LS 2015 Drucksache 13 Vorlage der Kirchenleitung an die Landessynode Zwischenbericht zur Prüfung des Jahresabschlusses 2012 der Evangelischen Kirche im Rheinland
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A BESCHLUSSANTRAG Der Zwischenbericht des Rechnungsprüfungsamts der Rechnungsprüfungsstelle Düsseldorf bezüglich des Jahresabschlusses 2012 der Evangelischen Kirche im Rheinland wird zur Kenntnis genommen. B BEGRÜNDUNG Die Schlussbilanz, Ergebnisrechnung sowie weiteren Auswertungen und Unterlagen zum Jahresabschluss 2012 der Evangelischen Kirche im Rheinland wurden der Rechnungsprüfung am 19.08.2014 übergeben. Der Anhang wurde in Abstimmung mit der Rechnungsprüfung bisher nicht vorgelegt. Die Prüfung des Jahresabschlusses hat unmittelbar nach Übergabe des Abschlusses begonnen und ist Stand Ende Oktober 2014 nahezu abgeschlossen. Der Bearbeitungsstand lässt es allerdings nicht zu, dass die Synode den Jahresabschluss bereits feststellen und Entlastung erteilen kann. Gleichwohl soll der Synode Einblick in den bisherigen Verlauf der Prüfung und das zu erwartende Ergebnis gegeben werden. Ein entsprechender Zwischenbericht liegt als Anlage zu diesem Beschluss vor. Anlage Zwischenbericht des Rechnungsprüfungsamtes der Rechnungsprüfungsstelle Düsseldorf über die Prüfung des Jahresabschlusses 2012 der Evangelischen Kirche im Rheinland Vorschlag der Kirchenleitung: Überweisung an den Finanzausschuss (VI) 3
Rechnungsprüfungsstelle Düsseldorf Das Rechnungsprüfungsamt Leiter: Volker Bogner Hans-Böckler-Straße 7 40476 Düsseldorf Telefon 0211/4562-512 Telefax 0211/4562-564 Unser Zeichen 06. November 2014 bei Rückfragen Herr Bogner Durchwahl 4562-512 Zwischenbericht zum Stand der Prüfung des Jahresabschlusses 2012 der Evangelischen Kirche im Rheinland vom 31.10.2014 Die Übergabe von Schlussbilanz, Ergebnisrechnung sowie weiteren Auswertungen und Unterlagen ist am 19.08.2014 erfolgt. Anhang, Kapitalflussrechnung und der Abschluss des Haushaltsbuches wurden bislang nicht vorgelegt. Da sich mehrere Prüfungsfeststellungen mit deutlichen Auswirkungen auf Bilanz und Ergebnisrechnung ergaben, wurde von der Vorlage des Anhangs zur Vermeidung von Doppelarbeit bislang abgesehen. Die Prüfung des Jahresabschlusses hat unmittelbar nach Übergabe des Abschlusses begonnen, verstärkt nach Ende der Urlaubsphase Anfang September 2014. Stand Ende Oktober 2014 ist die Prüfung der Bilanz nahezu abgeschlossen, die Prüfung der Ergebnisrechnung erfolgte mit den korrespondierenden Posten der Bilanz (z.b. Zinserträge und Finanzanlagen; Anlagevermögen und Abschreibungen), größere eigenständige Prüfungsgebiete sind entweder abgeschlossen (Kirchensteuereinnahmen) oder befinden sich noch in der Prüfung (insbesondere außerordentliche und periodenfremde Positionen, Zuschüsse, Personalkosten). Während der Prüfung sind folgende Sachverhalte aufgetaucht, die die Durchführung der Prüfung zeitlich beeinträchtigten: 1. Für einzelne Prüfungsgebiete konnten Nachweise durch den krankheitsbedingten Ausfall eines Mitarbeiters erst verspätet erbracht werden. Dies betraf vornehmlich das Prüfungsfeld Finanzanlagen. Bankverbindung: KD-Bank eg, Dortmund, IBAN: DE 02 3506 0190 1014 3340 13, BIC: GENODED1DKD
Seite 2 2. In den Saldenbestätigungen sind Konten ausgewiesen, die bislang nicht - oder nicht in der ausgewiesenen Höhe - im Abschluss enthalten waren (z.b. Stiftung Notfallseelsorge, Präsesfonds). Die Klärung dieser mit Datum vom 27. August 2014 verschickten Liste zog sich bis Mitte Oktober hin. Für einzelne Konten müssen noch die Geschäftsvorfälle des Jahres 2012 nachgebucht werden. (Hinweis: Dies bedeutet zwangsläufig auch, dass für diese Konten zum Zeitpunkt der Prüfung fast drei Jahre keine Buchungen erfolgt sind). 3. Umgekehrt waren für einzelnen im Abschluss ausgewiesene Konten (Banken, Kasse) keine Nachweise vorhanden. Zum heutigen Zeitpunkt sind diese Nachweise größtenteils erbracht (aber durch einen Krankheitsausfall auch noch nicht vollständig). 4. Festgestellte Differenzen zwischen gebuchten Mietkautionen und deren Ausweis in der Bilanz führten dazu, dass noch ein Abstimmtermin zwischen der VKPB - die als Dienstleister die Verwaltung landeskirchlicher Wohnimmobilien übernommen hat - und der Buchhaltung erforderlich ist. Der anvisierte Termin findet am 7. November 2014 statt. Daher kann derzeit auch noch nicht die Prüfung der Mieterträge erfolgen. 5. Durch die Prüfung wurde nachgewiesen, dass in der Eröffnungsbilanz Zahlungseingänge in 2011, die der Finanzierung der Betriebskosten der Schulen im Jahr 2012 dienten, nicht ausgewiesen wurden (sogenannte passive Rechnungsabgrenzungsposten). Hierbei handelt es sich um Zahlungen in Größenordnungen von im Einzelfall 300.000 und mehr, die nicht ertragswirksam in 2012 erfasst wurden. Hierdurch entstand entsprechender zeitlicher Rechercheaufwand für den Prüfer. Außerdem sind noch die Umbuchungen vorzunehmen. 6. Für die Personalkosten konnte kein Nachweis in der üblichen Form (Abrechnungslisten des Rechenzentrums o.ä.) erbracht werden. Eigene Recherchen und mehrere Gespräche führten dann zum Ergebnis, dass in 2012 die Originallisten der BBZ in Form von Excel-/CSV-Dateien von der Finanzabteilung einer Mitarbeiterin der Fa. Steria-Mummert zur Verfügung gestellt wurden, die diese dann umfangreich aufgearbeitet hat, um daraus Buchungsdateien zu generieren. Diese Arbeiten waren notwendig, da die Dateien der BBZ neben dem LKA auch andere Rechtsträger beinhalteten und nicht in einer in der Buchhaltung bearbeitbaren Form vorlagen, zum Teil auch Zuordnungen von Mitarbeitern nachträglich korrigiert werden mussten. Die Liste enthält knapp 30.000 Zeilen. Die Klärung dieser Zusammenhänge zog sich über mehrere Wochen hin und konnte erst durch einen von der Rechnungsprüfung anberaumten Termin, an dem die Mitarbeiterin von Steria-Mummert, die Personalabteilung und die Buchhaltung anwesend waren, Ende Oktober geklärt werden. Die Prüfung der Personalkosten kann erst jetzt aufgenommen werden, aufgrund der hausintern bearbeiteten Belege werden jedoch nur stark eingeschränkte Prüfungsfeststellungen möglich sein.
Seite 3 7. Die Prüfung des Anlagevermögens ergab, dass aufgrundeiner Veränderung der KF-VO rückwirkend Zuschreibungen vorgenommen wurden. Diese erfolgten jedoch nicht ergebnisneutral, sondern ertragswirksam. Ebenso wurde festgestellt, dass Sonderposten, die der Gegenfinanzierung dienen, entgegen der KF-VO auch für Sanierungsmaßnahmen vorgenommen wurden. Aufgrund der Größe des Prüfungsgebietes waren die hiermit verbundenen Klärungen sehr zeitaufwendig. 8. Da zu Beginn des Jahres 2012 Unklarheiten über die anzusprechenden Konten bestanden, wurden viele Geschäftsvorfälle teils mehrfach umgebucht - teilweise auch jahresübergreifend, was den Nachvollzug der Buchungen erschwert. 9. Die zur Prüfung vorgelegten Doku~entationen sind i.d.r. nicht ausreichend, da sie nur zu einzelnen Positionen Nachweise enthalten. Die Arbeit der Rechnungsprüfung stellte bislang eher eine Begleitung der Jahresabschlusserstellung als eine originäre Prüfung dar, denn durch die angesprochenen Punkte wurden vielfach noch Änderungsprozesse angestoßen, im wesentlichen Umbuchungen, die Erstellung von Nachweisen und Abstimmungsprozesse. Ein besonderes Problem stellen die zum Teil sehr aufwendigen Recherchen dar, da das Bewusstsein und die Erfahrung noch fehlen, dass zur Erstellung des Jahresabschlusses auch der Nachweis der Bilanz- und Ergebnispositionen gehört. Hier wurden die Prüfer häufig an andere Abteilungen (Liegenschaften, Personal, Schulen) verwiesen, die wiederum nicht immer vollständige Kenntnisse darüber besitzen, welche von Ihnen zu verantwortenden Sachverhalte an die Buchhaltung weiterzugeben bzw. welche Nachweise erforderlich sind. Trotz der skizzierten Probleme lässt sich festhalten, dass die Buchhaltung aus Sicht der Prüfer für die Zukunft organisatorisch und personell gerüstet ist. Jedoch sind die in der Doppik erfahrenen Mitarbeitenden zum Teil erst seit 2014 in Ihren heutigen Funktionen tätig. Der Wechsel des Personals und der Zuständigkeiten führt dazu, dass Kenntnisse über Geschäftsvorfälle und Prozesse bei den jetzigen Mitarbeitenden (noch) nicht genügend vorhanden sind. Volk r Brer, Leiter Christoph Stork, Prüfer