Konzept FROMARTE Lebensmittelsicherheit Version 1 / 24.02.2011 Version 1 Seite 1/8
KONZEPT FROMARTE LEBENSMITTELSICHERHEIT Inhaltsverzeichnis 1. Ausgangslage 3 2. Ziele 3 3. Geltungsbereich 3 4. Definitionen 3 4.1 Programmleitung 3 4.2 Unternehmen 3 5. Anforderungen an Zertifizierungsstellen und Auditoren 4 5.1 Akkreditierung nach ISO 17021 oder EN 45011 4 5.2 Anforderungen an Auditoren und an Zertifizierungsstellen 4 6. Organe 4 6.1 Programmleitung 4 6.2 QS-Kommission 4 7. Verfahren 4 7.1 Anmeldung mit Betriebserhebungsbogen 5 7.2 Auditintervall und Auditkombination 5 7.3 Erstaudit 5 7.4 Auditwiederholung 5 7.5 Rezertifizierungsaudit 5 7.6 Zertifizierung 6 7.7 Verwendung des Zertifikats und des Logos 6 7.8 Aufrecherhaltungsbedingungen für das Zertifikat 6 7.9 Stichprobenaudits durch Programmleitung oder Dritte 7 8. Rekurswesen 7 9. Informations- und Beschwerdewesen 7 10. Kosten 7 10.1 Programmleitungskosten 7 10.2 Audit- und Zertifizierungskosten 8 11. Aktualisierung des Konzepts 8 12. Mitgeltende Unterlagen 8 Version 1 Seite 2/8
KONZEPT FROMARTE LEBENSMITTELSICHERHEIT 1. Ausgangslage Coop, Migros und Vertreter des Käsehandels fordern eine systematische Umsetzung und Überwachung des QM FROMARTE auf Basis der vom BAG anerkannten Leitlinie für eine gute Verfahrenspraxis. Mit dem vorliegenden Konzept FROMARTE Lebensmittelsicherheit sollen die gewerblichen Käsereien und Molkereien gezielt unterstützt werden, ihre Eigenverantwortung wahrzunehmen und ihr Engagement im Bereich Lebensmittelsicherheit aufzeigen zu können. Dabei sollen Verfahren angewendet werden, die einerseits auf kostengünstige und auf Wirksamkeit orientierte Leistungen gerichtet sind und andererseits die kontinuierliche Weiterentwicklung der einzelnen gewerblichen Milchverarbeiter begünstigen. 2. Ziele Die gewerblichen Käsereien und Molkereien sind in der Lage, die minimalen Anforderungen des Standards FROMARTE Lebensmittelsicherheit wirksam zu erfüllen. Der Standard FROMARTE Lebensmittelsicherheit wird auf eine professionelle und unabhängige Weise in den gewerblichen Käsereien und Molkereien systematisch auf seine Umsetzung hin überprüft. 3. Geltungsbereich Das Konzept betrifft alle gewerblichen Milchverarbeiter, welche über kein zertifiziertes Lebensmittelsicherheits-Managementsystem verfügen. Die gewerblichen Käsereien und Molkereien können ihren Betrieb auf freiwilliger Basis gemäss diesem Konzept überprüfen lassen. Käsereien mit einer gültigen Zertifizierung nach einem GFSI-anerkannten Standard sind von diesem Konzept ausgenommen. Diesen steht aber eine Auditierung gemäss diesem Konzept jederzeit offen. 4. Definitionen 4.1 Programmleitung Die Programmleitung wird von der Geschäftsstelle der FROMARTE in Bern wahrgenommen. 4.2 Unternehmen Zertifizierbare Einheit ist das Unternehmen. Jeder Produktionsstandort wird einzeln auditiert. Die auditierten Produktionsstandorte werden im Geltungsbereich der Zertifizierung aufgeführt. Der Standort umfasst eine geographisch abgeschlossene Einheit mit Produktions- und eventuellen Aussenstandorten, welche unter der Kontrolle desselben lokalen Managements stehen. Jeder weitere Produktionsstandort wird als separates Unternehmen gehandhabt. Version 1 Seite 3/8
5. Anforderungen an Zertifizierungsstellen und Auditoren 5.1 Akkreditierung nach ISO 17021 oder EN 45011 Die Zertifizierungsstellen sind für den Standard FROMARTE Lebensmittelsicherheit, für ISO 22000 oder für einen von der GFSI anerkannten Lebensmittelsicherheitsstandard durch die Schweizerische Akkreditierungsstelle (SAS) oder durch eine andere, gleichwertige Akkreditierungsstelle akkreditiert. Diese Akkreditierungen bestätigen, dass der Bereich Milchprodukte im Geltungsbereich der jeweiligen Akkreditierung liegt. Die Zertifizierung des Standards FROMARTE Lebensmittelsicherheit erfolgt gemäss den Vorgaben der Programmleitung (Beilage Anforderungen an Auditoren und Zertifizierungsstellen für das FROMARTE Konzept Lebensmittelsicherheit). 5.2 Anforderungen an Auditoren und an Zertifizierungsstellen Sämtliche auf dem Schweizer Markt tätigen sowie bisher bereits von den Unternehmen zur Kontrolle von QS-Massnahmen oder anderen Normen beauftragten Stellen und Auditoren können auch mit Audits für den Standard FROMARTE Lebensmittelsicherheit beauftragt werden, sofern sie die spezifischen Anforderungen an Zertifizierungsstellen und Auditoren erfüllen (Beilage Anforderungen an Auditoren und Zertifizierungsstellen für das FROMARTE Konzept Lebensmittelsicherheit). Die Programmleitung schliesst mit den interessierten Zertifizierungsstellen und Auditoren einen Vertrag ab, welcher Bezug auf dieses Konzept und die Beilagen nimmt. 6. Organe 6.1 Programmleitung Die Programmleitung beauftragt für die glaubwürdige und kompetente Umsetzung des Konzepts eine Zertifizierungsstelle, welche die Vorgaben unter Kap. 5.1 erfüllt. Die Programmleitung berücksichtigt soweit möglich die Vorgaben und Impulse der FROMARTE QS-Kommission. Die Programmleitung stellt ein ausreichendes Qualitätssicherungsprogramm mit einem entsprechenden Reporting sicher. Das Reporting umfasst einen Jahresbericht zu Handen der Zertifizierungsstellen, Unternehmen sowie deren Abnehmern. 6.2 QS-Kommission Die FROMARTE QS-Kommission setzt sich aus Vertreten der involvierten Organisationen zusammen: Vertreter des Einzelhandels, der gewerblichen Käsereien, der Zertifizierungsstellen, der Forschung und der milchwirtschaftlichen Beratung. Sie ist das beratende und richtungsweisende Organ der Programmleitung. Über die Aufnahme und den Ausschluss der einzelnen Mitglieder entscheidet die Programmleitung. 7. Verfahren Das Verfahren zur Umsetzung des Konzepts ist in einer Übersicht dargestellt (Beilage Verfahrensübersicht zur Umsetzung des Konzepts FROMARTE Lebensmittelsicherheit). Version 1 Seite 4/8
7.1 Anmeldung mit Betriebserhebungsbogen Die Unternehmen stellen der Programmleitung einen vollständig ausgefüllten Betriebserhebungsbogen (Beilage Betriebserhebungsbogen zum FROMARTE Konzept Lebensmittelsicherheit) für jedes Unternehmen als Auditanmeldung und einen unterschriebenen Vertrag (Beilage Vertrag FROMARTE- Unternehmen) zu. Die Unternehmen bezeichnen bei der Anmeldung eine unabhängige Zertifizierungsstelle für das technische Review und die Zertifizierung sowie einen Auditor für die Durchführung des Audits im Unternehmen. FROMARTE stellt den anmeldenden Unternehmen eine Liste der teilnehmenden Zertifizierungsstellen und unabhängigen Auditoren zur Verfügung. Sollte das anmeldende Unternehmen in den Anmeldeunterlagen keinen Auditor bezeichnet haben, oder ist der bezeichnete Auditor für die Durchführung eines Audits nicht verfügbar, so ist die Zertifizierungsstelle zur selbstständigen Beauftragung eines Auditors befugt. Das Unternehmen hat eine vollständige Selbstdeklaration aufgrund der FROMARTE-Checkliste durchzuführen, welche der Programmleitung mindestens 2 Monate vor dem Audit zugestellt wird. Die Unternehmen werden zur Organisation des Erstaudits in einer zentralen Datenbank erfasst, mit dem Ziel der Planung der Audits. 7.2 Auditintervall und Auditkombination Das Audit findet alle 2 Jahre statt. Kombinationen mit anderen Audits werden angestrebt, sofern das Audit gemäss Standard FROMARTE Lebensmittelsicherheit vollständig durchgeführt werden kann und nicht beeinträchtigt wird. 7.3 Erstaudit Der Standard FROMARTE Lebensmittelsicherheit ist mindestens 3 Monate vor dem Audit im Unternehmen umzusetzen, damit ausreichend Nachweise zur Umsetzung vorliegen. Der Auditor stellt dem Unternehmen vor dem Audit einen Auditplan zu. Der Auditor auditiert den Betrieb aufgrund der Checkliste FROMARTE Konzept Lebensmittelsicherheit und erstellt einen Auditbericht. Ein Massnahmenplan mit den Nichtkonformitäten wird gemäss Beurteilungs- und Sanktionsreglement erstellt und bearbeitet. 7.4 Auditwiederholung Der Auditor, die Zertifizierungsstelle oder die Programmleitung können in folgenden Fällen über ein zusätzliches Audit sowie über die teilweise oder vollständige Wiederholung des Audits, entscheiden: a) kein Erreichen des Basis-Niveaus gemäss Beurteilungs- und Sanktionsreglement. b) Vorliegen von nicht erfüllten KO-Anforderungen gemäss Beurteilungs- und Sanktionsreglement. c) nicht vollständige Aufarbeitung der Nichtkonformitäten innert der geforderten Fristen (sogenanntes Nachaudit). Es steht dem Unternehmen jederzeit frei, ein weiteres vollständiges Audit anzufordern, um das Auditresultat zu verbessern. 7.5 Rezertifizierungsaudit Das Rezertifizierungsaudit findet mindestens 2 Monate vor Ablauf des Zertifikats statt. Das Rezertifizierungsaudit erfolgt nach denselben Regeln wie das Erstaudit (siehe Kap. 7.3, ausser Absatz 1). Version 1 Seite 5/8
7.6 Zertifizierung Der Auditor stellt gemäss Beurteilungs- und Sanktionsreglement Antrag an die bezeichnete Zertifizierungsstelle. Der Antrag beinhaltet einen prozentualen Erfüllungsgrad in Bezug auf den Standard FROMARTE Lebensmittelsicherheit, der sich in Abhängigkeit der Art und der Anzahl der Nichtkonformitäten berechnet. Diese entscheidet gestützt auf den zur Verfügung stehenden Fakten über die Annahme, Abänderung oder Ablehnung des Antrages. Die Annahme führt zur Ausstellung eines Zertifikats. Das Zertifikat ist maximal 28 Monate ab Zertifizierungsdatum gültig (auf Ende des jeweiligen Monats). Das Zertifikat dient als Nachweis, dass das Unternehmen die Anforderungen gemäss Standard FROMARTE Lebensmittelsicherheit auf Basisniveau oder Höheres Niveau erfüllt. Weicht die Zertifizierungsstelle vom Antrag des Auditors ab, ist das Unternehmen mittels schriftlicher Begründung über diesen Entscheid zu informieren. Das Unternehmen kann bei Ablehnung des Antrags nach Aufarbeitung der von der Zertifizierungsstelle gemachten Auflagen über den verantwortlichen Auditor einen weiteren Antrag stellen. Dem Unternehmen stehen Rekursmöglichkeiten offen (siehe Kap.8). 7.7 Verwendung des Zertifikats und des Logos Das zertifizierte Unternehmen bzw. der Zertifikatsinhaber ist berechtigt, das Zertifizierungslogo von FROMARTE Lebensmittelsicherheit auf seinem Briefpapier und auf Werbeunterlagen zu verwenden, unter Einhaltung folgender Bedingungen: a) das Logo darf nur in Zusammenhang mit Produkten oder Dienstleistungen verwendet werden, die den zertifizierten Bereich umfassen; b) das Logo darf nicht an einem Produkt oder deren Verpackung angebracht werden (im Zweifelsfall kann der Zertifikatsinhaber die jeweilige Zertifizierungsstelle konsultieren); c) das Logo darf graphisch nicht abgeändert werden; d) die Werbung für die Zertifizierung darf nicht täuschend sein, darf der Zertifizierung nicht schaden und muss infolge einer Reduktion des zertifizierten Geltungsbereichs angepasst werden. Die Nichteinhaltung dieser Bedingungen sowie jeder Missbrauch der Zertifizierung kann den Entzug des Zertifikats zur Folge haben. Das Recht auf Verwendung des Logos erlischt bei Nichterneuerung oder Annullierung des Zertifikats (eine Frist von zusätzlich maximal drei Monaten wird für bereits vorgedruckte Unterlagen eingeräumt). 7.8 Aufrecherhaltungsbedingungen für das Zertifikat Das Zertifikat bleibt unter folgenden Bedingungen gültig: a) der Zertifikatsinhaber muss seine Zertifizierungsstelle über alle bedeutenden Änderungen seiner Aktivitäten, seiner Organisation, seines Managements oder seines Management-Systems informieren; b) Nichtkonformitäten müssen innerhalb der vereinbarten Fristen bearbeitet und korrigiert werden. Der Zertifikatsinhaber muss bei Nichteinhaltung der oben genannten Bedingungen mit der Annullierung des Zertifikats rechnen, welche der Veröffentlichung unterstellt ist. Die Zertifizierungsstelle informiert die Programmleitung vorgängig, bevor sie Massnahmen gegenüber dem Zertifikatsinhaber ergreift. Die Zertifizierung kann zeitlich befristet aufgehoben werden, wenn vereinbarte Fristen zur Behebung von Nichtkonformitäten nicht eingehalten werden oder bei bedeutenden Änderungen von Tätigkeiten, Version 1 Seite 6/8
der Organisation und/oder des Managements. Die Aufhebungsbedingungen werden schriftlich durch die Zertifizierungsstelle festgelegt und durch die Programmleitung genehmigt oder abgelehnt. 7.9 Stichprobenaudits durch Programmleitung oder Dritte Es können Stichprobenaudits durch die Programmleitung (oder beauftragte Stellen) oder Abnehmer veranlasst und durchgeführt werden. Die Kosten der Stichprobenaudits trägt jeweils der Auftraggeber. Falls sich dieses Resultat wesentlich vom Resultat des regulär durchgeführten Audits unterscheidet, wird die Programmleitung bei der betroffenen Zertifizierungsstelle eine Stellungnahme einfordern. Spezifische Korrekturmassnahmen und Sanktionen gegen die Zertifizierungsstelle können in begründeten Fällen durch die Programmleitung ergriffen werden. Die QS-Kommission wird über solche Fälle unmittelbar informiert. 8. Rekurswesen Gegen Entscheide der Zertifizierungsstelle kann durch das Unternehmen schriftlich Einspruch gegen den Entscheid bei der Zertifizierungsstelle erhoben werden. Dabei sind die Verfahren der jeweiligen Zertifizierungsstelle zu beachten. Falls der Rekurrent mit dem Entscheid der Zertifizierungsstelle nicht einverstanden ist, kann er letztinstanzlich an die Programmleitung gelangen, welche definitiv nach Anhörung der QS-Kommission entscheidet. Bei Befangenheit einzelner Mitglieder der QS-Kommission haben diese in den Ausstand zu treten. 9. Informations- und Beschwerdewesen Eine zentrale Liste aller Unternehmen mit deren Stati wird durch die Programmleitung über ein Auditportal geführt. Diese Liste ist öffentlich zugänglich. Die Unternehmen können ihre detaillierten Auditergebnisse ihren Abnehmern und weiteren Kreisen über das Auditportal online zur Verfügung stellen. Die Zertifizierungsstellen informieren die Programmleitung unaufgefordert, wenn die Voraussetzungen für die Zertifizierung des Unternehmens nicht mehr gewährleistet sind oder grobe Verstösse vorliegen. Die Abnehmer informieren die Programmleitung über Erkenntnisse, die im Bezug auf die Einhaltung von Vorgaben im Bereich des Konzepts stehen und wenn Sanktionen im Zusammenhang mit den Anforderungen des Standards FROMARTE Lebensmittelsicherheit ausgesprochen werden. Die Abnehmer können Beschwerden an die Programmleitung einreichen, welche von der Programmleitung sorgfältig und innert vereinbarter Frist geprüft werden. Berechtigte Beschwerden können zu Sanktionen gegenüber den Unternehmen, den Zertifizierungsstellen und/oder Auditoren führen, welche allen involvierten Parteien kommuniziert werden. 10. Kosten 10.1 Programmleitungskosten Die Programmleitungskosten sind in der Abonnementsgebühr für das FROMARTE Qualitätsmanagementsystem (QM FROMARTE) enthalten und werden den Unternehmen durch die Programmleitung gemäss den jeweils gültigen Tarifen der FROMARTE jährlich in Rechnung gestellt. Version 1 Seite 7/8
Den Unternehmen, die nicht Abonnenten des QM FROMARTE sind, werden die Programmleitungskosten als jährliche Pauschale durch die Programmleitung in Rechnung gestellt, unabhängig vom Stand ihrer Zertifizierung. Die Pauschale für das Auditierungs- und Zertifizierungssystem FROMARTE Lebensmittelsicherheit beträgt die Hälfte der Abonnementsgebühr für das QM FROMARTE. Erst bei einer Vertragskündigung zwischen FROMARTE und dem Unternehmen wird diese Pauschale nicht mehr fällig. Sie ist aber im Kündigungsjahr noch vollständig zu begleichen. 10.2 Audit- und Zertifizierungskosten Die Audit- und die Zertifizierungskosten werden jeweils direkt durch den Auditor und die Zertifizierungsstelle dem Unternehmen in Rechnung gestellt, gemäss den jeweils gültigen Tarifen. 11. Aktualisierung des Konzepts Das vorliegende Konzept wird erstmals nach Durchführung eines ersten vollständigen Auditzyklus für das Jahr 2013 aktualisiert. 12. Mitgeltende Unterlagen Die folgenden Dokumente (in der jeweils geltenden Fassung) bilden Bestandteil dieses Konzepts: FROMARTE Lebensmittelsicherheit: Organisationsreglement FROMARTE Lebensmittelsicherheit: Anforderungen an Auditoren und Zertifizierungsstellen FROMARTE Lebensmittelsicherheit: Betriebserhebungsbogen Checkliste FROMARTE Konzept Lebensmittelsicherheit Auditbericht FROMARTE Konzept Lebensmittelsicherheit Vertrag FROMARTE Unternehmen Vertrag FROMARTE - Auditor Vertrag FROMARTE Zertifizierungsstelle FROMARTE Lebensmittelsicherheit: Beurteilungs- und Sanktionsreglement Version 1 Seite 8/8