Kapitel 7 Bearbeiten von E-Mails Outlook Express bietet Ihnen noch weitere Möglichkeiten, als nur das Empfangen und Versenden von Mails. Sie können empfangene Mails direkt beantworten oder an andere Personen weiterleiten. Ausserdem hilft Ihnen das Adressbuch, Ihre Kontakte zu erfassen und zu verwalten, so dass Sie sich nicht alle E-Mail-Adressen merken müssen. Wenn Sie mit mehreren Personen an einem Projekt arbeiten, können Sie diese zu einer Gruppe zusammenfassen und eine Mail direkt an alle Personen dieser Gruppe schicken. E-Mail weiterleiten Sie können eine empfangene E-Mail an andere Personen weiterleiten. Markieren Sie die entsprechende Mail durch Klick und wählen den Befehl aus dem Menu NACHRICHT WEITERLEITEN oder Klicken Sie auf das Symbol. Den Befehl finden Sie auch durch Rechtsklick auf die Nachricht im Kontextmenu. Es wird automatisch das Fenster Neue Nachricht geöffnet. Es enthält allerdings in diesem Fall schon eine ausgefüllte Betreff-Zeile und den Originaltext. Sie müssen jetzt nur noch eine Adresse eingeben und können die Mail versenden. Wenn Sie noch Text oder einen Kommentar hinzufügen möchten, geben Sie diesen über dem Originaltext ein. Das Kürzel vor dem Betreff bedeutet, dass es sich um eine weitergeleitete Nachricht handelt Standardmässig werden englische Begriffe beim Weiterleiten und Antworten in die Kopfzeile des automatisch hinzugefügten Textes benutzt. Wenn Sie lieber deutsche Begriffe verwenden, öffnen Sie in Outlook Express das Menu EXTRAS OPTIONEN mit dem Register Senden. Klicken Sie auf die Schaltfläche um das folgende Dialogfenster aufzurufen: IE_Outlook Express Kapitel 7.doc 66
Entfernen Sie durch Klick das Häkchen. Ein Klick auf schliesst das Fenster wieder. Schliessen Sie das Dialogfenster Optionen ebenfalls. Wenn Sie das nächste Mal eine Mail weiterleiten, erscheint der folgende Text:. E-Mail beantworten Wenn Sie eine Mail erhalten, werden Sie diese in der Regel auch beantworten, es sei denn, sie enthielt nur Informationen zur Kenntnisnahme. Da Sie eine Mail an mehrere Personen gleichzeitig versenden können, ist es andersherum natürlich auch möglich, das Sie eine Mail erhalten, die auch andere Personen bekommen haben. Sie haben nun zwei verschiedene Möglichkeiten, diese Mails zu beantworten. Antwort an Verfasser Dies ist die Option, die Sie wohl am häufigsten verwenden werden. Markieren Sie die Mail, die Sie beantworten möchten und klicken anschliessend auf das Symbol, wählen den Befehl aus dem Menu NACHRICHT ABSENDER ANTWORTEN oder aus dem Kontextmenu. Es wird wieder das Fenster zum Verfassen von Mails geöffnet: Die Adresse ist diesmal schon eingetragen An diesem Kürzel erkennen Sie, dass es sich um eine Antwort auf eine Mail handelt Geben Sie hier, wenn gewünscht, Ihren Text ein IE_Outlook Express Kapitel 7.doc 67
Antwort an alle Wenn Sie allen Personen, die die Mail erhalten haben, antworten möchten, klicken Sie auf das Symbol, wählen den Befehl aus dem Menu NACHRICHT ALLEN ANTWORTEN oder aus dem Kontextmenu. In der Adresszeile stehen nun alle Personen, die die ursprüngliche Mail erhalten haben. Adressbuch Damit Sie sich nicht alle E-Mail-Adressen der Personen, zu denen Sie auf elektronischem Wege Kontakt haben, merken müssen, bietet Ihnen Outlook Express ein umfangreiches Adressbuch an. Hier können Sie alle Informationen die wichtig, und auch die weniger wichtigen, eintragen. Sie öffnen das Adressbuch über das Menu EXTRAS ADRESSBUCH oder durch Klick auf das Symbol. Alle Einträge werden Ihnen im unteren Bereich aufgelistet. Durch Klick auf die Spaltenköpfe können Sie auch hier auf- bzw. absteigend sortieren. Neuer Kontakt Wenn Sie auf das Symbol klicken, öffnet sich ein weiteres Menu, aus dem Sie den gewünschten Befehl durch K lick auswählen. Um eine neue Person aufzunehmen, klicken Sie auf und ein Fenster zur Eingabe der persönlichen Daten wird geöffnet. Die Befehle finden Sie natürlich auch im Menu DATEI. IE_Outlook Express Kapitel 7.doc 68
Es stehen Ihnen insgesamt sieben verschiedene Register zur Verfügung. Hier können Sie allgemeine, geschäftliche und auch persönliche Daten zu einer Person (Kontakt) erfassen. Wenn Sie einen neuen Kontakt erfassen möchten, geben Sie den Vor- und Nachnamen und die E-Mail- Adresse im ersten Register ein. Der Eintrag im Listenfeld Anzeige erscheint automatisch. Über den Listenpfeil können Sie noch das Darstellungsformat ändern. Im Feld Rufname geben Sie einen sogenannten Alias ein. Sie müssen dann später in das An: Feld nur diesen Alias eingeben und sparen sich somit die Eingabe der kompletten E-Mail-Adresse. Ein Klick auf fügt den Kontakt Ihrem Adressbuch hinzu. Sie können jetzt in den anderen Registern weitere Informationen erfassen. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf. Der neue Kontakt erscheint im Adressbuch: Kontakt bearbeiten Wenn Sie einen Kontakt bearbeiten, also Informationen hinzufügen oder ändern möchten, markieren Sie ihn und wählen aus dem Kontextmenu oder aus dem Menu DATEI den Befehl EIGENSCHAFTEN. Alternativ können Sie den Kontakt auch Doppelklicken oder Sie nutzen das Symbol Kontakt löschen Markieren Sie wieder den entsprechenden Kontakt und wählen den Befehl LÖSCHEN aus dem Menu Datei oder aus dem Kontextmenu. Alternativ können Sie auch die Entf-Taste drücken oder Sie klicken auf das Symbol. IE_Outlook Express Kapitel 7.doc 69
Kontakt automatisch erstellen Es gibt noch eine schnelle Möglichkeit, einen neuen Kontakt zu erstellen. Wenn Sie eine Mail von einer Person bekommen haben, die sich noch nicht in Ihrem Adressbuch befindet, können Sie diese schnell einfügen. Führen Sie in der Nachrichtenliste einen Rechtsklick auf die Mail aus, deren Absender Sie in das Adressbuch übernehmen möchten. Klicken Sie im Kontextmenu auf den markierten Befehl. Sie können die Mail auch durch Klick markieren und anschliessend den Befehl aus dem Menu EXTRAS ZUM ADRESSBUCH HINZUFÜGEN. Wenn Sie eine Mail beantworten, können Sie in das Feld AN: Rechtsklicken und aus dem Kontextmenu den Befehl ebenfalls auswählen. Sie haben die Möglichkeit, Outlook Express so einzustellen, dass alle Empfänger einer beantworteten Mail automatisch in das Adressbuch übernommen werden. Gehen Sie hierzu in das Menu EXTRAS OPTIONEN und öffnen das Register Senden. Setzen Sie durch Klick das Häkchen vor. In allen Fällen sollten Sie sich den neuen Eintrag im Adressbuch anschauen und eventuell vervollständigen. Einträge sortieren Zum auf- bzw. absteigenden Sortieren müssen Sie nur auf den entsprechenden Spaltenkopf klicken. Das kleine Dreieck zeigt die momentane Sortiermethode an: Wenn Sie über das Menu ANSICHT SORTIEREN NACH gehen, erscheint das folgende Untermenu: Im oberen Bereich geben Sie die erste Sortierung an und wenn z.b. der Name zweimal erscheint, sortieren Sie im nächsten Bereich noch einmal Die Art der Sortierung legen Sie hier fest Die Punkte zeigen an, auf welche Art momentan sortiert wird. IE_Outlook Express Kapitel 7.doc 70
Empfänger aus Adressbuch einfügen Öffnen Sie über das Symbol das Fenster Neue Nachricht. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche oder wählen den Befehl aus dem Menu EXTRAS EMPFÄNGER AUSWÄHLEN. Es erscheint das folgende Dialogfenster: Wählen Sie die Adresse aus der Liste aus und klicken anschliessend auf eine der Schaltflächen je nachdem, wer die Mail auf welche Weise erhalten soll. Ein Klick auf schliesst das Fenster wieder und die Adressen wurden eingefügt. Adresse schnell eingeben Geben Sie in das Feld An: den Anfangsbuchstaben des Vor- oder Nachnamens oder einen Teil der E-Mail-Adresse ein. Outlook Express sucht im Adressbuch automatisch nach einem passenden Eintrag und zeigt Ihnen diesen direkt an. Kontaktgruppen Wenn Sie regelmässig mit mehreren Personen per E-Mail in Kontakt stehen und z.b. an einem gemeinsamen Projekt arbeiten oder Informationen austauschen, haben Sie die Möglichkeit, alle Adressen in das Feld An: einzutragen. Auf die Dauer bedeutet dies aber eine Menge Tipparbeit. Fassen Sie also alle die Personen zu einer Kontaktgruppe zusammen. IE_Outlook Express Kapitel 7.doc 71
Kontaktgruppe erstellen Öffnen Sie das Adressbuch durch Klick auf oder über das Menu EXTRAS ADRESSBUCH und wählen dort aus dem Menu DATEI NEUE GRUPPE oder Sie klicken auf das Symbol und wählen den Befehl aus dem aufklappenden Menu. Das Dialogfenster zum Erstellen einer neuen Gruppe erscheint auf Ihrem Bildschirm: Geben Sie der Gruppe einen Namen. Klicken Sie auf die Schaltfläche, um die Personen auszuwählen, die zur Gruppe gehören sollen. Sie können auch einen Namen und die E-Mail-Adresse manuell erfassen. W enn Sie auf die Schaltfläche geklickt haben, erscheint das Dialogfenster: Wählen Sie aus der Liste die Namen aus und klicken auf die Schaltfläche. Die Personen erscheinen dann als Mitglieder in der Liste IE_Outlook Express Kapitel 7.doc 72
Im zweiten Register können Sie noch weitere allgemeine Informationen zu der Gruppe erfassen. Ein Klick auf schliesst das Fenster und die Mitglieder der Gruppe erscheinen im unteren Bereich des Fensters. Schliessen Sie auch diese Fenster durch Klick auf und Sie sehen die Gruppe in Ihrem Adressbuch. Um schnell alle Mitglieder der Gruppe anzuzeigen, führen Sie den Mauszeiger auf den entsprechenden Namen und es wird Ihnen die Liste angezeigt. E-Mail an Gruppe versenden Wenn Sie jetzt eine Mail an alle Mitglieder dieser Gruppe versenden möchten, geben Sie in das Feld An: lediglich den Namen der Gruppe ein. Wenn die Mail anschliessend noch im Posteingang liegt, weil Sie sie offline verfasst haben, sehen Sie dort alle Empfänger Sie können auch in einer Gruppe noch eine weitere Gruppe erstellen und ebenso kann eine Person auch Mitglied in verschiedenen Gruppen sein. Mitglied aus einer Gruppe löschen Wenn eine Person nicht mehr Mitglied der Gruppe ist, können Sie die Adresse aus der Gruppe löschen (die Adresse wird aber nicht in anderen Gruppen oder im Adressbuch gelöscht). Öffnen Sie das Adressbuch durch Klick auf entsprechende Gruppe. und markieren die IE_Outlook Express Kapitel 7.doc 73
Wählen Sie dann den Befehl aus dem Menu DATEI EIGENSCHAFTEN oder aus dem Kontextmenu. Sie können auch auf die Gruppe Doppelklicken oder das Symbol anklicken. In allen Fällen öffnet sich das Dialogfenster, dass Sie schon beim Erstellen der Gruppe gesehen haben. Markieren Sie die Person, die Sie aus der Gruppe löschen möchten und klicken anschliessend auf die entsprechende Schaltfläche. Visitenkarte Sie können an jede E-Mail, die Sie versenden, eine Visitenkarte mit Ihren persönlichen Daten anhängen. Diese Daten könnten z.b. Ihre Berufsbezeichnung, Adresse und Telefonnummer sein. Visitenkarte erstellen Öffnen Sie das Adressbuch und legen einen neuen Kontakt mit Informationen zu Ihrer Person an. Rufen Sie in Outlook Express den Befehl EXTRAS OPTIONEN auf und öffnen das Register Erstellen. Setzen Sie durch Klick das Häkchen und wählen aus der Liste Ihren Namen aus. Klicken Sie dann auf. Wenn Sie jetzt eine Mail erstellen, wird automatisch die Visitenkarte mit den eingetragenen Daten mitgeschickt. Sie erkennen dies an dem Symbol. IE_Outlook Express Kapitel 7.doc 74
Visitenkarte deaktivieren Wenn Sie einmal keine Visitenkarte mitschicken möchten, ist das kein Problem. Erstellen Sie die Mail wie gewohnt, öffnen dann das Menu EINFÜGEN und klicken einmal auf den Befehl VISITENKARTE. Alternativ können Sie auch auf das Symbol für die Visitenkarte klicken und aus dem Menu den Befehl LÖSCHEN wählen. Das Symbol wird ausgeblendet. Visitenkarte manuel l einfügen Wenn Sie im Menu EXTRAS OPTIONEN im Register Erstellen das Häkchen im Kontrollkästchen E-Mail entfernen, wird die Visitenkarte nicht mehr automatisch angehängt. Wenn Sie jedoch eine E-Mail erstellen und eine Visitenkarte einfügen möchten, wählen Sie den Befehl aus dem Menu EINFÜGEN VISITENKARTE. Regeln für den Nachrichtenempfang Im Laufe der Zeit werden Sie unter Umständen unerwünschte E-Mails erhalten. Meist sind dies Werbemails (Spam). Da dies Ihre Telefonrechnung belastet, bietet Ihnen Outlook Express regeln an, nach denen Sie entscheiden können, welche Mails Sie erhalten möchten und welche nicht. Absender blockieren Markieren Sie in der Nachrichtenliste die Mail, von dessen Absender Sie keine weiteren Mails mehr erhalten möchten. Wählen Sie den Befehl aus dem Menu NACHRICHTEN ABSENDER BLOCKIEREN und bestätigen das folgende Dialogfenster mit Klick auf JA. Die Adresse wird der Liste zugefügt und gelöscht. B lockierte Absender verwalten Rufen Sie das Menu EXTRAS REGELN LISTE DER BLOCKIERTEN ABSENDER auf. Im folgenden Dialogfenster können Sie verschiedene Einstellungen im Register Blockierte Absender vornehmen: IE_Outlook Express Kapitel 7.doc 75
Weitere E-Mail Adressen manuell hinzufügen. Legen Sie fest, dass die Blockade für E- Mails gilt. Wenn Sie die Adresse eines blockierten Absenders bearbeiten möchten, klicken Sie entsprechend. Das Dialogfenster hat den gleichen Aufbau wie im ersten Fall. Wenn eine Adresse aus der Blockade entfernt werden soll, klicken Sie auf die Schaltfläche und bestätigen die Sicherheitsabfrage mit JA. W eitere Regeln Sie können in Outlook Express Regeln erstellen, wie mit einer empfangenen E-Mail umgegangen werden soll. So können Mail von bestimmten Absendern direkt in einen von Ihnen bestimmten Ordner verschoben werden. Rufen Sie das Dialogfenster über das Menu EXTRAS REGELN E-MAIL auf. Die Einstellungen, die in den folgenden Dialogfenstern vorgenommen werden, bedeuten, dass alle Mails des Absenders Heinz Muster automatisch in den Ordner Meine Mails verschoben werden. IE_Outlook Express Kapitel 7.doc 76
Legen Sie die Bedingung fest Was soll passieren Klicken Sie die unterstrichenen Platzhalter an. Es öffnen sich die weiter unten abgebildeten Dialogfenster Geben Sie der Regel einen Namen Klicken Sie, wenn alle Einstellungen vorgenommen wurden, auf. Geben Sie einen Namen ein Oder wählen diesen aus dem Adressbuch Das Ergebnis nach der Auswahl steht hier Wenn Sie den zweiten Platzhalter anklicken, erscheint dieses Dialogfenster: IE_Outlook Express Kapitel 7.doc 77
Markieren Sie den Ordner, in den die Mails verschoben werden sollen K licken Sie dann auf Im Dialogfenster Regel bearbeiten erscheint das Ergebnis Ihrer Arbeit: E in Klick auf öffnet dieses Fenster: Hier steht Ihre erstellte Regel. Durch Klick können Sie eine markierte Regel bearbeiten oder hier eine neue erstellen bzw. eine markierte Regel entfernen. IE_Outlook Express Kapitel 7.doc 78
Wenn Sie eine Regel erstellt haben, und diese bis auf eine kleine Änderung übernehmen möchten, markieren Sie die Regel, von der Sie eine Kopie brauchen und klicken auf die gleichnamige Schaltfläche. Diese Regel können Sie jetzt markieren und anschliessend bearbeiten. Auf die gleiche Art und Weise können Sie auch die Regeln für den News-Empfang einstellen. Öffnen Sie hierzu einfach das entsprechende Register. Wenn Sie später einmal neue Regeln erstellen oder vorhandene bearbeiten müssen, gehen Sie in das Menu EXTRAS REGELN E-MAIL. Es öffnet sich das hier zuletzt gezeigte Dialogfenster. Das sollte für diesen Kurs erst einmal genug an Informationen sein. Im Laufe der zeit, wenn Sie sich viel mit E-Mails beschäftigen, werden Sie wahrscheinlich noch die eine oder andere Einstellung abändern oder hinzufügen. Im nächsten Kapitel werden Sie sich noch mit dem Herunterladen (Download) von Dateien aus dem Internet beschäftigen. Doch jetzt haben Sie Kapitel 7 geschafft IE_Outlook Express Kapitel 7.doc 79