Community Day E-Business Suite Implementierung des Kreditoren Rechnungsgenehmigungs-Workflows Ein Anwendungsbeispiel Michael Binder PRIMUS DELPHI GROUP GmbH 1
Agenda / Kontext Primus Delphi Group Standard-Prozess Anwendungsbeispiel Ausgangssituation und Anforderungen Umsetzung Resümee Benefits Probleme/Einschränkungen Q & A 2
Primus Delphi Group Fokus auf Oracle Business Software Über 50 qualifizierte deutsche Berater Mehrere hundert Mannjahre an Erfahrung in der E-Business Suite 3
PDG AddOns zu Oracle Applications Mit unseren AddOns erweitern und ergänzen wir die Oracle EBS um Funktionalitäten mit hohem betriebswirtschaftlichen Nutzen, z.b im Finanzund Rechnungswesen: Zahlungsmanagement/ SEPA Dokumenten- Management GDPDU Rechnungs- Workflow Finanz und Rechnungswesen E-Bilanz Umfangreiches, praxiserprobte Regelwerk für etax S H 4
PDG AddOns zu Oracle Applications Warenwirtschaft, Fertigung und Logistik, z.b.: Touch-Screen basierte Datenerfassung (auch mobil) für Fertigung und Warenwirtschaft Optimierte Workflow-basierte Lösung zur Materialdatenverwaltung (Artikel, Stücklisten, Preise,...) 5
Rechnungsgenehmigung - Standard 6
Rechnungsgenehmigung - Standardprozess EDI/XML Invoice Review & Approval Self Billing (ERS/Consigned Inventory Usage) isupplier Portal Invoices Payments Services Invoices Invoice Validation, Control & Exception Handling 7
Rechnungsgenehmigung - Standardprozess Mit Aktivierung muss jede erfasste Rechnung genehmigt werden, bevor sie bezahlt werden kann Mit Erfassung der Rechnung wird der Genehmigungsworkflow gestartet und per AME der/die Genehmiger ermittelt Option: Rechnung muss vor dem Start der Genehmigung validiert werden Option: Manuelle Genehmigung R12: Genehmigung auch auf Positionsebene Genehmiger muss als EBS-Benutzer angelegt sein Distributions können während der Genehmigung erfasst/geändert werden über Self Service Maske 8
Workflow-Genehmigungsprozess Ermittlung der Genehmiger durch AME Aussendung der ersten Benachrichtigung Erinnerung nach 5 Tagen Ermittlung des Vorgesetzten (HR) Aussendung Eskalation, z.b. nach 5 Tagen Sequentielle Wiederholung über die gesamte Genehmgingshierarchie 9
Genehmigungs-Benachrichtigung, z.b. E-Mail 10
Rechnungsdetails mit Aufteilungen 11
Anwendungsbeispiel 12
Anwendungsbeispiel - Ausgangssituation Aufwands-Rechnungen werden im Archivsystem erfasst verschlagwortet kontiert nach Genehmigung an Oracle übertragen archiviert Genehmigungsworkflow, Kontierung und Verwaltung der Zugriffsrechte als Anpassungen im Archivsystem Unternehmensweiter Zugriff auf das Archiv 13
Anwendungsbeispiel - Anforderungen Scannen als eigener Arbeitsplatz, aber auch in Kombination mit Verschlagwortung (Vorerfassung) Multi-Org Access bei Verschlagwortung Kontierung als eigener Arbeitsschritt im Workflow Kontierer/Genehmiger auch manuell vorgeben Kontierung als Rolle/Position: erster Bearbeiter gewinnt Bild/Rechnungsscann muss sichtbar sein Abweichungen in Genehmigungsreihenfolge/-zuständigkeit müssen möglich sein Validierung/Buchung der Rechnung erst nach Genehmigung Übergabe des Rechnungsbildes mit Schlagworten an Archiv- System nach Genehmigung 14
Umsetzung: Prozessüberblick und -ablauf Lieferanten rechnung Scannen Verschlagwortung/OCR-Zuordnung Start Workflow, Ermittlung Genehmiger Oracle Kreditoren Genehmigung Kostenstelle, Konto, Projekt Benachrichtigung (Email oder Arbeitsliste) 15
Umsetzung: Scan-Arbeitsplatz 16
Umsetzung: Verschlagwortung 17
Umsetzung: Verschlagwortung 18
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Umsetzung: Benachrichtigung 20
Umsetzung: Kontierungsmaske 21
Umsetzung: Genehmigungshistorie 22
Umsetzung: Rechnungssuche und -anzeige 23
Resümee 24
Benefits Rechnung ist bereits bei Eingang in Verbindlichkeiten sichtbar (bisher erst nach Genehmigung) Berücksichtigung von Skonto-/Nettofälligkeiten im Erinnerungs-/Eskalationsablauf Validierung der Kontierung bereits bei Erfassung von Konto/Kostenstelle Genehmigung per email (auch über Smartphone) Einheitliche Benutzeroberfläche Beschleunigung und Verringerung des Arbeitsaufwands in der Rechnungsgenehmigung 25
Probleme/Einschränkungen Genehmigung im Standard nur Sequentiell Im Standardablauf kann nicht verhindert werden, dass die Rechnung während der Genehmigung validiert/gebucht wird Eingabe der Kontierung auf Aufteilungsebene und nicht wie in R12 auf Positionsebene Probleme bei Tax-Engine und SLA, wenn Kontierung/Besteuerung verändert wird (Dateninkonsistenzen) Verlust der Genehmigungshistorie im Workflow bei Erinnerung und Eskalation Nur Mitarbeiter/Benutzer und Positionen als Genehmigungsberechtigte über AME möglich Sicherheits- und Cross-Validation Rules nicht MOAC-fähig, da über Zuständigkeit gesteuert 26
Kontakt Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Michael Binder Geschäftsführer Birkerfeld 15 83627 Warngau bei München Tel. +49(0)8024/90269-78 m.binder@primus-delphi-group.com www.primus-delphi.group.com 27