SEPA Kampagne Informieren Sie Ihre Kunden
1. Führen Sie eine SEPA-Kampagne durch... 3 1.1 Versand als Schreiben (PDF-Dokument)...3 1.2 SEPA-Kampagne durchführen...4 2. Versand als E-Mail mit PDF-Anlage... 5 2.1 SEPA-Kampagne durchführen...5 2.2 Versand als E-Mail ohne Anlage...5 3. SEPA-Pre-Notification: Vorabankündigungen Ihrer Lastschriften... 6 3.1 Was müssen Sie in Scopevisio konkret anpassen?...6 Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 2 von 7
1. Führen Sie eine SEPA-Kampagne durch Das Kampagnenmanagement unterstützt Sie bei Massenaussendungen, die in Verbindung mit der Umstellung auf SEPA entstehen können, z.b. beim Versand von Informationsschreiben oder der Einholung von Mandaten. In Ihrer Anwendung finden Sie dazu bereits vorbereitete Beispiel-Texte zum Abgleich der vom System erzeugten IBAN, zur Umwidmung Ihrer bisherigen Einzugsermächtigungen in SEPA-Mandate oder zur Einholung neuer Mandate. Für die Aussendung können Sie generell zwischen drei Ausgabemöglichkeiten wählen: 1. als Schreiben (PDF-Dokument) 2. als E-Mail mit PDF-Anlage oder 3. nur als E-Mail. Über die Vorgehensweise informiert Sie der entsprechende Abschnitt. Nutzungsbedingung: Scopevisio stellt Ihnen das Kampagnenmanagement im Rahmen der SEPA- Umstellung bis zum 31. März 2014 zur Verfügung. Sofern Sie die Anwendung CRM Business oder CRM Enterprise abonniert haben, ist die Nutzung kostenlos. Kunden, die keine entsprechende Lizenz haben, können sich die Anwendung CRM Business bzw. CRM Enterprise testweise für einen Monat hinzunehmen; oder - sollte der Testzeitraum ausgeschöpft sein kostenpflichtig zubuchen. Bei anteiligen Monaten erfolgt dabei eine tagesgenaue Abrechnung mit einem Betrag von 0,68 pro Tag plus USt., jedoch nie mehr als 19,95 netto pro Monat. Kunden, die die Funktionalität des Kampagnenmanagements nach dem 31. März 2014 weiternutzen möchten, müssen es kostenpflichtig aktivieren. Selbstverständlich bleiben alle bis dahin erzeugten Dokumente und E-Mails an den jeweiligen Kontakten erhalten. 1.1 Versand als Schreiben (PDF-Dokument) Möchten Sie Ihre Kunden per Brief kontaktieren, überprüfen Sie zunächst die systemseitige Standard- Serienbriefvorlage auf Übereinstimmung mit Ihren Wünschen. Geben Sie Vorlagen in das Suchfeld ein und öffnen Sie dann den Punkt Exportvorlagen, Dokumentvorlagen verwalten. Wählen Sie dann im DropDown Menü Kampagnenvorlagen anzeigen aus. Für die Einholung neuer Firmenmandate oder Basismandate wählen Sie die Vorlagen SEPA- Firmenmandat oder SEPA-Mandat. Um Ihre Kunden über die SEPA-Umstellung zu informieren und Ihre bisherigen Einzugsermächtigungen in SEPA-Mandate umzuwandeln wählen Sie die Vorlage SEPA-Umwidmung. Öffnen Sie die entsprechende ODT-Datei mit einem Klick auf den Link. Hinterlegen Sie bei Bedarf z.b. ein eigenes Logo und ändern den Text nach Ihren Vorstellungen ab. Ausführliche Informationen zur Gestaltung von eigenen ODT-Vorlagen finden Sie auch auf unseren Hilfeseiten (Aufruf über F1) sowie auf unserer Homepage unter https://www.scopevisio.com/downloads/abrechnung/abrechnung- Vorlagen_Erste-Schritte.pdf und https://www.scopevisio.com/downloads/abrechnung/abrechnung- Vorlagen_Weitere-Schritte.pdf. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 3 von 7
Natürlich können Sie jederzeit über den Button Hinzufügen weitere Vorlagen erstellen und laden. Mustertexte stellt unter anderem die deutsche Kreditwirtschaft unter http://www.die-deutsche- kreditwirtschaft.de/uploads/media/120720_dk_beispiele_muster_sepa_lastschriftmandat- SDD_Basis-Core_09072012.pdf aber auch jede Bank zur Verfügung. 1.2 SEPA-Kampagne durchführen Im Menü unter Vertrieb finden Sie den neuen Eintrag Kampagnen. Als Beispiel haben wir für Sie eine Kampagne zur Umwidmung von Einzugsermächtigungen vorbereitet. Diese Kampagne enthält bereits zwei Kriterien, um die relevanten Stammdatensätze aus Ihren Kontakten herauszufiltern: zum einen die Rolle Debitor und zum anderen die Zahlungsart Einzugsermächtigung. Sie können die Kriterien verändern oder weitere Kriterien hinzufügen. Hinweis: Sollte die Kampagne SEPA-Umwidmung nicht automatisch angezeigt werden, rufen Sie sie über den Doppelpfeil rechts oben am Bildschirmrand unter Standard-Kampagnen wiederherstellen auf. Mit einem Klick auf berechnen werden Ihnen nun alle Sätze angezeigt, die den gewählten Kriterien entsprechen; also z.b. alle Debitoren, die Ihnen eine Einzugsermächtigung gegeben haben. Nutzen Sie nun den Button PDF unter der Treffer-Tabelle, um die Serienbriefe zu erstellen. Wählen Sie die von Ihnen unter Punkt 1.1. vorbereitete ODT-Vorlage aus. Die Schreiben können sowohl in einem PDF zusammengefasst als auch als einzelne Dateien ausgegeben werden. Erzeugen Sie nun Test-PDF s oder exportieren Sie die Schreiben. Hinweis: Da die Erstellung und Ausgabe der Schreiben bei größeren Datenmengen etwas Zeit in Anspruch nimmt, wählen Sie zunächst zum Testen eine kleine Beispielmenge aus. Beschränken Sie dazu Ihre Kampagne durch ein weiteres Filterkriterium, indem Sie z.b. eine bestimmte Stadt oder eine Branche als Filterkriterium hinzunehmen. Wir empfehlen dieses Vorgehen ab ca. 200 Sätzen. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 4 von 7
2. Versand als E-Mail mit PDF-Anlage Überprüfen Sie auch hier zunächst die systemseitige Standard-Serienbriefvorlage und passen diese an Ihr Unternehmen an wie unter Punkt 1.1. beschrieben. 2.1 SEPA-Kampagne durchführen Im Menü unter Vertrieb finden Sie den neuen Eintrag Kampagnen. Als Beispiel haben wir für Sie eine Kampagne zur Umwidmung von Einzugsermächtigungen vorbereitet. Diese Kampagne enthält bereits zwei Kriterien, um die relevanten Stammdatensätze aus Ihren Kontakten herauszufiltern: zum einen die Rolle Debitor und zum anderen die Zahlungsart Einzugsermächtigung. Sie können die Kriterien verändern oder weitere Kriterien hinzufügen. Hinweis: Sollte die Kampagne SEPA-Umwidmung nicht automatisch angezeigt werden, rufen Sie sie über den Doppelpfeil rechts oben am Bildschirmrand unter Standard-Kampagnen wiederherstellen auf. Mit einem Klick auf berechnen werden Ihnen nun alle Sätze angezeigt, die den gewählten Kriterien entsprechen; also z.b. alle Debitoren, die Ihnen eine Einzugsermächtigung gegeben haben. Über den Button E-Mail unter der Treffer-Tabelle gelangen Sie in die E-Mail Erstellung mit einem Textvorschlag für Ihr Anschreiben. Editieren Sie den Text nach Belieben und wählen Sie anschließend Ihre Serienbriefvorlage aus 2.1. als Anhang. Bevor Sie die Kampagne versenden, können Sie sich selbst ausgewählte E-Mails testweise zusenden (Button Test-E-Mail versenden und ein oder mehrere Kontakte auswählen). Überprüfen Sie E-Mail und Anhang und starten Sie dann den endgültigen Versand mit Kampagne versenden. Die versendete E-Mail mit Anhang wird anschließend auch bei den einzelnen Kontakten unter E-Mail Ausgehende E-Mail angezeigt. Hinweis: Bitte beachten Sie, dass die Erstellung und der Versand der Mail-Anhänge bei größeren Datenmengen etwas Zeit in Anspruch nimmt. 2.2 Versand als E-Mail ohne Anlage Im Menü unter Vertrieb finden Sie den neuen Eintrag Kampagnen. Als Beispiel haben wir für Sie eine Kampagne zur Umwidmung von Einzugsermächtigungen vorbereitet. Diese Kampagne enthält bereits zwei Kriterien, um die relevanten Stammdatensätze aus Ihren Kontakten herauszufiltern: zum einen die Rolle Debitor und zum anderen die Zahlungsart Einzugsermächtigung. Sie können die Kriterien verändern oder weitere Kriterien hinzufügen. Hinweis: Sollte die Kampagne SEPA-Umwidmung nicht automatisch angezeigt werden, rufen Sie sie über den Doppelpfeil rechts oben am Bildschirmrand unter Standard-Kampagnen wiederherstellen auf. Mit einem Klick auf berechnen werden Ihnen nun alle Sätze angezeigt, die den gewählten Kriterien entsprechen; also z.b. alle Debitoren, die Ihnen eine Einzugsermächtigung gegeben haben. Über den Button E-Mail unter der Treffer-Tabelle gelangen Sie in die E-Mail Erstellung. Weitere vorbereitete Standard-Textvorschläge rufen Sie mit dem Link Textbaustein auswählen auf. Wählen Sie Kampagne - SEPA Umwidmung Anschreiben, nur E-Mail und passen den Text Ihren Wünschen gemäß an. Bevor Sie die Kampagne versenden, können Sie sich selbst ausgewählte E-Mails testweise zusenden (Button Test-E-Mail versenden und ein oder mehrere Kontakte auswählen). Ist der Test erfolgreich, starten Sie den endgültigen Versand mit Kampagne versenden. Die versendete E-Mail wird anschließend auch bei den einzelnen Kontakten unter E-Mail Ausgehende E-Mail angezeigt. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 5 von 7
3. SEPA-Pre-Notification: Vorabankündigungen Ihrer Lastschriften Wenn Sie zukünftig Lastschriften mit SEPA einziehen, sind einige gesetzliche Vorgaben zu beachten. Unter anderem müssen Ihre Lastschrifteinzüge dem Kunden vorab angekündigt werden. Dies soll dem Zahlungspflichtigen Gelegenheit geben, für ausreichende Deckung auf seinem Konto zu sorgen. Wenn im Vertrag oder den AGB nichts anders geregelt ist, muss die Ankündigung des Lastschrifteinzugs spätestens 14 Kalendertage vor Fälligkeit erfolgen und folgende Pflichtangaben enthalten: den Betrag, der abgebucht wird, den Fälligkeitstag, also das Datum des Einzugs bzw. der Belastung auf dem Konto Ihres Kunden, Ihre Gläubiger-Identifikationsnummer und die Mandatsreferenz Ihres Kunden. Die Übermittlungsart können Sie dabei selbst wählen: E-Mail, Brief, Fax oder auch ein Vermerk auf der Rechnung sind zulässig. Für wiederkehrende Lastschriften, bei denen immer der gleiche Betrag eingezogen werden soll, genügt eine einmalige Vorabankündigung. 3.1 Was müssen Sie in Scopevisio konkret anpassen? 1. Drucken Sie die Pre-Notification auf Ihren Rechnungen mit an Wenn Sie Ihre Rechnungen mit Scopevisio Abrechnung erstellen, können Sie den vorbereiteten Textbaustein Rechnung Pre-Notification verwenden. Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit, die Vorabankündigung direkt in Ihr Rechnungsformular einzubinden. Kopieren Sie dazu den entsprechenden Abschnitt weiter unten und fügen ihn in Ihrer ODT-Vorlage ein. Beide Vorlagen erhalten bereits die benötigten Platzhalter. Die Textvorschläge können Sie vor Verwendung selbstverständlich individuell abändern. Vorlage für eine Pre-Notification auf Lastschrift-Rechnungen Den Rechnungsbetrag in Höhe von {BetragBrutto} ziehen wir zum {Rechnung_Fälligkeit} unter Ihrer Mandatsnummer {Kunde_Mandatsnummer} und unserer Gläubiger-Id {EigeneGS_GläubigerID} von Ihrem Konto Nr. {Kunde_IBAN_verdeckt} bei der {Kunde_Bank} ein. 2. Ihre Rechnungen müssen am Tag der vorangekündigten Fälligkeit eingezogen werden Wie eingangs erwähnt, muss die Vorabankündigung des Lastschrifteinzugs 14 Tage vor dem Einzug erfolgen, wenn keine abweichende Regelung getroffen wurde. Der dem Kunden angekündigte Fälligkeitstag entspricht dem Datum der Kontobelastung und muss vom Lastschrifteinreicher eingehalten werden. Ist dies nicht möglich, muss eine neue Vorabankündigung erfolgen. Um sicherzustellen, dass die Bank Ihre Lastschrifteinzüge zum vorangekündigten Termin einzieht, aktivieren Sie unter Stammdaten Banken Zahlungsverkehr konfigurieren die Checkbox Fälligkeitsdatum bei Lastschriften als Wertstellungsdatum übernehmen. Mit dem Zahllauf wird das Wertstellungsdatum an die Bank übermittelt, so dass diese die Abbuchung tagesgenau vornehmen kann. Achten Sie in jedem Fall darauf, den Lastschrifteinzug rechtzeitig bei der Bank einzureichen. Generell gelten folgende Fristen: Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 6 von 7
Festgelegte Vorlauffristen bei der Bank: 5 Bankarbeitstage bei Erst- und einmaligen Lastschriften, 2 Bankarbeitstage bei wiederkehrenden Lastschriften Für Lastschriften im Inland können diese Fristen umgangen werden. Klären Sie dazu mit Ihrer Bank, ob COR1 unterstützt wird und schalten Sie anschließend die Checkbox Verkürzte Basislastschrift (COR1) bevorzugen in der Zahlungsliste aktiv. Zusammengestellt finden Sie hier eine Übersicht der Termine, die Sie bei SEPA-Lastschriften beachten sollten: 14 Tage vor dem Einzug: Rechnungsversand mit Vorabankündigung ab 14 Tage vor dem Einzug: Zahlungslauf erstellen mit Fälligkeitsdatum = Wertstellungsdatum und zur Bank geben In diesem Fall achtet die Bank auf die Einhaltung der nachfolgenden Termine. Oder bis spätestens 7 Tage* vor dem Einzug: bis spätestens 4 Tage* vor dem Einzug: bis spätestens 1 Tag vor dem Einzug: *entspricht 5 bzw. 2 Bankarbeitstagen Zahlungslauf erstellen für Erst- und einmalige EU- Lastschriften und zur Bank geben Zahlungslauf erstellen für wiederkehrende EU- Lastschriften und zur Bank geben Zahlungslauf erstellen für inländische COR1 - Lastschriften und zur Bank geben Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 7 von 7