Kapitel Outlook im Team einsetzen Wenn es darum geht, sich gegenseitig auf dem Laufenden zu halten, kann O utlook seine Teamfähigkeit unter Beweis stellen. Verabreden Sie sich mit den Kollegen zu Meetings, versenden Sie Besprechungsanfragen, und gestatten Sie einen Blick in Ihren Kalender natürlich nur, wenn Sie das wollen..1 Mit Besprechungsanfragen arbeiten Besprechungsanfragen werden an Personen versendet, die, wie der Name schon sagt, an einer Besprechung oder Ähnlichem teilnehmen sollen. Auf diese Weise können Sie Ihre Terminplanung bequem mit Outlook ausführen. Eine Besprechungsanfrage versenden Hier erfahren Sie, wie Sie eine Besprechungsanfrage erzeugen und diese an die gewünschten Teilnehmer versenden. Wie eine derartige Anfrage beantwortet wird, ist hingegen Thema des darauf folgenden Unterabschnitts. 1 Aktivieren Sie den Aufgabenbereich Kalender ((Strg) + (2)), und klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Besprechung in der Gruppe Neu der Registerkarte Start. 2 Als Nächstes klicken Sie auf die Schaltfläche An, um Teilnehmer auszuwählen, die dieser Besprechung beiwohnen sollen. 3 Markieren Sie einen Teilnehmer, und entscheiden Sie anschließend mit einem Klick auf den Button Erforderlich oder Optional, ob das Erscheinen des Teilnehmers unabdingbar ist oder ob Sie nötigenfalls auch auf ihn verzichten könnten. Tragen Sie in das Feld Ressourcen eine E-Mail-Adresse ein, wird eine Anfrage an denjenigen versendet, der für Organisatorisches wie die Zurverfügungstellung des Besprechungsraumes oder Ähnliches zuständig ist. Wie Sie sehen, können Sie alle wichtigen E-Mail-Benachrichtigungen aus diesem Dialogfenster heraus anstoßen. Bestätigen Sie Ihre Auswahl am Ende per Klick auf OK. 775
Kapitel : Outlook im Team einsetzen.1 Mit Besprechungsanfragen arbeiten Auf eine Besprechungsanfrage antworten Die im vorangegangenen Abschnitt erzeugte Besprechungsanfrage landet im E-Mail-Postfach der Empfänger. Diese haben nun Gelegenheit, darauf zu reagieren. 1 Wenn Sie Empfänger einer Besprechungsanfrage sind, markieren Sie die Nachricht im Ansichtsbereich des Aufgabenbereichs E-Mail. Der Inhalt wird daraufhin rechts im Lesebereich angezeigt. 2 Dort haben Sie die Möglichkeit, direkt auf die Anfrage zu antworten. Klicken Sie dazu oben auf die Schaltfläche Ablehnen, Mit Vorbehalt oder Zusagen. Daraufhin öffnet sich ein kleines Menü, in dem Sie festlegen können, was als Nächstes geschehen soll. Mit Antwort vor dem Senden bearbeiten könnten Sie weitere Informationen hinzufügen. Wenn Sie lediglich eine Standardantwort übermitteln wollen, klicken Sie auf Antwort jetzt senden. Daraufhin wird die Antwort per E-Mail verschickt, und Sie müssen keine weiteren Schritte unternehmen. 4 Als Nächstes geben Sie einen Titel in das Feld Betreff ein. Sofern Sie im vorangegangenen Schritt eine Ressource angegeben haben, ist diese bereits in der Zeile Ort vermerkt. Sollte die Zeile noch leer sein, fügen Sie einen Ort hinzu. Vergessen Sie nicht, in den Feldern Beginn und Ende die Besprechung zu datieren. 3 Der Herausgeber der Besprechungsanfrage wird seinerseits nun entsprechend informiert. Die dort eintreffende Nachricht ist mit der Antwort versehen. 5 Zuletzt erfolgt das Senden der Besprechungsanfrage, indem Sie auf die gleichnamige Schaltfläche klicken. Jetzt wird die Besprechungsanfrage an alle gelisteten Empfänger versandt. Nicht nur die direkten Teilnehmer, sondern auch die in den Ressourcen genannten Verantwortlichen erhalten diese Post. Um Anfragen in der beschriebenen Art und Weise durchführen und steuern zu können, ist Outlook oder ein Konto bei dem Dienst Outlook.com erforderlich. Andere E-Mail-Programme können nicht auf die beschriebene Weise einbezogen werden. 776 777
Kapitel : Outlook im Team einsetzen.2 Abstimmungen erstellen INFO Konflikte beachten Für den Fall, dass es einen Konflikt mit einem anderen Termin geben sollte, erhalten Sie im Infobereich der E-Mail einen entsprechenden Hinweis. In diesem Fall könnten Sie auch auf die Schaltfläche Andere Zeit vorschlagen klicken. Im Auswahlmenü können Sie dann zwischen den Optionen Mit Vorbehalt und andere Zeit vorschlagen oder Ablehnen und andere Zeit vorschlagen wählen. A Nachricht um eine Abstimmung handelt. Er muss diese Info nun anklicken, um an der Abstimmung teilzunehmen..2 Abstimmungen erstellen Unterschiedliche Meinungen können ein Projekt bereichern. Doch am Ende muss in der Regel eine Entscheidung getroffen werden. Wollen Sie den einen oder anderen an dieser Entscheidung teilhaben lassen, können Sie ihn zu einer Abstimmung einladen. Stellen Sie dazu bestimmten Personen eine Abstimmungsfrage. Das können Sie prima per E-Mail erledigen. Die Empfänger antworten daraufhin mit ihrer Stimme auch per E-Mail. 1 Um eine Abstimmung zu erzeugen, klicken Sie im Aufgabenbereich E-Mail auf die Schaltfläche Neue E-Mail in der Gruppe Neu der Registerkarte Start. 2 Klicken Sie im Nachrichtenfenster auf die Schaltfläche Abstimmungsschaltfl. verwenden in der Gruppe Verlauf der Registerkarte Optionen. Wählen Sie im Menü der Schaltfläche eine der angebotenen Optionen aus, je nach Gestaltung Ihrer Abstimmung. Die Option Benutzerdefiniert erläutere ich Ihnen im Anschluss an diese Anleitung auf Seite 780. 5 Das hat zur Folge, dass sich ein Menü öffnet, in dem genau die Antworten vorgegeben sind, die der Absender der Abstimmung zuvor ermöglicht hat. Per Klick kann sich der Empfänger nun entscheiden. Bei geöffnetem Nachrichtenfenster kann der Empfänger auf die Schaltfläche Abstimmen in der Gruppe Antworten klicken und sich dort ebenfalls entscheiden. 3 Legen Sie in den entsprechenden Feldern Empfänger und Betreff fest, und schicken Sie die Nachricht mit einem Klick auf Senden ab. 4 Der Empfänger der Abstimmungsnachricht kann nun anhand einer entsprechenden Info 1 beim Aufrufen der E-Mail im Lesebereich erkennen, dass es sich bei dieser 6 Wenn der Empfänger der Abstimmungsanfrage seiner Stimmabgabe keine weiteren Informationen hinzufügen möchte, kann er Antwort sofort senden aktiv lassen und unmittelbar auf OK klicken. 7 Nur am Rande sei noch erwähnt, dass der ursprüngliche Absender der Abstimmung sogleich per E-Mail über das Votum des Teilnehmers informiert wird. Interessant wird das Ganze allerdings erst, wenn es darum geht, ein Gesamtergebnis anzeigen zu lassen. Denn meist nehmen ja mehrere Personen an einer Abstimmung teil. Das kann der Initiator machen, indem er innerhalb einer Antwortmail auf das Abstimmungsergebnis des Teilnehmers klickt und anschließend erneut auf Abstimmungsresultate anzeigen. 778 779
Kapitel : Outlook im Team einsetzen.3 Kalender freigeben und versenden Das Resultat des letzten Schrittes ist, dass sich ein Nachrichtenfenster öffnet, in dem nun alle Abstimmungsrückmeldungen, die bereits eingetroffen sind, in einer Liste gesammelt abgelesen werden können. Wie bereits in Schritt 2 auf Seite 778 erwähnt, haben Sie beim Hinzufügen von Abstimmungsschaltflächen auch die Möglichkeit, die Option Benutzerdefiniert auszuwählen. In diesem Fall öffnet sich das Dialogfenster Eigenschaften, mit dem sich die Abstimmungsschaltflächen individuell benennen lassen. Dazu müssen Sie in der Zeile Abstimmungsschaltflächen verwenden 1 Begriffe ohne Leerzeichen, jedoch durch Semikolon getrennt, eingeben. Zudem können Sie festlegen, dass jemand anderes als Sie selbst die Abstimmungsergebnisse erhält. Dazu müssen Sie im Bereich Übermittlungsoptionen die Checkbox Antworten senden an 2 aktivieren. Den Empfänger wählen Sie aus, indem Sie auf die Schaltfläche Namen auswählen klicken. Diese Funktion setzt allerdings Microsoft Exchange voraus. Alternativ tippen Sie in das nebenstehende Eingabefeld eine E-Mail-Adresse ein. Beenden Sie Ihre Eingabe mit einem Klick auf Schließen. Kalender in Outlook freigeben Wenn Sie über Microsoft Exchange verfügen, können Sie den eigenen Kalender für Kollegen freigeben, die ebenfalls mit Outlook arbeiten oder ein Konto bei Outlook.com unterhalten. Im Aufgabenbereich Kalender klicken Sie auf Kalender freigeben in der Gruppe Freigeben der Registerkarte Start. Beachten Sie, dass auch der Kollege, der den Kalender einsehen möchte, mit Microsoft Exchange arbeiten muss. Freigegebene Kalender 3 werden Ihnen innerhalb des Kalender-Aufgabenbereichs unten links in der Ordnerleiste angezeigt. A 2 C yyabbildung.1 Mit diesem Dialog erreichen Sie mehr Individualität..3 Kalender freigeben und versenden Wenn es um die Planung verschiedener Vorgänge geht, kann es erforderlich werden, Kalender freizugeben. Die Freigabe kann beispielsweise eine Auftragsabwicklung oder die Urlaubsplanung begünstigen. Der Planer kann dann in den Kalendern der Teilnehmer sehen, wann diese zur Verfügung stehen bzw. wann sie mit anderen Aufträgen beschäftigt sind. yyabbildung.2 Freigegebene Kalender können nebeneinander angeordnet werden. Aktivieren Sie dort einen oder mehrere Kalender, um diese im Ansichtsbereich nebeneinander oder neben Ihrem eigenen Kalender anzeigen zu lassen. Kalender per E-Mail versenden Kalender oder Teile davon können auch per E-Mail verschickt werden. Diese Methode eignet sich vor allem auch für Empfänger, die nicht mit Outlook arbeiten. 1 Öffnen Sie den Aufgabenbereich Kalender ((Strg) + (2)), und markieren Sie zunächst den Kalender, den Sie versenden wollen. 780 781
Kapitel : Outlook im Team einsetzen.4 Termine und Besprechungseinträge per E-Mail senden 2 Klicken Sie auf die Schaltfläche Kalender per E-Mail senden in der Gruppe Freigeben der Registerkarte Start. 3 Stellen Sie im Dialogfenster Kalender über E-Mail senden im Auswahlfeld Kalender den Kalender ein, den Sie versenden wollen. Gleich unterhalb legen Sie im gleichnamigen Feld den Datumsbereich fest, den Sie versenden möchten, z. B. die nächsten 7 Tage. 4 Im Bereich Detail lässt sich nun bestimmen, wie viel Sie von Ihren persönlichen Informationen freigeben wollen. Stellen Sie Nur Verfügbarkeit ein, wenn Sie dem Empfänger lediglich mitteilen wollen, ob Sie zu einem bestimmten Zeitraum frei sind oder andere Termine haben. Der Kalender ist jetzt gemäß Ihren Vorgaben in der Nachricht enthalten. Der Empfänger kann sich diesen im Lesebereich anzeigen lassen (siehe vorangegangene Abbildung)..4 Termine und Besprechungseinträge per E-Mail senden 5 Klicken Sie im Bereich Erweitert auf Einblenden, wenn Sie Einfluss auf das E-Mail-Layout nehmen wollen. Außerdem lässt sich (Bekanntgabe von Details im Steuerelement Detail vorausgesetzt) festlegen, über welche Details genauere Informationen versendet werden sollen. Verlassen Sie den Dialog mit einem Klick auf OK. 6 Legen Sie den Empfänger sowie den Betreff fest, und senden Sie die Nachricht ab. Sie haben ja im Unterabschnitt»Besprechungsnotizen an OneNote übergeben«auf Seite 770 bereits erfahren, wie Sie einen Besprechungstermin unter Zuhilfenahme von One- Note übermitteln können. Außerdem haben wir zu Beginn dieses Kapitels bereits Besprechungstermine erzeugt. Jetzt gehen wir noch einen Schritt weiter und erzeugen eine Besprechung aus einem bereits vorhandenen Termin. 1 Begeben Sie sich in den Aufgabenbereich Kalender ((Strg) + (2)), und markieren Sie einen vorhandenen Termin oder eine Besprechung. Alternativ erzeugen Sie einen neuen Termin. 782 783
Kapitel : Outlook im Team einsetzen 2 Klicken Sie auf die Schaltfläche Teilnehmer einladen in der Gruppe Teilnehmer der Registerkarte Kalendertools/Termin. Sofern Sie zuvor eine Besprechung und keinen Termin markiert haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Weiterleiten in der Gruppe Aktionen der Registerkarte Kalendertools/Besprechung. 3 Nun öffnet sich ein Besprechungsformular, das dem einer herkömmlichen E-Mail zunächst gleicht. Der Unterschied besteht jedoch darin, dass die Registerkarte rechts neben der Registerkarte Start mit Besprechung ausgewiesen ist. Geben Sie die üblichen Informationen in die Felder An, Betreff und Ort ein, und schicken Sie die Nachricht mit dem Termin oder der Besprechung ab, indem Sie auf die Schaltfläche Senden klicken. 784