Einführung in DATEV pro DATEV Arbeitsplatz pro und Stammdatendienst Arbeitsunterlage
Herausgeber: DATEV eg, 90329 Nürnberg Alle in dieser Unterlage verwendeten personen- und unternehmensbezogenen Bezeichnungen und Anschriften sind speziell für diese Unterlage erstellt. Sollten dennoch Ähnlichkeiten mit Personen und/oder Unternehmen bestehen, sind diese rein zufällig. Die in dieser Unterlage abgebildeten Formulare wurden z. T. digital nachgebildet. Abweichungen vom Original in Größe und Farbgebung sind daher wahrscheinlich. Inhaltliche Änderungen wurden nicht vorgenommen. Wir behalten uns vor, dass die in der Unterlage verwendeten Bildschirmmasken Versionsnummern enthalten können, die gegenüber Ihrer Programmversion abweichen. Die abgebildeten Masken sind für mehrere Programmversionen gültig. Copyright DATEV eg: Alle Rechte, auch die des Nachdrucks, der Herstellung von Kopien und der Übersetzung, vorbehalten. Windows ist ein eingetragenes Warenzeichen der Microsoft Corporation, USA. Microsoft ist ein eingetragenes Warenzeichen der Microsoft Corporation, USA. Angaben ohne Gewähr 14229-2011/03-01 Bestell-Art.-Nr.: 37713
Vorwort Der Einsatz von DATEV-Programmen erleichtert Ihren Arbeitsalltag. Voraussetzung für ein erfolgreiches Arbeiten sind allerdings solides Grundlagenwissen und gute Kenntnisse im Umgang mit der jeweiligen Software. Die vorliegende Arbeitsunterlage vermittelt Ihnen die theoretischen Grundlagen bzw. den praxisbezogenen Einstieg in das Programm. Sie dient als Unterlage für ein Seminar, kann aber auch als Nachschlagewerk und täglicher Begleiter zum Programmeinsatz unabhängig von einem Seminar bezogen werden. Der Aufbau der Arbeitsunterlage orientiert sich an den Arbeitsabläufen in der Praxis; zahlreiche Übungen und Musterfälle machen die Arbeitsunterlage anschaulich. Die Inhalte sind leicht verständlich aufbereitet und können gut auf die tägliche Anwendungspraxis übertragen werden. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg mit unserem Weiterbildungsangebot. Informieren Sie sich doch auch zu unseren weiteren Wissensangeboten: Im Bestell-Manager und im Internet unter www.wissensvermittlung.datev.de können Sie sich 24 Stunden täglich zu unseren Seminaren anmelden sowie weitere Lernmaterialien bestellen. Ihre Meinung ist uns wichtig Wir freuen uns über Ihre Anregungen und Verbesserungsvorschläge. Senden Sie diese einfach formlos an folgende Adresse: DATEV eg, B-W2, 90329 Nürnberg 1
Zum Aufbau dieser Unterlage Der rasche Wandel unserer Zeit zwingt uns, immer mehr Wissen in möglichst kurzer Zeit aufzunehmen. Damit dies gelingt, ist es erforderlich, Informationen klar zu strukturieren und aufzubereiten. Die Arbeitsunterlage wurde deshalb nach einem eindeutigen didaktischen Konzept aufgebaut, das durch folgende Bilder optisch unterstützt wird: À Ä Â Zu diesem Kapitel Nach diesem Kapitel können Sie So... È Übung Æ Exkurs Ç Notizen Å Merksatz à Hinweis Á Achtung! Dieser Textteil führt Sie in ein neues Thema ein. Sie erfahren die Lernziele des Kapitels. Der Referent stellt Lerninhalte anhand eines Beispiels vor. Sie können die einzelnen Schritte der Aufgabe nachvollziehen. Sie lösen eine Aufgabe eigenständig. Bei diesem Textteil handelt es sich um weiterführendes Wissen. Hier können Sie eigene Anmerkungen notieren. Dieser Textteil gibt die zentralen Lerninhalte wieder. Hier erfahren Sie nützliches Begleitwissen oder organisatorische Tipps. Diese Warnung soll Ihnen helfen, schwerwiegende Fehler zu vermeiden. 2
Inhaltsverzeichnis 1 Philosophie und Nutzen von DATEV pro... 7 2 Abbildung von Workflows im DATEV Arbeitsplatz pro... 11 3 Aufbau und Logik am Beispiel des DATEV Arbeitsplatzes pro... 19 3.1 Grundeinteilung... 20 3.2 Navigationsbereich... 21 3.3 Arbeitsbereich... 24 3.4 Zusatzbereiche... 28 3.5 Generelle Arbeitslogik... 34 3.6 Zusammenfassen der Arbeitslogik... 35 4 Mandantenorientierter Arbeitsprozess am Beispiel des DATEV Arbeitsplatzes pro... 37 4.1 Stammdaten pflegen als Hauptprozess... 39 4.2 Informieren zum Mandanten... 41 4.3 Ausführen zusätzlicher Tätigkeiten zum Mandanten... 48 4.4 Kontextbezogene Links zum Mandanten ausführen... 56 5 Neue Techniken neue Möglichkeiten... 59 5.1 Filtern... 60 5.1.1 Standardfilter einsetzen... 60 5.1.2 Individuelle Filter definieren... 61 5.2 Suchmechanismen anwenden... 64 5.2.1 Begriff suchen Schnellsuche... 64 5.2.2 Zu einem Suchbegriff springen Gehe zu -Suche... 66 5.2.3 Gleichzeitig nach mehreren Kriterien suchen Erweiterte Suche... 67 5.3 Gruppieren... 68 5.4 Listeninformationen erweitern bzw. reduzieren... 73 5.5 Bereiche vorübergehend ausblenden... 75 5.6 Bereiche verschieben... 78 3
6 Weitere Arbeitsprozesse... 85 6.1 Leistungsorientiert Arbeiten...86 6.1.1 Finanzbuchführungen als Hauptprozess abarbeiten...87 6.1.2 Informieren zur Leistung, z. B. Buchführung...89 6.1.3 Ausführen zusätzlicher Tätigkeiten zur Leistung Finanzbuchführung...91 6.1.4 Kontextbezogene Links am Beispiel Buchführung ausführen...92 6.2 Auftragsorientiert Arbeiten mit DATEV Eigenorganisation comfort pro...92 6.3 Aktenorientiert Arbeiten mit DATEV Phantasy Akte pro...92 6.4 Aufgabenorientiert Arbeiten...93 6.4.1 Aufgabe anlegen, bearbeiten...93 6.4.2 Verknüpfungen...98 6.4.3 Erinnerungsdienst...100 6.4.4 Filter, Gruppieren...102 6.4.5 Aufgabenarten...109 6.4.6 Microsoft Outlook Kategorien...110 6.5 DATEV pro Termine...112 6.5.1 Allgemeine Informationen für die Arbeit mit dem Kalender...112 6.5.2 Funktionen des Kalenders...115 7 DATEV Stammdatendienst...143 7.1 Grundsätzliche Informationen...144 7.1.1 Zentrale Stammdaten...144 7.1.2 Anlegen eines neuen Mandats...147 7.1.3 Zentrale Mandantennummer...148 7.1.4 Mandantentypen...148 7.1.5 Adressaten...153 7.2 Neuanlage eines Mandats...155 7.2.1 Grundangaben...158 7.2.2 Anlegen eines anwendungsspezifischen Falls...170 7.3 Erfassen zusätzlicher Mandantendaten...173 7.3.1 Weitere Adresse anlegen...174 7.3.2 Beziehungen anlegen...176 7.4 Ändern von Mandanten-Stammdaten...184 7.4.1 Ändern von Mandanten-Stammdaten aus der Schnellinfo Stammdaten...185 7.4.2 Ändern mit Berücksichtigung der Historie...188 4
7.4.3 Ändern der Rechnungsadresse... 189 7.5 Direktanbindung Stammdaten... 195 7.5.1 Abgleichen von Stammdatenänderungen... 196 7.5.2 Neuanlage eines zentralen Mandanten aus einem bestehenden Steuerfall... 201 7.6 Änderungen von Grunddaten des Mandanten... 204 7.6.1 Mandanten inaktiv setzen... 204 7.6.2 Mandantentyp ändern... 204 7.6.3 Mandantennamen ändern... 205 7.6.4 Mandantennummer ändern... 205 7.6.5 Mandanten löschen... 206 8 Anhang... 209 8.1 Erstbestückung... 210 8.2 Nutzungskontrolle und Mitarbeiter... 211 8.2.1 Nutzungskontrolle... 211 8.2.2 Mitarbeiter... 211 8.3 Institutionen... 213 8.3.1 Institutionsdaten aktualisieren... 215 8.3.2 Krankenkassenfilialen... 215 8.4 OPOS-Kontenbeschriftungen... 216 8.5 Auskunftssystem... 219 8.5.1 Allgemeines zum Auskunftssystem... 219 8.5.2 Aufruf des Auskunftssystems... 219 8.5.3 Ausführen von Standardselektionen... 220 8.6 Lösungen zu den Übungen... 221 9 Stichwortverzeichnis... 225 5
1 Philosophie und Nutzen von DATEV pro 1 Philosophie und Nutzen von DATEV pro 7
1 Philosophie und Nutzen von DATEV pro DATEV pro ist die neue Generation von DATEV-Programmen. Gutes für unsere Mitglieder noch besser machen ist seit jeher der Anspruch von DATEV. Aufbauend auf bekannten Stärken unseres Software-Angebots, wie aktueller und vollständiger Berücksichtigung der neuesten Gesetzgebung, Funktionsbreite und -tiefe und vor allem Sicherheit wurden deshalb für DATEV pro folgende Zielstellungen festgelegt: Kanzleiabläufe noch effizienter und komfortabler abzubilden, durch Qualität und Bearbeitungssicherheit in den Arbeitsprozessen zu erhöhen, indem Mandantenorientierung zu stärken, sowie neue Umsatzchancen nutzen zu können, durch 8
1 Philosophie und Nutzen von DATEV pro Um diese Ziele zu erreichen, wurde DATEV pro als eine Software konzipiert, die Ihren täglichen Workflow unmittelbar in den Fokus stellt und dadurch die DATEV- Programme noch stärker funktionell zusammenwachsen lässt. Diese konsequente Ausrichtung an Ihren Geschäftsprozessen umgesetzt in Funktions- und Informationsangeboten, dort wo diese notwendig sind, ergibt automatisierte wirkungsvolle Leistungserstellungsprozesse hinsichtlich Vollständigkeit, Sicherheit und Qualität. Neue Techniken und neues Look and Feel tragen darüber hinaus dazu bei, komplexe Sachverhalte noch transparenter als bisher in DATEV-Software abbilden zu können. Damit Sie ausreichend Zeit haben, sich auf DATEV pro einzustellen und das Gewohnte im Neuen zu entdecken, erfolgt die Einführung in einem Stufenkonzept. Als erste Produktlinien stehen DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro, DATEV Phantasy pro und Komponenten der Eigenorganisation (DATEV Arbeitsplatz pro, Stammdaten, DATEV Post, Fristen und Bescheide, DATEV Marketing und Vertrieb pro, DATEV Kanzleinachrichten pro) sowie die Datenbank LEXinform und alle Produkte der Reihe Elektronisches Wissen unter der neuen Oberfläche zur Verfügung. Andere DATEV-Anwendungen folgen später. Nachfolgend werden die zwei wesentlichsten zentralen DATEV pro-programme, der DATEV Arbeitsplatz pro und der Stammdatendienst erläutert. Beginnend mit dem DATEV Arbeitsplatz pro werden zunächst im íkapitel 2 Ihre Arbeitsprozesse etwas genauer betrachtet. Ihnen wird dabei erläutert, welche Gemeinsamkeiten trotz unterschiedlichen Arbeitens der DATEV Arbeitsplatz pro als zentrale Benutzungsoberfläche nutzt, um für jeden Nutzer Vorteile zu bieten. Daran anschließend stehen im íkapitel 3 Aufbau und Logik am Beispiel des DA- TEV Arbeitsplatzes pro im Vordergrund. Dabei wird Ihnen gezeigt, wie DATEV pro- Programme strukturiert sind und warum diese Struktur Ihre Arbeitsprozesse am besten abbildet. Daran anknüpfend zeigt deshalb íkapitel 4 speziell die am häufigsten verbreitete Arbeitsweise, das mandantenorientierte Arbeiten. DATEV pro-software benutzt neue Techniken. Diese beinhalten in jedem Arbeitsprozess und damit in jedem DATEV pro-programm vollkommen neue, rationelle Möglichkeiten, Ihre Tätigkeiten noch effizienter zu gestalten. Diese erfahren Sie im íkapitel 5 und stellen einheitliches Grundwissen für alle DATEV pro-programme dar. Der Vorteil liegt auf der Hand einmal erlernt, überall nutzbar. 9
1 Philosophie und Nutzen von DATEV pro Neben dem mandantenorientierten Arbeiten existieren noch weitere Arbeitsformen. In den íkapiteln 6.1-6.4 werden deshalb diese Arbeitsweisen detailliert dargestellt. In íkapitel 7 wird der Stammdatendienst als zentrale Mandanten- Stammdatenbank näher erläutert. In íkapitel 8 finden Sie weitergehende ergänzende Informationen für bestimmte Anwendergruppen (z. B. Neuanwender). Außerdem sind hier die Lösungen zu den Übungen zu finden. Die nachfolgenden Ausführungen orientieren sich nahezu ausschließlich an Beispielsituationen, um Effizienz und Dynamik von DATEV pro deutlich zu machen. Ein daraus resultierendes sicheres Beherrschen soll Ihnen helfen, Ihre Arbeitsmethoden innerhalb von DATEV pro schneller umzusetzen und damit nachhaltig rationell nutzen zu können. 10
2 Abbildung von Workflows im DATEV Arbeitsplatz pro 2 Abbildung von Workflows im DATEV Arbeitsplatz pro 11
2 Abbildung von Workflows im DATEV Arbeitsplatz pro Ä In diesem Kapitel lernen Sie: wie unterschiedliches Arbeiten in einer Benutzungsoberfläche, dem DATEV Arbeitsplatz pro, zusammengefasst werden kann Begriffe kennen, an denen Aufbau und Logik des DATEV Arbeitsplatzes pro dargelegt werden (íkapitel 3). Anwender von DATEV-Software arbeiten unterschiedlich. Vergleicht man Arbeitsprozesse beispielsweise von Steuerberatern, Wirtschaftsprüfern oder Rechtsanwälten und deren Mitarbeitern, so sind diese oft verschieden. Es ist aber nicht allein die unterschiedliche Berufsgruppenzugehörigkeit, durch die verschiedene Sichtweisen auf das tägliche Arbeiten entstehen. Der Spezialisierungsgrad anstehender Tätigkeiten ist ein weiterer Aspekt: Ich bin Generalist, welche Leistungen zum Mandanten Muster sind noch offen? oder Ich, als Spezialist, mache nur Löhne, was ist diesen Monat dazu zu tun? Eine weitere Sichtweise ist die Orientierung an Aufträgen. Seine Prozesse derart zu organisieren, erfordert wiederum eine veränderte Arbeitsweise. Auf den ersten Blick viele Unterschiede. Und doch gilt es, Gemeinsamkeiten zu finden, um daran eine für alle Anwender stimmige Benutzungsoberfläche als zentralen Einstieg in unterschiedliches Arbeiten zu ermöglichen. 12
2 Abbildung von Workflows im DATEV Arbeitsplatz pro Genauer betrachtet, stehen je nach Profession, Spezialisierungsgrad oder besonderer Organisation (z. B. Aufträge) bereits beim Arbeitseinstieg äußerst unterschiedliche Objekte (Mandant, Leistung, Auftrag usw.) im Mittelpunkt. Doch genau diese Orientierung am jeweiligen Arbeitsobjekt ist Allen gleich. Ob Mandanten (íkapitel 4), Leistungen (synonym auch das Geschäftsfeld; íkapitel 6.1), Aufträge (íkapitel 6.2), Akten (íkapitel 6.3) oder Aufgaben (íkapitel 6.4). Alle diese Arbeitsobjekte helfen, Tätigkeiten zu planen und zu erledigen. An diesen wird sich über Anstehendes informiert. 13
2 Abbildung von Workflows im DATEV Arbeitsplatz pro Und genau bei dieser Gemeinsamkeit setzt der DATEV Arbeitsplatz pro an. Er bildet alle Arbeitsobjekte ab. Diese Gemeinsamkeit macht den DATEV Arbeitsplatz pro zur zentralen Benutzungsoberfläche für alle Anwender. Egal wie man arbeitet, über ihn beginnen sämtliche Tätigkeiten, werden alle Arbeitsprozesse gesteuert. Wenn nun das Arbeitsobjekt, also der Mandant, die Leistung, usw., für jeden im Vordergrund steht, liegt es nahe, dass damit auch der Hauptprozess anstehender Tätigkeiten bestimmt wird. 14
2 Abbildung von Workflows im DATEV Arbeitsplatz pro Hauptprozesse können demnach sein: Mandantenorientierung heißt Stammdaten-Pflege. Leistungsorientierung bzw. Geschäftsfeldorientierung z. B. zur Buchführung bedeutet die Erstellung der Finanzbuchführung. Auftragsorientierung hat den Hauptprozess der Auftragsbearbeitung. Bei Akten werden selbige abgearbeitet. Und bei der Aufgabenorientierung steht deren Erledigung im Vordergrund. Der DATEV Arbeitsplatz pro bietet immer den Einstieg dazu. 15