Der Lehrstuhl für Betriebswirtschaftslehre (Prof. Dr. W. Berens) der Westfälischen Wilhelms-Universität ging den Fragen nach, Wie fit ist das Controlling des Mittelstandes, welche Aufgaben umfasst es und wie kann es den Unternehmer im Angesicht von Basel II unterstützen? Die Aufgaben des Controllings sind weder in der Wissenschaft noch in der Praxis eindeutig definiert. Sowohl bei Unternehmern als auch unter Theoretikern herrscht teilweise Uneinigkeit. Vor dem Hintergrund der Einführung eines Ratingprozesses durch die Hausbank (Basel II) haben sich indes viele Mittelständler intensiver als je zuvor mit den Aufgaben des Controllings und eines korrespondierenden Berichtswesen zu beschäftigen. Konkret geht es Ihnen um die Fragen, welche genauen Daten und Informationen ein Unternehmen im Sinne einer rationalen Steuerung auswerten sollte und wie die Gesamtergebnisse der Bank gegenüber angemessen kommuniziert werden können. Eine Antwort auf diese Fragestellungen zu finden, um kurzfristig Mittelständler bei der Vorbereitung auf Basel II zu unterstützen, hat sich der Lehrstuhl für Controlling der Westfälischen Wilhelms- Universität zur Aufgabe gemacht. Über eine strukturierte Befragung von Mittelständlern zu Managementinstrumenten und Verhaltensweisen sollte eine Datenbasis geschaffen werden, die in Verbindung mit Bilanzkennzahlen eine Gesamtbewertung des Status Quo, die Ableitung von Verbesserungsmaßnahmen sowie darauf aufbauend eine effizientere Kommunikation mit Banken erlaubt. Sowohl die Nutzung der Forschungsergebnisse als auch der anschließende Managementprozess einschließlich der Ergebniskommunikation werden durch die Softwarelösung MinD (Managementinstrumente und Dialog), die im Zusammenhang mit dem Forschungsprojekt entwickelt wurde, unterstützt. Insgesamt wurden über 3.500 Unternehmen mit Hilfe der Westdeutschen Genossenschafts-Zentralbank eg (WGZ-Bank) bzw. den dieser angeschlossenen Genossenschaftsbanken befragt. Mit einem Rücklauf von knapp 15% zeigt sich der Inhaber des Lehrstuhls für Betriebswirtschaftslehre der Universität Münster, Prof. Dr. W. Berens zufrieden. Neben Fragen zum Controlling wurden im Rahmen des Gesamtprojektes auch alle weiteren Unternehmensbereiche analysiert, damit sich ein möglichst präzises Bild der Gesamtzusammenhänge ableiten lässt. Die Befragung konzentrierte sich auf die so genannten kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU). Die Auswertungen wurden differenziert nach Branche und Größe gemessen am Umsatz durchgeführt. und. Insgesamt teilt sich der Rücklauf auf die Umsatzklassen weniger als 5 Mio., 5-20 Mio., und mehr als 20 Mio. gleich auf. Ausgangssituation bei dem überwiegenden Teil der befragten Unternehmen (knapp 95%) ist ein unveränderter oder steigender Kapitalbedarf. Dieser wird in der Regel durch Fremdkapital gedeckt, wozu sich grundsätzlich unterschiedliche Instrumente anbieten. Obwohl in der Diskussion um Basel II immer wieder die Kreditvergabepolitik der Banken als äußerst kritisch bewertet wird, bleibt auch zukünftig die Kreditfinanzierung der Hausbank das beliebteste Finanzierungsinstrument (vgl. Abb. 1). Fast 75% der Unternehmen bewerten diese Finanzierungsquelle als wichtig oder sehr wichtig. Als alternative Quellen bieten sich Neue Bankverbindungen oder alternative langfristige Finanzierungsinstrumente an, jedoch kommen diese nur sehr selten in Frage. Höchstens im Bereich von kurzfristigen Finanzierungsinstrumenten wie bspw. dem Factoring oder Leasing kann
ein gesteigertes Interesse bemerkt werden. Immerhin bezeichnen fast 40% der Unternehmen diese Alternative als interessantes Instrument. Hausbank neue Bank altern. kurzf. Finanzierungsinstrumente altern.langf. Finanzierungsinstrumente 0% 20% 40% 60% 80% 100% Sehr wichtig bis wichtig Neutral Unwichtig bis sehr unwichtig Abb.1: Zukünftige Relevanz von Instrumenten der Fremdfinanzierung Die hieraus resultierende hohe Bindung und auch Abhängigkeit von der Hausbank ist dem Unternehmer in der Regel sehr bewusst, sodass nahezu alle Unternehmen (90% der befragten Unternehmen) auf eine langfristige Geschäftsbindung mit der Bank vertrauen. Im Ergebnis bauen die Unternehmer auf eine stabile, vertrauensvolle Partnerschaft mit der Hausbank. Diese Partnerschaft zwischen Bank und Unternehmen konnte in der Vergangenheit eher auf einem sehr informellen Weg bestehen. Dies wird sich jedoch zukünftig durch die Anforderungen aus Basel II bzw. den bereits umgesetzten gesetzlichen Vorschriften der Mindestanforderungen an das Kreditwesen (MaK) stärker zu einem formalen Prozess wandeln, der sich gewissen Standards unterwerfen muss. Die Berichterstattung des Unternehmers gewinnt an Bedeutung, da die Unternehmensbeurteilung sich einem standardisierten Verfahren unterziehen (Ratingprozess) und der Firmenkundenbetreuer die Entscheidungsfindung hinreichend dokumentieren muss. Unter anderem auf Basis dieser Dokumentation werden bankinterne Zweitbeurteilungen (Kreditfolge oder Metageschäft) gebildet. Gleichzeitig dient die Dokumentation auch einer späteren Begutachtung durch Dritte wie bspw. durch einen Revisor. Es ist somit erkennbar, dass die dokumentierte und strukturierte Unternehmensdarstellung ein noch wichtigerer Baustein der Beziehung zwischen Bank und Unternehmen wird. In diesem Zusammenhang wächst die Bedeutung des Controllings. Zum einen ist es selbst Gegenstand der Prüfung durch die Bank, d.h. die eingesetzten Controllinginstrumente werden bei der Unternehmensbeurteilung analysiert. Zum anderen erhält das Controlling die Aufgabe, die transparente Darstellung des Unternehmens mittels geeigneter Instrumente sicherzustellen und Dritten gegenüber zu kommunizieren. Vor einem großen Problem stehen in diesem Zusammenhang insbesondere kleinere Unternehmen. Im Rahmen der Auswertungen zeigte sich, dass bei Unternehmen mit einem Umsatz bis zu 20 Mio. kein speziell ausgebildeter mit entsprechenden
zeitlichen Freiräumen ausgestatteter Controller die Aufgaben wahrnimmt (vgl. Abb. 2). Die mit dem Begriff Controlling assoziierten Aufgaben übernimmt bei Unternehmen dieser Größenordnung oft nur die Geschäftsführung selbst oder Mitarbeiter aus dem Bereich der Finanzbuchhaltung. Mitarbeiter Controlling Geschäftsführung Assistenten Geschäftsführung Mitarbeiter FiBu/ReWe Externes Controlling 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% Abb. 2: Wahrnehmung von Controllingaufgaben in Unternehmen bei Unternehmen bis zu 20 Mio. Jahresumsatz Bei den Inhalten der Controllingaufgaben lässt sich sehr schnell erkennen, dass hier die traditionelle Ist-Kostenrechnung ein Schwergewicht bildet (vgl. Abb. 3). Bei drei von vier Unternehmen ist dies eine Hauptaufgabe des Controllings. Das Controlling hat somit die Funktionen, die angefallenen Kosten zu erfassen und möglichst gerecht auf Kostenstellen und Kostenträger zu verrechnen und das Betriebsergebnis möglichst transparent darzustellen. Ebenfalls stellt die Teilkostenrechnung (insbesondere bei Unternehmen der größeren Umsatzklassen) regelmäßig eine Aufgabe des Controllings dar. Es lässt sich somit erkennen, dass die Verrechnung der angefallenen Kosten auf Produkte oder die Zuordnung von Erfolgsbeiträgen in Form von Deckungsbeiträgen im Aufgabenfokus des Controlling steht. Kostenstellenrechnung Vollkostenrechnung Teilkostenrechnung Betriebsergebnisrechnung 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Häufig Des Öfteren Manchmal Nie Abb. 3: Gewichtung der Ist-Kostenrechnung bei allen befragten Unternehmen Auffällig erscheint bei der empirischen Erhebung, dass insbesondere bei kleineren Unternehmen mit einem Umsatz von bis zu 5 Mio. nie oder nur sehr selten Pläne erstellt werden (vgl. Abb. 4). Dies steht im Widerspruch zum Informationsanspruch der Banken, die für die Einschätzung der zukünftigen Entwicklung insbesondere auf Plangrößen und nicht auf die vergangenheitsorientierte Bilanz angewiesen sind. Überraschend ist auch, dass größere Unternehmungen, welche die entsprechenden
Mitarbeiterkapazitäten im Controlling aufweisen können, sich nicht hinreichend intensiv mit den Planungsansätzen auseinandersetzen. Liquiditätsplan Produktionsplan Kapitalbedarfsplan FuE-Plan Personalplan Absatzplan Plan-GuV ab 20 Mio. 5-20 Mio. bis 5. Mio. Planbilanz Investitionsplan 0,00% 10,00% 20,00% 30,00% 40,00% 50,00% 60,00% 70,00% 80,00% Abb.4: Welche Planrechungen wurden in den unterschiedlichen Größenklassen durchgeführt Während die klassischen, operativen Instrumente der Kostenrechnung bei den meisten Unternehmen eingesetzt werden, finden strategische Instrumente nur sehr selten Berücksichtigung (vgl. Abb. 5). Beispielsweise wird die Balanced Scorecard als Managementinstrument nur bei jedem zehnten Unternehmen regelmäßig einsetzte. Über alle betrachteten Instrumente und Größenklassen hinweg, werden bei über 40% keine strategischen Instrumente eingesetzt. Hier bestätigt sich insbesondere bei den kleineren Unternehmen das Vorurteil, dass nicht die strategische Planung und Steuerung die zentralen Aufgaben des oberen Managements sind, sondern immer noch das operative Tagesgeschäft im Mittelpunkt der Arbeit steht. Portfolioanalysen SWOT-Analysen Benchmarking Balanced Scorecard 0% 20% 40% 60% 80% 100% Häufig Des Öfteren Manchmal Nie Abb. 5: Einsatz von strategischen Instrumenten Als Fazit lässt sich aus dem von der Stiftung Industrieforschung Köln finanzierten Forschungsprojekt ableiten, dass die eigene Unternehmensanalyse, das strategische Controlling und die strukturierte Bankenkommunikation bei KMU häufig zu kurz
kommen. Um hier den KMU eine Hilfestellung bieten zu können, wurden die gesamten Projektergebnisse auch über die Analyse des Controllingbereichs hinaus im Rahmen einer Softwarelösung für den Unternehmer nutzbar gemacht. Gemeinsam mit der WGZ-Bank und der Eudemonia Solutions AG wurde unter der Federführung der BMS Consulting GmbH die Software MinD entwickelt. Die Software versetzt den Unternehmer in die Lage, den Bankendialog deutlich professioneller zu gestalten. In der Software wird durch den Unternehmer ein Selbstcheck des Unternehmens durchgeführt. Diese Unternehmensanalyse schließt neben einer Aufarbeitung des Jahresabschlusses auch die Bewertung von weichen Faktoren, wie bspw. die Qualität des Controllings, mit ein. Insgesamt werden alle Bereiche des Unternehmens strukturiert erfasst und insbesondere anhand der Vergleichsdaten aus der Befragung einer Analyse zugänglich gemacht. Die Aufbereitung der gesamten Ergebnisse kann vom Unternehmer sehr flexibel mit Texten und Grafiken gestaltet und in ein strukturiertes Berichtswesen übergeleitet werden. Bereits in 40-60 Minuten lässt sich eine kompetente Unternehmensdarstellung in Form eines Bankenberichts erstellen, der alle wesentlichen Informationen für das Bankengespräch aufbereitet. Durch die enge Zusammenarbeit mit der WGZ-Bank ist es gelungen, die wesentlichen Informationsanforderungen von Genossenschaftsbanken bereits im Rahmen des Bankenberichts abzudecken. Der Unternehmer hat bei der Erstellung des Bankenberichts die Gelegenheit, die Besonderheiten seines Unternehmens herauszuarbeiten und zu dokumentieren. Hierdurch gewinnt das Gespräch mit der Hausbank deutlich an Qualität, da nicht die Informationsbeschaffung sondern die problemorientierte Informationsbesprechung im Vordergrund steht. Sowohl der Unternehmer als auch der Firmenkundenbetreuer der Bank sind somit auf den gemeinsamen Dialog bestens vorbereitet. MinD hilft im Rahmen der Selbstanalyse darüber hinaus, das eigene strategische Chancen- und Risikomanagement zu verbessern. Durch Vergleich mit den im Rahmen des Forschungsprojektes gewonnenen Erkenntnissen lassen sich wertvolle Anhaltspunkte für den Unternehmer zur Optimierung seines eigenen Unternehmens gewinnen. Um eine effiziente Umsetzung der geplanten Optimierungsmaßnahmen zu unterstützen, bietet MinD ein Maßnahmenmanagement an. Die zukünftige Entwicklung von MinD wird sowohl die Integration von weiteren Managementinstrumenten (wie bspw. ein Investitionsrechner oder Portfolioanalysen) als auch die Ausdehnung der Datenbasis umfassen. In diesem Zusammenhang werden sowohl die qualitativen als auch quantitativen Daten regelmäßig aktualisiert. So werden bspw. zukünftig die Bilanzen von über 200.000 Unternehmen aggregiert hinterlegt. Hiermit wird dem Unternehmer eine der umfangreichsten Vergleichsstatistiken in Deutschland für die eigene Steuerung zur Verfügung gestellt. Die Software MinD kann kostenlos von Unternehmen über die WGZ-Bank oder die angeschlossenen Genossenschaftsbanken bezogen werden. Weitere Informationen finden Sie unter www.min-d.de.