassabuch... 22 Abschlüsse... 23 Datenerfassungsprotokoll... 32 Einstellungen... 32 Warenwirtschaft... 33 Häufig gestellte Fragen... 33 Registrierkassendaten... 33 Datenerfassungsprotokoll... 34 Der Aufbau des Datenerfassungsprotokolls:... 34 Wie sieht eine Rechnung im Datenerfassungsprotokolls aus?... 35 Hilfe... 35 Seite 1 von 35
vor dem Start Definitionen Die Ausdrücke Rechnungen und Belege werden in diesem Handbuch synonym verwendet. Bedenke aber, dass aus steuerlicher Hinsicht Unterschiede bestehen können. Kostenloser Testzugang Hier kannst du dich bei hellocash für einen unverbindlichen & kostenlosen Testzugang registrieren: Ändere dein Passwort Zu Beginn empfehlen wir dir, dass du dein Passwort änderst. Bitte verwende dazu eine Kombination aus Zahlen, Buchstaben und Sonderzeichen. Seite 2 von 35
Hinterlege deine Stammdaten Im nächsten Schritt solltest du deine Stammdaten ändern, damit auf allen Belegen und Rechnungen deine richtigen Daten angezeigt werden. Seite 3 von 35
Email-Adresse ändern Des Weiteren kannst du im Menü Unternehmen auch deine Email Adresse ändern, falls notwendig. Seite 4 von 35
Mitarbeiter anlegen Bitte lege hier deine Mitarbeiter an. Das ist wichtig für die Angabe des Kassiers sowie auch einer eventuellen Umsatzzuweisung. Artikel anlegen Hier kannst du alle Artikel hinzufügen, die du gerne in Zukunft bonieren möchtest. Klicke dazu einfach auf Artikel hinzufügen. Seite 5 von 35
Es öffnet sich ein neues Fenster und du kannst den Namen des Artikels eingeben. Zu dem passenden Artikel kannst du eine Kategorie festlegen. Diese ist in der Kategorienverwaltung (siehe rechts) auch änderbar. Mit der Artikelkategorie werden Oberkategorien von Artikeln erstellt, die dir später bei der Bonierung helfen. Verfügt dein Artikel über einen EAN Code und hast du einen Barcodescanner im Einsatz, kannst du auch automatisiert mit EAN Codes arbeiten. Das bedeutet, du hinterlegst den Artikel einmalig und musst diesen beim Bonieren nicht aufrufen, sondern scannst den Code und es erscheinen automatisch Produkt, Preis etc. Seite 6 von 35
Im nächsten Reiter Preis kannst du den Verkaufspreis und auch den Einkaufspreis eingeben. Im Reiter Lagerstand, kannst du die aktuelle Lagermenge verändern. Wenn du möchtest, kannst du auch einstellen, dass dich das System erinnert, sollte der Lagerstand unter ein bestimmtes Minimum geraten. Seite 7 von 35
Unter dem Punkt Lieferant, kannst du den entsprechenden Lieferanten deines Artikels hinterlegen. Den Hersteller definierst du im letzten Reiter Hersteller. Lieferanten Hier kannst du auch nochmals die Lieferanten einsehen, und diese bearbeiten und Daten ergänzen Warenwirtschaft Unter diesem Punkt kannst du den Lagerstand der Artikel verwalten. Ausgänge werden automatisch bei Rechnungserstellung verbucht. Stornierung führen zu einer Erhöhung des Lagerstandes. Seite 8 von 35
Dienstleistungen anlegen Unter dem Punkt Dienstleistungen kannst du deine Dienstleistungen eintragen. Auch diese können mit einem Barcode versehen werden. Dashboard/Übersicht Seite 9 von 35
Wenn alle Grundeinstellungen gemacht wurden sowie Artikel und Dienstleistungen festliegen, kannst du mit der Kasse starten. Beim Einstieg kommst du direkt in die Übersicht. Klick einfach auf Rechnung erstellen und schon kann es losgehen. Arbeiten mit der Registrierkasse Rechnung erstellen Im Menü Rechnung erstellen kannst du eine Rechnung bzw. einen Beleg erstellen. Seite 10 von 35
Wenn du die Artikel deiner Wahl gewählt hast, dann kannst du die einzelnen Artikel/Positionen bearbeiten oder wieder löschen. Du kannst unter +Position im unteren Bereich der Kassa auch eine Position hinzufügen, die noch nicht angelegt ist Des Weiteren hast du die Möglichkeit, dass du Artikel und Dienstleistungen scannst, die Rechnung leerst, eine Position manuell hinzufügst, eine Rechnung parkst, eine geparkte Rechnung aufrufst oder die Zahlung durch den Kunden einleitest. Solltest du dich vertippt haben, kann du entweder einzelne Positionen mit dem roten Kreuz löschen oder die ganze Rechnung leeren. Nachdem du boniert hast, kannst du die Rechnung Seite 11 von 35
nur stornieren und nicht löschen. Wenn du auf Zahlung klickst, dann ist der Prozess der Folgende: 1. Du wählst den entsprechenden Kassier. Dieser kann unter dem Punkt Mitarbeiter im Hauptmenü auch wieder bearbeitet und gelöscht werden Seite 12 von 35
2. Sollte eine andere Person kassieren als diejenige, die für den Umsatz verantwortlich ist, kann du hier die Person eingeben. 3. Wähle die Zahlungsart aus. 4. Du kannst die Rechnung auch einem Kunden zuweisen. 5. Das Zahlenfeld hilft dir, das Wechselgeld auszurechnen. 6. Im letzten Schritt kannst du auswählen, wie die Rechnung erstellt werden soll Danach wird die Rechnung oder der Bon angezeigt und kann gedruckt werden. Nacherfassung von Rechnungen Wenn das Internet ausfällt, musst du einen Handbeleg schreiben. Dieser muss dann in hellocash nacherfasst werden, sobald das Internet wieder funktioniert. Diese Vorgehensweise ist absolut gesetzeskonform! Nacherfassen kannst du deine Belege indem du diese unter Rechnung ausstellen mit +Position eingibst, dabei die Mwst auf 0 setzt und mit einem Verweis auf deine handgeschriebenen Belege versiehst. Rundungen hellocash rundet standardmäßig auf 2 Nachkommastellen. Sollte anders gerundet werden, weist hellocash innerhalb der Registrierkasse daraufhin. Seite 13 von 35
Rabatte Bei der Erstellung von Rechnungen mit hellocash kannst du 2 unterschiedliche Rabatte vergeben: - Positionsrabatte o Absoluter Rabatt in o Prozentueller Rabatt - Gesamtrabatt in % Ermittlung der Positionsrabatte Wenn du einen absoluten Rabatt vergibst, dann bezieht sich dieser auf die Gesamt-Position, zum Beispiel: Positionspreis = Preis * Anzahl Rabatt in 25 = 17,5 * 2-10 Wenn du einen prozentuellen Rabatt vergibst, dann bezieht sich dieser auf den Einheitspreis der Position, zum Beispiel: Seite 14 von 35
Positionspreis = (Preis Brutto Rabatt in %) * Anzahl 31,50 = (17,5 (0,1 * 17,5)) * 2 Gesamtrabatt Auf jede Rechnung kannst du einen Gesamtrabatt in % geben. Ermittlung der Ust. Die Umsatzsteuer wird bei der Erstellung einer Rechnung auf Positionsebene berechnet und anschließend summiert. Hier findest du 2 Beispiele: Seite 15 von 35
17,50 / 1,2 = 14,58 Ust in = 17,50 14,58 = 2,92 Seite 16 von 35
Gesamtpreis inkl. Ust Nettopreis inkl. Ust Ust in 2000 1666,67 333,33 450 375 75 2171,4 1809,5 361,9 4621,4 3851,17 770,23 Seite 17 von 35
Rechnung verwalten Hier kannst du alle Rechnung, die bereits erstellt wurden, einsehen. Du findest die Nummer, Datum und kannst auch die genauen Positionen einsehen. Jede Rechnung wird mit dem Vermerk Kopie versehen. Du hast die Möglichkeit die Rechnung nachzudrucken oder als Mail zu versenden. Außerdem kannst du die Rechnung hier stornieren. Dabei wird der Mitarbeiter eingegeben, der die Stornierung durchgeführt hat sowie auch ein Stornogrund. Zu Dokumentationszwecken ist es sinnvoll, dass du den Stornogrund so genau wie möglich definierst. Seite 18 von 35
Vor der Stornierung wirst du gefragt, ob der Betrag im Kassabuch berücksichtigt werden soll. Dies bezieht sich auf den physischen Kassastand. Falls du diese Checkbox aktivierst, dann reduziert das Storno den physischen Kassastand. Falls du einen Betrag bar auszahlst, beachte bitte dass der Kassastand nicht negativ werden darf. Im Menü Rechnung verwalten ist die stornierte Rechnung ersichtlich. Seite 19 von 35
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Gutscheine Im Rahmen der Registrierkassenpflicht wird zwischen Wertgutscheinen (Bons, ) und Gutscheinen, die eine Lieferung/Leistung eindeutig konkretisieren, unterschieden. Wertgutscheine Der Verkauf von Wertgutscheinen (Geschenkbons, Geschenkmünzen) zum späteren Bezug von Waren nach freier Wahl oder nicht konkretisierten Dienstleistungen stellt noch keinen steuerbaren Vorgang dar. Es handelt sich hier steuerlich weder um einen Ertrag noch um einen umsatzsteuerpflichtigen Vorgang. 1 Es handelt sich nicht um einen registrierkassen- und belegerteilungspflichtigen Barumsatz. Das heißt, dass der Verkauf eines Wertgutscheins nicht verpflichtend in der Registrierkasse nicht zwingend erfasst werden muss. Falls dieser erfasst wird, ist es wichtig, dass diese als 0%-Umsatz in der Registrierkasse erfasst werden. Dieser wird im Anschluss als 0%-Umsatz ausgewiesen. Buchhalterisch ist dieser als Verbindlichkeit des Unternehmens gegenüber einem Kunden zu berücksichtigen. Wichtiger Hinweis! Bitte frage immer deinen Steuerberater, ob du Wertgutschein-Verkäufe in der Registrierkasse erfassen sollst. 1 https://www.wko.at/content.node/service/steuern/weitere-steuern-und-abgaben/verfahren---pflichten-im-oesterr-- Steuerrecht/Registrierkassenpflicht---FAQ.html, vom 1.4.2016 Seite 21 von 35
Die Einlösung des Wertgutscheins gilt als Barumsatz und ist registrierkassenpflichtig. Es besteht bei der Einlösung der Wertgutscheine auch Einzelaufzeichnungs- und Belegerteilungspflicht. 2 In diesem Fall kannst du bei hellocash als Zahlungsmethode Gutschein wählen. Gutscheine, die eine Lieferung/Leistung eindeutig konkretisieren Beim Verkauf eines solchen Gutscheins ist bereits Registrierkassenpflicht und Belegerteilungspflicht gegeben. Das heißt, solche Gutscheine müssen in der Registrierkasse erfasst werden. Kassabuch Unter dem Punkt Kassabuch werden alle Zahlungseingänge, die bar getätigt wurden, automatisch übernommen. Du kannst dort auch Auszahlungen vermerken, wenn du beispielsweise einen Lieferanten bar bezahlst. So hast du die Kontrolle über deinen derzeitigen Kassenstand. Bitte beachte, dass der Kassastand nie negativ werden darf bzw. sein kann. Stornierungen von Ausgangsrechnungen Wenn du eine Ausgangsrechnung stornierst, wirst du gefragt, ob der Rechnungsbetrag auch im Kassabuch berücksichtigt werden soll: 2 https://www.bmf.gv.at/topthemen/registrierkassen.html#heading_wie_sind_der_verkauf_und_das_einloesen_von_gutscheinen_im_zusammenhang_mit_de r_registrierkasse_zu_behandeln_, vom 1.4.2016 Seite 22 von 35
Wenn du Gesamtbetrag im Kassabuch berücksichtigen wählst, dann wird die Stornierung ins Kassabuch übernommen und reduziert den (physischen) Geldbestand. Wichtiger Hinweis! Bitte frage immer deinen Steuerberater, wie und dein Kassabuch führen sollst. Abschlüsse Unter dem Punkt Abschlüsse kannst du mehrere Abschlüsse für deine Buchhaltung erstellen: Tagesabschluss Monatsabschluss Seite 23 von 35
Umsatzübersicht Rechnungsübersicht Dabei kannst du nicht nur einen Tagesabschluss erstellen und diesen ausdrucken, sondern auch einen Monatsabschluss oder eine Umsatzübersicht in CSV (Excel-Format) oder PDF erstellen. Der Unterschied zwischen Monatsabschluss und Umsatzübersicht liegt dabei darin, dass du beim Monatsabschluss als Zeitraum einen bestimmten Monat und bei der Umsatzübersicht einen beliebigen Zeitraum auswählen kannst. Tagesabschluss Auf deinem Tagesabschluss findest du folgende Informationen: Firmendaten Erstellungsdatum und die Tagesabschluss-Nr. Zeitraum des Tagesabschlusses (von-bis) Steuersatz, Umsatz, Steuer, Nettobetrag Artikel- und Dienstleistungsübersicht Umsatzgliederung in Bar und Bankomat Hier findest du einen beispielhaften Tagesabschluss inklusive Erläuterungen: Seite 24 von 35
Am Beginn des Tagesabschlusses findest du deine Stammdaten. Darunter findest du alle Daten zur Identifikation des Tagesabschlusses: - Datum der Erstellung - Die Kassenbezeichnung - Die fortlaufende Nummer des Tagesabschlusses Darunter findest du, für welchen exakten Zeitraum der Tagesabschluss erstellt wurde und welche Rechnungsnummern inkludiert sind. Darunter findest du die Umsätze nach Steuersätzen summiert. In den Umsatzdetails ist Folgendes ersichtlich: - Gesamt: 4 Belege (3 Ausgangsbelege und 1 Storno) Seite 25 von 35
- Die Brutto-Anzahl (vor Storno) und der Umsatz der verkauften Artikel und Dienstleistungen. - Eine stornierte Rechnung. Seite 26 von 35
Monatsabschluss bzw. Umsatzübersicht Bei beiden kannst du jeweils aus den folgenden Details wählen: Seite 27 von 35
Auf deinem Monatsabschluss bzw. deiner Umsatzübersicht findest du folgende Informationen: Zeitraum (von-bis) Firmendaten Erstellungsdatum Umsätze inkl. Storno und Rabatte aufgelistet nach Steuersatz Tabelle Umsätze nach Mehrwertsteuer-Sätzen Tabelle Umsätze nach Zahlungsart Seite 28 von 35
Umsatz pro Tag und Steuersatz Diese Darstellung zeigt die Brutto-Umsätze pro Tag nach Umsatzsteuer-Sätzen. Artikel/Dienstleistungs Umsätze nach Steuersätzen Diese Darstellung zeigt die Brutto-Umsätze aufgegliedert nach Artikel und Dienstleisungen. Seite 29 von 35
Artikel/Dienstleistungs-Auswertung Diese Darstellung zeigt die Brutto-Umsätze und Anzahl der verkauften Artikel und Dienstleistungen. Umsatz pro Kassier Umsatzzuweisung Diese Darstellung zeigt die Brutto-Umsätze pro Kassier und zusätzlich pro Umsatzzuweisung. Seite 30 von 35
Zahlungsjournal Das Zahlungsjournal ist eine chronologische Auflistung aller Bar-Zahlungen. Aggregiertes Zahlungsjournal Kassabuch Seite 31 von 35
Das aggregierte Zahlungsjournal summiert die Umsätze pro Tag nach Artikel- und Dienstleistungen. Datenerfassungsprotokoll Das Datenerfassungsprotokoll zeigt alle Bewegungen in der Kassa auf. Wir empfehlen dir eine regelmäßige Speicherung des Datenerfassungsprotokolls lokal auf deinem Gerät. Einstellungen Die Einstellungen unter dem Registrierkassenpunkt sind Extra-Einstellungen für die Kasse. Du kannst folgende Einstellungen vornehmen: 1. Modus: hier siehst du, ob du dich im Echt- oder Testmodus befindest. Du kannst jederzeit auch bei Echtmodus in den Testmodus zurückwechseln, wenn du beispielsweise neue Mitarbeiter einschulen möchtest. Bitte beachte, dass sich der Testmodus immer auf die aktuelle Sitzung bezieht. Spätestens bei einem neuen Login befindest du dich wieder im Normal-Modus. Für den Fall, dass du dich im Testmodus befindest, wird dies beim Aufruf des Menüs Rechnung erstellen als Popup angezeigt: Seite 32 von 35
2. Nummernkreise zurücksetzen: wird normalerweise einmal jährlich durchgeführt. 3. Kleinunternehmerregelung. Solltest du unter die Kleinunternehmerregelung fallen, bitte hier ein Häkchen setzen. Es wird dann ein entsprechender Text am Bon mit ausgedruckt. 4. Beleg Fußzeile: du kannst einen individuellen Text andrucken lassen und diesen beliebig oft verändern 5. Beleg Logo: hier kannst du dein Logo hochladen und am Bon mitausdrucken lassen. Warenwirtschaft Häufig gestellte Fragen Bestätigungen Hier findest du die E 131 Bestätigung: http://www.hellocash.at/faq Hier finden Sie die Bestätigung für die Registrierkassenpflicht und die Signatur 2017: http://www.hellocash.at/faq Registrierkassendaten o Fabrikat / Bezeichnung: hellocash o Lieferant: o Ansprechperson: o System: mrap GmbH Kontakt auf www.hellocash.at Online-Kasse Seite 33 von 35
Datenerfassungsprotokoll Das Datenerfassungsprotokoll findest du unter dem Menüpunkt Journale. Du kannst dieses entweder als CSV (Excel-Format) oder als PDF exportieren. Alle erforderlichen Positionen des Datenerfassungsprotokoll findest du, wenn du dieses exportierst. Bitte beachte, dass du alle Modi exportieren kannst oder nur bestimmte Modi: Demo-Modus (jener Modus, bevor du dich entschieden hast, die Kassa zu aktivieren) Normal-Modus Test-Modus Der Aufbau des Datenerfassungsprotokolls: Datum und Uhrzeit des Eintrags Titel: z.b.: Neue Rechnung/Beleg erstellt oder Kassabucheintrag Beschreibung Betreff: Genaue IDs bzw. Nummern des Eintrags Alter Wert (bei Änderungen) Seite 34 von 35
Neuer Wert (bei Änderungen) Je nach Art des Eintrags gibt es weitere Felder. Mit einem Klick auf den Eintrag öffnet sich unterhalb ein Fenster mit weiteren Details. Wie sieht eine Rechnung im Datenerfassungsprotokolls aus? Eine Rechnung wird wie in der Grafik unterhalb dargestellt. Zu Beginn wird eine neue Rechnung bzw. ein Beleg gestartet, danach folgen die Artikel und Dienstleistungspositionen. Falls die Rechnung einen Gesamtrabatt aufweist, wird dieser in einer eigenen Zeile ausgewiesen. Abschließend folge eine Zeile mit Neu Rechnung/Beleg erstellt, welche genauer Informationen zu gesamten Rechnung beinhaltet. Hilfe Hier findest du unsere AGBs, FAQS, das Handbuch sowie auch den Kontakt zu uns. http://www.hellocash.at Seite 35 von 35