DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro Tipps und Tricks

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1 DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro Tipps und Tricks

2 Herausgeber: DATEV eg, Nürnberg Alle in dieser Unterlage verwendeten personen- und unternehmensbezogenen Bezeichnungen und Anschriften sind speziell für diese Unterlage erstellt. Sollten dennoch Ähnlichkeiten mit Personen und/oder Unternehmen bestehen, sind diese rein zufällig. Die in dieser Unterlage abgebildeten Formulare wurden z. T. digital nachgebildet. Abweichungen vom Original in Größe und Farbgebung sind daher wahrscheinlich. Inhaltliche Änderungen wurden nicht vorgenommen. Wir behalten uns vor, dass die in der Unterlage verwendeten Bildschirmmasken Versionsnummern enthalten können, die gegenüber Ihrer Programmversion abweichen. Die abgebildeten Masken sind für mehrere Programmversionen gültig. Copyright DATEV eg: Alle Rechte, auch die des Nachdrucks, der Herstellung von Kopien und der Übersetzung, vorbehalten. Windows ist ein eingetragenes Warenzeichen der Microsoft Corporation, USA. Microsoft ist ein eingetragenes Warenzeichen der Microsoft Corporation, USA. Angaben ohne Gewähr /09-01

3 Inhaltsübersicht DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro Tipps und Tricks Seite 1. DATEV Arbeitsplatz pro/stammdaten DATEV Arbeitsplatz pro anpassen Datenübermittlungen anzeigen und überwachen 8 2. DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro anpassen Vorbereitende Tätigkeiten Buchungserfassung Arbeiten mit Auswertungen Konten ausziffern Kontenplan-Jahresvergleich Anlagenbuchführung Buchungsstapel verwalten Konsolidierung RZ-Dienstleistungen Wirtschaftsjahre schützen/freigeben Bestandsdienste Rechnungswesen Datenübernahme für Rechnungswesen-Altbestände Anhang (weiterführendes Seminarangebot) 57 1

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5 Ihr Referent DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro Tipps und Tricks DATEV Arbeitsplatz pro, Zentrale Stammdaten, DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro Christian Wielgoß Steuerfachangestellter Inhalte 1. DATEV Arbeitsplatz pro/stammdaten 2. DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro 3. Anhang (weiterführendes Seminarangebot) DATEV eg; alle Rechte vorbehalten 3

6 DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro - Tipps und Tricks Inhalt 1. DATEV Arbeitsplatz pro/stammdaten 1.1 DATEV Arbeitsplatz pro anpassen 1.2 Datenübermittlungen anzeigen und überwachen 2. DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro 2.1 DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro anpassen 2.2 Vorbereitende Tätigkeiten 2.3 Buchungserfassung 2.4 Arbeiten mit Auswertungen 2.5 Konten ausziffern 2.6 Kontenplan-Jahresvergleich 2.7 Anlagenbuchführung 2.8 Buchungsstapel verwalten 2.9 Konsolidierung 2.10 RZ-Dienstleistungen 2.11 Wirtschaftsjahre schützen/freigeben 2.12 Bestandsdienste Rechnungswesen 2.13 Datenübernahme für Rechnungswesen-Altbestände 3. Anhang (weiterführendes Seminarangebot) 4

7 1. DATEV Arbeitsplatz pro/stammdaten 1.1 DATEV Arbeitsplatz pro anpassen Aktionsübersicht Häufig genutzte Arbeitsblätter können über einen rechten Mausklick auf die Arbeitsblattbeschriftung mit dem DATEV Arbeitsplatz pro zusammen geöffnet werden. Erweiterte Festlegungen für das Startverhalten sind über die Arbeitsplatzeinstellungen möglich. 5

8 1. DATEV Arbeitsplatz pro/stammdaten 1.1 DATEV Arbeitsplatz pro anpassen Einträge im Navigationsbereich ein- und ausblenden. 6

9 1. DATEV Arbeitsplatz pro/stammdaten 1.1 DATEV Arbeitsplatz pro anpassen Arbeitsblatt Heute individualisieren. 7

10 1. DATEV Arbeitsplatz pro/stammdaten 1.2 Datenübermittlungen aus DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro anzeigen und überwachen In der Geschäftsfeldübersicht Buchführung : In der Mandantenübersicht: 8

11 DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro - Tipps und Tricks Inhalt 1. DATEV Arbeitsplatz pro/stammdaten 2. DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro 2.1 DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro anpassen 2.2 Vorbereitende Tätigkeiten 2.3 Buchungserfassung 2.4 Arbeiten mit Auswertungen 2.5 Konten ausziffern 2.6 Kontenplan-Jahresvergleich 2.7 Anlagenbuchführung 2.8 Buchungsstapel verwalten 2.9 Konsolidierung 2.10 RZ-Dienstleistungen 2.11 Wirtschaftsjahre schützen/freigeben 2.12 Bestandsdienste Rechnungswesen 2.13 Datenübernahme für Rechnungswesen-Altbestände 3. Anhang (weiterführendes Seminarangebot) 9

12 2.1 DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro anpassen Der Navigationsbereich lässt sich nach Ihren Erfordernissen und Wünschen anpassen. Der angepasste Navigationsbereich kann auch kanzleiweit gespeichert werden. 10

13 2.1 DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro anpassen Bei Bedarf können verschiedene Listeneinstellungen übergreifend (benutzer- oder kanzleibezogen) festgelegt werden. Detailinformationen direkt in der Programmhilfe. 11

14 2.2 Vorbereitende Tätigkeiten Die Funktionen ASCII-Daten importieren Stapelverarbeitung Wiederkehrende Buchungen verarbeiten stehen für Bewegungsdaten auch bei geöffneter Buchungserfassung zur Verfügung. Die importierten oder wiederkehrenden Buchungen können dem geöffneten Buchungsstapel einem anderen Buchungsstapel einem neuen Buchungsstapel hinzugefügt werden. 12

15 2.2 Vorbereitende Tätigkeiten Auch fehlerhafte Buchungen können übernommen werden. Die Korrektur der als fehlerhaft gekennzeichneten Buchungen erfolgt direkt in der Buchungserfassung. 13

16 2.2 Vorbereitende Tätigkeiten Kennzeichnung der Buchungsstapel mit fehlerhaften Buchungen. Auswirkungen fehlerhafter Buchungen: Erscheinen fehlerhafte Buchungen in Auswertungen? NEIN Können Buchungsstapel mit fehlerhaften Buchungen in das Rechenzentrum gesendet werden? JA Können Buchungsstapel mit fehlerhaften Buchungen festgeschrieben werden? NEIN 14

17 2.3 Buchungserfassung Bei aktivierter Soforterfassung Anlagenbuchführung können optional auch Anlagenabgänge zugeordnet werden. 15

18 2.3 Buchungserfassung Automatik nicht anhalten: Es werden ohne weitere Eingabeaufforderungen alle sicher erkannten bzw. zusätzlich unsichere Vorschläge automatisch gebucht. In der Buchungsvorschlagsliste bleiben nur die noch zu bearbeitenden Vorschläge offen. Mehrere sicher erkannte Vorschläge durch Doppelklick automatisch verarbeiten. 16

19 2.3 Buchungserfassung Die Verbuchung von Rücklastschriften wird programmseitig unterstützt. Wenn ein Bankbuchungsvorschlag mit einer Rücklastschrift vorhanden ist, wird für die geplatzte Lastschrift eine Generalumkehrbuchung erstellt. Diese wird mit der Lastschrift verknüpft, so dass der ursprünglich offene Posten wieder vorhanden ist. Die anfallende Gebühr kann vom Auftraggeber getragen oder an den Zahlungspflichtigen weiterbelastet werden. 17

20 2.3 Buchungserfassung Buchungserfassung ohne nachgeschaltete Dialoge zur Währungsumrechnung möglich. Teil- oder vollautomatische Ermittlung und Buchung von Währungsdifferenzen. 18

21 2.3 Buchungserfassung Buchungen innerhalb des Buchungsstapels ausschneiden und an anderer Stelle einfügen. Nachträglich Gruppensummen einfügen. Hinweis Buchungen können nur innerhalb des Buchungsstapels ausgeschnitten und eingefügt werden. Unbestätigte Buchungsvorschläge können auch in andere Buchungsstapel eingefügt werden. 19

22 2.3 Buchungserfassung Buchungen innerhalb des Buchungsstapels ausschneiden und an anderer Stelle einfügen. Während der Buchungserfassung wiederkehrende Buchungen über die Primanota-Ansicht anlegen. Nachträglich Gruppensummen einfügen. Hinweis Um eine wiederkehrende Buchung anzulegen übernehmen Sie zuerst den erfassten Buchungssatz. Die Funktion Wiederkehrende Buchung anlegen über das Kontextmenü oder die Tastenkombination bezieht sich immer auf den aktuell markierten Buchungssatz in der Primanota-Ansicht. 20

23 2.3 Buchungserfassung Buchungstext mit Tastatureingaben füllen: g (im Ziffernblock) übernimmt die Gegenkontobeschriftung k (im Ziffernblock) übernimmt die Kontobeschriftung Statt der Taste kann alternativ auch die Tastenkombination STRG + B verwendet werden. Weitere nützliche Tastenkombinationen finden Sie in der Hilfe im Zusatzbereich! 21

24 2.4 Arbeiten mit Auswertungen KFZ-Kosten ungefiltert. KFZ-Kosten getrennt nach Benzin, Diesel und Öl inklusive Summierung. 22

25 2.4 Arbeiten mit Auswertungen KFZ-Kosten je PKW (Kennzeichen in KOST1). Weitere Unterteilung durch Mehrfachgruppierung. 23

26 2.4 Arbeiten mit Auswertungen Schneller Blick auf Vor- und Folgejahre. 24

27 2.4 Arbeiten mit Auswertungen Monatliche Anzeige der Umsatzsteuer-Werte. Jahresübersicht der Umsatzsteuer-Werte. 25

28 2.4 Arbeiten mit Auswertungen Buchungen schnell finden. Auch in anderen Wirtschaftsjahren. 26

29 2.4 Arbeiten mit Auswertungen Temporären Filter für einmalige Filterungen verwenden. Eigenen Filter für häufig verwendete Abfragen anlegen. Setzen Sie hier einen Haken, wenn vor Ausführung des Filters die Kriterien angezeigt oder verändert werden sollen. 27

30 2.4 Arbeiten mit Auswertungen 3-Jahresvergleich als Grafik. Auswertungsergebnisse optional auch ohne Abschlussbuchungen ermitteln. 28

31 2.4 Arbeiten mit Auswertungen Controllingreport in Auswertungspakete aufnehmen. Hinweis Nicht alle Gestaltungsmöglichkeiten des Controllingreports können über die Eigenschaften im Ausgeben-Dialog festgelegt werden. Öffnen Sie dazu den Controllingreport als Auswertung (Aufbereitung in Microsoft Excel) und legen Sie die Eigenschaften fest. Die getroffenen Einstellungen bleiben gespeichert. 29

32 2.5 Konten ausziffern Die Auszifferungsfunktion (OPOS-Funktion für Sachkonten) muss einmalig pro Konto in den Kontostammdaten aktiviert werden. Die Einrichtung der OPOS-Funktion ist nur bei geschlossener Buchungserfassung möglich. 30

33 2.5 Konten ausziffern Optional kann auch eine automatische Auszifferung aller Buchungen mit identischem Belegfeld 1 und einem Gesamtsaldo von 0,00 erfolgen, z. B. bei Lohnverrechnungskonten. 31

34 2.5 Konten ausziffern 1. Buchungen auswählen 2. Prüfen 3. Ausziffern 32

35 2.5 Konten ausziffern Hinweis auf eingerichtete OPOS-Funktion dieses Kontos. A: Automatischer Ausgleich über Belegfeld 1 M: Manueller Ausgleich Die Zuordnungsnummer dokumentiert die Auszifferungsreihenfolge. Je Auszifferungsvorgang wird eine Zuordnungsnummer vergeben. 33

36 2.5 Konten ausziffern Filterung der angezeigten Buchungen (Ansicht und Druck). Hinweis Diese Filtermöglichkeit besteht auch in der FIBU-Konto-Ansicht in der Buchungserfassung: Eigenschaften (Belege buchen) -> Einstellungen Gruppe Eigenschaften FIBU-Konto. 34

37 2.5 Konten ausziffern Ausziffern von Kontokorrentkonten. 1. Offene-Posten auswählen 2. Prüfen 3. Ausziffern 35

38 2.5 Konten ausziffern Wo steht die Auszifferungsfunktion zur Verfügung? Auswertung Sachkonto Auswertung Abschlusskonto Auswertung OPOS-Konto FIBU-Konto-Ansicht in der Buchungserfassung (sofern OPOS-Funktion für das Sachkonto bereits eingerichtet ist) OPOS-Konto-Ansicht in der Buchungserfassung 36

39 2.6 Kontenplan-Jahresvergleich Änderungen und Abweichungen des Kontenplans des Folgejahres schnell erkennen. 37

40 2.7 Anlagenbuchführung AfA-Tabellen für spezielle Branchen einspielen. 38

41 2.7 Anlagenbuchführung Bei der Option Alle AfA-Tabellen anzeigen wird in sämtlichen eingespielten AfA- Tabellen gesucht. 39

42 2.7 Anlagenbuchführung Individuelle Felder für Inventare anlegen, pflegen und auswerten. 40

43 2.8 Buchungsstapel verwalten Eigenschaften zum Festschreiben festlegen, z. B. neu nummerieren der Buchungen. Mehrere Buchungsstapel der gleichen Periode zusammenfassen. 41

44 2.9 Konsolidierung Voraussetzung für die konsolidierte UStVA vor Ort: Einrichtung eines Konsolidierungskreises in den Stammdaten des Konsolidierungsempfängers. 42

45 2.9 Konsolidierung Auch Empfänger in die Auswahl übernehmen! Auswahl der Mandanten die an der Konsolidierung teilnehmen. Hinweis Der Aufruf der konsolidierten UStVA erfolgt über den Menüpunkt Auswertungen l Finanzbuchführung l Konsolidierung l konsolidierte UStVA. 43

46 2.9 Konsolidierung Voraussetzungen für die konsolidierte UStVA im Rechenzentrum: Einrichtung eines Konsolidierungskreises (wie bei Konsolidierung vor Ort) Zusätzlich: Bestimmung des Empfängers für die konsolidierte UStVA (Hinterlegung muss bei allen Teilnehmern der Konsolidierung erfolgen, auch beim Empfänger) Hinweis Bei einer Konsolidierung der umsatzsteuerlichen Auswertungen UStVA und USt 1/11 müssen die Daten der abgebenden Mandanten zeitlich immer vor den Daten des Konsolidierungsempfängers an das Rechenzentrum gesendet werden. Weitere Information finden Sie in der Dokumentennummer der Info-Datenbank. 44

47 2.10 RZ-Dienstleistungen Hinweis Am gesetzlichen Übermittlungstermin werden Dateneinreichungen in das Rechenzentrum für die Umsatzsteuer-Voranmeldung und die Zusammenfassende Meldung in der Regel bis 17:55 Uhr berücksichtigt. Weitere Informationen zur Daten(rück-)übermittlung finden Sie in LEXinform/Info-Datenbank pro in den Dokumenten und Schneller Zugriff auf LEXinform/Info-Datenbank pro. 45

48 2.10 RZ-Dienstleistungen Blick ins Rechenzentrum: Zum Beispiel Differenzen bei den Umsatzsteuer- Voranmeldungen erkennen. 46

49 2.10 RZ-Dienstleistungen Online Demos rund um die RZ-Dienstleistungen. 47

50 2.10 RZ-Dienstleistungen Weitere Demos und Informationen auf Serviceseiten auf Stand 02/12, Darstellung und Inhalt kann durch Aktualisierung abweichen 48

51 2.11 Wirtschaftsjahre schützen/freigeben Wirtschaftsjahr(e) gegen schreibenden Zugriff schützen. Beispielsweise nach Fertigstellung des Jahresabschlusses Bei Änderungsbedarf wieder für schreibenden Zugriff freigeben. Hinweis Der Aufruf erfolgt im geöffneten Mandanten über den Menüpunkt Bestand l Wirtschaftsjahr schützen/freigeben. Berechtigungen für diese Funktionen können über die Nutzungskontrolle gesteuert werden. 49

52 2.12 Bestandsdienste Rechnungswesen Musterbestände zum Üben und Ausprobieren einspielen. 50

53 2.13 Datenübernahme für Rechnungswesen-Altbestände Bestände, die nicht mehr laufend bearbeitet werden, können noch bis Ende des 3. Quartals 2012 nach Kanzlei-Rechnungswesen pro übernommen werden Empfohlene Vorgehensweise Bestände sollen in Kanzlei-Rechnungswesen pro noch bearbeitet werden oder über den DATEV Arbeitsplatz pro sichtbar sein Datenübernahme über den Standardweg (Daten anpassen) keine Bearbeitung der Bestände in Kanzlei-Rechnungswesen pro Altbestände anpassen (ab DVD 4.1, April 2012) Rahmenbedingungen nur für Bestände höchstes Wirtschaftsjahr < 2011 Datenübernahme erfolgt ohne manuelle Vorarbeiten Umstellung erfolgt auf Archivpfade falls möglich: Integration von FIBU-, ANLAG- und KOST-Beständen falls z. B. abweichende Stammdaten vorliegen, werden Teilbestände getrennt in unterschiedliche Archivpfade übernommen Zugriff auf umgestellte Bestände ist nur lesend möglich analog Archiv-DVD GDPdU-Export möglich 51

54 2.13 Datenübernahme für Rechnungswesen-Altbestände Der Aufruf Altbestände anpassen erfolgt über Bestandsdienste Rechnungswesen Daten anpassen unter Weitere Funktionen 52

55 2.13 Datenübernahme für Rechnungswesen-Altbestände Bestandsprüfung automatisierbare Vorarbeiten sind standardmäßig aktiviert Bestand wird im Regelfall liegen Vorarbeiten ohne Automatisierungsmöglichkeit vor nur eine Teilanwendung ist betroffen (z. B. Transferkennzeichen) nur noch Information abweichenden Stammdaten zwischen Quellbeständen (z. B. abweichende WJ-Enden, unterschiedliche Bereiche) neue automatisierbare Vorarbeit zur Trennung der Teilbestände auf verschiedene Archivpfade Vormerkung von Beständen für die zeitversetzte Datenanpassung ist weiterhin möglich 53

56 2.13 Datenübernahme für Rechnungswesen-Altbestände 54

57 2.13 Datenübernahme für Rechnungswesen-Altbestände Zusammenspiel mit der Eigenorganisation Zusammenspiel mit Stammdatendienst keine Verbindung der umgestellten Bestände zum Zentrale Stammdaten keine Integration der Stammdaten bei der Übernahme (unabhängig davon, ob eine Zuordnung zu einem zentralen Mandanten besteht oder ein anwendungsspezifischer Mandanten vorliegt) keine Erst-/Folgesynchronisation beim Öffnen des Bestands Zusammenspiel mit DATEV Arbeitsplatz pro Altbestände werden nicht in der Leistungsübersicht angezeigt (keine Berücksichtigung von Archivpfaden) 55

58 2.13 Datenübernahme für Rechnungswesen-Altbestände Verwalten und Öffnen von Altbeständen Altbestände verwalten als neuer Eintrag in den Bestandsdiensten Rechnungswesen Öffnen der Altbestände über Basisfunktionen oder Kontextmenü 56

59 DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro - Tipps und Tricks Inhalt 1. DATEV Arbeitsplatz pro/stammdaten 2. DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro 3. Anhang (weiterführendes Seminarangebot) 57

60 3. Anhang (weiterführendes Seminarangebot) DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro Dialogseminar online E-Bilanz - Auswirkungen auf die Buchführungspraxis in 2012/2013 Live: Art.-Nr auf Abruf: Art.-Nr Kombination live + auf Abruf: Art.-Nr Dialogseminar online Arbeiten mit elektronischen Kontoumsätzen für Anwender von DATEV pro Vorschlagsbuchen Live: Art.-Nr Dialogseminar online Buchführung mit digitalen Belegen für Anwender von DATEV pro Belegwesen online für Einsteiger Live: Art.-Nr auf Abruf: Kombination live + auf Abruf: Dialogseminar online Tipps und Tricks zum Thema Buchführung mit digitalen Belegen für Anwender von DATEV pro Live: Art.-Nr auf Abruf: Art.-Nr Kombination live + auf Abruf: Dialogseminar online Zahlungsvorschlag und Electronic Banking - Durchgängige Bearbeitung vom Buchungssatz zum Zahlungsbeleg Live: Art.-Nr

61 3. Anhang (weiterführendes Seminarangebot) DATEV Eigenorganisation pro Dialogseminar online DATEV Eigenorganisation compact/classic pro Tipps und Tricks Live: Art.-Nr auf Abruf: Art.-Nr Kombination live + auf Abruf : Vortragsseminar (1/2 Tag): Art.-Nr Dialogseminar online DATEV Eigenorganisation comfort pro Tipps und Tricks Live: Art.-Nr auf Abruf: Art.-Nr Kombination live + auf Abruf: Dialogseminar online Effiziente Bearbeitung von Mandantenstammdaten am Beispiel eines "Mandatslebens Live: Art-Nr auf Abruf: Kombination live + auf Abruf : Dialogseminar online DATEV Eigenorganisation classic/comfort pro Basiswissen Administration Live: Art.-Nr

62 Fragen rund um die Installation der DATEV-Programme werden Ihnen von der Installationshotline beantwortet. Diese steht Ihnen nach der Auslieferung der Programm-DVD DATEV pro 5.0 zusätzlich Freitag bis Uhr und an den Wochenenden bis Uhr zur Verfügung. Darüber hinaus stehen Ihnen für fachliche Fragen ausgewählte Abteilungen unseres Programm- und Teamservice zusätzlich an vier Samstagen telefonisch bis 15:00 Uhr zur Verfügung. Details lesen Sie unter 60